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医院财务内部控制和风险管理探究

【摘要】在信息化时代,如何有效运用现代信息化技术,通过财务内部控制实现全面风险管理成为医院管理研究的热点。阐述了医院内部控制的目标,剖析了当前医院内部控制和风险管理存在的问题,分析了信息化时代医院财务内部控制的特点,介绍了借助医院信息化技术有效解决问题的路径和举措。

【关键词】内部控制;信息化建设;医院财务;风险管理

医院财务内部控制和风险管理相对企业来说起步较晚,在支出管控、预算、内审监督与保障等方面还存在很多欠缺之处。由于多种影响因素共同作用,医院财务管理往往会出现控制不当的问题,增加运营风险。因此,医院需要通过信息化技术贯彻执行财务内部控制管理要求,改善财务现状,做好风险防范工作,进而确保医院运营安全。

1医院内部控制目标

内部控制是指通过内部控制制度来制定、实施风险防范措施和执行内部控制程序,从而实现对单位经济活动风险进行预防和控制,对单位内部经济和业务活动进行风险管控[1]。内部控制主要目标为合理保证单位经济活动合法合规、资产安全有效使用、财务信息真实体现,有效预防腐败,提高公共服务效率。

2医院内部控制和风险管理存在的问题

2.1财务数据来源分散,获取不及时。医院所使用的信息系统较多,涉及医院信息系统(HIS)、会计核算系统、财务管理系统、固定资产管理系统、物流系统、自动化办公系统(OA)等。患者发生的医疗费用在HIS中记录,财务预算在预算系统完成,科室成本核算在会计系统完成,员工报销在OA系统中完成;各系统各模块发挥着各自的作用,系统之间、模块之间缺少数据交互,缺乏数据库兼容,形成了“信息孤岛”,影响了信息整合。其他系统如果需要使用相关数据,需要人工导出导入,甚至需要将同样的数据通过手工再次录入,导致数据不能及时获取,降低了数据共享与使用效率。2.2部分物资使用无法掌控,导致潜在财务风险。在内部物资使用管理方面,部分医院管理者对于临床科室的物资请领、占用、使用没有划清界限,只关注临床科室物资请领,不跟踪其使用情况,导致低值易耗品严重浪费,管理费用年年大幅增长。特别是药库与总务管理方面,药品、耗材以及其他物资的管理杂乱无章,库存发放未按照有关规定处理和办理手续,管理部门未及时核对财务记录以及长时间未做库存盘点,实物和账簿不符程度日益增大,造成了医院资产的流失[2]。医疗设备购进以及人才培养和科研发展需要大量资金支持。但是,部分医院管理层在做决策前,缺乏集体讨论和市场研究,并未考虑这些巨额的外部支出带来的资金紧张和财务风险问题。在不考虑资本投资实用性和可用性的情况下,盲目进行投资,从而导致资金浪费和资源占用。对于这些支出,医院往往没有明确的使用范围,也无法对其进行监督和限制,从而导致科室划拨经费的挥霍浪费[3]。2.3缺乏信息化支持,财务数据获取不完整,难以实现精细化管理。医院财务部门承担着财务数据采集、数据编辑处理、数据指标分析、上级管理机构数据填报等职能,数据采集需要多个科室配合,如果缺乏信息系统支持、没有数据共享平台,数据重复采集、丢失、采集不全等现象经常发生,严重影响财务数据采集的准确性和时效性。缺乏信息化技术支持,只能靠手工统计分析数据,降低工作效率和对数据的挖掘程度。以财务预算为例,部分医院预算仍以手工编制,信息化技术应用较少,因为缺乏全面的数据支持,导致预算编制较为粗放。在预算执行过程中,由于缺乏信息化支持,也无法有效开展对预算执行情况的实时监控,无法做到精细化管理。

3信息化技术支持下医院财务内部控制的特点

3.1信息提供更加及时,实现财务管理动态化。在信息化技术的支持下实施财务管理,可通过电子化的方法有效地处理财务数据。计算机操作替代人工填单操作,提高了工作效率,同时减少了人工失误,让信息的存储查询更真实、及时、便利。对财务数据和信息动态化管理,实现电子化存储和更新,便于查询和追溯。为保证数据的准确性,需要综合使用多种方法控制、检查和校对财务数据,避免因数据失真导致的财务风险。3.2提高信息处理效率,降低财务管理成本。传统财务管理工作信息数据松散,财务工作人员需要花费大量时间和精力收集数据信息。在财务管理信息化系统中,会改善信息孤立的状况,通过各单元自动化拼接收集到的数据,节省人力和时间,提高数据处理效率,降低财务管理成本。3.3财务信息保存更便利,信息披露更透彻。用信息化的电子账套代替原始的手工账套,扩大了信息的容量,不仅在制作凭证和填写报表上更加方便、降低失误率,而且帮助医院更加完整地保存财务资料。同时,基于医院财务信息化平台,使医院信息披露更加全面和透彻,方便社会各界对医院的经营情况进行监督[4]。

4信息化技术支持下医院内部控制和风险管理的路径

4.1增强财务数据核算的精准性。现代医院采用医院信息化系统(HIS)作为整个医院信息系统的中继站,该系统中涉及的所有操作员都有明确的业务范围和责任要求,并根据其工作级别被授予不同的操作权限。财务部门可以通过HIS系统随时在前台检查和核实费用,建立完善的HIS系统收费审查机制,并通过该系统定期检查医院门诊患者和住院患者的数量以及账单情况,确保及时收支。同时,将医院财务数据和以医保、城乡居民数据为代表的外部数据进行连接,建立内外部数据内控系统[5]。与医院运营管理系统(HRP)做协同连接,将HIS系统的门诊收入数据、住院收入数据、预交金数据、药品收费数据、票据信息、临床工作量等按日通过集成接口同步到HRP系统,经过财务部门核对后自动生成财务凭证。结合HRP系统自有的成本数据和核算模型,自动完成医院科室成本、项目成本、病种成本等的精细化核算,从而增强财务的内部控制。4.2强化全面预算管理。医院全面预算管理系统是医院实行现代化管理的一个重要标志,运用全面预算管理系统将收入预算与HIS系统衔接,支出预算与合同管理和费用报销系统衔接,项目预算与设备管理及科研管理系统衔接,财政资金、自有资金等使用情况与财务核算系统衔接,建立起信息共享、联动全面的预算控制管理体系。实施全面预算可以有效控制和监督医院的日常运营活动,减少业务执行中的错误和风险,并对违反预算规则的活动提供实时预警和制止。财务部门通过年度预算的编制和审查,以及对每月执行情况的跟踪分析等,及时揭示薄弱环节中的问题,分析原因,采取调整措施,有效发挥预算调控在实际工作中的作用,确保年度预算目标顺利完成[6]。4.3提高医疗设备的精细化管理水平。大型医疗检测设备和高精尖精密仪器是衡量一所医院综合实力和医疗水平的一项重要参考指标。因此,如何有效管理医疗设备和物流设备是医院内部控制的重要组成部分。目前,医院检测仪器和设备都存在分布范围广、使用人员众多、数量大的特点,精细化管理难度很大。在现代信息技术支持下,建立固定资产管理信息系统,可以全面、及时地掌握医院各部门固定资产的使用情况。固定资产管理人员在信息系统中建立资产卡片,对资产的购置、转移、折旧、盘点、处置等信息及时记录,使财务人员能及时掌握各部门固定资产使用情况。利用条码技术和射频识别(RFID)技术对资产卡片进行管理,减小录入的工作量,提高盘点效率,保障会计信息数据的准确性。同时,运用设备管理信息系统,可对医疗设备建立设备台账,方便设备科对医疗设备的使用、维护、保养、计量、巡检等进行全程有效监督,提高设备的使用效率及安全管理水平。结合财务核算系统的收入及成本核算数据,可对单台医疗设备的经济效益情况进行分析,为医院医疗设备的购置提供准确的论证依据。4.4有效提高医疗物资存货的管理水平。医院药品、试剂、耗材存在数量众多、使用范围广、周转频率高的特点,成为医院内部控制的重点关注部分。利用信息技术建立库存管理系统,规范物资的请领、采购、仓储、保管、领用、调拨等流程,并定期对每种物资的库存进行实地盘点和账目核对,如发现盘亏、盘盈现象,及时查明原因,并在上级主管部门和财务部门批准后及时调整账目,以确保账实一致[7]。对于重点管理的手术高值耗材,可引入条码技术和RFID技术。如引入智能存储货柜,通过连接HIS系统和存货管理系统,对高值耗材实行“实耗实销”和全条码管理,科室人员根据手术预约情况领用耗材,扫码在HIS系统进行收费,耗材使用后自动核销,自动进行出入库记录和存货盘点等。

5信息化技术支持下加强财务内部控制和风险管理工作的措施

在信息化技术下,管理人员需要重视医院内部控制工作,认识到医院内部控制的重要性。需要通过信息化手段,在医院的收入确认、支出审批、资金管控、合同管理、物流管控等多个环节实现“锁扣”化管理,从而达到上一环节的工作没有完成下一环节就不能操作的目标,避免出现差错。通过合理规划,以标准化、精细化、系统化理念为指导,根据医院的实际情况,研发出适合医院发展的信息化体系,发挥财务内部控制的作用,进而有效避免财务风险[8]。5.1加大监督力度。要明确划分医院内部各层次各板块员工的权责,确保医院能够有序运转。加强医院财务内部控制管理,一方面需要监督内部采购审批流程,另一方面需要加大对工作人员的监督力度。会计人员在财务管理工作中属于参与主体,若有徇私舞弊的情况出现,则会产生严重后果。为保障财务工作取得实效,一方面要通过使用电子信息技术来监督会计人员的工作,另一方面要设置财务内审机构,并保证内审人员可以秉承公开公正的原则开展工作。5.2增强防范风险理念。医院开展财务风险管理工作,需要先树立防范意识,让医院的员工了解财务风险防范内容,同时优化管理理念。医院可根据自身运营状况在内部设置管理部门和财务风险防范部门,配置专业人员做好市场调查和评估工作,按照医院的状况提出有效的解决对策;财务管理部门和风险防范部门需要定期和领导进行沟通交流,共同找到环节中存在的风险因素,同时提出应对措施,将风险控制在萌芽阶段[9]。5.3建立医院运营信息化管理终端。在信息化管理初期,虽然能取得显著成效,但仍存在各种问题,如收费环节私收漏收、财务管理缺少整体规划、各科室数据难以共享等。因此,需要建立全面的医院运行信息化管理终端,对医院各运营业务系统,如采购、物流、资产、设备、后勤、科研、财务等,进行全面打通、综合管理。同时,对管理人员的权限进行分类授权,采购人员、仓库管理人员和会计人员的权限不能混合使用,不能以多种身份进入系统操作,采用日志管理限制登录用户多次删改输入信息,禁止非信息系统认可的外部人员操作系统等[10]。赋予相关管理人员查询数据的权限,以提高信息共享水平和决策效率。

参考文献

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[2]戈昕,应亚珍.国家卫生计生委预算管理医院完善财务内控机制的实践、成效及其思考[J].中国医院,2015,19(10):9-11.

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[4]胡毅.试析医院内部控制信息化建设[J].中国民商,2018(12):94,108.

[5]杨黎明.医院财务内控管理中存在的常见问题及对策[J].中国乡镇企业会计,2018(12):222-223.

[6]温利军,沈彤,万振.对医院信息集成平台建设的几点体会[J].医疗装备,2014,27(7):19-21.

[7]陈睦,吴韬,李先锋,等.医院集成化信息平台建设探析[J].中国医院,2011,15(4):61-64.

[8]周文平.医院内部控制存在的问题及对策探讨[J].中外企业家,2018(16):28.

[9]傅玉,王友俊,孙飞.基于HRP平台的医院合同管理内部控制信息化建设[J].经济研究导刊,2018(2):181-183.

[10]刘博,夏新,陈彦东.基于信息集成平台的业务整合与数据共享方案[J].医疗卫生装备,2013,34(7):46-48.

作者:鲁成新 单位:云南昆钢医院

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