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婚姻登记档案数字化管理研究

婚姻登记档案是指由婚姻登记机关记录办理结婚登记、离婚登记、补发婚姻登记证的过程。婚姻登记档案所记录的信息不仅是婚姻当事人结婚状况的有利凭证,而且还具有很高的公共服务功能,对涉及到的公民办理的财产分割、继承、离婚、再婚、购房、借贷等生活事项都可起到凭证作用。随着社会的发展和时代的进步,现阶段婚姻登记档案管理也应适应社会需求,实现数字化管理。婚姻登记档案实施数字化管理,不仅能降低档案工作者的劳动强度,提高档案检索的速度及查准率和查全率,而且还能提高婚姻登记档案的利用率,方便当事人的查阅。那么,如何才能做好婚姻登记档案的数字化管理呢?笔者认为,应从以下几方面做起:

一、增强婚姻登记档案数字化管理意识

婚姻登记档案管理是婚姻登记工作的重要组成部分和基础性工作,与人民的生活息息相关,随着时代的进步和现代信息技术的发展,对婚姻登记档案管理工作也提出了新的要求。各级领导要高度重视婚姻登记档案管理工作,增强婚姻档案数字化管理意识。不断完善婚姻档案管理的规章制度,同时还要加大对婚姻登记档案管理工作的资金投入,优化婚姻登记档案数字化管理的各种资源配置,完善婚姻登记档案管理的软硬件设施,为婚姻登记档案数字化管理提供更加优良的工作环境。

二、构建完善的婚姻登记档案信息管理系统

将婚姻登记档案的纸质管理转变成电脑的自动化管理,将婚姻登记档案数据录入数据库中,设计完整的婚姻登记档案检索系统,代替人工查询,使用婚姻登记档案是为了查找当事人相关信息,为婚姻关系当事人提供便捷化服务,为办案机关提供有利的证据。因此,缩短查找时间,快速、精准地找到我们想要的档案是我们要达成的目的,我们需要做出一套完美的检索系统,在我们需要搜索时提供方便、快捷的服务。要实行婚姻登记档案的信息化管理,必要的条件是拥有一个庞大的、检索速度快的、兼容性高的数据库,同时为了满足婚姻登记档案管理的实际要求,还应设计出具有模糊搜索功能的检索系统。

三、逐步形成婚姻登记档案信息各个区域覆盖共享体系

婚姻登记档案数字化管理的最主要目的就是实现婚姻档案信息的统一,构建一个覆盖全国的婚姻登记档案信息系统,通过网络传输将各地婚姻登记档案信息进行传送,实现各个地域的相互查询和资源共享。建立信息共享的好处很多,也是发展的必然趋势。一是建立婚姻登记档案信息共享系统,使户籍不在当地的人员可以办理婚姻登记业务。二是可以在各个婚姻登记档案管理部门进行检索,查出当事人的婚姻状态,从而防止避免重婚现象的发生。三是婚姻登记档案管理系统与多个社会管理系统有着密切的关系,当事人在办理相关业务时如购房、继承等需要出具证明证实当事人当前的婚姻状态,在共享系统中就可以直接查询,省去了很多麻烦,节约很多时间,增强了办事效率。

四、加强婚姻登记档案数字化管理的安全防范

婚姻登记档案管理人员必须要有风险防范意识,加强婚姻登记档案信息系统的实时监控,防止电脑黑客的窃取、篡改婚姻登记档案信息和破坏档案信息系统。要给婚姻登记档案信息系统安装防病毒软件,防止电脑病毒入侵。在信息技术高速发展的今天,婚姻登记档案的数字化管理成为婚姻登记档案信息化管理的重要内容。婚姻登记档案从原来的手工纸质演变成今天的电子信息管理模式,逐步实现档案信息资源共享,实现便捷、高效的利用。在婚姻登记档案数字化管理中建立一整套科学、合理、严格的管理制度十分重要,建立一个国家标准的流程管理规范,在婚姻登记档案生成、归档、数字化等过程中都要有跟踪记录,要建立档案数字化管理人员管理制度、归档存储备份制度、保密制度、提供利用制度等,以保证婚姻登记档案数字化成果在长期保管和利用中的凭证价值和法律效力。

五、提高婚姻登记档案数字化管理人员的管理水平

要实现婚姻登记档案数字化,提高婚姻登记档案管理的质量和档案资源开发利用的效率,需要利用现代化科学技术手段和方法进行管理,这就要求婚姻登记档案数字计划管理人员不仅要具备档案管理专业知识素养,还要具备熟练掌握现代化信息技术的能力。一是培养婚姻登记档案数字化管理人员具有高度的责任心,在婚姻登记档案管理过程中,管理人员要有高度的责任心,认真严格地按照数字化管理制度对婚姻登记档案进行数字化管理,并根据工作发展需要不断用新知识新技能给自己充电,与时俱进,不断武装自己。二是要定期组织档案管理者参加学习培训,通过学习提高婚姻登记档案数字化管理人员对档案数字化管理知识的水平和实际操作技能。特别要掌握计算机技术、网络知识、档案数据信息库及信息设备的运用等方面的知识、新技术、培养一批复合型婚姻登记档案数字化管理人员,以便更好地做好婚姻登记档案的数字化管理工作。

参考文献

1.肖贵云.加强婚姻登记档案管理之我见[D].四川档案,2010.5

2.徐梅.依据《婚姻登记档案管理办法》做好婚姻登记档案工作[J].档案与建设,2007.1

作者:盛春波 单位:哈尔滨市呼兰区档案馆

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