企业物资管理采购风险管理路径

摘要：物资是维系企业生产经营稳定有序进行的基础保障，企业通过有计划、有组织的对生产经营所需物资的采购管理，可以有效降低成本，增强竞争力，实现价值增值。采购管理作为物资管理的重要组织部分，处在物资管理链条的核心位置上。采购管理在运作过程中会经常受到各种不确定、不可预见因素的影响，并形成风险，如果防范不及时、不到位，会给企业造成严重的威胁。因此，采购风险管理问题，一直都是企业物资管理的重中之重。文章概述了物资采购及其风险管理的内涵，分析了风险的类型，探讨了加强采购风险管理的路径。

关键词：物资采购；风险管理；风险类型；管理路径

一、企业物资采购及其风险管理概述

企业物资采购，即企业为了满足生产经营需要、在一定的市场条件下、通过从供应商那里获取物资实体或服务来作为生产经营资源、借以保障生产经营可以正常有序开展下去的业务活动。就企业物资采购过程的具体表现来看，其实就是将生产经营所需资源的物质实体或服务从供应商那里转移到自己这里的过程。企业物资采购过程既兼具商流过程的性质又兼具物流过程的性质，其商流过程指的是物资采购过程是通过商品交易、等价交换来实现将物资实体或服务从供应商那里转移到自己这里的过程，其物流过程指的是物资采购过程是通过运输、储存、包装、装卸和流通加工等来实现将物资实体或服务从供应商那里转移到自己这里的过程。一方面，企业通过物资采购获得了生产经营所必需的资源，保证了市场竞争力和盈利能力；另一方面，鉴于市场环境中很多不确定因素和不可预测因素的经常出现，物资采购过程也不可避免要面临一定的威胁，因而无论是出于对采购安全的考虑，还是出于对采购质量的考虑，企业都必须要对物资采购实施专业化的风险管理。所谓物资采购风险管理，即企业以一定的策略措施和方式方法对物资采购中可能会发生的风险进行识别、分析、评估和进行防范、控制、消除的管理活动。总览市场环境物资采购现况可知，企业通过采购风险管理可以实现这样一些功效：一是降低了发生经济损失的可能性；二是提高了采购资金的周转率；三是实现了采购流程的规范化；四是防范了采购工作中的违法违规行为；五是增强了企业的社会声誉。

二、企业物资采购常见风险类型分析

尽管企业通过一定的策略措施和方式方法可以对物资采购风险进行预测、防范、化解，甚至让有些风险消弭，但是总有一些风险会以意想不到的方式出现在企业管理层的面前，因此，制定应急预案，以便做好对发生风险的妥善处置也是非常有必要的。在市场环境中，导致企业物资采购风险生成的因由是复杂的、多方面的，概括起来可以将其分为外因风险和内因风险两个大的类型。其中，外因风险包括意外风险、价格风险、质量风险、技术风险、欺诈风险、供应商风险、招标风险，内因风险包括计划风险、合同风险、验收风险、存量风险、责任风险、财务风险、管理风险等不同的类型。1.外因风险类型简析第一，意外风险。指的是，企业在物资采购过程中，由于受到来自自然环境发生变化、或者是来自宏观经济政策调整、或者是来自市场价格出现变动等因素所造成的风险。对企业物资采购管理来讲，意外风险具有不可抗拒性。第二，价格风险。包括两个方面，一个方面是，由于供应商操纵投标环境（比如围标、串标等）致使物资价格被人为恶意抬高而给企业造成的采购风险；另一个方面是，企业管理层对物资市场价格预估不足，批量采购后出现了采购物资市场价格下跌而导致的风险。第三，质量风险。也包括两个方面，一是由于供应商提供的物资资料没能达到企业生产经营所需的质量标准而导致企业生产经营的产品无法满足客户要求造成的经济损失；二是由于企业自身原因对采购原材料质量把关不严而导致的生产经营产品质量不达标而造成的经济损失。第四，技术风险。指的是，由于社会技术进步而导致的企业已有物质资料的长期积压或贬值而造成的经济损失。第五，欺诈风险。指的是，不法分子以欺诈作为手段通过伪造、变造公司印章、证照、文件、材料和虚构身份等骗取企业信任给企业造成的经济损失。第六，供应商风险。指的是，由于供应商资质不足、产能不足或者是与企业对接的供应商过于单一等导致的企业所采购的实际物质资料与计划中预期的物资资料存在较大差异而给企业生产经营带来了负面影响并进而危害到企业生产经营正常进行的风险。第七，招标风险。在企业物资采购风险管理中，招标风险不仅最为常见，且对它进行有效管理的难度系数也最高。给企业带来招标风险的因由主要来自招标流程和招标监督管理制度两个方面。首先，在招标流程方面表现为，由企业招标信息公示流程不合理、不透明所导致的参与招投标的供应商因无法得到对称信息而为企业带来的采购管理风险；其次，在招标监督管理制度方面表现为，因企业招标监督管理制度的不健全、不完善、不详尽所导致的职能部门有可能会滥用职权而为企业带来的采购管理风险。2.内因风险类型简析第一，计划风险。导致企业物资采购计划风险的因由来自两个方面，一是企业自身物资采购计划因存在技术上的欠缺而导致的实际采购物资资料与计划目标之间发生了偏离；二是因市场供需发生变动而导致的企业物资采购计划准确性的下降。第二，合同风险。导致企业物资采购合同风险的因由也来自两个方面，一是因对合同内容界定不明确、对合同条款表述不清晰、对违约责任约束不确定、对需要鉴证、公证合同要求不严格等导致的风险；二是因供应商出具虚假信息、许以虚假优惠、贿赂有关人员套取采购标底、提供商品与合同约定不符等合同行为不正当导致的风险。第三，验收风险。指的是，企业采购来的物质资料在验收环节出现了数量上缺斤少两、质量上以次充好、规格品种上与约定不符、价格上发生变形等而带来的风险。第四，存量风险。物资采购存量风险有三种表现形式，一是因物资采购量不足发生缺货而导致的生产经营中断风险；二是因物资采购量过大造成积压而导致的资金沉淀、现金流量下降、仓储损耗等风险；三是因对市场行情判断失误盲目进货而带来的价格风险。第五，责任风险。责任风险也称之为“人为风险”，主要指的是因工作人员责任心不强、玩忽职守、不作为、乱作为等导致的企业物资采购管理风险的发生。第六，财务风险。财务风险是企业物资采购风险管理中一种普遍存在的风险，集中反映在资金风险、核算风险、票据流转风险等方面。首先，在资金风险方面，比如企业在付出预购定金后因供应商出现问题而导致的货款无法收回或采购物资无法到位风险；其次，在核算风险方面，比如因企业财务核算账面与实际采购物品之间不一致而带来的风险；第三，在票据流转方面，比如因物资采购票据在取送、盖章等过程中发生缺失而造成的风险；此外，企业物资采购财务交易记录管理不规范、不妥善等也容易造成财务风险的生成。第七，管理风险。导致企业物资采购管理风险的因由是多元化、多维度的，有来自领导层的，也有来自基层的，有来自职能部门的，也有来自业务部门的，有来自采购和物流方面的，也有来自仓储保管和生产经营方面的，但是总的说来，都可以将其归结为是来自思想意识方面的。

三、加强企业物资采购风险管理的路径

如上文所述，在物资采购过程中，总会有各种各样或明或暗的风险纠缠左右，对企业正常有序的生产经营构成威胁和侵害，情况严重的甚至还会造成企业经济上的巨大损失。这其中有客观因素，有市场因素，也有工作人员主观因素的作祟。但无论是哪一种风险因素构成的威胁和侵害，只要企业做到了在思想上重视，制定科学的防范策略措施，在行动上严实，采取符合企业生产经营特点的防范方式方法，那么企业就能够做到曲突徙薪，桑土绸缪，通过自身的努力将物资采购风险消灭于襁褓之中，消灭于萌芽之初，消灭于未然状态。第一，健全物资采购组织管理机构。物资采购是企业经济管理的重要组成部分，是企业生产经营的基础保障，建立健全物资采购组织管理机构的作用在于，一是可以对物资采购的项目立项、采购方案、招标方案等事项进行审定，确定采购目录，固定采购方式；二是可以对采购过程、物流行程、货款给付、核算审核、入库验收、合同手续等事项进行监督，堵塞跑冒滴漏，保障采购质量；三是可以对采购计划、采购价格、采购预算等事项进行审查，减少人为因素对采购招标的影响，确保采购招标的公平、公正，有效防治围标、串标等不良行为的发生。第二，严格规范认真履行采购申请制度。采购申请是物资采购企业内部发放到采购部门的用以订购项目或服务的书面请求，由于采购申请会引发采购过程中的连锁反应，因此必须建立制度对采购申请严格规范并责令认真履行。一是要依据购买物资或服务的类型来确定采购申请的归口部门，由归口部门对其授予相应的请购权；二是要明确请购程序及请购申请归口部门的职责与权限，请购手续必须要依据预算的进度进行办理；三是请购部门除了需要按照预算进度办理请购手续外，还需要在采购申请中对市场变化因素进行充分考虑；四是对预算外采购和超预算采购，要先行调整预算程序，然后再由具备审批权限的部门审批后方可办理请购手续。第三，设立供应商评估和准入制度。通过建立供应商评估和准入制度，企业可以实现物资采购中对供应商的科学选择、评定和考核，进而从中找出最适合与自己合作的供应商伙伴，保证采购质量和效率，提高采购的安全性和可靠性。一是要严格审查供应商商业资质、商业信誉等的真实性和合法性，先整理出一份优质供应商清单，然后再从中确定可以合作的供应商；二是要与供应商签订保证协议，协议的内容如时间保证、质量保证、数量保证、物流保障等，协议的签订既要能够对供应商形成有效约束，又要建立在公平、公正的原则基础之上。第四，理性确定物资采购价格。物资采购价格事关企业的生产成本和经营利润，是各方关注的焦点，必须慎之又慎的对待它。一是可以通过多元化的采购方式找出最优价格，比如协议采购、招标采购、询价采购、动态竞价采购等；二是要重点关注大宗物资、重要物资、通用物资等的成本构成与市场价格的变动趋势，并根据变动趋势对预算采购价格做出及时调整；三是对价格稳定、计划性强、标准化程度高的物资，可以通过谈判、竞标等方式签订采购框架协议，让货源保持在充足状态；四是对专业技术性强、社会影响重大、涉及法律关系的物资，要邀请技术、法律、财务等社会专业人士参与物资采购价格的研究与确定工作。第五，构建全过程的物资采购合同管理体系。物资采购合同是一柄双刃剑，运用得当能为保证采购质量提供保障，运用不当则也能带来采购风险隐患。为了保证采购质量，消除采购隐患，企业需要构建全过程的合同管理体系。重点在两个环节上，一是严格合同管理制度，通过制度的强制力明确横向各部门间的合同管理职责和纵向各层级间的合同审核重点，确保各部门和各层级之间合同管理职责的清晰和审核重点的突出，减少管理交叉，防止管理遗漏；二是严格合同管理流程，采取串行审批和并行审批并用的管理方式，在串行审批方面，要严格遵循先承办部门-再审查部门-再企业领导的审批流程，上一个环节结束后下一个环节才能开始，在并行审批方面，只有在所有审查部门都同意合同签署的情况下，才能将合同报呈给企业负责领导进行最后审批，如果有某个审查部门对合同签署持有修改意见，则需要将合同退给承办部门待修改完善后再重新提交审批。第六，适时更新供应商管理系统。供应商管理系统是企业物资采购风险管理系统的一个重要组成部分，是以供应商信息管理为核心、以采购流程标准化为基准、以先进的管理思想为指导而构建起来的，企业通过供应商管理系统可以实现对供应商基本信息、组织信息、联系信息、法律信息、财务信息、资质信息、商誉信息和综合实力信息等全面考察。鉴于市场环境的动态性变化，所以企业还需对供应商管理系统进行适时更新。一是要适时更新供应商的供货能力、交易记录、商业信誉等信息；二是要适时更新对供应商的考核评价信息，防止因供应商中途出现变故而给企业造成采购风险。第七，成立专门的供应商管理部门。不同的供应商其生产规模、生产能力、质量标准保障、物流运输能力等各不相同，而且不同的供应商其商业信用、社会信誉、资金实力、供给实力等也各不相同，面对物资采购市场上鱼龙混杂、良莠俱在的复杂环境，企业只有成立专门的供应商管理部门，才能保证物资采购质量和采购效率。一是要建立物资采购供应商库，将供应商划分出不同等级，实施分类管理；二是要建立供应商信息交互平台，对物资使用单位反馈的信息（比如质量改进意识、售后服务态度、问题处理时效等）要重点考察，综合评判。有了供应商管理部门，企业就有了为下一次物资采购在选择供应商时提供可以比较和借鉴的依据了。第八，重点把控验收和付款关口。验收和付款是整体物资采购管理体系中最为敏感的两个环节，也是最容易发生采购风险的两个环节，是管理工作的重心所在。一是物资验收部门要以采购合同、质检证明、原始单据、票据等为依据，认真核对采购物资数量、质量、规格、型号等与签订合同内容的一致性，防止鱼目混珠，以次充好；二是对于技术性、专业性强的物资和新、特物资，要请专业机构进行专业测试并出具合格证后方可入库；三是财务付款时要对采购票据的真实性、合法性、有效性等进行严格认真的审查，防止因人为因素导致的徇私舞弊贪赃枉法等欺诈、欺骗风险的发生；四是要对付款过程进行跟踪管理，一旦发现异常，要立即终止付款，并同时请求银行、公安等部门配合第一时间追回款项。

四、结语

物资采购风险管理，关系着生产经营的有序进行问题，是企业领导和员工关注的焦点，在物资管理采购风险管理中，除了要做好上述八个方面的工作外，建立风险管理预警机制也是必不可少的，对企业提高风险管理能力具有促进作用。信息通信技术、移动互联网技术、大数据技术等先进技术的普及应用，为企业建立物资采购风险管理预警机制创造了有利条件，奠定了技术基础。

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作者：李培华 长江大学 单位：中国平煤神马集团物资供应分公司