学校资产档案管理问题及改进措施

摘要：资产档案管理是各学校管理工作的重要组成部分，能够反映出学校管理工作的质量与水平，对学校发展具有深远意义。本文分析了学校资产档案的积极作用，并点明现阶段在学校资产档案管理中存在的问题，继而有针对性地提出相应的改进措施，以期为学校资产档案管理工作提供借鉴，提高学校办学质量，促进教育事业的发展。

关键词：学校；资产档案；管理；问题；措施

学校资产档案管理以文字、图标、声像等材料作为载体，反映学校资产的来源、使用情况等，是学校档案管理中不可或缺的内容，对学校资产管理具有重要影响。随着我国对教育事业关注程度的不断加大，用于学校建设、教研仪器设备采购、等资金正逐渐增加，资产成了教育事业发展的必要物质保障。随着学校资产的增加，相应的对资产管理提出了更高的要求。学校资产具有品种多、数量大、使用分散等特点，学校资产档案管理作为学校资产管理的重要内容，有利于规范学校资产的新增、转移、报废、清查等各环节，从而对学校资产实现全面的管理与监督。目前，在学校资产档案管理中仍存在诸多问题，因此各校应积极探索资产档案管理工作的新路径，发挥资产档案管理的最大效用。

一、学校资产档案的作用

1.资产档案是重要的资产监管依据学校资产档案的特殊性在于其具有政策性及决策性，能够影响学校日常资产管理工作。政策性主要体现在国家和各部门制订的法规、政策，对学校资产管理而言是强有力的法律保障，学校能够从这些政策文件中获得资产管理的指导，并同时形成制约。决策性体现在可以从学校资产档案中获得有较高利用价值的信息点，为学校及相关部门的决策提供有效参考，从而提高决策的专业性及合理性。2.资产档案是学校发展的凭证学校在资产管理的过程中形成了大量的资产档案，这些资产档案包含大量的信息，通过文字、数据、图表等形式综合反映出学校资产管理工作的过程及成果。这些资产档案对于学校的长久发展具有深远意义，不仅具有极高的利用价值，同时还具备现实的经济价值。学校在进行相关改革、发展工作时，资产档案都是学校重要的凭证，能够在界定学校资产方面发挥关键性的作用。3.资产档案是学校资产管理的参考学校资产管理能力的高低对学校的资产安全具有直接影响，资产档案作为学校资产的真实反映，是学校资产管理工作必要的参考因素。通过参考资产档案，有利于对资产进行分析与总结，并从中进行预测，从而在资产管理中能够提高其有效利用率。同时对学校资产档案进行分析，还有利于制订出符合学校实际情况的发展规划及现阶段的工作要点，使学校工作有序开展。资产档案作为学校管理的重要参考内容，能够为学校提供具有极高利用价值的经验与成果，从而提高学校资产管理水平。4.资产档案是维护学校财产安全的手段学校资产档案是学校财产的重要组成部分，同时也是学校维护财产安全所必要的手段。只有管理并利用好学校资产档案，才能够真正发挥其重要作用。学校资产管理及档案部门应积极承担资产档案管理的责任，利用资产档案有效提高学校财产安全。同时，有关部门应确保学校资产档案的安全性与完整性，使得资产档案在学校建设发展中发挥其独特的优势作用。

二、学校资产档案管理存在的问题

1.资产档案管理意识薄弱现阶段，学校的资产主要来源于国家财政资金、拨款、按政策规定收入等形成的资产，以及企业或单位捐赠的资产等。大多数学校的管理部门将工作重点放在了对学校资产的管理上，而忽视了资产档案管理的重要性。资产档案管理对管理者的能力要求较高，但目前资产档案管理意识的欠缺导致对资产档案有所忽略，管理者的责任意识不明确，使资产档案利用率降低，甚至出现使用不规范的问题。资产档案管理人员的职业素养不足也是导致资产档案管理意识薄弱的主要原因之一。目前，各校的管理规模和组织层级比较大，资产档案相关工作较多，但是学校具有专业能力的资产档案管理人员有所不足，一方面资产档案管理人员的专业性有待加强，另一方面还存在一人身兼数职的现象，再加之学校各部门之间联系不够密切，尚未形成协同效应，导致资产档案管理的效率低下，大大降低了学校资产档案管理的水平。管理人员的主体责任不明确，分工不合理，专业知识不足，造成资产档案管理不规范。2.资产档案管理制度不健全学校资产档案管理意识的不足导致相关的管理制度不健全，尚未建立科学有效的资产档案管理制度。首先，资产档案管理与资产管理处于分离的状态，在学校资产进行计划、采购、使用的过程中没有与资产档案进行关联，导致了学校资产利用不合理及学校资产档案缺失的局面。其次，由于缺乏相关管理制度的缺失，导致资产归档的工作落实情况不理想。学校在开展某些具体项目时，资产档案管理人员没有及时归档或仅仅是走个过场。有些管理人员为方便自己工作迟迟不进行归档，有些管理人员应付了事，没有严格遵守流程，使资产档案管理流于形式，相关档案资料不全。还有些资产档案的利用价值较低，管理人员将没有必要归档的资料也作为资产档案，为查找和使用档案增加了不便，需要花费大量的时间与精力寻找有用的档案，大大降低了工作效率。此外，资产档案管理制度不健全导致资产档案日常管理工作不规范。作为学校资产管理中的重要环节，资产档案管理必须严格遵循规章制度，但目前相关工作仍有诸多不合理与不规范的地方。主要体现在采购招标档案资料归档组卷不规范，资产仪器设备技术资料归档不完整，以及资产入库信息登记不规范几方面。资产档案管理不规范使得学校资产在购置、管理与维护过程中形成的相关资料不健全，不能及时组卷与归档。在登记相关资产时，应进行全面详细的记录，虽然大部分情况下的登记信息是真实准确的，但无法做到规范与完整，如学校对资产的名称、数量、价值有所记录，但相关型号、规格、地点等不甚清晰，给资产管理工作增加了难度。3.基本建设项目档案材料收集滞后学校在发展的过程中难免要进行基础项目的建设，现阶段，基本建设项目档案材料收集存在滞后的问题。基本建设项目档案主要指的是项目建设的全过程中，即从规划到使用中的每个环节中产生的具有利用价值的图表、文档及各类报告等。这些资料都应作为基本建设项目档案进行保管，依据相关规定，在项目建设的过程中应对这些材料进行及时的汇总与整理，但目前学校在此方面的工作显然不到位，大多数是项目完成后进行资料的收拢，这导致资料繁多，难以归类，增加了工作难度且易出现纰漏。在施工项目完成后，应由各单位对工程质量及设备安装质量进行全面检验，同时相关的材料应及时编目建档。但现实情况是过于重视施工反而忽视了资料的归纳整理，学校在档案监管上的力度不足，使得一些资料在施工完成后才进行编写，影响了档案的真实性。4.资产档案管理信息化水平较低随着信息技术的发展与普及，人们在日常生活与工作中多有应用，为生产生活提供了便利。目前，学校资产档案管理的信息化水平较低，尚未充分利用信息技术开展相关工作。由于学校资产档案会随着学校建设发展不断增加，学校的资产档案管理工作量也越来越大，传统的资产档案管理方式不具备信息技术中数据处理的优势，工作效率较低，不能对资料进行快速的整理与归档，在使用过程中查找到所需要的资料也需要耗费较多的时间。目前，虽然各校在资产档案管理中都结合了信息化的手段，但尚未形成高效合理的资产档案管理模式，信息化还处于较低的水平。信息化的资产档案管理对于电子系统的依赖性较强，通过一些储存媒介，如磁带、光盘、硬盘等将纸质的资产档案电子化虽然很大程度上提高了资产档案的可操作性，但这些载体必须通过电子系统进行输出，且电子资产档案的文件类型各不相同，对特定的系统具有极高的依赖性。同时用以储存资产档案的媒介对于存放环境也有一定的要求，不仅需要符合防火、防尘、防潮等传统要求，还要注意防消磁、防病毒入侵等，电子资产档案对于安全防护的要求更高。

三、学校资产档案管理改进措施

资产档案管理作为学校资产管理的重要组成部分，需要进行严谨与细致的工作。针对目前学校资产档案管理中存在的诸多问题，学校及各部门应积极探索与改进相关管理措施，使资产档案更好地为学校发展服务。1.增强学校资产档案管理意识首先，为提高学校资产档案管理的质量与水平，应当从意识层面予以加强，使学校资产管理的相关人员认识到资产档案管理的重要性，从而端正工作态度，在进行资产档案管理的过程中做到认真负责。学校可以定期组织开展相关人员的培训，一方面加强管理意识，另一方面为工作人员补充专业知识。在制订培训内容的过程中应加入资产档案管理的政策、规范、细则等，使资产档案管理人员能够熟记这些规定与要求，提高工作的规范性。其次，可以向资产档案管理人员宣传资产档案的重要作用，根据国家方针政策及学校发展需求不断为其补充新的知识，深化管理人员对资产档案的认识，使相关人员能够积极承担资产档案管理工作的责任，不断提高自身的资产档案管理能力，从而实现学校资产档案高质量的管理目标。2.建立健全资产档案管理制度首先，学校资产档案管理需要一套科学合理的制度作为保证，学校应根据相关法律法规及学校特点建立健全资产档案管理制度，使资产档案管理的日常工作有具体的制度可以遵循，从而有效提高其规范性。学校资产档案管理制度应根据《档案法》等相关法律法规严格落实，应涉及资产配置、使用、处置、出租出借等各个环节，将管理工作落到实处，确保工作可以顺利开展。其次，应由专人负责资产档案的管理工作，避免一人身兼数职的现象，增强资产档案管理工作的专业性。同时，负责资产档案管理的人员不应频繁变动，应保证工作的熟练度及经验性。此外，建立健全资产管理制度以加强日常工作的管理与监督，防止不必要的工作纰漏。在相关制度中，应对资产档案资料的组卷、归档、整理等进行详细说明。对于建设项目而言，应及时将涉及的材料依照不同类别进行分类汇总与整理并归档；对于仪器设备等资产而言应按照相关规定进行详细的登记，如申请报表、订货卡、认购报价单、装箱单、翻译稿、操作规程和维修记录等进行整理并归档，以便于日后的查阅与整理。另外，应对学校资产档案进行查漏补缺，尽量补全学校在建设过程中涉及的资产档案，进行入库与登记工作。除资产档案的登记外，日后的维护也是管理工作中的重要内容，学校应妥善安置资产档案，为其提供一个安全的存储环境。在进行查阅时也应严格按照规章制度进行申请、登记，并及时归还。学校还应定期对资产档案进行归纳与整理，对相关管理人员的工作进行监督，使学校资产档案管理符合规章制度。3.确保基建项目档案资料完整针对目前学校基本建设项目档案材料收集滞后的问题，学校应加强项目建设过程中的监督与管理工作，确保基建项目档案资料的完整性与准确性。为顺应市场经济条件的要求，学校可以建立资产档案管理机构，对学校资产进行专业化的管理与监督。学校资产档案管理机构应承担起学校资产调拨、分发、转让等一系列的工作，实行责任人负责制，不同的工作岗位由不同的人员负责，实现资产管理工作的细化划分。由学校资产档案管理机构的工作人员对项目资料进行管理与指导，并与项目承包单位的相关负责人组成专门的工程技术档案资料管理机构，依据学校资产档案管理制度对项目中的资料进行统一有效的管理。在进行基建项目的过程中，应对相关施工记录，如温度记录、检验记录、验收记录等进行整理与归纳，对其中具有保留价值的资料也应及时进行汇总，确保建设工程项目材料的完整性与真实性。为保障建设工程项目资料的质量，学校应加强相关的监督工作，制订具体的材料归档时间、归档范围、归档内容等，并监督有关人员认真执行。4.提高资产档案信息化水平信息技术的飞速发展，为数据处理提供了更多的便利条件及可能性。学校资产档案管理在方式与手段上也应顺应时展，积极创新管理技术，提高资产档案管理工作的效率。电子档案的出现为学校资产档案管理提供了新的可行性发展路径，有利于大幅度提高学校资产档案管理水平，确保资产档案处理的准确性。学校应提高资产档案的信息化水平，将信息化的手段应用到资产档案管理的各个关节，使传统的工作流程化繁为简。需要注意的是电子档案的安全问题，学校应确保电子档案在生成、传送和存储过程中的安全与完整，应加强资产电子档案的防护工作，建立电子防火墙，利用公钥加密、权限设置等措施提高资产档案的安全性。对于具有具体载体的电子资产档案，应创设安全、稳定的存放环境进行妥善保管，以确保资产电子档案的安全、真实、可靠。

四、总结

学校资产档案管理在学校管理工作中具有举足轻重的地位，资产档案是学校重要的资产监管依据与发展的凭证，也是学校资产管理的参考与维护学校财产安全的手段。目前，学校资产档案管理还存在一系列的问题，需要学校及有关部门共同努力，加强管理，使学校资产档案更好为学校发展服务。

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作者：孙毅