档案工作计算机技术的运用

摘要：计算机技术为实现档案管理的现代化、数字化和信息化提供了强大的技术支持，在高校档案管理工作中，应当重视加强档案信息归档的基本工作，加强档案管理的计算机网络建设和档案管理的多媒体信息建设，提高档案管理的工作效率。

关键词：计算机技术；档案管理；现代化

随着信息时代的飞速发展，更多的计算机技术已经广泛服务于国民的生活和工作，它带动了人类社会各个领域的迅猛发展，成为人们生活和工作的重要工具。在这个信息技术大爆炸的时代，传统的档案管理和存储手段已经不能满足时展的需求，只有采用先进的计算机技术才能实现档案管理的现代化、数字化和信息化，才能充分应对档案数据量大而且存储调阅繁琐的现状。因此，档案的管理人员需要认真掌握计算机技术在档案工作中的具体应用，认真辨识档案管理过程中存在的不足，利用其来加强档案管理工作，有效提高档案管理的效率。

1计算机技术的优势

当今信息时代的突出表现就是计算机技术在社会各个领域的广泛应用，它给档案工作带来了众多的便利，但是也形成了巨大的冲击，档案管理工作的现代化面临的各种挑战日益增大，加强计算机技术的应用已经迫在眉睫，它的几个优势主要表现为：

1.1先天优势

计算机技术为档案管理提供了诸多先进的扫描、打印和复印设备，它们的广泛应用大大提高了档案管理工作的质量，通过将档案文档的内容进行归纳分类，将纸质档案分页扫描，可以实现纸质档案内容的数字化存档，高质量的扫描仪能够保证档案内容高清有效，完整存储。档案卷宗的基本信息在通过工作人员核对后录入到数据库系统中，就可以实现数据库信息与档案卷宗的相互印证，提高档案卷宗的信息化转化效率，保证档案卷宗的完整存储流程。在查阅过程中，可以利用计算机来登录工作网站，可以快速浏览搜索相关的档案文件，可以通过打印和复印等外设产品实现文档的调阅和打印，避免在翻阅传统的纸质档案时所引起的损毁或者丢失。电子档案的存储可以通过缩微技术和光盘技术来实现，避免因为计算机信息系统出现故障所造成的电子文件丢失。

1.2信息化优势

档案的收集、录入和存储涉及到众多类比的信息资料，它的工作繁重而且安全级别要求高，当传统的档案管理工作遇到爆炸性的信息量时，繁重的录入和归档工作会使得工作人员不堪重负，很容易出现错乱现象，也容易给保存带来安全隐患。而计算机技术为代表的信息技术被广泛应用到档案管理工作后，人们可以更加便捷高效地运用其来管理电子档案，可以将传统的纸质版档案信息录入到信息系统中，这样就建立了分类齐全、内容丰富的数字化档案馆，而先进的信息化技术为档案管理工作提供了便捷的条件，促进档案管理工作向着更高层次发展。而在档案的归档和分类阶段，可以根据档案文件或者卷宗内容建立信息检索目录，制成档案管理的信息文献卡，这样可以实现对于档案每个卷宗的信息集合，也能将每一个文件或者卷宗的内容和形式特征进行归纳、选择和登录。

1.3管理优势

当前，计算机信息管理工作中，档案管理人员可以充分利用计算机技术来实现档案的数字化建设和无纸化办公，由于在前期阶段，管理人员将大量的纸质版档案文件录入到信息系统，就建立了完整的电子档案。当档案管理者或者使用者需要查找相关的档案信息时，只需要在计算机系统中查询相关的检索信息或者关键字，就可以快速查询到相关信息，为档案管理工作节省了大量的人力和物力，同时也保证了档案信息检索的质量。而根据企业或者事业单位的实际需要，档案管理人员可以及时调整档案管理系统的分类、检索和存储设置，创作出符合企业或者事业单位需要的信息系统，从而保证计算机信息系统能够满足企业的档案管理的需要，能够保证利用最短的时间、最高的效率来实现档案管理的更新换代，方便人们在日常的工作、生活和学习中，能够及时利用计算机技术来获取到各种有益的信息知识，方便管理人员对于各种档案进行科学、有序和高效的整理和管理，有效提高档案管理的工作效率。

2存在的问题

在信息时代，计算机技术的飞速发展和传统手工档案管理的束缚成为鲜明的对比，它体现在档案管理的额前期准备工作、计算机管理应用和专业化人才建设的各个方面，主要的问题集中在以下几个方面：

2.1档案管理的前期准备工作不充分

档案部门在启用计算机信息系统的时候，往往是主管部门的硬性要求，或者是档案系统的系统架构，而对于档案部门来说，没有做好足够的准备工作，往往是为了应付主管部门的检查，或者仅仅是作为档案信息管理系统的组成部分，对于档案管理的重要性和必要性没有充分的认识。比如，在准备过程中，档案存储的电子数据不到位，很多需要保持的纸质版的档案材料通过高分辨率的扫描仪转换成电子档案资料，或者通过人工录入的方式将档案信息录入电脑。但是，由于档案管理人员的技术有限，容易导致档案数据在向数字化转化过程中产生人为的损坏或者丢失，影响档案数据的准确性和权威性。此外，档案部门的软、硬件水平不足，很多档案馆的网络设施落后，计算机设备相对陈旧，它们严重影响了档案数据的采集、保存、归档和分类，也不利于档案信息管理系统的应用。

2.2档案管理的计算机运用不充分

在很多档案馆或者档案部门都运用了计算机信息系统，也对于档案管理人员进行了必要的专业培训和计算机操作指导。但是在实际工作中，很多档案馆或者档案部门都没有有效利用计算信息系统，或者只是将计算机信息系统作为传统档案管理的辅助工具，主要侧重使用它的收集、登录和储存功能，往往忽略了其检索和信息加工的功能。此外，在当今信息大爆炸的时代，档案信息已经不仅仅局限于文字，它需要档案管理者加强档案信息中的图像、声音、动画等多媒体档案数据的整理工作，而这些都是计算机信息系统的优势所在，但是往往被广大档案管理者所忽略。因此，在此背景下，档案的计算机信息系统优势不能得到充分发挥，而档案管理工作往往重复着相似的错误，或者埋没在浩瀚的档案归档工作红，它体现不了档案管理的高效率，更不能发挥计算机技术的优势项目。

2.3档案管理的专业化人才建设不足

在当今信息化时代，档案管理工作已经从过去的密集型重复劳动过渡到现代化的计算机技术为依托的信息化工作，它要求档案管理人员具有专业的档案管理知识，掌握扎实的计算机知识，熟练运用各种信息检索技术，而这些都需要具有高素质、专业化和高技能的信息管理人员才能胜任。然后我国档案管理人才大多是从传统高校档案专业毕业，而且一般年龄都比较偏大，他们工作以后接受传统的手工档案管理模式，无论是在计算机操作、档案管理思维的转变和计算机信息技术的运用上都存在着不小的差距，而对于计算机的网络安全防御则更是知之甚少，这就造成了很多时候，国家、社会和企业投入大量人力物力建成的档案管理信息化系统不能投入使用或者用之甚少，档案管理的人才梯队建设不能跟上日新月异的信息化发展，计算机的应用成为了一种空谈，档案管理人员没有危机意识，不能提高档案管理技术的创新发展，使得档案管理工作陷入被动的局面，落后于时代的发展和社会的需要。

3创新应用

档案管理是一个复杂的系统工作，而计算机技术是传统档案工作的创新之举，需要侧重加强档案信息归档、档案信息网络系统和专业人才梯队等各方面的建设，才能真正将计算机技术的优势发挥到最大。

3.1重视加强档案信息归档的基本工作

档案信息的存储和归档是档案管理的基本工作，也是档案现代化管理的重要环节，只有充分保证档案信息的收集、整理、归档和录入工作的有序进行，才能保证归档的档案信息真实有效，为后续的档案管理工作提供准确的数据。因此，需要充分利用计算机技术来加强档案信息归档的基本工作，运用计算机信息系统来加强档案办公自动化、档案文档管理一体化、档案管理信息智能化和档案服务现代化，满足信息化时代对于档案信息数字化归档的需求。此外，在档案信息归档的过程中，需要认真完善计算机硬件、软件等相关设备，保证档案信息归档过程中的数字化存储需要，提高档案管理系统对于存储容量、图形读取、性能优化、系统兼容等各种信息存档所需要的基本运行条件，加强优化计算机信息化系统的整体性能，提升系统兼容性，加强计算机软件更新，保证信息归档的高效安全运行。

3.2重视加强档案管理的计算机网络建设

当前环境下，档案信息的计算机管理需要兼顾计算机技术、信息通信技术和计算机网络技术，它侧重于档案管理能够服务于民，能够实现档案信息的服务最大化，这就需要档案信息管理部门和管理者加强对于计算机设备和技术进行及时的更新工作，加强档案信息的数字化建设和网络建设，真正保证计算机网络内外的用户都能及时访问到档案信息管理系统，能够根据自己的访问权限获取到足够的档案信息，确保档案信息数字化对于计算机网络技术的迫切需求。为了提升档案计算机管理的效率，需要在档案管理内部建立一套完整、有效和安全的信息网络系统，将档案信息系统的档案整理、扫描录入、程序管理、组织结构、权限管理、查询操作、安全防御等内容纳入到信息网络系统，实现档案信息的可查询、分级访问和防火墙防御等多重操作，可以通过网络信息查询来实现信息整理收集的目的。

3.3重视加强档案管理的多媒体信息建设

当今社会，计算机技术的重要应用就是通过多媒体等信息技术来颠覆传统的管理模式。在档案管理领域，侧重通过多媒体等信息技术来实现档案信息的立体化，注重对档案信息的开发与利用，提高了档案信息的服务功能，实现档案的现代化、智能化管理。（1）通过多媒体信息系统实现档案信息的工具化。目前，很多档案馆已经开始利用多媒体系统建立档案馆搜索目录、参观指南等，它将单调枯燥的档案信息形象化，方便普通观众的查阅和参观。（2）通过多媒体信息系统实现档案信息的标准化。目前，国内档案馆和档案部门的档案存档标准不统一，造成档案在存储和交换过程中出现信息不对称的状况，不利于多媒体信息技术的学习和交流，国家正在统一和规范多媒体信息存储的介质，力争通过多媒体信息存储来规范档案信息采集和存储的规范性。（3）通过多媒体信息系统实现档案管理的创新性。目前，多媒体技术已经逐渐从单纯的技术应用过渡到功能应用，它能够将单纯的文字信息转化为详细的图像、语音或者动画的形式。另外，多媒体技术在档案检索目录中可以实现拟人化操作，加强了档案信息与管理者的联系。

4结语

随着信息时代的飞速发展，档案管理工作也逐渐向着信息化、多媒体化和数字化方向发展，也使得计算机技术得到了充分的应用，它促使档案管理向着现代化、智能化和自动化方向发展，也真正提高了档案管理的工作效率，可以说，计算机技术成为了档案管理不可多得的利器，促进了高校档案发展进程。

作者:张燕敏 单位:济南市技师学院

参考文献:

[1]毕大鹏.试论在高校档案管理中计算机网络的应用[J].电子技术与软件工程，2016，(15).

[2]戴小龙.计算机技术在档案管理中的应用[J].电子技术与软件工程，2016，(15).

[3]王磊.计算机技术在档案信息管理中的应用[J].中国管理信息化，2015，(05).