医院物资采购管理探讨

[摘要]目的：利用信息化手段对采购管理系统进行优化改造，以规范、优化医院采购流程。方法：将物资采购管理系统与医院多信息平台，如医院信息系统（hospitalinformationsystem，HIS）、医技系统、物资管理系统等进行对接，实现多系统之间的互联互通。结果：通过接口设计，实现了提高采购效率、规范采购流程、降低采购成本的目的，为降低医疗成本提供了支撑。结论：充分利用信息化手段整合医院多个信息系统平台的资源，对优化采购管理流程具有重要意义。

[关键词]采购管理；物资采购；全过程管理；多信息平台；信息化

随着信息化、大数据、人工智能的不断发展，国内各级医院的信息化建设成效斐然，物资采购也实现了信息化。然而很多医院信息化建设周期较长，导致信息系统存在孤岛，物资采购管理系统没有与医院信息系统（hospitalinformationsystem，HIS）、财务系统、医技系统、物资管理系统等互联互通，而是独立于其他系统之外，因此这些系统产生的数据无法集中管理，分散、凌乱，形成一个个互不相关的数字壁垒，管理者无法从中得到对物资耗材最全面的分析。因此，作为医院管理层，应当树立医院采购管理必须全面信息化的新观念，充分整合、利用医院已经建设的多信息平台，积极优化采购管理流程，规范采购流程[1]。

1医院采购管理现状

每个医院都有自己的采购管理流程，据统计大部分医院的采购管理虽然已经逐步实现信息化，但仍存在着不少缺陷。1.1合同、文档等资料的传递仍需手工完成。从部门申请开始到物资采购完成，这一系列工作没有完全信息化，导致信息传递滞后，采购时间和物资领用时间大大延长，不仅消耗大量时间成本和人力成本，而且纸质文档在传递过程中容易损坏、遗失，给采购管理工作带来了极大的不便。同时，管理人员很难掌握最新的产品信息、供应商信息和市场行情。1.2无法实现异地办公。采购工作需要经过许多环节，签字、论证等等，即便医院已经建设了物资采购系统，但都是安装在医院内网，如果领导不在现场则很多工作不能及时进行和完成，大大降低了工作效率[2]。1.3无法全面动态地监控采购管理工作。从使用部门提出物资采购申请、采购计划制定、项目招标到采购完成和最后的部门领用等，整个过程无法全面监控，无法在现有的系统中清晰地展示出来，使得采购工作透明度不高，容易滋生腐败现象。1.4无法对采购人员实行绩效考核。工作人员的绩效考核往往是基于数据进行考量，但由于采购系统没有与医院其他系统连接，对其他系统产生的数据，比如医技科室申请耗材信息，供应商的服务、价格、交货、质量等数据无法充分利用，因此无法制定合理、客观的绩效评估体系。这也成为采购人员工作绩效考核的一大难点。

2物资采购系统与医院多信息平台对接

在当今互联网、计算机、大数据、人工智能等技术快速发展的背景下，医疗行业信息化程度日趋成熟，很多医院尤其是三级甲等综合性医院逐步向无纸化靠拢。在多个信息平台建设完成的基础上，利用信息化手段对采购管理系统进行优化改造，成为医院管理层以及采购部门负责人需要思考的问题，因此，迫切需要建设一个与多个信息平台互联互通的物资采购系统。多信息平台对接的物资管理系统框架如图1所示，改造前后业务流程图如图2所示。通过接口改造，规范采购流程。整个采购过程通过与医院多个系统对接，全面监控采购过程，提高采购工作的透明度，规范采购流程，杜绝贪污腐败思想的滋生。在简化流程的同时，提高了采购效率，为我院临床业务的正常开展提供了保障。2.1与HIS对接。通过医嘱项目、用法联动，对材料进行自动记账。材料记账之后，系统自动扣减当前库房库存，并生成消耗单，实现材料去向跟踪。以手术耗材为例，在手术过程中，直接选择材料进行手术材料记账。可以通过扫描厂商条码和院内码进行手术费用录入。手术费用录入之后，系统自动扣减当前库房库存，并生成高值耗材消耗记录，实现高值耗材的全流程追溯，如图3所示。2.2与物资管理系统对接。国内大部分医院基本上实现了HIS信息化建设。在医用耗材领域，绝大多数医院选择的是通过收费项目实现材料记账，这一层面仅仅实现了基本的收费功能，但医用耗材与临床消耗的联动性，诸如批次、效期、库存、采购等需求始终无法得到满足[3]。因此，通过耗材领用接口，在领用数量、领用时间、领用批次、医嘱执行情况、用法用量等各个业务点，通过成熟的条码技术，实现临床科室对于材料消耗的精细化管理。医院库存的物资进行入库后，导入系统形成入库记录，使用之后生成出库记录，其他未用的材料由供应商当天取走，系统自动产生退货单据，这也是零库存管理的成熟模式[4]。库房入库界面如图4所示。2.3与物资采购申请对接。临床科室通过临床应用系统向采购中心提出物资采购申请；物资采购系统根据对应库房的库存情况，判断是否自动生成请领单，通过短信、即时消息通知采购员，提醒采购。三级甲等综合性医院评审标准以及国家其他规范都已明确要求由医院专门的采购部门对材料进行采购，杜绝医生与供应商的直接联系[5]。采购申请界面如图5所示。2.4与医技系统对接。与实验室信息系统（laboratoryinformationsystem，LIS）、影像归档和通信系统（picturearchivingandco-mmunicationsystems，PACS）对接，通过接口可以采集、查看检验检查数据，实时跟踪试剂、造影剂等耗材的使用情况。同时，通过读取医技系统中的检查量统计耗材使用率，再与库存核对，从而实现对试剂、造影剂等耗材的采购监管，完善采购环节，并为下次采购提供依据。2.5供应商信息系统之间对接。目前，很多物资供货商与医院之间的交互均是以纸质单据交互为主，不但给库管人员带来大量的系统录入工作，而且容易出错。我们可以将供货商与医院之间交互的数据均集成到物流门户中，例如供货商上传资质信息、医院订单配送、配送单医院入库验收、发票开立、付款通知等均集成到门户网站中，管理门户最大限度地使交互数据畅通、及时、透明。

3应用效果

我院临床使用部门通过临床应用系统读取物资采购接口，向采购中心提出申请，避免了因纸质申请单传递不及时造成的采购延迟。采购中心收到采购申请后，先进入库房查看库存，如有库存，申请部门直接申领即可；如无库存，则采购中心进行采购（采购方式有询价、竞争性谈判、公开招标等方式）。在签订合同、付款、入库过程中分别与医院的档案管理系统、财务系统及库房管理对接，实现无纸化，避免传递过程中单据遗失。图6为物资采购系统中的发票管理界面，点击“交财务”可以将发票提交到财务系统。我院通过将物资采购管理与医院其他信息系统平台对接，初步实现了医院信息化采购全过程管理。以手术室器械采购为例，改造后的流程大大提高了医院物资耗材从申请到采购的工作效率（见表1）。

4结语

随着经济体制的转型和市场机制的建立，规范采购流程、提高采购效率是医院进行采购管理改革、提高医院自身生存能力、减轻患者医疗费用负担、避免商业贿赂的必要手段。此外，除了耗材、医疗设备统一采购外，在符合国家管控要求的前提下，也可以将药品采购一并纳入采购部门统一管理，从而精简部门，减少人力成本[6]。随着互联网技术的发展、医疗行业信息化建设的不断完善，我们应该与时俱进，利用信息化手段，高效地改进采购管理工作。

[参考文献]

[1]柳淑婧，冯刚.关于优化医院医用耗材库房管理模式研究[J].医疗卫生装备，2016，37（3）：132-134.

[2]王荣荣，陆艳玲，廖欢心，等.基于“军卫一号”的高值耗材管理与实践[J].医疗卫生装备，2017，38（9）：139-141.

[3]殷相飞，余芳，张和华，等.新形势下医用耗材集中采购与配送模式分析[J].医疗卫生装备，2018，39（2）：84-87.

[4]颜洁环，赵婉文.医疗设备采购全程规范管理的实践探索[J].现代医院管理，2014，12（3）：85-87.

[5]梁俊莉.医疗机构物资采购管理中存在的问题与对策[J].广东医学院学报，2010，28（3）：329-330.

[6]胡娟，鲍旭强.新建公立医院医疗设备采购规范化探索[J].现代医院管理，2015，13（4）：47-49.

作者:戈欣 单位:上海交通大学医学院附属仁济医院保障处采购中心