项目管理仿真的必要性及建议

摘要:本文通过简单介绍项目管理的发展历程及其特点,进而对计算机仿真技术在项目管理过程当中的应用进行阐述,揭示了项目管理仿真的必要性;同时,针对目前项目管理仿真中存在的问题,提出一些改进性意见,为以后无论是个人,企业还是政府在使用项目管理仿真时提供便利。

关键词:项目管理、仿真、应用建议

项目管理经历了三个发展阶段,D.I.克莱兰德提到项目管理最早出现于20世纪50年代末,最先被应用于国家的军事及航天领域。到20世纪80年代,项目管理逐渐被应用于制造业,信息产业和IT行业。到目前为止,项目管理已经被广泛应用,几乎每个领域都可以看到项目管理行为的存在。诸如有学者提出GIS软件项目管理,基于遗传算法的项目管理等等。

项目的主要特点在于它是一个有开始,有结束的一次性的,产生独特产品或服务的一个行为。一般来讲,项目的生命周期分为项目的设计和定义,项目的实施和控制,项目的评价和改善,项目的收尾四个部分。项目管理逐渐吸收了现代科学技术的最新成果,使目前的项目管理更加科学化、专业化、系统化、标准化、规范化、国际化。钱福培,欧立雄[4]曾提出项目管理是一种适用于责任重大、关系复杂,时间紧迫、资源有限的的的管理方法。基于项目管理特点及发展趋势,将项目管理和计算机仿真技术完美融合不仅可以使项目管理的整个过程更加便于操作,结果更加清晰,而且可以随时更改由于突发事件造成的各种问题。项目管理仿真是一个依附于计算机,通过对项目进行建模,然后运用包括微分方程,偏分方程和差分方程等数理机制对其模型进行运算,得到答案的一个过程。程莉莉[5]提出项目管理仿真是以多重学科理论为基础,以计算机及其应用软件为工具进行项目管理实验研究的理论和方法论体系。项目管理过程中存在很多不确定性因素造成了项目管理系统的复杂性,用系统仿真的方法来探索项目管理实践中复杂系统深层次的运动机理和规律性,具有科学的先验性。

总体来说,项目管理仿真不但可以为项目管理者提供科学的理论依据,而且是个兼具应用性和综合性的学科。项目管理仿真的提出,为以后的项目管理者提供了很大程度上的工作便捷,不仅仅是在控制项目进度上,还包括在项目的决策和其他方面。

一、项目管理仿真的必要性

项目管理发展以来,期间也有很多技术辅助项目管理以更快,更便捷的方式进行,比如关键路径法(CPM,CriticalPathMethod)和计划评审技术(PERT,ProgramEvaluationandReviewTechnique)。随着计算机技术的发展和各类信息技术的成熟,仿真技术也得到不断深入的研究,包括其应用的领域。仿真技术应用于项目管理也是目前发展的一个趋势,并且其给项目管理带来的优势使得项目管理应用仿真的必要性日渐凸显,如以下四点所述:(一)项目管理仿真使项目管理可视化程度变高,集成化变强在项目管理过程中,涉及的范围,工期,成本,质量等都可以采用仿真的形式进行直面的以各种图表形式展现在管理者眼前。区别于以往只定性的对项目进行描述,项目管理的仿真还以定量的,数字化的形式展现项目的完成过程。以项目的进度管理即工期管理为例,甘特图,CPM,PERT等都可以清晰的以图表的形式绘制出项目的整个过程。当然不只是进度可以以图表的形式体现,项目的质量同样也可以图表的形式体现。项目管理者一般最注重的三要素是质量,工期及成本。项目的质量是项目的核心价值,监测项目质量完成情况是项目管理者迫切需要解决的一个问题,利用直方图就可以很好的完成这个目标。通过收集、统计及整理数据,编制直方图,了解到数据的分部情况,就可以从中掌握质量能力状态,这种状况就包括质量是否处于正常、稳定或者是受控状态。当然还可以从中掌握项目的质量完成偏差是否在公允范围之内。监测质量的不仅仅只有直方图,帕累托图同样也可以,他的工作机理就是“80/20法则,为80%的问题找出关键的影响因素”。从帕累托图上可以直接看出影响目标的主次因素,对于监控质量来说有很大的帮助性。并且在随着项目的开展,很多问题相继出现,从帕累托图中就可以直观的找到这些因素,从而改变策略进行项目短期目标的修正。可视化不仅仅只以图表的形式展现,还可以以数字化的形式进行比对,如此来为项目管理者做决策时提供依据。比如挣值管理当中涉及到的中间变量BCWS即计划完成工作的预算成本,BCWP即已完成工作的预算成本,ACWP已完成工作的实际费用。通过三者之间的比值,差值来推算项目的效率,进度以及投入超前延后的情况。数字化的信息更便于决策者做出合理,有效的决策。项目管理仿真提高项目的集成化,这就体现在随着科技技术的提高,对项目管理的重视,很多大型的软件公司已经开始研制开发符合项目管理特性的软件,以往,个别软件是可以辅助项目管理的进程,比如甘特图,有利于工期管理,但是无法为项目风险决策提供依据。但是Primavera、微软公司相继提出了功能集成性非常全的集成性项目管理软件。这就为项目管理活动提供了大大的便捷。(二)项目管理仿真在一定程度上可以规避风险,减少成本,增加收益项目从开始到结束,期间的每一步都会出现或多或少的不确定因素。在项目的定义和设计阶段,就可能受不可抗力,财政政策,市场波动等外部环境的不确定因素影响。在项目实施过程中,由于外部天气因素的影响导致窝工现象,或者由于政策干扰导致相关利益人群滋事闹事的现象导致工期的延后,或者由于资金的滞后导致工人罢工现象等不确定因素。在采购活动中,由于很多项目是一个时间跨度比较大的工程,这就会存在由于时间的推进,原材料的价格上涨,和劳动力薪资的上涨等不确定性问题。项目仿真在一定程度上可以为管理者提供解决这些问题的依据,同时可以为项目风险性决策提供有力的依据。项目管理仿真可以从两个方面对项目的决策提供指导,一方面,随着仿真技术的日渐成熟,各行各业对仿真技术的应用,大量数据存贮于项目管理仿真软件之中,当出现新项目的时候,可以利用仿真软件所存储项目的信息,选出与新项目差不多的以成功完成的项目,然后进行因素调整,得出的结论可以为管理者做决策提供依据。另一方面,可以借助项目管理仿真技术对项目进行盈亏平衡分析,敏感性分析,期望值分析等等。(三)项目管理仿真增加各组织之间的沟通协调一个项目的完成需要多个组织紧密配合,随着项目管理的演进,项目组织也在不断进行变革,最常见的有三种:职能型组织结构,项目型组组织结构和矩阵型组织结构。如何使得项目组织内部各个层级紧密配合,沟通起到了相当重要的作用。项目管理仿真即为其提供了一个很好的沟通协调平台。项目管理仿真采取运用清晰的图表,定量性的描述,给参与项目的每个人提供项目信息,即使是初学者,或者是对项目没有一点项目经验的人,只要看到值就知道项目目前处于什么样的状况,要怎样改进使得偏离公允值的这个数值回到合理范围之内。如此一来,不但增加了沟通协调的效率,更减少了项目管理者对其进行培训的时间,减少了项目管理者的时间成本。同时,由于参与项目的人员因素质,知识水平,理解能力,个人性格,态度,情绪,见解的不同,在接受指令的时候会有不一样的工作情况,项目管理仿真恰恰就给这些问题提供了一个便利的解决方式。项目管理仿真可以给参与项目的所有人员给予及时的反馈信息,目前的项目管理组织最基本的结构也要有三层,上传下达的速度可能会因为各种不可控因素而受到影响,即使不出现不可控的因素,上传下达也需要时间,但是项目管理仿真就可以解决这个问题。随着互联网覆盖的面积越来越大,随时可以接收到信息,那么就可以给项目的执行者配备相应的设施,当项目的管理者有新的指令或者是要与哪个部门沟通协调,可以直接在项目管理仿真平台上指令。接受者会在第一时间接受指令并回复,达到项目上下级之间沟通协调的及时性。这不仅可以达到缩短工期的效果,还可以使项目的参与者时时沟通,及时更正项目实施时所出现的问题,对不确定因素所造成的突发事件进行及时的补救等等。(四)项目管理仿真软件的发展已日趋成熟自项目管理发展以来,各种辅助项目管理有序进行的软件日渐完善,对项目管理的各个阶段都有其特殊的分析管理软件,并且随着信息化技术的发展,应用于计算机辅助功能的计算手段,将项目管理仿真与其结合,产生了很多便利的软件,例如Primavera公司的P3系列软件、P3E系列软件、P3E/C软件及Microsoft公司的Project系列软件等等。

二、对项目管理仿真应用的几点建议

(一)根据项目管理发展的特点,集项目管理软件优点,将项目仿真集成化处理项目管理过程当中有9大部分内容,包括范围管理,工期管理,风险管理等,每部分都有相应的计算机辅助工具,比如工期管理有甘特图,关键路径法来辅助。但是这些方法不能应用于其他阶段。将整个项目从始至终在一个软件上进行操作,例如从项目的定义开始,就在一个软件上进行,定义完以后,进行下一个阶段,风险评价,通过计算机模拟技术,分析项目是否可行,若不可行,则返回,若可行,接着进行项目的实施,实施阶段进行项目工期、采购的监控等等,设定其公允值的范围,若超出范围,系统自动提示,以便于管理者做出相应对策。每一个分部项目完成后,系统自动转入下一个分部项目,并标记项目完成度,直至项目成功结束。(二)项目管理仿真应根据项目自身特点设计特色化模式项目管理目前应用的领域众多,不仅仅是在大型工程项目,而且在航天,军事,甚至是软件,医药,信息化设计等方面也可以看到项目管理的应用。那么项目管理仿真就应该根据这些项目的不同来设计差异化模块。比如大型的工程项目,在风险检测时,不单单要看投资回收期,基本收益率,还要看参与项目的人员在前期是否有做此类项目的经验,如果不设计特定板块来讨论这些问题,至少要设计备注栏,以便决策者进行决策。大型项目一般时间较长,期间要考虑外部环境变化对工期的影响,时间对原材料价格的影响等,这些板块都要进行特别设计。(三)项目管理仿真模块化,使其操作更加简捷方便项目的一个特点就是必须按照工序顺序依次进行,这就为项目模块化提供了很好的依据。从项目的定义开始,给其项目的定义设定一个模块,包括其项目的名称,编码,选址,负责人,投资,概算等等项目的基本内容,进行保存后,转入下一个模块。平行模块可以有很多层级,比如将项目实施阶段设立一个模块,这个模块就要包含很多层级,比如进度管理,采购管理,人力资源管理等。值得一提的是,不同的阶段都需要一定的保密措施,所以就要适当的设置一些权限。但是要开放一个通道,使得各层级的人在不侵犯商业机密的情况下可以进行紧密的沟通。

三、总结

本文通过借鉴很多关于项目管理仿真的理论知识,将其重要的理论同实际情况相结合,提出自己的观点。个人认为,在信息化技术发展迅速的今天,将仿真技术与项目管理结合必然会产生很大的商业价值。在节约资源的同时提高效率。但本文着重关注项目管理的进度管理,风险管理而忽视了项目管理所涉及的其他内容。本文旨在为设计软件的企业提供一些新的思路,同时吸引各个使用项目管理的行业使用集成化仿真来选择项目,实施项目。希望本文具有一定借鉴意义。

作者:张婷 单位:天津商业大学商学院

参考文献:

[1]D.I.克莱兰德,江莉.项目管理的发展历程[J].水利水电快报,2005,16:28-29.

[2]李爱光,李崇祥,王卉,马小青.GIS软件项目管理特点分析[J].北京测绘,2011,03:28-30.

[3]曾彪,刘欣.基于遗传算法的项目管理优化仿真研究[J].西南民族大学学报(自然科学版),2014,03:474-477.

[4]钱福培,欧立雄.国际项目管理的发展特点及我们的对策[A].中国优选法统筹法与经济数学研究会、中国科学院科技政策与管理科学研究所.发展的信息技术对管理的挑战——99’管理科学学术会议专辑(上)[C].中国优选法统筹法与经济数学研究会、中国科学院科技政策与管理科学研究所:,1999:4.

[5]程莉莉.项目管理仿真与软件应用.天津:南开大学出版社,2006.

[6]鲁建厦,方荣,兰秀菊.国内仿真技术的研究热点——系统仿真学报近期论文综述[J].系统仿真学报,2004,09:1910-1913.

[7]吴添祖.技术经济学概论.北京:高等教育出版社,,1998.