提升企业行政管理的有效性

[摘要]随着各行业市场竞争日益激烈，企业要想在其中占据有利地位，必须给予行政管理工作足够的重视，提高行政管理工作的有效性，从而推动企业业务工作不断发展。基于此，本文首先简述了企业行政管理的概念、特点以及内容，对企业行政管理工作中的现存问题进行研究，最后提出几点提升企业行政管理有效性的可行性措施，以期为企业相关行政管理人员提供参考与借鉴。

[关键词]企业；行政管理；有效性

一、引言

企业行政管理部门是企业发展过程中不可或缺的部门之一，发挥着后勤管理、指挥协调、监督控制等重要功用，推动企业业务工作的顺利开展，若企业行政管理部门未将其职责真正发挥出来，就会导致企业内部资源产生较大浪费，出现企业人员之间沟通不畅、部门间工作无法保持统一的情况。企业行政管理工作的有效性，直接影响企业在我国不断发展的社会主义市场经济中的适应能力，做好行政管理工作，可以促进企业在不断改革的过程中始终保持稳定，促进自身业务运营能力的提升。对我国企业行政管理工作的开展情况进行分析可以得知，现阶段仍存在较严重的问题，需要对其进行深入分析，提出有效解决方案。

二、企业行政管理概述

（一）企业行政管理的概念

企业行政管理指的是企业在发展过程中，基于行政管理理论以及相关的法律、法规、政策而开展的管理活动，其管理手段可以是指示、命令、规定以及奖惩等等。广义上的行政管理工作包含行政事务管理和办公事务管理两方面，是以行政部门为主开展的行政事务和办公事务，其中包括制度、流程的制定与执行，日常事务、物品、档案、财产等的管理，通过人为手段达成部门之间的紧密联系，促进企业各部门工作人员之间形成稳定的配合关系，提高全体工作人员的工作积极性，完成企业所制定的发展目标与规划。可以说，企业行政管理工作是关系着企业生存与发展的完善管理系统。

（二）企业行政管理的特点

相较于其他管理形式而言，企业行政管理的特点有以下几种：第一，企业行政管理具有及时性。当企业外部发生突发性重大事件或企业内部人事关系出现问题时，需要企业管理者对问题进行解决，采取指示、奖惩等方式对资源进行分配与调整，保证行政管理人员能够将其指令快速、准确地执行到位，使企业经营管理工作的开展更为有效。第二，企业行政管理具有权威性。企业管理人员必须拥有在法律、法规允许范围内的相应职权，才能顺利下达指示，将奖惩机制落实到位，国家的法律、法规在行政管理工作的开展过程中发挥着权威指导作用。第三，企业行政管理具有纵向性。行政管理过程是管理人员下达指令直到指令被正确执行的过程，主要通过企业内部组织结构的行政隶属关系达成，管理人员对各部门进行指挥，协调部门间关系，由此可以充分体现出企业行政管理的纵向特征。

（三）企业行政管理的主要内容

企业行政管理工作的工作内容涵盖范围较广，需要在多方面进行调节与管理，保证企业正常运转。具体内容有以下几点：第一，企业行政管理工作必须在企业每阶段工作开展前制定详细的工作计划，只有在每一阶段前做好预测工作，才能对企业的业务工作及行政工作形成可靠的指导，促进企业行政管理工作做出成绩，因此可以得出，计划管理是行政管理工作的首要任务之一。第二，企业日常运转均基于完善的组织结构，只有组织结构清晰且层级分明，才能推动企业正常运转。因此，行政管理工作需要明确企业各级管理人员的主要工作职责，为其分配相应的工作任务，明确决策的制定流程。行政管理工作的职能除构建基本的行政组织结构之外，还需要建立岗位责任机制，以管理人员的职位为基础，对不同职位的工作性质、工作职责进行明确，确保每名管理人员均能各司其职，落实自身责任。行政管理人员通过各种管理方式，搭建与企业实际情况相适应的组织结构、决策流程以及责任机制，保障企业行政管理渠道始终畅通，使企业行政管理的重点关注工作之一。第三，企业行政管理工作还应当承担指挥、协调的工作。企业行政管理工作中，需要对员工工作内容进行明确、合理的分工，对不同岗位员工的工作内容、利益进行明确划分，从而充分激发出工作人员的积极性，调解企业各级工作人员之间可能存在的矛盾。指挥协调工作通常可以按照协调内容而分为计划协调、工作协调、人际关系协调以及利益协调等等。第四，企业行政管理工作的职能之一就是促进员工工作效率的提升，为此，应建立一套完整的激励机制，形成完善的奖惩体系，不仅可以对员工形成督促作用，还能有效提高企业行政管理工作的有效性，判断行政管理工作中是否存在亟待改进之处，建立公平的激励机制，对员工在工作中的不良行为进行控制，提高员工的工作绩效，保障企业业务工作顺利开展与进行。

三、企业行政管理存在的主要问题

（一）缺乏科学的行政管理意识

导致企业行政管理有效性始终无法提升的原因众多，其中最为主要的原因就是行政管理人员不具备科学的管理意识。许多企业的行政管理人员在开展管理时，仅仅关注其中的人力管理问题，未给予部门之间的协调足够的重视，管理人员自身的行政管理意识欠缺科学性，除了对日常工作事务进行处理以外，与各部门之间的有效沟通不足，在员工之间发生矛盾与冲突时，未将其应有的协调作用充分发挥出来，导致员工之间在利益、职能方面的纠纷加剧，长此以往，会导致员工甚至部门之间出现难以调和的剧烈矛盾。

（二）缺乏先进的行政管理模式

现阶段，我国企业行政管理工作在开展过程中，通常采用集权式管理模式，这种管理模式与时代的发展不相符，无法满足新时代背景下企业行政管理工作的需要，且不具备足够的适应性，与我国当前社会主义市场经济发展目标存在矛盾，最重要的是管理效率通常比较低下，无法对企业业务工作的开展发挥促进作用。在企业行政管理过程中，普遍更为关注流程控制，欠缺对结果效率的考虑，无法充分发挥行政管理工作的有效性。此外，许多企业在制定管理制度以前，未结合我国市场经济发展情况与企业经营管理情况进行充分考虑，导致行政管理模式无法适应企业发展所需，部分行政管理制度的制定传统落后，欠缺合理性。

（三）行政管理人员专业素养有待提高

企业行政管理工作的开展需要管理人员具备足够的专业素质和综合素养，同时有较高的执行力与沟通力，由此可以看出人才专业素养是对企业行政管理工作的有效性产生影响的重要因素之一。但从我国大多数企业的实际发展情况看，部分企业中的行政管理人员专业素养仍存在不足，缺乏足够的管理知识储备以及丰富的管理经验，管理水平有待提高；并且在行政管理工作中不够投入，工作积极性仍有待提高，严重阻碍了企业行政管理有效性的提高。

四、提升企业行政管理有效性的措施

（一）强化行政管理人员素质

随着我国经济、科技的不断发展，许多先进的现代化管理设备已经得到研发并推广，在企业行政管理工作中发挥着重要作用，但由于行政工作存在复杂多变的特点，要想顺利开展行政管理工作，仍然需要大量的人力资源。即使设备已经具备较高的自动化和智能化水平，但仍需要人工对其进行操作、维修以及保养，从中可以看出人才在企业中永远是最为重要的资源，发挥着引领并促进企业不断进步的重要作用。因此，企业要加强对人才的重视，始终坚持以人为本的管理思想，对人才的内涵以及能力进行深入挖掘，积极开展培训，提高企业行政人员的专业意识及综合素养，引入高素质的专业行政管理人员，对行政管理理念进行创新，从而进一步调动员工的工作热情，为实现企业的行政管理目标、提升企业行政管理有效性打下坚实的基础。此外，企业领导以及管理人员同样应当积极开展学习，吸取先进的管理经验，正确认识企业行政管理工作，加大人才管理力度，为企业行政管理工作的顺利开展形成保障。

（二）加强内外协调与沟通

企业要想取得较高的行政管理实效，必须加强部门、员工之间的协调与沟通。沟通按照其对象可以分为横向沟通与纵向沟通。横向沟通指的是与企业内部职能部门、与企业工作相关的窗口部门、政府机关部门等部门或机构的沟通，需要企业行政管理人员在这一沟通过程中保持谦逊、谨慎、真诚的态度，为企业发展创造良好的外部环境。纵向沟通指的是在企业内部与上级领导、下属之间的沟通，行政人员在纵向沟通过程中应充分发挥承上启下的作用，对上级领导人员的意图进行理解与领悟，在沟通过程中明确问题的本质；而面对下属应当广泛收集基层员工的声音，将各类信息整合在一起得出初步结论后再提交至上级领导人员处，从而加强领导人员的决策能力、提高下属人员的工作效率。要想取得高效率的内外协调与沟通成果，需要行政工作人员具备强大的组织能力和应变能力，对沟通过程中可能出现的矛盾与分歧进行解决。

（三）完善企业管理制度

当前我国已经步入法治社会，各类制度的建立均需要在法律所允许的范围内，企业内部管理制度的建立也不例外。企业要想加强行政管理工作，应明确自身管理制度，可以建立民主管理制度，形成民主化管理模式，并引入科学的管理办法，促进行政管理人员的素质不断提高。企业管理人员应基于现代化管理模式的要求，采取切实有效的管理方法开展管理，利用绩效评估、成本核算以及目标管理等方法，将企业管理工作中所包含的投入、产出、成本核算等内容均融入企业管理工作之中，加强行政管理人员的责任意识，对行政管理人员的工作绩效进行公平的衡量与考核。企业还可以制定健全的民主管理制度，对管理载体进行创新，加强民主管理成效。企业完整的管理制度中通常会涵盖十分广泛的内容，例如员工的自主管理、员工代表的带动、平等协商的民主推动，等等。企业管理人员在制定管理制度后应及时将其公开，确保全体员工都能发挥其监督作用，促进企业和谐、稳定发展。

（四）健全企业行政管理结构体系

要想保证行政管理质量得到稳步提升，完善的管理结构体系是不可或缺的基础，为此应开展以下工作，促进企业行政管理结构体系的健全。第一，企业应基于自身发展情况，建立一套完善的行政管理责权体系，明确权利与责任相对等，在人员岗位、权利的分配上反复斟酌，将责任制度落实到每名员工身上，为后续的监督、奖惩以及激励打下基础，提高行政管理工作的质量。第二，应完善行政管理技术体系，在企业内部加强沟通，利用互联网信息技术建立企业内部网络互联，加强企业内部人员沟通，确保行政管理措施落实到位。第三，应完善行政管理事务体系，从而在面对复杂的管理内容时也能从容应对。对于后勤管理、档案管理以及会议管理等不同内容的管理工作，应分别建立其事务体系，使行政管理工作得以全面落实，并取得相应的管理成果。

五、结语

行政管理工作在现代企业发展的过程中发挥着至关重要的作用。企业要想在激烈的市场竞争中生存并得以不断发展，必须加强行政管理的有效性，提高行政管理效率，可以通过提高行政管理人员素质、建立专业的行政管理人才队伍、加强企业内外协调与沟通、完善企业管理制度、建立健全企业行政管理结构体系等方式，确保行政管理工作全面覆盖，提高其管理质量，不断深化推进企业行政管理工作，帮助企业在发展过程中取得更高的经济效益。

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作者：王瑞 单位：西藏大学