企业档案信息化管理及利用

摘要：随着信息化水平的不断提升，企业档案管理工作已然从传统的记录保存转入到信息化管理阶段，不仅有效提升了信息调度的便捷程度，而且能够更好地保存档案。在当今社会，信息作为企业内部运营系统最重要的部分，逐渐向自动化和数字化多个领域靠拢，企业档案也具有这样的发展势头。针对企业发展，分析档案信息化管理及利用是如何循序渐进落实到位的，以期便于企业在运营过程中对档案信息的有效利用。

关键词：企业档案；信息化管理；利用

在档案信息化管理和利用方面，很多企业都希望能够将信息资源利用率发挥到最大化，以此来强化其内部管理。作为企业，需要通过先进的管理理念和技术对所有档案进行信息化管理，实现多平台互通的价值。

一、企业档案信息化管理现状分析

1.档案管理意识较为薄弱。在很多企业中，对档案信息化管理都意识薄弱。面对当下信息化的迅速发展和大数据时代的日趋形成，人们的生活方式和工作环境均受到了一定影响。打破传统模式对档案进行管理，是对档案管理人员的一项挑战。信息化时代下，企业针对档案进行信息化管理所要耗费的资金较高，大多数企业站在无关紧要的立场，认为档案信息化管理对企业的发展不能够起到较大影响，是可有可无的存在，降低了管理者对档案信息化管理的重视程度。2.档案信息存在安全隐患。信息安全隐患是网络时代下的一大威胁，很多企业在进行档案信息化管理过程中，存在着极大安全问题。具备高新技术手段的网络黑客利用盗取的企业信息做违法交易，泄露公司内部核心数据，这样一来，轻者企业信息外露，严重的造成企业财产损失。因此，档案信息存在的安全隐患，主要是因为企业自身对信息化管理工作认知存在缺陷，未能够做到良好防护措施，针对重要档案进行加密保护。3.缺乏专业管理人才。新时期，数字化、网络化以及智能化对档案管理人员提出了更高的要求，其中信息化建设理解匮乏，没有形成更加全面的认知，系统内的业务操作和知识培训等都不精准，拥有的仅仅是简单的计算机操作和文字能力。这样一来，企业档案信息化管理在专业人才运用方面便极度匮乏，无法满足实际需求。

二、企业档案信息化管理及利用的有效途径

1.制定企业信息化管理长远规划。要想对企业档案实施信息化管理，首先，要做到的便是构建企业信息化管理的长远规划，以此来引起企业自身的高度重视，意识到档案信息化管理在利用方面对企业所产生的效益。作为企业的档案管理部门，应该承担起促进企业综合性发展的责任，凭借战略性眼光与踏实肯干的作风进行内部档案信息化建设。其次，针对企业档案信息化管理，应该制定出明确的规划和实施方法，以科学流程指导操作。在整个执行过程中，都具备长远性和复杂性，因此，相关部门之间的密切配合也是实现企业档案信息化管理的必要支持。为了真正实现企业信息共享、资源配置以及相互协作，必须根据制定的目标进行建设和管理，一步一步稳扎稳打，切实推进企业档案向着信息化管理和利用方面转型。2.加强软硬件设施建设和人员培训。在企业档案信息管理和利用方面，除了需要制定长远科学规划以外，还需要加强软硬件设施优化和人员培训，以此来实现档案信息化建设目标。作为档案管理部门，应该重视与信息技术部门之间搭建良好的合作沟通关系，无论是业务上还是细节当中，信息化技术部门都能够及时给予良好支持，尽可能改善不足之处。对于一些较大型企业，可以设置较高的目标，以最快的速度实现将档案信息化建设归纳到企业的综合建设当中，做到资源配置全面化，充分解决软硬件问题以及人员培训方面的问题。首先，在硬件设施方面，企业档案信息化管理需要良好的网络硬件设施做支持，利用主干网络、数据库、计算机等进行信息存储，搭建良好的运营平台。其次，在软件方面，依据档案信息化建设规模，决定企业自行开发与购买，考虑信息兼容性的同时也要科学控制成本，避免在这一过程中造成浪费。最后，在人员培训方面，注重思想道德素质教育和个人掌握的基本技能，培养有责任意识的档案管理人才。在计算机软件熟练运用方面，尽可能运用对系统熟悉的人员，减少在培训过程中基本操作方面浪费时间。3.重视档案信息管理安全系统建设。倘若一个企业的档案信息化管理和利用方面没有实施良好管控，任由信息随便调度利用，则会造成重要信息的流失，影响整个企业的效益。因此，重视档案信息管理方面的安全系统，能够有效实现档案信息化的管理和利用。为了更好地推进企业档案信息化建设进程，有偏向性地加强信息化管理，巧借计算机和数据库对纸质档案进行规整合一，实现数字化，可以规范企业自身档案信息管控和利用。在利用过程中，一旦发现查询到的信息与系统内部不一致，可以有效排查原因，是否是程序方面不能对录入的信息进行编写，造成无法实现信息化管理。在档案信息管理安全系统维护过程中，可以加强对数据库建设，实施标准化管理，采用加密技术，防止黑客入侵系统盗取档案信息，以此来保证档案信息方面的共享。从档案的价值方面来看，唯一性和历史性是其具备的必要因素，不仅能够为后续工作开展提供参考意见，还能够保留记录之前的成果，形成一定评估。所以，安全系统能够确保档案的完整性和有效性。通过一定身份认证，来获取档案信息，也是保证系统安全的一种方式。4.以企业建设为中心，加强档案管理。以企业建设为中心加强档案管理和利用，需要整个企业工作人员的努力和配合。一方面，对档案信息进行全面收集，促使其能够顺利对接企业信息交流系统，实现服务最大化的目标。另一方面，对于管理人员来说，多元化的培训能够有效增强其责任感和使命感，构建一级化管理体系。重视企业建设，有效进行档案管理，以发挥信息的作用，促进企业更好更快发展。

三、结语

综上所述，档案信息化管理主要指的是运用现代化技术手段对企业的重要档案进行系统信息化操作，在科学合理范围内实现资源共享，以此来促进企业更好运转。相对于传统方式下档案管理，这样的优化方式不管是对于后期利用的便捷之处，还是对于整体数据的保存性而言，都有极大意义。

参考文献：

[1]梁军平.如何做好档案的管理工作[J].十堰职业技术学院学报，2010，(8).

[2]李道逸.档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会发展，2008，(1).

[3]文圭贤.档案管理中存在的问题及对策之我见[J].现代经济信息，2010，(16).

作者:李文慧 马春华 单位:1.内蒙古京能双欣发电有限公司 2.京能电力后勤服务有限公司