采购部打单员工作计划十篇

采购部打单员工作计划篇1

本论文以徐州雷奥医疗设备有限公司为分析对象，根据雷奥公司实施ERP近半年前期调研情况和实施后两年多的运行情况作为研究背景。由于全程主持雷奥公司ERP项目，项目运行后继续担任ERP系统管理员和项目经理，特别对库存管理、采购管理、基础设置等模块进行学习钻研，同时对同事在ERP工作中出现的问题，给予解决方案，从中积累和总结了一些小诀窍。现将部分心得体会与大家分享，希望本论文起到抛砖引玉的效果。

关键词：ERP 企业资源 供应链管理 信息科技 管理软件

中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）08（b）-0157-01

企业资源计划（ERP），它利用计算机信息技术，把企业的物流、人流、资金流、信息流统一起来进行管理，把客户需要和企业内部的生产经营活动以及供应商的资源整合在一起，为企业决策层提供解决产品成本问题、提高作业效率以及资金的运营情况等一系列问题，使之成为能按用户需求进行经营管理的一种全新的行之有效的管理方法。

雷奥公司高瞻远瞩实施了用友ERP U8管理系统，该ERP系统涵盖公司财务管理模块、销售管理模块、采购管理模块、库存管理模块和存货核算模块等。本人非常荣幸担任雷奥公司用友ERP U8项目经理。雷奥公司ERP U8项目顺利运用两年多的时间，得到了很好的效果。现将部分基础设置中存货档案的属性以及财务管理模块以及供应链管理模块使用中的一些体会与大家分享。

1 正文

（1）半成品和原材料启用“批次管理”功能：一般工业企业对于公司的产成品启用编号管理，半成品部件一般没有采取编号管理，采购原材料也没有编号管理。根据产成品的批号管理，我们可以快速查询仓库产成品数量是多少，分别是什么时候生产入库的。在半成品和原材料没有采取批次管理的情况下，想了解它们在仓库的现存量是没有问题的，但是想要更进一步掌握仓库现存的半成品分别是什么时间入库的，以及仓库现存的原材料分别是什么时间采购的，就变得不那么容易了。不过办法总是有的，我们可以启用基础设置中存货档案的“批次管理”功能，这样一来掌握仓库任意编码半成品和原材料的现存量和具体入库、采购时间变得游刃有余。

（2）一次性封装材料、消毒材料启用“保质期管理”功能：传统的仓库手工单据记账操作，面对大量的具有保质期要求的一次性封装材料、消毒材料很是头疼。因为有保质期要求的材料必须弄清楚什么时间入库的、什么时间生产的、保质期是多长时间、保质期到什么时候，失效日期又是什么时候？若是每一个材料都通过到仓库里查看或是通过仓库记录账本查看工作量非常大。通过启用基础设置中存货档案的“批次管理”和“保质期管理”功能，问题将变得非常方便。企业启用ERP软件中基础设置中存货档案的“批次管理”，可以清楚的记录材料购进的日期。但是对于具有保质期要求的一次性封装材料、消毒材料的详细时间仍无法实现。若要解决此问题，企业可以更进一步，结合“批次管理”功能再启用“保质期管理”功能，有保质期要求的材料入库时间、出库时间、失效时间等将无需进入仓库查看仅仅通过ERP软件一目了然。

（3）供应商信息关联“供应商明细账”功能：企业采购管理业务千差万别极其复杂，每个供应商是全额付款、部分付款、未付款的情况还是已开票、部分开票、未开票的情况，在手工账本管理时期都是很头疼的事情。企业运用ERP管理后，可以通过财务会计模块中“供应商明细账”功能轻松得出供应商是欠企业发票还是企业欠供应商货款，再通过采购管理模块中采购发票过滤出每个供应商的货物入库未开票情况。两者进行对比很容易得出某供应商和企业的财务往来和采购业务情况。企业还可以启用财务会计模块中应付款管理下“付款单申请”功能，填写该申请单前提条件是供应商采购发票已经交到财务进行会计处理，有效防止供应商不及时开据发票情况的发生。

（4）挖掘采购模块中“采购请购单”功能：采购人员的采购工作是依据部门主管下达的采购计划单，未使用ERP软件之前依靠传统纸质采购计划单，使用ERP软件之后，企业完全可以不依赖纸质采购计划单，因为采购管理下的“采购请购单”功能就可以替代这个需求，而且通过采购请购单列表可以分析汇总一段时期的采购计划下达情况及执行情况，比传统纸质采购计划单更方便快捷，同时采购请购单也可以打印签字保存。

（5）材料出库单日常打印和月末打印两种模板功能：传统纸质领料单需要各相关人员手写签字后仓库方可发料，使用ERP软件后，当日材料出库单打印后仍需要相关人员手写签字，此时的材料出库单上没有单价和金额等信息，仅仅仓库留存作为材料的发料依据。本月结束后，下月对本月单据进行财务结帐，月末结账后的材料出库单上单价和金额信息都已出现。本月所有单据需要打印留作财务凭证，每月单据成百上千份甚至上万份，若每张单据重新手工签字工作量很大，而且这些单据都是客观发生的事实。所有需要打印的材料出库单签字处自动出现相关人员的名字即可，也就是说名字为打印形式，非手写形式。这个要求的实现需要库存管理下材料出库单显示模板是唯一的，而需要建立2个不同的单据打印模板，其中一个打印模板各相关人员字段为系统自带，打印后显示各相关人员的名字；另一个打印模板相关人员字段为手工添加，打印后不显示各相关人员的名字，需要手写完成。

（6）巧用材料出库单列表“批打”功能：紧跟第（5）条提到的所有单据需要打印留作财务凭证一事，每月单据成百上千份甚至上万份，若每张单独打印，耗费大量人力时间和成本。企业可以通过材料出库单列表过滤出该月所有单据，也可以根据查询仓库、出库类别、部门人员等条件进行过滤。点击全选按钮，采用“批打功能”完成该月单据的打印工作。

2 结论

因特网技术的成熟为企业信息管理系统提高了与客户或供应商实现信息共享和直接的数据交换的能力，从而强化了企业间的联系，形成共同发展的生存链，体现企业为达到生存竟争的供应链管理思想。ERP系统比MRPII系统更加优越地实现这方面的功能，使决策者及业务部门实现跨企业的联合作战。

由此可见，ERP的应用的确可以有效地促进现有企业的管理现代化、决策科学化，更好的适应竞争日益激烈的市场要求，它的导入已经成为大势所趋。

参考文献

[1] 欧阳文霞.ERP原理与应用[M].北京：人民邮电出版社，2011.

采购部打单员工作计划篇2

关键词：物资管理；施工企业；效益提升

一、强化物资管理对施工企业的重要意义

1.控制成本支出

对物资管控的重视意味着，首先，对物资采购的重视。物资采购支出常常占据工程成本支出的40%～60%，它的科学性、合理性极大地影响整体成本，影响企业的资金周转和运行效率；其次，加强对物资的管理控制可以使项目控制物料使用、大幅度减少无谓浪费，整体规划措施性周转材料，进而盘活自有资产，从降低成本的角度来提升企业经济效益，为企业的持续发展奠定扎实的基础。

2.提升整体管理水平

物资管理并非是单纯的部门管理，它在工程中与经营部门、技术部门、生产部门、拌合站及试验室息息相关。经营部门需考虑成本支出带来的经济效益，分析物资管理在项目中的优劣程度并提出合理化建议；技术、生产部门则在施工中长期需要规划物资的使用、替代性及协助管理分包单位的物资使用情况；拌合站及试验室在原材料尤其是地材的选材试验及生产中与物资部门紧密相连。强化物资管理就是要在思想意识上、制度贯彻普及上对相关部门进行整体的教育学习和落实，让全员重视到物资管理对企业发展的重要意义，从而带动整体管理水平的提升。

3.为工程质量保驾护航

强化物资管理并非是要一味地节省材料、采购价低质差的材料，反而是要求施工企业重视材料质量与设计的匹配。在企业生产中要时时保持高度的质量安全意识，不能为了过度追求节约成本而低价采购较差材料，更不能在验收中接收不合格材料。在物资人员、生产使用人员都重视材料质量的前提下，工程质量方能得到较好的保证。

4.利于培养严谨高效的人才队伍

众人拾柴火焰高，精品工程、效益工程的打造离不开众多兢兢业业的物资管理者。在工程物资管理中，注重管理的细节化、严谨性，有利于培养高素质的人才队伍。材料的验收、发放、存放，绝不仅仅是随意的采购、发放与使用。在采购中注重成本意识、质量意识与符合规范性；在验收、发放中注重合同的匹配性、质量与数量的准确性；严格限额领料制度，在使用上注重现场的保管、存放、调配，注重尾期工程的控制，将对物资人员的管理水平带来质的提升，由此给项目管理营造思路清晰、成本可控、现场有序的大环境。

二、强化物资管理的主要途径

1.加强制度建设，创建激励机制

物资管理是一个庞大的系统工作，涉及的内容繁杂琐碎，要发挥物资管理的创效作用，健全、完善的管理制度必不可少，由制度来约束人的活动，提供准则条款来进行尺度把控。同时，物资工作对比技术、生产等，工作不易产生亮点，也有必要结合项目实际创建合理的激励机制，引入适当的指标进行打分考核。如：所管分部材料账务是否明晰、台账是否整洁齐全、现场管理是否有序可控、是否在规定的时间内，能较好地完成了某项任务等等。

2.加强物资采购的规范性与科学性

很多项目的物资采购极易出现以下几种情况：缺乏计划性。为保证工程进度而盲目采购，增加采购成本；招标、咨询、比价范围较窄造成采购单价高；采购的材料描述抽象，缺乏详细沟通，执行合同时有争议而导致耽误时间，增加成本；对实际施工进度和需求不熟悉，造成材料采购过多最后形成浪费超耗。物资采购应形成一种科学严谨的采购模式，推行大宗材料集中招标采购，让采购真正融入到激烈的市场竞争中去。利用企业规模、信誉优势，推广战略供应商合作机制，在相应区域内如有战略供应商，可不进行招标并优先选择。特殊定制、专业化程度高的材料采购则尽量避免公开招标，寻找专业公司展开竞争性谈判以确定供应单位，有利于确保材料与设计的匹配度，有利于按期保质保量的完成供应工作，进而保障工程进度与质量。零散的措施材料、零星材料如果需要进行及时采购，可推广电子商务模式的网络采购，通过交易平台实行简易的报价招标，再通过电话、邮件等渠道确定供货详情。只有规范采购、科学采购，而不是被动的、盲目的随意采购，物资成本才能在持续的施工过程中得到有效的控制。

3.加强物资计划管理

物资计划在施工部署中是重要的生产资料保障，计划的严谨性、合理性、时效性对物资保证供应来说非常重要。物资总计划应当安排工程人员参照图纸、实时跟踪工程进度和变更情况，至少每月对总计划进行一次更新并与物资人员保持沟通。物资人员应根据总计划控制采购的周期和数量，定期盘点现场库存，在工程尾期阶段更是要认真核对采购数量及进度，避免各种可能出现的浪费情况。年度、季度、月度物资采购计划要根据施工工期总体顺序和安排进行编制，物资人员应做好计划量与采购量的对比，跟踪施工进度，如出现较大偏差时，应及时查明原因。日常的采购申请计划单据则应充分考虑现场可调配资源、考虑替代性材料的可行性、考虑采购供货周期。计划的编制要科学合理，有据可依，并由主管领导认真审核。物资计划的编制人应按工点固定具体人员，从优选择水平较高、头脑清晰、熟悉各类工程物资的人员，这直接影响到物资采购的准确性，有利于降低施工生产中不必要的成本支出。

4.加强材料核算核销管理

主要材料的核算是控制生产过程中消耗监督的重要手段，项目物资部、生产部、技术部、拌合站及主要领导应充分重视和参与到材料核销体系中，以月度为单位，定期盘点库存，计算材料消耗量，统计采购数量，形成核销对比数据。如果不重视材料核销，物资的使用将一直缺乏有效的管控，过度的节余可能是因为施工队伍偷工减料，形成工程质量隐患。过度的超耗则反映了现场管理失控，可能存在验收环节问题、偷盗问题、浪费问题。只有成系统地定期组织人员进行材料核算、核销工作，才能在连续施工中监控材料消耗是否合理，质量是否可控，有无失控的场外消耗等。推广应用ERP信息化系统，实现钢筋场、拌合站的材料出入库的全过程信息化，可以对物料进行动态跟踪并了解实时库存，促进核算、核销工作的精细化管理。

三、结束语

总体而言，物资管理水平的强化、提升，对建筑施工单位提质增效，意义重大。企业只有真正重视物资管理，并将其落到实处，必然会给企业项目管理水平带来质的飞越。在越来越重视成本控制、努力提高管理水平的今天，它的重要性也愈加凸显。在具体的实践中，通过建立制度、提高认识、采取措施、进行奖惩等手段，打造适合企业自身的物资管理模式，对于促进企业经济效益不无裨益。

参考文献

[1]王晓丽.工程物资成本核算与控制[M].西安：西安交通大学出版社，2016.

采购部打单员工作计划篇3

关键词:ERP;采购管理;BOM

中图分类号:TP311文献标识码:A文章编号:1009-3044(2009)35-10110-04

The Design and Development on Purchase Management System of Manufacturing Enterprise

ZHANG Jian-dong1, KONG Mei-yun2, SU Zhi-jun3, WU Guo-wei4

(1.Tourism College of Zhejiang, Hangzhou 311231, China; 2. Zhejiang Vocational College of Commerce, Hangzhou 310053, China; 3. Zhejiang Tongji Vocational College of Science and Technology, Hangzhou 311231, China; 4. Hangzhou XiaoShan Water Group CO. LTD. Hangzhou 311202, China)

Abstract: The Purchase Management System is one of ERP Sub-systems of manufacturing enterprise. and it is very important to design a mode according with the enterprise. This thesis analyses function model and operation flow of some composite materials enterprise. Introduces the project of BOM design, and researches the sub-system scheme based on ERP. Then, details the realization of the main models of the sub-system.

Key words: ERP; purchase management; BOM

目前,国内有大量的中小型制造企业,其模式为多品种、小批量、按订单组织生产,按计划采购物料。涉及的物料种类繁多,其管理手段和技术还有一定的不足。随着企业的发展,供应商数量和需采购的物资品种等增长较快,企业内部对供应商的交货日期、价格、质量等越来越严格,迫切需要从规格指标、价格、质量、交货期等方面及时掌握采购状况。为了解决这些问题,开发出适合公司管理机制需要的、具有高性能价格比的采购管理系统,帮助他们迅速安全地提高企业的管理水平。

ERP思想的引入无疑极大地提高了现代企业的竞争力,在ERP模式下,采购管理系统是整个ERP系统的重要子系统,它改变了传统的采购业务的处理方式,优化了采购过程,提高了采购效率,降低了采购成本、改善了企业内部以及整个供应链各个环节的管理和调度、提升了企业经济效益。

文中以某高分子材料公司为实例,以采购的订单驱动为理念,提出了贴近企业现行采购管理模式的管理系统,满足企业的经营管理要求,为企业提供信息化决策依据。

1 系统需求分析

1.1 系统的业务数据流图

采购部门是企业物料的重要入口部门,是物流的主要部门,与各个部门有密切关系,与生产部门、财务部门和仓库部门的业务联系是根据生产计划和物料需求制定采购计划,并形成用款计划交财务部门,再发出采购订单,供应商按计划供应物料,仓库部门根据订单接受物料,安排检验,合格后办理入库,入库单据交财务,并形成应收款。如图1是采购系统的第一层数据流。

1.2 系统的功能简介

采购管理系统主要设计功能是依据物料需求计划,确定物料的采购日期、品种数量等,制定采购单;接货后根据订单进行验收,合格后入库。根据采购业务分析,采购业务的ERP管理分为五大子系统,具体功能设计如下:

1) 采购基础信息管理

① 物料清单(BOM)设置:此功能与生产部门相结合,维护每一种产品的物料清单树,确认产品所需的最终物料品种及数量;

② 物料基础信息维护:维护物料的编号、名称、规格、单位、库存的上下限等信息;

③ 采购员信息维护:记录采购员的基本信息。

2) 采购计划管理

① 采购计划维护:采购计划文件当中的物料种类、型号、规格、数量、总价等信息的维护;

② 采购计划生成:完成采购计划文件,经审核后向采购部门发出执行计划的命令;

③ 库存报警:实现对库存物料的自动统计,遇到需采购的物料库存低于库存下限时发出报警,并生成采购计划初步文件。

3) 采购订单管理

① 采购合同信息维护:包括交货方式、时间、地点,结算方式,验收方式等信息的维护;

② 采购单生成:根据采购计划、采购合同等信息生成采购订单,交主管部分进行审核和批准。

③ 采购订单审核:此项功能由主管部门来进行操作;

④ 采购记录查询:查询指定一段时间内的采购记录,并提供打印功能。

4) 收货管理:

① 收货单管理:记录收货单一些基本信息;

② 检验单管理:记录检验的结果、合格率等信息;

③ 采购成本核算:统计采购的所需的运费、购买款等。

5) 供应商管理:

① 供应商基础信息维护:记录供应商的基本信息;

② 供应商评估:采购员根据供应商的供货情况、价钱等对供应商的进行打分,为下次采购提供依据。

2 系统方案设计与实施

采购管理系统是基于整个ERP环境下的一个子系统,系统的运行必须具有高性能的计算环境和管控一体化的系统环境。系统采用了C/S结构,在设计ERP系统结构时,IT部门必须考虑三个层次:应用层、表示层和数据库层。应用层是客户端运行界面,用以向表示层发出数据请求;表示层就是业务逻辑层,包含客户端请求的表示逻辑,表示层接受请求后,根据业务规则对请求作出响应,客户端由应用层显示请求后的应答。数据库层是现有应用与数据库结合,包含了安全性评价过程中数据信息的数据库系统。

2.1 系统的流程设计

采购活动是企业资金占用最多的活动,值得注意的是现在很多中小型企业都有采购流程,但流程多而冗长、烦琐,使得流程没有真正发挥效力。随着供应链模式和电子商务技术的发展,对于采购的冲击很大。流程规范是企业管理的根本。采购要尽量减少无效或者不增值的活动,将业务的审核和决策点定位于可执行的地方,缩短信息沟通渠道和时间,提高采购效率。

采购来自于销售部门根据销售定单向采购部门提出采购申请,写明物资名称、规格、型号、数量等信息,采购部门根据分析汇总再通过查询库存核实后制订相应的采购计划。然后根据供应商的指标信息记录选择合适供应商,签订合同之后生成采购订单。采购部门也可以根据仓库的库存报警信息,初步生成采购计划。采购的流程以采购单为核心展开,从图2的系统流程图可以看出,采购流程的大部分都涉及采购单,根据流程分析,设计系统时将采购单的状态分为7种:0 创建完成;1 审核通过;-1 审核未通过;2 待批准;-2 未批准;3 部分到货;4 完全到货。

2.2 物料清单(BOM)设计

物料清单是ERP运行三个基础信息之一,由BOM表数据可以快速知道生产某产品所需要的物料的类型,数量。物料清单(BOM)表的设计属于ERP中的关键技术。BOM表达的是产品与物料之间的关系,其关系如图3所示。

多数中小型制造类企业的产品大多结构层次比较简单,对于需要进行二次加工的产品公司一般采用外发加工成半成品之后再拿回公司进行生产。因此该采购系统的BOM结构采用了简单的“单父-单子”的数据结构,一个父项编号下有多个子项编号,一个子项编号同时属于多个父项编号的情况。BOM表中相同的产品物料组合关系只记录1次。BOM以产品编号+物料编号为主关键字。其优点是适应性好,每一种父子结构关系只存储一次,存储数据量小;便于进行物料分解和材料汇总。构造BOM表时候主要考虑以下两个方面:

1) 在BOM表中,每一种原料必须有一个唯一的编码。原料如果尺寸不同,则作为不同的编号。对于同一种材料,不管出现在哪个产品中,都使用同一编号;

2) 一种产品编号可能对应几种物料编号,必须明确所需物料的数量;

2.3 数据库设计

ERP系统本质上是一个数据库应用系统,它以数据库系统为基础通过许多应用软件组成一个复杂的应用系统。采购管理系统是ERP系统的核心系统,本系统采用了功能强大的关系数据库管理系统MS SQL Server 2000,对系统功能建模之后就可以对系统进行系统建模。经过前期的需求分析、信息流程分析、数据收集,明确了采购管理子系统的数据字典,消除了一些冗余的联系,形成基本的E-R图。如图4所示。

3 系统实现

3.1 库存报警

在采购管理系统中设置库存报警这个功能,是充分考虑了生产实际过程中遇到的一些情况。采购一般是按照采购部门的采购申请进行的,但遇到大的产品订单时,库存的物料不够,而库存部门如果不能及时统计物料的数量,就会造成采购不及时,影响到生产,因此设置了报警功能。一般在两种情况下会发生库存警告:

第一种在下达生产定单之前:由生产订单中由产品数量(num),通过BOM表检索得到生产1单位产品所需要的物料型号及数量(MaterialAmount),可以得到所需的物料总量:MateTotal= MaterialAmount × Num,然后再获得该种物料的库存数量(Amount),同时查询物料基础信息表,获得该物料的库存上限(UpperLimit)与下限(LowLimit)。当 Amount - Materialtotal = UpperLimit时则发出库存超限的警报。将获得的四个数据进行相关计算,依此确定采购该物料的数量N应该控制在N下和N上之间,其中:

第二种情况是当仓库管理部门进行盘店时,每日报备时,获得企业所有的物料信息然后该种物料的库存数量Amount与库存下限LowLimit进行比较,如果Amount

库存报警时将出现警告的物料名称、采购数量的上下限,用类似QQ弹出消息框提醒采购人员。

3.2 采购单生成

采购系统通过采购计划获得需要采购的物料名称、采购数量以及从采购合同中取得采购的单价、采购的方式等数据,形成采购单,如果是在库存报警下形成的采购数量是根据采购量的上下限的平均即(N下和N上)/2来确定。但是如果物料价格偏低时,可以多采购囤积,偏高时减少采购量。给予采购部门一定的弹性空间,可以减少企业的采购成本。采购单生成界面如图5所示。

采购单生成之后需要提交审核,通过审核的采购单才能执行。

3.3 供应商评估

采购部门确定供应商时,一般以得分高的为最先考虑对象。为了能够公正合理的评价供货商,避免采购中人为因素的弊端,需要对供应商进行量化计算,既需要通过多个指标来进行评价。供应商的综合评价体系指标包括应包括质量体系、生产能力、服务能力、发展能力四项核心能力,根据企业的情况,系统选用了“收货质量”、“价格水平”和“送货及时率”来评估供应商的能力。这3个指标分别由不同的工作部门进行打分:收货质量由库存部门进行打分;价格水平由采购部门进行打分;送货及时率由库存部门打分;同时将供应商的历史记录也纳入考虑范围,并对这4项指标均进行了量化,每个指标设定为5分制。

为了简单起见设定了四个指标:价格、质量、到货快慢以及一个历史记录的加权指数。每个指标设定为5分制,由各个部门分别进行打分。评估公式设定为:

获得该次供应商的评价结果作为历史记录的参考,如果是第一次采购的供应商则默认为3。通过这种算法可以将业务往来频繁的供应商作为优先采购的对象。

由于目前只是使用到了4个指标,但是为了日后评估指数增多方便改进,在界面上预先放置了10组checkbox控件,根据客户日后的需求可以增加新的指标。如图6所示。

4 结束语

采购管理系统主要面向采购经理以及采购业务员,通过应用计算机技术协调采购业务,优化采购流程,减少采购环节,提高采购效率,节省大量的时间和人力成本,提升企业竞争力。

参考文献:

[1] Chen W,Hirschheim R.A paradigmatic and methodological Examination of information systems research form 1991 to 2001[J].Information Systems Journal.2004,14(3):197-210.

[2] 周玉清,刘伯莹,杨宝刚,等.ERP原理与应用[M].北京:机械工业出版社,2002.

采购部打单员工作计划篇4

关键词：办公用品 降低成本 管理

办公用品是医院为日常运营而储存和耗用的未达到固定资产标准的资产，包括纸笔、色带、文具等。办公用品看似不起眼但具有通用和量大的特点，降低办公用品支出完全有必要并具有可行性。办公用品的消耗涉及到每一个科室、每一位职工，首先要在医院营造“节约光荣，浪费可耻”的良好氛围，倡导职工从我做起，从点滴做起，能反复使用的用品尽量反复使用，比如圆珠笔、签字笔用完了换笔芯即可，而不是换整支笔；打印或复印文件采用双面打印、复印，而不是直接单面打印出来，养成勤俭节约反对铺张浪费的良好习惯。重要的是要在预算、采购、领用等制度上加强管理，达到节约开支，减少浪费，降低运营成本的目的。

一、制定各科室预算

每年的12月份由各科室根据科室本年度计划完成情况和下一年度的工作安排，上报本科室第2年的办公用品预算，有些科室为了自身利益，往往会在编制预算的时候会多申报预算，财务科要对科室上报的预算汇总、初步审核后交预算编制委员会讨论、审核，根据医院发展需要，全盘考虑，提出修改意见通知各科室执行。

二、办公用品的采购

办公用品的采购坚持勤俭节约的原则，做到按计划采购，合理配置。应遵循公开透明、公平竞争、公正合理和诚实信用原则，做到严格程序，规范操作。为有效完成采购任务，原则上由采购办统一负责实施采购任务，院监察室、财务科、审计科负责办公用品采购的监督。院采购办根据年度采购计划制定月采购计划，按批准的计划进行采购，不接受无计划和未经批准的采购任务，采购过程要减少运输中转环节，提高购货效率。认真检查物资质量，保证价格合理、质量合格。

采购的原则是，在满足需要的情况下，同一性能的物品，选择性价比高的物品。办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由仓库保管员验收入库；对于不合格产品或与合同发票不一致产品，由采购人员负责办理调换或退货手续。未经验收人库物品，一律不予办理资金结算。

三、办公用品的保管

办公用品由后勤仓库统一保管，保管员对所管辖的物资进行分类存放，当天发生的每一笔业务及时在电脑中进行物资的人、出库管理，确保数据连续、准确，做到账物相符，及时反映库存。仓库保管员应当设置实物明细账，详细登记已经验收合格入库的存货类别、编号、名称、规格、型号、计量单位、数量、单价等内容，并定期与财务科核对。监督库存量，掌握库存标准，减少办公用品积压仓库现象。存放物品的库房应保持整洁通风，防潮防霉，码放整齐；保管员每月要对库存办公用品盘点，年终财务科、审计科监督盘点。财务科对库存管理不定期抽查。

仓库保管员根据办公用品的安全库存量、储备定额、使用科室报送的申请编制采购申请表报采购办进行采购。

四、办公用品的领用

各科室必须按科室需求领用办公用品，不得申请领用与科室无关的办公用品。在预算范围内领用，对科室必须使用超预算的部分，科室可提出调整预算申请，分管院长批准方可执行。

1.由科室负责人或护士长网上申领，填制科室出库单。

2.仓库接收后，物资会计进行办公用品出库验收、出库记账，同时打印出库单。

3.仓库保管员根据出库单配货，物资配送人员进行配送。

4.科室负责人或护士长核对、收货、签字确认，完成领物。

五、办公用品的核算、考核

财务科按月对采购计划进行审核，对有采购计划、采购程序合乎规定、手续完备的办公用品入账核算，不论金额大小，有付款合同的，按照合同付款期限执行；每月月底，物资会计将当月出库的办公用品汇总，编制科室消耗汇总表报财务科，财务科根据消耗汇总表进行核算。

采购部打单员工作计划篇5

关键词：SCM；物资条目；供应商数据；采购流程

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）20-4855-03

Application of SCM System in Cangdong Power Plant in the Purchase of Goods and Materials

CHEN Xiao-yan

（Hebei Cangdong Power Generation Co. Ltd.， Cangzhou 061113，China）

Abstract： This paper describes the use of SCM system in Cangdong plant material procurement， through the application of SCM system， BFS++ system and logistics network is the seamless connection， the key steps in the process of implementation and the difficulty of system are expounded， and the typical problems of the system on-line examples and analysis.

Key words： SCM； material supplier data entry； the procurement process；

沧东电厂机组投运初期，采用的物资采购系统是BFS++和国华物流网的结合体。由需求部门在BFS++中提需求，通过BFS++与物流采购网的接口程序，将需求导入物流网，由采购人员在物流网进行采购。虽然两个系统结合比较完美，但是还是存在如下问题：

①物资人员需手工进行平衡利库，系统不能自动进行平衡利库，物资人员进行人为的平衡利库，由于需求条目数过多，造成利库不充分，日久造成库存增加。

②无法实现需求申请的出库跟踪，虽然物流采购网实现需求计划到订单的跟踪，但无法实现需求申请的出库跟踪。

③没有专职的数据维护组织，造成电厂层面没有统一的物资主数据，造成数据传送至物流网时出现错误。

1 SCM系统的定位与实施原则

SCM的中文意思是供应链系统。ERP是Enterprise Resources Planning（企业资源计划）的缩写，是一套将财会、分销、制造和其他业务功能合理集成的应用软件系统。沧东SCM系统采用oracle公司的ERP软件系统，由IBM公司负责实施顾问。

1.1 SCM的定位原则及说明

①成为采购，库存管理的核心业务系统；②成为物资基础数据的维护中心；③总部，电厂共享的数据中心；④实现业务和财务的紧密集成；⑤实现需求计划，采购寻源，采购执行，物资领用的系统集成和信息流贯通；⑥提高采购，库存管理，操作人员的效率。

1.2 BFS++与SCM系统的项目相关定位与各自的主要职能

1） 定位：

BFS++：生产物资需求的提出和执行。

SCM：物资需求的汇总，采购执行。

2） 主要职能：

BFS++：负责生产物资需用计划的提出、领料需求的提出、成本的统计分析、需用计划执行进度反馈。

SCM：负责物资基础信息的维护、物资需用计划的汇总和采购进度的跟踪、采购订单执行、物资出入库、仓库收耗存统计、采购及库存管理统计分析等。

1.3 物流网与SCM系统的项目相关定位与各自的主要职能

1） 定位：

物流网：采购信息的询价和报价信息收集。

SCM：采购管理，采购执行系统。

2） 主要职能：

物流网：负责询价、报价信息收集。

SCM：负责供应商基础信息维护、供应商认证及发出询价、比价选择供应商、建立订单和一揽子协议、供应商基础信息维护、采购订单的审批、采购订单入库等。

2 SCM系统的实施

SCM系统上线前的准备工作主要是数据收集，需要收集的数据分为两类：静态数据、动态数据。

2.1 静态数据的收集

静态数据收集项目如表1：

静态数据梳理工作最重要的两项数据是：物资条目、供应商数据。这两项重要的数据在收集之前要经过严格的梳理来保证数据的质量，避免跨系统衔接由数据带来的诸多问题，重点是物资数据和供应商数据等的一致。

1） 物资条目的梳理

未来导入SCM的物资条目将以物流编码为准，BFS++中的物资条目只有存在与物流编码的正确关联才能导入SCM。

①物资条目的补充：BFS++中尚无统一编码的库存条目，需要从BFS++中提交维护申请和维护确认，完成尚无统一编码的有库存条目的物资编码补充；

②映射关系的补充：对于所有BFS++中有效并且未来需要使用的条目，如果没有和物流编码建立对应关系，都应提交维护申请，补充映射。

③错误映射关系的调整：BFS++与物流条目的映射中存在一些错误的对应，如两边的条目名称或规格、型号根本不是同一个物资，这类映射关系需要从系统中提取出现有电厂映射数据，进行检查核对。

④重复映射的调整：在BFS++与物流编码的映射中存在多个BFS++条目对应一个物流编码的现象，客观上形成了一物多码，并且影响未来SCM接口回写现有量，因此必须保证导入SCM的数据存在的是一对一的唯一性映射。对于重复的映射，需要由技术人员提取出专门的检查表，由编码维护人员处理形成唯一映射，完全解除映射的条目按前述规则将会彻底停用，请同时注意这类处理需要考虑现存数据（如需求计划、工单）是否引用了这些条目，进行同步的替换处理。

⑤计量单位的处理：核对BFS++条目与对应的物流编码计量单位是否一致，否则将可能会出现需求计划与订单或者出库差别很大的情况，原则上应以物流编码的单位为准，调整BFS++计量单位。

⑥财务分类的处理：导入SCM的BFS++条目必须具备正确的财务分类，所以所有财务分类为空或不正确的条目都应首先梳理完毕。

2） 供应商数据的梳理

供应商的数据收集如表2所示：

首先导出物流网的所有供应商，在其中筛选出需要的供应商填入上表中的前三项。然后导出财务FMIS系统中的供应商。FMIS供应商的编码即为SCM的供应商编码。

2.2 动态数据的收集

动态数据的收集包括：一揽子协议，未结订单，库存现有量，各电厂需求申请和工单导入条件。动态数据相对静态数据收集来说，任务量小，该文不再进行详细阐述。

2.3 SCM系统上线

SCM上线后， BFS++、FMIS、HR、物流网等多个系统集成到一起，数据的一致性是保证系统正常运行的重要因素。主要包括：

①物资需用计划的类型与季度计划上的类型的一致性；

②物资需用计划、需求单、工单上专业的一致性；

③工单、需求单上的科目与FMIS的一致性；

④物资条目与SCM的物资编码的一致性；

⑤FMIS供应商地点与采购网上供应商信息的一致性；

⑥各单位都要维护集中采购的供应商；

⑦在SCM中，物流的供应商，必须也是物流集中采购相关厂的供应商。物流公司供应商维护岗位。要在维护物流公司供应商，提醒相关厂维护供应商地点层信息。

SCM系统采购流程如图所示：

整个采购系统的流程为：①BFS++提出需求计划通过接口程序传入SCM；②在SCM中汇总计划，进行平衡利库，计划汇总；③在SCM中进行打包，审批，形成采购申请；④通过接口程序将SCM中询价单至物流网；⑤供应商在物流网进行报价；⑥报价结束后，进行评分比选；⑦将物流网评分比选结果传入SCM；⑧在SCM中选择中标供应商，形成采购订单提交领导审批；⑨将中标通知通过接口程序至物流网通知供应商中标；⑩到货后，进行入库。

3 SCM系统上线后的问题及解决办法

3.1 BFS++需求计划不能导入SCM系统

化验班有一个需求计划无法导入SCM系统，经查找发现，该需求计划中有一条物资的条目已经被停用。故我们建议化验班删除该条需求计划，待重新维护该物资编码后再重新填报该需求。

3.2 有些需求计划的某些物资，打包时无法找到，无法采购

在实际采购中我们发现同一个需求申请中的物资，某些条目物资在电厂打包时找不到，开始以为是该物资利库后没有采购必要了，但后来发现情况不是这样，在仔细核实后发现该类物资是属于“设置了最大最小库存的物资”，储备定额内物资通过安全库存和最大最小库存的方式进行管理，所有设有安全库存和最大最小库存的物资都属于定额内物资。设置最大最小库存的物资不参与平衡计划，直接产生采购申请。因此该类物资不会出现在计划工作台，不参与利库，直接产生采购申请。

3.3 如果发现已批准的采购订单价格发生变动，采购员在系统中该怎么做？

1） 已经办理接收的，首先将入库物资退库至供应商，然后由采购员修改相应采购订单中数据行的价格，重新执行审批流程，审批结束后由库管员重新接收入库；

2） 未办理接收，由采购员修改采购订单，审批后由库管员进行接收入库。

3.4 在报价结束后，我们发现有的报价单导入不到SCM

在将报价情况导入SCM系统时，发现报价单未导入SCM，经查找发现在该询价单中，有尚未做映射的供应商报了价，故报价单无法导入。将该供应商做了映射后，报价情况顺利导入。

3.5 物资到货后刚开始无法查到该物资是属于哪个专业，无法通知相应的人来验收货物。

通过摸索，我们发现两种方法可以实现此需求

1） 在“接收”、“接收事务处理”界面鼠标定位到要查询的订单行，然后选择工具菜单里的“查询需求”可以查到关联的需求计划行；

2） 在采购、库存相关的职责里（一般用户、查询用户）客户化单据报表菜单下都有“需求计划采购进度查询”，可以查询订单相关需求；

两种查询方法，必须是按照流程从BFS++提需求计划，到SCM采购的物资，否则无法实现查询追溯。

3.6 SCM系统上线后对BFS++主要的影响和要求

SCM系统上线后，主要的变化有：

原在BFS++中进行条目维护将取消，由集团集中维护；

BFS++中没有与SCM建立映射的物资编码将全部停用；

BFS++产生的采购需求、领料需求、工单需求，是通过接口程序导入SCM，而非录入，这些单据的状态问题应特别注意；

所有执行完的需求计划要执行关闭操作。

4 结束语

SCM项目本着服务生产优化物资管理总体流程；增强部门间的协同配合；建立相关系统的信息集成和业务衔接的思路构建解决方案，通过项目实施可以给我们带来以下好处：

①需求计划进行电厂和集团两级利库，提高需求汇总平衡的准确性、充分利用完整的库存信息；

②汇总各厂库存信息，选择有效的供应方式，进行集团内的物资总体调剂；

③建立直达通道，发挥战略采购的集约效应，更高效地为生产服务；

④跟踪需求计划的相关采购进度和执行进度，反馈计划准确率，形成计划的闭环管理；

⑤实现年度计划、季度计划的编制汇总，进行需求计划与季度计划的对比， 指导集采实现；

⑥支持多种采购方式，结合不同的物资类型和采购目的，从业务流程的角度长短搭配、快慢结合，形成多层次的采购管理；

⑦管理联储仓库的设置，记录和分析联储物资的使用情况，有效推进联合储备的实施；

⑧掌握供应商代储库存信息，记录代储物资的使用；

⑨实现物资业务与财务集成，提升财务对物资的管理水平；

⑩梳理基础数据，建立系统间的对照关系，逐步推进数据的一致性；

结合实际情况，应充分利用系统的优点为电厂生产实际服务。当然，系统还存在一些需要改善的问题，比如采购环节不是很流畅，系统界面不是很人性化等等，需要我们继续进行探索和完善。

采购部打单员工作计划篇6

为规范公司及各项目部物资的采购工作，为规范采购部的部门管理行为，管理依据,管理标准,做到“非人管人，制度管人，流程做事”的管理方式，提高工作效率，降低采购成本，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有物资采购工作。

第三条权责

（1）采购部负责本制度的执行监督。

（2）采购部有权根据本制度对违反制度的人员进行处罚和提出处理意见。

（3）项目部及公司各相关部门具体执行此制度的要求。

第四条材料计划

1、材料上报：公司及项目部的所需材料均需按照标准版本上报至公司采购群，由总经理审阅批示。在无特殊批示后视为同意采购。其他形式均不认可，视为无效计划。材料上报日期按规定日期上报,不按时间节点上报材料（领导特殊批示的除外），视为无效计划。在材料相关标准不确定就上报，视为无效计划。为统一采购以节省最大成本，现将材料上报做如下规定：

2、计划类别

（1）材料总计划。

（2）月度材料计划。

（3）周材料计划。

（4）急需材料采购计划。

（5）特殊材料计划。

3、具体计划及时间节点说明

（1）材料总计划：指项目部接到工程后，项目部制作出该工程所需材料名称，数量，规格，标准，要求，做出计划，动工前10天上交采购部，采购部接到总计划后，进行材料的比对，做出市场分析，制定出材料内部计划.做出材料价格资金预算。提前寻找供应合作商，出成本表。采购部经理合理分配采购人员的对接工作。

（2）月度材料计划：每个月25号到30号，项目部根据倒排工期的情况，根据时间节点，上报次月材料需求计划给采购部，采购部根据此计划，联系供应商，制定出材料价格，同时对大型材料做到提前考察价格，核算加工周期。做出月度资金使用计划，每月1号到5号上交财务，做到有计划支付。如果项目工期短，能够在当月完成的，只需上报材料总计划，不需要上报月度计划。

（3）周材料计划：指以四天为一个周期，每个周期项目部上报近期的材料,材料上报时需按预算编制的科目编制上报需求计划。周六提交周采购计划，周日、周一完成询价并提交询价表；周二前一般材料进场,大宗材料,加工类材料, 甲定类材料, 附样品类材料,不明确类材料完成定价、采样和确定进场日期。周二提交周采购计划，周三、周四完成询价并提交询价表；周五前一般材料进场,大宗材料,加工类材料, 甲定类材料, 附样品类材料,不明确类材料完成定价、采样和确定进场日期。

（4）急需材料采购计划;指项目部施工中遇到特殊情况，需要购买的材料。项目部电话说明急需类材料的购买的具体原因，通知采购部经理、总经理，经批准以后，采购部方可进行采购,及时补报材料计划。

（5）特殊材料计划.有总经理签字特别批示的材料，按需求日期优先购进。

第五条材料采购

1、材料询价

针对材料计划，对应负责的采购员在拿到材料采购计划后，首先明确相关材料的具体型号数量和具体要求。仓库有的材料优先应用到项目中,没有的材料在与项目部确认好最终的相关要求后开始询价。本着“货比三家，物美价廉”的原则，对询价供应商数量要求至少三家以上。具体规定和要求如下：

（1）采购员在询价时，原则上可以找任何满足条件的供应商询价，但针对询价中供应商随意找人代替或者顶包，对相关责任人每次500元处罚，并承担相应责任。

（2）在询价单中，对供应商所报的价格随意增大或更改来锁定某个供应商或者谋取个人利益，对相关责任人做开除处理，并承担相关法律责任。

（3）所有采购人员不得向供应商泄露公司信息或机密，不得将物资的底价或竞争方的信息透露，一经发现，对责任人处以1000元的处罚。

（4）针对材料价值一万元以下，五千元以上或者单项过千的出具询价单由采购部经理审批同意后购买；一万元以上（含一万元）的材料出具询价单后由预算部领导核实,总经理审批同意后方可购买，询价单必须货真价实，发现弄虚作假，对责任人处以1000元罚款，采购部经理对其负责抽查落实，公司抽查。

（5）询价单针对材料，不针对个人或项目，可共享使用。针对询价单的时效性，一个月之内，在价格无变动的情况下同一种材料无需再出具询价单；

（6）针对签订合同的长期供货商，在询价时优先考虑；针对开具专票的供应商，在询价时优先考虑；针对厂家源头类供货商，询价时优先考虑。

2、材料对比

（1）材料价格确定后，数量较大的材料与预算清单材料价格对比，发现材料价格差异大或高于预算价格时，有询价单的在询价单上注明,签字时进一步说明，没询价单的要首先上报领导。

（2）材料数量较大的材料，累计数量超过预算量时，协助项目查清原因并上报领导。

3、材料采购工作

（1）样品确认。由采购员联系供应商提供多家相应样品，由项目部或者甲方确认。在样品确认后，项目部更改或取消，造成损失的由项目部负责并向总经理汇报,采购部协助退货或退至仓库。

（2）甲方指定材料。指定材料由采购部和项目部一起向总经理汇报，包括价格和付款方式等问题。在总经理批复后按相应采购流程购买。

（3）采购员在供应商样品确认后上报询价单批复，由采购员与之签订合同（公司统一版本）。合同要求保密，在合同中必须注明单价、材料型号及发票的类型和开具发票的时间，资料完善,合同的其他具体要求按公司制度执行。

（4）针对材料采购，采购员需在4天的采购周期内完成一般材料采购，未进场的，首先由采购部经理询问延迟进场的原因，并催促尽快进场，对进一步未进场的材料，每项对采购员处100元罚款，并随时间的延长进行累计。若因其他部门的原因导致采购计划落后而延误交期的，采购部门不以受到处罚； 若因其他部门申报清单出错，并没有及时变更导致采购错误的，采购部不以受到处罚；若因生产中，材料清单发生临时变更未及时给予通知导致采购错误的，采购部不以受到处罚。

（5）针对大宗材料,加工类材料, 甲定类材料, 附样品类材料,采购员需在4天的采购周期内完成材料采样,询价,结合项目部材料使用情况制定出进货时间,结点.未能按时供货的给与100元处罚,对于项目上剩余材料过多,或由于变更造成材料剩余,由项目部负责,采购部协助办理退货或退仓库手续.

（6）采购材料的价格。针对采购的材料，采购员需对材料价格负责。在审批过程中或在以后查核中明显高于现市场价20％的，一次性罚款500元；高于现市场价30％的，一次性罚款1000元；累计3次以上或此项累计罚款金额在1000元以上的对工作安排作调整。在采购过程中对价格下降做出巨大贡献的奖励100-1000元.若因生产进行中出现的突发采购计划，采购部应尽力保证以‘为公司节约成本的理念’进行采购，若在急需的采购中价格略高于市场价的，公司采购部应以实际情况考虑，不对采购人员进行惩罚。

（7）采购材料的数量。采购员需根据项目上所报计划来确定采购数量，原则上不得大于项目上所报材料的数量标准（砂石料或者砖等地材因凑车增加数量的经项目部确认同意后的除外）。在项目材料验收入库时发现数量弄虚作假，查明原因后如是采购员弄虚作假，每次处200元经济处罚，并追究相关责任；如是供应商弄虚作假，采购员首先要通知供应商本批次货物按实际到货数量结算，并根据实际情况作出部分经济处罚。

（8）采购材料的质量。采购员需根据项目要求的质量标准来确定采购质量，在项目材料验收入库时发现质量弄虚作假，以次充好，查明原因后如是采购员弄虚作假，每次处200元经济处罚，并追究相关责任；如是供应商弄虚作假，采购员首先要通知供应商退货或更换，并根据实际情况作出部分经济处罚。

（9）材料进度跟催。由供应商送货材料，加工类材料等有送货周期的材料，采购员需及时跟进，掌握送货进度，保证工地正常施工。

第六条材料入库

（1）每个项目部由公司指定具体的材料收料员，每一项材料入库必须由收料员本人验收，及时开具相应的材料入库单；收料员不在场时，由他指定相应人员临时验收入库，后期本人核实无误后开具相应的材料入库单。不能滞后采购部的单据手续工作。

（2）相关资料务必货到资料到,资料要真实有效,,对随货带去的材料相关资料（包括但不限于合格证、检验报告等）统一随材料交付材料员保管，资料不全的由收料员向采购员通知补全，后期项目部丢失的，采购部不在负责，由项目部自行解决。相关的资料一定是厂家盖章或者供应商盖章，否则视为无效资料，需重新提供。

（3）项目部对验收后的材料数量和初步的材料质量负责。收料员接到材料到货通知后,对应清单数量进行清点,发现问题做出记录,需要测量的进行测量,同时对材料表面质量进行初步检测,需要通知技术员的有技术员检测,无异议,在清单上签字或开证明,材料清单或收据上必须有章或供货商签字,否则视为无效票据,再办理入库手续,有异议的由采购员协调退货或其它方式处理,原则上后期发现材料数量不对或者损坏的情况由项目部负责，采购部协助解决。内在质量问题有采购员，项目部，供应商共同分析，协商解决。

（4）收料员根据实际收货数量和质量开具入库单，采购员根据实际验收的材料数量和质量与相关供应商结算。

（5）采购部单据按预算编制材料分类初步统计与预算量对比,做出预警,给项目及领导提供参考依据.

第七条材料账款

1、材料预付款及定金

（1）针对部分材料需要预付款的情况，采购员尽量采用预付款方式,预付款时手续要齐全(手续见财务制度),减少个人借款,却有需要通过借款的方式，在公司统一版本的借条上面需要写明钱数，借款项目部和用途（如能写清楚单价数量也要写明）。部门经理签字，财务经理签字，总经理签字。如借款金额大于或者等于十万还需要董事长签字。签字完成后交到财务部。

（2）借款需要在财务规定的时间内及时冲减，具体要求见财务部规章制度。

2、对账支付

（1）每项购买的材料应和预算编制对应由采购员详细的记录购买时间、材料数量、型号、价格、供应商名称、付款方式、是否开具发票及发票类型；采购部统计人员对相关材料对应计划按实际货单做出详细统计，做后期对账核帐使用。

（2）相关签字手续

（3）个人报销

针对由采购员个人报销的材料单据，采购员应提供相应的支付凭证，包括小票，微信截图等。其他要求需按财务部和公司相关的规章制度执行。

（4）供应商转账

针对由财务部直接转账的材料单据，采购员应根据其开具的发票准确的提供相应的收款帐号，因帐号提供错误而延迟支付的，针对情况，由供应商或者采购员承担相关责任。严禁将供应商的款项报销个人等挪用公司款项的情况出现，一经发现，每次处100元的罚款，并追究相关法律责任。其他要求需按财务部和公司相关的规章制度执行。

（5）供应商挂账

针对挂账支付的材料单据，采购员填写单据时应写明挂账单位（与开具发票单位一致，其他特殊情况需提前向财务部说明）和详细的工程名称。与公司长期合作的供应商在工地出现退货的情况时，退货单同样需附上挂账单并写明为退货，挂账金额为负数，挂账联为挂账单第3联。采购员每月与合作供应商核对账目一次，确保无漏帐，重帐，错账。其他要求需按财务部和公司相关的规章制度执行。

（6）供应商挂账付款

在挂账的供应商满足付款条件后，由供应商开具相应的收款收据，采购员在收款收据后粘贴对应的挂账单第二联，执行付款手续。付款采用少付勤付,有采购人员,或财务人员主动通知供应商方式,提高公司信用度,增加挂账额.减少不必要的手续.其他要求需按财务部和公司相关的规章制度执行。

第八条剩余物资处理

（1）项目部出现的剩余材料,数量大的由项目部向领导做出回报,同时由材料员提出退货申请,由采购人员联系供应商退货,并开具退货单,由项目部签字认可,以付.账的由供应商将货款打回财务帐户或以现金退款,具体方法按财务要求办理手续.挂账的,退货单需附上挂账单并写明为退货，挂账金额为负数，挂账联为挂账单第3联。

（2）项目部出现的剩余材料,数量较小的(能退则退),不能退货的材料,由材料员办理退库手续,与采购员一同将材料退至仓库内,按进货价的50%-70%价退出项目成本.

（3）多次能利用的材料, 由材料员办理退库手续,与采购员一同将材料退至仓库内,办理入库手续.

第九条其他工作

1、材料售后质保

在相关的材料在购买时，如灯具，机械等需在单据上注明保修期限。在保修期内由采购人员联系供应商进行维修保养；在保修期外由项目部和采购部协商解决。

2、发展定点供应商

（1）发展优质供应商，签订联营协议。

（2）尽力做到供应商直接供货到施工现场，由项目部直接验收、入库。

（3）发展联营供应商的数量和质量，坚持每月每个采购员增加一名长期合作挂账供应商,也作为采购部月度考核的重要内容。

3、合同

采购部的材料合同均采用公司同一版本，采购员在签订合同时应该注意以下几点：

（1）合同一定要注明开具发票的类型和开具发票对应的时间节点。

采购部打单员工作计划篇7

随着计算机网络的大面积普及，企业信息化管理也在逐步深入，作为我国重点支柱的煤炭工业的信息化建设正逐步展开，很多大型煤矿和中型煤矿企业都进行了企业内部和外部的业务应用系统的建立，将企业当前拥有的资源很好的整合在了一起，以业务过程为中心进行应用系统的集成，提高资源的利用效益，让业务环节之间的相应速度更快，不断的帮助企业降低成本，提高企业的经济效益，已经逐步的成为了很多企业都非常关注的问题，为了切实将企业物资管理业务理顺，提高企业物资管理水平，使数据高度共享，信息及时反馈，便于领导正确的决策，本文简要概述了煤矿企业物资信息化的必要性，主要介绍了大屯公司物资供应信息化的设计与实现，最后总结了开发应用物资信息系统为企业所带来的效益及管理信息系统成功的关键。

关键词：

大屯公司信息系统；物资管理；效益

一、大屯公司概述

大屯公司位于江苏、山东两省交界的微山湖畔，公司先后荣获全国五一劳动奖状、全国守合同重信用企业、全国质量效益型先进企业、煤炭工业质量奖、煤炭行业科技进步十佳企业、煤矿安全质量标准化公司等荣誉称号；整体通过了质量、环境、职业健康安全管理体系认证，企业技术中心被认定为部级技术中心。煤矿物资管理是煤炭企业产、供、销三大支柱之一，其主要目标是及时按质按量的提供生产所需的各种物资，通过最少的物资储备来保证供货状态能够最佳，避免出现缺料和物资挤压的情况，确保组织供应的合理性，确保企业能够正常的开展生产经营活动。要确保各厂(矿)生产以及设备维修时需要的相关物质能够供应正常，必须通过物质信息化管理来严格管理采购、供应以及使用的每一个环节，切实降低企业生产的成本，提高资金周转的速度，并详细的统计分析获得的信息，找到生产物质管理过程中可能存在的问题，并找到问题解决的策略，不断的提高企业物资管理的先进性和科学性，从而帮助公司提高其社会效益和经济效益。

二、开发大屯公司物资供应信息系统的必要性

现在信息已经成为了资本、土地以及劳动力之后的一个重要资源。谁能够得到更多的信息，并合理利用这些信息，便能够在竞争中领先，从而获得更多的优势。在煤矿中，物资供应部门是企业和生产单位的重要纽带和桥梁，能够给企业的正常运行提供物质保证。供应部门的作用非常重要，进行物质管理信息系统的建立，能够给单位生产提供生产资料方面的保证。就微观而言，进行物资管理信息系统的建立，能够更好的进行物资的流转，生产效率也会有明显的提高，通过信息化手段加强了管理，企业的经济效益也会有一定的提高。就宏观而言，其符合社会信息化的发展潮流，社会化生产周期有了明显的缩短。大屯公司物资供应处作为集团公司物资供应管理的主管部门，这个部门对企业生产经营而言是非常重要的，其实计划、组织、控制企业生产过程中需要的物质储备、采购以及使用的部门。切实做好物质供应管理，提高物资采购和使用的科学性，对企业更好的进步发展、产品质量提高、成本降低、更好的周转资金、帮助企业获得更多利润都非常重要。进行大屯公司物资管理信息系统本身便是资本运营管理方面的突破，能够将优势资源真正的盘活，这种资源的整合对矿区物资管理水平的贡献是以往任何一种管理手段的变革所无法比拟的。通过网络能够将矿区内部分散以及比较独立的资源虚拟成为一个比较大的仓库，能够通过信息系统来共享相关的资源，这样能够改变以前重复储备的情况，改善物资积压的情况，可为广泛物资配送规范管理打下良好的基础。随着网络时代的发展，设备与软件的更新，我们越来越感觉到原有老系统硬件严重老化、存储容量较小、运算速度较慢、各种软件、硬件接口复杂，系统功能相对简单，数据资料共享能力较差。其强大的信息处理功能没有得到有效的发挥，效率极其低下，不利于今后现代化的物资管理。因此，我们必须要开发具有符合大屯公司自己特色的先进的物资贸易管理信息系统。

三、大屯公司物资信息系统的设计及功能模块

(一)信息系统设计

1.信息系统设计的主要思想

建立符合矿区物资供应系统的供应链信息系统，实现内部业务管理一体化，逐步建立与供应商信息互通的协作关系，整合上下游信息资源，统筹“信息、物资与资金”管理。

2.信息系统设计的目标

信息系统设计的目标是：建立以计划为龙头的采购管理体系，导入先进的ERP管理思想，有机的整合从计划、订单、收货验收、入库、发票到结算全过程的管理。建立运行高效的业务联动运行机制，使每个业务流程环环相扣。建立完善的供应商档案，实时采集供应商的历史交易记录，引入供应链思想。运用合格供方评定机制，合理的选择供应商，对技术通用的物资实行网上招标采购、比价采购、定点采购。建立统一垂直的库存管理体系，使两级库存统一调配，通过供应商信息互通的协作关系，实现“物资超市”的管理思路，充分利用经济批量法采购，优化平衡库存结构，降低采购费用，加速资金周转率。依据企业财务管理制度的规范需要，建立物资管理业务数据高度集成系统，做到业务数据和财务工作无缝链接。建立管理者通过物资管理信息系统实现整个业务运作状况的监控，整合业务协调、有序运行。支持集中采购管理模式，强化物资采购的集中管理控制。按照“采购与定价相分离、合同草签与审签相分离、进货与验收仓储相分离”的原则，支持采购运作线、价格运作线、合同审签运作线、质量验收运作线、财务运作线五线分离原则。支持招标、议价、询价、内部、定点等采购方式的价格管理，制订采购基准价格，关联合格供应商及限价管理，控制采购订单的执行。规范、协同、优化企业采购业务处理流程，能够根据企业实际情况，灵活配置适于企业的各种不同业务类型的采购业务流程和审批工作流，支持企业采购业务流程的变化。支持对库存管理提供相关预警信息和控制。支持各厂矿、公司材料成本分析、单项工程核算。具备完善、严密的权限管理体系。支持定制化和开放化的查询功能及报表功能。

3.信息系统的总体构架

全矿区涉及到物资采购、供应、仓储及物资监督管理的部门。首先由各物资需用单位的供应(配件、设备)部门分别按车间、区队向信息系统内录入物资需用计划，汇总、平衡利库后生成本单位物资需求计划。由供应处专职计划管理人员汇总需用单位的物资需求计划，按照供应处采购业务的划分，向各采购部门发送矿区物资需求计划(年度、月度、临时)。各采购部门接到上述信息后，进行库存平衡，确定采购方式(招标、议价、比价、定点、内部产品)生成采购计划(包括供应商名称、物资品种、采购方式等)。供应处分管领导审批采购计划后，业务部门根据审批的采购计划，按照年初确定的合格供应商及不同的采购方式(招标、议标、比价、定点、内部市场)确定采购定单。并向供应商发送。物资进入仓库前，仓库验收组及保管员按到货通知单(或定单)验收入库，并在信息系统内确认。采购部门接到由保管员签字的收货通知单(含需用单位仓库)及供货发票，根据仓库确认的收货信息记录，在信息系统内确认，并同时冲暂估。各需用单位根据物资计划申请量结合总库库存，在信息系统上自动下载提货清单锁定库存，合理安排运输工具到总库提货。总库按照提货清单发货后，进行信息系统确认，自动生成随货同行清单一式三份(提货人、出门条、保管员自留各一份)由提货人签字。需用单位按随货同行清单进入信息系统确认。

(二)信息系统的主要功能模块

1.信息系统的主要功能模块

大屯公司物资信息系统主要设置了十个功能模块。依次是：基础数据管理、供应商管理、计划管理、采购管理、采购限价管理、采购定单管理、合同管理、验收管理、入库管理。出库管理基础数据管理主要提供了：维护物资编码信息、权限、口令、角色划分的维护、维护计划价格、审核计划价格、设置安全库存、设置供应单位信息。供应商管理模块的能够给供应商的供货价格、质量、负债能力、按期供货以及售后服务等一系列的因素的综合评价打分功能，给采购招标以及供应商思维评价提供统一的标准。通过分析相关的数据，能够帮助业务人员进行最佳采购策略功能的制定。计划管理主要分成下面两种，分别是正常计划以及临时计划。其中前者可以分为：年度物资使用计划、年度物资需求计划、月度物资使用计划及月度物资需求计划。采购管理按照大屯公司“关于物资集中采购“的文件要求，共设计了五种采购方式，即：招标采购、议价采购、比价采购、定点采购、内部采购。公司物资采购部门依据月度物资采购计划和年度物资采购计划。并可对系统自动生成的采购申请进行增加和删除。采购限价管理主要提供由管理部门制定物资采购最高限价及查询等功能，本功能控制了整个物资的采购价格，对于招标和议价采购的物资限价，由系统在招标和议价过程完成后，系统自动写入限价库，作为采购定制物资采购单价格的依据。对于比价采购、定点采购和内部采购等方式，全部由管理人员按照大屯公司价格管理规定审查后，录入本系统，作为物资采购的最高限价。本功能能够提供所有已采购过的物资及供货价格的历史记录，为每年公司物资采购部门对供应厂商的综合考评提供参考依据。采购定单管理主要是提供从物资采购计划到物资采购申请，通过各种采购方式的选择和限价的管理及控制，最终形成的，由供应商供货的物资明细、供货价格及供货时间的一种契约。根据采购定单的自动生成合同文本，并提供合同的变更、撤消、修改、查询、送审、审批、统计等功能。验收管理提供了全集团公司物资到货验收的方式，入库管理的主要功能如下：库存初始化、办理物资入库、其他入库单、库存月结转及各种查询功能。出库管理功能提供了物资的有计划领料、无计划领料等功能。

2.系统的设计实现保证

大屯公司物资供应信息系统应用于物资采购、供应及监督管理等部门，由于各应用单位分布在整个矿区，地理位置相对比较分散，所以在整个系统设计上我们采取了集中式数据管理的方式，利用了整个大屯公司已经建设好的矿区网络高速信息系统连接至各二级单位，通过各二级单位的局域网连接至各供应部门的用户，在公司物资管理部门建设整个物资管理系统的数据中心。系统设计充分考虑到物资管理部门的数据流量大，处理事务繁多，而且各个用户相对比较分散。在应用程序的设计上我们遵循了国际上通用的三层结构系统模型。该结构模型与传统模型相比，具有软件更为灵活、程序开发更为高效、重负载下性能更好、系统安全性更强等优点。整个系统从网络的拓扑结构，软件的体系结构到具体硬件设备的选型，防火墙的配置，系统软件的选型及应用软件的开发等各个方面都充分地考虑了系统的安全，从多方位、多角度保证未来系统是一个可以进行交互式关键业务处理的系统。统一接受来自于前台的实时数据处理请求，并均衡分配给各应用服务器。在本系统的设计上我们采用防火墙方式实现物资系统数据中心的网络安全。整个物资系统数据中心服务器独立设计，采用独立的交换机将整个物资系统服务器组成物资系统数据中心服务器组。与矿区网络不直接相联，中间采用高性能防火墙进行隔离。防火墙是一个跨接多个物理网段的报文转发设备，因此它如同一个关守一样，可以对所有流经它的流量进行各种各样最直接的操作处理，如转发通过、各层报头检查修改、各层报文内容检查修改、链路带宽资源管理、流量统计、访问日志记录、协议转换等，可实现在线网络管理和监控。

四、信息系统应用达到的效果

这套系统不仅仅优化了业务流程，提高了工作效率，建立了全面的供应商信息管理体系，还强化了计划与考核的合理性，关联性建立了统一垂直的大库存信息管理体系，统一物料编码标准化管理，实现了信息共享、关联控制、强化了管理力度，因此，它带来的经济效益是不可估量的：

1.大屯公司物资供应每年平均采购额大，储备资金占用也较大。使用本信息系统，通过库存管理的优化，及时分析了库存的储备情况，减少了储备资金的占用。

2.通过信息系统的使用，取消了帐簿、凭证式单据的使用，数据资料得到保管、不易丢失，实现无纸化办公，在管理费开支上有了一定的节约。信息传递方便、快捷，需求单位对总仓库的物资储备状况在网上一目了然，实现了集中安排运输工具进行配载，在人员和使用车辆往返公司的费用上有了一定的节约。

3.该系统帮助我们建立和储存大量的基础信息，如物资档案、供应商档案、价格档案、历年物资消耗信息等，以提高物资计划准确性、及时性，消除物资积压、减少库存、降低成本。

4.业务人员不用每天忙于开单事务，可安排主要精力调研市场行情，分析储备结构，深入一线征求意见和建议，解决具体问题。

5.该信息系统的投入，使矿区物资供应管理工作达到信息流、物流、资金流集成，实现资源的优化配置。通过网络使全矿区的物资管理工作都在管理中心的适时监控中，对物资管理办法是否得到很好的执行，矿区的储备结构是否合理等一系列问题，得到有效的控制。

6.该系统完善了供应商的管理，实现网上价格监督，公正、公平、公开的实施采购，在杜绝腐败现象的滋生，抑制暗箱操作，消除不正之风上有一定成效。

7.该系统可促进信息化建设进程，为实现企业流程再造创造有利条件。

8.该系统的开发和应用在促进各级管理人员解放思想，树立先进的管理理念，转变粗放的经营观念，为矿区全面推行信息化管理上打下了良好的基础。

总之大屯公司物资管理对煤炭企业的生产供应和销售都是非常重要的，其目标主要是根据需要及时的提供生产需要的相关物质，通过最小物资储备来满足供货的实际需要，避免出现物资积压以及缺料的情况，对供应进行合理的组织，做好资金周转工作，从而确保生产活动能够正常的进行。而想要确保每个厂矿的设备维修以及生产运营的物资能够满足需要，便必须将物资信息化运营进去，通过管理来做好物质采购、供应以及使用等每个环节，不断的降低生产所需要的成本，提高资金周转的速度，做好信息统计方面的工作，及时的找到生产物资管理过程中存在的问题和隐患，从而给物质供应管理决策更好的进行奠定信息基础，不断的提高物资供应管理决策的先进性和科学性，从而提高整个公司的社会效益和经济效益。

作者：李海燕 单位：大屯煤电公司发电厂

参考文献：

[1]李志伟.DB2基础教程[M].机械工业出版社,2009,12.

[2]大屯煤电集团物资管理信息系统设计方案[M].2007,9.

[3]黄梯云.管理信息系统[M].经济科学出版社出版,2008,2.

采购部打单员工作计划篇8

[关键词]采购管理 监督 采购人员

采购是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。是指个人或单位在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为自己的资源，为满足自身需要保证生产、经营活动正常开展的一项经常活动。采购是商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程。

为了实现高效廉价质优的采购目标，进一步适应市场经济条件下各行业日益激烈的竞争环境，建立统一集中有序的采购市场，完善物资采购机制，形成批量优势，降低采购成本，规范采购行为，维护企业利益，确保供应质量，提高经济效益。

一、采购过程的监督与管理

在日常工作中，单位采购监督管理部门忙于采购日常事务，往往忽视了监督和管理，这对采购工作发展是非常不利的，要做好采购工作必须重视采购监管的作用，把握好监管重点，服务于单位采购大局，确保采购工作的健康发展，从源头上预防和遏止腐败。

物资采购部门依据实际需要制定采购计划（分月计划、季度计划、全年计划、），递交审计部门备案；对于特别重大的采购项目，须先到审计部信用风险管理室办理审批手续。审计部信用风险管理室根据需要决定是否另行组织市场调查。

二、采购信息的整理、后期的分析

档案保存好，采购信息应都留下来了。有不少管理者很早就意识到采购管理存在问题，但苦于无力改进或来不及改进，于是要求相关人员把所有和采购相关的记录、文件统统存档，以待具备条件时分析信息、改进工作。

物资采购应建立考评机制，因此，应将采购物资的计划价格、实际价格、质量、供应商以及物资使用后的实际性价比等详细记录，整理规范，建立评价等级制度，以备采购管理者根据这些信息来进行更有利的决策。

可见，采购工作过程管理的改进和采购信息的收集是相互影响的，要改进采购管理还是要及早，想把资料先存下来等有条件了再谈改进，往往是到了想起改进采购管理的时候，相关的信息缺失就已经很严重了。

三、采购人员具备的采购知识、能力和素质

采购管理中,采购人员的各项能力、采购知识和素质在采购工作中起着至关重要的作用。

采购人员必须具备的能力：成本意识与价值分析能力、预测能力、表达能力、良好的人际沟通与协调能力、专业知识。作为采购人员除具备这些能力外，还要具有制定合理的采购计划，选择合适的供应商，并加于管理，不断提高。在不影响企业正常生产下，降低采购成本。

1.分析能力。由于采购员常常面临许多不同策略的选择与制定，假如物料规格、品种购买决策、何者为企业所能接受的价格、物料如何运输与储存、如果管理才能得到消费者的回应。因此，采购员应具备使用分析工具的技巧，并能针对分析结果制定有效的决策。首先，采购支出是构成企业制造成本的主要部分，因采购员必须具有成本意识，精打细算，锱铢必争，不可“大而化之”其实必须具有“成本效益”观念，所谓“一分钱一分货”不可花一分冤枉钱，买品质不好或不具有使用价值的物品。随时投入与回报加以比较。此外对报价单的内容，应有分析的技巧，不可以“总价”比较，必须在相同的基础上，逐项加以剖析判断。

2.预测能力。在现代动态经济环境下，物料的采购价格与供应数量是经常调整变动的，采购员应能依据各种产销资料，判断货源是否充裕；通过与供应商的接触，从其“销售”的态度，揣摩物料可能供应的情况；从物料价格的涨跌，推断采购成本受影响的幅度有多大。总之，采购员必须开阔视野，具备“察言观色”的能力，对物料未来供应的趋势能有预测能力。

3.表达能力。采购员无论是用语言还是用文字与供应商沟通，都必须正确、清晰表达采购的各种条件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语言含混，滋生误解。面对忙碌的采购工作必须使采购人员具备“长话短说、言简意赅”的表达能力，以免浪费时间。“晓之以理，动之以情”来争取采购条件，更是采购人员必须锻炼的表达技巧。

4.专业知识。采购员所具备专业知识应能符合采购工作的需要，无论是采购哪一种物料，都必须要对其所欲采购的标的物有基本的认识。一些采购员认为，采购员不是搞研究开发的，而且往往有本企业工程技术人员及物品管理人员的协助，故不需掌握太多的专业知识，这样就会在与供应商沟通时因为专业不熟，而陷于被动。

四、采购员还应具有良好的品德

廉洁：采购员所处理的订单与钞票并无太大的差异，因此难免被唯利是图的供应商所包围。无论是威迫还是利诱，采购员都必须廉洁，维持“平常心”，“不动心”否则以牺牲公司权益，图利他人或自己，终将误人误己。“重利忘义”的人，是难以胜任采购工作的。

敬业精神：“缺货或断货”实为采购人员最大的失职。固然造成或短缺的原因很多，若采购人员能有“舍我其谁”的态度，高度负责采购所需的物料，则企业的损失将会大大减少。

虚心与耐心：采购员虽然在买卖方面较占上风，但对于供应商的态度，必须公平互惠，甚至不耻下问、虚心求教，不可趾高气扬、傲慢无礼。与供应商谈判或议价的过程，可能相当艰苦与复杂，采购员更需有忍耐、等待的修养，才能“欲擒故纵”，气定神闲地进行工作。居于劣势时，变能忍让求全，不愠不火，克已奉公。

采购部打单员工作计划篇9

关键词：硬件选型；.Net技术；政府采购；资产管理；数据库；报表

1. 引言

随着社会经济的发展，资产的管理变得不再那么简单，行政事业单位均对资产利用方面的要求越来越高，急需实现资产管理信息化、透明化。

资产采购及管理系统正是基于提高管理水平及工作效率的前提下开发的一套专用管理系统，并遵循政府采购的政策、法规和方法，紧密结合事业单位的采购实务，以规范政府采购及资产管理流程为目的，同时利用统一的平台极大地提高了资产采购及管理部门的工作效率，摆脱了繁重的手工劳动，实现了对资产生命周期的完整管理。

2. 系统架构

 系统基于C/S结构使用目前全球领先的.Net技术开发，主要开发语言为C#，开发工具及数据库系统使用微软件公司成熟的开发平台Microsoft Visual Studio 2005及数据库管理系统Microsoft SQL Server 2005，并应用了Janus Systems(Controls for Microsoft .NET)、ComponentOne Studio for DotNET2005及水晶报表插件来实现数据表的显现、图表的制作及打印和报表的输出功能。

3. 系统部署

    系统用户主要为单位各部门采购及管理人员，需选用高性能服务器提供数据服务，通过单位内部1000M局域网与各用户端连接来实现数据服务功能。考虑用户数量及数据量大小的需求，服务器选型基本要求：中央处理器性能不低于Intel Xeon E5620,内存不小于8GB(DDR3 ECC)，硬盘采用磁盘阵列方式，容量不小于1TB。同时服务器上安装正版Windows server 2003操作系统及部署Microsoft SQL Server 2005数据库管理系统，以保证管理系统正常运作。

4. 系统结构说明

系统划分为四大模块：用户管理、采购管理、资产管理及报表系统管理。

4.1 用户管理模块包括部门设置、权限设置及消息管理功能，实现部门信息增删、系统用户增删及权限定制、用户之间通知信息及文件收发功能。

4.2 采购管理模块主要包括采购计划管理、采购计划汇总、采购执行管理、采购执行情况、采购分析管理、采购品目设置及采购方式设置七大功能。

     采购计划管理为用户提供采购计划管理新建、编辑、删除、上报、查询及打印输出功能；管理用户可通过计划汇总功能对各部门上报的采购计划进行查询、汇总、打印、导出操作及采购方式批复设置；采购执行管理功能为用户提供完整的采购过程管理，包括采购执行单管理、采购内容管理、采购结果管理及采购合同管理；采购执行情况功能为用户提供政府采购计划执行的详细情况，可实时查询各部门的采购需求执行状态；采购分析管理功能为用户提供最直观的政府采购计划、采购执行情况及采购合同的图表分析功能；采购品目管理及采购方式管理为用户提供政府采购品目及其扩展品目与采购方式的增加、编辑、删除等功能。

4.3 资产管理模块为用户提供资产入库管理、资产对账管理、领用管理、变动管理、报废管理及基础资料设置功能。

入库管理提供政府采购入库、非政府采购入库、历史资产数据导入功能；资产对账管理为用户提供资产入库后与会计凭证核对的功能；领用管理为用户提供对已入库的资产进行领用、归还、查询领用单、导出领用记录及打印资产领用台帐等操作；变动管理功能为用户提供可对已入库资产进行信息变更及自定义变更模板功能；报废管理功能可对符合报废要求的资产进行报废操作。

4.4 报表与系统管理模块提供报表管理及系统维护功能。

报表管理功能使用户可浏览各类数据报表，并可对指定报表进行输出及打印操作；系统管理为用户提供对数据库进行备份、恢复操作，以确保数据安全。

5. 系统工作流程

系统以采购计划录入、计划汇总、资产采购、资产入库、资产出库、资产变动及报废等业务为主线，将各部门相关资产管理工作整合起来，形成完善的资产采购及管理体系，实现资产采购及管理信息化、透明化。

6. 关键技术要点

6.1数据库结构设计、UML建模及流程设计

系统采用Sybase公司CASE工具集中的PowerDesigner进行UML建模、数据库结构及流程设计，PowerDesigner可以方便地对管理信息系统进行分析设计，它几乎包括了数据库模型设计的全过程。 利用PowerDesigner可以制作数据流程图、概念数据模型、物理数据模型，可以生成多种客户端开发工具的应用程序，还可为数据仓库制作结构模型，也能对团队设备模型进行控制。

6.2自定义报表查询条件

 系统提供自定报表查询功能，用户可根据需要定制针对相关管理数据的查询条件并保存为常用查询。系统可自动将用户定制的查询条件转化为标准SQL结构化查询语言以从数据读取数据，并将查询结果以表格及多形式可视化图表方式呈现给用户，为用户提供决策支持，并支持查询结果打印及导出功能。

SQL(Structured Query Language)结构化查询语言，是一种数据库查询和程序设计语言，用于存取数据以及查询、更新和管理关系数据库系统。

6.3实现各类报表及资产卡片管理

  系统利用水晶报表实现各类数据报表的生成、打印及资产卡片的套打功能。水晶报表（Crystal Reports）实现是一款商务智能（BI）软件，主要用于设计及产生报表。水晶报表是业内最专业、功能最强的报表系统，它除了强大的报表功能外，最大的优势是实现了与绝大多数流行开发工具的集成和接口。

7. 系统应用情况

  资产采购及管理系统于2010年11月开发完成，2011年12月在广东省国土资源测绘院投入运行，目前运行情况良好，并测绘院评为“优秀科技成果奖二等奖”。系统为测绘院资产采购及管理提供良好的平台，各部门均可通过系统实现管理采购计划、查询采购完成情况、完成资产入库出库、资产卡片打印及报表管理等功能，极大地提高了资产管理的工作效率。

8. 结束语

综上所述，资产采购及管理系统系统在设计思想上，融合事业单位的实际业务需求和对政府采购业务的深入理解，提供了专业的技术架构、管理思想、业务流程及运用模式。并在技术架构上，能够快速地适应业务变化，可进行定制各类基础资料，以满足用户需求。在管理思想上，还着重于资产的生命周期概念，不仅提供了采购管理，还 提供了资产出入库、资产变动及资产的报废管理，实现对资产生命周期的全过程管理，提高了资产管理的工作效率。

参考文献：

[1] 马骏.C#程序设计及应用教程(第2版) [M].北京:人民邮电出版社.2009:57

[2] 殷人昆.实用软件工程(第3版)[M].北京：清华大学出版社.2010:105

采购部打单员工作计划篇10

市场定位

云山水榭咖啡屋位于大学城的广外,与北校区的云山咖啡屋有着一脉相承的关系,但都作为广外大的一道风景.与北校区所不同的是南校区有着更广阔的市场.

在格调方面,云山水榭咖啡屋仍为温馨浪漫的风格,为顾客提供优质的服务,给顾客最好的享受 .

咖啡屋面向的消费群体主要是本校的学生及教职工人员,同时也面向大学城各高校的师生,学生家长及参观人士.

咖啡屋内食品初期定位于中等价格水平,因为考虑到大学城内多为大一新生,消费意识不强,所以我们在价格方面会考虑得较全面,多推出大众价格的饮品;当大学城逐渐完善,学生层增多时,逐渐将咖啡屋的格调提升到中高层次,增加高格调的消费产品,同时保证价位的平衡,在不降低咖啡屋格调的前提下尽量满足各种档次的消费需求.

咖啡屋将划分一部分区域进行书吧式服务,在这里提供一些比较时尚的或畅销的书籍,但对在这部分区域进行最低消费的设置,以保证成本的回收.

管理理念

1.尊重餐饮业人员的独立人格

2下管一级:上级对下级进行规划管理,下级应服从上级的工作指导,尽力完成上级发放的任务.

3互相监督:管理层监督员工的工作,同时员工也可以向上级提出自己的意见或见解.

4营造集体氛围:既要上下属感受到咖啡屋纪律的严明,也要关怀员工,让员工感受到来自集体的温暖,有利于加强凝聚力,提高工作积极性.

5.公平对待,一视同仁,各尽所能,发挥才干

部门设置与职责

店长

店长负责综合协调和管理店内各部门工作,督促员工工作,同时接受学校的监督,做好

咖啡屋与学校的交流工作.

工作内容:督促各部长及员工的工作,鼓舞员工的工作热情,听取员工的意见.综合决策各种工作的运行.代表咖啡屋与学校进行交流,向上反映员工的意见及要求,向下传递学校所要求的工作.

行政人事部

主要职责:1.人员到职与离职的相关办理

2.各类人事资料的汇总,建档及管理,员工档案资料管理

3.员工请假,调休假作业,出勤状况,稽查,统计作业

4.员工考勤,督导并薪资核算

5.对本店各项工作的纪律检查

6. 做好每次会议的会议记录

7. 做好咖啡屋每次招待知名人士的经验记录,以便下次招待借鉴

8.协调本部门与其他部门的联系

人员分配:本部设正,副部长各1名,档案管理员1名.

薪酬制度:记时工资制

不同类型的工作人员时间上的薪酬不同;采用此制度比较灵活,可以准确地记录各个工作人员的工作时间,准确地计算出职工的工资.

工作轮班组织:固定单班制

在一开始的人员招聘中,我们首先会搞清楚每个应聘者的空闲时间段(包括每个星期中哪一天及这一天中的哪个时间段有空)然后根据时间段确定一个星期中每天的工作人员.

人员考核:从德(品德修养),能(业务知识水平,创新能力),勤(协作性,责任心,进取性,纪律性,出勤性),绩(办事效率,工作质量)四个方面对工作人员和管理层进行公平公正的考核,为奖金等奖励制度提供凭据.

(1)对员工的考核

我们将指定一套指标体系.比如对于员工工作态度,我们将从事业心,进取心,责任心和真诚度等指标考察.每个指标下都有相应的几个表现层次,每个层次有对应的分数.

例如:

要素 指标 标尺

工作态度 事业心进取心 1工作热情时高时低,缺乏进取精神(3分)

2能热情工作,但不持久 (4分)

3有进取心,工作热情,积极性高(5分)

责任心 1对本店销售状况漠不关心 (0分)

2涉及个人利益时会关心 (2分)

3对分配下来的任务被动完成 (4分)

4对店内工作积极参与,与本店共命运(5分)

考核时,所有员工都有权表决被考核的员工与哪一表现层次相符,以少数服从多数为原则,确定该被考核员工该指标的得分,员工各个指标的分数的总和为该员工的考核总分. 一个季度将进行一次考核.

(2)对管理层工作绩效考核

为了对管理层人员的工作能力,态度和业绩进行评价,制定此制度. 秉承公开,公平,公正,客观,多元主体评价原则,每个管理人员都要接受来自相关同事,直接下级和自我的评价.从德,绩,能,勤方面进行考核.具体如下:

德:民主性,品德修养;

绩:办事效率,工作质量等;

能:业务水平认识,分析决策能力,创新能力,自我学习能力等; 勤:协作性,责任心,进取心,纪律性,出勤等.

月度与季度的评价工作,在下一评价期间开始的第一个星期之内完成,由行政人事部统一发放评价表.年终评价工作在12月最后一个星期与次年1月的第一个星期之内完成.评价表由员工自己独立完成填写,应在规定的日期内上交.评价表由行政人事部与全体员工参与评价.每名参与者填写一份评价表,按照不同权重计算得到一个分数,将得分先按上级,同事,下级,自我评价分类算出平均分,然后按上面提到的不同层次人员比例计算出最终得分,按照最终得分确定评价等级.评价结果与奖金,激励制度挂钩.被评价者如果对评价结果不满,可以在接到结果之日起一周内向行政人事部提出投诉,逾期不提出异议视为同意.

奖励制度:根据员工考核总分进行奖励(半年实行一次奖励)

财会部

实行严格的财务管理

实现损益控制的手段是通过"周报表"和"月报表"上的科目审核.审核内容包括销售额,顾客数,顾客平均消费数量,现金超收或不足,收银机的操作错误,亏损,其他营业项目,食品原料的价格,记时工作人员的工资,电费,煤气费,水费等.

"周报表"和"月报表"所反映的损益状况是由每天和每小时实际数据累积起来的,记录数据不允许有任何大的误差:

1.现金的超收和不足只允许0.1%的误差

2.收银机操作的出错率只允许0.6%,造成的损失不得超过0.3%

3.部长必须每小时检查并签字确认一次收银机系统打印的营业报表

收入:食品收入,食品折让,饮料收入,饮料折扣,服务费收入

其他收入:如最低消费等

营业收入计划:1.确定上座率和接待人数

2.确认人均消费

3.编制营业收入计划

(1)食物成本率=1-毛利率

(2)食品成本额=计划收入成本率

(3)饮料成本率=(饮料成本额/计划收入)×100%

财务部管理目标:

追求利润最大化,投资目标最大化,满足内部方面的利益

1.会计处:(1)顾客的消费结算

(2)结算每天,每班的票据,款项和帐单,并编制相应的营业报表

2.出纳处:(1)收集,整理,点核店里各处银台的现金收入和转帐票据,并将其送存银行

(2)支付店内各部门报销帐款的现金以及签发各种付款费用

(3)办理同银行的结算事项,处理有关的结算问题,管理银行帐户的收支

(4)准备各项备用金及监督和管理备用金的使用情况

人员设置及职责

1.财务部长:审查,财务预算(包括现金预算,预算资产负债,预算损益等)

业务预算(包括销售营业,生产,制造费,产品成本,营业成本,采购等)

在部长大会上作出财务预算,策划:业务预算与策划报告.

2.会计:日常记帐,复核,盘点,保管凭证单据与银行帐户;月,季,年度负责财务总结,盘点

3.每日设收银员1名:由服务员中挑选,每日设一名部长值班,监督结帐,由会计入帐

凭证与记录的要求:

1.各种收付业务都要有合法的手续,齐全的原始凭证作为依据

2.各种收入的原始凭证一律要复写,从不同的渠道汇到财会部门进行核对.

3.各种支出都要根据原始凭证填写有关报销单据(如:根据购买文具的发票,收据填写报销单.报销单据整理成册便于查帐和月,季,年度盘点,审计)

4.收付凭证要定期装订,派专人保管

5.各种收付业务要及时,准确记录

市场部

负责咖啡屋的产品宣传,促销以及促进咖啡屋与消费主体——顾客群体之间的联系.它的工作直接或间接关系着咖啡屋的形象及客流,销售情况,是个重要的部门.

市场部人员设置及职责

人员设置:设部长1名,成员3名

人员职责:

部长:协助咖啡屋完成销售经营目标,督导员工工作;作好各部门的沟通工作;对客人对餐厅服务和食品的评价及时进行研究,调整相应对策,以便为客人提供良好的消费环境;推广销售,根据市场情况与不同时期的需要,组织讨论制定销售计划,有特色的食品及时令饮品的推广计划;参加例会,与各部门建立良好的沟通关系,互相协作,配合,保证营业工作顺利进行.

成员:负责各种宣传海报的设计,绘画,为各种促销活动出谋划策;及时收集客户调查表并加以统计;进行网页的维修工作,并及时更新网页内容.

市场部工作范围

市场部的工作包括公关和宣传两方面的工作.

公关的职能是为咖啡屋营造一个有利的经营环境,保证咖啡屋的形象,从而促进产品的销售.它的工作包括:通过有利宣传与有关公众建立良好关系,树立咖啡屋良好形象;处理好与竞争对手的关系;建立客人档案,对常客及会员要求较详尽的资料,弄清客人的爱好,习惯等,保证客人满意;广泛收集客人对部门的经营服务意见;与外单位广泛联系,与外单位或个人签订消费优惠等合约.

宣传的职能是通过各种手段宣传咖啡屋形象,促进营销,扩大客流.它的工作包括:建立咖啡屋的网页并不断更新网页内容,网页的内容包括对咖啡屋的介绍,对各种风情的咖啡的系统介绍,介绍咖啡屋的各种产品,突出咖啡屋的风格,宣传咖啡屋近期动态,配合进行促销宣传计划;在各个时期规划与制定各种相应的促销宣传措施,如在节日时举办各种应节活动,在淡季策划举办比赛,有奖促销,价格促销等,在相应季节为推出的时令食品进行宣传,并在每次宣传之后做出经验总结;负责各种传单,横幅,海报的设计,绘画及张贴,派发;要及时更新广告宣传品及店内的音乐.

采购部

咖啡屋采购部系咖啡屋下属部门之一,受咖啡屋管理,负责咖啡屋所有食品原料,经营物品的采购,验收`进出物品的记录等工作,是咖啡屋正常运营不可缺少的重要组成部分.

(一)采购部人员设置及职责

采购部人员设置:设部长1名,采购人员若干,记录员2名

人员职责:

部长:部长作为采购部的直接领导者,责任重大,工作不容有失,其主要负责对下发的采购清单的待购物品的近期销售情况进行充分了解,熟悉待购货物近期的市场需求并较准确地预测一段时间内(一般为半个月)的需求量,详细对待购物品的待购数量进行预测记录,作出价格预算,并将所需款项向咖啡屋财务部汇报以取得采购经费.此外,部长有责任管理好本部人员的工作,同时加强本部与其他各部门的沟通工作.

采购员:采购员主要负责外出采购,包括进行市场调查,选择合适的供应商,与供应商进行谈价,签订买卖合同并负责货品在运输过程中的安全.采购是咖啡屋资金向外流动的主要途径,采购人员的素质高低直接影响到经营成本是否最优,因此采购人员必须经过统一培训,具备下列素质:1.有较丰富的商品知识;掌握市场信息,有商业灵敏性和适应性;熟悉本店情况;头脑清醒,善于思考,善于洽谈价格;了解需求动向及价格变化.

记录员:2名记录员分别负责记录采购部货物和资金的进出情况,记录员必须详细记录货物的名称,规格,数量,进货日期,采购经费数量,支出数目,余额等, 以便月末进行核查..

(二)采购工作流程

采购部接到需要采购的货物清单后,由部长负责对待购物品的数量和价格作出预算,并将预算款单递交财政部申请购物经费,并由记录员记录在当月收支单上, 供月末核查, 采购经费将交给采购员外出采购货物,货物采购完成后,由本部门对货物进行验收盘点并详细记录.

(三)采购部采购原则

诚实守信.在采购过程中要诚实守信,信守合同,保证合同的合法性,严肃性,有效性,更好地发挥经营合同在经营中的作用,树立良好形象,协调好咖啡屋与各有关群体之间的相互关系.

以需待进.就是根据市场需求情况来决定进货,避免盲目采购造成商品积压,资金周转不顺.

采购渠道稳而多.如确保进货及时畅通,商品品种丰富多样.采购部必须广开渠道,建立固定进货渠道和固定购货业务关系,这样有利于相互信赖支持及降低成本.由于彼此了解情况,易于符合进货要求,同时可以减少人员采购,节约费用;另一方面,在保持固定进货渠道的同时,要注意开辟新的进货点以保持进货渠道多样化,从而防止各种风险带来的损害.

(四)采购管理和方法

采购计划:采购之前编完详细的采购计划或需货单.其编制必须建立在了解市场需求和商品货源情况的基础上.结合商品库存动态,分别提出具体品名,规格,质量,数量,进货日期,最后统一平衡后决定采购种类和数量.

验收管理:采购后的验收也是管理的重要环节,有了它可以防止财产损失,减少和消灭事故的发生.记录员必须把握好验收这一关,如实详细地作好记录,并和采购员作好验货工作.

3.了解需购物品的渠道:制作工作手册,建立缺货登记薄,即对顾客需要但没有的商品进行登记,并以此作为进货的依据之一;并根据市场部所提供客户意见分析进而通过科学的市场预测来确定市场对于量,质,品种,价格等方面的需求,从而采购适销对路的商品更好地提高经济效益.

总之,咖啡屋采购部将以经济效益为标准运用科学的决策分析方法,进行综合比较,实现采购活动效益最优,为咖啡屋提供有利的物质保障.

酒水服务部

酒水服务部作为咖啡屋的重要组成部分,它的目标是向同学们提供以各种饮料为代表的有形产品,并提供满足顾客需要的,恰到好处的服务,增收节支,开源节流,为咖啡屋树立良好的社会形象.

人员设置及职责

人员设置:设部长1名,服务员4名,调酒师2名,点心饮品师傅若干

职责分工:

部长:主持全面工作,确保任务顺利完成;确保酒水的正常供应;审核酒水采购计划,统筹策划和确定酒水采购内容;检查购进酒水的质量,对酒水的采购要求和质量有领导责任;教育采购员和服务员法规法则,抓好其思想;业务培训工作,开展文明礼貌教育.

服务员:迎接客人,引客入座,招待客人;供应酒水食品,为客人提供热情优质服务;

结帐;清理台面,做好卫生工作;按规定开启单据,保留好以做核查.

调酒师:正常供应各类酒水;负责各种酒水的调制;创新研制新品种.

点心饮品师傅:负责各种点心饮品的设计及制作

[注]采购数量

定期采购法:

标准存储量=日需要量*定期采购间隔天数+保险存储量(标准存储量是一种酒水在库房中存储的最高存量)

酒水需购量=标准存储量-现存量+日需要量*发货天数

最低存储量=日需要量*发货天数+保险存储量

订货点采购

订货点采购法是通过查阅库存卡上各种酒水的结存量,对达到或接近订货点存储量的酒水进行采购的方法.

订货点存储量=酒水日需要量-订货点存储量+酒水日需求量×发货天数

酒水库存卡:

进货

领发货

结存

日期

帐单号

数量

单价

金额

日期

帐单号

数量

单价

金额

数量

单价

金额

标准储存量

订货储量

订货量

单位

订货号

货架号

货位号

价格

货名

采购费用=1/2 * 每次需采购的数量*每件年贮存费用+(全年销售/每次需采购数量)×每次采购费

酒水验收员:酒水运到后,盘店数量,检查质量,核实价格

酒水验收及时报表:

品名

供货商名称

发票号

箱数

瓶数

每瓶容量

每瓶单价

每箱价格

总额

总计

验收员

价格定位

云杉水榭咖啡屋面向的群体包括:本校的学生,本校的教职员工,大学城内其他各高校的学生和教职工,到达学成或广外参观探访的人士.其中学生为主要消费群体,但现阶段以大一的学生居多,消费意识不强.所以在开业初期,在不降低咖啡屋的档次,保证成本收入的前提下,以及对消费群体的消费水平及消费对象的考虑,软饮料(如可乐),果汁,奶昔,冰淇淋,部分咖啡等价格会适当调低,利润率占成本的50%,水果,拼盘,茶点类利润率占成本的60%.但中高档次的消费品如红酒,鸡尾酒,品牌咖啡等,因降低价格会给人以格调,档次,及质量不高的错觉,所以仍然参考北校区的价格定位以利润率占成本的65%出售.

值班人员及开放时间

开放时间:配合学校的熄灯制度 周日至周四 11:30~~22:30

周五至周六 11:30~~23:30

值班时间安排:第一班:11:30~~13:30

第二班:13:30~~16:30

第三班:16:30~~19:30

第四班:19:30~~22:30 / 19:30~~23:30

每个时间段安排2名服务员,1名调酒师,周四周五下午开始及周六安排3名服务员,2名调酒师.具体的人员安排将根据各员工的课程表由行政人事部进行安排.

附表

员工守则与店规

1人事记录:

员工到职前须填写人事表格,提供正确个人资料和近照.在职期间如有任何变更应尽快呈报行政人事部.

2员工证

员工在当值时须佩带员工证.如有遗失,应立即报告,打理补领手续,离职时须将员工证交还.

3考勤:员工必须依照编定的"工作时间表"及"岗位责任表"当值工作.员工应准时上班,直至规定时间下班为止.如有任何调班, 先得到部门主管允许.

4请假手续:如因紧急事故或患病而需要请假,应即通知主管行政人事部批准.未经告假而擅离职守者,作旷工论.如申请病假,需出示注册医生签发的病假条.

5工作责任

员工必须忠诚,工作勤奋,对上级服从,对同事尊重及热心帮助,尽心尽力负起分内工作责任.

6服务态度

对顾客经常保持礼貌及微笑的面容,客气应对,不可与顾客发生争执.如发生事故,应立即通知上级领导处理.

7仪容

须经常保持仪容清洁整齐,指甲应经常修剪.从事店堂服务的男员工不许留胡须和长发;女员工上班时必须把头发盘入头巾内.

8操守行为

员工严禁在店堂内粗言秽语,吸烟,饮食,随地吐痰及谈论与经营无关的一切事宜.并且严禁在点内聚赌,盗窃,吸毒,酗酒,营私舞弊,亏空公款,打架,恶意破坏设备及公物等非法行为,如违反,除辞退外,严重者将送交警方.

9拾遗

如有拾遗,无论大小贵贱,员工均应马上交由主管登记,以备失主随时领回.

绝对不能意存贪念或据为己有,一经发现将以纪律处分.

10携物出店

员工进出店时,除预先经有关部门主管发证明文件核准外,不得携带任何店财物离店,若有犯罪着作盗窃行为处理.

11防火和火警

员工必须严格遵守公司颁布的防火告示,注意防火安全.如遇上火警,应保持镇定,传呼同事协助及通知上级报警,关闭现场电源及煤气阀门,并迅速协助客人撤离火警现场.

日结算表

日期

项目

单价

收入金额

总金额

收银员

部长签名

我们的设想

蛋糕DIY 我们为客人提供亲手设计制作自己喜欢的蛋糕的机会,我们为客人提供已经烘烤好的蛋糕以及奶油,水果等原料,客人可以凭自己的喜好来设计蛋糕样式并亲手制作.

凡在开业当天生日的同学到咖啡屋消费都将获得免费糕点一分