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物资采购过程中廉政风险控制探讨

1、物资采购企业面临的内外部环境分析

1.1.外部环境分析

1.1.1、市场供求关系发生了深刻变化

经过三十多年的改革开放,我国的物资供应市场发生了深刻变化。由长期的物资短缺卖方市场转变为绝大多数物资买方市场,使得采购人员的工作内容和地位也随之发生了变化。过去采购工作是上门求人,经常出差。为了获取资源,与供方搞好关系,业务人员要不辞千辛万苦,不畏千难万险,走遍千山万水,费尽千言万语,个人不仅从中得不得好处,有的还要自己搭钱。如今,在买方市场的态势下,采购方在市场交易中的地位由弱势转为强势,成了“上帝”,变为供应商竞相拉拢腐蚀的对象。因而,物资采购业务人员中发生的违法、违纪问题相对比较突出。

1.1.2、市场经营主体生产资料所有制关系发生深刻变化

由过去的全民所有制和集体所有制为主,转变为国有、集体、私营、外资、合资等多种所有制关系并存。生产资料所有制关系的不同,决定了生产的目的和营销手段的不同。国有企业的生产经营是以满足全社会日益增长的物质文化需要为目的,一般不会采取不正当的经营手段。而一些私营、民营、合资、外资企业的供应商为了追求自身经济利益的最大化,在市场竞争中往往会采取不正当的经营手段。经统计分析,燕山石化这些年来查处的有不正当经营行为的供应商21家单位,其中,私营和民营企业16家,外资和合资企业5家。

1.1.3、市场经营主体之间的相互关系发生了深刻变化

由于市场经营主体生产资料所有制关系的多元化,企业间的相互关系由过去的国有企业之间的相互协作关系转变为市场竞争关系,从而导致营销手段的复杂多样化。一些企业为了在竞争中处于有利地位,对销售人员采取销售承包、目标分成等激励方式,这些销售人员为完成销售任务,对采购方业务人员往往采取给回扣、送钱、送购物卡、油卡、提供旅游、高档消费活动等手段,拉拢腐蚀采购人员。

1.2.内部环境分析

1.2.1、物资采购对石油化工企业的安全稳定生产具有重要作用

影响企业安全稳定生产的因素较多,一般来说主要有设计因素、施工因素、操作因素和原材料因素等。前两个因素主要发生在开车试车阶段,而在企业正常生产过程中,影响安全稳定生产的主要因素则是操作和原材料质量。燕山石化作为特大型石油化工联合企业,其生产具有高温、高压、易燃、易爆特点,生产连续性强,对物资保障工作要求高。一旦发生业务人员索贿受贿问题,必然导致其采购的物资质量差、价格高,而这一后果又直接影响着企业的安全稳定生产,影响着企业经济效益目标的实现,影响着燕山石化国有企业的形象,也影响着当事人的家庭幸福。

1.2.2、高度集中统一的物资采购管理体制增大了物资采购廉政风险管控难度

2002年,按照中国石化集团公司提出的“归口管理、集中采购、统一储备、统一结算”的要求,燕山石化公司对物资供应管理体制进行了改革,组建了物资装备中心,负责燕山石化公司除原油以外所有物资的采购供应、仓储和配送业务。实施物资采购集中统一管理后,减少了管理环节,降低了物资储备,提高了工作效率,节约了采购资金。同时也应看到,集中统一管理后,物资采购人员手中的权力大了,人均负责采购额近亿元,面对复杂的外部市场环境,面对来自方方面面的各种诱惑,也相应增加了企业的物资采购廉政风险。

2、物资采购业务存在的主要廉政风险

所谓廉政风险,是指相关人员在履行岗位职责时发生不廉洁行为的可能性。物资采购供应业务包括管理体制、计划管理、供应商管理、采购价格管理、合同管理、采购质量管理和储备管理等七个环节24项流程。根据廉政风险发生的可能性和造成后果的严重性,运用ABC分类法对燕山石化物资采购业务廉政风险进行分析,廉政风险主要发生在物资采购过程中的供应商的选择和采购价格的确定这两个业务环节上,具体存在以下五类风险:

2.1、思想道德风险

主要指从业人员经不住利益诱惑,思想道德滑坡,利用掌握的权力,为个人谋取私利,导致企业利益受到损失的风险。当前,这个问题比较突出。物资采购人员由于工作关系经常和供应商打交道,而供应商为了维系和发展与采购方的业务关系,又必然会采取各种正当或不正当的手段与业务人员拉关系套近乎。从人的本性来讲,每个人都有追求美好生活的强烈愿望,面对金钱、物质、美色的诱惑,面对他人财富的增长,难免不对个别业务人员的思想产生影响。

2.2、岗位职责风险

主要是指在物资供应系统相关岗位上工作的人员,因其工作职责赋予的权力,这种因岗位职责赋予的权力有可能为相关人员带来经济利益,导致企业利益受到损失的风险。如:在制定询价方案时,计划员具有推荐、选择供应商权;在制定采购方案时,采购员具有审核采购价格和确定中标供应商权;在质检审核时,质检员具有到货物资质量检查、认定权;在入库验收时,保管员具有到货数量确认和外观检查权等。在物资采购过程中,这些权力都可以成为为个人谋取私利的工具。如果相关业务人员不能正确履行岗位职责,为了个人私利滥用职权,就会导致采购的物资价格高、质量差,给企业造成经济损失。

2.3、业务流程风险

主要是指物资采购业务办理流程中,相关人员在某一个业务流程或环节上起主导作用,而这种作用有可能为其带来经济利益,导致企业利益受到损失的风险。具体表现为,在制定询价方案阶段,推荐询价供应商时,业务人员有选择谁与不选择谁的主导权;在确定采购方式时,为照顾某一方利益,有意回避竞争,如应招标而不招标,应竞价采购而为询比价等;限定询报价时间,使得其他供应商无法报价;限定交货时间,使得其他供应商无法参与竞争;提出只有某特定供应商能够达到的技术质量要求,使得其他供应商无法参与竞争。

2.4、制度机制风险

主要是指由于物资管理制度、机制缺陷或制度执行不严格,而给个人带来经济利益,导致企业利益受到损失的风险。从企业现状看,物资采购管理制度比较健全,但有些制度规定比较原则,如询价供应商选择、采购方式的选择、询价时间的确定等,使业务人员具有一定的自由裁量空间;业务操作的技术监控手段还不够完善,对违规行为不能及时发现并予以制止。

2.5、外部环境风险

主要是指来自企业外部的供应商、收购商、承包商等,采取不正当的营销手段,诱惑、拉拢、腐蚀物资采购人员,导致企业利益受到损失的风险。外部环境风险程度,与供应商的性质、物资市场供求关系和物资特点联系紧密。同为供应商,来自私营、民营和外资企业供应商的廉政风险就要高于国有企业供应商;市场供大于求的物资,其发生廉政风险的可能性就要高于卖方市场物资;采购通用物资的廉政风险高于特殊、专用物资。

3、物资采购过程廉政风险防范对策

针对物资采购过程中存在的五类主要廉政风险,要坚持教育引导与制度约束相结合,内控管理与外部监督相结合,完善防控措施与持续改进业务相结合,从教育促廉、制度保廉、监督守廉等几个方面推进廉政风险防范工作。

3.1、深化反腐倡廉教育,筑牢思想道德防线

深入开展廉洁文化“进班子、进岗位、进供应商、进家庭、进合同”五进活动,注重根据不同岗位、不同职级干部群体特点,开展多种形式的反腐倡廉教育。一是实行廉政建设目标管理。把廉政建设纳入领导班子建设重要内容,将物资供应部门开展廉政教育活动情况、执行廉政建设规章制度情况、发生的违纪违法案件数量、来自相关方的信访举报投诉数量等作为部门廉政建设考核目标,年终考核超过限定目标值的单位和领导干部,取消其评先、评优资格。二是开展经常性的反腐倡廉教育。把反腐倡廉教育纳入党员领导干部和业务人员教育培训计划,建立廉政教育活动日制度。把廉政知识纳入业务人员招录和竞聘上岗考试的内容。特别是通过具体案例教育,使领导干部和业务人员从中吸取教训,认清廉政风险时时刻刻存在,随时可能转化为腐败问题,强化危机意识,增强防控廉政风险的责任感、自觉性。三是营造廉洁文化环境。用廉政的价值观和浓厚的廉政文化氛围,来影响和激励党员干部廉洁自律、廉洁从政。燕山石化物资供应系统把《中国石化治理商业贿赂六条禁令》制作成警示牌,摆放在领导干部和敏感岗位业务人员的办公桌上,以时刻警醒大家遵守廉洁自律规定。在办公楼每层楼梯口醒目位置安放了《中国石化物资供应系统治理商业贿赂六条禁令》牌匾;楼道内两侧,用一幅幅精美的图片,反映企业加强党群组织建设、开展业务工作、进行职工教育、组织文体活动情况,中间穿插以廉政警句、励志格言,既美化了工作环境,又能使职工从中受到教育和启迪。

3.2、改进权力配置结构,优化业务流程

一个人和少数人说了算、权力缺乏制衡是廉政风险存在的根本原因。而业务流程存在的缺陷,又是导致廉政风险发生的重要因素。优化业务流程是防控廉政风险的一个重要环节。一是按照“内部牵制及不相容”的要求,在兼顾效率的同时,扩大物资采购业务流程的内部运行范围,强化采购过程控制,解决个人自由裁量权空间过大、业务行为失控失范的问题。燕山石化物资供应系统在物资计划部门增设过程控制岗位,通过对业务流程的再造,使计划、采购、过程控制岗位形成相互制衡的业务运行关系。对于采购业务办理,从采购计划审核、确定拟选供应商范围(原则上拟选三家以上)、选择中标供应商和确定中标价格,到最后结算货款、办理出入库,分别由计划员、采购员和过程控制员进行处理,并由过程控制人员对计划员和采购员的工作效果实行监控,实现了相互监督、相互制约。二是对于大额采购和重要物资实施由采购小组集体决策采购的工作制度。采购小组由计划、采购、供应商管理和纪检监察部门的人员组成,共同确定供应商选择范围,集体参与商务谈判,确定采购价格和中标供应商,增加采购行为的透明度,最大限度地避免少数人说了算和暗箱操作的行为。三是推进业务流程的公开性。封闭运行的业务流程是滋生廉政风险的温床。优化业务流程的重点,就是把采购决策、执行过程以及执行的结果通过一定的形式公开,用阳光这一刹腐剂来防控廉政风险。燕山石化物资供应系统在供应商接待室公示了采购业务办理流程,并要求各采购部把当月最大三笔采购业务办理情况,通过厂务公开栏进行公开,公开的内容包括:采购物资名称数量、采购方式、参与报价供应商名称、各供应商报价金额、中标供应商及理由等,公布了受理投诉电话,便于各方进行监督。

3.3、完善制度体系建设,规范业务行为

失去监督的权力,必然导致腐败。加强反腐倡廉建设,关键是靠制度,制度是行为的准绳,也是监督的依据。一是要填补制度空白。对因制度缺失导致的廉政风险,要坚持有权力必有制度约束、一项权力建立一套制度的原则,对权力运行加以规范,使权力在制度的约束下运行。二是推进制度创新。本着持续改进的要求,对已建立制度但仍然存在廉政风险的,应从制度设计是否符合实际、是否科学的层面作深入的研究分析,找出制度漏洞,进行修订完善。对已时过境迁、陈旧落后、失去监督制约作用的制度,要根据工作职能的转变、工作方式方法的改进、工作领域的拓展等新的情况以及权力运行的新特点、滋生腐败问题的新倾向,积极推进制度创新,通过“破旧立新”,更有效地防控廉政风险。三是提高制度的执行力。制度只有得到执行才有存在的价值。抓制度的执行是制度建设的重要内容、目的所在。抓好廉政风险防控必须把一系列制度贯彻执行好,通过制度的执行形成廉政风险防控的机制。四是建立制度落实情况监督检查考评机制,对不执行规定、不按制度办事、制度得不到落实的,要严格责任追究,维护制度的严肃性。

3.4、应用信息技术,提高监管水平

应用信息网络等现代技术,把对权力的监督渗透到物资采购业务运行的各个环节,通过技术监控、视频监察、数据分析等手段,实现对权力运行的实时监督,逐步形成“制度+科技”的廉政风险防控体系。一是把物资采购管理的相关要求用技术手段固化下来。例如,在严格供应商动态量化考核的基础上,把供应商动态量化考核结果嵌入到电子商务中,实现针对不同物资需求,由系统根据供应商考核排序自动确定拟选供应商范围,自动选择合适的采购方式、合理的询报价时间,从而避免根据个人主观意愿选择供应商、采购方式和人为缩短询价时间的行为。二是对于通过会议等方式决定的物资采购行为,如采购小组会议和招标采购等重大采购业务活动全过程实施视频监控,以及时发现和纠正违规行为。三是围绕采购业务开展管理监督,在强化日常业务管理的同时,对廉政风险较高的物资采购情况和重点供应商参与的采购业务活动情况,每月进行统计分析,从中发现异常因素加以控制。四是纪检监察部门要重视信访反映问题的调查处理。通过对信访件的核实,对于情况属实的,按照有关规定给以严肃处理;对于反映问题不属实或是部分属实,只要认为有发生这种问题的可能性,都应本着加强管理、防微杜渐的原则,找有关人员进行谈话,引以为戒。对其中一些比较典型的问题,通过印发信访情况简报或在有关的会议上进行通报的方式,把问题指出来,引起其他人员的注意。

3.5、加强供应商管理,净化外部环境

内因是变化的依据,外因是变化的条件。针对物资采购领域行贿案件多发的特点,在加强对企业内部干部职工教育管理的同时,也要把对供应商的教育和管理作为重点。一是开展供应商廉政风险评估工作,针对不同廉政风险等级的供应商采取不同的采购策略。对于高风险供应商参与的投标、竞价过程,业务管理部门和纪检监察部门要实施重点监控。二是加强供应商动态量化考核,并将考核结果以不同形式公开,以激励或警示供应商。对于在业务交往中有不良表现的供应商坚决清除出资源市场,净化外部环境。三是对供应商进行恪守商业道德的教育,通过召开供应商座谈会、发公开信、个别谈话和供应商考察、走访等方式,向供应商宣传企业廉政建设规定,提出廉政要求,通报不良表现供应商的处理情况,使供应商引以为戒。总之,加强物资采购过程中的廉政风险控制,要坚持教育引导与制度约束相结合,内控管理与外部监督相结合,完善防控措施与持续改进业务相结合,结合本企业的实际情况,找准工作重点,从思想教育入手,以制度规定为准绳,以检查监督为手段,有针对性地开展工作,才能取得实效。

作者:杨成梁 单位:中国石化股份有限公司北京燕山分公司物资装备中心纪委

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