档案信息化数字化和网络化的关系

【摘要】随着时代的发展，各行各业在发展过程中产生的信息数据不断增多，给档案管理工作带来了极大的工作压力。采用传统的档案管理模式开展档案管理工作，不仅需要档案管理人员投入较大的精力，而且需要耗费较长的时间，严重影响档案信息的时效性。为解决这一问题，档案管理工作中应积极引进互联网技术的应用，不断推动档案的信息化、数字化、网络化管理。同时，档案管理人员应深入分析三者之间的联系，保障档案管理人员工作效率的进一步提升。

【关键词】档案管理；信息化；数字化；网络化

1档案信息化、数字化、网络化的内在含义

1.1档案信息化内涵。档案信息化是指在档案管理工作中加强对互联网技术的应用，从而提升档案信息的处理效率与传输速度，极大的缩短了档案信息的处理时间，降低了档案信息在传输过程中的疏漏之处[1]。同时，档案信息化可以实现对档案信息的分类归档，为后期档案信息的收集与提取工作提供更为便捷的通道。档案信息化主要包括以下几方面内容：第一、对传统纸质档案信息进行数字化处理，建立数字化档案信息，并将档案信息上传到互联网平台中；第二、档案管理人员可以整合互联网平台中的档案信息，构建档案信息数据库，实现对档案信息的统一管理、统一储存；第三、档案信息管理人员可以根据不同人员的档案信息需求，合理的划分不同岗位人员的级别，为各级别岗位人员提供与其相对应的档案信息获取通道，实现档案信息的共享。1.2档案数字化内涵。档案数字化是指将录入计算机中的档案信息转化为数字代码，不仅可以增加档案信息的安全性，而且可以极大的提升档案信息的储存质量。档案数字化管理主要包括以下几方面内容：第一、档案信息数字化输入。在档案数字化管理工作开展之初，档案管理人员应将档案信息进行数字代码转换，并对不同档案信息的种类进行区分。同时，档案管理人员应整合全部档案信息，制定档案信息检索目录，为档案信息的查找工作提供便利；第二、档案数字化转换。为提升档案信息的数字化输入效率，档案管理人员可以利用摄像头、相机等设备将纸质档案转换为图片、录音等可悲计算机识别的格式；第三、数字化档案接收。在档案接受过程中，档案管理人员应对数字化档案质量进行检测，并统一所有档案信息的格式。1.3档案网络化内涵。档案网络化是指利用广阔的互联网平台，将不同区域内的档案信息有效的整合起来，实现档案信息的跨区域共享，为不同地区的民众提供更为全面的档案信息支持[2]。档案网络化管理主要包括以下几方面内容：第一、局域网。相较而言，局域网的覆盖范围有限，只能在较小范围内实现档案信息的共享。因此，局域网一般适用于对安全性要求较高的档案信息；第二、城域网。相对局域网而言，城域网的覆盖范围获得了一定的扩大，但是仍具有一定的封闭性，需要双方处于同一城市内，方可以实现双方档案信息的共享。因此，城域网一般适用于城市内部的档案信息内容共享；第三、广域网。广域网的覆盖范围可以是整个互联网平台，人人都可以获取广域网中存在的档案信息。因此，广域网一般适用于一些不需要保密的普通档案信息之中。

2档案信息化、数字化、网络化之间的联系

2.1档案数字化与网络化是档案信息化的基础。随着时代的发展，档案管理人员的工作任务逐渐加强，面对日益增长的档案信息内容，传统的档案信息管理模式依然无法满足档案管理工作的实际要求。在传统档案管理模式之中，档案管理工作需要占据较大的空间用来实现档案的储存。同时，还需要投入大量的人员对档案信息质量进行检测、开展档案信息的维护工作等。而互联网技术在档案管理工作中的深化应用，有效的降低了档案管理工作中对人力资源的过度依赖。档案管理人员可以通过对传统纸质档案信息内容的数字化、网络化处理，极大的提升了档案信息的获取、审查、传输、储存效率，为档案管理工作的信息化建设打下坚实的基础。由此可见，档案数字化与网络化是档案信息化的基础。2.2档案数字化是档案信息化的首要任务。档案管理工作的信息化建设，不仅是对今后档案管理工作的创新，而且需要档案管理人员对传统的档案信息内容进行再次加工，只有如此，才可以保证档案信息的全面性[3]。档案信息的原始档案大多是一纸质、照片、录音等形式进行储存的，在信息获取、传输、储存过程中难免会出现一定的误差。因此，为保证传统档案信息内容的准确性，各档案管理人员应加强对互联网技术的学习，全面推动自身档案管理工作的信息化建设。同时，为保证对传统档案信息内容的全面获取，档案管理人员应利用互联网技术及其配套设备，对传统档案信息内容进行数字化处理，从而为档案管理工作的信息化建设奠定坚实的基础。由此可见，档案数字化是档案信息化的首要任务。2.3档案网络化可以为档案数字化提供网络平台。在传统档案信息管理模式中，档案信息的跨区域传输较为复杂，需要用户通过传统、邮寄等方式才可以获取，甚至部分保密性较高的档案信息，需要用户亲自前去档案信息储存位置进行获取，极大的降低了档案信息的利用效率。档案信息管理的网络化建设，可以将数字化的档案信息上传到互联网平台之中，从而借助互联网覆盖领域广的特点，为用户提供跨区域档案信息的调阅。哪怕是对保密性较高的档案信息，只需要用户提出申请，同样可以进行跨区域的档案信息获取，极大的提升了档案信息的传播效率，为不同地区的用户提供了更为便捷的档案信息获取途径。同时，档案信息管理工作的网络化建设，还可以通过网络平台，收集自身档案信息内容中缺失的部门，从而实现自身档案信息内容的进一步完善。

3结语

综上所述，随着互联网技术的研发与推广，档案管理工作迎来了新一轮的变革。互联网技术在档案管理工作中的应用，为档案管理人员提供了更为便捷的管理手段，有效降低了档案管理人员的工作压力。通过对档案管理信息化、数据化、网络化之间关系的分析，进一步深化了互联网技术在档案管理工作中的应用，极大的提升了档案信息的利用效率。作者简介：牛莉侠，1969年生，女，副研究馆员，研究方向：档案管理、图书馆管理。

参考文献

[1]赵焱鑫.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系探索[J].信息与电脑(理论版),2016(20):76.

[2]席爱芹.事业单位人事档案信息管理的数字化与网络化分析[J].信息与电脑(理论版),2017(24):189-190.

[3]赵丹.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系探究[J].中国科技投资,2017(8):21.

作者:牛莉侠 单位:陕西国防工业职业技术学院