医院档案规范化管理论文

【摘要】医院档案中如实记录了医院各项业务活动开展情况，如各种文件、资料等，有着很高的保存与利用价值，能够为医院今后发展提供有力支持，对提升医院档案规范化管理水平意义重大。因此医院要提高重视程度，尽快转变档案管理方法，实行规范化措施，才能有效解决档案管理中存在的问题，满足新医改背景下医院发展的需求。本文将简述医院加强档案规范化管理的意义，并通过分析当前医院档案管理中存在的问题，提出切实可行的规范化管理策略。

【关键词】新医改背景；医院档案；规范化管理

医院档案是医院医疗活动中形成的不同种类与载体的资料，常见的有文件、簿册、图表、音像及磁盘等，做好档案管理工作，可以为医院领导决策的制定提供真实、可靠的依据，同时还能促进医院的现代化发展。档案管理工作是医院管理工作中的重要内容之一，需要保证各个工作环节的规范化，医院领导及档案管理人员都要尽快转变思想观念，不断改进档案管理方法，促使档案管理工作效率与质量不断提升。

一、新医改背景下医院档案规范化管理的意义

档案管理在医院内部管理中占有重要的地位，其类型众多，如人事档案、财务档案、科研档案和病历档案等，可以反映出医院的发展历程。医院做好档案的收集、整理、分类、归档、保存和利用工作，能够将档案的价值最大限度体现出来，保证医院科研、医疗、教学等活动顺利开展。由此可见，新医改背景下医院做好档案的规范化管理具有重要的意义，具体包括以下几点：其一，有利于规范医院档案活动。在医院档案管理工作，通过实行规范化的手段，能够让各种资源得到妥善收集与整理，让档案资料得到合理保存，这样可以让档案管理工作水平获得提升，为医院的进一步发展奠定良好的基础。其二，能够保证档案信息内容的安全、完整。从医院档案管理工作现状来看，因为存在很多不规范行为，经常出现档案资料丢失、损坏等问题，没能第一时间保存好档案，未做好存档记录工作，也为今后的档案利用、查阅等带来不便。特别是在档案管理信息化建设过程中，极易产生各种安全隐患，这需要加大对各种安全问题的防范力度，而提升医院档案管理的规范化水平，可以让档案信息更加安全、齐全，避免出现非法行为，导致档案信息出现泄密，为医院带来损失。

二、当前医院档案规范化管理中存在的问题

（一）观念落后，档案管理意识不强。档案管理工作关系着医院的发展，其除了能够将医院全部历史发展全貌反映出来以外，还对普通百姓身心健康有着重要的影响，是医院快速发展的关键。即使我国档案界大力宣传档案利用带来的社会效益与经济效益，不过人民群众对档案利用效益并不了解。对很多医院来说，无论是领导还是基层员工，大多都存在着“重医疗、轻档案”的现象，未真正认识到档案的价值，不清楚档案管理在医院管理中发挥出的重要作用。虽然部分医院重视档案的收集、整理与保管工作，但是档案信息资源开发利用率很低，服务上非常被动，大多是坐等利用者上门，并提供借阅、复印等服务。这样很多高价值档案资料得不到有效利用，应有的价值得不到提升，无法促进医院的快速发展。（二）档案管理制度不完善。当前很多医院的档案管理制度还不够完善，未将档案室工作职责明确下来，也未制定相应的查阅制度。因为档案管理人员不清楚自己的责任，所以很少将档案归档、查询等程序落到实处，依法管理档案的意识不强。如档案管理格局非常混乱，将合理确定管理职能，通常由设置在行政办公室的综合档案室负责医院的档案管理工作。受到历史原因与医院管理要求等影响，综合档案室在开展档案管理工作时，主要内容为文书档案、科技档案、会计档案、实物档案和音像档案等，没有管理医疗文书档案、X线胶片档案、病理切片档案以及检查影像图文档案等，这些档案基本上分散在医院各业务部门中，导致出现了多部门管理档案的局面。（三）硬件投入少，现代化管理水平低。部分医院因为医疗用房较少，造成档案用房紧张，无法满足档案保管要求。加之医院档案管理设备非常陈旧，管理技术不够先进，为档案事业的发展带来了阻碍。随着科学技术的快速发展，计算机网络技术在医院管理中得到了广泛应用，医院管理手段越来越先进。不过在档案管理工作中，计算机网技术应用不充分，直到现在仍然采取手工收集与检索的方式，信息量不大，为医院档案的收集、开发及利用带来了不良影响。因此为提升医院档案管理效率，要应用好各种信息技术，为档案的保管、检索与利用提供方便。（四）档案管理人员综合素质偏低。现阶段很多医院还没有设置专门的档案管理人员，档案管理人员大多是兼任的。这些人员日常所负责的工作较多，投入到档案管理工作上的时间与精力并不多，同时掌握的专业知识也很少，缺乏科学、合理的知识结构，学历普遍不高，不懂得现代设备的操作方法，为新形势下医院档案事业的发展带来了阻碍。近年来医院档案事业规模越来越大，档案数量不断增多，档案内容更加丰富，档案管理方法更为先进，这些都对档案管理人员提出了更加严格的要求。医院在人才培养工作上，通过提升医疗技术人员的素质，为他们提供了很多继续教育的机会，不过在医院人才培养计划中，忽视了对档案管理人员的培训与教育。这样很多档案管理人员知识水平长时间得不到提升，思想观念落后，不利于医院档案管理工作的顺利开展。

三、新医改背景下医院档案规范化管理的策略

（一）转变思想观念，加强组织领导。医院要从实际情况出发，切实增强相关人员的法制观念与档案意识，依法集中统一管理档案。要结合《档案法》相关规定，做好宣传工作，定期开展法律法规、专业知识等培训，转变医院领导与档案管理人员的思想观念，充分认识到医院档案规范化管理的重要性。医院要在重要议事日程中纳入档案管理工作，通过增加投入力度，保证将档案信息化管理的设施设备配置齐全，同时要采取学习、培训、答题及考试等各种形式，确保档案管理人员素质与能力不断提升，督促其认真学习档案管理相关法律法规，保证医院档案管理依法开展，实现规范化水平的提升。（二）建立完善的档案管理制度。医院档案管理制度的规范化，这是保证档案资料及时收集、安全保持及有效利用的关键。对此医院要建立完善的《档案管理制度》《档案借阅制度》《档案库房管理制度》和《档案安全保密制度》等，将档案归档范围、整理分类及保管期限等明确下来，让工作程序不断规范，这样档案的收集、管理、利用等才更加规范。档案管理制度要和医院其他管理制度衔接好，保证形成一个总体管理制度体系，同时还要在员工岗位责任制中纳入档案管理制度，这样才能让相关人员提起重视，保质保量完成档案管理工作任务，并注意规范自己的工作行为，严格执行各项档案管理制度。这样医院档案管理才能更加规范，发挥出促进医院发展的作用。（三）提升档案管理信息化水平。其一，明确医院档案管理信息化标准。现阶段很多医院还未将档案管理信息化和规范化等标准明确下来。对此，医院应坚持超前的战略眼光，结合本院实际情况，将档案管理信息化系统应具备的基本标准与条件合理确定下来，同时在信息技术发展过程中，还要不断进行更新与提高。当前重点是要将信息设备配置齐全，并安排专职档案管理人员，为医院档案规范化管理创造条件。医院各职能处室要按照信息化建设标准形成档案资料，档案管理人员要将建档标准明确下来，规范立卷归档，营造领导狠抓落实、部门大力协作的良好局面，通过共同促进与提升，促使医院档案管理信息化建设取得更大成效。其二，建立医院档案管理数据库。从现阶段医院档案管理信息化系统建设情况来看，还处在初级阶段。医院要尽快建立起完善的数据库，这样才能发挥出先进信息技术的作用，实现对档案资料的科学、规范管理。其三，加快办公自动化建设，促进医院档案管理更加规范。医院要在自身发展规划中纳入档案管理信息化建设内容，有计划地将计算机网络系统配置好，这样才能保障医院档案管理效率，实现服务质量与办公信息化水平的提升。（四）增加投入，完善基础设施设备。为提升医院档案管理规范化水平，需要保证有足够的资金，引进各种现代化技术与设备。一是要将先进的设施设备配置齐全，包括档案库房去湿、空调设备、灭虫灭火设备，这是关系着医院档案现代化管理水平的提升。二是要实行计算机管理，通过计算机将医院全部业务和行政上的档案储存下来，为利用者的查找与阅读提供便利，节省了大量的人力、物力及财力，也保证了档案管理效率。同时实行计算机管理的方式，可以减小档案保存空间，让信息保存更加方便，避免出现丢失和损坏等问题。对此医院要提升对计算机管理的应用力度，尽快购置先进的软件与网络等现代化办公设备，不断提升档案管理工作的现代化与自动化水平，让其更加科学与规范。（五）提升档案管理人员的素质与能力。为保医院档案管理的规范化，档案管理人员发挥出决定性作用，医院要打造一支素质高、能力强的档案管理队伍。一是要定期加强对档案管理人员的理论学习，让他们掌握《档案法》相关规定，逐步形成良好的职业道德。二是切实增强档案服务意识，转变服务方法。档案管理工作主要是为医院的发展服务，需要摆在首要位置，提升档案管理人员的责任心，培养他们认真负责的态度。三是档案管理人员要保持高度的责任感，能够立足本职岗位，认真开展工作，严格规范自己工作行为，热爱医院档案管理工作。同时在日常工作与生活中，也要主动钻研业务，不仅要掌握丰富的档案管理知识，还要注重提升自己的专业技能水平，积极学习档案管理工作领域的新技术与新知识。这样才能适应新医改下档案管理工作需求，为医院的进一步发展作出自己的贡献。

四、结语

总之，随着医院规模的日益扩大，每天都会形成大量的档案资源，类型也日益增多，为档案管理工作带来了极大难度。对此医院领导及档案管理人员要在思想上引起高度重视，充分认识到档案规范化管理的重视性，认清当前形势要求，主动出击，通过合理采取有效的方法，保证档案管理规范化水平得到提升。此外医院还要增强投入，为档案管理工作提供更多资金支持，同时还要注重人才的培养，夯实档案管理工作的基础。这样医院档案管理效率才能得到提升，并且更加规范与科学，保证医疗、教学和科研等活动顺利开展。

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作者:李麒麟 单位:德宏州人民医院病案管理科