基层档案管理信息化管理途径探析

摘要:档案具有十分重要的作用，是记录历史的重要资料，是为各项服务提供依据的重要凭证，促进基层档案管理信息化建设是时展的必然，将信息化技术应用于档案管理过程中，具有十分现实的意义。档案资料的收集、整理、编目、检索、存储都可以利用信息化技术提高档案管理的效率，我国较多基层事业单位沿用了传统的方法，以纸质为载体，工作比较琐碎。在进行档案管理的过建立电子档案及档案数据库，可以切实提高档案管理的实效性。本文首先对档案信息化建设的特点和发展趋势进行了阐述，指出了档案管理存在的问题，提出了具体的改进建议和措施。

关键词:基层单位;档案管理;信息化

档案管理工作是企业或事业单位的重要管理工作之一，作为一项常项工作，各企业或单位要注意运用先进技术实现档案管理的转变，传统的档案管理工作比较依赖人工工作模式，档案资料的管理效率较低，档案资料的收集和整理效率有待提高，信息化建设发展相对滞后，档案管理室计算机、扫描仪等设备较为落后，相关投入较少，档案资料的完整性有待进一步提高。

一、档案信息化建设的特点及发展趋势

(一)特点。基层档案管理工作还停留在比较传统的层面，比较依赖人工工作模式，借助于人类的管理行为难以在短时间内提高档案管理的效率。档案信息化建设的显著特点就是档案资料的电子化和数字化，很多档案资料通过打印和扫描等操作形成电子文件，还有很多资料本身就是电子文件，如文档、表格、图片、音频、视频等等。档案信息化可以改变传统纸质档案的管理模式和存储模式，受外在环境的影响较小，纸质档案存储难度较大，温度和湿度等因素都影响档案资料的保存，信息化档案主要依赖计算机、硬盘、U盘等存储介质，可以避免档案被腐蚀。档案资料的信息化管理可以使档案管理更加透明化，档案资料的安全性较高。档案信息化管理可以使部分档案资料可以被复制和分享，操作较为方便，可以为很多业务的办理提供便利，更加突出档案资料的价值，提高档案文件的利用率。(二)发展趋势。我国比较重视档案管理工作的开展，很多企业和单位在办公室自动化上都下足了功夫，因此，档案信息化和数字化建设也成为了必然。目前，国际上很多国家都开始在档案管理信息化上进行深入的研究，很多档案管理人员会利用先进的网络技术提高档案管理的实效性，很多电子文件和资料被上传到网络空间中，除了一些机密的文件资料，很多档案资料可以供不同国家的不同企业下载利用，档案资料的管理效率提高了很多。未来档案信息化建设要朝着集成化、数字化、安全化的方向发展，电子档案资料要保证其安全性，要重视做好设备的安全保护，做好硬件设备的稳定运行，定期对计算机和扫描仪进行维护和保养，部分保密等级较高的档案资料要严格按照要求进行管理。另外，档案信息化管理要做好数据库的建设，要统一档案资料收集和整理方法，提高档案的利用率。

二、档案管理信息化建设的重要性

(一)改变传统的档案管理模式。基层单位的管理工作比较基础的就是档案管理工作，但目前，基层档案馆的档案管理工作比较传统，设备比较落后，基础设施建设比较滞后，传统纸质的档案管理会导致档案资料被腐蚀或被损坏，且纸质档案受温度、湿度变化的影响，长时间还会出现的风化等问题。档案信息化建设可以改变传统的档案管理方式，是对档案管理工作的颠覆，将纸质档案转化为电子档案，数字化的存储方式有助于于对档案资料的保护，运用一定的介质就可以存储大量的档案资料，可以保证档案资料的完整性，查阅起来比较容易。(二)提高档案资料的利用效率。基层档案管理中有很多的资料和凭证，这些资料都是各项工作的重要依据，也是企业或事业单位做出决策的重要根据，提高档案资料的利用效率才是关键的内容。档案信息化建设有助于实现档案资料的高效管理，档案资料的编目、检索、查找和阅览工作都需要依赖先进的信息化技术。先进的信息化技术应用在档案管理中，采用先进设备将纸质档案资料转变为电子文件，对档案的信息化处理可以将电子文件保存在计算机中，提高存储的安全性，降低档案管理成本，提高档案的利用率。

三、基层档案管理存在的问题

(一)对档案信息化建设不够重视。部分企业和事业单位对档案管理信息化建设不够重视，尤其基层的一些档案馆等，档案信息化建设比较滞后，对于档案管理信息化的重要性认识不足，没有认识到档案管理工作的重要性，档案管理依然沿用传统的方式。部分基层单位缺乏计算机、扫描仪等档案管理设备，档案室建设工作开展不力，部分基层单位甚至没有建立独立的档案室，只是办公室兼管档案资料，很多信息化设备没有购置，管理者思维和理念较为落后，很少主动去搜集档案资料，搜集的档案资料不够完整，档案管理的效率有待提高。(二)档案信息化缺乏专业人才。档案信息化建设需要专业的人才作为支持，目前档案信息化建设中存在的一个显著问题是缺乏专业的技术人才和档案管理专业人才，很多都是办公室人员兼任，很少有档案管理专业毕业的，没有接受过档案管理的专业教育。很多时候基层单位档案管理人员都是经过简单培训就上岗了，他们缺乏关于档案管理信息化的专业知识，对于先进的设备操作不够熟练，档案信息化建设发展较为缓慢。(三)档案管理基础设施有待完善。我国已经步入信息化和数字化时代，很多先进的科技逐渐应用在档案管理工作中，档案信息化管理需要依赖比较先进的设备，如多台计算机、扫描仪、复印机等，但是目前，基层档案管理部门基础设施建设较为薄弱，部分地区没有建立的独立的档案管理室，甚至没有计算机，个别档案管理室仅有一台计算机，复印机、扫描仪等设备购置较少，档案资料的编目、查阅、提取都依靠人工，管理效率较低。各部门基层档案室条件比较简陋，对一些档案资料保护措施不足，一些留存久远的档案已经发霉和被腐蚀，字迹十分模糊，很难作为凭证。(四)档案管理信息化建设投入不足。现阶段，部分基层单位对档案管理工作不够重视，对于档案信息化建设的资金投入不足，基础设施建设比较落后，没有简历完善的档案室，档案架和柜子购置较少，专业设备，如计算机、复印机、扫描仪严重缺乏，档案管理过度依赖人工来完成。档案管理硬件的投入严重不足，不能满足档案信息化建设的实际需求。主要原因是基层单位用于档案信息化的经费较为有限，很多经费存在被占用和挪用的现象。档案信息化建设需要依赖大量的人力、物力和技术，需要足够的经费作为支持，但实际档案的收集、整理、保管和利用中经费支持不够，必然影响档案资料的管理。

四、档案信息化建设的有效对策

(一)加强对档案管理的重视。基层单位要重视档案的信息化建设工作，要重视先进技术的应用，档案管理工作要与时俱进，体现时展的特点，档案管理人员要重视档案管理的重要作用。想要提高档案管理信息化的建设水平，首先要从观念上进行调整和改变，要认识到档案管理运用数字化技术或信息化技术的优势和重要性，要认识到信息化技术的应用使时展的必然结果，尤其计算机网络的大面积普及，办公倾向于自动化和智能化，档案管理工作也要抄着智能化、数字化的方向发展。(二)加大投入加强档案信息化基础设施建设。基层档案管理部门要加大资金投入，做好档案信息化基础设施建设，购置所需的计算机、复印机、扫描仪等设备，做好硬件与软件的开发与应用，加大资金投入建设档案室，保证档案资料室的温度、湿度控制在一定范围内，为档案资料的存储提供良好的环境。档案资料不仅仅包括纸质档案，还有电子文件和资料，要做好纸质档案的保存，避免其受腐蚀和损坏，电子资料的存储也至关重要，充分利用计算机、硬盘、U盘等介质做好存储和备份，避免档案资料的丢失和被盗窃、篡改等。基层部门要拓宽思路，加强资金筹集，建立档案信息化建设专项资金，确保足够的资金运用到档案管理中。(三)规范基层档案管理信息化建设。为了提高档案管理的实效性，基层单位或档案管理要制定严格的信息化啊发展战略和方案，严格按照方案进行，结合实际档案管理工作标准，提高档案的信息化啊和集成化质量。要做好档案资料数据库的建立，将一些数据和信息定期录入电子设备，转化为电子文件资料，做好文档、音频、视频等资料的保存，执行档案信息化工作标准，切实提高档案管理的效率。(四)保障档案管理信息化安全。很多档案资料是具有较高保密性质的，很多档案资料不能随便外借，电子档案的安全管理尤其重要，要避免黑客或不法分子侵入计算机窃取各类资料，也要避免病毒对计算机设备的侵害。因此，要完善网络安全体系，加强病毒和黑客的拦截，设置等级较高的秘钥，用户必须使用账号密码才可以登录相应的数据库，做好档案资料的安全保护，避免机密资料泄露。

五、结语

总之，基层档案管理信息化建设依赖于先进的信息网络技术，需要各单位的重视，要提高档案管理人员的素质和能力，要发挥先进技术的优势，做好档案资料的收集、整理、编目、提取等，保证档案资料的安全，提高档案管理工作的实际效率。

参考文献:

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作者:白云丽 单位:泰来县档案馆