煤炭企业采购业务内部控制策略

摘要：随着市场环境的不断变化和企业战略发展的需要，煤炭企业作为主要的能源行业，建立健全企业的采购业务内部控制制度，有助于提高企业的经济效益。采购业务无论从筹建项目初期到运营期，对企业的节能成本控制非常重要，本文主要针对煤炭企业采购业务方面的内部控制进行逐一分析，就采购环节容易出现的问题提出应对策略，实现煤炭企业的风险管理和风险规避的目的。

关键词：煤炭企业；采购业务；内部控制

一、企业内部控制的规范制定规范体系框架及意义

内部控制相当于高速公路旁边的护栏，对企业超越规章制度的情况起到了监督、控制、保护的作用。煤炭企业的采购业务在正常流程下，需要有内部控制的体系框架来规范，建立一套适合煤炭企业采购业务流程的高质量内部控制规范体系，对企业的抵御风险，提高生产效率，节约成本等起到重要的意义。

二、煤炭企业的特点

煤炭企业作为资源开采型业，其受地质条件、生产组织、生产技术、技术装备等因素的影响比较大，与其他的工业生产型企业相比具有以下特点：（1）煤炭开采生产过程复杂，每个过程在作业前都需要采购部门配合购进或准备相应的设备和材料，及时提供所需的物资，以免耽误进度。（2）开采作业存在着一定的危险性，由于煤炭行业的特殊性，生产条件的变化及自然灾害等因素都给工程进度造成一定的影响。企业应做好相应的风险防范，事前做好安全防范措施，这就对采购业务中所采买物资的质量提出了严格要求，严格把关杜绝以次充好，以免发生安全风险。（3）煤炭开采的投资大，周期长，准备前需要根据可行性分析投入大量的时间和物资。所以应根据企业的自有资金情况和筹措时间效率，合理安排支付采购货款。（4）随着科技的不断发展，生产自动化技术的不断提高，寻求适合煤炭开采企业的自动化设备势必会提高生产产量，提升生产效率。如何做到质优价廉的完成采购计划，是采购环节需要预先准备和收集整理的。就煤炭企业的以上特点，采购业务对于整个企业的良性运营起到非常重要的作用。

三、分析煤炭企业常见采购业务存在的问题

（一）采购计划安排不合理。由于市场的不确定性，材料价格的实时变化，企业没有根据自身的实际库存合理安排采购计划。或者造成库存积压或者采购物资没有及时到位影响生产进度。（二）供应商选择不当。供应商的选取没有做到公开、公平、公正，导致个别采购人员与供应商之间存在利益输送关系，价格上高于同类其他供应商，给生产及销售等环节造成风险隐患，给企业造成经济损失。（三）采购验收不规范。采购验收形同虚设，对于采购的物资是否短缺或者质量是否达标没有严格监管。实地盘点缺斤短两，生产环节可能因为采购物资的质量问题造成不稳定，从而影响生产进度。

四、煤炭企业采购业务内部控制的措施与策略

（1）煤炭企业应该根据部门的实际需要，制定和合理安排预算。通过流程报经审批，而后制定采购计划，严格按照预算执行，办理请购手续。通过对采购业务环节预算的控制，从而实现企业战略目标的达成。而对于特殊原因预算确实需要调整的，应先履行预算调整程序，待审批后再重新办理请购手续。（2）煤炭企业建立供应商审核准入制度，对于所采购标的质量和性能等方面与符合条件的工程达成一致并签订保证协议，并不是一劳永逸，对供应商应该进行实时管理和综合评价，根据评价的结果来选择和调整适合本企业的需要方案。（3）应该按照公平、公开、公正的招标采购方式。建立采购定价机制，根据采购的内容合理评估采购价格。对于本单位与供应商有关联关系的相应人员应采取回避的方式，不得干扰其他相关人员对采购价格的制定。拟定采购合同时，应明确各方的权利义务，注明到货时间、付款时间，发票税率，违约处理等的条款，并按照规定权限签订采购合同。（4）对于采购进来的商品，由相关负责人对其进行验收，并对符合采购内容商品出具验收证明。验收过程中，如果发现与采购单不符，负责验收的人员应当及时报告，并根据原因处理结果。（5）煤炭企业对采购过程的各个环节做好登记工作，确保采购业务内容的可追溯性。合同的执行情况和后续履行情况做好跟踪和回访，发现问题应及时书面上报并提出解决建议。（6）煤炭企业应该加强采购付款的管理，完善付款的审核流程，根据合同的进度流程审核无误后办理付款。对于涉及金额较大或者预付款时间较长，应定期跟踪。采购部门应把好一关，对采购发票的真实性、合法性和有效性初步审核。发现问题发票应及时处理，避免给企业造成资金损失和信用风险。（7）煤炭企业采购活动应当与财务部门协同配合，完善供应商资料以及配套的请购流程，采购部门将采购过程中的资料备份存档，并根据需要送达财务部门，使得会计、采购与仓储信息的一致性，并定期进行三方核对。除此之外，财务部门根据情况定期与供应商对往来账目进行核实，确保资料的准确与完整。（8）煤炭企业应当建立完善的退货流程，对于达不到企业使用标准的材料应按照规定流程办理退回出库手续，并及时与供应商就退货事宜沟通，将退款方式与期限落实到合同，跟踪退款情况。如果涉及质量问题耽误工程进度等违约的情况，应向供应商提出索赔，并根据交涉的结果确定赔款的金额和赔付时间。

五、结语

煤炭企业采购业务的内部控制对企业的发展起到重要的作业，只有各个环节形成有效科学的管理机制，规范内部控制行为，才能及时防范风险、纠正错误、弥补漏洞，是企业持续健康的发展。

参考文献

［1］李翕然,信春华.煤炭企业内部控制评价体系研究［J］.中国煤炭,2014（3）.

［2］周仁利.煤炭企业内部控制制度的建立与实施方法初探［J］.科技经济市场,2015（3）.

［3］刘勇.基于全面预算管理的煤炭企业内部控制优化控制［J］.财经界（学术版）,2017（15）.

［4］霍秋菊.论煤炭企业内部控制中存在的问题及对策［J］.中国市场,2016（45）.

作者:段楠 单位:晋城蓝焰煤业股份有限公司古书院矿