医院档案信息化建设透析

本文作者：容兆友工作单位：广东省茂名市第三人民医院

当前，IT技术、办公自动化得到了较为快速的发展，在这种情况下，传统档案信息管理对于现代化管理的需求已经不能满足，从而也出现了更多的问题和不足之处。例如，①传统档案信息没有较广泛的收集范围，与信息管理的实时性不能相适应，这一点问题重点体现在档案和信息之间没有直接的联系，不能在其中直接获得信息，使统计和归纳工作出现更多的困难。②传统档案管理需要很大的馆藏。很长时间以来，因为我国大部分医院医疗用房相对比较紧张，在这种情况下，医院对档案工作的硬件并不能紧随其发展的脚步，档案库房不仅面积小，而且设备也比较落后，档案保管是无法实现合理性的。③不能充分地利用档案，信息也不够全面，某一档案只能将某一时间信息、某一时段的信息反映出来，但是针对没有时间的全面性，有的时候，重复采集信息的现象是经常会出现的，人力、物力、财力都会出现严重的浪费。④档案管理人员没有很强的管理责任意识，档案不能得到有效的利用。有的档案管理人员没有很强的管理意识，针对一些文件资料不能按照相关规定对其进行移交和归档处理，这样的话，档案管理在很大程度上会出现问题。很多重要的会议照片的保存和上交都没有专人对其进行负责，单独存放，造成资料经常出现遗失现象；很多科室针对一些获奖材料的实物影像资料没有进行及时地收集，使资料不齐全，保存价值降低。⑤档案管理模式不能与时俱进，管理人员的业务水平相对也比较落后。传统档案都是纸质文件和纸质档案两种方式组成，并且管理大部分也是以手工为主，档案工作人员不仅需要在时间和精力上浪费诸多，而且在档案查询过程中，人工进行工作所浪费的时间也是比较长的，效率也不会很高，还经常会出现错误。总而言之，传统档案管理观念不仅在采集和利用档案过程中产生严重的影响，而且对于医院的发展也会产生制约的效应，在这种情况下，对其进行改进和创新是必然的。

“信息电子整理”是医院档案信息化的核心内容，也就是在档案的分类、编目、排序、检索、归档保存的过程中，运用现代化信息技术，使其更容易查询和应用，而且将传统的纸质管理转变为电子管理，这样的话，医院的管效率才能得到很大的提升。换言之，信息化可以作为一种手段，而纸质管理则是一条道路，而最终目的都是使效率得到很大的提升。本文从以下几个方面简单分析一下如何进行加强建设。（一）加强档案软硬件基础设施建设现在很多医院的档案资料都是纸质或者照片形式居多，这种情况在温度、通风和防火等条件下，都对档案库房造成了严峻的挑战。但是医院对于存储档案的库房并不能有太大的空间，很多指标对于档案的长久保存都不能有很大的帮助。所以，在进行档案信息化建设的过程中，软硬件基础设施建设都是必须要进行的工作。硬件设施主要就是指与现代化管理工作相结合使用的计算机、存储设备、多媒体影像采集以及录入系统，例如，照相机、扫描仪、复印机等，还会有一些可以控制温度、湿度以及可以防火防盗的设备等；而软件设施则包含档案管理软件和相应管理文件，例如，计算机操作系统、档案数据库软件、档案查询系统、信息安全软件等，并且还包含档案管理员的职责等。与此同时，因为发展速度越来越快的电子技术，设备的更新换代速度也随之不断加快。所以，在对设备进行安装的时候，冗余度是一定要作为重点考虑对象的，并且还要将前期规划做好，对设备的升级及时进行。（二）档案信息化的前提是档案数字化很多医院的发展历史已经超过几十年，而且档案资料大部分都属于纸质，这样的话，不仅不容易保存，而且在进行检索、利用的时候也会出现很多问题。所以，档案数字化是档案信息化进行实施的前提条件。第一，医院针对这类问题应该出台相关的规章制度，针对刚刚增加的档案应该全部利用数字化的方式，将其储存为电子文档的形式；第二，针对之前已经存储过的档案资料，应该在一定程度上重新录入电子文档，使档案的数字化得以实现，这样的话，档案的信息化才能有更好地发展。（三）建立科学的信息化检索体系档案信息光是凭借采集是不完全不够的，还需要对管理软件进行全面地应用，只有这样，管理才能更为有效。而想要实现信息化管理，第一，建立科学的检索工具体系，实现多关键词检索，提高检索工具的覆盖率和确定性，从不同角度利用档案。第二，要将互联网检索充分地利用起来，档案部门所利用的互联网带宽越来越广泛，从而将档案信息的局域网保存得以实现，院内人员也可以通过网络系统，对需要的资料更为快速地检索出来，资源共享就得到了最大程度的实现。（四）开展档案管理人员信息化培训很长时间以来，很多医院不能充分地认识到档案管理人才的重要性，在医院中，大部分档案管理人员都属于兼职类型的，基本上在档案信息管理上都没有足够的专业性，但是医院针对这类管理人员也不能定期进行相关知识的培训和学习，这样的话，档案工程人员就不能对档案管理有深入地了解和认识，而且在管理水平上也不能有创新性。站在发展的角度上进行分析，档案管理的整体水平的好坏，档案管理人员的素质在其中起着决定性的作用，所以，医院针对档案管理人才的培养应该不断加强，在定期内不断开展相关的知识和业务培训，使档案管理意识深入每位管理人员心中，尤其是在计算机技术、网络知识、档案数据信息库以及信息设备的运用等方面进行重点培训和学习。除此之外，可以选择出几名比较出色的档案管理人员外出进修或者参观学习，借鉴其他医院档案管理的先进之处，将本医院的技术不断提升，最终使档案管理队伍得到更好更快地发展和进步。（五）充分利用网络资源在档案信息化有所实现的过程中，资源配置得到了最大程度的优化，同时，在医院中发挥更有效的作用。很多医院经过长时间的发展，其中的名医越来越多，验方也不断增加，医案汗牛充栋，其中不乏闪烁着中医辨证论治思想的无形财富，值得后来人继承学习。通过档案的信息化，这些资源都将得到更快、更全面、更高效地利用。因此，要利用医院档案信息化的契机，对珍贵的历史资料、文献资料、学科进展、名医医案等以电子文件的形式分类保存，并利用医院局域网进行上传、查阅，不但可有效地保护档案原件，避免原件损坏，同时也能让临床、科研人员从中获益，提升诊疗水平、深化研究进展。对医院来说，不仅将“死资料”变成了“活宝库”，还对医院的学术传承起到了巨大促进作用。此外，医院的党务工作、行政工作、医学教研，甚至基建图纸都可采用此类方式进行处理，既可以节省空间，又能方便查阅。

综上所述，随着档案管理信息化建设的不断发展和进步，与自身的条件相结合，不断创新，要时刻遵循档案使用的高效率的原则，在医院档案管理者中建立一套高效、科学、合理的档案管理体系。在档案管理过程中，要对档案信息化建设的重要性有较为充分地认识，在此基础上，不断提升档案管理人员的素质，使管理人员可以充分地利用现代化技术来管理档案，不断创新档案工作，从而使档案工作在医疗事业中更有效地发挥作用。