档案管理信息技术论文

一、高职院校档案管理基本原则

对于高职院校来讲，在进行档案管理工作时，需要坚持按照以下三项原则进行，以保证档案管理工作的有序进行，同时实现与现代科技有效结合，在发挥信息技术作为价值的同时，促进高校档案管理的持续发展。第一，真实性，在档案管理过程，其工作基础为保证档案数据的真实可靠，属于各项活动的重要保障。当进行档案管理时，应该以档案资料真实性为基础，如果出现部分档案资料的虚假情况，需要及时对其进行纠正，避免后续工作无法有序进行。对此，高职院校档案管理工作中，档案是否具有真实性，往往和档案管理工作效率存在直接联系，同时表现为管理过程技术与方案的应用情况。从某种程度上来讲，档案管理真实性的原则除了应该将事实作为基本，还属于技术水准，直接关系到科技人员、管理人员整体技术水平。第二，便捷性，和传统档案管理进行对比发现，将信息技术运用于高职院校的档案管理工作，其管理模式随之出现较大变化，从传统纸质与手工保存形式，逐渐转变为计算机系统的管理，为日后进行查阅提供较大便利，具体表现为便捷性原则。当高职院校进行档案管理时，针对不同地域人、时间段进行信息浏览时，均不会对其造成不利影响，以实现高效浏览的目的。第三，安全性，高职院校在档案管理中应用信息技术，需要坚持按照安全性的原则进行，以保证档案信息具有安全性特点，从而避免档案管理受到其他不利影响。在高职院校的档案管理中，其安全性原则具体包括：一方面，工作人员能够对档案信息进行妥善保管，避免出现遗失、泄密情况；另一方面，可以预防档案信息管理系统硬件与软件出现人为、非人为破坏，如黑客恶意损坏、自然灾害遗失等。综上所述，在高职院校进行档案管理时，坚持按照真实性、编辑性、安全性原则，能够确保档案信息得到有效运用，在实现档案管理有效运用的同时，以促进高职院校的长远发展。

二、信息技术在高职院校档案管理中的作用

（一）管理人员技术水平的提升。伴随高职院校信息建设要求持续提升，使管理人员技术水平得到显著提高，具体表现为：首先，高职院校为了保证信息技术的运用，会强化管理人员的应用能力，通过相关培训和教育，使其正确了解信息技术。其次，管理人员创新显著提升，在对信息技术进行应用后，管理人员逐渐认识到信息建设的重要性，因此，在现实因素深入研究的基础上，其综合素质会随之不断提高。（二）切实档案信息化目标。伴随我国科学技术逐渐完善，在进行档案管理时，将信息技术运用其中，能够有效提升其效益，确保高职院校可以加强信息技术的应用。而信息技术应用于档案管理中，其发展表现为：其一，档案信息化管理系统各项功能逐渐完善。目前，在高职院校进行档案信息管理时，其管理系统内存已经得到明显扩大，能够有效避免系统由于储存量多大出现运行过慢情况。其二，高职院校网络系统的不断优化。高职院校进行校园网络系统的建设时，其存在的问题已经得到及时解决，从而向档案管理的信息化管理提供重要保障。其三，高职院校相关信息资源实现共享的目的，并推动高职院校档案管理的信息化发展。

三、当前高职院校档案管理存在的问题

（一）资金投入严重不足。现阶段，多数高职院校进行档案管理时，信息化建设相对比较滞后，且基础设施呈现老旧的现状，并不具备完整硬件设施，其主要原因为：单位领导缺少档案信息建设的正确认识，即认为档案工作需要在短期内完成，并不会对单位发展带来影响；因政府财政缺少相关支持，导致高职院校出现举步维艰的现象。（二）管理人员综合素质较低。根据高职院校档案管理现状发现，在进行档案管理团队的建设时，并未满足良好素质与科学高效等要求，使其整体缺少科学性特点，多数档案管理人员更是身兼数职，普遍未进行相关专业培训，同时不具备专业技术培训，使其信息化水平较低，不仅会影响档案管理工作的展开，而且还会阻碍信息化建设，使管理人员呈现基本知识、技能交差的现状。（三）管理制度尚未完善。在信息技术逐渐完善的背景下，多数高职院校已经实现了信息化档案管理，对管理工作质量进行全面提升，通过对先进技术、管理方法的合理应用，以发挥其最大价值。但是，在传统管理理念的影响下，使其并未形成完整管理制度，仍然是以实践、经验积累同步进行的方式为主，并不具备完善的工作流程，从而造成管理问题的出现。

四、高职院校档案管理中信息技术的应用途径

（一）强化档案管理的信息化建设意识。高职院校档案管理过程，对于信息技术的应用，需要将传统管理模式的转变作为前提条件，正确树立档案管理意识，同时加大管理人员信息化建设重视力度。另外，高职院校还应该加强宣传，使其宣传得以落实，具体措施包括：首先，高职院校与档案的管理人员需要予以正确认识，除了需要将其作为重点管理内容之外，还属于高职院校持续发展的关键。其次，加强高职院校建设的资金投入，其原因为：档案管理的信息化建设通常需要花费较多资金，尤其是后期维护，所以，高职院校应该根据档案管理信息化建设需求，以实现专项资金的设立。最后，管理的贯彻落实，应该利用管理流程的规范建立、管理人员工作职责的确定等方式，对相关工作内容进行具体落实，确保档案管理工作更加规范化。（二）提升管理人员信息技术应用能力。为了实现信息技术有效应用，在进行高职院校的档案管理时，应该将提升管理人员信息技术能力作为基础，若是管理人员缺少较强技术能力，则会直接影响管理系统发挥其效应。对此，高职院校档案管理人员需要不断加强自身综合能力，积极参加相关技能培训与宣传活动，以此提高管理人员的计算机技术能力。除此之外，高职院校还应该加强高素质、高能力人才的选拔，通过有计划的纳入优秀人才，且满足应用型与复合型需求，从而做好自身档案管理工作，同时实现信息技术的高效运用。（三）强化档案信息的安全保障。档案管理过程中，由于信息技术具备高效性与快捷性特点，同时存在安全漏洞与问题，例如：在构建信息化档案管理系统时，经常会发生档案信息丢失、泄密等现象；版本更新不可读或不兼容等，均会导致其出现损坏，并对高职院校造成较大损失。因此，在实际档案管理工作中，高职院校需要针对可能出现意外情况做好相应准备，针对计算机加密功能进行档案资料的针对性加密，同时进行档案使用权限合理设置，以此提高其安全性。另外，在对档案资料进行使用和保密时，需要严格按照相关标准进行，除了需要保证安全性要求之外，还应该为其操作、使用提供便利，从而实现信息技术在高职档案管理中的应用。

总而言之，信息技术持续发展的背景下，高职院校需要对信息技术予以高度重视，尤其是在其档案管理中的应用，只有将信息技术合理应用于档案管理工作，加强物、人与财的投入，并对其管理制度进行优化和完善，才能充分发挥其信息技术的作用，进而提高档案管理整体水平。对此，高职院校发展过程，对档案管理予以重视，通过强化档案管理的信息化建设意识、提升管理人员信息技术应用能力等措施，以实现信息技术的有效运用，从而推动高职院校持续发展。

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作者:张兆红 单位:湖南高速铁路职业技术学院