学校档案数字化管理研究

【摘要】随着国民经济的不断增长，信息化技术的不断创新，学校档案数字化发展得到了质的飞跃。数字化建设作为现代学校档案信息资料管理过程的重中之重，是一项不可或缺的关键内容，学校通过加强档案数字化建设能够全面提升档案管理工作的科学准确性、时效性以及标准规范性，最大程度发挥出档案信息的作用，推动学校建设稳定持续的发展。因此，现代学校管理人员要及时转变自身管理工作理念，正确认识到档案数字化管理的重要性，通过将数字化与档案管理有机结合在一起，有效提升档案综合管理水平，保障学校纸质档案的安全性。本文将进一步对学校档案数字化展开分析与探讨。

【关键词】学校档案；数字化；管理

当前是一个信息化技术时代，学校档案建设管理工作发展要与时俱进，跟上时代前进的脚步。学校档案管理部门要努力实现档案数字化管理建设目标，基于档案数字化能够有效实现各项档案信息资源的传递共享，帮助管理人员提高档案管理质量和效率，方便用户降低档案信息检索难度，从而高效获取利用档案信息资源。与传统档案管理模式相比较，数字化管理模式更加符合学校教育发展要求，档案数字化建设直接关系到学校档案管理水平，同时也会影响到学校未来教育发展水平，能够保障各项工作顺利地开展。

一、学校档案数字化的重要意义

学校档案数字化实质是指管理人员通过利用电子扫描、计算机录入以及电子数据整理等不同形式，将学校档案信息资料有效转化成计算机设备能够科学准确识别处理的数字形式，然后将纸质档案信息资料以数字形式安全存储在计算机系统中，方便人们的检索查询利用。当前，学校档案数字化建设管理内容主要分为三个部分：第一部分是档案目录数字化，学校档案管理人员要有效利用计算机信息技术构建出完善档案目录数据库、完成对档案文件及目录的计算机管理；第二部分是档案内容数字化，档案管理人员通过采用电子扫描等方式将纸质档案内容转化成数字形式，并建立起档案内容数据库；第三部分是视频、录音以及图片档案数字化管理，档案管理人员要积极构建出多媒体档案信息数据库，将相关档案资料安全存储在该数据中。学校加强档案数字化建设的重要意义主要体现在以下几方面内容。（一）满足学校安全存储要求。学校纸质档案管理往往对于档案室环境建设要求较高，倘若档案储存室中的环境温度与湿度存在异常情况，将会影响到纸质档案的正常寿命，造成档案资料的破坏并难以进行复原，这对于学校来说无疑是一种损失。因此，现代学校通过将纸质档案进行数字化处理，不仅能够充分保障各校档案信息资料的使用次数和使用寿命，还可以有效防止纸质档案原稿在反复借阅使用后产生损坏无法复原的情况。学校实现对纸质档案资料的数字化管理目标，能够最大限度满足学校对于纸质档案的安全存储要求，不用担心数字化档案会受到外界环境因素的影响遭到破坏，解决了历史纸质档案因纸质脆化变质、虫蛀等难以保护的问题。（二）提高档案利用效率。在传统学校档案管理模式下，档案查询借阅者需要通过依靠人工检索方式去获取对应的档案资源，这个过程需要消耗一定的时间。针对于此，学校通过加强纸质档案数字化建设，将档案内容转化成数字形式保持在计算机档案系统中，这样一来用户就可以直接使用计算机去高效检索查询需求档案信息，方便自身快速找到对应的档案资料，并将档案资料进行复印。学校实现档案数字化管理目标能够最大程度提升档案利用效率，有效拓宽原始档案的利用范围，让更多人发挥出档案资料的价值作用，推动学校教育建设和谐稳定的发展。（三）实现档案信息资源共享。档案的价值发挥需要实现对档案资料信息的共享目标，传统档案管理模式无法有效满足学校多人同时借阅使用档案信息资源，这样无疑会耽误到人们的档案信息利用工作，不利于档案信息的共享传递交流。因此，学校必须通过加强档案数字化建设，实现对档案纸质文件、网络信息、电子文件向配套的归档模式，有效构建出网络上的档案信息资源库，将不同档案信息资源优化整理分类后存放在指定数据库中，这样一来，不同用户就可以在同一时间上网查询共享利用档案资源，实现学校各部门档案信息资源的科学共享目标。

二、学校档案数字化管理方法思考

（一）电子扫描优化处理。与市场企业档案管理内容不同，学校纸质档案管理需要及时做到优化整理归类工作，这样才能够方便用户的查询使用。学校纸质档案资料的载体是存在一定差异性的，但是数字化处理方式却无太大区别。学校档案管理人员在面对学籍信息表、毕业证存根等以纸质作为核心载体的档案信息资料管理时，可以通过利用电子扫描方式进行数字化处理。由于学校纸质档案规格是多种多样的，管理人员在对纸质档案进行数字化处理时要合理选择相对应的电子扫描设备，比如对于规格较大的纸质档案工作人员可以优先采用大型数码平台展开直接扫描保存工作。当学校纸质档案对色彩数字化处理存在一定要求时，工作人员则需要选择使用具备彩色模式的扫描设备，而如果是对存在污损纸张档案资料进行扫描时则需要利用到去污模式。如果是对于一些非纸质实体档案资料，档案管理人员则可以利用拍摄手段完成对非纸质化档案资源的数字化处理，根据档案实际特征合理选择最佳拍摄扫描。（二）数字化档案信息网络建设。学校在党建档案数字化管理系统过程中，首先要保障数字化档案信息网络的安全稳定性。学校档案数字化信息网络建设内容主要可以分为两部分：一部分是档案信息网站建设，一部分是内部局域网建设。学校管理人员可以通过利用计算机技术有效搭建起能够突出本校文化特色的校园网站，并在校园网站中优化设计出档案信息管理服务系统，当用户成功登录该网站就可以进行需求档案资源的检索查询使用，检索信息主要涵盖了文字、图像、视频等。档案管理人员要及时上传各项档案信息资源，优化组织上网信息数据，赋予档案信息网络更多的服务功能，为用户有效提供自定义、跨门类的检索，这样才有利于提高网络档案信息的检索效率，方便用户高效利用学校档案信息资源。（三）建立专业完善档案数字化管理人才队伍。在教育发展新形势下，现代学校要高度重视档案数字化建设工作，针对该项工作学校要专门组建起高能力、高素质的数字化管理人才队伍。档案数字化管理人员不仅要熟练掌握运用各项计算机网络技术，还必须具备良好的档案理论知识和管理技术水平，能够履行好自身的职责，为广大用户提供优质档案数字化管理服务。学校档案管理部门要定期组织档案管理人员参与专业化培训教育工作，不断提高他们的业务能力和综合素质，全面掌握档案管理基础知识和基本技能，接触了解到最新档案数字化方法，并将数字化建设内容与学校档案管理工作融合在一起，全面提升学校档案管理水平。学校还可以通过邀请社会档案管理研究专家学者到校进行座谈交流，分享最新档案数字化管理经验，帮助档案管理人员提高数字化管理意识，实现档案的科学规范化管理目标。（四）加大对档案数字化的成本投入。在信息化技术发展背景下，学校要根据自身办学条件和教育发展水平，适当加大对档案数字化建设管理工作的成本投入工作，积极完善档案数字化管理工作环境，培养更多的档案数字化优秀管理人才。首先，学校要针对档案管理人员制定出一定的激励政策，将员工数字化管理工作表现纳入绩效考核体系中，促使员工能够积极主动学习数字化管理技术和方法，将先进管理理念带入实践管理工作中，为广大用户提供优质档案管理服务工作。然后，学校要安排专业人员深入市场进行调研分析工作，充分掌握用户对于数字化档案管理服务的相关需求，从而有针对性地引进完善档案数字化软硬件资源，强化学校内部档案数字化管理环境建设工作，促使工作人员能够依托网络平台开展档案服务活动，提高学校档案交互能力，并更加高效利用档案。

三、结束语

综上所述，档案管理是现代学校开展各项工作的重要基础，其工作质量高低直接关系到能否促进各项教学研活动的顺利开展。因此，学校要注重推动内部档案的数字化管理建设，结合自身档案管理建设发展情况，科学引进利用先进的信息化技术，构建出完善的档案数据库，将不同类型档案内容以数字化形式安全储存在系统库中，方便用户的上网检索查询利用，最大程度发挥出学校档案资源的价值作用。

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作者:胡纯辉 单位:广西南宁市第三中学