企业档案与企业文化建设探析

一、确立企业档案管理理念，夯实企业文化发展基础

内蒙古电力勘测设计院始终将企业档案作为企业文化的重要组成部分，列入全院重要工作内容之一。经多年不懈努力，档案管理工作逐步实现规范化、标准化、制度化，于1996年首批通过档案管理国家一级标准验收，并逐渐发展形成了符合自身规律的档案管理理念。首先是确立档案服务以人为本的理念。电力勘测设计企业档案工作具有类别多、任务重、要求高等特点。针对这一特点，我们在对档案工作人员的配备上，注重年龄、文化及专业结构；注重档案人员队伍的稳定；注重档案人员奖励、晋升、培训等权益，为档案服务夯实人才基础。其次是确立档案安全预防为主的理念。档案安全，预防为主，即事先分析影响档案管理质量的各种因素，找出影响档案管理质量的主导因素，采取措施防患于未然。我院采用了先进的库房环境监控系统，对于减轻档案人员工作强度、准确预告各种突发情况、保护企业档案安全起到重要的保障作用。第三、确立档案基础管理至关重要的理念。档案基础管理包括设施、制度、业务管理三个方面。在基础设施配置方面，内蒙古电力勘测设计院目前有档案库房20间、1300平方米；在基础制度管理方面，建立健全了全员参与、全面控制的管理机制，确保各项制度有效贯彻执行；在基础业务管理方面，全院保管工程成品蓝图、原始档案、底图、电子档案、总承包档案的统一安全管理。截止2012年，保存科技档案453787卷、工程底图110余万张、地形图9494张、设备档案26卷、荣誉档案514本、声像档案1136件、总承包档案2786卷、监理档案1346卷，以及规程规范、标准图集、科技图书等8425本。

二、以实物档案为载体，全方位展示企业的诚信文化

电力勘测设计工作，事关国家大计、社会重任，任何虚瞒和敷衍都会给企业以至国家造成重大损失，因此，诚信文化始终居于内蒙古电力勘测设计院核心价值观之首。内蒙古电力勘测设计院作为内蒙古惟一的国家甲级电力勘测设计企业，在中国电力规划设计协会评定的2007年电力勘测设计企业信用评价结果中，位列56个电力勘测设计企业第12位。2008年，经中国电力企业联合会和中国水利电力质量管理协会评定，授予内蒙古电力勘测设计院“2008年全国电力行业质量奖”。2009年，被中华全国总工会授予“全国五一劳动奖状”，是国家电网公司“文明单位”、华北电网公司“双文明单位”、内蒙古自治区“文明单位”、内蒙古自治区“守合同、重信用”单位。为全面展示企业诚信文化，内蒙古电力勘测设计院档案处与宣传部门主动合作，积极为企业做好各项专题档案服务工作。一是开展实物档案陈列展览。档案处在对实物档案集中统一保管和精心整理的基础上，提取出代表企业精神和价值观念的典型，通过档案或档案复制件展示企业文化，精心设计布置成企业荣誉长廊，使之成为树立企业诚信形象的重要窗口，充分展示了企业不断发展壮大的历程，大大增强了职工主人翁意识，有力地宣传了企业的核心价值观。二是编研诚信文化宣传材料。档案处充分发挥编研职能，精选多种企业档案类别，以画册、大事记、年鉴、宣传片等形式展示企业历史文化，使之成为推动企业诚信文化建设与普及的有益载体。三是挖掘企业品牌工程价值。我院大力挖掘企业品牌工程效益，将已投入使用的勘测设计精品工程蓝图与使用情况进行认真整理归纳，在企业荣誉长廊作展示与说明，充分显示企业深远的诚信文化与雄厚的技术实力。

三、健全符合规范的科技档案，形成企业独特的技术文化

在企业管理工作中，技术是一个企业的“业主”，是生存之本。有了生存才能谈发展、讲竞争、求效益，电力勘测设计企业同样也不例外。技术文化是企业在创造经济与社会中所取得的经济技术成果，它在企业技术进步、可持续发展、培育打造知名品牌中具有不可替代的重要作用。作为企业技术文化载体的科技档案，记录着企业技术文化不断发展的历程，同时承载着生产力不断发展的历史，是企业重要的文化资源。内蒙古电力勘测设计院先后完成了数项600MW机组可行性研究、初步设计、施工图阶段勘测设计，其中数十项300MW机组和500kv输变电工程的勘测设计，开创了我国电力设计史上国产化200MW间接空冷机组工程（丰镇发电厂）和国产300MW直接空冷机组工程（乌拉山电厂）的勘测设计先河，先后荣获中国电力优质工程、国家建设部优秀工程设计银奖、国家建设部优秀设计铜奖、中国工程咨询协会一等奖、中国规划设计协会一等奖等共计400多个奖项，显示出企业技术文化十分雄厚的底蕴。为确保科技档案妥善保管，我院始终将科技档案管理作为重要工作，认真部署，严格把关。一是健全科技档案规章制度。近年来，随着《内蒙古自治区重大建设项目档案验收实施细则》《企业文化材料归档范围和档案保管期限规定》等涉及档案工作的规范性文件相继出台，内蒙古电力勘测设计院参照建立、修订和完善了一整套切实可行的制度、办法和具体实施细则，做到有章可循，权责分明。例如，根据内蒙古电力勘测设计院自2004年开展的工程总承包项目档案管理工作任务繁重的实际，档案处根据不同工程类别，分别制定了发电、变电、线路、风电场工程等总承包项目竣工资料归档管理办法，为工程总承包项目档案顺利移交奠定了坚实的基础。二是注重科技档案利用。提供利用是科技档案工作的目的，内蒙古电力勘测设计院十分注重充分发挥其在维护企业权益和提供服务等各方面的作用。充分发挥其凭证作用，档案中的合同、协议以其权威性、真实性，有效保护企业自身合法权益，避免不必要的经济损失。充分发挥其推动作用，在工程设计中重复利用科技档案，既节省了设计工作量，极大提高了工程设计效率，还节约了大量的人力、物业投入。充分发挥其编研作用，内蒙古电力勘测设计院积极开展科技档案编研工作，截至目前有编研成果9项，特别是《电力设计科技信息简讯》，每季出版一期，得到总工程师和广大专业人员的好评。内蒙古电力勘测设计院在2006年全区企事业单位档案利用服务考核中荣获优秀等次，2007年获电力公司档案管理工作先进集体荣誉称号。三是加强科技档案现代化管理。随着档案管理水平的不断提高，逐步改变传统的思维与管理模式，是技术文化的发展趋势。多年来，内蒙古电力勘测设计院对成品档案、原始档案的排列上架都是按照工程、阶段、专业的顺序进行的，不仅需要预留密集架空间，同时给档案人员增加了繁重的重复倒架的工作量。有鉴于此，内蒙古电力勘测设计院于2012年利用电子信息化技术，对成品档案、原始档案、竣工图等实行档案大流水排架管理，不仅提高了工作效率，减轻了档案人员倒架整理工作，而且大大缓解了档案库房的紧张状况。科技档案的现代化管理，为企业技术文化注入新的发展动力，内蒙古电力勘测设计院于2006年12月荣获内蒙古自治区档案局企业档案电子化综合管理三等奖荣誉。

作者:杨庆军 单位:内蒙古电力勘测设计院有限责任公司