医院物资采购内部控制问题及对策

摘要：当前，国家对公立医院的资金投入力度明显加大，医疗物资、医疗设备采购成为各界关注的焦点。探索以信息系统为依托，完善各项活动和各环节的内部控制，对采购、招标、合同签订、验收、领用、付款等环节进行全流程监管，建立安全可靠的物资供应管理体系，以预算管理为主线，强化医院成本控制，优化库房管理，提高服务效率，统一数据来源，为全成本核算、大数据分析、工作方案优化提供数据支撑。本文对此进行了探讨，以供参考。

关键词：医院；物资采购；内部控制

一、引言

随着新医改向纵深推进，医院注重药品成本控制，彻底扭转了以药养医的运营模式。近年来，耗材、保障物资、设备作为消耗性成本，比重逐年增长，造成物资浪费、设备闲置，对医院效益造成不利影响，需要不断优化成本控制。国家对公立医院的各项投入不断增加，医疗物资、医疗设备采购成为社会关注的焦点。医院物资种类繁多，消耗量大，涉及的业务环节多，科室之间的差异大，管理难度高，这也是医院管理从粗放型向精细化转变过程中的难点、重点。结合医院高质量发展战略，完善内部控制，优化领用使用流程，提高服务效率，保障安全质量，提高财政资金使用效率，防范廉政风险，建立稳定安全可靠的物资采购内部控制体系。通过对医院物资采购和领用管理流程进行梳理，结合内部控制制度和工作开展需要，不断优化流程，加强内部控制，实现精细化管理。医院物资主要是指医院开展医疗活动、教研工作，以及维持正常运转所需的所有物资，涵盖了医院活动所需的所有物资及设备，具有范围广泛、种类多样、专业性强、安全要求高等特点。根据功能可分为医疗设备、药品、卫生耗材和通用物资等类别。医疗设备主要通过招标和政府集中采购；药品已经全部纳入阳光采购，实行零加成采购管理，本文重点分析卫生耗材和通用物资。卫生耗材主要包括普通卫生耗材、高值耗材、试剂材料、无菌器械、影像材料、小型医疗设备等；通用物资主要包括五金配件、办公用品、小型电器、被服、清洁卫生用品等。

二、物资采购内部控制现状

1.缺乏完善的供应管理体系医院尚未形成完善的采购计划、论证审核、采购、入库、领用、评价、付款的供应管理体系。特别是医用耗材进入医院，耗材的可行性论证、项目审批、招标管理比较松散，没有做到严格把关，缺乏科学论证、严格把关、精细管理，经常存在同类物品重复采购、虚报预算等现象，浪费资金，影响了医院的经济效益。后勤部门的采购人员普遍缺乏专业知识，由于医院物资的专业要求高，临床科室对专用耗材是否进入医院，具有实际上的决定权。采购人员在医疗物资采购过程中，由于采购品种多、供应商多，对于供应商资质、配合度、产品价格、质量、配送服务等情况不了解，缺少全面评价，使得医院物资采购有失公平，存在物资采购风险。2.缺乏统一的信息平台医院虽然已经建立了HIS信息系统、药械采购平台，也应用了政采云平台、财务软件系统等，但是不同系统之间缺乏联系，信息共享不足。物资管理无法实现全流程数据传递，无法覆盖医院物资采购管理的全过程，各项物资的匹配度不高，物资管理部门和物资使用部门对物资信息不了解。3.物资采购存在价格风险由于医疗行业的特殊性，医疗技术发展迅速，市场竞争激烈，许多公立医院缺少专业的市场调研，采购人员未及时掌握当前的医疗设备技术水平，以及物资供需和市场价格等信息。医用耗材品种多，规格不统一，价格不透明，给医院采购带来困难；市场信息公布不全面、不及时，导致供需信息不对称，部分信息不具有参考价值，可能出现采购风险。4.库房管理不规范物资验收流程不完善，合同关键信息未录入库房管理系统，无法与配送物资进行核对。库房管理人员仅对照送货清单和发票，就验收入库，未核对合同信息，可能存在发票、送货单与合同不符的情况，在付款环节才发现，再执行退库手续和采购退货程序，可能导致超合同期限付款的情况，存在违约风险。5.成本核算方式不合理通过库存控制来管理医院物资，以领代耗是物资领用成本核算的常见模式。在这种模式下，库存大，资金占用大，专人管理，运营成本高，容易造成浪费，不利于进行病种成本核算。在以采购为主导的情况下，采购人员没有根据临床需要，科学合理地制订采购计划，无法及时适应新技术、新变化、新要求，物资供应与医院发展之间可能出现矛盾和脱节的现象。同时，科室耗材管理较为松弛，没有形成二级库房管理，未纳入库存管理系统，导致不必要的医用耗材浪费，很难及时监管、预警、追溯。

三、医院物资采购内部控制的优化措施

1.加强制度建设，完善全流程监管梳理采购活动的流程和风险点，结合医院的实际情况，不断完善采购内部控制制度，包括采购计划、论证审核、采购方式确定、合同审核签订、货物收验收发、评价、资金支付管理等具体规定。合理设置岗位，实现不相容岗位相分离。采购计划制订与审批、招标文件拟定与审核、验收与保管等，实现不相容岗位相分离，明确职责、业务流程、审批权限、检查监督责任，提高效能，相互监督，相互制衡，实现内部控制定期考核并落实奖惩制度。医院可以成立由采购管理、资产管理、预算编制等相关人员组成的内部控制工作小组，引入熟悉耗材使用、经验丰富的临床工作人员，通过对物资现有存量、使用量、使用效果、新材料购买必要性、成本效益比较等进行综合考虑，避免物资使用部门盲目提出采购申请，提高资金使用效益。内部控制工作小组纵向联通所有部门，及时发现问题，加强沟通协调，提出解决方案，有效避免风险问题。2.完善信息系统建设，加强过程管控第一，以提高精细化管理水平、降低总体运营成本为目标，强化并规范医院物资管理，以信息技术手段为依托，建立供应商管理系统、库房管理系统、科室成本管理系统、财务核算系统、绩效评价系统、预算考核系统等模块，实现计划编制、在线请领、论证审核、合同签订、院外接单、配送、验收仓储、领用、财务全成本核算、供应竞价考核的全流程闭环管理。第二，优化预算管理，注重财务流程精细化。以预算为主线，依托财务系统、HIS系统、LIS系统、药械采购平台、政采云平台，通过数据接口，增加供应商管理系统、价格管理一体化信息系统，有助于实现数据的一次采集，以及全流程、各部门、多维度的共享复用，实现全院各系统数据口径统一，为数据科学准确、互联互通提供保障，实现供应链系统与医院信息系统之间的信息交互，实现对上游供应商的规范化管理，加强库房管理、物价同步管理、物资消耗监管、财务核算，功能覆盖所有业务控制流程，通过岗位系统设置不相容岗位及权限，持续优化预算管理、成本核算、账务处理等核心模块。第三，注重成本管理精细化核算。对现有物资进行全面清查梳理，对价值较低、使用频率高的材料（如一次性注射器、无菌敷贴、棉签、一次性手套等），根据一品一规的原则建立常用目录。各科室根据不同使用特点，设立科室目录。目录内的材料，临床科室可以直接申领，对科室用量进行合理控制；非目录内的材料，由设备管理科管理。新材料由运营小组论证通过，可采用询价采购的方式，同时通过市场调研、网络查询，以及近年来其他单位的交易价格等信息，降低物资采购价格，确保物资质量。第四，加强采购价格管控。通过物资采购信息平台，供应商实时更新物资、材料、服务价格，采购部门进行比较分析及品种议价，降低采购成本，同时为最高限价提供依据。同时，完善耗材采购制度，严格审批和招标程序，稳步实现国务院办公厅2019年印发的《关于治理高值医用耗材改革方案》的相关目标，取消公立医院耗材加成，实现零加成销售。第五，建立供应商管理系统。通过采集采购、后勤部门信息，建立供应商资料档案库，同时结合临床反馈，对资质和信用进行考核及动态更新，坚持价格、质量、服务相结合的原则，定期对资质有效性、履约能力、产品或服务价格质量、配合度、付款方式等进行综合评价，不断优化供应体系，为临床科室提供优质、规范、便捷的服务，推动耗材精细化、专业化管理。3.加强对科室物资材料领用的控制医院内部控制工作小组以预算为主线，对各科室的物资材料用量进行调研，确定每月的领用量上限，明确材料费用预算。通过预算控制科室的领用行为，每月形成成本费用分析报告，有效控制科室成本费用，提高资产使用效益。建立激励约束机制，将费用预算控制纳入绩效考核体系，与科室绩效挂钩，从而激发科室的内在动力，不断优化材料用量、病种成本。同时，发挥点评机制的积极作用，既能够引导临床科室科学合理地使用医用耗材物资，逐步降低医用物资材料的使用比率，也可以厉行节约，避免浪费，调整医院收支结构，实现降本增效目标。另外，加强防疫物资管理。根据《医院接受捐赠物资管理办法》，规范捐赠物资接受、领用流程。在库房管理过程中，登记捐赠物资管理明细表，详细记录接受物资明细，以及捐赠物资领用情况；及时公示，接受社会各界、审计部门对捐赠事项进行监督。同时，依照政府会计制度，根据接受捐赠物资的实际数量，确认捐赠收入，捐赠物资必须专人入账、专账管理。对于需要时间紧急、需求量较大的口罩、面罩、手套、防护服、隔离衣、手消液等防护物资，建立采购绿色通道，特事特办，进行紧急采购。医院内部控制工作小组研究建立紧急采购事项的内部控制机制，探索制定紧急采购流程，加强供应商选择、论证审批、采购验收、资金支付各个环节，规范防疫物资采购、出入库管理，建立防疫物资管理台账，清楚记录物资来源、库存数量和消耗情况，保障防疫工作有序进行。4.提高库房管理水平医院需要安排专业人员，根据验收标准、相关要求、签订的合同、开具的发票灯，对货物进行验收；严格检查规格型号、数量、质量，并做好到货验收、记录、入库手续；不合格物资做好登记，并与供应商协商退货事宜；入库数据由库管系统、会计核算系统互联产生，关联供应系统的关键信息。5.优化库房管理首先，医院物资因价值不同，可以分为普通卫生耗材和高值耗材。普通卫生耗材遵循相关管理原则，控制科室领用成本；高值耗材在全院耗材使用中占比较高，只要有需要就必须使用，因此使用数量没有压缩空间，这也是管控的难点。通过与HIS信息系统进行收入和核销匹配，实现高值耗材的采购、储存、使用、收费的全流程管理。其次，物资因性质不同，可以分为收费物资和不收费物资。对于收费物资严格控制消耗，据实核销，收支匹配；不收费物资，由护理、医疗部门给出意见，不同科室规定不同领用范围，控制供应量，根据科室成本预算合理控制，纳入绩效考核，对材料亏损查明原因，严格考核。最后，建立科室二级库房管理模式。据实核销，控制用量，结合使用习惯、使用数量，设库存不足提醒。库存低于最低库存量时，自动产生采购建议单，报上级库房，审核通过后推送采购平台，供应商处理接单，将配送信息回传医院库房管理系统，一级库根据合同、订单、发票信息比对一键完成入库程序。系统不断完善，同时对往期数据进行统计分析，设定自动补充临界值，自动计算需要的补充量，推送建议采购订单，实行自动化精细化管理。6.加强对两级库房物资盘点建立健全库房管理内部控制系统，同时检查库房管理的薄弱环节，排除可能存在的隐患，定期对资产进行全面细致清点。建立责任制度，定期盘点，明确库房盘点原则、频次及规程，采用自主盘点、抽查盘点等多种内审机制，提高库房物资使用效率和效果，提升盘点准确性。

四、结语

综上所述，医院需要加强内部控制，建立权责清晰、管理科学、运行高效、监督有力的内部管理制度体系。从微观上看，提高物资及资金的使用效率，实现高效运营，以及高质量可持续发展。从宏观上看，卫生投入总量有限，通过不断调节收支结构，控总量、提质量，优化运行机制，提高资源配置效率，强调人力资源技能要素，摆脱依靠药品、耗材、器械要素补偿模式，规范开展诊疗技术，保障居民健康水平，强化运营管理效能，遵循全面性、适应性原则，根据医院实际情况不断修订和完善内部控制制度，切实保障患者利益，充分体现公立医院的公益性，树立公立医院良好的社会形象。

作者：韩洁芳 单位：海盐县于城镇卫生院