物业企业财务风险防范研究

摘要：近年来，我国经济快速发展，物业行业也随之发展壮大，物业企业之间的竞争亦日趋激烈。由于竞争的加剧以及物业企业收费的标准化管理，物业企业成为微利服务行业，为了增加收入，提高企业竞争力，物业企业需要占领更多的市场，拿下更多的物业项目，因而出现了许多大型的跨区域多项目物业企业。对于这些大型企业，由于区域太广，“战线”太长，存在的地域差异和管理资源的鞭长莫及会增加许多不确定性，导致风险的发生，尤其是财务风险。企业开拓市场的根本目的是将企业做大做强，如果发生了财务风险，不仅造成了该项目的经济损失，严重的还会影响整个企业后期的经营，从而使企业的战略目标难以实现。本文从企业财务风险防范角度出发，阐述了跨区域多项目物业企业可能存在的财务风险，并从全面预算管理、内控管理制度、考核监督制度、信息系统等方面提出了相应的风险防范措施，有利于大中型物业企业尽可能将财务风险降至最低。

关键词：跨区域多项目;物业企业;财务风险防范

一、跨区域多项目物业企业财务风险防范的重要性

简单来讲，财务风险防范是企业在经营过程中，将对内外环境因素可能引起的财务成果损失降至最低所采取的措施。时至今日，物业行业已进入微利时代，许多物业企业采用了跨区域多项目的运营管理，通过“薄利多销”的模式增强企业的竞争力，在企业规模横向和纵向拓宽的同时，也增加了对资源及管理的需求，此时做好财务风险防范尤为重要。（一）财务风险防范有利于企业从全局出发，营造安全稳健的经营环境。企业采取跨区域多项目经营的根本目的是通过多个“点”的盈利来推动整个“面”的发展，从而增加企业整体价值。企业在开发市场的过程中，应客观分析各地的政策差异，人力资源差异，物料成本差异及存在的财务风险，从企业整体利益出发，确定该项目是否可行，防止风险带来的财务危机给企业造成损失，给企业的可持续经营带来不利影响。（二）财务风险防范有利于物业项目的安全运营。收益和风险总是共存的。项目在运营过程中，通过财务风险防范可以识别来自于收入、支出及偶发性的风险，并对风险进行分析和度量，在项目运行中通过相关制度及措施加以控制，减少财务风险发生的可能性，将项目的损失降至最低。（三）财务风险防范有利于企业形成稳定的财务活动。对跨区域多项目的物业企业，其财务活动涉及的“点”多、“面”广，财务信息汇总所需时间较长，财务风险较之其他企业也更大。因此，在财务风险管理过程中，应加速资金流转，缩短资金在各项目的沉淀时间，及时汇总至企业总账户，保障资金安全，这样有利于资金统筹管理，避免资金分散影响资金安全及使用效率，为企业实现战略目标提供坚实的财力物力基础。

二、跨区域多项目物业企业财务风险防范的关键环节  

（一）市场开发过程中存在的财务风险。面临激烈的市场竞争，物业企业只有做“大”，才能做“强”。在抢占市场份额时，有些物业企业缺少前瞻性，没有对市场进行充分调研，没有分析因地域差异而产生的政策差异、人文差异，贸然前行，为企业的经营埋下危机。比如在招投标过程中，有企业为了拿下项目，没有考虑当地人员实际工资水平，仅依据政府规定的较低的工资水平报价。对于劳动力密集的物业企业，这样必然导致实际运营中人力成本的大幅增加，使企业盈利水平降低甚至亏损。许多大中型物业企业的项目已辐射了大半个中国，为进一步扩展占领市场，有企业甚至在某些未占领区域设立长期的市场开发部，人马设施一应俱全，未充分考虑由此产生的巨额前期费用，而这些费用的来源是靠其他项目的盈利支撑，如果不知取舍，这些没有项目的开发部将成为企业的负担，让企业负重而行，这是与企业开发市场的初衷背道而驰的。（二）项目营运过程中存在的财务风险。跨区域多项目物业企业在项目运营过程中的财务风险主要来源于两个方面。一方面是来源于外部因素的不确定性，另一方面来源于内部因素的不确定性，即企业内控制度缺少或不完善带来财务风险的可能性。1.物业企业外部因素造成的财务风险。第一，合同收入的不确定性风险。对于跨区域多项目物业企业，其物业管辖区有居民小区、写字楼、医院、学校等，服务对象有居民、国企、民营，还有行政单位，不同的服务对象物业费收取难易程度也不同。对于国企行政事业单位，其物业费收取几乎没有风险，而对于居民或民营企业，因其个体或自身经营的不确定性，物业费收入也存在不确定性。第二，当地政策调整及物价变化引起的不确定性风险。物业企业跨区域的项目大多是医院或办公楼等大型物业项目，其收入即是合同约定收入，而项目自进驻以后就会发生人工物料等成本费用，如遇当地调高最低工资标准或物价上涨，则会出现收入不变，费用增加的财务风险。2.物业企业内控制度缺少或不完善引发的财务风险。对于跨区域多项目物业企业，尤其是新入驻项目，因机构新建，人员大多是临时招募，对业务不熟，内控意识薄弱，更容易引发如下财务风险：第一，物业费收缴的风险。物业企业项目提供服务的对象虽不相同，但收费项目大致相同，主要有保洁费，安保费，维修费、绿化费、停车费等，其中维修费和停车费大多是零星收取的费用，如员工缺乏内控意识，只收费而不上缴，则会造成此部分物业费的流失。对于合同约定支付的如保洁、安保费等大额合同收入，由于内控管理的不到位，甚至出现跨区域项目财务人员挪用公款，这种情况在跨区域物业公司并不少见。第二，物料采购及出入库风险。物业企业的成本费用中，比重最大的是人工费用，其次是物料成本。在批量材料采购过程中，如果采购人员对当地市场缺乏了解，没有货比三家，或者从个人私利出发而采用单一来源采购，则会增加企业采购成本，减少项目利润。在材料领用环节，由于把控不严，没有严格执行出入库制度，造成材料浪费，材料库存的账实不符。第三，资金管理环节的风险。对于跨区域多项目的物业企业，由于空间跨度比较大，企业未提前制定约束条款，总部对其收支情况不能及时掌握，对项目资金及时上交不能有效监督，使项目资金不能及时到达单位总账户，不利于企业资金的统筹安排，造成资金闲置，甚至出现公款私存、私设小金库现象，危及资金安全。

三、跨区域多项目物业企业财务风险防范的建议

对于跨区域多项目的物业企业，其首要的责任就是对风险怀有敬畏之心，在运营管控中利用专业敏锐的洞察力识别风险、度量风险、防范风险，具体风险防范建议如下：（一）对企业实行全面预算管理，健全财务管理制度。首先，从整个企业层面出发，应该有“凡事预则立，不预则废”的前瞻思想。对企业实行全面预算管理，使企业明确收入目标及费用上限，不仅为企业的市场开发工作提供较为准确的参考意见，避免“冒进”造成的财务风险，同时也引导监督各项目在运营中不出现偏离预算的行为，能最大程度的保障收入目标的实现。其次，企业在开发市场过程中，应进行足够的事前市场调研，充分了解当地的物业管理水平及对物业管理需求，结合当地政策、劳动力成本、物价水平，对是否投入开发及如何开发做出正确判断，做到有的放矢，争取到优质项目。最后，具体到企业各跨区域项目，企业应抓好项目处财务人员的财务基础工作，严格执行预算管理，确保规范操作，如实记录各项经济业务，建立和完善各种登记簿，做到账证相符、账实相符，并按期与企业总部财务对账。各项目处提供的财务信息真实、完整、及时，能有利于企业降低服务成本，获得经济效益。（二）建立完善的内控管理制度。内部控制制度是财务管理的重要内容，是企业得以生存发展的根基。企业缺少良好的内控管理制度，则资金无法得到有效地利用，企业财产安全也无法得到保障。对物业公司而言，企业应从如下几个方面进行内部管理控制：1.收入的控制。微利时代的物企，确保高效的收费率是赖以存活的效益法则，只有收入保证了，才有能力支出，才有可能保障利润空间。企业应梳理所有项目处的各项物业收入，对按合同约定收取的会议服务费、保洁费、安保费等大额收入，应提前与业主沟通，以银行转账的方式收取，并按企业规定及时划入总部银行账户；对维修、停车管理等费用的收取，应通过签发维修派出单、停车收费自动系统进行管理，确保零星收入的足额上缴。企业在收费过程中，可以推陈出新，采取一些当下比较便捷的支付手段，如手机支付宝、微信等方式，也可以推出物业费储值卡方式，这样既高效，也便民。2.材料采购及库存物资的控制。对于项目较多的大中型物业企业，材料采购环节的内部控制尤为重要。企业的有关管理部门应根据各项目处的库存对其采购量进行监督和控制，对项目处上报的大批材料采购，一是有关部门应严格按预算规定审批，二是应关注其采购价格及来源，是否通过市场调查竞价购买，是否是单一来源购买及单一来源购买理由是否充分，确保采购过程的透明度。对于零星采购，企业有关部门应按质量、价格筛选，确保材料采购的经济实用。企业应加强库存物资的管理，出入库物资必须履行相关手续。材料采购入库时，应填写入库单，经验收合格后入库；领用材料时应填写出库单方能领用，月末与财务对账，做到账实相符，防止材料的浪费与短缺。3.成本费用的控制。成本费用的控制是企业财务风险控制的重点，企业应在不影响服务品质的前提下，尽可能减少成本费用，扩大利润空间。物业企业的成本费用主要包括人工工资、物耗成本、办公楼租金及各种税费，其中人工工资比重最大。各项目处应在不违背物业合同的前提下，缩减不必要的人员配置，减少人力成本，同时企业应加强对各项目处人员数量的核实，采取上岗打卡制度，防止项目处虚报人数，虚增人力成本，减少企业经济利益。在物耗成本控制方面，企业一方面要控制采购价格及数量，确保合理库存数量，避免不合理地占用资金；另一方面应加强材料领用登记管理，对于一次性领用材料，仓储保管人员应根据领用单发出材料，对于周转用材料，保管人员应登记其领用和归还情况，防止材料的重复领用及丢失。（三）加强货币资金管控，确保企业资金安全。货币资金是企业正常运营的关键保障，对跨区域物业企业，应从以下方面确保货币资金的安全与合理使用：首先，设立备用金制度。各个项目应根据日常开支情况合理确定备用金数量，不得从物业收费收入中直接开支；其次，合同收入直接汇入总账户，避免中间环节差错。各跨区域项目，在签订合同时应约定将服务费用直接汇入企业总账户，尽量避免汇入当地临时账户，增加资金中间环节的风险；再次，总部与项目处应设立定期对账制度。近年时有发生的企业出纳人员挪用物业费事件，暴露了物业企业在财务风险管理上的缺陷。因跨地域原因，企业总部对各项目处的收入实际到账时间不能及时掌握，导致收入长期在“外”，给内部不法分子以可乘之机。因此，企业总部应根据合同约定付款时间，及时与项目核对收缴情况，避免资金安全风险。（四）设立审计巡视、质量考核等监督机构，促使内控制度落到实处。企业仅有内控制度并不能有效地防范风险，重要的是要将内控制度落实到企业的每一个岗位，因此监督机构的设立和有效运行是必不可少的。对于项目众多的物业企业，不定期的审计巡视有利于及时了解项目处的运营状况，增强项目负责人的责任感，防止管理不当或因私损工给企业带来财务风险。在审计过程中，应重点对物业费收缴、库存物资、实际到岗员工数量、管理费用开支进行审计。另外，企业年终对各项目进行质量考核，利用收支盈亏等财务数据和用户满意度等非财务数据对各项目进行考评，根据考评结果高低决定项目的绩效薪资，这样既有利于岗位责任制的落实，又利于激励员工，促进内控制度的执行。（五）利用网络信息化系统，提升企业与项目信息交流的速度与质量。信息时代，先进的网络技术有助于企业克服时间和空间对信息传递的阻碍，有利于企业节约成本、降低风险。首先，对于跨区域项目较多的物业企业，因工作原因往返于项目和总部不仅会大幅增加差旅等费用，且工作效率较低，企业可以召开视频会议达到信息互通，采用网络审批解决某些常规性问题，先进的信息化技术能使信息在短时间内达到收集和利用，及时解决各自存在的经营问题，降低风险的发生。其次，企业可以利用网络信息化技术引进先进的财务管理系统，及时掌握各项目的日常财务收支，提升会计信息质量。

四、结语

综上所述，跨区域多项目的物业企业在竞争中既有规模上的优势，又有管理上的劣势。当物业行业已经发展到精细化服务的时代，企业的管理也应尽可能做到精细化，企业应不仅考虑日常收支方面风险，还要考虑偶发性风险，比如安全性风险，因为它不仅会引发财务风险，甚至会影响企业正常营运。总之，企业应顺应市场发展规律，高瞻远瞩，坚持成本效益原则，敏锐专业地洞悉机遇中的风险，构建纵向横向的预警机制，减少财务风险发生的可能性，在保证各项目良好运营的前提下，推动企业整体稳健发展。

参考文献：

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［3］王珊.物业公司财务内控与财务风险防范［J］.管理观察，2017（25）：154-156.

作者:廖熳 单位:北京国天健宇物业管理发展有限公司