企业科技档案的改善与发展

本文作者：陈健蓉工作单位：漳州市龙溪轴承股份有限公司

经济建设的蓬勃发展,企业档案日益显示其重要性。而作为记录和反映科学技术成果和生产活动的科技档案,则成为企业档案中举足轻重的组成部分,成为企业无形资产的核心内容。但是,在科学技术事业飞速发展的今天,不乏对科学技术档案工作缺乏了解和认识的企业与经营管理者。不可否认,目前企业科技档案工作的发展缓慢,后劲不足,整体形势不容乐观。尽管上级管理部门大力进行了宣传和指导,仍起不到应有的效果。企业科技档案工作为何步伐不大呢?重要的是缺乏有利于企业自身发展的科技档案管理环境,难以调动和激发档案管理人员的积极性和紧迫感。为了充分发挥科技档案的作用,促进企业的科技档案管理工作,本文结合企业实际,谈一些粗浅的认识,求教于大家。科技档案是在生产、建设和科学技术研究过程中形成的,是科学技术的历史记录,具有积累经验,保存历史和查考凭据的作用,又是继续进行生产、建设和科学技术研究的必要条件之一,是经济建设事业的一项巨大的资源。科技档案的性质和作用决定了科技档案工作的重要性、复杂性和实行专业化管理的必要性。在新世纪的经济建设中,科技档案工作对经济和社会发展有着非常密切的关系,起着重要的影响和作用。科技档案工作存在的主要障碍因素:

1.企业档案内在动力发展的整体化程度

科技档案工作不只是档案人员的管理工作,它需要规范、全方位、多环节的衔接协调的整体配套管理。企业档案工作偏重档案室日常管理的实施,而与之相适应的观念转变,结构调整,人员技能,设施配套等要素并未形成同步发展,缺乏健全与完善的档案工作管理体系,档案工作难于深人到各个部位,没有形成一个正常良好的运行机制,这种现状与科技档案工作的管理发展要求格格不人,制约了工作的正常开展。

2.集中统一管理原则

在实际工作中得不到很好的落实由于基层有关部门对档案缺乏足够的重视和工作热情,使档案材料难收集,极大地影响了档案集中统一管理,究其原因,主要表现在“三不到位”:(1)认识不到位:虽然科技档案工作的行为不能直接体现出经济效益,但许多人没有充分认识到它具有提高经济效益的重要作用与促进社会发展的巨大潜能,档案管理观念淡薄,缺乏归档的自觉性与主动性。工作中“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”的现象普遍存在。(2)管理制度不到位:基层档案的积累与移交归档大多由各部门的兼职档案员担任,于是“兼职”,企业对它们的档案管理行为没建档的收集工作。这是因为,其一:从档案的有制定严格的岗位责任制,没有纳人工作的形成规律和特点来看,我国档案业务管理工作职责范围,档案管理标准也没有进行逐级分主要环节依次为“收集、整理、鉴定、保管、统解与落实,使档案工作的责任管理流于形式,计、利用”六项,其中以收集工作为首要的基础有名无实。由于没有受到制度的约束,即无力环节。只有基础工作做好了,才能保证档案工保证也无法监督,工作干好干差一个样。作的完善与提高;其二:从档案工作的目的来(3)专业知识不到位:企业档案专业人员看,归档档案的质量如何,直接影响到整个档较少,基层部门更是微乎其微。由于受到自身案工作的利用效果,从而影响到档案信息作用业务水平的限制,非理性的管理较多,工作的的发挥。因此,必须做好建档的基础工作,使开展表现出被动性和盲目性,使归档材料不之成为档案管理升级的阶梯和推动完善科技及时,不准确,不完整,甚至出现“空档”现象。档案工作运行机制的依托与保证。3.企业档案工作自我发展的意识不足科技档案来源不同于文书档案等其它类企业面对着竞争激烈的市场,普遍存在型的档案,它涉及的专业技术部门多,材料的重经济轻档案的思想。没有把档案工作列人内容丰富,形式、载体多样,是一项十分繁杂的目标发展规划上,没有把科技档案工作列人工作。首先,必须在思想上切实提高对科技档企业的承包内容,认为只有不断扩大生产能案工作重要性和必要性的认识。档案工作不力来实现年年利润增长,而未能看到一个完只是管理性、技术性间题,更重要的是思想认整意义的具有超前意识的档案工作发展战识问题和工作作风问题,当前对档案工作重要略,没有通过发展技术档案信息来提高生产性认识缺乏是阻碍企业科技档案工作搞好搞力,取得经济效益。企业考虑的是业绩、效益,活的主要症结。管理的主体是人,观念的转变追求的是产值、利润,希望利润多分配一些。是最深刻的转变,要在提高认识观念上变“要这严重影响了做科技档案工作的积极性,阻我管理”为“我要管理”,由“他律”变“自律”。碍了企业对科技档案工作发展的追求。其次,由于现代科学技术学科越分越细,各学科技档案工作是一项重要的难度很大的科之间又相互交叉渗透,这就使得现代的管理工作,不仅要求具备一定专业知识,也需要具工作处于互相交叉、共同管理状态。科技档案备管理方面的知识,而且还受到观念的影响收集工作的开展需要运用各技术部门的专业和诸多因素的制约,如何抓住工作发展的主理论知识,运用科学、合理、有效的管理方法,要问题,几点体会是:协调和促进企业内档案部门与技术部门之间、1.立足于建档的收集工作,是科技档案专职档案员与兼职档案员之间的相互配合,做工作整体优化的前提到优势互补、形成群体优势和综合功能,确保收集工作是建立档案信息管理系统必不归档档案的完整与齐全。可少的步骤,直接影响科技档案工作目标的2.领导重视是搞好科技档案管理工作的实现与否。我们知道,档案部门不能直接“生关键产”出档案,它的形成是通过收集工作来提供科技档案工作搞得好不好,关键在领导。必要的物质基础。一个企业的领导如果没有发展科技档案工作随着国家档案法规、条例等制度的建立的内在心理动因,科技档案工作的外源动力因与完善,对企业来说,科技档案工作的外部环素乃至其它内源动力因素的动力效能,就根本境条件已经日渐成熟,但提高企业科技档案不能发挥作用。广义的档案工作内容包括人工作的前提仍是做好其内部的基础工作,即才、技术、资金、管理等多个要素,这些要素有赖于合理的配套投人,才能形成有机整体,获得有效的利用和发挥。科技档案工作的发展规划,基础工作的组织,档案的系统与服务管理离不开企业的领导,它需要领导真正参与并重视这项工作,以保证整体工作的最佳效能。主要做好以下三方面:(l)企业领导要从企业的长远利益着手,围绕加快企业科技档案工作发展这一主线,重视对企业档案工作发展战略的研究和管理,实现由偏重生产管理到重视技术信息开发的转变。用符合档案工作发展要求的本企业的档案管理目标、信念、职业道德、价值观念来统一职工思想,为改进和加强企业科技档案管理奠定坚实的基础。(2)强化激励和约束机制:为使科技档案工作持久、不断的深人下去,企业领导要调动各方面的积极因素,大力鼓励档案管理人员岗位成才,提高政治素质、理论素质、能力素质和业务素质及其心理素质等,优化知识结构,强化管理能力,通过派出去、请进来等办法增长管理才智,以促进档案管理工作正常开展。同时,在企业内部机制上制定相应工作标准与管理考核体系,以适应档案管理从“物”的管理转向“人”的管理的客观需要,使相关岗位之间的工作互相衔接,协调一致,从而使每个岗位工作服务于企业档案管理的总目标,形成一个全员的目标保证系统,发挥企业整体优化效应的系统功能,确保企业档案工作优质、高效地运作。(3)保证资金的投人:提高发展能力,其中重要的一点是资金的投人问题。与其它项目相比,企业档案资金的扶持力度则存在不足。科技档案的利用是通过实物材料来体现的,它具有原始性和真实性的特点,从保护档案目的出发,应重视“八防”管理的设施配置,另外,档案工作的发展也需要运用现代化的设备进行科学管理档案。因此,必须加大设施、设备等“硬件”的投人,通过基础设施建设来支持档案信息工作的发展。

3.提高管理水平和人员素质是发展科技

档案工作的基本保证人是企业能动的主体,搞好管理工作最重要的因素是人。在企业,无论是生产经营过程还是企业的管理活动,都是由人的因素来推动的,通过人的智慧和才能的发挥来促进整体的协调和运转。好的管理经验充分说明“事在人为”。科技档案工作的政策性、技术性、知识性很强,没有高素质的管理水平,再好的有价值的档案信息也会束之高阁,发挥不了应有的作用。人作为认识和改造客观世界的主体,其自身素质如何,直接影响或决定着主体认识和改造能力。因此,加强全员的教育培训就显得尤其重要,企业必须把提高职工队伍素质作为推进企业科技档案工作的重要组成部分:首先,提高企业领导层对科技档案工作重要性和紧迫性的认识;其次,加强对高层次、研究型、专业管理型和开发应用型专业人员的档案知识教育;第三,对执行层管理人员进行业务培训。通过教育培训来提高职工的整体素质,开发人力资源,为企业科技档案工作的完善与发展奠定“启动”条件。有一支比较成熟的特别能战斗的队伍,是科技档案整体工作有效有序进行的基本保证。否则,改革花样再多,再时髦,企业制度“再现代”也是无济于事。市场经济日新月异,档案事业天长地久。企业是否具有较强的自我发展能力和技术管理能力,能否根据档案管理要求有效地开发档案信息资源,不仅在微观上关系到企业能否在档案管理上处于优先地位,而且在宏观上关系到能否承担新世纪知识经济的挑战。笔者认为:必须把科技档案工作摆在企业发展战略的重要位置,坚持把科技档案工作作为促进生产力发展,提高企业经济效益的内在需求。完善和发展企业科技档案管理是企业自身的需要,要自觉地去做,要从实际出发,务实管理,以求取得实效,使企业科技档案工作走向规范化和科学化的轨道,从而带动整个科技档案工作的进步乃至促进企业经济更加健康快速的发展。