知识经济下高校综合档案管理研究

摘要：在高校各项事务管理工作中，综合档案管理作为一项基础性工作，在很大程度上影响着其整个事务管理工作的质量与水平。同时，伴随知识经济下各种新型管理理念与管理模式的出现，均促使高校的综合档案管理工作走向更加综合化、标准化和规范化。基于此，本文就知识经济背景下的高校综合档案管理情况作一分析。

关键词：知识经济；高校；综合档案

众所周知，高校作为人才培养的一个重要基地，也是教育的起源地所在。在其日常综合管理工作中，普遍是通过对各种档案的有效管理来从事各类科研活动与教育教学活动，并用文字、图标等形式将所有活动项目记录在案，由此就形成了高校综合档案[1]。故从某种意义上讲，高校档案蕴含着宝贵的资源与财富，是其他管理信息无法比拟的，不仅是知识经济背景下高校全面发展的一个重要依托，同时也是高校继续展开各项活动的重要依据。为此，积极寻求高校综合档案管理办法，就很有必要。

一、知识经济背景下高校综合档案管理问题分析

（一）对档案管理认识不足

部分高校领导普遍对高校综合档案管理存在着认识不足的问题，多将其当成学校日常行政工作附属，可有可无，并将精力主要投入在学校基建与科研等事务上，较少将目光放在档案管理上，从而造成高校档案管理的不到位。正是因为领导的不重视，造成档案管理人员缺乏对工作的主动性与积极性，安于现状，缺乏创新精神，进而出现高校档案丢失或失真等问题。同时，一些高校依然采用传统手工档案处理形式，造成高校档案管理逐渐流于形式，缺乏必要的利用与服务功能，无法迎合知识经济发展需求。

（二）档案安全管理不到位

知识经济背景下，伴随各类信息化设备与技术在高校档案管理工作中的广泛应用，国内外信息安全形势的紧迫性也日渐凸显，致使档案信息安全管理问题也日渐引起了重视[2]。如档案信息失真、被篡改，涉密档案信息被窃取，故强化对高校档案信息的安全管理很有必要。

（三）档案利用率低

在部分高校中，因其档案，特别是科研档案，多以纸质形式存档，且只有一份，不允许借出，只能在档案室查阅。这样一来，不仅使档案查阅者无法获得在短时间内获得自己想要的信息，而且查阅者的长期翻阅也使得档案的完整性得不到保障。长此以往，一些有价值的档案资源无法共享，从而造成档案资源的遗失。

二、知识经济背景下高校综合档案管理对策分析

（一）形成档案管理意识

知识经济背景下，树立档案管理意识、革新档案管理观念是高校提升综合档案管理的基础所在。为此，高校在日常综合档案管理工作中，需做到三点：一是形成档案开放意识。因知识经济背景下，档案已从部分群体特权逐渐向全民开放了，大多数的高校纷纷将档案资源向广大师生与公众开放，只有少部分机密档案资源被封存。为此，高校档案管理人员也应树立档案开放意识，并具体结合服务者需求，逐步提升档案工作的服务性与开放性。二是形成档案时效意识。因知识经济背景下，社会节奏逐渐加快，基于此，高校综合档案管理也需迎合时展需求，逐步提升其时效性，及时收集、整理档案，结合服务对象需求，第一时间开放档案信息，以此来提升档案资源利用的价值。三是形成档案服务意识。知识经济背景下，各高校间的竞争也日渐转向了科研实力与教学质量的竞争，而高校综合档案管理工作作为高校展开科研与教学工作的一个重要依据，必然就需要档案管理者逐步树立档案服务意识，切实做好档案管理工作，从而为档案利用者提供更优质的服务[3]。

（二）强化档案信息安全建设

1.制定适合的档案信息安全管理机制。高校综合档案管理者需严格落实《中华人民共和国档案法》与《中华人民共和国保密法》等法律规章制度，制定出迎合本高校综合档案管理的档案信息安全管理机制，以此来保证档案信息的安全性。

2.落实各类档案信息及其价值鉴定工作。在日常档案管理工作中，档案管理人员需严格落实对各类档案信息及其利用、服务价值的鉴定工作，以此来明确其档案开放和控制、利用范围。

3.重点加强对涉密档案的管理。在高校综合档案管理工作中，各单位与各档案管理人员在管理、利用那些涉密与控制使用档案的时候，均需严格按照国家相关规定与实际工作需求，制定对应的审批手续，不可擅自开放或是扩大其利用范围；而对于那些已经解密与未被定为密级但仍需加以控制使用的相关档案，也需按照相关规定处理；对涉密的计算机信息系统，也需实现同互联网的隔离处理，不可用处理国家秘密信息的计算机连接互联网，而需同互联网链接的计算机或其它一些电子信息设备也不可存储、处理或传递涉密档案信息。

4.逐步强化对档案管理电子设备和应用系统的有效管理。即严格参照国家相关规定构建高校档案管理系统与安全防护体系，强化网络安全管理工作，严格落实各项安全管理机制，确保各类电子设备与软件可正常使用，以免涉密档案信息被窃取或篡改[4]。同时，有效检验并认证电子档案的存储介质，确保其长期可用，并积极展开对高校电子档案的安全保护技术的大力研究工作，开发出一些有效的电子档案安全管理技术，以此来确保高校各类档案信息的安全与有效。

（三）实现高校档案管理的网络共享化

综合档案的共享，一直以来就是高校广大教职工与科研工作者展开教育教学与科研工作的前提所在，而现代化电子网络技术的发展就为这种资源共享提供了可能。首先，从形式上来讲，各大高校可充分利用其校园网与办公自动化系统来实现同校外构建网络资源共享关系，并在校内网上实现对各类档案资源信息的与开放等。其次，高校还需积极构建档案信息检索平台，从而让档案利用者只需输入相关关键词就可查找到相关的档案信息。与此同时，也可在网上开放档案信息咨询服务，为档案利用者提供定向、定题的信息资源，以此来不断提升高校档案服务水平。当然，要想更好地解决高校综合档案信息的分散性与档案利用者对档案信息需求间的综合矛盾，高校各档案管理还必须彻底摈弃传统那种“条块分割、各自为政”的管理观念，积极树立服务意识与资源共享管理，实现各部门同档案管理部门间的沟通与信息交流，逐步做到档案信息服务整体化与网络化发展，最终实现各类档案资源的全面共享[5]。同时，知识经济背景下，逐步强化对高校内部各档案管理人员现代办公技术培训工作，同样也是实现高校档案资源网络共享的重要保障。为此，各高校还需积极落实对档案管理人员的技术培训工作，逐步提升其综合素质，为综合档案的现代化与信息化管理奠定坚实的人员保障，从整体上提升高校综合档案资源的共享率。总而言之，伴随知识经济时代的来临，高校综合档案管理工作也面临着较大的挑战。基于此，明确高校在综合档案管理方面存在的问题，并具体针对问题提出相应的解决方案，对促进高校档案管理工作实现标准化、网络化与信息化、规范化管理，有着重要的作用，应给予高度重视。

作者:谭春霞 单位:长春工程学院档案馆

参考文献：

[1]刘楠.知识经济时代高校综合档案管理的问题及措施[J].唐山师范学院学报,2012(5)：159-160.

[2]谭春霞.谈高校综合档案管理存在的问题及改进方法[J].黑龙江史志,2014(17)：215.

[3]丁林林.知识经济时代高校档案管理工作面临的挑战与途径[J].科技展望,2015(7)：217，219.

[4]朱鹏艳.市场经济背景下高校人事档案管理问题探究[J].品牌,2015(8)：270-271.

[5]商桂君.知识经济背景下我国高校档案管理的探究[J].赤峰学院学报(自然科学版),2013(16)：131-132.