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出版企业内部控制问题与对策

摘要:本文对出版企业在实施内部控制管理中存在的问题进行了剖析并提出了解决对策。

关键词:出版企业;内部控制;问题;对策

随着我国经济的不断增长,新兴技术和新的商业模式层出不穷,多种业态加速融合发展,新兴数字出版媒体给传统出版行业带来了前所未有的冲击。另外,出版企业改制以来,虽然我国不断加大对文化企业的扶持力度,但是受到市场化进程加快的影响,传统的出版行业面临诸多的考验。同时传统的出版行业内部也面临增速放缓、选题雷同化严重、库存大量积压等一系列的问题。在这样的行业大背景之下,出版行业只有加强企业管理,强化内部控制,才能在激烈的竞争中找到可持续发展的出路,使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。

一、内部控制的定义及出版企业实施内部控制的意义

(一)内部控制的定义。内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工共同实施的旨在实现合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进企业实现发展战略等目标的过程。(二)出版企业的定义及业务流程。出版企业是指生产图书、期刊、音像制品、电子出版物等多种传播媒介的企业,它是国民经济体系中不可或缺的、相对独立的一个重要组成部分,是以知识、信息为主体元素的特殊产业,具有文化积累和思想传播的重要功能。出版企业主要有编辑、出版、印刷、发行等业务环节,其中:编辑阶段包含选题策划、组稿、审稿、加工以及最终发稿等环节,是出版企业经营过程中的核心,其在整个出版企业经营链条中起主导作用,一旦编辑阶段出现问题,那么整个出版也就无法再继续进行下去;出版阶段主要包含设计图书、图书排版、校对内容等环节;印刷阶段主要包含制版、印刷、装订等环节,这个阶段主要是对排好版的文稿进行复制,批量形成图书产品;发行阶段是出版企业经营过程中的最后一个环节,在此阶段,出版企业要为自身所出版的读物寻求读者,这个环节经营的好坏会直接影响到出版企业的经济效益。(三)出版企业实施内部控制的意义。进入二十一世纪以来,我国的出版企业得到快速发展,出版企业的规模不断壮大,出版物数量日益增多,发行的渠道也更加丰富。因此,出版企业应当结合自身业务特点实施内部控制管理,并确保内部控制措施落实到位,出版企业实施内部控制的意义主要体现在以下几个方面:一是确保出版企业合法合规经营。对于出版企业来说,遵守国家法律法规、贯彻执行国家的各项方针政策是其持续健康发展的前提条件。实施企业内部控制管理,可以将企业的发展置于国家法律法规允许的框架内,确保企业少走弯路。二是保证披露的财务信息真实可靠。严格执行制定的内部控制制度,可以规范企业各种经营行为,有效预防舞弊行为的发生,确保财务信息的真实性和可靠性,为企业的经营决策提供有力支持,同时提升企业对外的诚信度和公信力,维护企业的良好形象。三是有效地防范企业经营风险。出版企业改制以来,市场竞争越来越激烈,如何在竞争中站稳脚跟,是每个出版企业正在面临的问题。而完善的内部控制能促进企业合理开展各项经营活动,避免发生各种经营风险,确保企业经营活动正常运转,促进企业持续发展。四是促进资产的安全以及资源的合理分配。出版企业实施内部控制管理,能够使企业岗位设置相对合理,各岗位职责权明确得当,这样就能够让各岗位既互相制约又紧密联系,对企业物资财产在各经营环节的合理使用进行有效监督,确保企业资产的安全以及资源的合理分配。

二、出版企业内部控制管理存在的问题

(一)企业治理结构设置不规范,内部机构权责分配不合理。企业治理结构是构建完善的内部控制体系的基础。我国出版企业早期大部分都是事业单位,其治理结构与企业单位不尽相同。改制以后,很多出版企业受原来体制的影响仍根深蒂固,建立的治理结构和议事规则不够规范,存在着一些不合理的地方。很多出版企业中虽然设置了董事会、监事会,但是在具体的经营决策中仍然存在“社长一支笔”、“社长一言堂”的现象。董事会在具体的经营决策中形同虚设,所起的作用有限,往往是流于形式上的表决,而实际的经营决策权仍然掌握在“社长”等经理层手中,导致企业推行的各项内部控制措施存在很大的个人色彩,缺乏科学决策、良性运行机制和执行力,企业发展战略难以实现。另外,出版企业在设置内部机构时,未能将本单位的业务特点考虑进去,部门设置比较混乱,各部门职责不够明晰,权力与责任分配不合理,经常会出现部门之间互相推诿的现象,这导致企业内部控制的作用无法得以完全发挥,增加了经营风险。(二)内部控制制度不完善,考核缺乏全面风险指标。随着出版企业间的竞争日益激烈,为了提高竞争力,出版企业将内部控制制度的建设提高到了前所未有的高度,但是现有的内部控制制度仍有一些不足之处:首先是企业在进行内部控制体系建设时对企业面临的各种风险考虑不足,造成内部控制制度与风险管理制度出现衔接不畅等问题。从以往的经验看,企业即使建立了有效的内部控制制度,但如果公司设置的风险防范措施跟不上,企业还是会面临倒闭的风险。其次是在制定内部控制考核指标时有关全面风险指标的数量较少。目前很多出版企业在对内部控制考核时都是将内部控制执行效果放在重要的位置,而忽视了企业风险管理的效果,大多企业设置的内部控制考核指标未从全面风险管理角度去考虑,导致设置的内部控制考核指标存在不合理、不科学的问题。(三)内部控制意识薄弱,管理者对内控建设不够重视。1997年,内部控制概念在国内首次提出。2008年和2010年,财政部发布了《企业内部控制基本规范》和相关配套指引等一系列监管要求来指导企业正确实施内部控制,然而时到今日仍有一些出版企业管理者对企业内部控制的建设不够重视,内控意识薄弱,缺乏系统的管理知识。这些管理者往往只注重企业的利润指标,力争企业经济效益最大化,认为内部控制只是企业规章制度的完善,是用来约束职工的工具,而作为高层管理者则是可以凌驾于内部控制制度之上的。上行下效,这就造成职工在执行内部控制制度时产生松懈。在实际工作中,有的出版企业虽然建立了内部控制体系,但制定的内部控制制度内容大都是直接照搬照抄其他同行现成的制度,并没有根据自身的经营状况来量身定制,完全是为了应付监管需要,所制定的内部控制制度与企业的实际情况契合度不高,难以执行。有的出版企业的内部控制制度形同虚设,在经营中弄虚作假的舞弊行为时有发生,加大了企业的经营风险。还有的出版企业内部控制机构的人员没有掌握内部控制的实施要点,内部控制制度的执行质量不高。出现这些现象的很大一部分原因是管理者对内部控制不够重视,管理者的思想意识往往会直接影响员工的工作态度,所以企业管理者一定要有很强的内部控制意识。(四)内部监督不到位,内部控制效果受影响。内部监督是企业对内部控制建立与实施情况进行监督检查,评价内部控制是否有效的重要手段,通过对内部控制的监督,可以对发现的内部控制缺陷立即加以改进,并对下一步工作给出指导性意见和建议,内部监督包括日常监督和专项监督,内部审计部门则是执行内部监督的主要机构。然而,有的出版企业为了降低运营成本,在企业内未单独设立内部审计部门,而是将内部审计功能置于财务部门内,这就使内部审计失去了独立性原则,无法实现对内部控制制度执行情况的有效监督管理。另外有的出版企业忽视评价机制,造成管理层未能如实掌握单位内部控制体系的运行情况,也就使管理层无法掌控企业的业务发展方向,并对下一步工作做出合理规划,也无法对各职能部门执行情况做出合理奖惩。监督不到位、评价缺失,在很大程度上会影响内部控制工作的成效。

三、出版企业完善内部控制管理对策

(一)规范设置企业治理结构,合理分配内部机构权责。出版企业如果想在越来越激烈的市场竞争中取得一席之地,很好的完成企业制定的战略目标,就必须要打破固有的老旧观念,用现代企业管理理念来规范设置治理结构,建设好内部控制环境,改变“社长一言堂”等现象。要真正发挥董事会在经营活动中的决策职能,改变企业以“社长”等经理层主观意识为主的经营管理模式,保证所制定的战略目标的科学性与准确性。另外,面对日益复杂的市场环境,出版企业在设置内部职能机构时,既要强调科学高效,也要做到精简得当,制衡有方,公正透明。要根据企业自身状况和既定的发展战略,将企业的文化理念和对各部门的管理要求融会贯通,明确各部门的职权范围,避免出现部门职能重叠、缺失或权责过于集中的现象,形成各部门各司其职、各负其责,既相互协调又相互制约的良性工作机制,这样才能将内部控制的效果发挥到最大化。(二)健全企业内部控制制度,强调全面风险绩效考核。完善的内部控制制度体系能帮助企业持续长远健康地发展,不仅能够有效提升企业风险防控意识和抵御风险的能力,更能够帮助保持企业延续生存周期、提高自身管理水平。为了避免实施内部控制管理只是为了应付上级检查,不让内部控制流于形式,出版企业应该健全内部控制制度、将企业的全面风险管理与内部控制有效的相融合。内部控制制度应围绕全面风险管理进行建设,要突出内部控制制度的可行性与全面性。当前出版企业所面临的风险来自方方面面,多而且杂。因此出版企业需要及时对各种风险进行优化梳理,并根据梳理结果对各项制度进行调整。另外出版企业应发挥绩效考核的作用,通过绩效考核激励职工参与内部控制管理,提高内部控制的质量。根据内部控制体系服务于全面风险管理的特点,出版企业在制定内部控制考核指标时,要充分考虑全面风险管理方面的要求,构建适合全面风险控制的考核指标体系,提高内部控制绩效考核的质量。同时在绩效考核中一定要重视绩效考核结果的反馈整改工作,这样才能不断促进内部控制的质量。(三)提高企业内部控制意识,抓好内部控制建设。对于每个出版企业来说,内部控制能否有效运行,管理者对内部控制的支持是关键。如果管理者不重视内部控制管理,就不会认真进行内部控制制度建设。强化管理者内部控制意识,需要主管部门多对管理者进行培训,强调企业加强内部控制的重要性,帮助出版企业管理者树立重视内部控制的意识。出版企业作为国家意识形态建设的主力军,在国民经济体系中有着非同一般的地位。改制以后,国家为扶植出版企业的发展,更是提供了很多优惠政策。为了更长远的发展,出版企业的管理者必须改变原有的凌驾于内部控制之上的思想,积极推动内部控制制度建设,在工作中以身作则,带头遵守内部控制的各项制度。同时在企业内部要为内部控制建设创造良好的氛围,在职工中做好宣传工作,要让广大职工都能认识到内部控制建设的重要意义,要鼓励企业所有部门、所有员工都积极参与到内部控制的建设工作中去,各部门之间相互合作,为企业构建完善的内部控制制度打好基础,促进内部控制建设的有序发展,确保企业内部控制发挥其应有的作用,更好地为企业发展服务。(四)建立有效的监督机制,确保内部控制的有效运行。出版企业应根据自身实际情况,建立内部监督体制,设立独立的内部审计机构,并将各项内控制度落到实处,定期对内部控制运行效果进行有效的评价和监督。通过内部监督及时发现控制中存在的各种问题并及时处理,这样才能保证内部控制良性运行,发挥应有的作用,才能够达到内部控制的目标,促进企业快速发展。做好内部控制管理,在发挥内部监督力量的同时外部监督的力量也不可缺少。首先要重视政府部门对企业的监督和帮助。出版企业应该与财政、税务、审计等政府部门建立良好关系,经常进行沟通,以便及时掌握更多的相关政策,有利于企业内部控制的管理。其次是要充分发挥独立董事和会计师事务所的独立监督作用,通过外部审计来验证内部监督的有效性,检查内部控制制度是否存在未被发现的内部控制缺陷,减少企业的经营风险。

四、结语

随着经济的高速发展和时代的不断进步,出版行业的竞争也愈来愈激烈,出版企业只有结合自身经营状况,建立完善的内部控制体系,为企业的管理人员提供有效的管理方法,降低各种风险的发生率,才能够在竞争中站稳脚步。出版企业应抓住时代赋予的发展机遇,通过实施内部控制来实现自身的价值,有效提高企业的社会效益和经济效益,促进出版企业的长久发展。

参考文献:

[1]宋晋中.企业内部控制存在的问题及对策研究[J].现代商业,2020(32):147-148.

[2]殷青妙.全面风险管理视角下企业内部控制体系构建研究[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2020(11):1-2.

作者:覃江鹏

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