小析自然科学基金管理系统的构建

1.建立单位信息及人员信息库。

在新管理系统中建立了一套完整的单位信息数据，包括单位性质、单位名称、联系部门、联系人、联系方式、地址等信息，以便基金管理机构对全省110多家各类单位，包括高校、科研机构、医院、企业等进行分类管理。同时建立了依托单位管理员和项目负责人信息库.依托单位管理员账号由系统管理员分配，并由各依托单位自行完善单位信息。项目负责人账号由项目申请者自行使用身份证号进行注册，保证了每个项目负责人账号的唯一性。依托单位管理员和系统管理员可以对项目申报人员所有的项目信息进行管理，避免同一项目重复申报。

2.建立专家信息库。

建立了一套专家信息库，包括专家所在省市、所在单位，出生年月等，并按照国家基金代码的标准，为每个专家设置三个学科代码，并增加了一项专家当前主要研究领域的信息。并且每年在邀请专家进行项目评审的时候，会要求专家对自己的信息，包括最近的研究方向和擅长的领域进行完善和更新。在专家评审过程中，尽量使评审项目的学科与专家擅长的研究领域一致，做到评审的公平。当前的专家信息库已经收集了全国20多个省市的1000多名专家信息。

3.实现项目全程在线管理。

系统将一个项目从申请到结题的阶段分为项目申报填写、项目申报依托单位审核通过（未通过）、项目申报管理机构审核通过（未通过）、项目评审、项目评审通过（未通过）、项目结题等20多个状态，项目在不同状态下都只能进行相对应的操作。3.1项目申报。项目负责人在进行项目申报时按照国家基金的代码进行分学科申报，这样在进行评审分组按照研究领域进行科学分组。申请人在项目申请时，基本信息由注册信息自动生成，申请人只需要填写项目书的正文部分，并上传证明材料，之后由系统合成完整的申报材料文档。3.2项目评审。评审专家根据分配的用户名进入系统，查看申报材料文档，根据不同类型项目的评审标准，按照评审要求对项目进行网上评审。3.3项目立项。项目在经过相应轮次的评审之后，系统会将项目根据评审结果排序。确定立项项目后，申报人可以进行项目计划任务书的在线填写。系统管理人员可以设置项目计划任务书中的约束内容，比如项目执行起止时间，项目经费等内容。申报人填写完成后，经过依托单位的审核推荐后，再由系统管理员审核。3.4项目实施。项目在执行过程中在线填写中期检查报告，以便管理机构了解其实施情况，根据项目实施情况，系统管理员可以对项目进行终止等操作。3.5项目结题。项目到期后,项目负责人在线填写结题报告，管理机构组织专家在线对项目结题情况进行评审,最后根据评审结果实现对项目执行情况进行等级评定，实现了项目从申报、立项、实施到结题的全程在线管理。

4.依托单位管理的完善。

新系统完善了依托单位的管理功能，依托单位可以对本单位人员和历史项目进行统一管理，从项目申报、立项、实施到结题全程管理。比如对本单位的申报项目进行审查，并可以对项目进行推荐或退回等操作，对项目的实施情况进行检查，对项目结题进行审核。

5.系统管理的完善。

5.1按照学科代码对项目进行分组并匹配专家。在进行项目评审时，系统管理员按照项目申报人填报的学科代码进行分组。一级学科代码决定大的学科分类，之后按照项目的二级和三级学科代码进行学科内的分组。并根据相关研究领域进行评审专家的匹配，并遵循是每一小组的专家来自不同省市的原则。5.2根据不同类型的项目设置不同的评审方式。根据不同申报类型的项目，系统管理员可以自行设置不同的评审方式，比如打分、评等级和投票等，解决了原有管理系统评审方式单一的问题。并可以根据实际情况，设置某些情况下评审意见为必填，以便专家对项目评价的书面意见，给项目管理部门提供参考。5.3建立信息统计功能。新的管理系统建立了信息统计模块，可以按照学科、依托单位等信息对所有申报项目和立项项目情况进行统计，方便管理部门从单位、学科等方面掌握申报情况。并可以从项目申报人及项目组成员的年龄、学历、职称等方面统计项目申报人和项目组成员的情况，为管理机构了解并分析项目承担人员的情况提供了依据。四、自然科学基金系统使用过程中的体会作为一个服务平台，新的省自然科学基金管理系统从最初的提出设计需求到实际投入运行，已经经历了近两年时间，在使用中不断听取用户的意见，针对用户普遍反应的问题，在一些细节方面进行了修改，尽量做到了为广大科研人员服务，在系统的可操作性、简洁性方面进行了完善。虽然在系统兼容性方面还存在一些问题，但尽量在技术条件许可的情况满足用户的需求。作为一个管理平台，新的省自然科学基金管理系统基于《安徽省自然科学基金管理办法》，从项目管理的角度考虑了系统总体结构的构建，并针对实际使用过程中发现的问题，对一些模块进行了优化，使项目管理更高效更规范。但是随着自然科学基金项目资助量的不断扩大，以及对项目管理要求的不断提高,自然科学基金管理系统还有更多需要改进的地方。比如对于新的研究领域和交叉学科如何确定评审小组，项目结题后若干年后的社会影响的跟踪与评价等，都是需要考虑和解决的问题。

作者：谢敏檀朝满黄进单位：安徽省科学技术情报研究所