秘书处档案组工作计划十篇

秘书处档案组工作计划篇1

在短短时间内，高职院校已完成历史性的跨越，由外延式扩张进入内涵性发展的新时期。要大力推进高职院校的教学改革，努力提高教学质量，培养高技能的职业人才，完成高职院校内涵性的跨越，必须以完善教学管理制度、确保日常教学的平稳运行为基础。但目前高职院校教辅人员教学管理观念陈旧。教学管理模式和手段滞后，教学管理还欠规范，管理基础较为薄弱，这些因素仍阻碍着高职院校的发展。在新形势下，如何牢固树立为教学、为师生服务的观念，如何运用现代管理手段，建立和完善科学的教学管理制度，如何建立新的教学管理模式，增强教学管理能力，已经成为高职院校教辅人员亟待解决的问题。从教学秘书角度来看，加强高职院校教学运行管理工作，应不断完善管理制度，树立服务观念。具体而言，可从以下方面展开：

一、更新教学管理理念，树立执行和服务观念，提高教学运行管理水平

教学秘书主要负责日常教学管理工作，既要认真贯彻执行学校教务处下达的各项教学任务，也要为系部的教学发展、专业建设提供优质的服务，因此，教学秘书应更新教学管理理念，树立执行和服务观念，不断提高自身教学管理素质，以优质的服务提高日常教学管理工作效率。

(一)树立执行观念，认真完成教务处下达的各项教学任务，为学院整体教学规划提供服务

系部日常教学管理的顺利开展离不开学校教务处的总体规划和指导。教务处总管学院各系教学，系部的教学工作需在教务处的指导下进行，而教学秘书则是联系教务处和系部的关键一环，系部日常教学工作的正常运行有赖教学秘书上传下达，进行沟通。这就要求教学秘书认真执行学院教务处下达的各项教学管理任务，包括：每学期在教务处的组织下进行排课；将整理好的学生各门成绩上交；传达学院各种会议通知；统计学生学籍变动情况并上报；按教务处的要求做好学期中各科考试的考务工作，等等。同时，教学秘书要主动参与到制订各专业教学计划的工作中去，从教学计划具体施行和使用的角度为学院专业的发展提供建议和意见，使教学组织管理工作合理化、规范化。

(二)树立服务观念，不断提高业务水平，为系部教学工作提供优质服务

教学秘书是系部教学管理工作的助手，协助系部领导处理日常教学管理工作，主要负责教学运行的各个环节。因此。教学秘书不应把自己等同于一般教辅人员，而应有较高的目标和要求：首先，在工作指导思想上，应立足学院发展的全局。认真执行教务处的各项决定，完成各项工作任务，同时，主动为系部着想，不断学习教育管理知识、积累工作经验，加强教学管理研究。其次，在工作职责中。要做到“想得深、计划远、工作细、有韧劲、勤整理、快反馈”，为系部各种教学实践活动、专业的发展、新专业的申报、学科的建设等系部教学工作提供优质的服务，夯实系部教学管理基础，为系部教学质量的稳步提高创造有利的条件。

二、建立健全教学档案资料的管理制度，优化学校教学资源

教学计划、教学大纲以及教案等教学资料是教学工作的基础性教学文件，收集、编订、整理好教学文件是教学工作正常运行的基础，也是学校积累教学经验和巩固教学成果的重要渠道。教学秘书要提高自身的教学管理能力，首先要管理好教学档案资料。如何管理好教学档案资料，应做好以下两点：

(一)健全教学计划、教学大纲的编订整理制度

教学计划和教学大纲是学校组织教学、安排教学任务、确定教学体制和内容的基本依据，是学校教学资源的重要组成部分，应严格按照高职院校的教学要求进行制订和编修。为了更好地优化教学资源，教学秘书应在原有教学资料管理的基础上加强对教学计划、教学大纲的管理。按“任课教师具体负责编写—教研室组织修订—教研室主任审查—教学秘书分专业整理保存”的管理模式，健全对教学档案资料的管理制度。

(二)进一步完善教案资料、课程授课计划安排表等其他教学资料的管理制度，丰富学校教学资源

学校每学期都要对任课老师的教案和课程授课计划安排表等教学资料进行收集整理，在经过系主任和系教研室审核通过后才能进行授课。而教案等教学资料交由教研室主任和教学秘书统一检查。在采取管理教学计划和教学大纲的模式将教案等其他教学资料进行专档管理的基础上，应将每学期各科的教学计划、教学大纲、教案及课程授课计划安排表等教学资料按各系部、各任课教师分类并收集整理起来，组成一套完整、系统的教学档案资料文档，从而达到优化教学资源的目的。在整理教学档案过程中，教学秘书应主动配合系部主任和教研室的工作，在教学计划和教学大纲的收集整理上认真负责，在教案和教学计划的具体实施和使用上提供建议和意见，为系部专业教学的发展提供服务。

三、充分运用信息网络化的办公资源，进一步提高工作效率，确保日常教学管理工作正常运行

学校日常教学管理工作繁多复杂，如何使其有条不紊、运行平稳，需要教学秘书提高自身教学管理水平，建立一套合理科学的管理方案和模式，通过将繁复的工作规范化，更好地促进教学管理工作平稳运行。

(一)运用现代办会手段，实现日常教学管理工作规范化

对于以学期课程计划进度表、课表、考勤评定表为重点的日常教学管理，可通过现代办公手段对其进行无纸化管理，从而提高教学管理效率。例如，在电脑数据库功能中制订学期课程进度表的同时，建立与其对应的班级排课表和该班上课考勤评定表作为附表，教学秘书负责对数据的记录和更新，通过建立班级任课反馈情况汇总表，就可在查询该班级课程的同时查看到该班上课情况。这样既便于对各班的课程进行查询，也为期末的考勤和评优工作提供辅助资料，进一步提高教学管理效率。

(二)建立精确的学生成绩、学籍资料库，实现教学管理工作数据化

秘书处档案组工作计划篇2

[关键词] 高校 教学秘书 综合素质 策略

随着我国高等教育的发展，近年来高校招生人数不断增加、办学规模不断扩大、新专业的增加以及高校交流和合作办学逐渐增多，各大高校逐渐形成了校院二级教学管理模式。然而，随着二级教学管理体制的建立和完善，管理的重心逐渐下移、权力下放，学院的教学管理工作管理范围扩大，工作量增加，对教学秘书的知识、能力和素质提出了更多的要求和挑战。

1.教学秘书的角色定位

1.1 领导的参谋和助手。教育部《高等学校教学管理要点》（高教司[1998]33号）指出：系（部）可设教学秘书和教务员，在教学系主任（院长）领导下，处理日常教学行政工作并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作。这就表明了，教学秘书的主要职能是执行者，而非决策者。但是在实际工作中，教学秘书还必须能急领导之所急，思领导之所虑，为领导决策提供真实可靠的数据资料和参考信息，做好办文、办会、办事等日常工作，充分发挥参谋和助手的作用。

1.2 教学工作的组织和协调者。教学秘书在高校教学管理中是一个非常平凡的工作岗位，但也是高校教学管理工作的一个重要链接，是信息传递和反馈的重要渠道，是教务处和各学院间教学工作的桥梁，是衔接学院和教师工作的纽带，起着上令下达，下情上奏，沟通信息，协调左右，改善关系的作用。教学秘书的组织、协调和沟通能力直接影响着教学工作能否正常、有序、顺利的开展。

1.3 教师和学生的服务者。教学秘书在教学工作中起着联系教师和学生的作用。从工作性质上而言，是属于教学管理领域的服务者，为教师和学生提供教学信息、教学资源和教学反馈等。一方面，教学秘书要把学校的办学方针、思想、教学任务、要求、教学计划和课程安排贯彻到教师和学生中去，又要及时了解、掌握教学工作动态、把教学中出现的问题和教师、学生的意见及建议及时反馈给学校教学管理部门的领导，为改进教学、提高教学质量出谋划策。

2.教学秘书的主要职责

2.1 制定和修订教学计划。教学计划是学校保证教学质量和人才培养方案的重要文件，是组织教学过程，安排教学任务的基本依据。教学计划应有相对的稳定性和可调节性，一般每5年修订一次，需要结合时代的特征、市场的需求、专业的特殊性，做大量的调研工作，制定出合理、科学、符合学校实际情况且有特色的教学计划，是教学质量的保障，也是教学环节得以有序开展的前提条件。

2.2 参与和组织教学管理环节。教学秘书参与课程安排、教学质量管理、考试管理、毕业论文和毕业实习安排、教学档案的建立等教学管理环节，结合科学发展观，运用统筹和环节控制理论进行有序管理，达到优化管理的目的，从而规范和协调各部门的日常管理工作，节约人力、财力和时间，对提高教学管理的整体水平起到很好的促进作用。

2.3 反馈和处理教学过程中的问题。在工作中，教学秘书竭力协助教学院长、专业负责人实施教学计划，协助领导进行教学检查，并及时处理教学过程中出现的问题。为了使教学秩序正常稳定，对于个别教师的调课、听课情况，及时报备教务处，通知学生，避免发生教学事故。教学秘书经常深入教师和学生，参加座谈会，倾听他们对教学工作的建议，并将信息及时反馈给学院领导，以便改进，保证教学质量，从而提高教学效果。

2.4 存档和管理教学相关材料。为了确保教学工作有据可依，有人负责，做好教学工作的痕迹管理尤为重要。高校教学档案管理是高校教学质量管理的重要环节，教学档案作为教学活动的原始记录，反映了教学活动的系统性和完整性的历史资料，对教学档案的收集、整理、保存和利用是教学管理工作的重要组成部分。

3.教学秘书的素质要求

3.1 增强服务意识。教学秘书作为教学管理工作岗位上的一个关键环节，是一个面向学生、教师、领导的服务窗口，其形象和角色的复杂性对其服务意识有了更高的要求。教学秘书必须把服务作为基本职能，充分认识和理解服务的崇高伟大，树立自觉服务的角色意识，在教学活动中甘当配角，真诚热爱配角这一角色，把自己的全部热情和精力投入到服务活动中去，像春蚕吐丝一样一丝不苟、严谨认真，富于主动精神和责任感。

3.2 培养管理意识。教学秘书肩负着日常教学工作安排总指挥的责任，必须把握两个重要理念：“管理即服务”；“学校无小事，处处是教育”。教学秘书立足于现实，学习先进的管理方法，掌握现代管理理论，站在管理者和执行者的双重角度去思考教学工作中的重点难点，分析问题，解决问题。

3.3 树立法律意识。教学秘书在教学管理中同时扮演着两种角色：一方面是严肃的执法者形象，严格执行学校的各项规章制度和实施教学管理措施；另一方面又是热心的服务生形象，需要解答师生提出的问题，解决他们在教与学中的问题。因此，教学秘书应该熟悉教育学规律和相关的法律法规。随着学生维权意识的不断提高，教学秘书的法律意识和法律知识显得越发重要。

3.4 挖掘创新意识。在教学管理的实践工作中，教学秘书不能仅仅满足于应付一般性的日常教学管理工作，避免被动地开展工作，要培养开拓创新的精神。思想应该是活跃的，对教学管理工作要有自己的见解，善于发现问题，积极思想和努力探索教学管理的新途径和新方法。只有不断的学习创新，教学管理工作才能跟上教学改革的步伐，认真总结经验，勇于创新，不断探索教学管理的新理念、新思维、新方法和新举措，才能协调好各方面的关系，当好领导和参谋和助手，是教学管理工作上一个新台阶。

秘书处档案组工作计划篇3

关键词： 高职院校 教学秘书 岗位职能 教学管理

高职院校的两项基本工作内容是教学和科研。教学中，教学秘书所承担的工作是教学管理工作的基础。教学秘书作为分院教学院长的助手，行政上由分院领导，接受教务处的业务指导。教学秘书处于教学管理工作的最前沿，在教学管理中起着举足轻重的作用。教学秘书工作涉及学校诸多部门，工作繁杂琐碎。既为学校的教学服务，又为一线的教师服务;既要保证教学信息能够及时传达给老师和学生，又要保证老师和学生的意见和建议准确快捷地传达给相关部门。教学秘书是连接学校教务处与分院之间工作的纽带，是学生与老师沟通的桥梁，建立上传下达的工作渠道，起到承上启下的作用。

1.展现高尚师德，服务师生

曾指示任用干部要“德才兼备，以德为先”。在教学秘书这个岗位上，德才兼备同样重要。教师要塑造学生灵魂，首先要塑造自己的灵魂。教师教育学生既要言教，又要身教，身教重于言教，教师必须提高职业道德修养，具有优良的品德和高尚的情操。《庄记》曰：“师也者，教之以事而喻诸德也。”“德之不修，学之不讲，闻义不能徒，不善不能改，是吾忧也。”可见，教师职业道德修养对教育者来讲相当重要。良好的师德师风，是一个教师的立身之本。教学秘书既要服务于广大教师，做好教师的排课、考务安排、教学监控等工作，又要为分院广大学生服务，为学生提供日常教学咨询、相关成绩查询、通知调停课、成绩档案管理等服务。面对全院师生，及时调整心态，细心、耐心地做好服务工作。在教学管理工作中真正做到“以人为本”，把“德”字放在心中，多替对方考虑，多站在对方立场处理解决问题。

2.热爱本职工作，发挥各项职能

2.1运行管理。管理职能是教学秘书的基本职能，涉及面广，包括运行管理、质量管理、考务管理、档案管理和日常管理。教学工作的运行管理，即对已经确立的教学计划在执行过程中的管理。根据教学计划安排，控制教学活动，建立良好的教学秩序，保证教学计划的完成和教学质量的提高。运行管理是贯穿于整个教学活动中的。例如排课环节，排课工作前教学秘书要根据教学计划确定开课课程，配合分院教学院长组织各教研室确定课程的任课教师、各班的实训周次等，避免冲突。排课时教学秘书要统筹规划，有全局观，既要考虑到学生课程安排的合理性，如体育课后尽量不安排理论课，新生尽量排1/2节课，又要考虑到教师授课的体力消耗，做到劳逸结合，强化教学效果。

2.2质量管理。对于教学质量的监控管理，分院层面：在教学院长的指导下教学秘书整理出检查方案，组织相关人员对本分院教学运行全过程，包括教师课堂教学、实践教学、教学资料等主要教学环节的教学情况实施全程质量管理。在学院层面：教学秘书需要参与教务处、质量管理处等职能部门对分院教学工作的检查，配合分院领导整理完成相关检查报告，并反馈给教务处。

2.3考务管理。考务管理是教学秘书的一项重要工作。教学秘书负责分院期中考试、期末考试、补考、重修、毕业后补考和毕业后进修等考试环节的组织与安排。考试工作安排时要充分考虑到时间、场地的合理性，要选择有责任心的教师承担监考工作。考前要对试卷等考试资料妥善管理，考试样卷经相关领导审核签字后送至教务处制定印刷厂进行印制。考卷印刷完毕，按要求进行分装密封，完成后送学院保密室统一保存，直至考前统一启封。在考试过程中教学秘书要在考场巡视，配合分院领导和教务处做好考风考纪建设和考场服务工作。考试结束后组织相关教师阅卷、登记考生成绩，及时对成绩单收齐归档。

2.4档案管理。教学秘书负责分院教学资料的收集，做好整理归档工作，进行日常档案室的管理。档案管理是一项需要长期建设的工作，是教师教学成果的集中体现。教学档案记录教学活动的概貌和工作成果，为今后的教学研究、教学改革、教学发展提供了前人的研究成果和研究思路，对今后教学工作具有指导和参考意义。

2.5日常管理。日常管理既实实在在又繁重复杂，不能出现遗漏和差错，需要认真细心。日常管理主要包括各种材料的收集汇总，相关教学手续的办理，各种数据的统计分析，教学通知的发放，各种教学会议的记录，等等。

2.6外聘教师管理。随着高校的扩招，师资缺口的问题越来越凸显。特别是对于一些专业性较强的课程，往往容易出现开课班级一多就无人授课的情况，聘请外聘教师是通行的做法。由于外聘教师非本校教职工，对校园文化及相关教学规章制度都不甚了解，教学秘书要做好相关制度介绍，及时处理外聘教师教学方面出现的各项问题，多关心外聘教师，多与之沟通，做好服务工作。

3.驾驭教学秘书工作，提高工作能力

3.1提高协调与沟通能力。在教学管理活动中经常会遇到各种困难和矛盾，教学秘书要运用各种协调方法，创造性地搞好协调工作，巧妙地处理和解决这些问题和矛看，使教学管理活动得以顺利开展。

3.2提高创新能力。创新是一个民族的灵魂，也是学校的灵魂。高职院校教学秘书要紧紧跟上高等教育发展的新形势，解放思想，树立正确的意识和观念，结合自身工作努力创新，创造新方法、新措施，开创新局面，以此更好地适应知识经济时代的发展需要，推动教学管理工作。

3.3提高计算机操作能力。高校办公已逐渐进入无纸化时代，计算机技术的全面应用有效提高了管理水平和工作效率，教学秘书要积极学习新技术、了解新软件，从机械性重复操作中解放出来，如在用EXCEL整理统计数据时多用函数、公式等，既提高效率又减少错误，在用WORD排版打印文稿时，多用邮件合并等功能，减轻工作强度，提高工作效率。

3.4提高写作和表达能力。由于工作需要，教学秘书经常要起草一些文件、规定、通知，这就要具有一定的写作能力，要言简意赅，简明扼要;在调整课表、考务管理、预订教材、接待学生等工作中需要与工作对象反复磋商，贯彻领导的教学决策，解释学院的相关政策，传达师生对教学的建议，在上情下达、下情上达、解释原因、交涉事宜中，逻辑清晰、措辞得体、表达清楚，有良好的语言表达能力。

教学秘书是秘书队伍中的一个特殊群体，是高校教学管理的执行者。随着教学管理体制的不断进步，对教学秘书的要求不断提高，要成为合格优秀的教学秘书，必须具有强烈的事业心和工作责任感，有恒心和毅力，在工作中不断摸索、总结工作规律和工作方法，提高自身综合素质，为教育事业作贡献。

参考文献：

[1]何，卞伟华，黄树林.探讨新时期教学秘书的协调工作[J].内蒙古电大学刊，2007（4）.

[2]邓益容.论充分发挥教学秘书的服务与管理职能[J].重庆交通学院学报，2006（6）.

秘书处档案组工作计划篇4

一、 商务沟通

(一)接待工作

1. 全方面的收集类别资料，为来宾接待工资做好准备。

2. 熟悉接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法，制订最佳的代表接待方案。

3. 做好迎接来宾的准备和接站、接机等迎宾工作。

4. 了解来宾宴请工资的安排程序，做好宴请准备，热情周到的款待来宾。

5. 送别来宾的时候，应该为来宾预定返程票，安排好返程交通工具。

(二) 沟通与协作工作

1. 运用各种沟通方法和技巧，协调领导之间的关系，与领导、同事和客人有效沟通。

2. 组织和引导团队有效沟通，提高团队的工作效率。

3. 及时解决沟通的冲突，排除沟通中的障碍。

(三)商务谈判

1. 掌握各种信息的搜集方法和渠道，充分搜集商务谈判信息，并参与制订商务谈判方案和组建商务谈判小组。

2. 布置商务谈判现场，营造融洽的商务谈判气氛。

3. 做好上午谈判的辅助性工作，协助主谈判人员处理谈判中的问题。

二 会务管理

(一) 会议筹备

1. 科学准确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准

2. 合理地拟定会议议程、日程和预算经费。

3. 掌握选择会议场所的程序，选择并预定合适的会议场所。

4. 掌握会场座位的排列方法和会场布置方式，精心布置会议现场。

5. 及时通知与会人员，准备会议文件和制作会议证件。

6. 安排电话会议和视频会议，减少会议开支。

(二) 会议沟通与协调

1. 掌握多种会议签到的方法，做好会议签到和会议服务工作

2. 运用高效的会议决策方式和达成会议决议的方法，促成会议决议的尽快形成。

3. 做好会议保卫、保密工作。

4. 组织会议新闻报道，使会议达到理想的传播效果。

5. 及时处理会议突发性事件，确保会议的顺利进行

(三)会议善后

1. 做好与会人员的返程安排

2. 检查清理会场和整理会议文件。

3. 传达会议决议，撰写会议总结和结算会议经费。

4. 评估会议效果

三 商务活动管理

(一) 商务活动

1. 安排会见、会谈

2. 组织和协调大型商务活动以及安排与会人员参加文娱活动

2. 掌握组织信息会的程序，成功举办信息会。

4. 安排剪彩仪式、签字仪式和庆典仪式。

(二)商务旅行

1. 协助领导制订周密的出行计划，为其准备旅行时携带的物品

2. 做好票务预定、旅行住宿的安排和办理出国商务旅行手续等事务。

3.为大型团队商务旅行拟定旅行计划。

四 办公室的管理

(一)办公环境管理

1. 合理设置办公室的布局

2. 布置和美化办公室环境以及合理摆放办公室设备。

3. 维护责任区整洁的工作环境

4. 应对办公中出现的紧急情况，做好办公室的安全管理

(二)办公资源管理

1. 采购、调配和利用各类办公资源

2 做好办公资源库存的监督管理工作

3 参与政府采购管理和招标工作

(三)办公效率管理

1. 制订科学的办公室工作计划，并合理的安排办公室工作任务。

2. 科学的为领导和自己编写工作日志，提高工作效率，进而推进各项目标的顺利完成。

五、 信息与档案管理

(一)信息管理

1. 运用各种信息搜集的渠道和方法，及时充分的手机领导所需要的各种信息。

2. 掌握各种信息整理和加工的方法，对所搜集到的原始信息进行处理。

3. 运用各种方式，把经过整理加工过的信息提供给领导和其他人使用，做好信息的传递和利用工作。

4. 熟悉信息储存程序，做好已用信息的保存工作

5. 熟悉 执行反馈信息的5个步骤，组成反馈与再反馈链条，实现反馈信息的良性循环。

6. 掌握信息开发的途径与方法，对信息进行全面挖掘、综合分析和概括提炼。

(二)档案管理

1. 掌握档案收集的途径和方法，接收与征集应立卷归档的文件材料

2. 熟悉档案整理的程序，对需要进一步条理化的档案惊喜分类、组合和编目，使之系统化。

3. 了解影响档案价值的因素，掌握各种档案保持价值的鉴定方法，对档案进行科学的鉴定。

4. 掌握各种档案的保管措施，维护档案的完整与安全

5. 掌握常用档案检索工具的编制方法，编制多种类型的档案检索工具

6. 运用各种档案的利用方式和途径，向档案使用者的提供各种服务。

六.日常办公事务处理

(一)文书处理

1. 熟悉处理手法文书的程序，做好收发文书的处理工作

2. 科学做好文书的清退和传递工作

3. 掌握文书立卷的步骤，提高文书立卷的质量，进而提高档案的质量

4. 掌握文书归档知道和文书归档步骤，做好文书归档工作

5. 掌握文书销毁的范围，掌握文书销毁的程序和方法，对已无保存价值的文书进行焚毁。

6. 掌握各种专用文书的管理步骤和方法，有效的管理各种专用文书

(二)其他事务

1. 运用印章的使用和报告方法，加强对印章的管理。

2. 掌握接打电话的步骤和方法，妥善处理好电话事务。

3. 掌握零用的管理方法和报销手续

4 了解值班工作的内容，加强值班工作的标准化管理。

七.常用事务文书写作

(一)行政事务文书写作

掌握公告、通知、通报、请示、批复、命令、指示、计划、决议、总结类文书、记录、简报类文书和规章制度类文书等行政事务文书的书写格式与写作要求。

(二)公关礼仪文书写作

掌握各类演讲稿、致辞、请柬、聘书、感谢信、贺信和信息传播类文书等公关礼仪文书的书写格式与写作要求。

(三)涉外经济类文书写作

掌握经济于此报告、市场调查报告、业务合作意向书、产品说明书、广告、可行性研究报告、经济合同和招投标书的书写格式与写作要求

八 商务礼仪

(一)个人礼仪

掌握仪容仪表、交谈礼仪、服饰礼仪等个人礼仪要求

(二)日常交际礼仪

掌握称呼礼仪、致意礼仪、介绍礼仪、电话礼仪、办公室礼仪和异常情况下的礼仪等日常交际礼仪要求。

(三)涉外商务礼仪

掌握拜访礼仪、宴请礼仪、馈赠礼仪、公共场所礼仪、中国习俗礼仪和外国习俗礼仪等涉外商务礼仪要求。

秘书人事工作內容說明

1. 制定、执行公司人力资源规划;

2. 制定、执行、监督公司人事管理制度;

3. 招聘：制定招聘计划、策划招聘程序、组织招聘工作;安排面试、复试、综合素质测试;

4. 绩效考评：制定考评政策、统计考评结果、管理考评文件、做好考评后的沟通工作、不合格员工的辞退;

5. 激励与报酬：制定薪酬政策、晋升政策;组织提薪评审、晋升评审;

6. 公司福利：制定公司福利政策、办理社会保障福利;

7. 人事关系：办理员工各种人事关系的转移;

秘书处档案组工作计划篇5

秘书文档管理试题一、档案利用

(一)档案利用的含义

档案利用工作是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。

(二)档案利用的要求:1.依法开展利用工作。2.主动、及时开展利用工作。3.不断完善档案服务方式和手段。4.掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用。

(三)档案利用的工作程序

1.熟悉库藏;2.分析利用需求;3.选择档案利用方式;4.获取档案;5.提供档案

二、档案参考材料的编号

(一)档案参考材料的含义

档案参考资料是档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的提供人们参加的档案材料加工品。

(二)档案参考资料

档案参考资料编写要做到真实、准确、实用，注意档案的保密性;问题集中，内容准确，文字凝炼，概括性强。

(三)编写档案参考资料的工作程序

1.确定编写档案参考资料的种类;2.收集档案材料;3.进行编写

三、电子档案管理

(一)电子档案的含义:电子档案是在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。

(二)电子档案的特点有：①非人工识读性;②对电子技术和设备的依赖性;③信息的可变性;④信息与载体的可分离性;⑤信息的可共享性;⑥多种信息载体的集成性。

(三)电子档案的种类

1.按照电子档案的存在形成划分，可分为：①文本文件;②数据文件;③图形文件;④图像文件;⑤声音文件;⑥多媒体文件;⑦命令文件。

2按照电子档案的功能划分，可分为：①主文件;②支持性文件;③辅助性、工具性文件。

3.按照电子档案产生的环境划分，可分为一般办公室工作中产生的文件、计算机辅助设计和制造中产生的文件。

4. 按照电子档案的属性划分,可分为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件和压缩文件等。

5.按照电子档案生成方式划分，可分为由计算机直接产生的文件、对传统文件用扫描仪和数码相机等输入设备处理后生成的文件。

(四)电子档案管理的要求有：①真实性;②完整性;③可读性。

(五)电子档案管理的工作程序:1.电子档案的收集积累;2.电子档案的归档;3.电子档案的保管;4.电子档案的利用。

第四章 速记基础

一、速记概述

(一)速记概述: 速记是人们用有系统的、简单的符号及各种有效有规则省略书写方法快速、准确地记录语言和传达语言信息的一种高效率实用技术。

(二)速记特点:速记的特点就是快，速度是速记的灵魂，速记能把语言完整无误地记录下来。用速记替代文字记录语言，可以大大地减轻人们书写过程中的劳动程度。

(三)速记在秘书工作中的作用:1.记录有声语言。2.记录无声语言。

(四)现代技术无法取代速记

计算机、电脑速记、手写速记、录音机，它们的差异在于处理信息手段的不同，作为记录语言信息的功能是一样的.因此,手写速记与电脑速记、录音机速记等现代技术工具各具特色，在不同的场合可选择适用。它们之间并不发生冲突，而是相辅相成、相得益彰的。

二、手写速记

(一)汉字速记的概述

汉字速记又称汉字快写，就是汉字的快速记录。汉字速记基本原理如下：1.汉字速记是汉字草书的快写。2.汉字速记是对汉语字、词、句、段的合理精简和缩略的快写。3.汉字速记师灵活运用借代的快写

(二)双音节词略写法

1.由单音节词逐渐演变而成的双音节词，在快写时，可将双音节词略写为单音节词。

2.双音节的单纯词，又叫联绵词。联绵词是汉语所独有的、在快速书写时，写出第一个音节，第二个音节就能推知而出。

3.由两个意义相同或相近语速并列组合而成和合成词，在快速书写时，只写出第一个音节，第二个音节省略。

4.由两个意义相同或相对语素并列组合而成的合成词，在快速书写时，写出第一个音节，第二个音节可用从左上方往右下方书写的斜体代替。

5.注释格双音节词是语素通过注释和被注释的关系结合起来构成的新词。在快速书写时，可省略被注释音节。

(三)三音节词略写法

1.带虚化语素的三音节词略写法。2.中间嵌有得字的表肯定语气的三音节词略写法。3.中间嵌有不字的表否定语气的三音节词略写法。4.在快速书写时，不管遇到哪种类型的三音节词，只要根据句子的上下文能够辨认出来的，写出第一个音节，后两个音节均可自制代替，或画小横直线代替。

三、拼音速记

(一)拼音速记的概述

1.拼音速记的定义。拼音速记是用一些简单符号和省略方法来记录语言的一种方式。

拼音速记方案的符号分为声符和韵符两大类。拼音速记的声符与韵符拼写在一起，就成为音节符号。

2.拼音速记的特点。3.拼音速记符号的分类。

最简单的符号式有限的，所以速记符号又分为大型、中型和小型3级比例。

略符是提高记录书写速度的重要技巧，在创制略符时，要真正体现略符的合理、准确、速度、易记、易写的特点。

(二)声符写法五要领

声符写法五要领，是拼音速记符号书写的基础

1.基线。基线又叫基准线，即练习本上的横格线，21格声符的底部都要靠写在基线上，如果离开基线往上写或往下写，就读别的音了。 2.笔顺。笔顺分为3种：从右上往左下书写的声符有9个，收笔处均靠在基线上;从左下往右下书写的声符有2个，起笔处靠在基线上;从左往右书写的声符有10个，前3个是起笔处和收笔处靠写在基线上，后7个是底部靠写在基线上，与基线平行。 3.比例。声符分为3级大型符、中型符和小型符。它们的比例是3：2：1.大型符比小型符大两倍，中型符比小型符大一倍。大型符有8个，小型符有5个。 4.斜度。声符的斜度有3种：与基线成50左右的声符有9个;与基线成20左右的声符有2个;与基线平行(成0)的声符有10个。5.曲势。即曲线声符弯曲的趋势。起笔处趋势较大的曲线声符有8个;收笔处曲势较大的曲线声符有7个。

速记方案不是法定的，谁都可以创制，只要写得快、认得出就是好的速记方案。

四、计算机速记

(一)计算机速记的概念: 计算机速记是使用计算机及相关设备，实现语言信息实时文字录入的技术，是语文应用工具和中文处理现代化的重要手段。

秘书处档案组工作计划篇6

一、重复现象岂容忽视

在秘书学的建设中，重复研究的现象较为普遍，且迄今未能引起秘书学界的重视。如果此种现象继续存在与蔓延下去，不仅会影响秘书学的发展和成熟，而且也不利于秘书学的教学及秘书专业的课程建设。

秘书学研究的重复现象，是指秘书学与文书学、公文写作、档案学和行政管理学等相关学科在研究上出现的某些相同或相似之处。其具体表现如下：

其一，秘书学与文书学重复。现有的劝书学著作(教材)，几乎无一例外地都有文书学的内容，但大多是照搬文书学的研究成果，如文书的一般知识，文书工作的任务和原则，文书处理的程序和要求，乃至文书立卷业务，等等。笔者案头的一部秘书学著作，以全书近六分之一的篇幅，详细论述文书和文书工作,包括文书立卷业务。①

其二，秘书学与公文写作重复。多数秘书学著作(教材)，都把公文写作的部分内容作研究对象，而且多从微观操作上进行研究。其中有各种通用公文的写作，也有机关应用文的写作，还有经济文书、涉外文书和交际文书的写作，甚至学术论文的写作。如笔者所藏的一部企业秘书著作，有近一半的篇幅是论述企业公文的写

作。②另有一部秘书学著作，则以超过三分之二的篇幅论述各种应用文体的写作，酷似一部应用写作教科书。③

其三，秘书学与档案学重复。

有相当多的秘书学著作(教材)，均以独立的章节和较长的篇幅论述档案和档案工作，主要是机关档案工作，其内容与档案学的的某些部分并无二致。如笔者备用的一部秘书学著作，系统地论述了档案工作的性质，档案工作的原则和档案工作的作用，以及档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等业务知识，此外还介绍了档案室的类型、任务和制度。“这些内容，显然与档案学特别是档案管理学的有关部分一模一样。由笔者主编的一部秘书教材，亦将机关档案工作划归秘书学的研究领域。⑤

其四，秘书学与行政管理学重复。

有一部分秘书学著作(教材)，或多或少地撷取了属于行政管理学的内容。如笔者手头的一部秘书著作，在“行政与行政管理”的标题下，分六节论述了行政管理与行政原理，行政领导与行政决策，行政组织与行政机关，行政法与行政方法，人事行政与财务行政，行政改革与行政效率等与秘书学关系不大的内容。“另有一部秘书学著作，则以相当的篇幅论述了诸如基建、房产、物资、财务、车辆、食堂、宾馆、招待所和机关环境等后勤工作。⑦

不难看出，秘书学研究的重复现象是普遍的，也是严重的。难怪有人怀疑秘书学能否成为一门科学，也难怪有人认为秘书学不过是多学科的拼凑，尽管看法失之偏颇，但问题确实存在，其症结何在呢?以笔者之见，大体有以下几种原因：

第一，由于秘书学发展迅猛，致使许多研究者忽视了对秘书学自身理论的研究，如秘书学的学科对象、学科分类、研究内容、研究领域、知识体系和相关学科等。从一定意义上讲，秘书学的兴起是在理论准备不足的背景下开始的，带有某些先天不足的成分。

第二，由于秘书工作与文书工作、文字工作和档案工作密不可分，而且秘书工作迄今包含文书工作和文字工作，因此秘书学与文书学、公文写作和档案学的交叉或重复，有着历史的必然性。加之秘书学的研究没有处理好借鉴与创造的关系，又助长了重复现象的发生。

第三，由于秘书学评论落后于秘书学研究，学术上的是非缺乏必要的争鸣与批评,象秘书学研究领域如此重大的理论课题，迄今未能开展认真的讨论。因此，使出现了秘书学著作虽然纷纷问世，而重复现象却依然如故的态势。

二、研究领域能否划定

任何一门科学及其分支学科，因受学科对象的规定，都有其特定的研究领域。那么，如何给秘书学的领域划分界限呢?笔者认为，这需要明确以下三个问题：

首先，是认识问题。在划分研究界限的认识上，必须坚持两点论：一方面要承认，给秘书学划定研究领域，到头来可能只是一种姿态而已，甚至有失败的危险。这是因为，不同的研究者有着不同的研究兴趣、研究重点、研究层次、研究视角和研究方法。再说，任何一种划分，哪怕是最权威的划分，也缺乏约束的力量。另一方面也要承认，如果不大体上划分其研究领域，那就会出现两种后果：一是漫无边际地研究，致使秘书学无所不包；二是研究领域过窄，致使秘书学的研究难以拓展。不论是哪一种后果，都有碍于秘书学的建设与发展。正确的认识，应象美国社学家亚历克斯·英克尔斯所言：“那些界限应当象一件能勾画出形体的宽大的斗篷，而不应当象一套僵硬的盔甲，盔甲固然能防御别的学科的人对同一领地提出要求，但它毕竟太约束人⑧

其次，是观点问题。秘书学作为一门科学，即使研究内容再庞大，研究领域再广泛，也总是要有个界限的。要给秘书学划分研究领域，首先必须坚持发展的观点，即从秘书学自身发展演变的过程，去划分其研究领域。秘书学原来的研究领域是十分广泛的，如清代的幕学著作，就包括刑名、钱谷、挂号、书启、征比等知识。民国时期，由于政治制度的变革，秘书工作开始侧重于文稿撰拟、文书处理和档案管理等业务，因此研究文书与档案的著作相继问世。在五六十年代，档案工作逐步独立，档案自成体系；文书工作日趋完善，文书学开始兴起。自八十年代以来，写作学另立门户，行政学走向成熟。这就是说，用发展的观点来看，有不少研究内容不断从秘书学中分化出去，不再属于秘书学的研究领域。诚然，也有些研究内容不断进入秘书学的研究领域，如秘书人才学、秘书教育学、秘书心理学和秘书美学等边缘学科。如果将已经分化出去的研究内容继续留在秘书学之中，或者将已经进入秘书学之中的研究内容继续拒之门外，都不利于科学地划分秘书学的研究领域。

再次，是途径问题。要给秘书学划分研究领域，还必须解决途径问题。笔者借鉴社会学的研究成果，认为有三条途径可供采用：一是历史的途径，即通过对早期秘书学著作的研究，寻找开创者们最为关心和感兴趣的是什么内容。从八十年代初期问世的几部秘书学著作来看，当时秘书学研究者共同关心和感兴趣的内容是秘书史、秘书组织、秘书实务和秘书人员。其中的秘书实务，就包括了公文处理、公文写作和档案工作等相关学科的研究内容。“受其影响，在其后的秘书学著作中，大多沿袭了上述研究内容，且成一种传统。不难发现，历史的途径可使秘书学的研究领域保持相对的稳定，保证秘书学发展的连续性。但它也有僵化的危险，因为传统具有保守的天性。二是现实的途径，即通过对近期秘书学著作的研究，探讨研究者们最关心的是什

么问题，以确定秘书学的研究领域。从九十年代初期间世的十余部秘书学著作来看，除了继续保留秘书史、秘书组织、秘书实务和秘书人员等传统领域外，又新增加了辅助决策、沟通信息、督促检查、公共关系和办公自动化等内容。⑩这种变化，不是研究者心血来潮，而是社会经济和科学技术发展的必然产物。但是，秘书学研究的重复现象依然存在，且有不断扩大之势，除了沿袭公文处理、公文写作和档案管理等内容外，行政管理学的某些知识成为秘书学的研究领域之一。显然，这是某种程度上的倒退。三是比较的途径，即通过对秘书学与相关学科的对比分析，从总体上区分各自的研究范围，将不属于秘书学的内容归还给相关学科。

三、秘书学领地知多少

划分秘书学的研究领域，应本着宜宽不宜窄的原则，从而勾画出一件形体宽大的“斗篷”来。笔者根据现有的秘书学著作(教材)，拟将秘书学的研究领域界定为四个区域、25项内容：

(一)秘书史

秘书史主要研究秘书活动起源、形成和发展演变的过程，其任务有三：一是描述秘书活动的演进过程；二是总结秘书活动的历史经验；三是探讨秘书活动的发展规律。秘书史的研究应包括以下内容：(1)中国秘书史，即综合研究中国秘书活动起源、形成和发展演变的过程；(2)外国秘书史，即综合研究外国秘书活动起源、形成和发展演变的过程；(3)国别秘书史，即研究某一国家或地区秘书活动发展演变的过程；(4)断代秘书史，即研究某一朝代或某一历史阶段秘书活动发展演变的过程；(5)专题秘书史，即专门研究某项秘书活动发展演变的过程；(6)秘书思想史，即研究历史上不同阶级、阶层和人物关于秘书活动的理论和主张。

(二)秘书理论

秘书理论是泛指关于秘书现象、秘书活动和秘书学自身的理性认识成果。其基本职能有三：一是描述；二是预言；三是解释。①秘书理论研究应包括如下内容：(1)基础秘书理论，即研究秘书学自身的理论，如秘书学的学科对象、逻辑起点、知识体系、相关学科、学科性质、研究方法和历史演进等。(2)应用秘书理论，即研究秘书活动及其构成要素的理论，如秘书活动的性质和特点，秘书活动的职能和效率，以及秘书活动的主体、秘书活动的对象、秘书活动的空间和秘书活动的媒介等。此外，还有行业或部门的秘书活动。(3)交叉秘书理论，即研究秘书学与其他学科相互渗透而形成的边缘学科的理论。

(三)秘书业务

秘书业务是指秘书人员或秘书部门的专业工作，由于秘书工作的范围较为广泛，且有扩大之势，秘书业务也随之不断增加。其主要内容有：(1)文字工作，即文稿的撰拟和审核工作；(2)文书工作，即文书的制发、传递、办理和保管工作；(3)信息工作，即信息的收集、加工、提供、存贮和检索工作；(4)协调工作，即组织之间、工作之间和人与人之间关系的调整与改善工作；(5)督查工作，即对重大决策、中心工作、重要行

动和领导交办事项的督促检查工作；(6)工作，即人民群众的来信处理和来访接待工作；

(7)提案工作，即对人大、政协、职代会等所提意见、建议、批评、提案和议案的办理工作；(8)会

议工作，即对会议和会谈的准备、组织和善后工作；(9)接待工作，即对客人的迎送、招待和服务工作；(10)值班工作，即在值班室固定或轮流担任工作；(11)保密工作，即保守和保护秘密，使之不泄露的工作；(12)其他工作，即领导临时交办或突发性工作。

(四)秘书技术

秘书技术是指秘书人员用于处理事务的方法、手段和技能。它与秘书业务相比，具有更强的实践性和动态性，其功能主要是培养秘书的操作能力。秘书技术应包括如下内容：(1)秘书工作方法，即秘书人员或秘书部门处理事务工作所运用的方式、程序、途径和技巧；(2)秘书办公场所，即秘书人员按照一定的制度，并借助于一定的手段处理公务的处所5(3)秘书办公手段，即秘书人员为达到某种办公目的而采用的办公设备，操作技术和操作程序等；(4)公关艺术，即秘书人员为达到“内求团结，外求发展”而采用的一系列的公关措施、方法和技巧。

以上四个区域、25项内容，是就秘书学目前的主要研究领域而言。可以预言，随着秘书学研究的深入及相关学科的发展，秘书学的研究领域还会不断发生变化。

注释：

①王熙梅、王景清主编：《现代秘书学通论》，海洋出版社，1993年版，第90至167页。②钱祺喻，刘开文：《企业秘书学》，四川民族出版社，1987年版，第1，99至381页。

②张金安、常崇宜编著：《秘书学概论》，云南人民出版社，1984年版，第89至305页。

④张希林、吴长有主编：《文秘学》，辽宁大学出版社，1989年版，第185至203页。

⑤董继超主编：《秘书学教程》，中央广播电视大学出版社，1993年版，第184至202页。

⑥袁维国编著：《秘书学》，广东高等教育出版社，1987年版，第111至142页。

⑦搂宇生编著：《通用秘书学》，同济大学出版社，1991年版，第257至278页。

⑧[美]亚历克斯·英克尔斯著：《社会学是什么?》，中国社会科学出版社，l981年版，第l页。

⑨八十年代初期问世的秘书学著作有翁世荣等编著的《秘书学概论》(1984年9月)、王千弓等编著的《秘书学与秘书工作》(1984年10月)、张金安和常崇宜编著的《秘书学概论》(1984年10月)、孙云洁和王慎先编著的《实用秘书学》(1985年9月)。

⑩九十年代初期问世的秘书学著作有钟辉编著的《现代秘书学概论》(1990年7月)、袁维国主编的《秘书学》(1990年9月)、楼宇生编著的《通用秘书学》(1991年2月)、程明华等编著的《秘书学教程》(1991年5月)、饶士奇、曾斌主编的《秘书学概论》(1991年5月)、娄山关等著的《秘书学教程》(1991年10月)、任群主编

秘书处档案组工作计划篇7

NO1.文秘专业就业前景

随着经济的发展，文秘正成为师大紧俏的职业，特别是在帮助企业处理信息、整理材料、办公等，作为协调各个部门的职位，当然会有比较高的要求。秘书在企业中属于基础，也是重要的岗位之一，其岗位职责描述也是模糊和广泛的。目前，一般把秘书、行政、助理这几种相关职业都划分在秘书的岗位范畴中。

在每年的外企人才招聘过程中，外企秘书总是处于重要和醒目的招聘地位。秘书岗位的重要在于其对于任何企业来说，都是不可或缺的职位;秘书岗位的醒目还在于其招聘数量的规模体现。在FESCO每年推荐的几千名外聘员工中，秘书职位需求占总需求量的45%以上。

行业型秘书取代通用型。现在企业对秘书知识结构的要求，更趋向于专业化、职业化文秘专业的大学生就业前景与方向文秘专业的大学生就业前景与方向。而且根据公司所处行业的不同，也对秘书提出了专业知识方面的要求。例如，IT、通讯、机械、电子、微电子等行业，就越来越多地要求秘书在工作中可利用自身所学的行业相关专业知识，解决一些遇到的具体问题，并更好地了解公司的产品和商务解决方案。

另外，在IT、通讯、快速消费品等高速发展的行业，更注重秘书的学习能力和快速灵活的反应能力。在法律、咨询等行业，则对秘书的信息收集整理能力和稳重的性格及亲和力是一种考验。由此看出，专业秘书是秘书领域的又一组成部分和发展趋势文秘专业。

NO2.文秘专业就业方向

(1)客户服务与管理方向

本就业方向需要具有较强客户服务理念，较强客户管理与开发能力，较强营销活动组织策划、人际沟通与现代信息管理能力，能为所在组织系统创造服务附加值的高等技能型专门人才。

(2)商务行政助理方向

本就业方向需要具有严谨踏实、谦逊诚恳、耐心细致，掌握组织系统日常办公事务处理技能的行政助理类高等技能型专门人才。

(3)公关秘书方向

本就业方向需要具有较强的商务活动策划和组织能力，较强的公关与商务谈判能力，熟悉公关工作事务，能为组织创造良好的公众形象的高等技能型专门人才。

NO3.文秘专业简介

文秘专业是培养掌握专业必备的基础理论和专门知识，具有从事文秘专业实际工作的综合职业能力和全面素质，适应第一线工作需要，主要面向外经外贸行业，从事涉外秘书等工作的应用型人才。

培养目标：

培养既有一定的理论知识修养，又有较强的动手与实际操作能力，具备较强的文书撰写与沟通能力，掌握行政与商务活动的基本运作，熟悉各种现代办公设备的使用，能胜任企事业单位办公室工作，协助领导处理日常事务，为领导决策及实施提供服务，具有良好职业道德和团队合作精神，具备办文、办事、办会能力，能够从事办公室文员、行政助理、档案管理、人力资源管理等工作的中高级技能型、应用型人才。

主要课程：

秘书学概论、公共关系与实务、秘书写作、文书档案管理、办公室事务管理、会务管理、秘书礼仪、秘书英语、秘书交际与语言、企业行政管理实务、人力资源管理、秘书信息工作实务、中文速录、办公自动化、电子商务、秘书岗位综合技能实训等。

毕业生就业方向：

秘书是各行各业都需要的应用研究型人才，随着社会经济的快速发展，商务会晤、公务往来等活动不断增加，各行业在进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面都需要秘书，本专业的就业前景十分广阔

文秘专业的大学生就业前景与方向办公文秘

。学生毕业后，可以参加公务员考试，充实到各级政府机关;也可以加入到企业、行政事业单位和经济管理部门从事文秘写作、办公室管理和公关策划、设计、组织，人力资源管理等工作。

主要就业岗位(群)有：

1.行政管理方向：总裁秘书、行政助理、总经理秘书助理、部门经理秘书、经理助理、办公室主管等。

2.商务文员方向：商务秘书、跟单文员、业务员、谈判助理等。

3.普通文员方向：办公室文员、前台文员、行政文员等。

4.档案管理方向：档案管理员、资料员、信息收集员等。

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秘书处档案组工作计划篇8

领导重视

这次广西开展的全区档案事业发展综合评估工作，引起了各级领导高度重视。2007年4月，经自治区领导同意，自治区党委办公厅、自治区人民政府办公厅印发了关于《广西壮族自治区档案事业发展综合评估实施方案》的通知，通知下发后，各级党委和人民政府高度重视，列入议事日程，真抓实干。许多市委常委、秘书长担任了评估工作领导小组的组长，许多县委书记、县长到档案部门现场办公。比如，崇左市为了使评估工作扎实进行，成立了以市委常委、秘书长李明凤为主任、市四大班子各一名副秘书长为副主任的崇左市档案事业发展综合评估委员会。各县（区）也相应成立了评估领导小组，从组织上确保评估工作的顺利开展。为使评估工作落到实处，崇左市委办、政府办于2007年6月12日，召开市档案事业发展综合评估委员会委员会议。组织学习评估方案和评估细则，统一认识，明确任务。市委常委、市委秘书长李明凤在会上讲话，对全市评估工作做了布置。他要求各县（区）认真做好自评，肯定成绩，找出差距，分清责任，逐步整改。又如桂平市市长麦承标于2007年7月23日到该市档案局视察，对档案事业发展综合评估迎检工作进行检查和现场办公。刘旭亮副市长也多次深入该局现场办公，解决馆库配套设施经费及其他评估迎检遇到的问题，并担任了该市档案事业发展综合评估工作领导小组组长，亲自带队到各县（区）开展档案事业发展综合评估工作。

列入计划

历年来，广西档案事业的发展不能与经济社会发展同步的原因，主要是档案事业的发展没有能列入政府的经济和社会发展规划中。在“十一五”规划前，广西各级档案部门的发展都没有列入政府发展规划的盘子。因而，导致了广西各级档案部门不但发展不平衡，而且工作难度大，资金短缺的问题也比较严重。这些问题不解决，档案事业科学发展的问题就无从谈起。自治区档案局新一届领导班子充分认识到这一点，多次向自治区党委、政府领导及自治区发展改革委等部门的领导汇报档案工作，阐明档案事业在新时期社会主义建设中的地位和作用，使他们了解档案工作,从而支持档案工作。经过艰苦的努力，2006年12月经自治区人民政府审定通过，由自治区发展和改革委员会印发了《广西壮族自治区档案事业发展“十一五”规划》。然而，有些市及县（区），对发展规划的问题，没有引起足够的重视，工作力度不大，导致档案事业发展“十一五”规划仍然是档案部门自己唱独角戏。此次评估把档案事业发展“十一五”规划是否列入政府“盘子”、是否有实质内容，当作重要内容来考评。因此，有些单位采取了补救措施，有些单位增添了新的内容。比如，2007年5月11日桂林市人民政府办公室下发了《桂林市人民政府办公室关于印发桂林市档案事业“十一五”发展规划的通知》，市及各县档案馆的馆库建设都列入了“十一五”发展规划重点建设项目表，市财政预算本级档案馆将投入资金3500万元，建设用地18亩。目前市档案馆新馆建设已进入实施阶段，土地拨付手续正在办理，启动资金将很快到位。又如，2007年6月25日，来宾市市长张少康在市委常委、市委秘书长苏建荣的陪同下，到市档案局现场办公，为档案局解决了购买摄像机、数码相机所需经费5.7万元，并同意拨款7万元购买业务指导工作用车。同年9月3日，张市长主持市政府第13次常务会议研究决定，同意无偿划拨15亩土地作为市档案馆新馆建设用地。

部门配合

这次广西开展的全区档案事业发展综合评估工作，普遍得到了各级人大、发改委、财政等有关部门的通力配合，使全区的档案事业发展综合评估工作顺利开展。比如，柳州市为了使这次评估工作顺利进行，成立了柳州市档案事业发展综合评估委员会，市委常委、秘书长纳翔任评估委员会主任，市委、市政府各一名副秘书长、市档案局局长任副主任，市发改委、市财政局主要负责人任评估委员会委员。各县（区）也分别成立了档案评估工作领导小组，统一领导、协调当地评估工作。在开展了县（区）档案事业综合评估检查工作中，23名工作人员均从市档案局、发改委、财政局等单位抽调。又如，贺州市委办、市政府办下文成立市档案事业综合评估委员会，主任由市委常委，秘书长陆海平和市政府副市长刘雪萍担任，常务副主任由市档案局局长担任，副主任分别由市委、市政府分管档案工作的副秘书长担任，成员由市人大教科文卫委、政协文史学习委、发改委、档案局有关领导和各县（区）分管领导担任。为了把评估工作落到实处，市委办、政府办随即印发了《关于做好迎接全区档案事业发展综合评估工作的通知》，对各县（区）、市直各单位评估工作提出具体要求。

效果明显

秘书处档案组工作计划篇9

关键词：审核评估；教学秘书；作用

G647.2

审核评估是继合格评估和水平评估之后的又一项教学评估模式；是对高校本科教学培养质量及各项工作的再一次权威性认定。该评估的特点是用学校自制的“尺子”来衡量自己，衡量的重点就是高校各专业办学定位和人才培养总体目标定位，国家不设定统一的评估标准，审核结论不分等级，形成写实性审核报告【1】。审核评估对教学秘书来说是一次严峻的考验，教学秘书队伍素质，水平的高低直接影响到审核评估能否顺利进行。在审核评估背景下，各高校应结合教学秘书工作在评估中所起的作用和教学秘书队伍当前的整体状况，加强教学秘书队伍建设。

一、教学秘书工作在本科教学审核评估中所起的作用

1.教学秘书工作能为审核评估提供各种教学基本状态数据

教学秘书既要协助分管教学院长制定教学计划，课程建设规划，教学管理规定，还要协助教师办理调停课申请，协助教师组织各类课程考试并将教务处批准的课程调整信息，考试信息及时准确的通知到各教师和相关班级，每学期还要组织学生退改选课程，协助学生转专业等等。教学秘书工作涉及的对象包括教师，学生，教务处的相关人员，学院的有关领导。教学秘书工作的内容也是相当广，他们在平时的工作中积累了大量数据表格，审核评估需要的大量支撑材料都来源于教学秘书，例如审核项目中的教学资源，其审核要素“专业设置和培养方案”及“课程资源”的数据都来源于教学秘书。

2.教学秘书工作能满足审核评估专家对档案资料调阅的要求

档案是各院、系在教学和各项实际工作中逐步形成和积累起来的一系列最初数据，它是教学工作的缩影，直接或间接地反映各项工作的全貌，是衡量教学，科研及全面工作的重要基础和依据。对档案资料的调阅是审核专家的一项重要工作，他们为了获得客观，公正的审核结果，需要查阅教学档案资料，对照评估指标逐项给出评定等级，得出总的评估结果。教学秘书根据审核评估指标体系一次次组织教师系统的，完整的对教学档案检查，并对教学档案内容做出相应的调整和充实，最终满足专家对档案调阅的要求。

尽管教学秘书的工作在审核评估中功不可没，但高校教学秘书的建设却不是十分的理想。

二、本科院校教学秘书队伍建设存在的问题

1.教学秘书队伍不稳定

一方面是由于职责范围不明确，老师，学生事事找秘书，致使秘书业务繁忙 ， 工作量大 ， 承担的责任也大 ；另一方面人们思想意识存在偏差，认为：“只有水平低 ，没有教学能力的人才去从事教学秘书工作。 ”因此，许多从事教学秘书工作的人员不愿长期承担教学秘书工作，导致队伍不稳定，秘书更换频繁，严重影响迎评工作。

2.教学秘书队伍缺乏提升空间

有些高校教学秘书不在编制内，活干的多，津贴却比编制内人员少。在迎评工作中，教学秘书投入大量的时间精力做准备，加班加点的做好各项准备工作，但秘书工作很难量化，难以体现成绩，得不到领导的重视，职务晋升较难，政治前途较低。而且教学秘书工作繁忙，缺乏科研的时间精力，这就导致他们在职称评定方面处于劣势。

3.教学秘书队伍创新能力不足

很多高校，秘书往往不经培训直接上岗，不少教学秘书从来没接触过教学管理相关工作，一切都是从零开始，新秘书的做事模式往往仿照老秘书方式方法进行，对于教学管理中存在的问题，也一直沿袭下来，再加上上岗之后，工作繁忙，缺乏足够的时间精力学习专业知识，改善知识结构致使教学秘书创新能力不足。

4.教学秘书队伍缺乏培训机会

不少高校对教学秘书普遍存在只使用不培养的问题，学校没有秘书岗位培训的机制。有些秘书首次接触审核评估，由于缺乏培训，对审核评估了解不够，同样的工作总在反复进行，单就试卷档案整理发费秘书大量的时间精力，严重影响工作效率。

三、以评促建，加强秘书队伍建设

1.改变观念，重视秘书工作

高校要想建立一支高素质，业务能力强的教学秘书队伍，必须重视秘书队伍建设，将秘书队伍纳入学校师资培养计划，在培养，晋升，待遇方面给予相关优惠政策，提高秘书的工作地位，为秘书创造良好的工作条件，提供施展才华的机会，使得秘书岗位成为令人羡慕的岗位。同时建立一套符合实际的秘书工作激励机制，设置考核细则，考核指标，考核尽量做到公平公正，考核结果良好的给予相应的物质精神鼓励，结果欠佳的进行岗位培训甚至转岗。

2.鼓励教学秘书学习和培训

学习是为了给精神补氧，给思想充电，是为了自身素质的提高。教学秘书可以向经验丰富的老秘书学习，也可以向书本杂志学习，还可以向实践学习，在平时的工作中累积经验。培训能为教学秘书提供多渠道，深层次的学习。各省（区、市）应加大对秘书的培训，丰富培训内容，拓宽培训渠道，保障培训经费。高校可以采取不同形式的培训，举行讲座，活动观摩，组织秘书赴境外短期考察，使教学秘书获得各种信息，学到各种知识，促进各项能力提高。

3.鼓励秘书队伍科学研究

教育研究是秘书提升素质的必经之路，也有助于职称的提升。教学秘书要转变观念，增强教育科研的意识。教学管理过程极为繁杂，需要秘书探索教学管理规律，推成出新。学校和科研部门可以为教学秘书提供领域广阔，层次多样的科研项目，为教学秘书科学研究提供更多机会和平台。科研项目尽可能的贴近教学秘书工作实际，使其具有针对性和可操作性。

总之，教育要发展，管理要跟进，充分认识到教学秘书工作在教学管理中的重要性，重视他们的存在，改善他的状况。以审核评估为契机，加强教学秘书队伍建设，高效办学质量将会得到新的提升。

参考文献：

[1]张灵.以教学审核评估为契机，提升教学秘书素质与能力[J] .佳木斯职业学院学报，2016（5）：224-225

秘书处档案组工作计划篇10

关键词：高校；教务秘书；能力

教务管理是学校管理工作的核心，是保证教学工作正常开展的基本前提。教学秘书是高校教务管理队伍中的一支骨干力量，教务秘书工作质量的高低，与其能力和素质密切相关。一个优秀的教务秘书，要能根据工作中出现的具体情况，灵活地运用自己所掌握的知识和技能，做出及时有效的判断，并与各方面进行沟通，圆满完成上级交办的工作，由此，必须具备组织和协调能力、出色的语言表达能力和沟通交流能力等。

一、组织和协调能力

现代的秘书人员，既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。教务秘书工作要涉及到组织协调，比如组织学生有序地参加各种考试，安排考场、座位，科学合理地组织安排教学档案等。教务秘书的职责还包括协调工作，协调不同部门之间的关系，协调教师与教师之间的关系，协调教师与领导、教师与学生的关系等。教务管理人员是学校、院系与教师、学生之间的桥梁与纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息、协调关系的作用。协调组织工作做好了，可以营造良好的人际关系，促进部门之间的融洽相处、提高工作效率、工作质量。

在工作过程中，教务秘书要学习组织协调方面的理论，在实践中不断提高工作艺术水平，做到使多个部门、多个成员互相配合，充分利用一切可以利用资源，为做好工作打下基础。既有数量的配合，又有各项工作的时间配合、行动配合。

二、语言表达能力

这是教务秘书应该具备的一项基本能力。语言表达能力包括：书面语言表达能力和口头语言表达能力。学校管理的信息传递大部分是通过书面文字的形式完成的，对教务人员来说，能熟练起草一般性的公文和文件，如通知、请示、报告、调查、会议纪要、教学情况分析、工作计划、总结等等。书面语言运用方面要做到准确、简练。准确：在表达中不论是选字用词、判断推理、多种综合，还是阐释观点、表述意见、引用材料，以至语气的把握，标点的使用，格式的安排，都必须准确无误、无懈可击。简练：无论是口头表达还是书面表达，都要力求用最精练的语言，表达出最必要的内容，做到“文约而意丰”，“言简而理周”。

口头语言是传递信息的主要手段，是教务秘书重要的工作工具。教务秘书应用口头语言主要做三方面的工作，一是传达学校各种会议精神；二是向师生宣传解释学校的各项政策；三是向学校汇报系数学工作的相关情况。这些工作都要求教务秘书要具有较高的口头语言表达能力，做到把内容表达清楚、表达准确，易理解和掌握。教务秘书在熟悉业务工作的同时，要加强教育学、社会心理学、逻辑学、修辞学、管理学等知识的学习，提高自身的文学修养和精确表达思想的能力，做到语言条理清楚、准确清晰、简明扼要、措辞得当，以提高沟通效果。

三、计算机操作和维护能力

电脑已经成为教务工作的重要工具，掌握相关的计算机技术和技能，能大大地提高工作效率，改善工作质量。首先，要掌握office软件和相关教务软件的应用技巧。目前，高校基本普及网络化办公，运用教务软件进行排课、选课、学生成绩管理，这大大提高了工作效率，同时又能保证工作的质量。这都要求教务秘书要熟练掌握相关软件的应用，充分发挥网络办公的优势。其次，懂得计算机安全维护常识。计算机病毒泛滥，稍有不慎，可能对宝贵数据造成损坏。具备计算机安全常识是非常必要的。比如，经常给软件升级，装杀毒软件，对重要数据经常备份等等。此外，了解一些计算机基本维护常识，比如，磁盘碎片整理、各种启动模式的操作、系统恢复等。

四、创新能力

教务秘书工作的主要特点是完成上级指派的任务和完成计划规定的常规工作，在做什么方面是别人确定好的，无需自己考虑，要考虑的就是怎么去做，高效率、高质量地去做。教务秘书工作的创造性体现在具体的日常事务处理中。

1、简单事务高效化。教务秘书每日都要面临着一些简单琐事，由于上级领导工作的计划灵活性，许多事情常常是临时想到的，于是，教务秘书不得不要应急处理临时分配的任务，常常忙得焦头烂额。为了高效有序地做好教务工作，在每一学期都应制定较为详细的工作计划，使得每一个月、每一周、甚至每一天要做的事，都包括在计划之内，尽量减少“突发事件”，便于工作有序进行。

2、复杂事务条理化。教务秘书工作要处理一些较为复杂的事，这要求要谨慎有条理，做到一丝不苟，万无一失。比如，考试监考的安排，不容出半点差错，每场考试的时间、地点，监考人员都不能有冲突，这要求我们在工作中要认真细致。还有教学档案的保管，教学档案种类比较多，若没有恰当的分类方法，很容易使档案凌乱、混杂。

五、自我调控能力

自我调控能力是指自我调节和控制能力，从内容上看可分为认知调控、情绪调控和行为调控。认知调控是指对所从事的工作的性质、目的、意义等，在认识上的调节和控制。由于种种原因，教务秘书对自身的工作认识会产生这样或那样的偏差，如对教务工作重要性认识不足，对自身角色和身份缺乏认同，这会影响对工作投入和工作的积极性，影响工作效率，同时也不利于自身的发展。情绪是指人们在心理活动过程中对客观事物的态度和体验。人的情绪有两种――消极的和积极的，教务秘书在工作中，要学会调控自己的情绪，使自己的情绪处于最佳的状态。要通过不断的反思，养成一套规范化的行为(语言)，在突境中，也不至于行为不当，影响工作。

六、社交能力

当前，社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。牢固树立服务意识，热心为师生提供各种帮助，做到谦虚、尊重人、热情、善解人意、多办实事，努力营造一个祥和、融洽、互相信任的氛围，建立起良好的人际关系，为高效地开展工作创造良好的环境。