企业物资供应效率与整合管理研究

摘要:为了提高企业物资供应效率，本文基于已建物资管理电子化业务模块，提出整体信息化整合解决方案，达到优化业务流程、加速信息传递、降低过高库存，促进物资周转的效果。

关键词:企业；物资供应；信息；ERP；合同管理

在物流行业高速发展的时代，现代物流行业不断进行业务外延及内涵管理提升。对企业如何提高物资供应效率提出了更高的要求。文中以如何通过信息化整合，来消除企业物资供应效率的短板，如优化业务流程、加速信息传递、降低过高库存，促进物资周转等，提出整体解决方案。

一、企业物资采购的管理模式及现状

企业所从事的是石油炼制加工及下游产品一体化生产，技术集中、连续化生产、安全要求高是其主要特点。所需供应的物资通用性不强、技术要求高，而且为了保障连续生产需要储备少量特殊物资。中国石化从上世纪90年代初开始到现在，已经建成并投用了ERP系统、物资采购电子商务平台、易派客平台等多个信息和业务操作系统，初步实现了网上操作和信息共享。然而各平台之间数据不能互通、业务流程跨平台分割造成重复审批、授信繁杂也是客观存在的困难。以某炼厂物资供应队伍配置看：按照石化企业人员配置1人/万吨的原则，该炼厂职工员额应在800～1000人。而物资采购中心现已有员工104人，物资采购从业人员严重超标。需要通过信息化整合，提升物资供应效率，降低用工总数。

二、提高企业物资供应效率的思路

(一)物资采购业务简述。企业物资采购基本业务由以下几个步骤组成。1.需求计划的提报、审批和下达。2.平衡库存形成采购计划。市场分析、技术交流和确认，制订采购方案。3.执行采购方案，采用询比价、招投标等形式，确定定价依据，组织商务谈判确定供货商和供货价格，签订采购合同。4.根据采购合同进行制造进度控制、质量控制、运输和到货验收控制、现场服务和货款支付。5.质量检验和仓储保管，物资发货领用。6.供应商考评，并核销采购合同。对采购仓储各个环节总结考评。(二)构建企业物资域。根据对企业已有物资业务管理系统进行梳理，得出目前物资域的管理边界和架构组成，见图1，通过信息化整合，在此物资域界面内见图2，实现以下业务管理：总体思路一：整合现有信息和操作平台，借鉴采用二维码技术，不断优选完善物资编码，优化平台操作，使之便捷简单好操作。总体思路二：加大业务骨干培训力度，重点是基层设备工程人员和采购中心计划采购人员的专业知识培训，加快公司设备基础资料信息的电子化建设，夯实设备管理基础。

三、管理信息系统集成

在中石化经营管理云平台上开发物资供应相关应用和功能，如图3主要包括：(一)一个集成：物资域界面集成；(二)两种并轨：在ERP中将总部销售和发货业务并轨，企业采购和收货业务并轨；(三)四种协同：需求部门领料与配送协同；生产制造、物资监造和物流运输业务协同；业主方、总包方与施工方需求计划协同；供应商发货与检验业务协同；(四)全程跟踪：物资供应业务全过程跟踪。图3　信息系统集成示意图开发设计物资域界面集成岗位工作台，集成物资供应各系统的业务待办和功能菜单，实现用户可以通过岗位工作台按照业务步骤直接进行跨系统业务操作，提高工作效率和用户体验。物资域界面集成岗位工作台可单独使用，也可以嵌入企业自己的工作台中使用。

四、需求部门领料与配送协同

(一)需求部门领料协同。设计开发物资采购进度跟踪、自动领料提醒等功能，让需求部门能够实时掌握采购进度情况，及时进行领料安排。设计开发自助领料申请、在线领料确认、发货业务集成等功能，对领料业务进行全过程在线管理，加强供需协同，简化业务操作，提高工作效率。1.物资配送协同。设计开发配送计划管理、配送装运管理、配送跟踪管理、配送接收管理等功能，实现物资配送全过程在线协同，让需求部门、采购部门和配送部门能够实时掌握配送进度，及时做好配送和接收安排，保证及时供应。2.用车管理。设计开发车辆信息管理、用车申请管理、车辆调度管理、车辆统计分析等功能，对配送车辆和相应的仓储设备进行规范管理，便于配送部门合理进行车辆调度安排，提高配送车辆和仓储设备的使用效率。(二)业主方与总包方、施工方需求计划协同。总体思路：设计开发需求计划协同组件，实现施工方等外部需求单位能够在线进行需求计划提报、在线进行变更申请、在线进行需求计划审批，规范业务管理，提高需求计划准确率，避免库存积压。将工程材料编码和物资编码的对照关系与需求计划协同组件进行集成，让业主方和总包方尽可能使用相同的物资编码，为后续集中采购和项目数字化移交提供基础。1.需求计划提报管理。设计开发需求计划提报功能，实现施工方等外部需求单位能够在线进行需求计划编制、修改、提交、查询等功能，规范业务管理，提高需求计划准确性。搭建需求计划管理和分类体系，对需求计划提报单位、提报单元、计划类型、业务类型、凭证类型等进行规范管理，满足需求计划管理和分析需要。2.需求计划变更/改代利用。设计开发需求计划变更功能，对需求计划变更进行在线申请和审批，加强变更管控，避免库存积压。设计开发物资改代利用功能，物资供应部门可以根据库存情况进行需求物资改代利用申请，需求部门在线确认，提高库存物资使用率，减少资金占用。3.需求计划审批。设计开发需求计划审批管理功能，将需求计划提报和变更的审批进行在线管理，同时将审批待办推送到岗位工作台，满足移动应用审批要求，提高业务处理效率。对审批策略进行灵活管理，满足不同部门审批要求；支持审批历史和单据流程的节点信息展示，方便用户跟踪和查询。4.物资编码对照及系统集成。将MDM系统的工程材料编码和物资编码对照关系集成到ERP系统和需求计划组件中，统一总包方、施工方和业主方三方物资编码来源，保证数据的一致性和准确性。将需求计划组件与ERP系统集成，打通三方需求计划在线业务协同，确保需求计划联动和ERP系统数据同步。(三)分公司与总部采购和交货业务协同。为提高企业与总部在签订购销合同以及供应商交货过程中的协同效率，将总部销售订单与企业采购订单进行集成，由总部销售订单自动触发生成企业采购订单，同时把总部发货单与企业收货通知单进行直接集成，实现总部发货单自动触发生成企业收货通知单。1.分公司与总部采购业务协同。建立企业采购订单类型与总部销售订单类型之间的一一对应关系，实现企业采购订单与总部销售订单的直接集成，把总部销售订单中的物资、数量、价格等推送到企业，自动生成企业采购订单。同时，对于总部销售订单后续物资、价格等的变动情况自动推送给企业采购岗位。2.分公司与总部交货业务协同。将总部交货单与企业收货通知单进行直接集成，实现总部发货单自动触发生成企业收货通知单。同时，将采购物资到企业后从质检、入库的全过程中重要节点信息，嵌入到总部相关岗位操作中，辅助进行业务处理，及时处理相关问题。(四)物资催交到货与检验业务协同。1.物资催交到货业务协同。设计开发供应商送货提醒、在线交货协同等功能，促进双方及时办理交货业务，保证及时供应；设计开发供应商装车管理、物流跟踪、自动到货登记等功能，对供应商送货全过程进行在线管理，加强业务协同。使用二维码、移动应用和身份识别等技术，简化业务操作，提高工作效率。2.物资入库检验业务协同。设计开发物资检验自动化处理功能，实现自动更新质检目录、自动生成质检通知单、自动进行质检结果处理，提高业务处理自动化水平。设计开发外部检验数据录入接口，实现与第三方检验单位协同。(五)物资计划采购业务跟踪。1.需求资源综合平衡与需求跟踪。通过MRP功能优化实现需求资源综合平衡与需求跟踪，保持需求跟踪关系的稳定性并根据变化自动调整，明确需求与库存对应关系和库存责任主体，支持资源利用相结合。2.可视化与多维度跟踪。以物资域业务模型为基础，按岗位和业务类型对物资域全流程进行多维度跟踪和可视化展示，满足不同企业、不同岗位的业务和管理需要，帮助企业及时发现问题，防范业务风险，保证及时安全供应。

五、结语

综上所述，实施以上项目后，将提高物资供应效率，有效解决了利用云平台整合现有物资供应管理操作系统和管理平台，可以大大提高系统平台的运行速度，有效解决网络拥堵问题，使得操作更加便捷通畅，提高需求计划准确性和及时性，减轻反复核对计划的工作量，明确计划准确率的责任主体。有效提高仓储管理水平，实现需求计划、采购、监制监造、发货、入库质检验收和出库等物资供应全过程跟踪协助管理部门及时发现问题，防范业务风险，保证及时安全供应。

参考文献：

[1]杨维霞.企业的物流成本优化控制探析[J].人力资源管理,2013(07):137-139.

[2]刘立霞.物流企业运输成本优化控制分析[J].物流工程与管理,2014(05):63-64.

[3]金磊.供应链理论在石化企业物资管理中的运用研究[J].现代商业,2019(23):120-121.

作者:孟战平 单位:中石化长岭分公司