煤企物资管理信息体系开发运用

随着国民经济的快速发展，对煤炭的需求也快速增长。向管理要效益，从管理中降低吨煤成本，是煤炭企业所要研究的课题。煤炭生产成本中相当大一部分是物资消耗，物资管理作为生产成本的重要管控环节，工作量大，物资数量多，品种繁杂。因此，提升煤矿企业的物资管理水平显得尤其重要。在科学发展和精细化管理的指导和要求下，物资管理模式的不断创新是市场经济发展的必然要求，而建设全方位覆盖、科学高效、健康稳定的物资管理信息系统则是煤炭企业发展的必然趋势。

1实施物资管理信息化的必要性

目前，信息技术已在各个领域广泛应用，然而覆盖煤矿企业的广度和深度还不足。例如:手工单据和账簿以及经验式管理等因素影响着企业物资仓储和计划等工作的精准度。因此，建立和完善信息化环境下的物资管理制度，提高统计信息量，建立有效的企业物资管理信息系统，能及时发现物资管理的漏洞，完善成本控制，提高效益。

(1)实施物资管理信息化是提升煤矿企业竞争力的重要组成部分。根据国家对煤矿企业抓大放小和兼并重组的战略方针，以及随着煤炭市场价格一路飙升，煤炭产业形成了集团化、多元化、差异化、高附加值等趋势，一味压低价格冲出市场的竞争已经失去作用。在这样的背景下，煤矿企业管理必须与市场相融合，与市场需求相对应。必须遵循市场机制和价值规律的要求，建立适应市场需求、符合生产力发展、监控监管完善、健康运转的机制［1］。这就必然要走信息化、数据化的科学管控模式。

(2)实施物资管理信息化是煤矿企业精细化管理的需要。供应科作为煤矿企业物资供给部门，保障和服务生产单位，其业务必定要走在精细化的前列。煤炭产业发展至今，虽然在装备、技术上高速发展，“采、掘、机、运、通”机械化程度达到或接近世界水平，但由于资源型企业性质和长期粗放型企业管理模式，国有煤矿企业的管理理念和管理模式缺乏精细化和科学性，一直被国外企业家称作“一流的设备，末流的管理”。推进科学的精细化管理是一项战略任务，是一个由表及里、由浅入深，由不自觉到自觉，由管事到管心，不断深化和创新的过程。在煤矿企业推行物资精细化管理是一项带有前瞻性、实践性的工作。实行“归口管理、集中采购、统一储备和统一结算”的物资精细化管理体制，加强物资供应专业化管理的力度，才能促进物资供应管理水平及企业经济效益的不断提高［2］。精细化管理的灵魂是“持续改进、不断创新”，通过对物资管理信息系统的研究运用以及不断创新，提高业务标准，用信息来管理、让数据说话，以最低成本和最高效率，实现煤矿物资管理不断发展。

2物资管理信息系统供应链的建立

物资管理信息系统简单讲就是以物资为载体，依托计算机等平台，研发以智能化、数字化工具为代表的新的管理系统。物资管理信息系统的核心在于物资供应链的建立和管理。供应链中包含供应商管理、采购管理、销售管理、库存管理、委外加工、合同管理、运输管理、内部交易等模块，为企业提供全面的购销存管理［3］。如今煤矿企业，无论是独立的公司或是集团型企业，在同一产业链或供应链上的企业都面临一个新的趋势，那就是全产业链供应链的协同。许多集团型企业往往包含多个业态，同时涉及供应链的多个环节，对它们的协同往往能够实现集团企业的集团管控，从而提升效率和竞争力［4］。

(1)供应商管理。供应商管理系统提供对供应商在一段时期内的质量、价格、交期、服务、可持续性的改进等方面进行综合全面的评估，为企业选择供应商提供量化的、科学的依据。

(2)采购管理。采购管理系统是以订单为核心，对采购过程中物流运动的各个环节及状态进行跟踪管理。其采购业务从计划、申请、订单、收货、质检、入库、收票到结算全过程的管理(图1)。通过与计划的集成，达到减少库存积压，保证供应的目的。提供对物资需求申请进行汇总平衡的功能，支持集采物资在需求公司、供货公司和集采公司进行多级平衡。通过供应商评估(事前)、价格管理(过程)、成本分析(事后)达到降低采购成本的目的。

(3)销售管理。价格管理、销售订单、销售发货单、销售发票、销售结算、代垫费用单、渠道管理、销售统计分析8大功能组成了销售管理系统，与全面计划、DRP(分销资源计划)、库存、采购、财务紧密集成为一体的供销链中的一个环节。销售系统是以销售订单为核心，对销售过程在物流运动的各个环节及状态进行跟踪和管理。通过业务函数提取与销售业务相关的数据，这些函数通过组合可以形成复杂的函数，对配置在销售管理流程中的各个点进行控制。

(4)库存管理。库存管理是物资管理信息化供应链管理系统的核心部分。库存管理主要包括以下业务:基础设置、期初数据、入库业务、出库业务、库存调整、存量查询、账簿查询、储备分析、统计分析。信息化提供了完整的货位管理功能、辅计量解决方案、库存展望功能等。库存管理系统是基于对实物的收发管理。库存系统根据销售及采购，生产制造系统的出入库通知或备料计划，进行实物的出入库，并根据需要进行库位分配，批号管理。库存系统可以完成内部的移库、盘点、调拨、借入借出、报废、形态转换等业务，并将结果传递给存货核算系统，完成财务处理。

(5)运输管理。运输管理是物流供应链运作过程中的一个环节，面向企业的储运部门，按订单交货计划，及时、准确、安全地将货物交付到目的地。根据发货单、销售出库单、调拨出库单、采购订单、运输申请单生成运输单，通过运输单和运费公式可以计算应收运费、应付运费。

(6)内部交易。内部交易管理是与销售、采购、库存、财务紧密集成为一体的供销链中的一个环节，以企业内部交易管理为中心，围绕调拨订单，对价格、发货、内部交易结算等进行有效管理，并结合供应链其他产品和应收应付等产品，实时反映企业管理业务以及提供内部交易报表，全面反映出企业内部公司之间的交易情况。基础设置、要货月计划、调拨申请、调拨订单及结算、内部交易查询等5大功能组成了内部交易管理系统，其中调拨订单是系统内部交易管理的重点，内部交易管理中所有的业务开展均围绕调拨订单进行。

(7)委外加工。委外加工系统通过处理生产制造系统形成的委外加工计划及手工输入的委外加工订单，以订单为主线，完成委外加工的发料，委外加工成品的验收入库及委外加工费的结算处理等业务。

(8)合同管理。合同管理的基础是合同，此文所述的合同包括采购合同、销售合同等，是用户与客户签订的具有法律约束力的协议。合同管理系统主要包括合同的录入、审核、生效、变更、冻结、终止、废止及查询统计等内容(图2)。合同管理对企业经济行为的规范性、准确性、及时性具有重要意义。

(9)供应链报表。供应链报表是最后各个部分汇总性报表，可以将月度、季度、年度等汇总，方便高效完成总结性材料工作。供应链报表包括采购、销售、库存报表。采购报表包括采购入库暂估余额表、委外加工入库暂估余额表、采购待开票数量查询、按供应商统计订单完成率统计表。销售报表包括销售订单执行汇总、销售出库执行汇总、销售发票执行汇总、应收汇总、销售订单执行明细、销售出库执行明细、销售发票执行明细、应收执行明细统计表。库存报表包括日结存表、转库单明细表、集团条码跟踪表、备料计划缺料分析表。值得注意的是，物资管理信息化是为达到企业目标而进行的一个过程，信息化是手段，运营是关键，业务流程的优化或重组是核心。不能为片面追求信息系统的准确、信息的快速获得而忽视信息是为物资管理服务的。信息系统不是IT与经营管理的简单结合，而是这两者相互融合和创新的产物。

3应用效果

赵固一矿物资管理中心信息系统建设大致经历了自发、过渡、自觉3个阶段。这3个阶段的跨越发展，既受企业外部环境的深刻变化影响，又缘起于企业对自身需求的不断认识。供应链、财务会计已经在物资信息系统平台上实现全程对接，平稳运行，整个业务流程已成为一个有机整体，大大提高一线生产物资供应的准确性和及时性，也为库存管理、财务凭证传递等工作提供有力支持。

(1)彻底摆脱了笨重、繁杂的手工账，使仓储管理步入信息化阶段。原来手工账从入库、记账到月末和财务对账结账等，耗费大量的时间和精力，且准确度低，易出现错误。采用物资管理信息系统后，全部业务流程在计算机上完成，不管是同供应处对账、库管员的日常记账，还是同财务的对账结账等，各项工作均能准确快捷完成，大大提高了工作效率。

(2)实现了资源信息共享，能够做到资源的优化配置。①实现与物资供应处资源信息共享。物资供应处可以实时掌握各矿库房调剂仓库动态，对积压物资进行及时调配。②实现与各区队的信息共享。区队相关人员能够及时了解一级仓库的现存量，并根据现存量进行计划申报，减少计划申报的盲目性，避免重复上报的现象，提高计划申报的准确率。物资信息系统正式投运以来，赵固一矿实际储备资金总体呈逐月下降趋势，2011年1月实际库存资金高达3413.48万元，新系统试运行后，截至10月底，实际库存资金已降至2115.64万元。如此不但有效减少库存积压，降低生产成本，也加快了企业资金流通。③为内部市场化工作的快速推进提供了有力保障。在物资信息系统中，实现供应链和内部市场化的对接，使各区队月末的材料消耗等可以在系统中直接提取数据，从而彻底摆脱了手工统计报表的繁重工作。④提高了统计工作的准确性和便捷性。供应链的统计功能十分强大，各项统计工作均能在系统中完成，如库存明细账、出入库流水账、收发存汇总表、盘点表及各种物资的现存量等都能在系统中及时完成，物资编码、名称价格和供应处保持一致，数据的统计、处理、申报更准确。⑤实现财务凭证自动传递。原来财务科进行发票挂账时，需要进行手工录入生成挂账凭证，工作量大且容易出现错账。系统正式运行后，供应链和财务会计模块实现对接，供应链中的相关单据可自动传递至财务会计模块，财务人员可通过应付管理业务将相关入库单据自动生成挂账凭证，工作效率比以前手工处理方式明显提高，从而实现凭证制作的准确、及时、高效。

4结语

煤矿企业物资管理信息化和精细化是对物资管理各方面业务提出空间、时间等规范要求。信息系统功能强大，为了深化信息系统的开发应用，还应强化规范，定期维护，保证系统数据的完整性、及时性、准确性。深化信息系统开发应用，必须把已实现的功能和规范的系统操作摆在首要位置。随着系统的逐步完善和创新，物资管理信息系统在煤矿企业安全高效发展领域中将发挥更大作用。