学校档案管理员工作计划十篇

学校档案管理员工作计划篇1

【关键词】教学档案 归档范围 档案意识 数字化建设

高校教学档案是高校在教育教学实践与研究和管理活动中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、实物、声像、计算机软件等不同载体的文件材料的总和，全方位反映了学校的办学实力和办学水平。教学档案的收集、整理、保存和利用是教学管理工作的重要组成部分，是影响高校评估结果的一个重要因素。提高高校教学档案的管理，才能发挥其对教学的参考、指导作用，才能有效地促进教学管理水平和教学质量的提高。

一、教学档案的特点及重要作用

教学档案不同与其它类型的档案，它具有很强的专业性、多样性、系统性、周期性、分散性等特点。这是由于教学管理和教学活动是一种很复杂的实践活动，其产生于教学实践和教学管理活动的各个环节之中。

尽管如此，高校教学档案对学校的发展却具有重要作用。高校教学档案在高校教育教学评估中发挥的基础和依据作用，它能帮助教学、科研人员利用知识成果，促进教育科学事业的发展。教学档案是高校教学活动和教学管理工作状态的记载，其中记录着教学活动中的经验和教训，反映着教学改革和研究的成果，对于提高教学管理工作水平，适应现代化教育改革的要求，无疑是非常有益的。另外，教学档案还可供院校间相互学习和交流。

二、高校教学档案的归档范围

教学档案是高校档案的重要组成部分，作用重大，教学档案的归档范围包括教学管理活动和教学业务活动中形成的材料，主要包括：上级机关下达的有关教育、教学工作指令性、指导性文件；学校有关教学工作的决定、规定、规章制度、校长有关教学工作的批示；学校教育事业发展规划、计划的报告及上级批复；全校教学工作计划、总结及有关材料；各专业教学计划，重点课程教学大纲及课程简介；学年教学运行计划，任课教师名单及职称；实践教学计划、实践环节教学大纲、实践教学大纲，实验指导书、实践环节指导书；教师的教学计划、教学大纲、教学任务书、教学考核、课程安排进度表、考试试题、试题分析、优秀教学设计与教案等；教师培训的计划、进修成绩单、鉴定表等；教务处会议记录：召开的重要会议记录、文件材料；有关教学管理工作的各种统计表；各种教学工作简报；有关专业设置、调整、撤销、合并、更改名称的报告及上级批复；教学评估和各类教学情况调查材料；学校承担高等学校统编教材规划、上报推荐教材情况材料、学校召开的教材编审、编写会议纪要；校级一等以上教学、教材优秀奖，教学改革、建设成果奖评审材料及名单等；各类市级以上组织的竞赛通知、规则、赛题及获奖奖杯、奖状等；对在教学管理活动中拍摄的有价值的照片、录像带以及制作的光盘等。

三、教学档案管理的现状

从高校档案的现状，我们不难发现，高校教学档案工作虽然在长期的发展过程中取得了不小的成就，但随着时代的发展，很多的问题日渐突出，给教学档案管理工作带来了很多的消极影响。

1.教学档案管理制度不健全。从目前档案管理现状来看，很多高校仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是基层教学档案的管理缺乏有效的制约机制，存在着诸多问题。

2.对教学档案的重视不够。随着高校发展的步伐不断加快，不少领导的兴奋点在发展上，而对发展的基础之一——教学档案的管理，不论在管理系统的设计、机构和专兼职人员的配置，还是现代化档案管理条件的完善，人员的培训，都较少列入领导的议事日程。

3.教学档案缺少开放性。传统的教学档案管理方式往往是建档入库，注重保藏而忽视其应用价值，缺少开放性。档案室门口“安全重地，严禁入内”的牌子让人望而却步，教学档案也被误认为是与其它的档案信息资源一样保密性极强，这样就严重制约了教学档案信息资源的开发。

4.教学档案管理的数字信息化水平偏低。目前计算机教学档案管理还局限在目录检索上，利用率还较低。尽管电子文档和纸质文档将长期共存互动，并不能完全替代原始手写档案和纸质文档，但教学档案管理的数字信息化将大大改善其管理和利用的效率。

5.教学档案管理工作队伍不稳定。目前许多高校都没有给这些部门配备专职的档案管理人员，其教学档案的管理基本是由各部门的教务、教学管理人员兼任，而且人员更换非常频繁。由于他们身兼多职，往往忽视档案管理工作，到年度归档立卷时敷衍了事，给教学档案管理带来很大不利。

四、加强教学档案管理工作的建议

1.建立相应的管理制度。教学档案管理制度的建设要由学校分管的校长负责组织，由校档案室具体牵头草拟制订，以体现档案工作的专业性和科学性。主要的工作制度应当包括：档案的编目分类制度，档案的分级管理制度，档案的存储借阅制度，各级档案管理人员的职责与奖励制度等。

2.提高全员档案意识。高校档案管理工作的根本目的是使档案信息在高校各项工作和改革建设中发挥其作用。教学档案工作重点是将有价值的信息通过档案人员的劳动开发、挖掘，及时为学校发展建设提供高效能的档案信息服务。档案工作管理人员应转变观念，树立全新的服务意识，学校其他人员应提高对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。

3.加强教学档案数字化建设。档案信息化是适应信息化时代的需要，以档案信息资源建设为核心，以信息网络为基础，建立高校电子教学档案数据库，通过将传统的纸制档案转化为电子信息，完成“固化”档案资料到“活化”信息资料的转变。充分利用网络平台、建立教学中相关文件、数据库，及档案信息资源管理网，使档案信息传递及时，通过网络向广大师生方便迅速地检查和查询所需的档案信息资料，为学院的教学改革和发展服务。

4.提高教学档案管理人员素质与水平。高校档案信息化建设是否能取得成功的根本在于档案人员的配备。为此，须加强对高校档案管理人员的业务培训工作，以拓展档案人员的思维、知识面，提高其业务素质，以掌握新的档案管理技能和方法。同时，应引进高层次计算机专业及档案专业的人才。

总之，在信息被普遍重视的今天，做好教学档案的信息化和开发利用工作十分重要。搞好教学档案管理工作需要档案研究人员不断的研究与探索，更需要学校其它部门大力配合。

参考文献

［1］强春晓.高校教学档案管理的特点及现代化管理对策.中国信息技术教育，2007，(07).

［2］赵彦昌，刘柳.高校本科教学评估与档案管理.学校档案，2007，（1）.

［3］高校档案在教育教学和科研中的重要作用，王玉华，中国高等教育网，2007，(03).

［4］王炯.高校教学档案管理工作浅析.高等职业教育—天津职业大学学报，2006，（9）.

［5］赵黎英.高校教学档案作用及管理策略散议.2007，05.

［6］浅谈高等学校教学档案管理.

学校档案管理员工作计划篇2

论文关键词：中职学校 教学档案管理 问题 对策

教学档案是学校教学活动的真实记录，它是在学校及教师在从事教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像、电子载体等材料。它能够完整、准确、真实、系统地反映教学管理的全过程，直接为教学活动服务，是教学工作的重要组成部分，是学校档案工作的核心和重点。

1中职学校教学档案管理的主要内容及特点

1．1中职学校教学档案管理的主要内容

学校以教学为中心，教学活动是学校教育工作的主体。中职学校教学档案归档范围应包括教学管理活动中形成的各种材料，其内容主要有以下几种类型：

(1)综合类。主要包括上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件；学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的规定和办法，学校发展规划、实施计划及名种会议记录等。

(2)规章制度类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、教学设备管理制度等。

(3)课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、授课计划、课程建设、教案、试题库、教学实习、实习实训基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量测评等材料。

(4)学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，重点学科、重点专业和精品课程的申报论证，评估及建设方面的材料以及申报国家重点学校的实验室论证、申报和审批材料、总结等建设性材料。

(5)学生学籍类材料。包括在校学生的基本情况、学籍变更、学习成绩、教育实习、实验实训实习材料及成绩、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。

(6)教材类。包括各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材的情况；优秀教材的比例、自编教材的比例、各科习题集、实验报告及实习实训指导书等。

(7)招生就业类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料；毕业生就业率、就业情况反馈等材料。

1．2中职学校教学档案管理的特点

(1)来源渠道多、涉及面广泛。

教学档案来自教学活动的各个环节和教学活动的全过程，也包括上级各教育主管部门对教学工作、教学改革和人才培养等方面的指令、规定及条例等。教学档案既涉及到上级有关部门，也涉及本单位的教研室、实验室、实训基地以及教学管理部门和学生工作部门等；人员涉及到各级领导干部、教师、教辅人员、行政管理人员和学生等。

(2)形式多样。

由于教学活动的多样性，记录活动的形式也是多样的。只有档案原始资料的多样性，才能如实反映多样性教学活动的面貌，才更具有档案的作用和价值。数学档案原始资料应包括纸质的、图片、音像、电子稿、光盘等。

(3)专业性强。

除普发的一般性文件外，教学内容是由名个不同学科、专业组成的。不同学科专业人才的培养采用不同的方案，实施不同的教学计划，设置不同的课程，安排不同的教学内容，提出不同的培养要求，实现不同的培养目标。各专业的教学工作不同，显示出不同专业各学科的差异性、系统性和科学性。

2中职学校教学档案管理中存在的问题

2．1教学档案材料的重视不够，没有普及教学档案管理意识

大部分基层管理人员、教师到学校领导对教学档案管理工作认识不足。学校重视教学工作和其他管理工作，但对教学档案的管理投入欠缺，如机构和专兼职人员的配置，档案管理条件的完善，管理人员的培训等投入不够。教师对自己教学活动中的授课计划、教案等相关文字材料、图片资料、证书文件等不能主动上交存档。造成档案材料采集困难。

2．2缺乏正规的指导和系统的规划。没有系统的管理。导致档案管理混乱

中职学校都存在档案管理人员不足的问题，对各部门教学档案的管理缺乏正规的指导和系统的规划。管理人员和教师大多忙干日常的工作，相当一部分教学档案材料散存于他们个人手中，导致教学材料不齐全、不完整。在上级教育行政部门来学校进行教学评估时，为了补充档案材料的缺口，往往花费大量的人力、物力、财力来补全档案，这不仅造成很大的浪费，而且给正常的教学工作带来了一定的冲击，同时使得档案材料的真实性大打折扣，失去了档案的真正意义。因为没有系统的管理，各部门各自为政，为了自身利用的方便将一些重要的文件的和材料自行保管，不移交档案管理部门，导致材料损坏或丢失而无法查找。

3加强中职学校教学档案管理工作的主要对策

3．1系统管理，完善档案管理机制

学校领导要重视教学档案的建设，要把教学档案工作提到学校党政领导的工作议事日程中去，把档案工作纳入教学工作计划，增加投入，改善档案保管条件，及时研究和解决档案工作中存在的问题，特别是要突出教学学校日常工作中的地位和作用。及时调整档案工作的机构设置，实行统一领导、分级管理的原则。设置综合档案室，由一名校长负责统一管理全校档案工作。各管理部门就建立档案分室。教学档案分为校、教务科、教研室三级管理，校办为一级管理，教务科为二级管理，教研室与实验室为三级管理各部门要有一名领导分管档案工作，教务科档案管理由教务千事兼管，教研室与实验室档案管理由主任兼管。档案管理人员统一管理本部门、本系统的教学文件，并按期向学校综合档案室移交档案。

3．2明确责任，强化档案管理意识

教学档案的收集整理，不只是少数人的事情，而是全体人员的共同责任。同时建立健全各项规章制度，落实措施。规章制度是档案管理的重要组成部分，要通过制度建设，强化监督指导和落实，加大管理力度。

3．3组织检查，增强档案管理责任

学校档案管理员工作计划篇3

关键词： 新建学校 档案工作 内容 方法

学校档案是学校改革与发展的真实记录，是学校的重要资产和信息资源。学校的教学和管理，需要档案工作的支撑与保障。维护学校的合法权益，必须有完整、准确、系统的档案为依据。档案的凭证和法律作用是其他材料不可取代的，没有档案，学校的基础就不牢靠，学校的持续发展就会受到影响。建立档案，对提升学校整体管理水平、维护自身利益、保持健康发展具有重要意义。

新建学校往往在初期因各项工作千头万绪而忽视档案工作，也因人员来自不同地方，工作方法和工作习惯不尽相同，工作后形成的文件千差万别，甚至造成文件材料的遗失，给学校造成不必要的损失。所以新建学校应重视档案工作。

档案工作是一项具有专门内容的基础工作，它与学校的其他工作有着根本的区别，有着特定的性质。档案工作属于学校的基础管理范畴，但它又渗透于各项职能管理和其他基础管理之中，是其他管理工作的基础和条件。

一、档案工作的内容

档案工作一般由两部分组成，即档案业务管理工作和行政管理工作。

1.档案业务管理工作。

档案业务管理工作是依据相关业务规范和标准，对档案材料进行多环节的加工、控制、使用等业务处理的过程。这是学校档案工作的主体部分，它的具体对象是学校的档案实体。主要内容包括以下几个部分。

（1）档案的搜集。通过搜集档案，学校各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中，由档案部门负责统一管理，为学校科学地管理和有效地利用档案信息资源提供物质基础。

（2）档案的整理。包括对学校档案全宗进行划分，对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理，实现档案材料管理的有序化。

（3）档案的保管。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术，保护档案的完整与安全，防止或减少档案的损坏，延长档案的寿命；维护学校的自身秘密，确保学校信息安全。

（4）档案的鉴定。通过严格的程序和方法，对学校档案的保存价值和保管期限作出评价和进行划分，确保具有保存价值的档案，妥善处理没有保存价值的档案。

（5）档案的检索。通过对学校档案文件进行著录与标引，建立档案检索体系，逐步实现档案检索自动化，提高档案检索的速度和准确性。

（6）档案的编研。通过对档案信息进行加工处理，形成各种档案参考资料，满足学校各项工作和活动中人们利用档案的需要。

（7）档案的利用。通过采用各种手段和方式，提供档案信息服务，满足学校对档案的利用需求，保证各项工作和活动的顺利开展，实现档案应有的价值，体现档案工作的经济和社会效益。

（8）档案的统计。实质是档案工作的统计，通过确定具体的统计项目和学校，建立科学、适用的统计指标体系，对档案工作各方面的情况进行数据采集和汇总分析，为规划和管理学校的档案工作提供依据。

2.档案行政管理工作。

档案行政管理工作是按照有关政策、法规和制度要求，对学校档案业务管理工作进行相应的管理和控制。档案行政管理工作是以学校档案工作为主要对象的。主要内容有以下几个方面：

（1）统筹规划。按照党和国家有关方针政策和法律法规的要求，从学校长远发展的实际需要出发，对整个学校档案工作进行总体规划，确定中长期发展的方向和近期工作计划，保证档案工作的可持续发展。

（2）统一制度。依据党和国家的有关方针政策和法律法规，考虑到学校的性质、职能和运营方式，从学校自身的规律和特点出发，制定和实施学校档案工作的规章制度，对档案工作的内容、要求、程序和方法等作出统一、具体的规定，实现档案工作的制度化和规范化。

（3）组织协调。通过对档案工作方面的各种内外部关系的整合处理，正确处理宏观与微观的关系，“块块”与“条条”的关系，局部与整体的关系，内部建设与外部环境的关系，为学校档案工作的顺利开展营造良好的内部秩序和外部环境。

（4）实施监督。由档案工作部门依法履行职责，通过开展执法检查等形式，对学校内部各部门及有关人员贯彻执行档案工作的方针政策、法律法规和规章制度的情况实施监督，查处并督促解决存在的问题。

（5）业务指导。由档案工作部门的业务人员通过多种方式，对本学校各部门及有关人员进行文件材料与档案管理方面业务问题的具体指导。

二、新建学校开展档案工作的一般方法

学校档案工作一般应实行综合管理，就是将学校形成的各种门类、各种载体的档案由专门设立的综合档案工作机构进行统一归档保存、分类整理和开发利用。综合管理作为我国学校档案工作的基本经验之一，已经成为我国提倡的一种管理模式。综合管理并不代表集中保管，而是指集中学校内部档案工作的各项管理职能；统一制定学校档案管理规章制度，纳入考核，使之成为共同执行的基本制度；把学校档案作为一个整体，统一档案工作业务规范和要求。开展此项工作的一般方法如下。

1.建立档案工作的管理体系。

是指学校内部档案工作的管理体制，涉及学校档案工作的领导关系、学校档案工作机构设置及其职责、学校档案工作人员的配备等方面的问题。主要包括以下方面的工作。

（1）确定分管档案工作的学校负责人。档案工作涉及学校党、政、群各个部门和各个方面，需要协调各种问题，因此每个学校都应由一位学校行政领导具体分管档案工作，并将档案工作方面的有关领导责任列入其职责范围，作为考核其政绩的一方面内容。确定一位学校行政领导具体分管档案工作，是学校加强对档案工作领导的具体表现。

（2）确定档案工作的发展规划和计划。依据上级有关学校档案工作的发展规划，结合本学校的实际，制订档案工作发展规划和计划，并且列入本学校的总体发展规划和计划之中，有效地加以组织实施，使之与本学校其他各项工作和活动保持同步协调发展，更好地为本学校各项工作和活动服务。

（3）设置适宜的档案工作机构。按照集中统一管理的要求，设置适合本学校实际的档案工作机构，明确档案工作机构的领导关系和职责范围，使之成为整个学校档案资料的储存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织和管理本学校的全部档案工作。

（4）建立档案工作队伍。根据档案工作机构的职能和任务，配备一支精干高效、数量适度、结构合理的档案工作队伍。同时在各个部门、各个下属学校设立专兼职人员，在档案工作部门的监督和指导下开展工作，搞好所在部门文件材料和档案的管理，形成一个覆盖整个学校的档案管理网络。

2.对档案工作给予必要的投入。

针对新建学校普遍存在的档案用房紧张的情况，要加大对档案工作的投入力度，设置专门的档案工作用房或专门的橱柜，并配备必要的设施设备，以达到档案保管要求，确保档案安全。

3.推进档案工作的制度化建设，制定必要的业务规范文件。

制定和修订档案工作规章制度，形成一整套规章制度。把档案管理方面的有关要求，作为本学校基础管理制度的内容，纳入本学校各有关工作制度和要求中。对于各种档案工作制度都要有效地加以组织实施，还要对实施的情况进行考核，与经济责任制挂钩，使档案工作的各个环节有章可循，有条不紊，逐步实现规范化、标准化。新建学校必须首先制定的规章制度与业务规范文件主要有以下三个，其他的可逐步完善。

（1）档案管理规定。主要包括总则（包括制订的依据、本学校档案、档案工作的内容、档案工作的基本原则等）；档案管理体制及其职责；文件材料的形成与归档；档案的管理（包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等规定）；奖励与处罚。

（2）文件材料归档制度。档案工作能否做好，关键在于归档制度是否健全和完善。归档制度既是学校职能部门开展归档工作的基本规范，又是学校档案部门指导、监督和检查文件材料归档工作的依据，还是做好档案收集工作的依据。建立、健全文件材料归档制度的意义在于从根本上保证档案的质量。归档制度的内容包括：归档范围、归档时间、归档份数、归档要求和归档手续等。

（3）档案分类编号方案及保管期限表。这是我们开展档案业务工作的基础。主要包括档案分类的原则和方法，案卷类目标识及档号的编制，档案分类大纲，案卷排架，各类文件的保管期限，等等。

4.积极采用以计算机为中心的现代技术进行档案管理。

提高档案工作的专业化程度，提高效率，减少重复劳动，全面提高学校档案工作质量。

5.加强对学校档案工作人员的培训、教育。

更新档案人员的知识结构，提高业务水平，以适应本学校档案工作的开展需要。

参考文献：

［1］王晓颖.对学校档案管理工作的探析［J］.山西广播电视大学学报，2005，（6）.

［2］李红.论新形势下的档案管理现代化［J］.中国水运，2006，（2）.

［3］李金霞.高校档案编研工作存在的问题与对策［J］.云南档案，2007，（3）.

学校档案管理员工作计划篇4

关键词：高校；教学档案；档案管理

高校教学档案作为教学活动的原始记录，是反映教学过程的系统而完整的历史资料，是日后进行教学改革和教研活动的基础资料，也是日后研究和处理问题的原始凭证。因此，加强教学档案的管理，建立健全教学档案，充分开发教学档案信息，对于推动教学改革，提高教学质量具有十分重要的作用。

近年来，新的教育理念使高等院校在学科领域建设、办学方式等方面呈现出多元化的发展特色。作为高校中心工作的教学环节，也随着教学形式和课程模式的多样化而趋于复杂化。这就使教学档案的种类不断增加，档案内容也日趋复杂化和多样化，也给高校教学档案管理工作提出了更高的要求。

一、高校教学档案的内容

1、综合类

主要包括省、院级有关教学工作的文件材料；学院有关教学、教务工作给上级主管机关的汇报、请示及批复；教学工作的计划、总结；分院、部、室部门职责、岗位责任制、机构改革材料；教务处召开的教学工作会议文件材料；各级优秀教学成果评奖办法、获奖名单；教育、教学研究成果申报与评审材料，教学改革立项、检查、成果材料；关于教学检查、评估的文件材料及报告；教学工作简报等。

2、师资建设类

主要包括教师培养规划；教师培养年度计划；岗前培训情况；师资情况统计表；教师奖励情况统计表；教师讲课比赛管理办法；教师讲课评分标准；讲课比赛评分标准；历届讲课比赛文件；教师参加学术会议、培训工作记录等。

3、课程建设、专业建设类

主要包括优秀课（院、省、部级）、精品课建设；有关专业设置、调整专业名称及学制的报告及批复；新增专业申报材料及上级批复；专业建设相关材料；有关专业评估办法、自评报告、评估结论；各专业培养方案、教学大纲；学校历次制、修订培养方案的有关规定；各级优秀课程有关文件材料（申报、评审、认定）；学校关于课程建设规划及有关材料等。

4、学籍管理类

主要包括各单项学科竞赛条例、办法及参赛获奖者名单；课程成绩登记表；学生成绩总表等。

5、教学管理类

主要包括教学实习、实训、实验、课程设计、社会实践等的大纲、计划、总结及指导书等相关材料（实习报告、课程设计说明书、图纸）；培养方案、教学大纲教学；管理规章制度汇编；教学日历；校历表；教学任务书、开课目录、课程表；典型教案、重要备课记录；教师任课安排；各学期考试安排、考试总结；毕业设计（论文）有关规定；学生毕业论文、毕业设计、工作计划、总结及相关资料（开题报告、论文、任务书、设计说明书、图纸（工）、成绩评定、成绩单等）；教师工作量核算、登记材料；教室、实验室管理制度文件；教学检查文件、记录、总结；有关英语、计算机等级考试的文件及总结；有关建立试题库的材料；校内、校外实习基地建设、协议；试卷等。

6、学位管理类

主要包括上级有关学位工作文件材料；本院学位评定条例、办法、工作总结；学位委员会会议记录、决定；学位委员会授予学位底册等。

7、教材类

主要包括省、院级关于教材建设方面的有关规定；编写教材计划；各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材，教学指导书、习题集的情况；获部级、省部级优秀教材目录及报批材料等。

二、高校教学档案管理中存在的问题

1、教学档案管理制度不够健全

近年来，随着《普通高校档案管理工作办法》的出台，各高校在档案法规制度建设上取得了很大的进步。但是从目前各高校档案管理现状来看，仍然存在着很多管理制度不健全、不完善的问题。具体表现为：（1）教学工作的文件及其管理，档案及其管理各自为政，缺乏有效的、统一的监督指导和协调合作，出现了文件的形成及其归档的脱节；学校每学期的教学工作会议没有进行规范的会议纪要；教研室有青年教师培养部署，却没有培养规划和总结；（2）各职能部门档案记录不一致、不精确。

例如学生考试或纪律违纪、学生参加党课取得证书、学生参加社会实践活动取得效果、学生转学、转专业、休退学等变动情况的记载存在着各部门之间记录不一致、不及时的现象；（3）从档案建立上来看，有些高校没有建立规范的部门归档、立卷制度，没有指定专人负责文件材料的收集及归档工作，每到年底要求归档立卷时，才临时安排非专职人员搞突击应付。

2、教学档案管理人员素质普遍不高

目前，各高校档案管理员，尤其是各分院及部门的档案管理员素质普遍不高，对档案工作重视不够，档案管理意识淡薄，具体表现有：档案部门常是一些老同志，很多都是没有受过正规的档案专业学习，半路出家，对业务工作不熟悉，总是边学边干；一些档案管理员学历低下，文化程度不高，很多分院及部门竟然用工人编制人员管理档案，缺乏专业的档案管理知识，对归档文件及其价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的不严肃性、随意性；还有些分院的档案工作是由各院的任课老师兼任，没有设立专门的档案管理人员。这些兼职教师由于平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，根本没有多余的时间和精力去学习档案专业知识，也没有机会接受专门的档案管理业务及培训，无法实现教学档案的优化管理，更谈不上工作热情。

3、档案信息内容开发不足，档案的管理效率不高

当前，许多高校存在信息内容开发不足的问题。各分院之间教学档案的管理相互封闭，各自为政，无法互相借鉴与交流。尽管有很多高等院校加大了教学档案管理的力度，但是仍然有些问题很突出，二十一世纪是一个现代化、信息化、网络化的时代，这就对我们档案的管理工作提出了新的要求与挑战。

三、高校教学档案管理的对策

1、规范和完善高校教学档案管理制度

高校不仅要制定、完善教学档案管理制度，还要明确高校教学档案管理人员的职责范围，使高校教学档案管理人员有强烈的责任心，更好地调动其工作积极性。工作制度的建立要由学院分管的院长负责组织，由学院档案办公室负责拟定，以便更好地体现档案工作的科学性与专业性。通过其制度的执行，规范高校教学档案具体工作行为，使高校教学档案管理工作真正步入制度化、轨道化、正规化。

2、提高档案管理人员的素质

高等院校是高学历人才集中的地方，但由于各方面的原因，在少数教学档案管理人员中出现了学历低、专业水平差的问题，这就给高校档案管理工作造成一定的阻碍。所以，提高高校教学档案管理人员的素质就显得尤为重要。而要提高高校教学档案管理人员的素质，就要提高高校教学档案管理人员的思想素质。这里所说的思想素质不光是指其政治立场要坚定，还必须要求其对本职工作有认真负责的态度。高校教学档案不得随意去改动，例如学生各科、各学年考试成绩；学院对在职教师教学工作考核的结果等。作为高校教学档案管理人员，不但要有较强的责任心和事业心，更要有爱岗敬业、对工作无私奉献的大无畏精神。其次，高校教学档案管理人员还要具备相应的专业素质。对于高校教学档案管理人员大部分都是半路出家、专业素质比较弱的问题，各分院应当做好其再教育的工作，例如通过各种进修、脱产或非脱产上研究生班，当然也可以通过自身学习来不断提升自己的专业水平和素质，以便能更快地适应高校教学档案管理的要求。

3、提高高校教学档案管理水准，建立多功能型综合档案馆

随着现代科技的前进和发展，构建多元的档案资源管理框架，建设全民化档案馆将会是以后综合档案馆的发展趋势。复合型档案馆是传统档案馆发展的延伸与继续，是传统型档案馆在信息技术条件下，与其发展的数字化档案馆融合而成的一个有机的统一体。复合型档案馆模式融合传统型档案馆与数字化档案馆于一体，是档案馆的必然趋势与选择。但是，目前我国高校的教学档案管理工作，从归档立卷方面，存在着很多档案难以及时接收归档的情况。档案资料如果不能够归档及时，信息能力不强，就会在很大程度上削弱档案馆的作用。而复合型档案馆的建立，则是使现有的综合档案馆强化更有效的途径。综合档案馆的强化会使其功能强化，能够进行统一管理、避免重复的目的，符合构建节约型社会的理念。建立复合型档案馆，不仅能够将高校教学档案作为重点进行归档，还应该将其它各种与教学档案有关的档案进行一体化管理，使档案之间形成一个体系，提高高校教学档案的管理水准与效率。所以，高校各级档案管理部门要加强管理方法与制度的创新，建立一个以现代化、网络化、信息化为主体，以纸质档案为辅的新型档案管理模式。

总之，教学档案是高校档案的重要组成部分，随着高等教育改革的深入和以计算机、网络技术为代表的现代信息技术的迅猛发展。对高校院系级教学档案工作提出了更高的要求，教学管理人员应适应时代需求。提高自身素质，掌握最新管理手段，使教务工作切实为高校教育提供高质量服务，使教学档案在高等教育发展中起到积极的作用。

参考文献

[1]沈跃.高校教学档案管理的实践与探讨[J].青海师专学报，2004(1).

学校档案管理员工作计划篇5

关键词 职业学校 档案管理 举措

中图分类号：G647 文献标识码：A

Thinking on Strengthening the File Management in Vocational Schools

WANG Ying

(Changzhou Health Vocational Technical School, Changzhou, Jiangsu 213002)

AbstractFile as the historical records of the school developments, is the true records of school's concrete work. As the vocational school developed quickly, file management appears the more important in the school management; as the informational society is coming, the file management has been required higher qualities. So, the school should attach great importance to its construction, making it play its own function in the school development & serve both the school and society better & best.

Key wordsvocational school; file management; measures

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录，是传承文明的载体。①随着我国《档案法》和《高等学校档案管理办法》的颁布实施，使档案管理工作有了法律依据和保障，档案对学校的发展将起到更为明显的作用。近年来，职业教育快速发展，职业学校办学层次不断提升，对职业学校档案管理提出了新的要求，但由于职业学校档案规范化管理起步晚，档案管理工作人员的数量和职业素质制约了档案管理的建设和发展。

1 职业学校档案管理现状

1.1 学校重视不够

长期以来，不论是学校领导还是档案管理的工作人员对档案工作的重要性认识不足，没有充分认识档案工作在学校建设中的重要性和必要性，档案管理常得不到政策扶持，经费无保障。在具体工作时往往出现立卷不及时、档案收集杂乱无章、材料残缺不全或重复收集等现象。部分职能科室为方便自己工作，以各种理由推托，不及时上交有关资料，一旦负责人转岗，许多重要资料随之流失。部分职能科室认为档案收集、管理应由档案部门去做，在规划本部门工作计划时没有将资料收集列入计划之内，导致档案资料的缺失。学校在档案管理方面的经费投入偏少，现代化管理设施难以到位，甚至缺少必要的基本设施，制约了档案工作的高效、高质管理。

1.2 管理人员缺乏

目前职业学校专业档案管理人才缺乏，大部分是由行政人员兼任或由其他人员改行而成，没有经过专业培训，档案管理的专业知识和技能、职业素质参差不齐，对学校档案工作的分类、整理、归档、保管、利用、销毁等工作不能科学地掌握，在数量上和质量上难以满足现代档案管理工作需求。

1.3 管理设施不全

档案是客观完整记载学校各方面工作的真实资料，是学校发展留下的真实轨迹。目前，许多学校并不具备最基本的保管条件，如档案室的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件，一旦保管日期久远或发生意外，很容易导致档案的缺失或损坏；部分学校缺乏档案保管的基本设备，不能满足新时期多样化档案管理的需要。

1.4 管理制度缺失

由于职业学校档案管理起步晚，规范化档案管理无史可鉴，建立的规章制度尚不健全，大部分沿用传统的管理模式，不能合理运用现代化、信息化技术，导致档案管理质量难以达到相应的效果。

1.5 管理水平薄弱

目前大多数职业学校档案的信息化管理水平较差，大部分学校不能将所有档案资料准确、高效地录入计算机内，仅是将档案名称输入计算机，查找档案仍只能靠手工进行，制约了档案信息的快速传播、流通和利用，不能很好满足工作的需要，同时也影响了档案的利用率。

2 职业学校档案管理的举措

2.1 提高全员档案意识

档案是学校最宝贵的信息资源，是职业学校持续发展的基础，档案资料涉及学校各方面工作。因此，要做好档案管理工作，学校必须高度重视，大力宣传档案工作的重要性，使档案意识潜移默化影响全校教职员工。（1）学校领导要将档案工作纳入学校总体规划之中，并将其列为有关职能部门目标管理考核内容；（2）学校有明确的职能科室和专人负责档案管理，档案管理人员有具体的工作职责；（3）学校要定期组织全员培训，学习《档案法》和有关档案法律知识，强化全体教职员工的档案意识，充分认识档案资料对个人的作用以及对学校发展的价值，使全体教职员工在日常工作中能自觉配合档案管理人员做好档案的整理、收集、立卷、归档工作；（4）建立健全学校档案管理制度，使档案工作做到有法可依、有章可循，促使学校有效地收集、整理、利用档案资料。

2.2 加强档案管理设施建设

加强档案管理设施建设是提高档案管理水平的基础，也是保证档案管理质量的重要条件。学校要设立独立的档案室，配备防火防盗、防潮去湿、防光防虫等基本硬件设施，配备计算机、打印机、扫描仪、数码相机等现代化设施，确保档案资料管理规范、安全、利用方便。

2.3 提高现代化管理水平

随着社会信息化时代的到来，档案管理信息化是发展的必然趋势，将成为现代档案管理工作的基础，是档案管理可持续发展的关键。学校要积极创造条件，实现档案管理信息化，利用计算机网络等现代化手段加工、贮存、利用信息资源，将手工查询向网络查询转变。创造条件将纸质资料转化为数字信息，完成档案数字化改造，利用电子文件进行归档管理，使档案利用由传统的服务方式向网络服务转变。通过档案管理的规范化、系统化、信息化，更好地保护和利用档案，尽可能延长档案的寿命，有效地保障档案资源的开发和利用。②正确地采用纸质档案与电子档案保管资料，应用手工操作与计算机技术利用档案，提高档案的现代化管理水平。

2.4 提高档案管理人员素质

职业学校档案要实行科学化管理，档案管理人员的业务素质、政治素养是重要因素。学校要组织档案管理人员有针对性地学习政治理论和专业知识，努力提高职业道德和专业素养。通过学习马列主义、思想、邓小平理论和《档案法》、《保密法》等有关档案管理的法律法规，培养敬业爱岗精神；通过学习专业知识与技能，学习政治、法律、科技、经济、管理等知识提升业务素养，提高收集、处理、利用档案资料的能力。

2.5 提高档案资料利用率

档案管理的目的在于利用和服务。档案利用是学校档案管理部门实现档案价值、发挥作用的重要内容。档案管理人员要热情地为师生员工服务，准确、及时地为他们提供档案资料，充分利用档案资料为学校评估、为教学教研、为学校发展服务，为教职员工的职称评定、工薪增加、福利保障、为学生就业提供帮助，以充分体现档案工作的价值。档案管理人员应树立良好的服务意识，主动与学校各部门沟通，了解各部门工作开展情况，说明档案归档范围和要求，解决各部门在收集档案过程中遇到的问题，认真收集档案利用的反馈意见，不断提高档案资料的利用率。

随着职业学校的快速发展，更显现出学校档案管理的重要性，随着现代社会信息化时代的到来，给学校档案管理提出了更高的要求，为使档案在学校发展中发挥其应有的功能，学校必须培养一支精干的档案管理队伍，建立健全档案管理工作制度，加大档案信息化设施的投入，使档案更好地服务于学校、服务于社会。

注释

学校档案管理员工作计划篇6

【关键词】二级学院 教学档案 管理

1 教学档案管理的类型和内容

1.1综合管理类档案

包括上级部门下达的教学指导材料；学校教学管理；学院教学会议记录；教学管理制度；教师教研活动；教学工作计划；专业建设规划；师资队伍建设情况；教学管理队伍情况等。

1.2专业实验室建设类档案

包括实验室建设的材料及实验室的论证、评估、申报及审批材料、仪器设备的购置计划、报告、安装调试、保修单、移交文件、检修使用故障记录、使用情况统计等。

1.3教学与实践类档案

包括教学计划、教学大纲；教学日历；教案、多媒体课件；教学任务书；课表、学生测评；试卷管理；调课记录；期末考试安排；学生成绩；毕业论文；毕业实习考核表等。

1.4学生管理类档案

包括专业学生名册；学籍更改；各门课程成绩册；学生个人档案，学位清册；就业指导；毕业生去向；毕业生调查等。

2 教学档案的作用

2.1查考与凭证作用

教学档案是高校教学活动和教学管理工作状态的记载。它是全体师生员工在教学活动中直接形成的。因此，在查考材料和处理问题时，它可以为人们提供无可质疑的证明材料。高校在开展教学研究活动、编写校史、查阅学生情况等都起着重要的历史凭证作用。

2.2为提高教学质量提供依据

一所学校和学院的教学质量如何，这些都与教学档案息息相关。有完整的教学档案也就有了比较多的经验和成果，并加以完善和提高，为教学活动提供借鉴和分析，才有可能提高教学质量。

2.3为加强教学管理提供参考

教学管理水平在很大程度上得依靠教学档案。通过对教学档案中有关内容的分析、总结、从宏观上明确学校的发展方向，制定教学计划，更好地安排师资，并可根据实际需要制定短期规划和长远规划。

2.4教学档案是教学经验交流的有利工具

学校要发展，有时需要接受兄弟院校的建设经验，要了解学校的规划、专业设置、教学计划、教学大纲等等。将这部分档案进行科学地集中统一管理后，势必方便兄弟院校间的经验交流，促进教育事业的发展。

3 二级学院教学档案管理存在的问题

3.1教学档案材料收集不全面

二级学院教学档案工作规范程度低，层级归档机制不明，师生员工的档案意识不强，不少教学档案散存于部门或个人手中，没有定时收集整理；档案材料不归、漏归现象严重。

3.2数据不统一，材料不规范

统计数据繁多，相互间不一致现象严重。诸如学生学籍异动、毕业论文答辩、科研获奖统计、历年考研学生人数统计等各类数据出处甚多，相互不一；有的教学档案未按档案归档要求进行规范。

3.3教学档案服务方式落后

当今的时代是一个利用计算机网络技术的全新时代，但很多学院的教学档案信息仍停留在运用传统的纸质档案管理方式，信息化管理手段明显滞后。

4 二级学院教学档案管理策略

4.1树立正确的教学档案管理思想

教学档案的管理应由主管教学的院长具体领导负责。加强教学档案工作应从几个方面着手:一是要建立教学档案室，按照集中统一管理的原则，把分散在教学部门和个人手里应归档保存的教学文件材料集中起来，进行统一管理；二是要配备专职教学档案管理人员；三是要把教学档案工作真正纳入学院教学工作计划，把教学档案工作作为教学管理工作中的一项重要内容来抓。

4.2建立健全完善合理的教学档案管理制度

制定严格的制度，使档案管理能够做到按章办事。将教学材料的归档工作同年终考核及职务晋升、职称评聘等挂钩，从而增强档案工作的责任感和归档的积极性。教学档案要确定保管价值与保管年限，同时要从长远利益出发，不断依据变化了的实际情况对库存资料、分类原则、目录编码等进行调整，使教学档案在数量与质量两方面保持动态平衡，以便于开发利用。

4.3提高教学管理人员素质与水平

教学档案管理人员的素质直接关系到档案工作质量的好坏，档案人员不仅要精通档案管理业务，还要了解所涉及的专业知识；不仅要熟悉手工管理方式，还要掌握档案现代化管理的基本技能；不仅要会立卷归档保管，还要有科学管理、主动服务、有效提供信息资源的意识。为此，就要加强对高校档案管理人员的业务培训工作，提高其业务素质，以掌握新的档案管理技能和方法。

4.4教学档案信息化管理，提高工作效率

充分利用计算机进行档案的编目管理，实现自动检索，提高查询效率。建立了一批电子教学档案数据库。另外要充分利用校园网络资源优势，实现档案材料的远程检索与鉴定利用，真正实现资源共享，从而提高教学档案的利用价值。

二级学院教学档案管理是高校管理的重要组成部分，它是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的信息资源。

参考文献：

[1]明艳.初议院系教学档案的管理[j].考试周刊，2008，（14）：169-171.

[2]曾菊君.高校系部教学档案管理刍议[j].长治学院学报，2008，（1）:84-86.

[3]武艳芹.浅谈教学档案建设与管理的重要性[j].宿州学院学报，2008，（2）：132-134.

[4]孟清兰.学院教学档案管理研究[j].山西财经大学学报，2008，（4）:119-126.

学校档案管理员工作计划篇7

【关键词】学校；档案管理；规范化

每学期我校都要接受市教育局办公室、组织处及上级档案和组织部门，对我校文书档案和人事档案的督导评估检查，每次的检查过程中，我校的档案材料、干部人事档案均受到了上级领导好评。根据在上级检查的过程中提到的问题，笔者认真地总结、体会和认识后，就如何做好学校文书档案和人事档案工作 体会如下。

一、了解两个概念

（一）文书档案和人事档案。由于受学校办公条件限制，我校文书档案和人事档案一体化管理。是学校集体或个人在人事管理、教育、教学和教研等活动中形成的有查考利用价值的各类文字、图像、声音等材料，它是真实、完整、系统地反映学校各项工作活动的历史记录，是学校一切工作的真实体现，是体现全校教职工工作和智慧的结晶。它既是一个学校长期教育教学活动中各个方面的实践经验的总结，又是促进学校教师成和不断继续进度的重要依据。

（二）档案整理与积累。档案整理，是指把零散的和有利用价值的材料，进一步梳理的档案资料，进行基本的分类、组卷和编目，使其系统化、科学化，有利于学校工作的保管和使用。

二、对学校档案工作检查的目的意义

每年都要多次接受上级市教育局办公室、组织处及上级档案和组织部门检查，涉及到学校的方方面面。督导检查组到校后，一般就是听汇报，查看材料，开座谈。每一项内容查得都非常认真，特别是看材料，更是成为检查的重点。因为我们的主要工作成绩都是用档案这种形式来表现的，检查、验收、考评指标也都在档案中得到充分体现。

教育主管部门对学校工作的检查主要目的就是督促、指导学校全面贯彻党的教育方针，遵循教育规律，深化教育改革，转变教育观念，优化学校的管理，改善教学内容和方法，全面提升办学水平和质量，为国家培养人才，使学校实现可持续发展战略目标；引导社会、家长正确评价学校，关心和支持学校建设；促进教育事业的改革和发展，推进和谐校园。

三、掌握工作标准 扎扎实实工作

根据多年来的工作经验，我认为，无论干什么工作，只有扎扎实实做好平常工作，平时注重常规材料积累，档案资料的收集、整理、立卷、归档，才能做到轻松迎接上级主管部门对档案工作的检查和验收。

（一）加强领导，把档案工作纳学校日常管理日程。各部门高度重视本部门档案管理工作，针对本处室和本专业部的工作，明确一名干事兼职档案员，负责本部门日常档案整理。

（二）认真组织学习，提高档案业务水平。学校档案室档案员应定期对各处室的兼职档案员召开业务学习指导会，学习有关档案管理办法和归档文件整理方法，增强工作人员的档案管理素质；根据工作中出现的新情况、新问题，给兼职档案员提出新的要求，使他们通过干中学、学中干，慢慢熟悉档案管理业务，掌握档案立卷、归档的方式、方法，为更科学、更规范做好学校的档案工作打牢基础 。

（三）抓住重点，细致收集各种资料。俗话说“巧妇难为无米之饮”，档案工作的一个非常重要的重点就是真实、完整反映学校在教育、教学过程中形成的各种教育活动资料。平时各处室人员注重对文件、活动材料进行收集和积累。对开展的重要活动给予关注，及时收集纸质、音像、图片等各种载体的信息资料，并定期地向主管部门做细做实工作汇报，争取得到领导的支持。

（四）克服难点，认真系统进行整理。每个部门每学期新形成的档案都很多，我们应对教育、教学、人事管理工作中形成的各种文件资料进行系统梳理，理清各类文件资料之间的联系，把不同一事由且有着密切关联的资料整理成一个有机的整体，把杂乱的文件资料整理成有序可查的档案材料。对于需要经过较长时间才能完成的工作，更是注意平时材料的积累，等活动一结束，就立即整理装订成册。

（五）注重细节，重视档案工作。档案工作包含了收集、整理、鉴定、装订、排序等各个环节。各个环节工作的好坏，都直接影响档案的质量和使用效果。因此，各处室兼职人员都非常注意各个工作细节，认真编号，用统一格式进行目录的编制，装订整齐美观。养成了形成一卷、整理一卷的好习惯。

四、常规档案整理

（一）计划总结类。开学初，学校各处室和各部门均按照学校的整体工作计划，制定了各部门的工作计划，还有教研组工作计划、教师个人工作计划、班主任工作计划等。将这些工作计划收集整理好，等学期结束时与期末的各项工作、活动总结收集、分类进行装订。

（二）教育教学活动类。学校教育教学工作中，常常开展多项活动，实施各项活动时，我们注重收集活动中的各种文字材料。例如：

1.教学活动类：（1）公开课评比：我们收集比赛方案、参赛人员、评分标准及评分表、获奖人员名单（或表彰决定）、音像资料、宣传报道等。（2）教案检查：我们收集检查标准、结果统计表、评选等次等。（3）学校运动会：我们收集运动会的秩序册，各项目的参加人员、评委、积分表、取得名次、获奖照片、总结、新闻报道的杂志和有关报道的报纸等。 （下转第68页）（上接第78页）

2.党、团委活动类：（1）学生安全知识竞赛：我们收集参加班级、参赛形式、知识内容、打分表、获奖情况、小结、照片、新闻报道等。（2）升旗仪式：我们要收集开学初的安排，记录的每次升旗时间、升旗手、主持人，参加人员、国旗下演讲稿以及相关照片及新闻报道等资料。（3）党、团日活动（我校常利用周六、周日外出活动）：我们收集活动方案、活动内容、活动小结、照片、新闻稿件等。

学校档案管理员工作计划篇8

    论文摘要：针对档案在服务人才培养工作水平评估中呈现的一些问题,从分析档案与“评估”之间的相互作用入手,论述了做好高校档案管理工作的重要性,提出了加强高校档案管理工作的新思路。

    一、人才培养工作水平评估的目的意义及档案在服务人才培养工作水平评估中所暴露的问题

人才培养工作水平评估是教育部对全国高职院校加强宏观管理,以推动高职教育持续健康发展,不断提高人才培养质量的一种手段。然而,在 “评估”活动实际开展中却遇到了诸多问题,其中评估资料数量不足、内容不全、质量不高、查阅不便是各受评高校普遍存在的问题。分析其原因大致有以下几方面:

1.档案管理体制不健全、制度不完善,管理分散、混乱。随着办学规模的日益扩大和教育资源的有机整合,学校占地面积扩大、校区增多、校址分散,这无形中给档案管理增加了难度,加之有些领导档案意识淡薄,“重教学、轻档案”意识严重,在档案管理的体制上、制度上、职责划分、人员配备及资金投入上均未给予足够的重视,导致了档案管理体制不健全、制度不完善、职责不明确等问题,造成了实际工作中档案集中管理难、收集归档难、查找利用难的局面。

2.日常收集不完整、不齐全,整理不系统、不规范。有些高校在档案的收集、整理、分类上没有明确规定和要求,日常收集、整理及鉴定工作均由档案人员自行随意来完成,平时收集只重视红头文件,不重视各教学系部教学、科研活动材料,在划定文件材料的保管期限上也没有严格规定和统一标准,更缺乏长远的规划和打算,这些势必造成日后查找利用难的问题。

3.管理手段落后。有些高校在档案管理上计算机及网络技术薄弱,基本上还停留在手工管理模式上,档案信息存储量小,收集、整理、检索难,利用率低。有些高校虽然采用了计算机辅助管理档案,但由于没有实现信息网络化,使档案信息资源难以共享,档案利用效率不高。

这些问题都极大地影响了人才培养工作水平评估的顺利开展,有些高校为了能通过评估验收,不惜花费大量的人力、物力和财力来弥补档案的缺口,这既给学校造成了很大经济损失,也影响了正常教学工作秩序,同时也影响了档案的原始、真实性。

二、档案在人才培养工作水平评估中所起的作用及人才培养工作水平评估对高校档案管理工作产生的影响

档案是“评估”的基础。人才培养工作水平评估的主要方式是通过系统地搜集受评学校教育的主要信息,准确地了解受评学校情况,进行科学分析之后,对学校的办学水平和教育质量进行全面客观的评估。在人才培养工作水平评估指标体系中共有6个一级指标、15个二级指标和32个观测点及1个特色或创新项目,每个指标体系、每个项目都需要大量的佐证材料予以论证,而这些佐证材料大多是由原始档案或以原始档案为基础进行加工过的二次文献组成。因此,完整、丰富、充实的档案资料是开展人才培养工作水平评估的基础。

1.档案是“评估”的依据。人才培养工作水平评估中,专家组对学校进行了解的信息来源主要有两方面:一是查阅由学校提供的各项指标体系的原始资料;二是通过问卷调查、听取汇报、座谈、访谈、听课等形式获取有关信息。整个评估验收只有两三天时间,专家组要在这短短的几天时间里对一所学校有一个全面的认识了解,主要还是依靠查阅档案信息资料,通过手中收集掌握的档案信息材料,整理归纳出系列数据材料,最后做出符合学校实际的评估结论。因此,完整、系统、真实的档案资料是“评估”专家准确合理评价估量高校人才培养质量的重要依据。

2.“评估”促进了档案管理工作。由于档案在“评估”中的作用无可替代,所以通过“评估”也容易发现档案管理工作中的不足。可以说,人才培养工作水平评估既是对高校教育教学质量的综合评估,也是对高校档案管理工作的最好检验。“评估”之后,许多亲历了“评估”现场的教职工都不无感慨地说:档案工作真是太重要了!学校各级领导对档案工作也越来越重视,相继增加了资金投入,增添了人员配备,充实、更新了设施。档案工作的地位大大提高,全员的档案意识明显增强。

三、结合人才培养工作水平评估,进一步加强高校档案管理工作,提高管理质量和水平

1.加强领导,明确责任。进一步加强对档案工作的领导,理顺管理体制,完善管理制度,明确管理职责范围。把档案工作列入领导重要议事日程,纳入学校年度工作计划与管理目标中,并作为学校建设的一项重要任务来抓。科学划分二级院系档案类目,明确院系档案管理职责范围,加强对院系档案工作的监督和指导,定期开展对院系档案工作的督查,要有计划、有步骤、有针对性地对院系档案人员进行多种形式的教育、培训和指导,促使他们系统学习和掌握档案业务知识、业务技能,逐步实现工作理念、知识结构、工作技能的同步更新和提升。

2.加强宣传和教育,提升全员档案意识。加强档案有关法律法规的宣传和教育,强化全员建档、存档、用档意识,使全体教职员工真正认识到在日常工作及教学科研活动中形成的各类文件材料都是学校的信息资源和文化财富,必须及时完整地归档保存。档案人员要提高自身素质,增强服务意识,积极主动地为教职员工提供热情周到的档案信息服务,使每个教职员工的档案意识在利用档案信息的亲身经历中得到不断增强和升华。

3.加强管理和利用,提高管理水平和利用效率。建立高标准、符合“六防”要求的档案专用库房,提高计算机档案管理技术,充分利用计算机及网格技术逐步实现档案信息资源存储数字化、传递网络化、管理自动化、服务远程化以及信息资源共享和网上汇编资料的传送。积极探索利用途径,不断丰富检索工具,编制丰富的、适合高校当前发展需求的档案编研资料,使各类档案在服务高校教学、科研、管理等各项工作中发挥其最大效用。

参考文献:

[1]沈萍. 教学档案管理在人才培养工作 水平评估中的作用[j].连云港职业技术 学院学报,2005,(12).

学校档案管理员工作计划篇9

关键词： 学校档案工作 档案资料 工作效能

档案资料是一个单位事业发展过程和主要工作情况的重要记录，具有非常重要的历史价值、文献价值和实践指导意义。从这一角度看，档案工作不是简单的记录历史和保存资料，而是总结以往规律、指导当前工作、规划未来发展的可靠信息来源和事实依据。所以，档案工作水映出一个单位的管理水平，研究档案就是研究规律，掌握规律就能改进工作，推动学校科学发展。

在实际工作中，我们经常可以看到，由于管理者档案意识不强、档案管理不到位、档案人员更换频繁等原因，档案工作存在着一些不尽如人意的地方，并不能全部反映一个单位各方面的工作。有些学校的档案只能简单地反映人事变动、重要活动和审批事项等，而直接反映师生活动、学生情况，特别是教学过程中产生的资料缺失比较严重，甚至没有记录，无处查找。比如，学校档案室保管着比较完备的文书档案、会计档案、科技档案（主要是基建档案）和人事档案。文书档案依靠文书处理程序办理，会计档案有严格的会计制度作保证，科技档案中的基建档案，有严格规范建筑审批程序，人事档案有清晰的归档范围，办理规范，材料完整。但是，比较而言，教学档案、学生档案、音像档案存在很多不足，难以全面直接反映学校的教育教学等情况。这样，虽然工作做了，而且做得很好，但很多重要材料和信息就这样随着时间的推移再也没有音讯。这种现象是档案管理体制不健全、整理收集不到位造成的，对一个单位来说是很大的损失。下面对学校档案资料缺失的具体表现、主要原因进行探讨，并提出提高档案工作水平、发挥档案管理效能、促进学校科学发展的可行性建议。

一、档案资料缺失的具体表现

档案资料缺失既有制度机制上的缺陷，又有档案原创者和档案管理员工作质量的问题，主要表现在以下几点。

1.档案资料形成、留存制度不完善，文献资料未能形成。

在实际工作中，工作人员习惯于将工作事务记录在个人的本子上，经办人使用记录本类型不一，原始记录不规范，记录内容繁杂，无法直接存档；操作过程口头传达，没有形成文字记载，很多变故未及时记录入档；一些事务报经学校领导同意后执行，没有审批材料，定稿文件，很多是草稿上一经修改便执行，遇见口头请示便调整，没有文字记录，整个过程材料缺失，事后查找困难。

2.文字处理不规范。

从形式、内容、程序上讲，材料的原作者对档案的认识程度及工作态度是导致档案质量低下的主要原因。主要表现在，一是原始材料书写不规范。教研组长、教师在制订年度各类教学计划、进行年度总结、各类活动记录、填写学生成绩册、学生学籍档案时使用圆珠笔、纯蓝墨水等，不利于档案的长久保存。二是形成材料用纸规格不统一，不易整理。三是原材料书写格式不统一，不规范。如题目、姓名等文字写在装订线以外，或干脆不写，材料无形成日期，等等。四是有些材料不齐全，造成档案材料不完整，降低了档案的保存和利用价值。五是有些材料语法欠妥、随意简称，使材料概念模糊、内容表述不清，容易造成费解和误解。

3.教学档案缺乏管理规范造成教学档案的缺失。

教学档案缺失是档案资料缺失的最重要的方面。学校作为教学业务部门，教育教学质量始终都是第一位的。教育教学管理的过程也应该是学校档案的核心内容。教学档案是学校在组织教学及教学管理活动中直接形成的有保存价值的原始材料，这些原始材料经过收集、整理、立卷、编目、保存即形成档案。教学档案包括国家和上级业务主管部门有关教育的条例、法规和文件，学校的各种教学计划、学期授课计划、教学工作总结、学生学籍、各班成绩统计与试卷分析报告、教师业务档案等材料。由此可见，教学档案作为教学工作的信息库，给学校领导决策、制定教学、教研规划和管理制度提供了依据，为教育教学规律普遍性和特殊性的探讨提供了翔实的材料，在教学管理中起到重要作用。然而在实际工作中，由于缺乏相应的规范和要求，许多教学材料往往散落在相关部门或个人手中，这些材料未经整理，难以做到类别齐全、内容翔实，符合档案要求。

4.书面文件信息安排工作的作用没有充分发挥。

使用正式文件形式是学校管理的重要形式，印发文件有规范的程序和文字表述要求，是比较规范的文本，便于执行和查询。但是目前许多学校正式行文存档资料以上级请示文件、上级活动汇报文件及奖惩文件为主，很少涉及校内各级 各类管理制度设立及校内活动内容。成文文件除办公室、会计室工作内容外几乎很少涉及其他行政科室工作内容。这使得学校文书档案记录内容不够完整，收录方式杂乱，无法实现程序化系统管理。给未来查阅资料及借鉴以往工作经验造成了不便。

二、档案资料缺失的主要原因

档案意识的高低、档案管理员工作质量的优劣、材料处理的规范与否与档案质量的高低有着直接和密切的关系。档案资料缺失主要有以下几个原因。

1.学校管理者对档案不重视。

在学校管理中，档案工作与教学质量没有直接的对应，档案工作对于学校教学质量及其他工作的重要影响和作用在短期内不容易看得出来，所以档案工作的重要性往往被忽视。有些管理者没有把档案管理作为一门科学去看待，对档案资料的收集、整理、归档、管理、调阅等程序没有具体要求，档案室只是作为档案资料保存的仓库，档案管理就成了仓库管理。在人员安排上，经常使用人员兼职，缺乏专人管理，工作比较被动。

2.学校行政和教学部门缺乏行政意识。

一是对常规工作的规律把握不够。及时总结、归纳常规工作，会极大地提高工作效率。但很多管理者似乎不屑于做这些事。二是管理者和工作人员的文字能力不高，对文字工作认识不到位。只是把文件作为向上请示或对外交流的工具，而没有发挥其制定政策、信息、指导工作、落实责任的作用。

3.档案管理程序不规范。

缺乏针对学校特点的档案管理办法，操作程序缺乏规范和统一。同时，也存在有制度没有严格执行的情况。

三、发挥档案工作效能的建议

推进档案工作健康发展，将会有效地促进学校管理水平的提高。为此，需要从以下几方面加以改进。

1.以重新定位档案工作为契机，提高档案管理水平。

增强领导者和档案管理员的档案意识，使他们明确档案管理规范化对保证教学档案质量的重要意义，充分重视和支持档案建设工作。把提高档案管理质量纳入学校工作目标管理之中。在工作开展之初，就将档案的要求贯穿其中，对档案中过去相关事项的查询、拟定活动办法、活动后及时总结，并将材料完整地保存到档案室。持之以恒，这些材料将是学校无比珍贵的财富，必将发挥出档案对现实工作的指导意义。

2.以规范教学档案为关键，丰富教学实践经验，提高学校教学管理效率。

教学档案体现了学校管理的核心内容，内容多，涉及面广，需要多个部门紧密合作才能完成。其一，要确定归入教学档案的材料内容，比如教研组、年级组、教师教学学期计划、期末总结，教学活动安排，学校组织的各类考试试卷、学生评教结果，教学研讨会材料，班主任工作研讨会材料，等等；其二，要确定收集教学档案资料的方式，每个部门确定一名兼职档案员负责平时材料的收集，定期整理；其三，制定管理教学档案材料的办法，规范收集整理程序，提炼归纳总结教学的相关数据和基本经验教训；其四，建立教师业务档案，完善教师业务考评制度。教师工作具有相对独立性，评价难，只有建立详细的教师业务档案，才能够客观评价教师工作，指导教师的业务开展。业务档案的内容包括教师的基本情况、各学期的工作岗位、职责范围、学期评教结果、任教班级考试成绩、奖惩材料、个人计划总结、学校评价、考核结果等。

3.以提高办文质量为抓手，发挥文字处理在管理中的作用。

引导教学和行政管理部门充分使用公文形式处理各种管理工作。学校制发公文的目的在于通过行文有效的落实学校要求，实现学校意图。公文也是最有效的档案留存方式，它所记录的内容将会成为一个单位制度化管理的依据、常规工作延续的参照和开拓性工作开展的经验基石。为充分发挥公文在学校管理中的作用，一是扩大行文内容，将涉及全校性的工作内容都纳入行文范围。例如：年度高考工作安排、奥林匹克竞赛办法、教师年度考核、优质课比赛、师带徒等活动、“体育文化艺术周”活动、“影响校园学生”评选、文艺汇演等活动的通知、程序及结果等。二是形成行文习惯，以制度形式规范各处室部门行文习惯，形成全校性重要事件必须行文的良好习惯。对相关行政人员进行规范化行文培训，并将日常工作行文日常化。三是规范行文程序。

4.加强档案管理，规范档案工作程序。

档案人员要注意提高自己的综合业务工作水平，熟悉、掌握档案建设的规范和基本要求，把好材料处理的质量关。同时，要积极研究档案，挖掘学校各方面的信息，为学校管理层提供相关数据，为领导决策服务。

5.开展档案专题培训，提高档案管理者和行政教学管理人员的档案意识。

通过专业培训，一方面了解档案形成过程、整理办法等业务知识，另一方面增强档案意识，提高整理档案的水平和利用档案的能力。

6.充分发挥计算机辅助管理的作用，提高档案管理效益。

学校档案管理员工作计划篇10

[关键词]体育档案；档案管理；体育事业

一、体育档案管理现状及存在的问题

（一）体育档案管理理念和认知水平滞后

高校档案记载了高校教育事业发展的历程，是高校宝贵的资源。随着科技进步和教学改革进程的推进，高校档案管理工作不断进步，无论是管理理念还是管理手段都在飞速革新。但从实际情况而言，高校档案管理工作存在认识的差异性，管理制度档案、人事管理档案、学科建设档案、科技成果档案等受到高校高度重视，而体育档案管理工作却一直遭受冷待。其主要表现在高校档案缺失体育档案，高校档案未设置体育档案类别，高校缺乏体育档案管理人员等等。这些问题直接反映出高校体育档案管理理念和认知水平的滞后，认为体育档案层次较低，且没有什么实际意义，没有管理的必要；体育学科是以实践为主的课程，体育档案缺乏价值等等。体育档案管理理念和认知水平的滞后导致高校体育档案管理工作处于初始状态或无序状态，极大地限制了体育档案管理工作在高校教学改革中的作用。

（二）体育档案管理方法单一

体育档案管理方式缺乏科学性，多数学校仍使用纸质档案进行记录，这种方法效率低的同时存在很多危险因素。存放档案的办公室通风条件差，很容易出现虫蛀现象。阳光照射强烈纸质档案卷宗文字容易模糊，在查阅过程中需要工作人员根据分类查找，浪费了很多时间。电子档案并没有并应用在其中，这种单一的管理方案由于没有备份一旦原始档案丢失很难进行补录。

（三）体育档案内容单一

档案中的主要内容是体育类竞技项目的举办记录，参加运动员的基本情况，以及本校学生获得的体育类荣誉。这些内容并不能全面的反应学校体育发展的具体形式，统计所需的必要数据缺失对后期调查工作有很大影响。体育档案应该倾向与服务方向，为学生提供一个客观的参考凭证，帮助后续计划的开展。这种单一的记录形式在造成很多重要缺失的缺失，对体育发展影响较大。

二、高校体育档案管理工作的重要性

（一）体育档案对体育工作具有导向作用

通过查看体育档案，可以帮助工作人员快速了解以往的体育项目开展情况，同学是否乐于接受。在后续活动的策划中起到一个向导作用。也是对体育从业者工作情况的一个评价，有利于提高工作积极性。通过对不同时期体育成绩的记载，可与现实情况做出对比，分析学生的体育素质是否有所提升。

（二）体育档案对大学生的指导作用

学习任务繁重使多数学生轻视体育锻炼，定期测量体育成绩并将数据归档，可帮助学生明确锻炼方向，有针对性的开展体育活动。体能测试是体育档案的重要组成部分，主要检测项目为学生的基本身体情况与常规体育项目的成绩。需要选拔参赛运动员时直接阅读档案就可完成工作，无需进行大规模的测试比赛，并且可以帮助学生发现自己的特长，有利于全面发展。

（三）体育档案对全局工作的融合作用

档案类管理工作具有很强的严谨性，加强档案管理必然会加快制度的完善。不断总结工作经验可帮助其他部门在开展规划时顺序更科学，减少了不必要决策的出现。体育档案管理实质上是体育教育工作的组成部分，参照体育档案管理分类标准，适当调整、完善高校体育工作规划和目标，充分利用已形成的体育档案，发挥其对高校整体体育工作的指导价值，将体育档案管理融合到高校档案管理和高校体育工作中。

三、高校体育档案管理对策

（一）革新管理理念，提高认知水平

要想从根本上提高高校体育档案管理水平，必须革新档案管理理念，提高对于体育档案管理价值的认知水平，提升高校体育档案管理工作的地位。首先，学校体育档案管理部门以及体育系应本着培养高素质人才的高度，本着促进体育教学改革，为学校改革与发展服务的原则认识体育档案管理工作的价值，明确体育档案管理工作对于高校体育教学改革，对于高素质人才培养以及高校发展的重要性；其次，增强高校体育教师的档案意识，使档案管理工作发展成为其日常体育教学工作过程中的一部分，及时将具有价值的讯息加以存储，构建有效的体育档案信息来源体系；再次，高校要设置专门的体育档案管理部门，建立体育档案管理体系，由校档案室规划体育档案类别，对体育档案管理员的工作进行指导。

（二）加强高校体育档案管理信息化建设

多媒体时代的来临在一定程度上颠覆了人们的生产生活方式，教育事业也不例外。高校教育逐渐向着信息化、数字化方向发展，数字化图书馆、校园一卡通、多媒体教学等逐渐在高校普及。高校体育档案管理工作作为体育教育工作的重要组成部分，应该实现信息化。加强高校体育档案管理信息化建设可以从四个方面入手：第一，体育档案缩微化，解决档案信息存储空间问题，实现档案管理自动化；第二，创建计算机检索体育档案系统，将体育档案内容（档案号、分类号、题名、责任者、主题词、保管期限等）输入计算机并建立索引；第三，创建计算机统计系统，调查、统计、分析体育档案管理工作发展状况并开展量化管理和统计监督；第四，创建计算机借阅管理系统，系统具有预约、查找、借阅、统计等功能。

（三）构建完整的高校体育档案内容体系

针对当前我国高校体育档案内容体系单一化问题现状，丰富体育档案内容体系，除高校历年大型运动会、运动竞赛以及学生体质健康调查等内容外，要本着为学生发展和高校改革服务的高度设置体育教学、师资队伍和体育设施建设、体育社团活动、体育社会实践、体育网络建设等内容。另外，构建多样化的内容体系形式，采用文字资料、实物资料、图像资料、音频资料等，促进高校体育档案管理工作向着信息化、科学化、规范化、系统化方向发展。

（四）构建完善的体育档案管理评价体系

高校体育档案管理评价体系包括体育档案收集评价体系、体育档案整理评价体系、体育档案价值鉴定评价体系、体育档案保管评价体系以及体育档案利用率评价体系5个部分，设置专业化的体育档案评价队伍，对以上5个部分的内容进行科学、客观、专业化的评价，及时提出高校体育档案管理工作中存在的问题并监督执行，确保体育档案管理工作向着科学化、规范化、信息化方向前进。