企业销售内部控制论文

一、ERP环境下的企业内部控制

1.ERP系统及其特点。ERP从广义上讲,指的就是在大信息化时代背景下，借助快速发展进步的电子信息技术,将企业的所有资源集中到一起,主要是实现企业核心业务的自动化。ERP系统主要专注于简化企业常规业务处理的流程,将传统的人工操作模式转化为一个相对完善的人机结合的操作系统，提高整个企业的运行效率,也为企业的管理层对企业进行管理提供有效管理手段。ERP系统是一个以集成性、及时性为主要特征的管理系统,已经为各大中小型企业所使用,这种人机结合的操作系统与以往传统的操作系统相比,表现为以下特点。（1）ERP系统显著提高企业管理水平。在管理系统中的配置使企业的管理效率有了极大的提升,同时将人为因素对企业各项业务活动处理的影响降到更低的水平,这样一来就提高了企业各项工作运转的效率。（2）ERP系统促使企业管理工作更加系统和深入。传统环境下的企业管理,只要注意严格把控人为因素即可,但是在ERP环境下,企业的管理不仅仅涉及人为因素,同时还要做好对信息系统中的数据以及对信息系统本身的管理和监控,这种情况下要实现高效的企业管理就更是难上加难。（3）ERP系统使业务数据和财务数据高度集成化。企业在正常运营过程中，每发生一项业务活动,该项业务所涉及到的数据将会迅速及时地传递到ERP系统,使所有的业务人员和会计人员都能够快速地获取所需要的信息并对数据进行处理,这样就在很大程度上避免了因数据传递过程中的延时性而导致的一些差错。2.ERP与企业内部控制。内部控制在管理层面是不可或缺的元素,实践证明,有效的内部控制则企业强大,无效或低效的内部控制则企业混乱无序。在新的信息系统环境下,企业内部控制体系的主要目的仍然是确保企业资产安全,确保各项工作顺利且高效进行,确保各项数据和信息真实可靠,其所包含的五个基础组成部分也没有发生改变。它们仍然是控制环境、控制活动、风险评估、信息与沟通、对环境的监控五个要素,但是在新的信息系统环境下,这五个要素也分别表现出其新的特征,导致在ERP环境下企业实施内部控制表现出一定的特殊性。（1）控制活动重心发生了变化。ERP环境下,企业所有业务流程的相关处理和操作都是由会计人员和业务人员通过计算机系统操作来进行,所有涉及到的数据都自动储存在ERP系统内,内部控制不仅是要对各项审批程序进行控制,更要确保计算机系统本身是安全可靠的，所以内部控制的重心由传统模式下的人变为了现在的人与机。（2）控制风险进一步提升。ERP环境下,企业很多业务流程的审批是根据系统内已经设定的初始设置来进行的，如果ERP系统的初始设置本身就存在一定问题或者获得授权审批的人员出于某些私人目的人为地对这些设置进行了修改，都会使ERP系统在处理业务活动时出现问题，使内部控制风险提高。（3）控制环境是以团队整体控制为总框架。控制环境为企业发展塑造了一个基本的框架和构造，决定着企业的基本氛围和格调，对于塑造企业文化、提高企业凝聚力、潜移默化地影响企业员工的控制意识都有着极其重要的作用。（4）信息与沟通的层面更要着重注意对各模块之间的协调管理、统一控制。ERP改变了以往的电子信息系统环境，使得各部门之间信息、数据的共享程度更高，各部门之间的沟通和交流更加方便。一项业务活动的发生可能需要几个模块共同操作，在传统模式下这可能是一项很复杂的工作，但是在ERP环境下，各种业务数据都是通过网络来进行分享和传递的，如果某个环节出现问题，其他模块也能够及时了解并作出相应的处理,使得工作极大程度地高效化。（5）需要对所使用的ERP系统本身进行有效的管理和监督，使得ERP环境下的内部控制更加复杂。企业日常业务活动的处理都要用到电子信息系统，在ERP环境下，由业务人员将原始数据手动输入ERP系统中，系统就会根据这些原始数据自动生成很多单据、凭证，这样就解决了传统环境下工作效率低下的问题。

二、ERP环境下企业销售业务的基本流程分析

对企业销售业务进行内部控制的目的主要是降低销售过程中由于一些业务处理的不恰当而导致的风险，由此尽最大努力去避免不必要的损失，将可能面临的风险降到一个可接受的水平。而风险是无处不在的，它可以存在于销售和收集过程的各个方面，所以，为了能够深入了解和分析在ERP环境下,企业如何对销售环节实施有效的内部控制,从而有效合理地对内部控制制度进行再设计，首先应该做到的就是熟悉和了解ERP环境下的企业销售流程和收集流程的各个环节,在ERP环境下,大部分企业销售和收款业务的处理如下，见图1（见下页）。1.接到订单申请，创建销售订单。在大多数企业中，每一笔销售业务都开始于客户向企业提交订单申请，然后企业会根据客户对于产品的要求交由销售部门来创建销售订单。在这个过程中，应该重点关注的就是客户的信用程度高低和销售订单是否合乎标准，以此作为是否接受该笔订单的一个参考的标准。2.审核销售订单，签订销售合同。为了能够使供货方和销售方清楚地知晓各自各自所享有的权利以及应承担的责任与义务，并确保交易发生后货款能够及时收回，交易双方必须要按照一定的程序来签订销售合同。一般情况下，获得授权的人员会与客户拟定一份销售合同草案，主要包括商品名称、商品数量和商品质量，运输方式、付款期限、付款方式等内容。销售部门会根据企业的销售政策审查批准销售合同草案，审批时，审批人员的工作重点是销售合同草案是否有利于公司利益、货款能否及时收回、权利与义务的划分是否明确、如有纠纷双方应该如何解决等等。3.信用审核。信用审核的主要目的是保证在交易达成后企业能够在合同规定的期限内收到货款，减少坏账损失，切实地保障企业经济利益的流入。首先，信用管理部门会深入了解和调查客户以往的交易记录以了解其资信状况，再根据企业常规的销售政策、信用政策，确定信用额度、信用期限，然后将信用客户的最高授信额度、付款期限等数据输入ERP系统。然后，在进行信用审批时，ERP系统自动根据内置的信用政策和审批程序进行审批，信用政策通常包括两个方面：信用期限和信用限额，不符合信用政策的订单将会被冻结。4.录入销售订单,生成发货单。销售合同草案经过相关人员的批准后，销售人员将与客户就具体交易细节进行协商，最终签订正式的销售合同，双方的合作关系正式达成,此时，销售订单将会被录入ERP系统，ERP系统将自动生成发货单。确认货物出仓以后，管理人员将根据订单的状态实时地对仓储管理系统的存货数据进行更新,实时反映企业库存量。5.生成出库单，出库发货。仓储部门在收到发货单以后，会按照发货单的要求，录入出库单，货物安排就绪以后，会对发货单上列出的名称、数量、规格、批号等信息进行一一核对，经核对无误后会合理地安排发货时间，同时对ERP系统中的该批销售发货单进行勾对操作。6.开具虚拟销售发票，申请金税发票。发票出库单确认无误以后，就要在ERP系统中开具虚拟发票，这项工作在系统正常操作的情况下通常没有错误。在税务发票生成以后，会计人员下一步要进行的操作就是根据发票来过账。虚拟销售发票过账的主要目的是确认是否所有的已发货出库的货物都已开具发票、是否有虚假交易开具发票或重复开具发票等。7.收款。为保证收款环节的正常进行，应该确保收款业务是按照ERP系统中的三种收款方式即预收账款收款方式、赊销方式、直接收款方式来进行款项的收回的。现如今市场竞争极度激烈，企业会给出各种优惠条件来争取客户，而赊销在三种销售方式中已经成为主要的销售方式。赊销会在很大程度上提高企业的销售量和销售收入，但是赊销也存在着很大的风险，货款能否及时地收回是不确定的，企业只能根据客户的信用程度来决定是否要赊销给客户。如果企业销售货物的方式是赊销，那么在此过程中，企业应该重点关注的就是应收账款的管理问题，款项能否按照预期准时收回，在一定程度上与应收账款的管理有着密不可分的联系，所以就要重点关注如何对应收账款进行有效的管理。在实际受到货款时，录入收款单，及时转销该笔应收账款,实时反映应收账款的金额。8.销售退回、销售折扣与折让。企业已经售出的商品如果存在质量问题或者其他问题，商品可能会被退回，也有可能购货方会要求企业给予其一定的销售折让、折扣。销售退回业务包括三个步骤:对退回商品进行审批、验收入库退回货物、冲销应收账款。应该注意的就是退货一定要通过审批,还有退回货物应该及时收回入库并做相关记录。销售折让和折扣包括两个步骤:对给予客户的折让和折扣进行审核、核销应收账款。审批环节尤为重要，一定要符合相关的审批要求,严防徇私舞弊、收受回扣。9.坏账注销。对于确定无法收回的坏账,企业应提供充足的证据和资料证明坏账确实无法收回且符合会计政策,然后经有关部门批准后，再由会计人员核销坏账。10.清账。清账指的是在月末的时候，由应收账款管理人员对企业的应收账款进行清理，对于已经收回的应收账款确认是否已经进行了转销，这对于保证企业货款及时收回发挥着极其关键的现实作用。

三、ERP环境下企业销售业务内部控制制度的设计和完善

ERP系统应用于内部信息管理系统并成为其核心,这就表明,信息化大背景下,企业要想顺利实现对所有资源的合理配置,就必须将企业内部控制和管理与ERP系统相结合。绝大多数企业的盈利都是通过销售收款来实现的,企业现金净流量和净利润的实现必须直接依赖于销售业务,这样一来,销售业务就成为企业其他各项业务活动的核心,其他各项业务活动都服务于销售业务,它们的顺利运行为销售业务的顺利运行提供重要保障。而在ERP系统操作环境下,人机结合使各项业务的处理更加复杂,销售业务就更加应该受到重视,而销售业务的内部控制也就必然成为企业内部风险控制的重点。熟悉了在ERP系统的操作背景下，销售业务具体流程的各环节以后，就可以据根据各个环节所可能面对的重大风险点来对销售业务的内部控制制度进行合理化有效化的设计和完善。内部控制制度的设计应遵循全面性原则，企业正常的经营管理都会涉及到内部控制，而且内部控制贯通于各项业务活动的每一个环节，并于决策层、管理层和监督层贯彻实施。ERP环境下，要想达到对企业销售环节高效有力的控制，就应该在ERP系统中建立一个完整全面的内部控制制度体系，使内部控制渗透于企业销售业务的每一个环节，对每个环节进行严格的验收把控，提高销售环节的工作效率，保证整个销售业务的顺畅进行，为提高企业的经济效益保驾护航。1.ERP环境下订单环节的内部控制。企业每天会接到很多来自不同客户的订单申请，为了科学规范地去处理这些订单申请，企业一般都设有独立的订货管理模块，对收到的订单进行管控。销售合同正式签订之后，企业与客户的交易也就正式达成，此时就需要将销售订单录入销售管理模块，如果没有销售订单，也就不会有后续各种单据的生成，因此，对于企业正常的销售业务，其内部控制的关键的一步就是要加强企业对销售订单的控制，对商品类型、规格、数量及质量、可给予客户的信用期和信用额度,还有销售价格和销售折扣进行重点把控。所以，在订货环节的内部控制中，应注意以下三点。（1）企业应当在ERP系统中设置严谨认真的销售业务审批程序，包括两种:一是普通的业务审批程序，二是特殊业务审批程序，这种审批程序不符合正常的销售政策。所有的销售必须经过严格的审查和批准，才可以执行。（2）在ERP系统中检查各项文件的准确性，将文件审查和相关的业务管理系统数据相结合，例如，将进销存模块中的数据和生产模块中的信息相结合，保证审批的合理性和有效性，从而避免企业签订销售合同以后，因无法满足客户的需求而给企业带来名誉损失和利益损失。（3）客户提交订单并与企业形成合作关系，企业才有利可图，但是在这种利益的背后也隐藏着很大的风险，所以为了能够保证销售收入的正常实现，降低不确定性，应该在ERP系统中建立完整的客户信息数据库，对客户以往所达成的交易进行全方位深入的调查，从而了解客户的资信状况，搜集相关信息并记录入库，并设置完整的程序对可给予客户的信用条件、信用额度、赊销时间、最低销售价格等进行审批。2.ERP环境下发货环节的内部控制。通过审批的销售订单，就可以进入发货环节。对发货环节进行内部控制制度设计，主要是为了降低仓储管理人员在没有得到授权的情况下出于某些利益图谋私自发货，以及发出货物在品质、规格等方面无法满足客户需求的可能性。发货环节的内部控制应该注意以下几点:（1）仓储部门应该严格按照已经审批通过的销售出库单来安排发货，避免仓库保管人员在没有审批或审批没有通过的情况下私自发货。发货时,要对企业和客户双方的情况进行全面考量，合理调配企业的库存，同时也要考虑到客户对这批货物的需求是否十分紧急，然后合理有序地安排发货，对出库单要随时跟踪，保证整个出库过程不存在徇私舞弊的情况，在确认货物出库以后，要及时更新存货管理系统。（2）出库单经过配送监管人员的审核以后，系统会提示是否要开具销售发票。如果客户要求货物与发票同行，那企业就应该让系统根据销售订单、销售发货单自动开具发票，然后将销售发票与货物一同发出;如果不要求的话，可以在客户确认收货以后再开具发票，这样也能够避免货运途中一些意外因素导致票据与货物不符。（3）在某一项业务的发生过程中，会涉及到很多单据、凭证以及会计记录，这些资料及信息相互之间是密不可分的,它们共同确保一项经济业务的发生是客观存在且合理合法的。因此，为了达到这个目的，我们应在ERP系统中关联相关的票据、凭证等，如将销售发票与销售订单、装运凭证、销售出库单进行关联，使这些相关票据的数据能够互相追踪、互相检查,从而使企业管理人员能够详细全面地了解整个销售业务的运行，保证ERP系统中所记录的销售业务都是完整可靠的。（4）ERP环境下，在职责分配方面，企业应该按照职务不相容原则来合理设计安排销售业务环节涉及到的人员，存货保管人员、货物装运审核人员、开具发票人员应该是不同的员工。3.ERP环境下收款环节的内部控制。（1）赊销这种销售形式在企业销售业务过程中占到很大的比例,从时间价值的角度出发给予客户优惠，能够在很大程度上吸引客户，但是赊销业务的发生使企业内部控制的风险加大,所以本文既然是要对收款环节的内部控制制度进行设计，其重心就应证应收账款信息实时有效，方便企业管理人员查看并做出一些相关决策。同时在收到货款以后要对客户信用信息库进行更新，调整信用额度、信用期限等。（2）对于信用期限已过，但依旧无法收回的应收账款，企业应在客户资信状况管理系统中重新对客户进行信用测评，并在客户信用信息库中进行记录和修改，将所有涉及到该客户信用的信息同步进行更新。在下一次交易时，企业就可以根据修改过的信用数据确定可以给予客户的最高赊销额度、赊销期限、信用条件等。（3）对于分期付款的交易，为了保证货款及时收回，应该在ERP系统中设置一个应收账款收回提醒程序，在付款日前大约一周提示客户按时还款，保证货款能够如期收回，实际收到货款时，由会计人员将收款单录入销售管理系统中，并以ERP系统内设置的票据之间的对应关系为基础对应收账款进行自动核销。

四、应对ERP环境下企业销售业务内部控制风险的实施措施

为了保障ERP环境下企业销售与收款内部控制制度能够得到有效的实施，并充分发挥其作用，提出了以下几点保障性的实施措施。1.企业管理人员应该注重建立和培养企业的风险防范思维和意识。风险随时都可能发生在企业正常经营活动的任意一个环节，为了避免在风险发生之时企业无从应对，就应该在风险未发生之前提前准备好相应的措施来应对可能会发生的风险。首先，应该在ERP系统中对客户的资信状况进行评估并实时更新和修改客户信用信息库，从而防范因客户信用风险而导致企业承担无法估量的损失。其次，企业要设置严格的信用审批程序，根据程序中设定的可以给予客户的最高赊销额度、赊销期限、信用条件来对客户所提交的订单进行审批。2.在ERP系统中着重加强对销售管理模块应收账款的管理，包括应收账款的催收、应收账款的对账等。首先，对于信用期限已过仍然没有收回的应收账款应该按照应收账款逾期时间长短分别管理，对于逾期已久的应收账款要重点防范坏账的产生，如果确定无法收回那就应该及时确认坏账。其次，销售人员应对于逾期仍然无法收回的的应收账款应该经常与客户进行沟通并催促其归还欠款，在归还期限截止前一周应提醒客户及时归还，通过这样的方式来尽可能降低应收账款形成坏账的风险。最后，企业应该设置专门的人员定期与客户进行对账（每半年一次），对于那些不符的账款应该及时与客户取得联系并进行沟通，在需要的情况下也可实地对账。

作者:王凤 单位:山西省饮食服务公司