企业档案精细化管理措施

一、精细化管理的内涵、特征与方法

1.精细化管理的内涵

精细化管理是一种全新的管理理念，其秉承“精、准、细、严”的管理原则。“精”是指做精，求精，追求最佳、最优；“准”是指准确、准时；“细”是指做细，具体是把工作做细，管理做细，流程管细；“严”是指执行，主要体现在对管理制度和流程的执行与控制上。

2.精细化管理的特征

由以上对精细化管理的内涵分析得知，精细化管理这种管理理念的特征就是“五重”，即重细节、重过程、重落实、重质量和重效果。其重视对一件事务的专注和精益求精。

3.精细化管理的方法

精细化管理是一种管理的技术和理念，其遵循一套系统化的管理规则，采取多种先进的管理手段，将一件事务的各个单元有序高效的组织起来，能起到复杂事务简单化、简单事务流程化、流程事务定量化和定量事务信息化的效果。

二、目前企业档案管理中存在的问题

1.思想观念落后，档案意识淡薄，领导重视不够

当前许多企业缺乏对档案管理的重视，仅仅将档案管理工作视为简单的保管，没有档案管理的专门机构，在经费投入和基础设施配置上也显得不足，这使得档案管理工作的外部环境不容乐观。

2.企业档案的分类结构不合理

新时期，许多企业在探索企业发展道路的同时，对企业档案管理工作有了新的认识，也越来越重视档案工作，并进行了档案编研工作，但一些分类上的问题仍然存在，如收集的档案门类较少、结构不合理、质量差等问题、严重影响到了企业档案的编研和整理工作。还有一些企业因为自身条件有限，在资金方面不能对档案部分提供过多的帮助，所以也就为无法及时地出版档案编研的成果，不仅影响到了企业档案编研的成果的利用，也影响到了档案管理的可持续发展。

3.档案信息利用效率较低

我国当前的社会发展进程是十分快速的，这就要求档案管理工作也要跟上时展的步伐，但是目前的状况是很多档案管理人员的观念和业务水平并不能很好的适应当前快速发展的社会的需要，尤其在档案信息的开放性和机密性的关系处理上显得不是那么游刃有余，这就使得档案的服务功能不能很好地发挥，另外还存在配套设施和查阅环境不完善的问题，这都导致我国企业档案信息利用率的不高。

4.企业档案管理设施设备不完善

硬件设施设备是管理的基础，对于企业档案管理更是如此。好的硬件设备能够不仅延长档案的寿命，还能使档案永远保持最为完好的状态。但我们很多企业对先进的计算机设备与技术并不重视，许多设备已经出现了老化现象，有的甚至损坏却没有进行及时的修理，造成了企业档案管理工作的滞后。在档案信息化、数字化建设的大背景下，如果企业因为档案管理设备的不完善，造成档案资料的损害或丢失，无疑将会使企业丢失一笔巨大的无形资产，将会极大地阻碍企业的规划和发展。

5.档案管理工作缺乏统一的评价指标

统一的评价指标不仅可以大大提高档案管理工作的效率，同时也是提高档案管理人员素质的重要途径。科学统一的评价指标能够更好地对员工的业绩进行评价，对其档案工作的完成情况和开发创新能力做出科学的衡量。

三、企业档案精细化管理的措施

1.管理理念精细化

每一项工作的创新都需要从理念的创新开始，这是基础也是保障。因此在探索企业档案管理的新思路时要将精细化管理理念的创新放在首位，保障企业档案管理创新的顺利实施。当前，档案管理在不断地朝着知识化、网络化、社会化的道路上发展，这是档案现代化管理理念的重要体现，也是档案管理工作新的延伸。新时期，我们要在研究档案管理理论、方法和工作经验中需找突破口，形成独具特色的档案管理体系。要认真研究总结过去的经验，找出工作中的不足，分析现状和将来的形势，寻找新的突破口。我们要清晰地认识到，档案的信息价值是需要充分发挥档案的自身作用，只有将档案精心的加工整理，使其变成我们更适应需要的信息，档案的才能获得有效地利用，它的效率也就得到了提高。所以，必须强化档案管理的效率意识，从而充分发挥档案的价值。

2.体制精细化

一个良好的体制是提高企业档案管理的重要法宝。当前，随着档案使用者的要求越来越多样化，对于档案信息资源的丰富性有了更高的要求。因此，必须创新企业档案管理体制，充实档案的内容，提高的档案质量和利用效率，优化、组合和集成档案资源，使档案管理更加的系统化、规模化和有序化，并最终为用户提供及时、准确和高效的服务。新时期，档案信息化和数字化建设成为了档案发展的主力军，所有企业都应该看到数字化档案在现代化企业管理中所发挥的重要作用。所以，一些企业要改变过去单纯的纸质档案模式，跟上现代化的步伐，顺应计算机技术、声像技术、网络技术迅速发展的新形势。与此同时，将纸质档案和电子档案协同发展，各自发挥其优势，促进企业档案管理的健康发展。

3.工作流程精细化

企业的档案管理就是要对企业生产经营活动中产生的各种文件材料进行统一的收集、分类、编码和录入。其目的是为企业利用档案提供高效、便捷的档案服务。因此，一套精准科学的档案管理流程至关重要，其可以直接作为档案精细化管理的标杆。精细化的档案管理要遵循“细化、量化、标准化、系统化、信息化、适时化”的管理要求，对管理过程中的各个环节实行管理。这其中，精细化管理的核心便是量化管理，这个管理要求能够科学制定数据标准以供考量，同时方便监督检查过程中进行“对标”。

4.档案服务精细化

管理和服务是处于统一个水平线上的，只有管理和服务得到了统一，那么企业档案工作能力才能正在得以提高。新时期，可持续发展成为企业档案工作的一个新的课题，作为可持续发展的以人为本，正是服务最鲜明的价值体现。因此企业要创新档案服务，就要用科学的理念来为用户服务。企业要充分利用其自身资源，建立局域网络，利用企业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

5.档案信息资源精细化

通过企业局域网的建立，既服务于广大用户，也使企业档案资源开发利用更加的科学化、系统化。随着信息时代的发展，档案信息变得越来越零散，也越来越复杂，因此必须对这些档案信息资源惊醒有效地整合，打破企业各个部门各自为政的局面，建立起一个完整的社会信息系统，实行一体化管理。要通过这些信息系统的建立，不仅要实现资源的贡献，也要使各部门充分挖掘资源的前列，实现资源互补，提高档案信息资源利用率，避免不必要的重复和浪费。最终通过反馈信息资源开发利用所产生结果的研究，使档案信息开发利用更加的科学合理。

6.人员精细化

当前，我国企业档案管理人员的素质水平与新时期企业档案管理的发展要求不相适应。大多数档案管理人员习惯于传统的档案工作模式，缺乏创新意识，人员知识结构和储备也不适应形势发展的需要。其实，对于档案管理人员进行精细化培养是十分重要的，只有如此，才能适应工作的需要。要明确规定单位应设立专职专业的档案管理人员，积极提升档案人员的业务素质，开展一系列针对性极强的培训与再教育活动，使档案人员不仅精通档案业务知识，并切实加强档案人员的职业道德教育，引导他们树立爱岗敬业和开拓进取精神。

四、结语

综上，激烈的市场竞争衍生了信息为王的时代，任何信息资源都可能成为企业发展的动力和保障，而档案作为企业发展的记录，其中的企业精神和经验，更是企业取之不尽用之不竭的财富。所以我们每一个档案管理人员都要树立起高度的责任感和使命感，增加档案管理意识，提高档案管理能力，积极推行企业档案的精细化管理理念，勇于探索、勇于实践，在企业发展的道路上发挥中自身的价值，促进企业健康可持续发展。

作者:杨南雁 单位:新疆油田勘察设计研究院