智慧档案管理范文10篇

智慧档案管理范文篇1

关键词：智慧档案；管理系统；层次分析；功能设计

智慧档案是一个具有层次管理模式的档案管理系统，从层次分析中可以清楚地了解到每一个管理层面所负责的内容，这样就能够使得档案管理人员根据各自职位级别进行相应的管理，以保证各层级管理质量，做到环环相扣，相互监督。结合智慧档案管理系统的资源掌握更全面的管理内容，明确管理方向，并不断优化现代档案管理功能，实现智能化、科学化的管理模式，智慧档案管理系统中各项功能对管理水平提升有着良好的促进作用，值得进一步研究与推广。

1智慧档案管理系统的层次

1.1机构档案信息管理层。机构档案信息管理层主要是针对本单位的生产、销售等活动资料进行集中、处理、使用以及保存等工作，属于档案工作中的基础工作，而这一道工作的质量直接影响后续工作的真实性、有效性以及意义价值。1.2机构档案信息传播管理层。是以基础管理层为铺垫，对档案信息实施传播的工作，将知识信息以及有使用价值的信息通过传播渠道转换成具有生产力的可利用信息，进而发挥档案信息的价值，提高档案工作的重要性，这一层次管理对捕捉信息、审核信息以及信息归档具有及时性的特点，并对机构以及相关部门中应用档案信息给予最大化的支持。1.3机构档案信息能力管理层。这一层次的档案管理主要是针对信息资源全面分析，如：信息收集的需求、信息应用价值、信息管理方法、相关信息、竞争发展等多方面的分析，通过这个层级的管理能够让档案信息充分的深入到现实生活、生产中，体现价值，为实现某一目标而做出相应的信息决策、信息指导以及参考建议等。同时档案信息能力管理层级还需要负责解决实际问题，如现实生活生产中对信息种类的需要，各类信息之间蕴藏的关联与影响，存在信息不能满足需要信息的原因，各机构信息对照以及信息应用价值判断等多方面的分析，将信息正确的投入到使用中，发挥应有的价值与作用。档案信息管理系统的功能设计实际上可以根据各机构的应用需求而合理设计，以保证档案信息在机构中能够以有利用价值的地位出现，进而提高档案管理人员对自身工作岗位重要性的意识，承担结构有保存价值的信息收集、归档、使用等工作，并有效的将档案信息传播与开发，充分的提高档案管理工作的有效性与作用意义。

2智慧档案管理系统的资源

2.1原存纸质档案。目前大部分档案馆所保存的卷宗还都是纸质档案，其数字智慧档案管理系统的层次与功能设计分析化策略包括以下两种办法：可以通过扫描、拍照等方式转换成PDF格式或jpg形式的图片进行入库，并进行标引。可以通过键入的方式形成WORD文档，加盖数字水印技术进行入库。2.2原存数字档案。数字档案已经是各个档案馆档案不可或缺的组成部分，尤其是一些使用办公系统比较早的企业，数字档案所占比例较大。数字档案的入库相对来说比较简单一些，主要是要保证数据在转移或转换过程中，保持数字档案的原始记录性，比如一些入库的日期、原始格式、页码、操作员等非文档内容标示的保存。2.3新归档档案。随着机构的发展，新产生的档案将会成为档案数据库的重点，这就要求在新数据上传过程中，严格按照数据格式、工作流程、数据大小等，将各种不同类型的档案，如文档、照片、音频、视频等在设计过程中进行格式统一，每种文档采用什么格式进行归档，要进行统一，方便日后档案资源的利用。有些单位数字档案和纸质档案同时保存，这就要求上传的电子档案应与纸质档案保持一致。

3智慧档案管理系统功能设计分析

3.1安全认证。档案的私密性决定了安全认证的首要地位，档案涉及机构的生产活动中的一些机密，档案安全一方面要考虑到信息管理系统的硬件安全，如服务器、路由设备、防火墙的安全设置；另一方面要考虑系统的软件安全，软件安全主要体现在系统文件的加密，管理员、用户的加密设置上。包含管理员的权限设置、上传、修改、删除、审核等；操作员的上传、检索、审核等；用户的上传、检索、浏览等权限设置，并且每一次文件或系统的修改都应该记录下操作员工号。3.2档案信息的存储。应当建立相关的标准、制度来保证及时有效地存储档案信息资源。建设一个快捷方便的上传接口，可以连续上传、批量上传，并且支持从其他系统导入资源和元数据的功能，非数字作品的数字化、转换和载入的方法，提供档案资源的鉴别和权属管理的功能。3.3档案信息的组织。档案信息的组织就是将资源库中的档案进行序化，形成系统性、科学性的知识体系，可以更好地为用户服务。智慧档案信息系统在组织信息资源过程中应该加入机构部门、主题、领域、责任者等方式，并能根据分类提取相关的关联词组，并描述出它们的上下位类和语义联系，以方便相同类型的档案进行聚类组织。3.4档案信息的检索与传播。多种系统检索中关键词检索最为常见，其次是分类检索。检索后，针对有关档案资源信息，选择关联度相对较高的档案提共给用户，使得档案内容中与用户所需更为接近化。系统中针对具有保密性的文章应设置专用的权限字段，利用针对性的开放模式，实施对某机构在某时间段进行保密信息开放，实现既能针对性与能共享性的信息开放效果。3.5用户评介与互操作服务。在智慧档案管理系统中，用户评介、互操作功能的设计主要是为给用户、系统之间提供交互平台，实现用户与系统或者系统于系统之间的交互过程，从交互功能中，用户可以以一个帮助系统者的身份出现，对系统中出现的问题进行有效解答，同时也可以对系统提出问题，系统会自动将问题和答案收纳于帮助系统中，用户便可以通过检索的形式得到帮助系统的帮助。

用户评介与互操作服务功能还能够使得档案信息平台及时收到用户的反馈信息，进而对档案信息使用情况加以了解，不仅如此，此项功能还有另一个优势，就是在检索信息时，不一定输入全部信息，只需要提供相关题目以及获取方式即可，这一程序的实现需要系统互联支持。

作者:王冬梅

参考文献

智慧档案管理范文篇2

关键词：智慧服务；公路养护施工档案；档案信息管理

传统的档案管理模式不仅需要投入大量的资金、物力、人力，管理进度还缓慢，质量也无法得到有效提升。如今，随着信息技术和智慧服务的不断发展，公路养护施工档案信息管理也发生了极大改变，有效减轻了档案管理人员的工作压力，让档案管理模式从线下走到了线上，让人们能够更加便捷地获取档案信息、完善档案建设，有效提高了档案信息管理的效率和质量，为公路养护施工奠定了良好基础。

一、智慧服务在档案信息管理中的理念

档案信息管理从本质上来讲是一种信息服务，是为了保障档案使用者能够有效获取档案信息的工作。1.以人为本的理念传统的档案管理模式下，管理人员需要承担大量的工作，导致档案管理人员的数量严重不足，无法支持公路养护施工档案信息管理的正常运行。在这种模式下，为了更好地提升工作效率，相关单位不得不招聘社会人员参与到档案管理中来，导致档案管理的模式更加粗放，难以形成制度化和标准化的管理模式。在智慧服务的帮助下，档案信息管理逐渐树立起以人为本的工作理念。首先，智慧服务模式下的档案信息管理充分体现了对档案管理人员的人文关怀，单位通过购买信息化设备建设智慧服务平台，建立智慧服务档案管理模式，不仅能够让档案管理人员的工作压力得到有效减轻，还能让其有更多的精力提高档案服务的质量和水平，使工作效率得到进一步提升，从而减轻了人力资本。其次，智慧服务模式下的档案信息管理能够进一步提高用户的使用体验，为其提供更加具有针对性的档案服务内容，注重用户的实际需求，为使用者提供更加便捷的查询系统，便于其快速调取相关档案。2.共享共建资源整合的理念首先，在互联网技术快速发展的今日，时间与空间的局限被彻底打破，在高速信息交流环境中，档案信息的交流和使用频率也获得了极大提升。单位在利用智慧服务优化档案信息管理后，档案的使用者可以随时随地利用终端进行档案库访问和资料查询，更加高效地满足档案使用需求。其次，在智慧服务的帮助下，不同地区的公路养护施工档案信息能够实现有效分享与共建，为公路养护施工的顺利开展奠定了良好的基础，实现了资源的有效互通和优化配置。用户在被赋予了相应的权限之后，能够直接在智慧平台上获取其他单位的相关档案信息，使得档案查询的成本进一步降低。此外，在公路养护施工工作中，一些职能交叉或者职能相同的部门可以借助智慧平台的档案共享模式来进一步优化工作模式，提高工作效率。单位只需要在网络上就可以完成档案信息的调取和使用，使档案信息的交流效率得到有效提升。3.持续创新的理念智慧服务在档案信息管理中是一个动态建设的过程，会随着信息技术的不断进步和时代需求的不断发展而发生变化，也会随着社会需求的不断增加而实现内容的不断丰富。目前，在信息技术快速发展的背景下，管理人员越来越注重各类社会服务的技术应用，如大数据技术、云计算技术、人工智能技术等，不仅进一步推动了智慧服务的功能扩展，也使得档案信息管理的效率有效提升，进一步明确了档案信息管理的职能范围，让档案信息管理能够为公路养护施工提供更加丰富和便捷的服务，使档案信息管理实现新的突破。

二、公路养护施工档案信息管理的内容和特点

1.公路养护施工档案信息管理的内容从本质上讲，公路养护施工就是对公路进行保养和维护，确保公路能发挥出正常的交通运输功能，以此维护交通网络的顺畅。公路养护施工档案则是记录公路保养和维护的重要资料，既可以是文字或图表数据形式，也可以是录像视频等形式。在进行记录的过程中，要求档案信息能够对公路养护施工的后续工作有指导和参考价值，并且能够真实反映公路的日常养护情况，如实展现公路的日常养护方法和养护结果，从而作为养护工作的重要参考依据和凭证。公路养护施工档案信息管理的主要类型可以分为四种：公路养护施工的基础资料档案管理、公路养护施工的计划类档案管理、公路养护施工的维修类档案、公路养护施工的工程类档案管理。其中，基础资料档案是公路养护施工的重要基础，它主要记录公路的基础通行资料、真实交通流量、养护过程记录和交通事故统计等；计划类档案则主要记录公路建设的相关计划和投资情况，是公路养护的重要参考资料；维修类档案则是记录公路路面的维修情况，同时翔实记录了桥梁、隧道等重点路段的维修情况；工程类档案则包括了公路建设与养护的开工报告与完工报告，还包括了相应的施工方案、预算规划、相关图纸、计量数据、支付凭证等内容。2.公路养护施工档案信息管理的特点（1）数量大、种类多、周期长和其他的实物档案、会计档案或文书档案不同，公路养护施工档案一般采用年度规整的方法进行管理，各单位的工作也一般以年度计划为标准进行展开。在公路养护施工的过程中，一般要对公路先进行有效勘测，根据勘测的结果对养护方案进行规划和整理，并探讨施工方案的可行性，初步设计具体的养护步骤和策略，并不断完善施工网的设计。在整个周期中，许多单位在技术条件、资金投入、施工环境等不同因素的影响下，要完成具体路段的养护施工往往需要花费较长的时间，甚至有可能跨年完成，因此在长周期里形成了数量庞大、种类较多的内容，进一步增加了档案信息管理的复杂性。（2）领域更加广泛公路养护施工是一个系统化的复杂过程，从养护项目的建议开始，到对养护方案的可行性进行研究，并观察公路的实际情况，设计具体的养护策略，做好养护施工的准备工作，使施工顺利进行，并完成严格的竣工验收，随后还需要对公路的使用情况进行跟踪记录。在这一过程中，不仅涉及公路建设与设计、施工管理与监理监督、环境保护等多个部门，还涉及主体结构、基础工程、机电设备、金属结构等多个专业领域，需要运用到不同的工艺和施工技术，因此档案信息管理的领域进一步扩大。（3）管理利用的有时效性公路养护施工档案是记录公路养护工程全过程的重要资料，是对公路养护工程的如实反映，能够为工程验收和结算提供有效的数据参考，也能够为公路的运行和管理奠定良好的基础，同时也是公路进行维护、扩建或改造的重要参考资料。即便该公路的养护工作完结，但其养护施工档案也可以为其他的公路养护提供有效参考，尤其是相关的技术档案信息能够对其他工程进行有效指导，应进行永久的保存和管理。（4）复杂性与多变性由于公路养护工程具有复杂性的特点，相关设计内容也更加烦琐，因此，公路养护施工档案也具有一定的复杂性，需要如实记录公路养护施工过程中不同单项工程的具体作用，并反映公路不同结构的具体功能情况。同时，在进行公路养护施工记录时，往往会存在不同的因素对施工产生影响，从而导致档案信息的管理具有多变性。例如，由于投资状况的变化、设计规划的改变、群众利益的考虑和拆迁征地进度等因素，极有可能导致养护施工的实际情况与设计图纸不符，又或者当地政府对于该地区的公路规划有了新的要求，需要对设计图纸进行更改，这些都增加了档案信息管理的多变性，导致档案管理人员在工作中容易出现问题。

三、公路养护施工档案信息管理中存在的问题

1.未建立与智慧服务配套的制度信息化系统是落实智慧服务的重要工具，也是提高公路养护施工档案管理效率的重要手段，因此相关部门应该针对公路养护施工档案管理建立起配套的信息化管理制度。如果没有良好的制度保障，档案信息管理的质量就无法得到提升，容易导致档案信息采集过程中出现混乱或遗漏的现象，档案信息的真实性和准确性不能得到保证，会对日后的档案使用造成不利影响。在完成档案信息的录入后，档案管理人员还需要根据养护施工的进度不断更新档案资料，从而如实记录公路养护施工的全过程，也为公路养护施工的进展提供有效指导。这些都需要完善的制度来支持，因此加强完善与社会服务相配套的档案信息管理制度，推进信息化系统的完善，是公路养护施工档案信息管理质量提升的有效措施。2.对智慧服务的宣传力度不够虽然智慧服务如今在社会上的影响力越来越大，并且在各行各业中都得到有效实践，但是仍然有许多单位并没有认识到智慧服务的重要意义和作用，因此并不重视智慧服务的落实与使用，这就给公路养护施工档案信息管理带来了问题。在建设相应的智慧服务信息化系统后，一些档案管理人员并没有正确认识智慧服务的便利性和高效性，因此对于智慧服务信息化系统的使用持有消极的态度，甚至排斥相关系统的使用。同时，由于单位未进行正确的宣传和教育，因此许多档案信息管理人员依然采用较为陈旧的管理方式对公路养护施工档案进行管理，这不仅不利于工作效率的提升，也不利于智慧服务信息化系统的全面推进，导致智慧服务信息化系统无法真正发挥应有的效果，使得信息化建设浮于表面，最终导致档案信息管理工作的质量无法提升。3.未统筹规划合理的信息化建设虽然目前的公路养护施工档案信息管理已经采用了智慧服务功能，但是，由于公路养护施工档案管理涉及许多领域和业务，因此，并没有对智慧服务信息化建设进行有效整体规划，导致智慧服务在不同领域的档案信息管理中存在隔阂，不能真正实现档案信息的交流与互通，不能让档案信息数据形成一个系统化的数据库，这既影响了智慧服务的使用效率，也影响了公路养护施工档案信息管理的质量。因此，对智慧服务信息化建设进行统筹规划，明确公路养护施工档案信息管理的类型和内容，才能够更好提升档案管理效果。

四、基于智慧服务的公路养护施工档案信息管理优化策略

1.完善档案管理信息化管理系统单位应该在智慧服务的帮助下不断强化现代化管理手段，实现有效的资源共享，促使档案信息管理从传统管理模式的束缚中解脱出来，逐渐走向数据化和网络化的发展模式，建立起完善的信息化管理系统，充分发挥智慧服务的功能，让档案管理的效率得到有效提升。单位还应该建立起网络档案系统，打造数字化综合应用平台，使内部服务网不断完善，并向社会公众提供更加优质的服务网络，让档案网站成为档案信息管理的有效窗口。同时，单位还应该为公路养护施工档案制定标准化的文件信息化模式，购入必要的硬件设备和软件系统，为智慧服务功能的有效发挥奠定良好基础，使档案信息化管理水平不断提升，从而提高档案信息的交换效率，实现有效的档案信息资源共享。此外，单位还应该加强对原始档案信息的保护，确保档案信息可靠、真实、准确，为公路养护施工提供有效参考。2.加强管理人员的信息素养为了进一步推动智慧服务在公路养护施工档案信息管理中的落实，单位应该进一步加强档案管理人员的培训，不断提高档案管理人员的信息化水平和专业素养，让档案管理人员能够熟练使用智慧服务功能进行档案信息的管理工作。档案管理人员也要树立起终身学习的基本意识，强化智慧服务的基本理念，不断学习新的信息化管理知识和技巧，了解智慧服务模式下所使用的各类档案信息管理软件功能，积极参与到软件功能的开发与升级工作中，并为技术部门提供使用需求的正确信息，从而使软件系统的开发效率和质量得到进一步提升，为公路养护施工档案信息管理奠定良好的基础，推动公路养护施工档案管理朝着信息化、数字化、智能化的方向发展。3.规范智慧服务应用体系与考核制度在推动智慧服务在公路养护施工档案信息管理中发挥作用时，应该进一步完善管理体系，确保智慧服务的作用能够真正发挥出来。在智慧服务的相关功能建立之后，单位应该根据档案管理工作的实际需求，进一步打造完善的信息化系统，并对不同部门的信息化系统使用权限进行明确的限制，从而确保档案资料的有效性和安全性。此外，单位还应该结合公路养护施工具体工程的相关内容，考查档案信息的记录情况与更新情况，考查档案信息的内容是否完善、真实，通过路面维修及时率、养护巡查覆盖率、巡查问题主动发现率等量化数据来考察档案信息管理的质量，从而不断推进档案信息管理质量的提升，并以此作为考核档案管理人员的重要数据参考，督促档案管理人员提高工作的积极性，从而不断推动公路养护施工档案信息管理效果的提高。4.统筹规划档案信息化管理建设公路养护施工档案信息化管理工作是循序渐进的过程，因此，单位应该对档案信息化管理进行统筹规划，提出科学合理的建设蓝图，并充分考虑公路养护施工的各类专业性要求，为档案信息管理质量的提升奠定良好的基础。单位应该加强对计算机和存储设施的投入，同时引进先进的AI智能识别设备、物联网设备、手持移动设备等工具，并及时更新先进的软件系统，为智慧服务的全面推行做好准备，让智慧服务能够真正地在档案信息管理中发挥作用。

五、结语

综上所述，在公路养护施工档案信息管理的过程中，通过智慧服务的有效帮助，推动档案管理的信息化建设，不仅能够减轻档案管理人员的工作压力，也能够实现档案信息的高效互通，提高档案信息管理的质量和效率，为档案使用者提供更加优质的档案服务，为公路养护施工提供更加真实可靠的资料参考。

参考文献：

[1]北京首发公路养护工程有限公司.智慧养护的首发探索[J].中国公路，2021

[2]陈双全.智慧化养护的未来[J].中国公路，2021

[3]孙玉花，宋泽缘.信息化技术在兵团公路养护领域的应用[J].中国公路，2021

智慧档案管理范文篇3

关键词：高职院校；智慧校园；档案管理；信息化

随着智慧城市概念的提出，在高职院校发展中也开始注重智慧校园的建设，高职院校在教育教学方面开始融入信息化建设，利用信息化技术为师生进行服务和学习。在智慧校园建设中高职院校开始在校园范围内实施网络覆盖，通过各项服务的集合形成系统化的服务体系，以此更好地实现信息知识等数据的共享。通过智慧校园的建设，使得学校各个部门能够突破一定的界限，以此更好地促进高职教育的持续健康发展。当前智慧校园的发展还处于起步阶段，虽然实施的平台标准不够统一，数据能够实现共享，形成相应的网络监管系统都取得了一定的进步，但是也存在一定的问题。

一、智慧校园背景下高职院校档案信息化建设的必要性

（一）档案信息化是构建智慧校园的基础。档案信息化建设是高职院校实现智慧校园的基础，高职院校发展的主要职能是进行文化以及技能的传授，同样也担负着进行文化传承的重任，本身也具有一定的文化蕴含。当前很多高职院校有着较为悠久的历史，在数据收集方面具有自己的优势，这也是推动档案信息化进行发展的有利条件。随着经济社会的发展，高职院校改革也进入新阶段，对外交流工作也日益频繁，档案管理工作开展的形式，手段也发生了一定的变化。随着数字化技术的进步，档案管理在传统方式的基础上增加了使用图片、视频等形式进行管理。在信息化发展趋势下，高职院校也更加注重自身档案的信息化管理水平，以此更好地促进智慧校园的建设。（二）增加档案信息存储容量。随着高职院校规模的不断扩展，档案信息不仅从数量也从类型上不断增加，传统纸质管理档案的方式不仅占有较大的空间，挤压时间较长的档案也要进行销毁处理，这就会在一定程度上导致档案信息的流失。档案信息管理中利用信息化技术，不仅在类型上更加具有多样性，可以使用文本、图像、音视频等形式对信息进行存储，还可以占用较小的空间，保持档案信息的时间也会比较持久。（三）提升档案利用效率。高职档案信息管理中传统的纸质档案保护形式在一定程度上具有客观性，但是由于时间过长会受到一定的磨损。随着高职院校发展所涉及到的事务越来越多，对档案的利用也会越来越频繁，纸质的档案资料会因为反复使用查看出现一定的磨损现象。档案信息经过数字化处理之后，对档案的查询只需要通过计算机平台的方式即刻找到自己所需要的资料内容，通过这种方式能够更好地提升档案的利用效率，能够使得档案的管理和使用更加高效。另外加之纸质形式的档案不会被直接的接触，也就提升了档案的保存时间。

二、智慧校园环境下高职院校档案信息化建设所存在的问题

（一）认识有待提升。高职院校档案管理工作正在面临转型期，一方面是要将传统纸质的档案转变为数字化的形式，将档案信息进行扫描，整理等一系列的过程。此外，还要将档案信息与网络资源进行相应的整合，以此实现档案管理由原来的封闭状态准变为开放的状态，更好地提升档案资源的利用效率。此外，高职院校档案管理的部门规模相对比较小，投入也比较少，从而使得档案管理工作毫无头绪。此外，由于对档案信息管理的认识存在不足，一些档案管理人员认为档案管理的信息化建设，就是将纸质的档案转变为电子的形式，仅仅注重档案的数字化进程，关注自己身上的工作任务，但是对电子文件的收集和整理相对忽略，从而在一定程度上导致档案管理工作会停滞不前。此外，一些管理人员没有认识到对档案信息应该具有一定的开放性，在工作中仅仅将范围限定在自身工作范围之内，与其他工作部门之间缺乏交流沟通。高职院校本身涉及到的档案信息比较多，会包含干部，科研，教学等方面的科研内容，档案管理的局限性会在一定程度上影响到资源最终的开发利用，导致高职院校最终的档案信息管理不一致，影响到最终档案管理的信息化进程。（二）质量有待提升。高职信息化建设中存在理念上的偏差，在档案信息化建设中定位不够准确，基础相对薄弱，导致工作开展效率不高，高职院校档案信息化建设中会出现表面化和形式化的特征。对于高职院校发展来说工作的重点一般是进行教学，但是对档案管理工作相对忽视，这样也就造成在档案信息化管理中的科研经费，资源等方面相对缺乏。此外，高职档案管理信息化建设中还存在科技和资料质量相对偏低的情况，不能很好的保证档案信息化建设的标准化。(三)人才素质有待强化。高职院校档案管理的信息化建设要注重人才素质的信息化，当前高职院校档案管理中人员大多不是专业出生，往往会半路出家，缺少相对专业的档案管理知识，对计算机操作知识也不够熟练，不能很好的满足档案信息化建设进程。此外，高职院校档案管理人员往往兼职比较多，工作相对繁琐，一些档案工作人员知识技能水平不能满足工作的需求，对人员安排结构也不够合理，最终影响档案管理人才素质的提升。此外，高职院校档案管理人员处于封闭状态，不善于学习，缺乏与时俱进的意识，不利于档案管理信息化工作的开展。

三、智慧校园环境下高职院校档案信息化建设措施

（一）注重基础设施建设。高职院校档案信息化建设中要注重基础设施建设，能够从硬件和软件两个方面进行建设，具体来说硬件方面是在计算机、打印机、存储器等方面做好相应的配备。软件方面主要包括信息处理系统，档案数据库等软件等，只有软硬件都配备齐全才能够更好地开展档案信息化建设。高职档案信息化管理中还要注重标准规范化建设，高职院校档案管理中要对相关工作进行制定，具备一定的技术方法，设备等。其中包括档案系统的设计，标准等，能够根据行业标准及发展趋势对档案管理进行信息化开展。（二）强化资源建设。高职档案信息资源建设中要能够意识到资源建设处于其核心地位，高职院校在发展中要注重设定档案管理的专门部门和数据库，各个部门之间通过一定的权限对数据库的信息进行使用。在资源建设中馆藏档案的数字化，电子信息的采集收集等都是资源建设中的重要内容。高职院校档案管理中要具备丰富的信息资源，实现档案信息之间的共享，以此也能够更好地提升档案信息的使用效率。（三）构建安全保障体系。高职院校档案管理信息化中要注重构建信息安全保障体系，当前，档案信息资源利用嗯越来越广泛，档案信息的安全性需要有相应的系统进行保障。为此，这就需要在管理的组织、措施等方面制定相应的规范，以信息的利用和保密为其核心，采用一定的手段和措施，以此更好地保障档案信息安全性。（四）提升人才队伍素质。高职档案管理信息建设进程中要注重提升人才队伍素质，引进更多的档案管理和计算机方面的人才，为工作人员提供可以进行学习和培训的机会，以此更好地提升工作人员的专业知识和技能。具体来说可以通过对人才进行培养和引进，以此构建有专业素养的人才队伍，为高职档案管理信息化的开展提供一定的保障。

四、结语

在信息化发展趋势下，高职院校也更加注重自身档案的信息化管理水平，以此更好地促进智慧校园的建设。但是当前高职档案管理信息化建设中还存在一定的问题，具体来说主要对档案管理信息化认识不足，不能有效地提升档案管理的信息化效率。此外，档案管理信息化质量也有待进一步提升。为此，在高职院校档案信息化管理中要注重基础设施和资源的建设，以此为档案管理信息化的开展提供最为基本的保障。还要注重信息的安全性设置，尽可能的提升档案管理信息化的质量和使用效率，对人才队伍进行培训，引进等，以便最大程度上推进高职院校档案管理的信息化进程。

【参考文献】

[1]庞明涛.基于智慧校园环境下的高职院校档案信息化建设[J].中国多媒体与网络教学学报(中旬刊),2019(4):82-83.

[2]李清安.智慧校园背景下的档案信息化[J].兰台内外,2018(6):1-2.

[3]张兆红.基于智慧校园环境下的高职院校档案信息化建设[J].资源信息与工程,2018,33(2):194-195+198.

[4]王树娴.智慧校园背景下高职院校档案信息管理的路径探析[J].现代经济信息,2017(18):104.

智慧档案管理范文篇4

关键词：智慧城市；数字档案馆；一站式服务管理；数据档案开放

信息技术的发展为城市发展带来了新的管理理念和建设基础，智慧城市的建设不仅符合当前城市发展的时代特征，而且为档案数字化和信息化建设奠定了良好的技术条件。早在“十二五”规划中，就已正式提出了智慧城市建设的规划建议，并明确了未来我国智慧城市建设的具体目标。在智慧城市的建设背景下，我国各地开始发展数字档案馆，以推动档案管理数字化和信息化的发展进程。当前随着智慧城市的不断发展，云计算技术、网络技术、信息技术等广泛应用于各个城市。地方智慧城市建设过程中，数字档案馆的建设能够有效整合物联网、移动互联网技术，结合大数据要求，为城市形成新型的信息服务体系奠定了良好的基础，满足了人们日常的数据信息服务需要。

一、不断创新数字档案馆的智慧服务理念，提升城市规划与决策的科学性及有效性

一是树立以档案数据提高城市公共服务质量的创新管理理念。数字档案馆的建设要为城市管理服务。在城市建设智慧化和智能化的升级管理过程中，智慧档案馆对城市信息资源进行采集，加强数字化资源管理，不断挖掘城市建设中的信息禀赋，服务于城市的建设和规划，丰富地方智慧城市建设背景下的强大数据资源基础。各级档案馆要秉承为城市服务、以人为本、以数据为本的智慧管理理念，不断进行方法创新，结合城市建设和城市规划活动，用新的管理办法提高档案公共服务质量。二是坚持精细化管理理念。充分利用数字档案馆信息收集和数据挖掘的优势和特征，与智慧建设规划、城市配套、智慧技术设施等信息深度融合，在创新的档案管理模式下，实现精细化管理目标，提升智慧城市建设质量和水平。三是坚持为城市建设提供配套数字服务的工作理念。数据是一种服务资源，数字档案资源作为智慧城市建设过程中一项重要的数据信息，要发挥其在为城市配套服务和规划中的数据支持作用，为决策层的科学决策和判断奠定智能化资源基础，提升配套服务的智能化质量和水平。

二、加大数字档案馆基础设施的资金投入，引进智能软硬件设施，为档案馆智能化和数字化转型奠定基础

建立基于智慧整合的档案资源信息服务体系，首先是加强对智慧软硬件设施的投入，增强财政资金支持在城市建设智慧化和服务中的推动作用。一方面，应该增加对传感设备的投资。传感设备的采购是建设智慧档案馆最基础的设备资源，数字档案馆建设所需要的基本硬件设备有传感器、监控器、摄像机、录音设备、智能终端等设备，这是对档案馆中各种档案信息进行多维度感知的基础设备。档案库信息、实物档案信息、数字档案存取和利用需要通过网络传输到数据层进行云计算分析。因此，需要加大资金投入，大力引进该类智能终端传感设备，奠定档案馆智能化建设的硬件设施支撑基础。另一方面，我们不仅要增加对计算机、扫描仪、除湿器等设备的投入，还需要考虑如何更好地提高这些设备的智能化水平，实现整个档案馆管理工作的智能化，从而有效提高档案管理的水平和层次。作为档案管理部门，要增强领导层对基础设施升级重要性的认识，资金投入向智能化设备倾斜。根据自身条件和客观需求，购买和配置更多的智能设备，用智能设备提升工作效率，减少重复性和单一性的低效率工作，促进档案管理数字化和智能化发展及转型。

三、挖掘和整合数字档案资源，建立数字档案资料库，增强数字档案开放，发挥档案馆的数字服务功能

智慧城市建设背景下的数字档案信息资源更加重要。档案管理部门需要加强档案信息的开发，提高档案信息服务的质量和时效性，使档案信息更好地为人民服务。坚持档案信息更好地为领导决策、政策研究、依法行政和城市规划提供参考和依据，进一步满足社会对档案利用的多样化需求，更好地服务地方经济社会发展。档案管理部门收集、保存和管理档案的目的是为城市公众提供服务[1]。我们需要进一步开发档案信息，全方位多角度地对档案信息进行深度处理，为城市居民提供更有价值的服务，实现城建档案信息资源利用价值。一是开展数字档案的编研、整理和研究工作。档案馆工作人员对原始档案信息进行精心提炼和总结，并将编研成果以内部参考资料、期刊、报纸等出版物的数字化形式，供科研工作人员或城市居民使用，有效节省档案利用者的时间，提高数字档案的利用效率，最大限度地提高数字档案服务的效率[2]。同时，档案管理部门根据工作需要，形成如大事记、红色档案汇编等数字资料，更好地反映数字档案的影响力和价值，服务和宣传数字城市建设，打造城市名片，提高城市影响力。二是整合数字档案资源，强化数字档案馆的服务功能。为档案用户提供利用服务，是档案馆最基础的工作，数字档案馆是对传统管理模式的升级。建立数字档案馆有利于大力开发、挖掘和应用档案信息资源。按照使用优先、保护优先、特色优先的原则，基于档案数字化规划，分批次、分阶段对档案进行数字化，建立数字档案馆，进行重要历史档案、民生档案等的咨询利用。数字档案信息资源整合既包括传统纸质档案整合，也包括数字内容整合。充分利用计算机技术管理档案资源，对档案资源进行数字化和信息化建设，对档案资源进行集中管理，最大限度地发挥档案数字化服务的效益。三是结合政府信息公开工作，加强档案数据开放。如开展数字档案展示、开发档案网站、开放档案网页查询端口等主流媒体或社交软件，为用户提供数字档案查阅服务。随着我国智慧城市建设进程的加快，数字档案的获取和利用范围、对象和方式正朝着多元化的方向发展[3]。因此，在继续实施档案线下查阅和开发要求的情况下，应继续加强数字档案的开放性，按照法律法规，逐步分阶段和批次做好档案信息的开放工作，完善数字档案馆的数据开放服务。

四、实施档案数字化一站式服务，构建基于智慧服务的档案馆数字化服务体系

智慧档案管理范文篇5

一、将大数据应用于档案管理的必要性

（一）应用大数据技术让档案馆更好地融入智慧城市

2013年，住房和城乡建设部提出了智慧城市的概念，并在一些试点地区展开建设工作。建设智慧城市主要有“多用信息少用能源”“多用信息少受灾害”“多用信息多利民众”几项原则。档案馆可以永久的保存档案信息，并且需要时候为大众服务，是信息资源的聚集地，但是目前中国的档案管理还有很多问题，档案管理方式比较落后、管理人才比较短缺，导致这些信息资源并没有被好好的开发与利用。智慧城市的建设是档案馆向前发展的一个难得的机遇，因为建设智慧城市的重要之处就是要提高信息的利用程度。要想让档案馆很好地融入到智慧城市的建设中就必须要让档案馆的这些档案信息融入智慧城市发展建设中，盘活档案馆的档案信息并将这些信息中蕴含的价值挖掘出来。但是当下的社会档案的规模以及数量超出了人力所及的范围，因此唯有将大数据技术运用在其中才能真正将档案馆融入智慧型城市中。

（二）大数据技术有利于电子文件的管理

1.应用大数据技术鉴定电子文件。因为步入大数据时代，电子文件的规模呈爆炸性增长。这样虽然这些电子文件蕴含着极大的价值，但是却很难将它们提取出来，甚至比过去的纸质资源更难。我国过去都是使用“直接鉴定法”，指的是文件的鉴定人员直接一片一片的阅读电子文件，从而判断出电子文件的价值，但是后来庞大的数据量证明这种鉴定方法并不能满足需要。最后比较适合的是一种宏观的鉴定方法，先是通过在整体程度上判断机构形成有价值的电子文件能力，然后收集这个机构的电子文件。当然这只是完成了电子文件管理的第一步，接下来就是对这些电子档案进行检索以及对文件进行分类、编研，最后是如何将这些电子信息提供给群众使用。运用大数据技术可以很好地解决这些问题，通过安装大数据转发器可以收集到系统的数据，然后可以建立数据索引，让其成为可供搜索的链接。这些都是运用大数据技术轻松达到的目的，除此以外，还可以完成对数据的分类以及对数据价值的挖掘。2.大数据技术可以帮助处理非结构化的电子文件。电子文件的类型有好几种，如今占大多数的是非结构化的电子文件，这也是电子文件的发展趋势。一直以来大多都是采用关系型的数据库来进行数据的管理，但是现在它已经不能很好地满足需求。如何达到处理庞大的电子文件又可以处理非结构化的电子文件，使用大数据技术的数据库是不二选择。3.大数据技术可以储存档案数据。档案数据库的使用对于提高档案管理的利用效率有很大的作用。近些年以来经常会出现一些档案数据库无法加入新的档案信息的情况，这就和以前储存档案的空间有限导致无法再添加纸质档案的情况类似。在出现这样的情况的时候，档案管理部门就会有较大的自由性，比如在香港法律并没有规定政府的档案必须要归档，导致很多档案都被销毁了，在这些销毁的档案中不乏含有很多具有很大价值的。现在的档案馆想要拥有足够的空间来储存档案数据，不可能是建立足够空间的大楼或者是机房，唯一的办法就是要优化储存的方式以及降低存储的成本，使用大数据技术。在一些数据量更加庞大的行业，如电信行业，大数据技术已经运用于数据的管理，并且有很好的效果。因此，将大数据应用于档案数据的管理是十分可行的。4.档案管理技术可以帮助档案管理从实体管理转变为知识管理。现在的档案使用用户已经不仅仅满足于数据或者文件自身的价值，更多的是希望可以获取到这些信息背后蕴藏的更深层次的知识。因此，档案管理应该更多地注重为用户提供知识。档案馆知识服务的主体应该是技术与引擎，利用大数据技术可以构建更加新型的知识服务引擎。

二、档案管理及备份如何运用大数据

对档案信息进行统一管理。在大数据量的档案储存和管理的过程中使用大数据技术可以很好的对档案资源进行统一管理。建立大数据产业园是国家目前完成对庞大的数据的存储以及备份的方式。档案管理也可以借鉴这样的方式，建立一个区域性的或者是全国性的档案备份中心，将全国的档案数据集中起来，再利用大数据技术对档案资源进行更好的管理。开发适合档案管理工作的大数据分析工具。档案管理行业想要真正提高自己的大数据技术就必须打破行业限制，寻求与大数据开发公司的合作，因为大数据公司的特点就是懂得分析技术但缺乏数据，而档案管理行业的特点就是有数据但不具备很强的分析数据能力。只有熟悉大数据分析的人才和懂得档案管理的人才相互合作才能够真正开发出好多大数据分析工具。

三、运用大数据时需要注意的问题

（一）需要有明确的标准和目标

档案有太丰富的资源，我们首先需要明确自己需要的信息到底有什么样的标准；其次，要明确所需要信息的具体内容是什么，这样可以让寻找信息的过程更有针对性。

（二）注意存在的潜在危险

档案资源的管理过程中也有可能会出现一些违法的行为，比如擅自篡改档案信息以及对隐私的侵犯。因此，需要事先制定一些法律法规，并在过程中加强监督，避免潜在危险的发生。大数据时代已经到来，档案管理工作者必须抓住机遇，当然在此过程中必然会出现许多挑战，面对这些挑战，档案管理工作人员不可放松警惕。随着大数据技术更多地运用于档案管理工作，档案管理水平一定会有很大的提升。

作者:韩鸿立 单位:吉林省白城市通榆县医疗保险经办中心

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[4]杨似海，闫其春.大数据背景下的高校图书馆档案管理策略研究[J].四川图书馆学报，2016（4）：35-38.

智慧档案管理范文篇6

【关键词】档案管理；数字档案；数字化建设

目前，政府机关、企事业单位的档案资料，一般以纸质材料为载体，部分信息化程度高的单位已实现档案电子化，通过相应的档案管理系统进行日常管理。但由于档案数据量巨大，档案电子化过程复杂，导致档案管理系统在应用中普遍存在归档信息著录不全、管理不规范、成档过程不透明、档案文件检索缓慢等问题，严重影响档案查询的完整性、正确性和高效性，限制了档案数据的有效利用。

电力企业档案管理现状

实体档案需要更加安全便捷的管理。近年来，随着实物档案大幅增加，档案利用率也在不断增大，如何改变现有档案管理模式，更加高效适应电力企业发展新形势、新需求，在档案管理体系优化升级、档案设备系统智能化、存储体系安全便捷化、档案服务体系高效化等方面进行创新研内蒙古电力（集团）有限责任公司包头供电分公司邢华究，显得尤为重要。实体档案管理需要进一步提升。当前电力行业快速发展变化，工程档案、科技档案、文书档案等大量实体档案须要实现分类归档、快速查询等功能，这对档案库房日常管理提出了更高的要求，亟须进一步加强档案库房的规划化、集约化管理，进一步提高各类档案数据和记录的及时性、针对性和准确性。档案库房设备亟须整体规划布局。目前，企业高速发展对档案使用需求越来越频繁，对如何实现档案库房整体规划布局、满足多类型设备接入需求也提出了更高的要求，还须深入研究解决因库房设备种类和数量较多、接口各不相同等情况导致库房频繁改造建设等问题，探索采用高度整合、一体式的智能档案管理设备，超前规划建设档案库房设备接口、预留电源等基础设施。档案存储设备须要加快迭代升级。档案存储、查询功能是档案管理的核心关键所在，如何实现档案更加安全规范存储、快速便捷定位、模糊检索查询等功能迫切需要深入研究思考，这些都要以实体档案数字化为基础，以智能化档案存储设备为支撑，实现企业档案更大范围、更深层次的开发利用。

档案数字化建设的基础支撑

智慧档案管理范文篇7

1.1智慧城市内涵

2008年，IBM提出重大社会发展理念：“智慧地球”。认为世界的本质和变化，在未来是能够被感应和度量的。所有事物、流程、运行方式都将实现更深层次的智能化，整个世界正在向着全面互联互通的趋势发展。2010年，IBM又提出了“智慧城市”愿景，指出智慧城市是智慧地球的一个核心要素和突破口，是智慧地球落实到实际区域的做法。所谓“智慧城市”，是新一代信息技术支撑和下一代创新（“创新2.0”）环境下的城市形态。具体而言，智慧城市是通过信息化技术取得良好效益的一种城市形态，它着眼于城市发展的总体效果，反映了社会对未来城市知识化、信息化、高效益的一种愿望。其核心特征是信息资源作为一种重要的生产要素，成为推进经济和社会发展的一个重要驱动力。在城市建设实践中，“智慧城市”以物联网等新一代信息技术应用为基础，为城市公共管理服务、城市产业持续发展等城市综合规划提供新的发展模式。在实践中，智慧城市利用信息社会的发展，抓住城镇化、信息化、市场化、国际化的新形势，以人为本，促进城市全面、协调、可持续发展，为城市实力与综合竞争力的提高提供了战略制高点。

1.2国内智慧城市发展现状

目前，中国几乎所有的一线城市、50%的二线城市已提出了建设智慧城市的构想，部分三、四线城市也喊出了创建智慧城市的口号。迄今为止，全国开展智慧城市建设的城市总数已超过150个，投资规模超过1.1万亿元。截止2013年1月，住房建设部确定首批国家智慧城市试点共计90个，其中地级市37个、区（县）50个、镇3个。北京、上海等城市也都提出了一系列推进智慧城市的建设的方案，将加快城市数字化、网络化、智能化作为智慧城市建设的主要推动力，努力把信息化提升到新的高度。

2智慧城市对档案信息化的影响

智慧城市的建设如火如荼，身为智慧城市中不可或缺的部分———档案馆，它的建设也面临着巨大变化，同时也蕴含着机遇。智慧城市中，信息存储与呈现形式的多样化，使得档案不再以单一纸质形式展现，电子档案数量将急速增长，档案类型更加错综复杂。

2.1海量数据涌现

在移动互联网、物联网等网络技术的催生下，大数据时代翩然而至。大数据具有数据量大、类型众多、生成速度快、价值巨大但密度低等特点。据统计，目前档案馆中采集到的电子数据很大一部分是非结构化和半结构化数据。而档案是人们在以往历史活动中形成的具有保存价值的原始记录。在智慧城市建设中，各行各业由于电子信息化所产生的大数据，也包含着能够收录为档案、具有价值的数据。大数据与信息化的汹涌而至，使档案馆陷入了迷茫，由于档案馆信息技术水平和软硬件设施配备有限，档案馆在处理电子信息，进行档案信息化工作时，时而发生“信息库存”过多，处理不及时甚至无法处理的现象。

2.2信息技术处理难度增加

智慧城市概念的提出和建设，给予了物联网、云计算、大数据处理技术、4G通信等新兴技术用武之地。智慧城市，其借助新一代信息技术，通过互联化、感知化、智能化的方式，将城市中的物理基础设施、信息基础设施、社会基础设施连接起来，成为新一代的智慧化基础设施，为各产业发展提供设施基础。这就意味着，无论何种产业，在运作和发展过程中都将会产生大量的档案文献，有时，由于各系统、各领域之间的交错，以及不同行业间信息技术的错综复杂，都为未来档案馆的档案信息化工作增加了难度。智慧城市中的档案馆，担当着历史记忆的重任，更有记录重要信息知识的职能。因此，如何利用各类新型信息技术，处理档案信息化问题是档案馆各部门与系统需要努力的方向。

2.3服务方式转变

目前，有两种驱动力推动智慧城市的逐步形成，一是以物联网、云计算、移动互联网为代表的新一代信息技术，二是知识社会环境下逐步孕育的开放的城市创新生态。前者是技术创新层面的技术因素，后者是社会创新层面的社会经济因素。智慧城市建设，使得档案馆的档案信息化工作，从以面向档案实体保管为重点，转向面向电子档案形式为重点，从提供传统纸质服务、到馆服务，逐步转变为提供电子化、社会化服务。同时，也促使档案部门加快了各类档案信息资源的采集、监控、统计、互联和共享，将档案服务与档案信息化密切相连，着重对搜集的档案信息进行智慧感知与分析，强调用户的档案信息电子化需求，逐步走向智慧化档案信息化服务体系。

3智慧城市中的档案馆创新

进入信息时代以来，档案馆档案信息化建设的核心内容主要集中于数字档案馆。数字档案馆以数字技术处理和存储传统载体档案信息、原生电子档案及其目录信息，应用网络传输技术实现档案信息网络查询和传播。数字档案馆的产生，使档案信息得以脱离传统载体的束缚，以数字及电子形态存储、传播与利用，给档案工作带来革命性变革。数字档案馆作为档案信息化的开拓者，顺应大势，将档案工作从原来的“纸质化”推向“电子化”，将服务模式由原来“封闭化记录化”逐渐“开放化信息化”，但数字档案馆在其发展过程中也具有一定的局限性。数字档案馆在依托数字技术进行档案信息管理的同时，存在档案信息与档案实体相互分离的，无法做到迅速查找与利用；数字档案馆在一定程度上，只是为传统档案资源建立了数字镜像和利用平台，无法进一步辅助档案管理工作者进行信息分析，更好地提供用户服务；数字档案馆中，信息的管理、服务与安全上也存在薄弱点，很难进行系统化的档案信息化工作，而且其中一个环节有问题，便环环相扣。相比数字档案馆，智慧城市建设背景下的档案馆，在档案信息化方面存在以下创新点。

3.1档案信息协同性增强

智慧城市建设中的档案馆与数字档案馆的根本区别在于，前者具有档案信息感知与协同处置的功能。档案馆运用智慧城市中先进的物联网技术、4G通信技术等技术，构建一个能够自动搜集与接收档案信息内容的智能化感知系统，增加了档案管理各环节的互联性与协同性，进而提高档案馆档案管理效率和服务水平。除此之外，档案馆还注重档案资源的开发与管理，对各类档案信息进行感知、挖掘，通过档案管理技术人员以及智能技术软件，将信息整理集合，妥善应用于档案馆日常管理、服务和决策中。

3.2服务水平更高

与目前的数字档案馆相比，智慧城市背景下档案馆的服务范围因移动服务技术的使用而更加广泛。智慧城市提供的互联网、物联网以及目前4G通信服务平台，促进了档案馆在数字档案馆的基础之上，实现随时采集动态信息，相比数字档案馆，智慧城市中的档案馆在信息搜集和获取、信息实时反馈和信息智能服务上，都更胜一筹，它能够运用智慧城市背景下提供的各类信息技术和通信技术手段，对包括档案收集、管理、利用、存储、监督等活动在内的各种需求做出智能化响应和智慧支持，为档案馆中物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了良好基础条件，为档案信息化的开发与管理创造了更广阔的平台。

3.3注重以人为本

以人为本的服务是智慧城市背景下档案馆的重要服务导向。在信息时代里，信息服务一方面可以实现信息资源的增值，提高信息资源利用率；另一方面，可以提高社会生产效率，节约生产成本，为人们日常生活提供便利。智慧城市的建设尤其注重以人为本、市民参与、社会协同的开放创新空间的塑造，以及公共价值与独特价值的创造。在城市建设实践中，智慧指挥中心体系，以数据信息互通互联为基础，运用公安应急、公共服务、社会管理等系统；数据共享平台系统，通过网络学校、教学资源库、远程数据库等系统，来提供公共文化信息服务与智慧教育文化服务的建设；卫生服务体系，通过卫生服务网络和卫生管理信息平台，建立覆盖全市居民的电子健康档案，来提升医疗和健康服务水平。因此，智慧城市中档案馆也以做好档案社会服务为工作根本要求，将城市建设和社会大众视为智慧城市档案馆的服务对象，充分贯彻国家档案局提出的“以人为本为核心，实现‘两个转变’，建立‘两个体系’”的方针政策。无论是在信息收集、资源开发，还是在提供资源利用上都要充分考虑城市建设和社会大众的需求。

4档案馆档案信息化工作的“智慧”出路

在建设智慧城市过程中，一方面大量运行数据积累，档案馆面临海量信息的采集、存储、利用等一系列处理上的棘手问题；另一方面，多技术、多系统的智能兼容也会给档案馆信息文件的存储与阅览带来各种各样的复杂问题。毫无疑问，智慧城市建设给档案馆带了机遇与挑战。

4.1档案信息化管理

智慧城市建设中一个最大的特点，就是其在关注信息资源的生产、积累和应用的同时，更加注重从用户视角出发进行信息服务设计。这就对档案馆在档案信息化服务方式上提出了更高的要求。档案馆在“三个体系”建设中，更应注重贯彻以人为本的精神，从用户的需求角度出发，在档案信息数字化和对电子档案的整理、编目、挖掘工作中，都应制定一个科学化、信息化、用户化的服务视角。智慧城市建设中另一个特点，是调动各方力量，努力通过信息化手段实现城市高效运行与发展。根据这一特点，档案馆需要在工作中进一步增强大局意识，将档案信息化工作与国家建设、城市建设大局紧密相连，运用相关档案专业技术，提升档案工作的服务水平，实现档案工作在智慧城市建设中的独特价值。

4.2档案资源信息化转换与记录

智慧城市不再满足于通过城市信息虚拟化的静态形式展示传统城市，而是更加注重进一步利用传感技术、智能技术实现对城市运行状态的全面、实时的感知。因此，档案馆在档案信息化工作中，注重将传统意义上的“死档案”通过数字化技术转变为“活信息”。此外，档案馆应破除传统档案保管理念与场所的限制，注重对转换为电子档案的电子文件的管理，以及归档电子文件的内容、格式与利用，不过分强调档案最终存放地址，而对管理权限加以关注。迎合智慧城市运行的动态形式，努力在不同领域、不同平台，及时有效地记录智慧城市建设与发展所需的档案信息。

4.3档案信息资源互联互通

智慧城市建设，强调各行各业间，迈向统一开放、整合协同的城市信息化架构，发挥城市信息化的整体效能。因此，档案馆应加强档案信息资源从获取到利用的“互联互通”。这种互联互通即体现在档案馆馆内各部门之间，也体现在对外部档案信息资源的收集与利用上。馆内各部门之间在档案信息化工作中，应当加强与各部门的沟通与联系，为信息化工作提供制度保障与技术保障。对于外部信息资源，档案馆需要适时地与各个行业、各个系统进行必要沟通，加快消除档案信息搜集、利用的限制。总而言之，档案馆一方面需要建立一种更加合理的档案信息集成、整合制度，另一方面，需要建设与智慧城市发展相适应的档案信息共享制度，以及档案开放利用制度。

5结语

智慧档案管理范文篇8

关键词：智慧校园；大数据；档案信息；资源管理

近年来，大数据的方法和思想已经越来越受到重视，在高校智慧校园建设过程中也广泛应用。通过智慧校园建设平台，结合大数据技术，对高校档案资源管理进行了研究，实现数据共享和服务共享，具有重要的现实意义。

一、智慧校园的发展

高校信息化主要经历三个发展阶段，一是基础设施初步建设阶段（网络化）：以校园主干网络建设为主，应用系统很少，面向用户的应用服务质量不高；二是信息化建设全面铺开阶段（数字校园）：核心网络升级，信息化平台和应用系统建设和应用普及、推广；三是信息化服务提升阶段（智慧校园）：注重校园网性能、可靠性和安全性提升，推动信息化应用深化。倡导以人为本、服务优先的理念，推动智能服务和智慧治理。目前，国内智慧校园建设程度较低，也未能有成熟的数字校园管理信息系统，参与数字校园实践探索的高校正处于起步和萌芽阶段，而如何能获得一个完善的成熟的管理体系，这需要我们从一切从实际出发，结合国内的具体现状，从智慧管理、智慧教学、智慧科研、绿色节能、平安校园、便捷生活等六个方面加以推进。

二、智慧校园建设条件下高校信息资源管理面临的挑战

近年来，从国家、地区到学校等方面都在加快信息化建设的步伐，但是学校数据集成、管理与共享工作仍然面临许多问题和挑战。（1）档案部门参与不够：面对大数据的冲击，要求学校内部不断调整思维方式，自上而下高度重视数据对思想和行动的影响。由于工作属性的原因，在高校智慧校园建设的过程中一般参与度和话语权较低，数据形成阶段没有将档案管理的有关要求和标准融入档案信息，甚至档案系统与OA等业务系统的对接兼容都很难做到，导致后期系统形成的数据无法及时归档，更无法进行有效开发利用。（2）档案意识薄弱：一些学校职能部门档案意识不强，未能充分意识到各类系统和应用形成的数据既是学校重要的资产，也是重要的档案信息，需要进行规范格式、及时归档和开发利用。各类系统在开发设计阶段，未能按照档案管理的要求，设计开发档案归档管理模块，导致后期归档和开发利用难度较大，后期系统集成和数据整合耗费大量精力。（3）“数据孤岛”依然存在：目前各学校智慧校园建设，应该说资金不缺，资源不少，然后数据的标准和规范不够统一。需要我们做的就是要进一步加强整合、形成合力，包括资源的整合、数据的整合、系统的整合、应用的整合，推进教学、科研、医疗、管理服务等各类系统的有效整合和集成，推进业务协同和数据共享，减少信息孤岛，争取让数据多跑路，师生少跑路，助力工作效能提升。（4）网络信息安全有待提升：网络安全是学校安全的重要组成部分，要把确保网络和信息安全放在智慧校园建设首位抓实抓紧抓好。一些学校由于管理和经费等原因，数据中心等重要信息系统网络安全等级保护制度落实还不够好，网站等集成集约化建设力度还不够大，网路和信息安全隐患较大，对于密集、需要分类的档案数据的安全性无法得到保证。另外，在档案数字化过程中，涉密信息、内部信息的安全管理也面临较大挑战。

三、大数据在档案信息资源管理应用中的优势

档案工作者必须在档案工作过程中保持信息高度敏感，以信息技术的发展、新技术的发展趋势，及时跟踪并进一步研究各种信息技术被引入档案工作的可能性、积极性和必要性。其中，大数据技术和档案信息化思想在智慧校园建设以及需求的影响主要表现在以下方面。有助于文件内涵的拓展：在信息稀缺和节省成本的巨大文件中，选择和节省社会和个人的价值具有明显的文件是合理必要的。尽管很多信息都有“记录”，但是由于单位信息的价值受到限制并且无法保存为“文件”，例如网络访问日志、页面上的鼠标轨迹、购物商场中的顾客笔记等。在信息时代，一旦将数字记录生成为未删除的文件，记录就是档案，并且每条记录都将成为具有长期保存价值的档案，低密度记录信息的单位价值将成为档案价值不可或缺的整体。有助于电子文件系统管理：大数据的应用进一步提升了人们的数据资产意识、档案意识，使人们认识到电子文件、电子数据资源的保存利用价值。高校师生更加重视对电子文档未来的开发和利用，更加重视电子文档信息的真实性、完整性、可读性、安全性。在这方面高校档案部门应该积极转变思维和工作方式方法，在档案收集整理的过程中，加强对电子数据信息资源的关注和收集整理力度，进一步丰富馆藏。有助于档案信息资源开发利用：人们普遍认为“数字档案的目的是两个：传统档案工作手段的局限性和整体认识不足，而大数据下的数字档案旨在保护档案特别是濒临灭绝的档案并进行复制，以实现在数字网络环境下档案信息的共享”，大数据条件下，高校档案信息资源从纸质化逐步向电子化、数字化过渡，利用数据清洗、数据挖掘等大数据技术，可以为高校档案信息资源的开发利用提供信息化手段，提升档案信息资源开发利用的效率和质量。

四、面向信息资源管理的高校智慧校园建设基本原则

在符合国家教育部和行业标准的体系指导下，建议以基于移动互联的智慧校园平台为框架，面向师生，推进学校业务、系统和信息资源整合，以标准、数据、应用、用户和服务作为主线，重点做好以下“五个一”。（1）“一个规划”：智慧校园建设是一个系统工程，涉及学校工作方方面面，需要进行顶层设计和科学规划。在高校智慧校园建设实践中，第一批项目主要是进行信息化基础设施建设。第二批项目开始涉及多部门跨系统的整合，需要学校信息化领导小组科学谋划，强力统筹，突出重点，各部门和师生广泛参与，才能形成合力，有效提升智慧校园建设质量和效率。（2）“一个标准”：智慧校园相关建设项目——数据共享与交换服务平台。包括数据标准与规范制订、数据标准管理、全校共享数据库、数据交换平台、数据接口服务、表格填报系统、数据采集系统等。以共享数据平台为核心，通过数据交换平台，实现学校各部门不同系统的数据集成和有效共享。同时，根据教师个人教学、科研、管理、生活等业务需求，形成教师业务数据填报系统，结合数据交换体系，全面完善教师个人数据质量，形成个人生命周期数据一站式展示，并面向教师提供个人数据一表通服务。标准的制定、数据的集成与共享涉及不同部门不同系统，需做好顶层设计和强力统筹。以招生迎新服务系统为切入口构建共享数据中心，虽有利于工作的推进，但统筹的力度较弱，同时应提升对数据的挖掘和分析能力。（3）“一个身份”：高校现有各应用系统，如办公自动化、财务、教务、科研系统等，由于建设部门和厂商不同，普遍使用各自的身份认证体系，随着各类系统和用户数量越来越多，管理混乱、安全性差等问题日益暴露和显现。智慧校园相关建设项目——统一身份平台。提供对用户身份的全生命周期统一管理。实现基于智慧校园平台基础上的各类业务系统的单点登录、用户身份识别和访问控制，以及登录访问与身份管理操作的安全审计。根据不同维度分别对教职工、学生及其他用户等全生命周期管理，形成安全接入的管理规范，有效提升学校应用接入的效率与安全性。在实现用户身份全生命周期统一管理的基础上，科学运用采集与分析技术，对用户行为偏好进行分析，开展个性化信息和服务推送。（4）“一张卡”：高校现有校园一卡通缺乏统一规划和管理，系统老旧，功能单一，集成度不高，缺乏对无卡交易或者各类网上交易的支撑，部分业务过度依赖人工办理，智能化程度不高。智慧校园相关建设项目——一卡通系统。包括一卡通基础平台升级与拓展、前端设备、迎新离校服务、自助打印服务、手机客户端、系统集成与对接等。解决在校师生携带多张卡的情况，集水卡、门禁卡、校园卡等于一张卡。整合支付钱包，真正实现一卡通在校园内的无障碍消费。整合和开发师生自助打印终端，师生可通过校园卡、身份证、手工输入账号密码等方式登录自助服务系统，实现成绩单、在学证明、学历证明、在职证明、收入证明、参保证明等证明文件自助打印；基于一卡通和手机开发迎新、注册、离校服务系统，建成包含信息、网上注册、网上缴费、办理绿色通道、领校园卡、拍照、购买物品、注册、离校业务办理等功能的学生业务办理和信息展示中心。进一步整合车辆通行（含缴费）、楼宇门禁、医疗证、考勤、校友服务等功能，探索建立手机校园一卡通系统，提升金融和支付功能，真正实现校内一卡通行。（5）“一个门户”：高校现有门户系统各自为政，未能进行科学规划和平台整合，未有统一的面向公众和师生的门户信息和服务平台。智慧校园相关建设项目——移动平台建设项目。结合成熟的校园社交化协作平台架构进行定制化开发，搭建学校私有化的校园移动互联平台；建立扁平化的，无边界的，具备移动端、PC端、WEB端的快速沟通协作平台，全面提高内部工作协同效率。同时提供轻应用集成统一管理平台，实现对轻应用的、审核与管理，并可根据用户组织架构进行授权使用。现有项目只设计了对查询、自助打印等“轻应用”的、审核与管理，对应用系统集成的广度和深度还不够，也未能实现业务流程的优化和整合。建议在全面梳理和优化学校各部门办事流程的基础上，全面推进网上办事大厅建设。同时，推出面向公众和师生不同用户的个人主页门户，订阅推送个性化的信息和服务（含PC端），实现多功能应用的一“门”式访问。

五、智慧校园建设条件下的高校档案信息资源管理策略

高校智慧校园建设过程中，将档案信息资源有关标准和要求纳入项目全过程，实现数字化档案信息资源实现时时在线归档，同时运用大数据挖掘技术开展数字化档案信息资源的编研和开发利用，提高数据资源利用效率，为学校的战略规划制定提供决策的科学依据。将档案信息化纳入智慧校园建设：目前很多高校都开始实施智慧校园建设计划，但是由于高校对智慧校园计划理解不到位，导致虽然许多高在校智慧校园建设的初期投入大量资金购买各种应用软件、系统、铺设网络，但是缺少了对已有或者即将获得档案信息资源进行统一的分类管理，降低了多个信息系统间的协同性，引发了不同业务部门间的矛盾性和工作量，造成资源浪费。因此，要加强顶层设计，将档案管理、档案信息化纳入智慧校园项目建设的全过程、全流程，统一管理，使大数据技术和档案开发利用工作相结合，增加档案信息资源数据的真实性与实用性。此外还要完善信息保障系统，保证高校档案信息资源的有效性和安全性。深度参与智慧校园建设有关标准的制定：数据是档案信息资源的核心，数据的集成与共享涉及不同部门不同系统，需做好顶层设计和强力统筹。高校档案部门要以共享数据平台为核心和抓手，通过数据交换平台，实现学校各部门不同系统的数据集成和有效共享。要加强标准建设，深入参与有关标准的制定，包括数据标准与规范制订、数据标准管理、全校共享数据库、数据交换平台、数据接口服务、表格填报系统、数据采集系统等。在系统设计和实施过程中，将档案标准融入系统建设标准中，为后期系统对接和归档利用奠定基础。加强数字化档案信息资源的收集归档力度：传统学校的信息和数据处理模式是采用统一的网络平台建设，不同的应用的数据分别建立不同的业务平台。目前针对与这一现状，加以改善这种管理体系的智慧网络系统逐渐被广泛应用，使传统的网络系统突破了原有的瓶颈，硬件也得到了极大的提升。要加大系统集成力度，要以数据中心和办公自动化系统为抓手，开展档案系统与各应用系统的对接，实现系统数据实时在线归档，如开展档案系统与OA系统的对接等。加强数字化档案信息资源编研和开发利用：数据集成首先要明确哪些数据应包括在传输，归档范围内，以区分基本数据和专有数据，以确保数据准确性和一致性，促进高校档案信息资源管理的智能化、信息化。数字化档案信息资源管理的最终的目的是为了开发利用、服务师生。高校档案管理部门要充分利用大数据挖掘技术，开展档案信息资源的编研和利用。

六、结语

在大数据时代下，高校智慧校园建设为高校档案信息资源管理的内涵、方法、手段提供了新的契机，高校档案信息资源的丰富程度大幅提升，信息资源管理和利用效率也大幅提升。高校需要进一步加强顶层设计、推进系统系统集成、应用融合和信息整合，推动学校事业不断发展。

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智慧档案管理范文篇9

关键词：档案法；智慧；档案馆；信息化；高校

2008年，IBM公司提出了“智慧地球”的概念，2010年“智慧城市”的理念应运而生，在我国各行各业掀起了一阵新风潮。互联网、大数据、云计算等新兴技术为档案事业的发展带来了机遇和挑战，人们对智慧化、便捷化的档案信息资源服务的需求更加迫切。高校档案是一个学校教学、科研、管理全过程的原始记录,建设智慧档案馆也是高校适应信息化、数据化时展的必然要求。2020年6月20日最新修订通过了《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》），其中关于档案信息化、档案安全管理、“单套制”等规定对高校智慧档案馆建设有着重要的指导意义。《档案法》的修订适应了时代的发展，也为智慧档案馆的建设提出了法律规范和建设目标，不仅明确了这项工作的紧迫性和重要性，更有助于进一步发挥智慧档案馆在建设智慧校园、服务高校教学科研工作中的支撑作用。

一、高校智慧档案馆的概念与特征

1.智慧档案馆的概念。目前，智慧档案馆这个概念在档案界并未形成统一认识，从技术、信息链、信息化等不同角度都有对此概念的解读。笔者认为，智慧档案馆是综合档案数据、信息、情报、知识来解决档案收集、管理、保存、利用等问题的智慧化系统和平台[1]。依托互联网、大数据、云计算等新兴技术，深入挖掘馆藏档案资源，向用户提供更智慧化、便捷化的服务，是智慧档案馆建设的重要目标。2.高校智慧档案馆的特点。高校智慧档案馆是智慧校园建设的重要组成部分，以档案馆的资源优势为基础，依托现代信息技术的优势，对档案馆进行智慧化的建设，以期更好地服务高校教学、科研和管理工作。高校智慧档案馆有下几个显著特点。（1）信息资源共享程度加深。高校档案馆主要服务于师生校友和学校各项事业发展，同时也承担着一定的服务社会功能。智慧档案馆中的档案资源有广泛的覆盖面、更优化的结构、丰富的内容和多样的形式。其中的智能控制、组织和管理模块是各个系统应用的综合集成，可以实现有效的档案信息资源、跨数据库网络通信、跨部门信息共享、跨馆服务与管理。档案馆成为高校的一个重要文化教育基地，也是宣传学校校史校情、师生风貌的重要窗口，承担着服务师生校友、服务学校各项工作、服务社会的重要职能，扩展了档案馆服务对象的范围。（2）现代信息技术的高效应用。依托当下先进的物联网、大数据、云计算等技术，智慧档案馆将建立起集档案的收集、鉴定、整理、保管、利用、销毁、统计、编研于一体的智慧化、一体化、综合化档案管理体系，集成RFID（无线射程识别）设备、智能库房设备、硬件存储设备、智慧引导设备、自主服务设备等，软件硬件一体化配套，建设一个网络化、物联化、智能化的智慧档案馆。但是仅在技术层面的革新对于智慧档案馆的建设来说是远远不够的，真正的智慧档案馆应该是充分运用各类技术手段，对档案资源管理与开发、档案馆运行等各类信息进行感知、挖掘，经综合分析和提炼萃取形成智慧信息，并将其应用于决策、管理和服务[2]。（3）提供更加智慧化的服务。档案馆想要为用户提供更及时、准确、高效的服务，就必须针对不同用户的信息需求制定不同的服务方案。智慧档案馆对传统档案服务进行了颠覆和创新，把师生校友等服务对象看作网络虚拟人，根据不同虚拟人的需求，挖掘档案信息资源，为师生提供及时、准确、全面的个性化服务。

二、当前高校智慧档案馆建设现状

高校智慧档案馆服务于高校教学、科研、管理等各项工作，可以大大提升档案资源在高校建设中发挥的支撑保障作用，也可以提高档案馆自身在学校各部门中的存在感。但是，目前大多高校对于智慧档案馆建设还在进行阶段性探索，需要大量的理论基础和深入实践，高校智慧档案馆建设仍有一段很长的路要走。现阶段主要有以下四个方面的表现。1.学校对智慧档案馆建设投入资金不足，无法满足基础设施建设和硬件购置要求。大多高校对档案馆的定位仅仅停留在为学校提供支撑保障作用，对档案工作重视不够，从而不愿意给予智慧档案馆建设足够的资金支持。而智慧档案馆需要大量的基础设施和硬件设备，如建设现代物联网档案库房就是一笔巨大的资金投入。智慧档案库房建设包括RFID标签、智能密集架、智能门禁、智能温湿度控制器等设施建设。其中不仅智能密集架、库房门禁等这些一次性投入价格不菲，大量的RFID标签在投入使用后还需不断追加，大约10年就必须更新一次，大多学校面对这些资金投入都会望而却步。2.档案工作人员专业性不够，复合型档案人才队伍建设滞后。2020年修订的《档案法》指出：“国家加强档案工作人才培养和队伍建设，提高档案工作人员业务素质。档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具备相应的专业知识与技能。”目前，我国高校档案馆员工学历层次较低，专业性不强，计算机技术及应用和档案学专业的复合型档案管理人才缺乏。由于智慧档案馆建设需要用到一些新技术、新方法，当前创新管理工作需要专门的技术人员负责。高校档案馆档案人才队伍既要掌握各项计算机技术，又要对档案学有深刻的理解，既能对档案馆智慧化建设做规划促落实，又能提出需求，这才是新时代能够适应智慧档案馆建设的高校档案工作者。3.未能彻底突破传统工作模式的桎梏，“智慧”概念尚未为人全盘接受。在信息化浪潮席卷全球的今天，大多高校档案馆依然保留着以手工为主的传统档案工作模式，“重藏轻用”现象普遍存在，很多高校档案馆仍未意识到数字化浪潮的到来和数字化环境对档案工作的影响。高校中各个处室的管理系统都不同，且没有进行接口连接，各个数据库并未进行资源整合，只是“各自为政”，“信息孤岛”现象在高校中普遍存在，档案馆也是其中之一。这不仅影响着智慧档案馆的建设，而且对深度挖掘档案信息资源、“单套制”的推行、档案信息的进一步开发和利用都造成了不利的影响。4.高校档案信息资源挖掘利用程度不够，无法充分发挥其作用。由于大多高校档案工作者本身知识水平和专业程度有限，无法充分掌握智慧档案馆建设中需要用到的大量的技术语言和检索语言，导致了信息资源挖掘不深入，档案的价值难以充分体现。加强技术力量的投入，对半结构化和非结构化数据进行挖掘分析，发现繁杂数据背后蕴藏的信息资源，有助于充分了解馆藏档案资源，实现档案信息服务的个性化、主动化、精准化。

三、新《档案法》对高校智慧档案馆建设的指导意义

2020年新修订的《档案法》，对档案保护、档案安全管理、档案信息化建设等提出了具体的要求和任务，这为高校智慧档案馆的建设提供了有力的法律保障和制度支撑。1.加大对智慧档案馆建设的投入，保障足够的资金支持。新修订的《档案法》中第三条明确指出：“各级人民政府应当加强档案工作，把档案事业纳入国民经济和社会发展规划，将档案事业发展经费列入政府预算，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。”此条规定肯定了档案工作在整个国民经济和社会发展中的重要性，也保障了档案部门的经费支持。在高校建设智慧档案馆需要充足资金的投入和一段时间内的持续补充，《档案法》的修订为经费投入提供了法律依据，学校应贯彻落实法律的这项规定，给予智慧档案馆建设充足的支持和保障。2.加大对安全管理的重视力度，确保电子档案的“四性”。在传统高校档案工作中，“重收集、轻管理”这一陈旧观念导致了高校档案馆的保密意识较弱，对信息安全不够重视，档案信息损坏、丢失或造成机密信息泄露是档案馆重要风险点之一。新《档案法》中明确指出：“电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性。”虽然电子档案与纸质档案都具有原始记录性，但电子档案依赖计算机系统，在信息流转过程中是可以被复制、被篡改且不留痕迹的，这种可复制性、易删改性使得电子档案的完整性和真实性难以得到保障。保障电子文件凭证性及凭证价值的关键就在于，确保电子文件信息内容的完整性、电子文件形成过程的可靠性和电子文件信息内容及载体的安全可靠性[3]。3.全面推进高校档案信息化工作，实现“存量数字化、增量电子化”。智慧档案馆建设的基础是档案数字化。新《档案法》第三十八条明确提出：“国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化。”档案的数字化扫描是把各种载体的档案转化为数字化档案信息资源的过程，并完成电子目录索引，不仅可以丰富高校档案数据库，也可以快速高效地为师生提供档案服务，提高档案利用率，实现资源共享，这是智慧档案馆建设的基础。以数据为中心的管理模式为档案领域的可持续发展提供关键支撑，通过数据共享服务模式向其他档案机构和公众提供档案数据，拓宽管理对象，提升档案治理能力，完善档案治理体系[4]。同时，智慧档案馆也是档案信息化建设的必由之路，新修订的《档案法》关于档案安全的论述、第四章“档案的利用与公布”和第五章“档案信息化建设”都向我们指明了信息化的建设目标，也从不同方面提出了具体要求，为智慧档案馆建设指明了方向。4.加大高校档案资源开发力度，弘扬社会主义核心价值观。新修订的《档案法》规定：“加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料，在不同范围内发行……国家鼓励档案馆开发利用馆藏档案，通过开展专题展览、公益讲座、媒体宣传等活动，进行爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育，传承发展中华优秀传统文化，继承革命文化，发展社会主义先进文化，增强文化自信，弘扬社会主义核心价值观。”以此为契机，高校档案馆应统筹馆藏资源，积极鼓励社会各方参与，围绕今年国家关注的大事要事，如迎接中国共产党第二十次全国代表大会召开等重要活动、重要时间节点，以智慧化的方式宣传档案成果。例如，通过打造实物档案3D电子化陈列展览、新媒体传播、电子化编研出版、线上讲座等方式，开发高校档案信息资源，挖掘红色档案资源，传承红色基因，充分发挥档案在师生理想信念和文化教育中的重要作用。新修订《档案法》的实施为高校智慧档案馆建设提供了有力的法律支持和行动指南，同时也对高校档案馆基础设施建设、智能化服务体系、信息化发展起了重要推动作用。各高校应贯彻落实新修订的《档案法》，加大智慧档案馆建设投入，使智慧档案馆成为高校智慧校园建设的重要组成部分，确保新修订《档案法》的各项要求得以充分贯彻落实。希望在法律保障和实践探索都继续发展的将来，高校智慧档案馆的建设可以稳步向前推进，为师生校友提供更便捷智能的服务，充分发挥出档案的价值。

参考文献

[1]杨智勇,周枫.试析智慧档案馆的兴起与未来发展[J].档案学通讯,2015（4）:45-50.

[2]杨来青,徐明君,邹杰.档案馆未来发展的新前景:智慧档案馆[J].中国档案，2013（2）:68-70.

[3]黄世喆,李春阳,梁远亮,贺长珍.面向知识共享的企业文件与档案管理的路径设计[M].北京:中国文史出版社，2020:49.

智慧档案管理范文篇10

关键词：智慧城市；城建档案信息化；建设

一、智慧城市建设现状

智慧城市就是运用信息和通信技术手段感测、分析、整合城市运行核心系统的各项关键信息，从而对包括民生、环保、公共安全、城市服务、工商业活动在内的各种需求做出智能响应。其实质是利用先进的信息技术，实现城市智慧式管理和运行，进而为城市中的人创造更美好的生活，促进城市的和谐和可持续发展。随着经济社会的发展，城市人口不断挑战历史新高，城市规模持续加速增长。全人类现已有一半的人口生活在城市，全球城市化程度仍将显著上升，到2050年达到70%。随着城市的数量和城市人口的不断增多，城市被赋予了前所未有的经济、政治和技术的权力，城市已不可避免地成为世界舞台的中心。在过去，城市的管理者没有办法预测和影响城市的运行和发展，更无法影响和适应城市日益加快的数字化进程。而随着科技的进步，数字化进程使管理者能更好地运用新科技来管理城市。随着城市核心系统的数字化和通信的发展，新获得的信息通过智能化手段得到应用，并且为管理者的决策制定提供依据。近年来，我国加快数字城市建设，据《中国智慧城市建设行业发展趋势与投资决策支持报告》显示，我国新建地级市数字城市100多个，地级市数字城市建设累计超过300个，其中150多个数字城市已经建成并在60多个领域得到应用。新启动100多个数字县域建设和3个智慧城市建设试点。2012年国家测绘地理信息局将“构建数字城市”的目标调整为“构建智慧城市”。我国很多城市把智慧城市建设纳入了“十二五”规划，四川绵阳市也于2013年列入智慧城市试点第二批城市。市委市政府对此高度重视，积极推进智慧城市建设工作，先后与东华、九洲、长虹等企业就智慧城市的建设签订了战略协议。智慧城市的建设大体上可分为三个阶段：智慧基础设施建设阶段，包括物联网建设、云计算中心建设等等，实现数字化；融合的智慧城市建设阶段，将来源于不同领域的城市基础服务信息实现基础性的互联和互动挖掘，籍以形成泛在的城市服务；智慧城市的内生发展阶段，实现更透彻的感知、更广泛便捷的互联互通、更深入的智慧化表现。四川绵阳市于2015年推出了建设智慧城市的工作安排，共分为五个方面：完善公共基础数据库，深化信息资源共享；增强便民利民功能，提升服务满意度；深化民生项目建设，提升公共服务水平；强化信息惠民应用示范，促进产业经济发展，其工作的总体内容还处于智慧基础设施建设阶段，而绵阳城建档案馆的智慧城建档案项目便是该阶段的基础数据库完善内容之一。

二、城建档案信息化建设现状

城市建设档案信息化建设是一个城市发展和建设的基础，也是城市现代化建设的重要前提。在计算机网络作为科技支撑的时代背景下，我国的城建档案信息化已经成为当前城建工作的主要目标。然而档案部门的工作历来不太受重视，因此城建档案的信息化工作开展较为滞后。但由于地区、城市发展程度以及规模的差异，城建档案的信息化工作也呈现出区域性和内容上的差别。

(一)档案数字化方面

目前，有相当一批城建档案馆已经开展了纸质档案数字化工作。南京、上海等市城建档案馆的档案信息数字化工作已卓有成效。就全国来说，档案数字化工作仍处于攻坚克难阶段，档案数字化的进展不同，大致可分为两类，一是已全部完成了馆藏档案数字化；二是仅完成了馆藏重要档案、利用率高的档案的数字化。

(二)信息数据库建设方面

从城建档案专题数据库建设情况看，绝大多数城建档案馆基本上建立了竣工工程档案数据库，而其他诸如：地下综合管线信息数据库、城市基础地理信息数据库、城市规划成果数据库等，仅少数城市的城建档案馆开展了相关建设。

(三)观念意识方面

长期以来，城建档案界对信息化建设的作用、地位认识不足，认为搞不搞信息化对城建档案事业影响不大，即便是有些地方开始了信息化方面的建设，也是为了建设而建设，并没有立足长远，统筹规划，将档案信息化与档案数字化划等号，而忽略了对城建档案资源的综合利用。

三、四川省绵阳市城市建设档案馆的智慧城建档案信息化探索

四川省绵阳市城市建设档案馆成立于1989年，1995年就开始了利用计算机的快速检索功能来实现档案的查找、调阅工作，1999年12月10日该馆与中国空气动力中心自动化站合作研发的“兰苑城建档案管理系统”正式上线运行，此后该系统经历前前后后近百次的修改，2008年已基本实现了数字化档案的调阅和绘图打印功能。该馆的信息化建设已走过20余载，且馆藏系统的数字化工作自2008年启动至今，基本实现了馆藏档案的数字化工作。借此次智慧城市建设的东风，该馆还获得了省厅的智慧城建档案专项建设资金。四川省绵阳市城市建设档案馆拟采用IaaS(InfrastructureasaService)服务模式，建设城建档案私有云，为系统内相关科室、各企事业单位以及个人，提供高效、便捷的服务。

（一）城建档案云

云技术（Cloudtechnology）是基于云计算商业模式应用的网络技术、信息技术、整合技术、管理平台技术、应用技术等的总称，可以组成资源池，按需所用，灵活便利。该馆的信息化建设将按照以云基础设施为核心构架、云平台为内部构架、软件为外部构架的多层次服务网络的标准进行建设。四川绵阳市城建档案馆拟采用VMwar的vSphere云设备软件或者惠普的超融合基础架构，在充分利用和保护已有投资的前提下，构建安全、可靠的城建档案私有云，该云未来可扩展至对所辖区、县级城建档案数据的集中储存和数据利用。

（二）公众服务

建设城建档案门户网站和微信公众号，架起一座城建档案馆与公众交互的沟通桥梁，实现档案预约查询、档案征集等工作。建设城建档案在线报建平台，为企业提供一个安全、可靠的业务平台，该平台既可方便所有者单位实现电子资料的报送还可为报送者提供报送资料的检索和使用。此外，在满足国家政策要求和档案安全管理保密的前提下，还可以将城建档案数据与质量监督、施工图审查等业务系统连接起来，使城建档案资源的利用扩大到建设局建管科、质监站、设计科等相关业务单位，从而形成更大应用范围的服务平台。

（三）城市管理与维护