反腐新常态下项目档案管理工作思考

近年来，国务院高度重视公共资源交易市场建设，总理多次强调，要加快推进公共资源交易的市场化改革，实行全流程的透明化管理，建立统一的公共资源交易平台，把公共资源交易纳入规范化、法制化轨道，强化事中事后监管，促进政府职能转变和管理创新。但在项目档案管理上一直没有一个统一和规范的行业标准。时至今日，仍然是各自为政，方法不一。笔者结合工作实践经验浅谈几点加强项目档案管理工作的做法。

一、提高认识，规范制度提高项目档案的管理权限

1.项目档案实行“谁，谁立卷，谁移交”的归档管理流程。主要负责项目档案的收集、整理、立卷、装订和移交工作。

2.建立专门的项目档案室，接受档案局的业务指导。负责制定本系统的项目档案规章制度，并管理在滁备案的招标（采购）机构的项目档案工作。

3.项目档案原则上不得外借。需要调阅利用的必须填写《滁州市公共资源交易项目档案利用登记表》，并由公共资源交易监督管理局（以下简称“公管局”）副局长签批，方可交项目档案室办理调阅利用。

二、依据法律法规，严明奖惩制度

1.招标（采购）机构在收集、整理、立卷、装订和移交项目档案工作中出现问题的，依据《滁州市招标机构考评管理办法（暂行）》视情况采取扣分或暂停业务的处理，对完成项目档案工作任务较好的给予加分和一定范围内的通报表扬。

2.项目档案室或有关人员在档案规范化、标准化和制度化建设上做出突出贡献的，依据实际影响力给予一定的精神奖励和物质奖励。并优先推荐提拔任用机会，以此调动工作人员爱岗敬业，争先创优的工作积极性、创造新，营造拴心留人的工作环境。

3.在项目档案管理工作中出现违法违纪行为的，将参照《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局令第30号）等有关规定执行。

三、加强项目档案队伍建设，加大业务培训力度

1.建立档案工作网络，市交易中心各部门和在滁备案的招标（采购）机构均需要指定一名兼职的档案人员，负责与项目档案室联络项目档案工作。

2.指定的兼职档案人员，首选业务素质好、工作责任心强的。指定人员尽量不要频繁更换岗位，减少人员流动频繁对项目档案工作带来的不利影响。

3.市公管局每年按时组织安排项目档案室档案工作人员参加市级以上档案行业的有关培训学习，为了提高档案人员的工作业务能力和管理水平，增强专业性、理论性和实践性。

4.项目档案室负责定期组织招标(采购)机构和市交易中心各部门指定的有关兼职档案人员进行项目档案业务培训活动，每年度不得少于1次。

5.项目档案室要充分利用新媒体和“互联网＋”战略，创建项目档案工作业务交流群，通过QQ群或微信群及时学习和交流项目档案工作。

6.加强档案行业交流和互动力度，项目档案室每年度都要认真总结全年工作，至少撰写或发表一篇与项目档案工作有关的典型案例分析或工作经验成果等论文或汇报资料。通过媒介传播让项目档案工作受到社会各界的关注，让业内人士通过良好的交流和互动将工作中遇到的一些问题在此产生共鸣，从而达到共同学习、共同发展、共同进步的良好氛围。

四、严抓项目档案工作中的重点部位

1.多年来，经过各有关部门对项目档案的调阅利用，对招标交易项目中可能存在违法违纪行为的案件进行查处中发现，许多重要线索和证据都是依靠一个个完整、有效、可用的项目档案资料反映出来的。但是由于项目档案目前没有统一、明确的行业标准，所以在规范和共识上还存在争议。

2.项目档案资料应当确保真实性、完整性、有效性和可用性，项目前期资料中，招标单位（人）提供的相关文件或其它资料等为扫描件或复制件的，必须要求招标单位（人）或者发文单位加盖印章予以证明该件的真实性，其它组织或者机构不得盖章确认。

3.项目开标的过程资料必须为原件。有关资料是正、副本的，以正本为主。包括：招标合同、中标单位（人）的投标文件、中标通知书等不得出现扫描件或复制件等现象。

4.验收项目档案资料时，必须认真检查档案资料内需要盖章、签字和填写日期的位置是否落实完备。

5.凡是需要归档的文件资料，都应当做到书写优良、字迹工整、图样清晰，有利于长久保存。

6.任何一个项目档案中都必须收集下载在指定媒体上过的招标公示和中标公示等有关规定中要求依法必须公开上传的资料信息首页，予以证明招标项目是否依法在指定媒体上公开有关的招标、中标等交易信息。

7.任何单位及个人不得擅自修改、伪造、变造和销毁项目档案和出现拒不归档等行为。

8.审查备案科和监督监察科的审核人负责审核卷内项目的招标投标资料是否齐全、完整，并签字确认对其真实性、完整性、有效性、可用性负责。最终由项目档案室按照接收标准负责验收项目档案资料，可以接收的项目档案由检查人签字确认，办理接收手续。

9.充分利用和发挥好电子招标投标项目档案系统的作用，认真做好前期纸质项目档案资料的扫描和上传工作。确保电子招标投标项目档案工作有序和安全进行。

10.为了避免招标（采购）机构出现项目档案不按时移交或不移交的现象发生，在发放中标通知书时将发放信息上传至系统自动提示功能。系统会在中标通知书发放后7日内以短信方式提示项目档案室，直至项目档案移交确认为止。

11.项目档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、15年。建设工程类200万以上（含200万）、政府采购类100万以上（含100万），以及其它类（国有建设用地使用权出让、矿产权出让、国有产权交易等项目）列为永久保管；建设工程类20万—200万，政府采购类10万—100万项目列为30年保管；建设工程类20万以下，政府采购类10万以下项目列为15年保管。

五、项目档案的整理步骤

1.招标（采购）机构在被确定资格后，项目资料收集准备工作已经开始。

2.招标（采购）机构应当及时收集所的招标项目全部过程资料，包含：纸质文件、电子文件、图纸和图表等该项目实际操作中形成的一切有关具有保存价值的各类资料。

3.项目招标结束后，招标（采购）机构应当及时整理该项目的档案资料，整理时要严格按照“卷内目录”对照“文件题名”依次自然排列无误后，进行页面编码。编完页码后填写“卷内目录”的具备状况、页次、和备注的内容。

4.案卷封面的内容填写。招标（采购）机构只需要填写案卷题名、项目编号、立卷单位（盖章）和起止日期。档号、保管期限和密级，由项目档案室完成。

5.卷内备考表的内容填写。招标（采购）机构只需要填写文件资料总页数，文字资料页数、图样资料页数和光盘张数。“说明”栏内填写项目开展的异常状况，顺利完成的不必填写。“立卷人”栏填写招标（采购）机构的整理人姓名，“日期”栏填写招标（采购）机构整理人实际装订的时间。“互见号”栏、“检查人”栏、“日期”栏，由项目档案室完成。

6.立卷装订按照“三孔一线”上、下穿管装订，线头系于中端穿孔处，打死结。

7.项目档案封条应当粘贴于案卷脊背中段，裁剪大小应适当，粘贴美观，无损坏，不宜压字，背面粘贴连接处盖整理人印章。

8.项目档案组卷时，若清单控制价、中标单位（人）投标文件、设计图方案等资料过厚或不易一并组卷时，可以单独组卷，单独组卷需要另加案卷封面和封条装订。页码从“1”开始编写。不必另加“卷内目录”和“卷内备考表”。

9.项目档案另附光盘的，盒内封面上招标（采购）机构应当填写：“案卷题名”栏、“项目编号”栏、“立卷单位”栏、“文件容量”栏、“刻录日期”栏。“档号”栏由项目档案室完成。

10.案卷组成排列顺序必须严格按照“卷内目录”里的“文件题名”具体名称顺序进行排列，没有具体名称的归入相近名称内。

11.项目编号填写：应当填写最后一次招标成功的项目编号。若多次开标未成，业主自行招标没有项目编号的，不必填写。

12.多次开标的项目，在填写“卷内目录”栏时，“文件提名”先后放入多次开标文件资料的，应当在“备注”栏内填写“一次、二次、三次……”。

13.编写页码时，同一项目单独组卷的都应当在每卷内文字页面正面右下角处，反面左下角处用铅笔按照顺序填写页号，书写要工整、清楚，易识别。单独组卷的封面和目录不编写页码。单独组卷的自有页码正确的，不必重复编写。将招标文件、清单控制价、合同、中标人投标文件及其它项目过程资料组成一卷的，上述文件资料内自有页码符合规定要求的可以在该文件封面首页填写一个页号，代表本文件页号。若自有页码不正确，需要按照实际编写顺序逐页编写页号。一个完整项目组成一卷只需要一个案卷封面、一个卷内目录、一个卷内备考表。

六、严控项目档案的保管和保密关

1.市公管局或市交易中心要高度重视项目档案的保管和保密工作，应当与项目档案室工作人员和各兼职档案人员签订《项目档案安全、保密协议》，在制度上增强工作人员的保密意识。

2.建立健全项目档案的调阅利用审批制度。

3.严格进、出入项目档案库房登记制度。

4.严抓项目档案库房定期检查、排除安全隐患制度。

5.加强“人防、物防、技防”，在项目档案库房内安装监控摄像头和防火、防盗报警系统，全方位、高规格的筑牢项目档案保管和保密的“防火墙”。

6.公共资源交易平台因国家发展和改革需要，对单位撤销或合并的，应当及时与同级档案行政管理部门联系，在同级档案行政管理部门的指导下对项目档案进行妥善处理、安置，不得随意遗弃或销毁。我国自颁布《中华人民共和国招标投标法》等有关法律法规以来，并未对项目档案工作作出明确规定，使得各地公共资源交易监管部门在项目档案业务上各自为政、自定规章、自行标准，有些公共资源交易监管部门制定的标准是与《中华人民共和国档案法实施办法》相违背的。《档案法实施办法》第四条明确规定“国务院各部门经国家档案局同意，省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意，可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。”因此，可以看出多种标准的存在不仅完全没有必要，甚至会对行业标准的统一推进产生阻碍。国务院在加快统一公共资源交易平台建设的同时，可整合行业在项目档案建设中做出的的努力和探索创新，由国家档案局牵头，与国家发展改革委、财政部、工信部、住建部、交通部、水利部、商务部等有关部门积极采取有力措施，尽快调研出台具体的项目档案管理办法，统一安排项目档案标准的制订工作，逐步在全国范围内建立和执行统一的项目档案标准体系。项目档案管理工作千头万绪、错综复杂，但实践证明，只要工作思路和方法正确，就能确保项目档案工作有条不紊地开展。

作者:汪杰 单位:滁州市公共资源交易监督管理局