公共文化档案图书一体化探索

摘要：随着社会的不断发展，由于信息的利用与需求不断提高，对内容的全面性与利用的便捷性都提出了较高的要求。图书和档案都是记录人类知识的载体，都是提供知识信息的服务性工作，两者又同根同源，能够互相转化并进行统一管理，系统论原理为二者一体化提供了理论基础。一体化管理是图书与档案管理的必然趋势，在不断解决问题的基础上，针对于信息的整合利用也将不断提升，最终实现图书与档案管理的进一步飞跃。

关键词：档案；图书；一体化；探索；实践

一体化是不同体系的相互融合，是体系下各要素成分的相互交融，是各个要素项目之间融合的过程。对于图书与档案来说，而是将二者各自独立的系统统一为一个整体的过程，只有这样才能够实现我国目前的信息化基本要求，促进资源的有效共享，促进信息的相互融合[1]。从两者一体化建设的目标来看，我国目前针对其进行的实践与理论研究还处于初级阶段，研究成果少，研究热情低。因此，为了更好地服务于信息化建设，本文将图书、档案一体化过程中存在的问题进行分析与探究，寻求一体化最佳解决方式，从而为我国信息化建设提供助力。

一、图书、档案一体化管理的实施因素

图书与档案两者在本质上存在相似性，二者都属于文献信息的范畴，发展历史具有重合点，因此它们的融合在根本上来讲是可以进行的。在古代，二者的管理是同一的，图书与档案两者的功能是机构共同具备的。而随着社会发展，分工才逐渐明确，图书注重系统，而档案则注重原始，两者分立，逐步独立。但就其发展历史而言，两者同根同源，能够互相转化并进行统一管理，系统论原理为二者一体化提供了理论基础。图书、档案在管理内容上存在相似性，这有利于一体化的发展。同根同源使得二者不论是管理方式、程序还是服务对象，都有类似的地方。首先，二者都是以整理与收集图书或资料作为基础，从而达到利用的目的；其次，工作上都依赖于计算机的大数据的整理能力；最后，二者都服务于社会，为社会发展提供信息需求。因此，各方面的相同或相似都提高了一体化建设的可能性。科学技术的发展也为图书、档案一体化建设提供了技术支持，再者，计算机与互联网的发展，也有助于实现大数据的整合与利用。我国目前针对于网络体系，实现了部级、地方级双重建设的长足发展，目前已经趋于成熟。同时，网络的分级完善建设，为图书、档案提供了管理的网络平台，有助于从以往面对面的方式转变为多种形式，能够更好地服务更广范围的社会大众。随着计算机与互联网技术的普及，对人们的思想观念也造成了极大的冲击，改变了传统的针对于信息的看法，更加注重对信息资源的共享。因此，针对于图书、档案一体化建设，必须在社会普遍认同的基础上进行，目前具备了良好的思想基础。

二、图书、档案一体化管理实践中存在的问题

目前我国针对于图书、档案一体化管理进行了有益的探索，并解决了部分实践中存在的问题。下面将对实践中遇到的问题进行细致的分析，并进行有益的探索。1.缺乏相关法律法规的支持。图书与档案虽然同根同源，但是其属于不同学科，具有不同的特性。法律法规的统一规定有助于对其进行一体化管理，也是必须的。目前外国对该内容的探索较为成功，例如以美国与加拿大为例，其针对二者建立的机构就在最初成立之时就建立了相应的法律法规，并在实践中不断完善。但是目前我国在实践中，二者分属不同部门，领导层面针对于二者一体化建设与管理的认识不足，造成一体化建设进程缓慢。2.相比理论探讨实践工作较少。从最初到现在，针对于我国图书与档案进行的一体化探索，总体而言理论多于实践。西方国家在这方面已远远走在我国前面，“欧美等国档图情一体化呈快速发展的态势，特别是在一些企业部门。”[2]目前，针对于二者一体化进程的理论探索，覆盖了基础理念、实践构想等全过程及各个领域。但是在实际的操作过程中，图书、档案一体化没有大范围地推行，理论也成为一纸空文，没有实际的指导意义。3.信息资源网站的建设不够完善。图书、档案一体化建设最主要的目的就是更好地服务大众，也就是方便用户使用。这就要求建立相关的网站，整理利用相关信息资源，从而更好地为用户服务。加拿大图书档案馆在2004年由加拿大图书馆和加拿大国家档案馆合并而成，数字化程度高，网站建设较为合理与完善，信息资源实现了全覆盖，方便用户查找与利用。目前我国由于对图书、档案一体化的认识存在不足，以至于针对网络平台的联合建设存在实践难题，无法满足现代人的信息搜索需求。4.缺乏具有全面素质的人才。图书、档案一体化的建设离不开技术的支持，技术的发展离不开高素质人才的贡献。只有对图书与档案特性及相关管理十分熟悉的人，才能够对图书、档案进行全面管理，协调一致，为一体化建设提供基础。其次，电子信息技术是整体开发必不可少的，因此要必须大力引进开发管理信息系统的相关人才，提升对信息网络系统的开发与管理水平。就目前的实践来看，我国对于综合性的人才还是十分缺乏的。图书与档案属于冷门专业，精通二者的人才较少，且对二者进行协调合作管理的人才更是凤毛麟角，因此图书、档案一体化管理期待全面的人才。5.对用户需求的研究不足。用户的利用是整个体系的最终价值，只有实现了对相关信息的搜索、利用和实践，其价值才算是真正实现。对图书、档案的一体化管理，最终价值的实现是对其最大的意义，用户的参与才是其一体化进程的根本动力。因此，一体化的管理必须要注重对相关用户群体的需求分析，从而建立符合需求的服务方式和态度，提供更全面、更有效、更人性化的服务。美国国家档案馆倡导竭诚为用户服务，用户是最重要的资源，并创新组织架构和工作流程，有效地满足用户的需求。但是，我国目前针对于用户需求的分析并不多，研究不够全面、深入，无法全面分析其最终内涵，而是停留于表面。也由此导致了我国部分管理对图书、档案的利用不足，不能充分挖掘档案内涵，缺乏全面的人性化服务。

三、完善图书、档案一体化管理的建议

1.出台相应法律法规及业务标准。全面完善的法律法规和相关服务标准是图书、档案一体化进程的根本保证。因此，我国必须完善相关立法与标准的制定，从而更好地对实践中可能出现的问题进行指导、调节，并对不合理行为进行规范，更好的为用户服务。首先，从我国实际发展情况出发，对相关法律法规进行完善，在宏观上形成统一管理，并对图书、档案一体化进程进行监督，指导方向，保证资源的最优配置与利用，协调二者的管理体系，保证资源最大程度的共享。其次，各部门针对于图书、档案一体化进程中制定具体的执行标准，从而更好地在细节上服务于一体化进程。随着网络的飞速发展，对信息整理与管理进行统一标准的制定是必然的。与此同时，还要考虑到二者的异同点，在同一性上进行整合，兼顾不同性质，通过现代化手段实现信息资源的共享。2.鼓励进行图书、档案一体化管理的实践探索。针对于我国目前的理论与实践的探索现状，我国应在出台相关法律法规基础上进行动员，促进各相关单位积极参与一体化管理活动。首先，要对相关一体化的必要性进行宣传，深入贯彻理论理念，使得一体化深入人心。在领导层形成充分利用计算机与网络信息技术的观念，从而更好地促进体制改革，加深政策执行力度，推动实践的不断发展。其次，针对其一体化提供实际支持。通过依法建设并进行规范，科学管理并不断实践，在实践中解决问题，积累经验，畅通信息资源的开发，针对学术性问题进行探究，承担课题的探索与研究，从而更好地服务社会。3.建立并完善图书、档案一体化管理的网络平台。实现二者的一体化，前提就是建立依托网络形成的一体化管理平台，打造图书档案管理一体化信息服务平台，通讯网络技术以及计算机技术是必备前提，通过管理一体化信息服务平台实现信息利用集中、高效、高速的最佳效能[3]，从而提供更高水平的服务，发挥更大效益。4.引进及培养综合性人才。缺乏专业且综合素质较高的人才是目前制约我国图书、档案一体化管理的重要因素。因此，引进综合性人才是实现一体化管理的重要手段，也是实现一体化的必备条件[4]。首先，要对相关人才进行培养，满足发展的需求。可以通过两种方法进行，一是在已建立专门专业的高校院系开展一体化管理思想与理念的培养，加强专门人才的教育，从而为一体化建设提供人才储备与科技力量。二是要重视对于在职人员的培养。在职人员是一体化建设的中坚力量，也是最高效地推动一体化进程的重要力量。通过对其的培养，能够最高效地实现对一体化信息进行整合与实践。由于一般情况下，相关图书或档案专业人员不具备相关计算机技术，而招聘的人员数量有限，无法满足开发与软件维护的需求，由此引入第三方技术力量支持十分有必要，且能够更高效地完成技术要求。5.加强用户需求调查研究。图书、档案的一体化管理最终的目标就是满足使用者的最终需求，因此，对用户需求进行调研是一体化平台建设的前提条件。只要了解了用户的基本需求，明白用户的要求，才能最终转变服务方式，破除过去落后的封闭模式。同时，还能够提升各部门的服务效率，提高服务与数据质量，提供更好的信息服务。此外，对用户的服务需求进行调查，还能对用户群体进行定位，从而提供具有针对性的特色服务，更好地吸引客户群体，逐步扩大消费受众。

四、结语

随着社会的不断发展，由于信息的利用与需求不断提高，对内容的全面性与利用的便捷性都提出了较高的要求。这就使得信息资源不断优化，发挥着集群与一体化的优势。在这种情况下，图书、档案一体化管理能够最大限度地整合信息，优化信息的管理，提供更加便捷的信息服务，同时图书与档案的相似性也为其统一管理提供了可能性。我国从理论、思想以及技术等多个层面都已经具备了一体化管理改革的基础。但就目前实践来看，其改革实践面临各种问题，无法按照设想进行。在这种情况下，要实现图书、档案一体化，必须从国家政府层面到各个具体实施主体，由上到下，全面而深入地去对相关步骤进行设计与落实，从而解决实践中的问题，最终实现一体化目标。

参考文献：

[1]辛杨.我国图书、情报、档案一体化管理研究[D].济南：山东大学，2012.

[2]丁华东.中外档案、图书、情报一体化管理的理论与实践[J].档案与建设，1998，(5)：16-18.

[3]徐昕.浅析图书档案一体化管理策略[J].中国管理信息化.2016，(12)：183-184.

[4]刘旭光.浅谈图书档案一体化管理[J].档案学通讯，2010，(11)：82-85.

作者:杨淑捷 单位:宝鸡文理学院