英文书信格式十篇

英文书信格式篇1

关键词　信封书写　邮政历史　文化差异

中图分类号：H315 文献标识码：A

0　引言

中英文信封书写格式有很大的差异。中文信封先写收信人地址，从国家、省、市、城区、街道、门牌号，最后才写收信的人的姓名。而英文信封先写收信的人，然后才是门牌号、街道、城区、市、省、国家。两种信封写法前后顺序刚好相反。有学者认为这种格局反映了中西方思维方式的差异：中国人考虑问题习惯于从大到小，由远及近，而西方人则反之；正是这种思维的差异导致了中西方信封书写上的不同格局。（张业菊，2006）笔者对这种文化角度的解释不能认同。特从英汉语言角度和中西邮政史角度提出不同的看法，以活跃学坛。

1　英汉语言习惯

英汉信封书写格式的不同并不是由所谓“中国人考虑问题是从大到小，由远及近；而西方人考虑问题是从小到大，由近到远”的思维模式不同引起的。因为这种思维模式二元对立的命题很难成立。在现实中，中国人考虑问题从小到大，由近及远的例子俯拾即是。反之亦然，西方人也不尽是思考问题从小到大，从近到远。那么，中西方信封格式为何有这种差异呢，笔者认为这应从英汉两种语言的语法特点的层面做出解释。

汉语和英语在书写中最大的不同在于修饰语位置的不同。这种差异，反映在信封的书写上，就形成了在英汉信封书写格局的不同。在英语里，短小的修饰语一般放在被修饰名词的前面。如：President　Barack　Obama.　但是，如果修饰成分稍长，则往往采用所有格，同位语或定语从句的形式，将修饰部分后置。比如，英语常用of构成表示无生命的名词的所有格，其词序和汉语习惯正相反。如：the　gate　of　our　school，　或the　windows　of　the　house。其中被修饰的在前，修饰语在后。在某些固定搭配中，形容词作定语也常常后置，比如：“Secretary　General（秘书长，总干事）”。　英语表示“坐在我身旁的姑娘是我表妹”这句话，将姑娘一词放在前边，然后具体说明是怎样的姑娘，形成“The　girl　sitting　by　my　side　is　my　cousin.”这样的句式。英语　“The　young　man　has　read　all　kinds　of　books，ancient　and　modern，Chinese　and　foreign.”这句话中，古、今、中、外用来修饰“书”时都放在所修饰语之后。　此外，还常用which　引导的定语从句后置来修饰或定义名词事物。“这是要搬进城里的一家人”这句汉语，在英语可以这样表达：“This　is　the　family　which　is　planning　to　move　to　the　city.”　英语修饰语后置是英语不同于汉语的一大特色。只要有需要界定的词汇，概念，事物出现，都可以把修饰语放在后边。这种特色使得英语在表达上较之汉语有一定的优势。一句话出来能够边写，边思考，边修饰。这样句子可以写的很长，甚至一直写下去。在汉语里，古汉语中有些定语后置的情况，现代汉语一般都将修饰语放置在所修饰名词之前。因此在写作上，下笔前头脑中要对词汇进行更多的排序，然后下笔。如果修饰语与被修饰事物之间只是两个词汇，这种排序并不费劲，但是在修饰语多的情况下，排序绝对成了必要。比如，要对“菩萨”一词进行修饰，要给他加一些头衔。汉语的正常语序是“南无大慈大悲救苦救难广大灵感观世音菩萨”。又如，明代正德皇帝好武，将国家大事视为儿戏，　自封为“总督军务威武大将军总兵官太师镇国公朱寿”。以上英汉举例，说明了英汉两种语言的修饰语和被修饰语之间的语序关系特点。

写信封地址无论中西其实本不存在思维上“从大到小”或“从小到大”的思维方式问题。中西方信封写法的差异其实源于两种语言语序习惯的不同。设令中西二人同写两信，而信封封面上只能写一个字或词。那么这个字或词肯定都是收信人的名字。此时，无论中西方，思维中心肯定都是那个收件人。实际情况正是如此。我们看到的一些中外私递的旧信封，封面上就都只有名字。这种情况说明，书写信封时，无论中外，大家都是想着收件人。　但是当收信人的名字和地址同时出现在信封上时，就出现了差别。这个差别是语言语法上的差别引起的。西方人在表示曼哈顿的约翰时，一般会使用所有格标志　of　联结二者，表示所属。因而会写成“John　of　Manhattan”　如果，加上城市名则成了“John　of　Manhattan　（of）　New　York　”很明显，这种看起来从小到大的排序，实在是取决于语法规则。　而中国人处理地名和人名同时出现时，会写绍兴鲁迅。这也是固定的语言习惯。因此，西方信封上书写格式可以理解为：　Name（of）　House　name（of）　Street　name（of）　City　name（of）　State　name（of）　Country.　在这个书写格式里，邻近的名词之间是所属关系，但在信封上表示时，为了节省空间，通常去掉了所有格的标志符号　“　of　”。

2　文化与历史

中西方的邮政发展历史上一些文化因素曾促成信封书写格局的形成。就中国信封书写来看，它的确给人以特别重视地址的印象。这种情况的形成可以从下面的情况得到解释。中国早在秦汉时期就建立了统一的驿递制度和地名体系。其时，中国幅员辽阔，控制地域覆盖36郡，后又增至46郡，郡下又有乡里组织，形成数以万计的地名。可以想象，不论公函私信，在这么大的版图中传递，正确的地名地址书写是何等的重要啊。虽然，秦汉时期还没有现代信封，但不管公私信件用什么样的信函传递，地名是非写清楚不可的。

相比之下，英国　17世纪才有了官方控制的邮路建设，而范围不出英伦诸岛。美国在18世纪后期才开始了东海岸的邮路的使用（Day，　2007）。不管是英国或是美国，邮递机构在早期都不开展投递业务，邮件只在邮局之间传递，再由收件人前往邮局查看领取。因此，对于早期的西方民众来说，通信的具体街道地址意义不大，而收信人的名字则较为重要。因而有了中国人重地址，西洋人重名字的表面现象。

无论中西方，信件封面上的地址姓名都有个从简单随意到复杂规范的书写演变过程。这个演变过程与邮政发展的历史息息相关。首先，制作信封材料的价格对信封封面的写法有影响，但这种影响与书写顺序无关，而与信封地址书写详略有系。英国和美国早期写信并不使用信封，主要原因是纸张昂贵。人们通常只是写完信后，把信纸折叠起来进行蜡封，利用背面的空白来书写邮寄对方的信息。邮资以邮递的距离和信件的重量来计算。因此，为节省费用，信件尽量少用纸。　1775年，美国建国之初的政治家萨缪尔·亚当（Samuel　Adams）从波士顿向费城发了一封信，价格为22美分。这封信就没有信封，由一页信纸折叠而成。因为此时使用信封，意味着多付一页纸的邮费，当时只有极少数富人能够支付的起。信封的使用当在1838年前后，当时，英国曾进行过信封设计大赛。有一种“Mulready”信封曾赢得过奖。这种“四角折叠，会于中心，然后蜡封的新式信封”是现代信封的原始样式。其时，英国邮政当局，决定生产邮资付纥信封，通过邮局发售。当时虽然是一种创新，但是，也获得不少民众批评。一般英国民众认为这种发明史愚蠢的。美国历史记载，1843年　皮埃森先生曾在自己的作坊里，用带刀模具切纸，进行手工信封制作。不久，各种信封制作机相继发明，终于使信封的价格下跌，大大促进了人们使用信封的习惯。当然，从简单的信纸背面书写，到信封封面书写是个不小的飞跃。在这一转变中，信封的书写有了较大的空间。（Benjamin，　2002）

其次，对信封书写习惯影响最大的应该属住址投递制度的改变。1863年以前，付费信函邮递都是邮局之间进行，民众到邮局取信件。在这种情况下，信封的门牌号码，街道地址并不重要，重要的是落地邮局信息。而邮局信息也常常只是个邮局的代号。因此，信封上可以不写对方具体地址，而只写对方邮局编号。1863以后，美国推行城市住址免费投递制度，对信封的街道，门牌号码的细节提出了要求。到　1880年　美国有　104个城市实行免费投递，到1900年则升到　796个城市。　1896年，乡村也开始实行住址投递，先在西佛吉尼亚的三个邮局试行，当时覆盖29各州的44条邮路。到1902年，乡村住址投递遂成定局。到了1930年城市乡村到处都有了“方便的路边信箱。”（Benjamin，　2002）

此外，邮递价格的下降对信封的使用有积极意义。西方邮政部门在19世纪中期曾努力降低邮寄费用。1845年前　高昂的邮费价格抑制着一般的通信使用信封。以美国为例，1799-1815美国东部邮路上报纸的邮费为2美分以下，而信件的邮寄价格却按邮程远近每页信纸在6～25美分之间。邮资的多少和信件的大小，重量和邮寄距离都有关系。1840，年从巴尔的摩到纽约的一封信邮资为18.5美分。其时，一个劳动力的日收入为　72美分，一封信占去日薪的4分之一。美国　1845年国会立法大大降低了通信费用。由过去五等距离计算变为两等距离计算。巴尔的摩到纽约的邮资降至　5　分。1863年，价格又有降低，距离因素取消，统一按重量收费。信封的机器制作，邮寄费用的价格降低和住址投递的实行鼓励了人们使用信封，并且将信封的地址延至街道和门牌号码。（John，　2008）

总之，信封的书写格局的形成和邮政历史发展事件关系密切，却与思维方式很难挂上钩。

3　技术与教育

中国人和西方人书写信封的格式的形成，还可归因于现代邮政体系的暗示、引导和规范。现代邮寄制度产生以前，人们在信封上或多或少可以看到写信人个体意志的表现，个性化的信封时有所见。比如，宋代进士李逊一时遭难，寄了个空信封，委托名士刘元普照顾家人，信封上写：“辱弟李逊书呈洛阳恩兄刘元普亲拆。”刘元普本不认识李逊，接到空信封后，揣摩再三，有所领悟，于是承担起照顾李逊家人的责任。又比如，从民国期间的私人信件上看，地址和人名是写给不同的人看的。其中地址是给邮差看的，而名字则是给收信人看的。不少信封上写着：捎，交，面交，烦致，烦交，拜托等字样，且信封没有邮戳，说明信件是通过私人或信使等传递。这样的信件往往能看到保留的个性文化痕迹。

清代和民国时期，我国民众识字率低，有一种代人写信的职业。这些专业写信人对信封的书写极为讲究。这时期的信封，有时双面书写。根据书信人与收信人之间的地位不同，需要用不同等级的敬语或谦语。于是信封写得文雅古朴，成为信封史上的佳话。西方信封早期也能见到代表个人意志的文化痕迹。比如火漆封印的使用，欧洲就很有讲究。棕色漆为赴宴请贴，红色漆为官方文件，白色漆为婚嫁喜庆，黑色漆为丧事讣讯等。

自从现代邮政业务展开以来，无论中西（下转第253页）（上接第242页）方，都出现一个趋势，即写信人对如何写信封的主观意志体现的越来越少，而邮政系统为实现现代标准化服务，越来越多地干预信封的书写格式。为了以最有效的方式处理和投递邮件，现代欧美国家邮政机构都规定了信件地址书写标准要求民众遵守。

邮政机构推行标准化信封书写的措施之一是利用信封上的提示文字指导信封书写。写信人地址写在何处，收信人地址写在何处，一一均有注明。其次，利用出版物进行宣传。各国邮政部门都在邮局里张贴或悬挂信封书写标准提示。这种做法逐渐统一了人们书写信封的格式。不仅如此，英语国家邮政机构重视邮政知识的普及，并且非常重视对民众和儿童的邮政知识教育，以致小学生都要学习信封书写方法（Aibel-weiss，　1994）。

此外，各国邮政部门，一直致力于邮政信件分拣机械化，信件电脑识别和邮政智能化。对信封格式的书写提出了更高的要求。比如，加拿大邮政机构希望书写信封时不使用标点符号，包括缩写语后边的逗号。在表示乡村道路（RD）和郊区服务缩写（SS）语前，不使用数码符号#　，只用空格隔开等等。信封封面的每一个字母都提倡大写，包括回信地址。最后形成这样的格式。

如：BRIAN　HUNTER　SYLVIA　BURTON

RR　3　PO　BOX　1234

FREDERICTON　NB E3A　1H9　NEWCASTLE　NB E1V　2V5

在邮政机构的强势干预下，信封的书写逐渐摆脱了对个人意志的反映。信封书写中的文化因素越来越为技术因素所取代。写信人越来越多地服从机器对信件的要求，而个人的主体意识越来越少地表现在信封上。写信者如何写信封强烈地受到邮政体系的约束和规范。

4　结语

以上对英汉语言习惯和邮政历史的回顾清楚地表明，中西方信封书写的差异渊源已久。书写顺序相反的差异主要是由汉英两种语言语法结构引起。而在漫长的邮政发展史上，信纸的价格，信封的发明，邮寄价格的降低，住址免费投递，机械分拣，电脑识别技术的需要，以及邮政知识普及教育等，都对信封的写法产生过影响。很显然，没有证据表明，中西方信封写法的差别反映了中西方民族“从大到小，从远到近”或者相反的思维习惯。

江苏省无锡市锡山职业教育中心校　校立项目

参考文献

[1]　张业菊.从中英文信封格式看中西方思维方式[J].湖南行政学院学报（双月刊），2006（6）总第42　期：82-83.

[2]　刘广生等.中国古代邮驿史[M].北京：人民邮电出版社，1999.

[3]　马楚坚.中国古代邮驿[M].北京：商务印书馆，1997.

[4]　臧嶸.中国古代驿站与邮传[M].北京：商务印书馆，1997.

[5]　Aibel-weiss，　Wendy.　Post　pack　for　elementary　school　students[Z].National　Post　Museum，　Smithsonian　Institution，1994.

[6]　Benjamin，Maynard　H.The　History　of　Envelopes：1840-1900[Z].Envelope　Manufacturers　Association，2002.

英文书信格式篇2

商务英语书信(business or commercial english correspondence)是指交易时所使用的通信。在美国，常用business writing，它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异，比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。

一般来说，英国书信较为保守，许多英国人喜欢用老式书信体，用词较为正式刻板，而美国书信语言非常生气、有活力，格式也较为简便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时，要使用标准式英语queen's english；如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时，就要用美国英语。当然，英国式的语言文化近年来也有变化，但总体来说，两者间的差异是很明显的。

商业英文书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行开头垂直的，称为垂直式或齐头式(block style)，美国常用这种格式；每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式(indented style)，英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度尊重工作效率的美国公司，已普遍采用。正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址，称为信内地址（inside address）。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分，垂直式和称美国式将各行并列，缩进式或称英国式将各行依次退缩。

不过，近来英国商业书信信内地址并未依次缩进，似乎与美国式相同。此外，在美国还流行一种普通收信人地址的写法，就是在书信的inside address中，把门牌号和街名都省略掉。在英文书信中要使用敬语，最普遍的敬语是mr, mrs和miss（用于未婚女性）。英国人常在男性的姓名之后用esq. (esquire的缩写)，不过在商业上也在慢慢地改用mr. mmes. (madam的复数形式)，用于二个女士以上。messrs（mr的复数形式）用于二个以上的男人，或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文信里，mr, mrs, messrs，均不加缩写句点，相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如mr., mrs., messrs.。在称呼方面，商业上最普遍的有gentlemen（美国式）与dear sirs（英国式）二种，相当于我国的敬启者或谨启者。如果信是写给革个公司单位的，不是写给某个具体人的，美语用gentlemen（复数形式），英语用dear sirs。如果对方公司只一人时，必须使用sirdear sir。称呼后一般要使用标点符号，英国式采用逗号(comma)，美国式用分号(colon)。书信结尾客套语(complimentary close)有多种，相当于我国书信在结尾时使用的敬礼、致敬、顺安等句。最为典型的美国式写法是sincerely和best regards，典型的英国式表达有yours sincerely（熟人或知道对方姓名），best wishes, kind regards 和yours faithfully（不知姓名）。此外，英国式的客套语还有特别礼貌的格式，但除了特殊情况外，现在不再使用。

英文书信格式篇3

一. 美式英语与英式英语之间的差异是如何产生的

美国着名作家马克·吐温曾经这样说过:“The British and the Americans are divided by the same language.”美式英语与英式英语是同一种语言。然而,在美国人所使用的英语和在英国本土所使用的英语的确存在不少差异。从历史上来看,美式英语是从英式英语中起源及发展出来的。事实上,从1609年开始,英国移民不断迁居欧洲,到1733年已建立时起13个英属殖民地,人口总数也持续上升。这时,英语在新世界的传播与发展已有了正逢其时的时机与条件。这个时期的英语后来被语言学家们称为北美殖民地英语或美国早期英语。但是,早期移民到北美大陆的除了英国人外,还有其他几个国家的人。

那么,美式英语最终是如何确立了自己的地位的呢?18世纪以后,特别是美国民族主义建国时期,随着越来越多的非英裔移民的进入,美国民族主义开始高涨,反英的民族情绪进入了一个新的阶段。美国民族主义者为了彻底且永远地摆脱英国殖民统治者在思想和文化方面的渗透与束缚,首先提出建立自己的民族语言,即从形式上将美国英语同英国英语区分开来,因为他们认为既然要建立自己国家的新的民族语言, 那么这门新的语言在形式和表达方式等各个方面都应该拥有自己的民族的特色。所以,一批政治家们与一些语言学家们从拼写到词汇和读音以及表达方式等方面进行了一系列的改革,正是在这个过程中,原先已经产生并发展出来的美式英语包括已产生的与英式英语的差异得以保留并弘扬发展。

二.美式英语与英式英语在函电中的差异

(一)首先是日期、数字表达方面的差异日期、数字表达方面的差异。

在日期方面,美英的表达方式是有差别的。以日为先,月份为后,此为英国式,美国式则与此相反。

如一九九六年三月二日的写法:March 2, 1996(美式英语), 2nd March, 1996(英式英语)。

在美式英语的写法中,1st, 2nd, 3rd的st, nd, rd是不使用的。由于日期书面表达不同,读法也不一样。如1987年4月20日,英式英语的写法是20th April, 1987,读成the twentieth of April, nineteen Eighty-seven;美式英语的表达是April 20, 1987,则读成April the twentieth, nineteen eighty-seven。同样,全部用数字表达日期时,英式英语与美式英语也有差别。1998年5月6日按照英式英语应写成6/5/98,而按照美式英语应写成5/6/98;01.08.1998是英式英语中的1998年8月1日,按照美式英语的表达方式却是1998年1月8日,美式英语的1998年8月1日应写成08,01,1998。因此,全部使用数字来表示日期时,往往发生误解,在商务活动中必须谨慎使用。

表达百万以上的数字概念英式英语和美式英语的差别甚大,如one billion英式英语指的是"万亿".,"兆",而美式英语则指"十亿";one trillion英式英语则相当于million million million,是百万兆,在美国英语里却相当于英国英语的one billion,是"万亿"、"兆"。

(二)下面来说说商务英语书信方面的差异。

商务英语书信(Business or Commercial English Correspondence)是指交易时所使用的通信。在美国,常用Business writing,它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。

英式英语和美式英语在书信体例方面存在着一定的差异,比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。一般来说,英国书信较为保守,许多英国人喜欢用老式书信体,用词较为正式刻板,而美国书信语言非常生气、有活力,格式也较为简便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时,要使用标准式英语Queen's English;如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时,就要用美国英语。当然,英国式的语言文化近年来也有变化,但总体来说,两者间的差异是很明显的。商业英文书信,一般都要求用打字机或电脑整齐地打印,左边各行开头垂直的,称为垂直式或齐头式(Block ),美国常用这种格式;每段的第一个词缩进去,称为缩进式或锯齿式(Indented ),英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线,这种格式,在极度尊重工作效率的美国公司,已普遍采用。

正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址,称为信内地址(Inside address)。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分,垂直式和称美国式将各行并列,缩进式或称英国式将各行依次退缩。

在英文书信中要使用敬语,最普遍的敬语是Mr, Mrs和Miss(用于未婚女性)。英国人常在男性的姓名之后用Esq. (Esquire的缩写),不过在商业上也在慢慢地改用Mr. Mmes. (Madam的复数形式),用于二个女士以上。Messrs(Mr的复数形式)用于二个以上的男人,或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文信里,Mr, Mrs, Messrs,均不加缩写句点,相反地趋向于进步自由的美式英语反而加缩写句点如Mr., Mrs., Messrs.。

在称呼方面,商业上最普遍的有Gentlemen(美国式)与Dear Sirs(英国式)二种,相当于我国的"敬启者"或"谨启者"。如果信是写给某个公司单位的,不是写给某个具体人的,美语用Gentlemen(复数形式),英语用Dear Sirs。如果对方公司只有一人时,必须使用Sir/Dear Sir。称呼后一般要使用标点符号,英国式采用逗号(comma),美国式用分号(colon)。

书信结尾客套 语(complimentary close)有多种,相当于我国书信在结尾时使用的"敬礼"、"致敬"、"顺安"等句。最为典型的美国式写法是Sincerely或将副词放在前面,即,Sincerely Yours和Best Regards,典型的英国式表达有Yours Sincerely(熟人或知道对方姓名),Best Wishes, Kind Regards和Yours Faithfully(不知姓名)。此外,英国式的客套语还有特别礼貌的格式,但除了特殊情况外,现在不再使用。

在信封的写法上也有差异,收信人的姓名,地址,英式英语多用缩进式,而美式英语则用并列式。

英文书信格式篇4

一、循序渐进

“冰冻三尺，非一日之寒”。英语写作能力并非是一蹴而就的。它必须由浅入深、由简到繁、由易到难、循序渐进、一环紧扣一环地进行训练。教师应注重基本功训练，严格要求学生正确、工整、熟练地书写字母、单词和句子，注意大小写和标点符号。进行组词造句、组句成段练习时，要求学生写出最简单的短句，为以后英语作文打好扎实的基础。如写“我的家庭”时，指导学生写出一简单句。

二、限时训练

训练时当场发题，限时交卷，促使学生瞬间接受信息，快速理解信息，迅速表达信息，提高实际应用和应试能力。这一步是关键，也是学生的难关。首先必须使学生明白高考书面表达题既不是汉译英，也不是作文，不可任意发挥，要求的是将所规定的材料内容经整理后，

展开思维，目的在于考查学生运用所学英语知识准确地表达意思的能力。必须要求学生在写作过程中牢牢记住以下口诀：“先读提示，弄清要点与格式；时态语态要当心，前后呼应要一致；句子结构和搭配，语言习惯莫违背；文章写好细检查，点滴小错别忽视。”学生明确目的，并掌握要领后，要严格在规定时间内完成作业。训练的初级阶段，每次时间可放宽一点。随着学生写作能力增强，时间相应缩短，逐步做到30分钟内完成任务，不能养成拖拉的习惯。

三、范例引路

学生在进行短文写作训练时，教师应提供各种文体的范文，讲明各种文体的要求，如日记、便条、书信、通知的格式等，并给予必要的提示。

四、掌握各种体裁文章格式

（一）记叙文(Narration)。

这是最普遍、最基本的一种文体。写作中应遵循以下几点。1.交待要素，即人、时、地、事；2.按事件发生的先后顺序叙述完整、具体；3.要重点突出，目的明确。记叙文所记的都是过去发生的事，原则上通常用过去时态写。

（二）说明文(Exposmon)、描写文(Description)。

这是英文常见的两种文体，以解说和描述为主要表达方式。

（三）日记(Diary)。

这是把自己当天生活中经历的有意义的事以及见闻或感受记录下来的书面形式。文体自由，通常用第一人称写。

（四）书信(1etters) 。

一般分为私人信函(Personal letters)和正式信函(Buslness letters)。英文书信从信封到正文，其格式与汉语有许多不同。书信由以下几个部分构成：1.信头(Heading)。寄信人地址和写信日期，写在信封右上角，地址由小到大；2.信内地址(Inside address)。收信人姓名、地址在左上方，位置比信头低一至二行。私人信件一般不写信内地址；3.称呼(Greeting／Salution)；4. 正文(Body)；5.结束语(Ending)；6.签名(Signature)。

（五）通知便条(Notice，Note)。

一般至少有口头通知、书面通知两种形式，至少包括三项内容：1.时间；2.地点；3.活动内容。便条一般有留言条，请假条。特点是：格式简单，开门见山，三言两语。

四、自改互改

对照范文，学生先对已查出的表达有误的地方进行初改。考虑到范文不可能把各种表达方式都包括进去，况且学生作业中的错误也不尽相同，因此，还可安排学生互改作业。互改以同桌的两人为宜。批改者对有疑问的地方作上记号，待互相讨论取得一致意见后再更正。若有争议的问题，可当场请教老师。学生得到了满意的答案，心里总是挺高兴的。他们的写作兴趣自然就会提高。最后，要求学生再对全文通读几遍，琢磨一下是否符合要求，尽量做到准确无误。如发现错误，可作最后修改，誊写工整，交老师查阅。

五、及时讲评

抓好习作讲评课，及时反馈信息，是提高学生书面表达能力不可缺少的一项工作。为此我对自己提出了以下要求：

（一）如在时间紧的情况下，可抽查部分学生的作文评阅，重点抽查中下水平的学生的作文，采用当面批改的形式，从而大面积提高教学质量。

（二）批阅过程中，认真记录习作中存在的带有普遍性和典型性的错误，为讲评课作材料准备。

（三）将一些写得较好的错误较少的习作张贴出来，或讲评时读给全班学生听，给予鼓励。

英文书信格式篇5

由之前英语常用应用文的分类来看，基本上我们接触的常用应用文主要是书信类。书信的具体写法格式，中文同英文是有很大差别的。因此了解英文书信的一些常识性东西是十分必要的。(一)英文书信内容的组成部分 英文书信不论是商业信、社交信或朋友间的通信，依据习惯，大体都有六部分组成。即： 信头(heading) 信内地址(inside address) 称呼(salutation) 正文(body) 结尾语(complimentary close) 签名(signature)1.信头(heading) 英语书信的信头包括发信人的地址和发信的具体日期两部分。信头放在信纸的右上角，一般分行写出。要先写发信人地址，再写发信的日期。写发信地址时依据从小到大的原则，即：先写门牌号码、街道名或路名，再写区(县)及所在市名称，然后是省或州、郡名称，最后再写上国家的名称。日期的顺序是先写月份再写哪一日然后是年份。需写邮政编码，邮政编码写在城市名称后边，用逗号隔开。 信头不能越过信纸中间而写到信纸的左上面。另外需要注意的是，通常在写地址时，第一行写门牌号和街名，第二行写地区名，第三行是日期。一般信头每行末不用标点符号，但每行中间应用的标点不可少，城区名和邮政编码之间，日月和年份之间要用逗号隔开。 信头一般不要写得太高，信头的上面要留些空白。 信头的书写格式有两种：并列式和斜列式。所谓并列式是指信头各行开头上下排列整齐。而所谓斜列式是下一行开头较上一行的开头向右移一至两个字母的位置。如：并列式：6P Park Ave.New York; NY 11215, U.S.A.December 1， 1999斜列式：6P Park AVe.New york, NY 11215, U.S.ADecember 1， 19932.信内地址(inside address) 信内地址包括收信人的姓名称呼和地址两部分。社交的私人信件信内地址是省略的。信内地址的位置位于信头的左下方，它的开始行低于信头的结尾行，位于信纸中央的左边。 信内地址先写收信人的头衔和姓名，再写地址，地址排列次序同信头一样。信内地址的书写格式也有两种：并列式和斜列式。一般来讲，信头和信内地址所用的格式总是保持一致的。标点符号的使用也与信头一样。 关于信内地址对收信人的头衔和姓名的称呼一般有以下几种情况：无职称的男子用Mr.(加姓)已婚的女子用Mrs.(加女子丈夫的姓)未婚的女子用Miss婚姻状况不明的女子用MS.博士或医生用Dr.(Doctor)有教授职称的用Prof.(Professor)总经理、校长、会长、总统用Pres.(President)3.称呼(salutation) 称呼是对收信人的尊称语，自成一行，与信内地址上下排齐。在美国用“My Dear”比用“D ear”还要客气，而英国的用法恰巧相反。对于一个陌生的人通信一般用“Dear Sir”或“D ear Madam”。另外需要注意的是称呼后面用逗号。4.正文(body) 正文是书信的核心部分。正文的写作必须注意以下几点：(1)正文从低于称呼一至二行处写起，每段第一行向内缩进约五个字母，转行顶格。正文 也采用并列式的写法，即每行都顶格，但段与段之间中间要空出两三行表示分段。(2)对于非正式的书信，除客气外，没有什么一定的规则。但究竟怎样的措辞，也应事先 想好。(3)对于非常正式的书信，要知道开头句是很重要的。另外，信的内容中的每个段落 ，只能有一个中心思想，这样看信的人可以清楚、明白你所要表达的内容。为了表达的清楚，还要尽可能地用短句，少用长句、难句。段落也宜短不宜长，尤其开头和结尾两段更应简短。(4)潦草的字同不整洁的衣服一样不雅观，书写一定要整齐规范。拼写也不能出现错误。 对拿不准的词一定要求助于字典。(5)凡正式的书信，我们应将该信的全部内容写在一张信纸上。若一张不够，可用同样质 地大小的信纸继续书写，但若仅多出一两行则设法排得紧些放在一张上，或平均分为两页也好。信要写得美观大方。(6)正式的书信，词语要庄重，决不可用俗语和省笔字。5.结尾语(complimentary close) 结尾语就是结尾的客套语。一般写于正文下空一两行后，从信纸中央处起笔写，第一个字母大写，末尾用逗号。结尾语措辞的变化依据情况而定，通常有以下几种：(1)写给单位、团体或不相识的人的信用：Yours (very) truly,(Very) Truly yoursYours (very) faithfully,(Very) Faithfully yours, (2) 写给尊长上级的信可用：Yours (very )respectfully，Yours (very )obediently，Yours gratefully，Yours appreciatively，也可以将Yours 放在后面。(3)写给熟人或朋友的信可用：Yours，Yours ever，Yours fraternally，Yours cordially，Yours devotedly,也可以将Yours 放在后面。(4)给亲戚或密友的信可用：Yours，Yours ever，Yours affectionately，Yours devoted friend，Lovingly yours， Yours loving son (father，mother，nephew……)，以上各种情况 yours 无论放在前面或是放在后面都行，但不可缩写或省去。6.签名(signature) 签名是在结尾客套语的下面，稍偏于右，这样末一个字可以接近空白而和上面的正文一样齐。签名当用蓝钢笔或圆珠笔，不能用打字机打。签名上面可以用打字机打出所在公司单位名称，下面也可打出职位。写信人为女性，则可在署名前用括号注明Mrs.或Miss。 签名的格式不能常变换。如一封签G·Smith，另一封签George Smith，第三封用G·B·Smit h。男子签字前不可用Mr．、Prof.或Dr.字样。(二)英文书信信封的写法(superscription) 英文书信信封的写法同中文也不一样。具体来讲，英文书信应这样安排信封内容。 1.寄信人姓名地址写在信封的左上角。 收信人的姓名地址写在信封中间靠下或靠右地方。姓名要单独成行。姓名地址的写法同信头(heading)和信内地址(inside address)一样。所用格式(并列式或斜列式)也同信内的安排一致。注意写上邮政编码。 2.信封左下角可以写些说明语。如写上General Delivery(平信)、Registered(挂号 信)、Express(快件)、Air mail(航空)、Personal(亲启)、Please Forward(请较交)、Prin ted Matter(印刷品)、Book Post(图书邮件)、Manuscripts(稿件)、Photos Enclosed(内有照片)、Top Secret(绝密件)等。 3.若信封通过邮局寄给第三者转交给收信人，则需在收信人的姓名下面写明转交人的姓名，并在前面加上c/o(care of)。如：Mr.Thomas GreenC／O Mr.William Scott101 St.Lawrence Ave.Montreal 18，Canada。 4.Jr.(Junior)、Sr.(Senior)可以和Mr. (Mister)一起用，以示父子的分别。中国人父子不同名，则没必要用了。另外Sr.一般是省去不用的。

英文书信格式篇6

摘要：“客邮”是指19世纪以来西方国家侵犯中国，在中国传递信息及物资的早期西方邮政系统。《在广州的十四个月》一书，是鸦片战争之后，1877―1878年“客邮”在广州发展的具体记录，也是“客邮”运作从秘密到公开、业务从部分到完整、影响由局部到全局的变化再现。可以从中认识书信在当时客居中国的外国人生活中的作用，理解“客邮”对推动中西文化交流及社会发展做出的贡献。

关键词：客邮；书信；邮局；广州

中图分类号：F618 文献标识码：A 文章编号：1673-8268（2013）04-0055-05

《在广州的十四个月》一书的作者为格雷夫人（Mrs. Gray），她1838年出生于英格兰南部滨海的布莱顿市，成长在一个乡村绅士家庭，婚前名字为茱莉亚・科克斯（Julia Cox）。1876年，37岁的茱莉亚・科克斯与在广州任职的53岁英国牧师约翰・亨利・格雷（John Henry Gray）结婚。婚后格雷夫妇在1877―1878年回到广州生活了14个月，1878年格雷夫人回到英格兰，直到1921年去世。在广州期间，格雷夫人经常写信给远在英国的母亲，描述她在广州的见闻和感想，这种带有游记性质的信件共写了44封，于1880年结集在英国出版，后由梅贝坚博士翻译为中文。本书信集是鸦片战争之后“客邮”在广州发展的具体而翔实的记录，是“客邮”运作从秘密到公开、业务从部分到完整、影响由局部到全面变化的再现。一、“客邮”运作从秘密到公开

广州在鸦片战争前是中国最重要的通商口岸，乾隆二十二年（1757年）被清政府指定为唯一与西方国家进行海路贸易的口岸，成为中西商贸及文化交流的中心，大量外国人士停留广州，贸易、政治外交、文化交流及个人的需求产生了巨大的信息流动量，对承载信息传递的邮政业提出了更多要求。而中国传统邮驿体系只传递官方公文信函，不受理民间和海外邮件，清政府拒绝与通商各国建立正常的邮政联系，主要依靠十三行商作为与外商联系的中介，居中转达官府对外商的谕令、告示和外商的公函书信，十三行部分承担了中外邮政的功能，但满足不了外国与中国贸易、文化和个人信息交流的需求，这些成为了“客邮”产生的客观条件。

英国是18世纪以后与中国进行贸易的主要西方国家，随着来广州英国各界人员的日益增多，书信主要依靠英国东印度公司的商船传递[1]，正如马士所说：“早年是没有邮政便利的，每个发信人或收信人都须依靠其本公司的船只或其他公司的便船。”外国来华人员书信在中国境内的传递受到严格限制，外商在华贸易期间的相关需求需请求清朝地方政府解决。但地方官府不同外商发生直接接触，而是由行商作为中介，代清政府向外商传达命令规定，代外商向清政府转递他们的书信、请求，“凡夷人具禀事件，应一概由洋商代为据情转禀，不必自具禀词”[2]。《粤海关志》详细记载了具禀程序：“必须赴总督衙门禀控，应将禀词交总商或保商代递，不准夷人擅至城门口自投”，“若事属寻常，行商并未拦阻不为，及不应具禀之事，该夷人辄行逞刁违抗，带领多人至城门递禀者，即将该夷商贸易暂停一月，不准买卖货物，以示惩警”[3]。因一般贸易事务引起的纠纷，外商应到粤海关衙门投诉；一般交涉事务，应到澳门同知、香山县丞等衙门投诉，按照一般程序审理。例如乾隆四十九年（1784年），四名意大利传教士由澳门进入广州前往内地秘密传教，携带书信被清廷缴获，乾隆朝教案因此爆发，传教士、涉案官员和十三行商皆受到严厉处罚[4]。

19世纪中期，为满足英国与中国之间信息传递及在中国境内中转的需要，英国商人在往返中国的英国商船上设置了信箱，负责邮件的运输，驻广州英国商馆负责信函的收集、中转和分发。1834年，英国商务监督Napier（一般翻译为律劳卑，下同）在广州英国商馆开办了一间最早的英国邮局[5]。这间邮局侵犯了中国的和邮权，是非法的，因此只能在英国商馆中秘密存在。也因为律劳卑对中国的侵犯，两广总督卢坤“传谕天朝定例，除在粤贸易大班等夷商之外，非奏奉谕旨，不准进省。该夷目查理贸易事务，应即在澳门居住。如欲进省，应告知该商等，先行具察，本部堂驰驿入奏，恭候奉到大皇帝谕旨，再行饬遵”[6]，下令停止与英国的贸易，撤退通事、买办、仆役，驱逐律劳卑离开广州，律劳卑被迫退回澳门后病故。这个事件称为“律劳卑事件”，被英国政府视为极大的耻辱，成为英国朝野鼓吹发动鸦片战争的催化剂之一[7]。

鸦片战争后，1842年中英《南京条约》签订，英国政府立刻在香港设立邮局[8]3738，随即派驻各通商口岸的英国领事为英国邮局的人，领事馆成为邮局处所所在，每个领事馆为发往香港的信件保持一个邮箱。其后，1858年中英《天津条约》第四款第一条规定：“大英钦差大臣并各随员等，皆可任便往来，收发文件，行装囊箱，不得有人擅行启拆，由沿海无论何处皆可送文。专差同大清驿站差使一律保安照料。”这就使英国侵犯中国邮权的“客邮”得到了条约的掩护。至1868 年，英国已经在广州、福州、汕头、宁波、厦门和上海等地设立了六个“客邮”机构。

英国在中国设立的邮局中，广州英国邮局占有重要地位。1856年10月，英国以“亚罗”号事件挑起第二次鸦片战争，1857年底英法联军攻陷广州城，要求在广州沙面建立新的商馆区[9]。1861年9月，英国与两广总督劳崇光签订了《交换沙面英租界协定》[10]，英国邮局设在沙面英国领事馆内，在沙面域多利酒店设有邮政代办所，设信箱收寄邮件，随后英国政府将邮票提供给了领事馆及邮局，使客邮功能进一步完善[11]。其他帝国主义国家也在沙面竞相设立邮局，从此沙面成为西方国家“客邮”在广州的大本营。

正是在这样的背景变化中，《在广州的十四个月》书中反映了1877―1878年间广州与英国的书信往来已经非常通畅，信件可以根据邮寄人的要求在指定地点领取，因此格雷夫人途径香港领取信件后回信称：“能够接到您（妈妈）和其他朋友的信，真有说不出的高兴，为此，请给朋友们转达我们最温馨的谢意。这些信和我们一样，都在同一天到达香港。信都保存在邮局，而没有直接寄到广州。”[12]7格雷夫人居住在广州沙面后，会定期收到从英国寄来信件的通知[12]169172。在广州居住的14个月中，格雷夫人给家人写了44封游记性质的信件，她还给母亲写了另一套私人事务的信件，此外还有大量写给朋友的信件和收到同样数量的来信，反映了“客邮”在广州乃至中国已从以往的秘密状态而变为公开。

英国在广州非法开设邮政机构，执行英国的邮政章程，自行发行邮票，收寄本国在华侨民的信件，甚至还收寄中国人交寄的国内互寄信件，邮件都以其本国的邮袋装运，不接受中国海关检查，甚至走私贩毒，严重侵犯了中国[13]。因为邮政系统不仅是经济、文化交往的重要工具，而且也是张扬国家的重要象征，所以裁撤“客邮”[14]成为日后全中国人民的共同呼声。

二、“客邮”业务从部分到完整

鸦片战争前，英国在广州的“客邮”业务与近代邮局相比还很落后，信件邮递不仅耗时，而且次序也很紊乱。信件由不同的船只承载，到达欧洲时，其顺序已不同于离开亚洲之时。从孟加拉发到欧洲的信息，航期在110～147天之间；从广州发出，其时间跨度则更长[15]。马士也记述道：“飞速的轮船带着抢先的消息，从加尔各答开到新加坡和香港，再从香港开到上海。它们还有为某一集团专设的邮政便利来运送邮件的准备，而且惯于把除了自己的原主的信件以外的信件，扣压24、36、48小时，或更多的时间。”[8]387388

由于缺乏有组织的邮政机构，东印度公司驻广州的特选委员会就成为管理不列颠来船带来的除船上受托人以外的其他函件的适当机构[15]369，但因为委员会与其他邮件转送机构的对接失误，对信件的疏忽和纰漏层出不穷。如1833年6月22日，委员会致函澳门总督，申诉1829年12月14日加尔各答邮政总局交葡萄牙船“大胆号”（Temerario）运来交主席和特选委员会的邮箱一个，内有信函118件，直至当日才发现摆在葡萄牙的海关已达三年半之久[16]379。

另一个难以解决的问题是，在华的英国散商为了维护自己的商业利益，拒绝遵守东印度公司定立的规则，他们私自拆包领取邮件，以便提前获取重要的商业信息。1833年发生的一件事可说明这类事情已经到了相当严重的地步，当时“红色流浪者号”携带邮包抵港，“赫尔特里士号”船长格兰特已事先收到通知：“交给他照料的信件，应照旧送到主席家中或公司商馆，同时，尽管‘红色流浪者号’的职员事先已拒绝邮包或包裹交给其他任何人，只能交给我们的管事，只有其中一个装有葡萄牙信件的邮包例外。”[16]369但格兰特船长执意从公司的苦力手里取去了一大包信和包裹，特选委员会认为此举异常严重并向格兰特提出抗议。格兰特回复称他认为“将寄交给我本人的信件与包裹拿走”[16]370是符合情理的。双方经反复较量后，格兰特船长宣布拒绝交出“赫尔克里士号”的执照以更换新执照，被激怒的委员会甚至取消“赫尔克里士号”驶来中国的执照及最高政府或印度人和总办事处附带颁给的任何其他执照[16]371。此事件最终是在该船所属公司怡和洋行的干涉下了结的，怡和洋行威胁委员会“负担由于这种不公平的撤销执照行为，所引起的我们已经遭受或今后会遭受的全部损失的责任”[16]373，并鼓动其他委托他们商行的船只指挥们与格兰特船长一样“尽他们的所能或胆量来拖延将执照交出” [16]373。不久“赫尔克里士号”通过其他途径拿到了新的执照，格兰特船长得意地将新执照交给委员会检查，在委员会发出最后一份无力的抗议后，此事不了了之。

伴随英国的工业革命，18世纪蒸汽动力的出现和普遍应用，不仅使生产方式发生了翻天覆地的变化，而且也使邮政方式随之改变。道路状况的极大改善，新式交通工具特别是海外蒸汽邮船的广泛使用，贵族和富裕市民对信息传递的关注，均为英国的邮政特别是海外邮政的发展奠定了基础。邮政关键标志之一的邮递时间越来越短，“在1839年义律大佐的重要公函需要5个月到7个月的时间才能到达伦敦，在1844年从伦敦邮寄至香港的时间平均计算为84天”[8]388。国外的信件甚至比国内的信件还能提前到达收信人手中[17]36。

《在广州的十四个月》一书具体反映了这种变化，在广州的英国“客邮”业务已经比较完善，信件传递的时间大为缩短，收寄手续固定及时，写信和阅读信件已经成为格雷夫人在广州生活中的重要内容和精神寄托。在广州生活的14个月里，格雷夫人写给家人、母亲和朋友的大量信件和收到同样数量的英国来信，说明英国在广州的“客邮”实现了英国与中国的信息传递功能，成为英国在广州的通讯中心，“毋庸置疑，生存或死亡，希冀和绝望，成功及失败，欢乐与悲哀，无论它们来自朋友的信函，律师的短笺，还是孩子的恳求，父母的抱怨，不管它们有关年轻绅士忧心忡忡的请求，妙龄少女初次的准许或婉拒，还是承诺的兑现以及债务的偿还，一切的一切，所有的消息，均在此聚集”[17]266。

值得注意的是，不包括格雷夫人在广州寄出的其他信件，仅仅是《在广州的十四个月》中的44封信就长达16万余字，每封信平均字数四千余字，在一定意义上这已经不是信而是中短篇小说了，这也说明了英国的“客邮”在传递上的进步和费用的降低，使得信件的流通量也大幅增加。“客邮”收寄中国境内邮件的资费要普遍低于海关邮政和后来成立的中国邮局所订的国内邮资，从中国寄往外国邮件的资费状况也是如此[8]387388。这得益于19世纪中期英国实行的邮政改革，统一了邮政业务的收费标准，即无论距离长短，只要重量不超过一盎司，邮资均为一便士，而且通过可粘贴的邮票提前支付[18]。对国家和公众来说，低廉的邮费使得信件大量增加，通过信件传递消息再也不是中上层阶级的特权了，普通民众也能享受邮递业务带来的好处。

除了信件邮寄，英国广州“客邮”的业务还包括包裹邮递，在广州生活的格雷夫人经常收到从澳门寄来的牡蛎，从上海寄来的野鸡、水鸭和野兔，还包括豌豆、土豆、番薯、萝卜、胡萝卜和洋白菜等丰富的蔬菜水果，即使经过九百海里的航程，也保存得很好[12]169172。

无可否认，在18世纪，伴随着迅猛的工业革命和蒸汽动力在邮政业务上的普遍应用、政局的稳定、贸易的迅猛发展以及海外扩张、英国国际地位的大幅提升，英国在中国的“客邮”也经历了性质由非法到变相合法、运行状态由秘密到公开、邮递方式由单一到多样、速度从缓慢到迅捷、范围由狭小到宽广的深刻变化。作为在中国广州的通讯中心，“客邮”在清代中英关系中扮演了重要角色。

三、“客邮”影响从局部到复杂

人类文明的进程与信息的传递交换关系密切。自古以来，无论是一国之内还是国与国之间，不管是思想和知识的传播还是财富及人员的流动，它们的顺畅抑或迟滞、丰富还是贫乏，都与邮政的先进或落后有着必然的联系。

“烽火连三月，家书抵万金。”在电话、电报等近代通讯技术产生之前，人际信息交流是书信的世界，人们通过书信互相问候、交流思想，书信发挥着信息传递的关键作用。对于远隔万里的格雷夫人和家人的联系，这种作用尤为明显。写信和阅读信件，已经成为格雷夫人生活中的重要内容和精神寄托。正如格雷夫人在香港收到家信时所言：“……当我们拿到信的时候，就好像信在欢迎我们到中国来。您说，我们有多高兴呢。真希望您能看见我们是怎样在香港酒店坐下来吃午饭，并迫不及待地阅读每一封信，那该多好啊！”[12]7

格雷夫人出生于英国乡村绅士的家庭，婚后也只是一位家庭主妇，但在《在广州的十四个月》一书中，她以栩栩如生的文笔，生动细致地描绘了广州的广阔、街道的繁华、传统文化的浓烈与多姿多彩、平民意识的温馨、自然风光的绮丽，为后人留下了弥足珍贵的历史资料。她的家信栩栩如生地重现了当时广州社会风貌的全景。某种程度上，写信使格雷夫人成为了一个文学家。由于内容的丰富和文笔的优美，她的信件往往在没有寄出前就已在广州的英国侨民中流传[12]206。对比鸦片战争之前，来广州贸易的外国人只有在贸易季节才能住在十三行商馆，贸易季一过，便要到澳门过冬；不能携带番妇到广州；定期开放给外国人郊游的只有花地和河南的海幢寺。而在格雷夫人的时代，对来广州的外国人的这些严格限制已不复存在。

虽然《在广州的十四个月》反映的只是格雷夫人的个人生活，但窥一斑而见全豹，也可以说明英国邮政包括“客邮”的社会效益，展示了通信便利所带来的巨大好处：信件的大量流通使得普通人之间的交流和联系更为紧密，团体交流的日益频繁促进了贸易的繁荣，信息的广泛传播对教育、科学和文化的普及起到了重要的作用，个人生活更加丰富，痛苦减轻、欢乐增多，智力活动得到鼓励，邮政的社会效益由此得到体现[19]。

《在广州的十四个月》也对中国文化在英国的传播起了积极作用。正如格雷夫人所说：“在广州逗留的十四个月让我写成了这本小书，本书的所有内容将包括在信件中。在广州，我得到了极为难得的机会，了解到中国的社会和人民的生活。这些信将在我的家庭以及朋友中传阅，他们已经表达了对我在遥远中国的见闻以及所做的一切怀有深深的兴趣。”[12]4而格雷夫人信件在广州外国侨民中的传阅[12]206及《在广州的十四个月》在英国的出版，无疑有助于英国人民对广州有更深刻细致的了解。

鸦片战争之后，格雷夫妇在广州享受了诸多特权，他们不但能随心走街串巷观察广州各个角落，了解这座城市的商业、手工业经营模式和各种宗教的信仰状况，更成为官府商界名流的座上宾，出席各种重要的官方活动，见证官府的各种隆重礼仪，享受着高规格的待遇。

在18世纪和19世纪约两百年的历史中，广州是闻名遐迩的世界大都会，仅次于中国的北京和英国的伦敦。格雷夫人由衷地一再给母亲说到，广州真有看不完的地方！她常常感叹，每次外出观光时，总有新的发现，总能找到无穷无尽令人感兴趣的东西。她和格雷先生一样，对中国人民非常友好，常常深入到社会各阶层，对下层百姓的境遇深表同情。他们特别欣赏中国的传统文化和风俗，对中国陶瓷和刺绣情有独钟。每逢重大节日，他们一定亲临现场，写下极其细致入微的记录，为后人留下了弥足珍贵的历史资料。她的家信生动再现了当时广州社会风貌的全景。

《在广州的十四个月》一书也对中国近代邮政的发展有重要的启迪意义。

客邮的性质是非法的，但是它所从属的英国近代邮政制度的改革却对中国近代邮政的发展有着积极意义。英国邮政制度从最初由国王雇佣私人信使传递消息，历经邮政站点的建立，及至邮递方式渐趋多样，一直到邮政机构的正式出现；随后是机构的扩充、业务的增加、管理的完善，以及由王室到政府的过渡，最后是立法的保护，终于形成了一个独立运行的体系。在实用主义思想的指导下，邮政业务发展迅速，在世界处于领先地位，成为英国向现代化国家快速迈进的基石，它的成长和进不仅是英国历史的一部分，而且是人类文明史中的重要一环[18]。“客邮”侵犯了中国的邮权，但其近代邮政技术和管理方法，客观上也促进了世界范围的邮政业务，在与“客邮”的长期竞争中，中国近代邮政得以逐步成熟。

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[17]WILLIAM L. Her Majesty’s Mails [M]. London： Milton House， 1865.

英文书信格式篇7

关键词：化妆品说明翻译;修辞对比;启示

一、引言

随着经济全球化，在中国，化妆品如今不再是只有少数人使用的奢侈品，而已成为普通大众的日常生活用品了。产品说明，是生产厂家向消费者介绍说明产性能、使用方法、注意事项、质量保证和免责声明时使用的经济应用文书。所以，产品说明的翻译越来越受到企业的重视，化妆品说明翻译质量的高低有时甚至被人们认为是化妆品品质的体现。

由于中西方的语言文化背景和思维习惯差异，因而中英文说明书在语言表达方式和语篇的结构布局上，也存在差异。因此本文从修辞角度对比分析中英文化妆品说明翻译，并在此基础上提出翻译策略，使译者们更好地进行翻译。

二、中英修辞对比

外宣翻译中要成功建立“认同”，译者有必要加强对英汉修辞传统差异的了解和对比，在了解本国修辞传统的基础上，了解什么样的话语符合外国受众期望，了解采用什么样的方式方法传递信息，阐明事实才容易被他们接受，而不是逐字照搬国内宣传语气和行文模式。[2]

化妆品说明书在文体上既有共性，又有共性。本文通过对中英文化妆品说明的话语内容、诉求手段、表现形式、美学手段进行修辞对比分析，能帮助译者更好地理解原文，这样才能有效传递原文信息。

2.1 话语内容对比

在话语内容上，中文化妆品说明字数一般会比英文化妆品说明的字数多，中文化妆品说明主要由多个部分组成，消费者较关注的部分为产品功效、成分和使用方法。中文化妆品说明中常常会强调该产品中药、植物精华，如相宜本草平衡润泽爽肤水说明书中的“[芍药]本草中的美白佳品”、“[芦荟]美白修护，保湿柔肤”等。因为在中国消费者看来，中药代表着天然、自然、养生。

英文化妆品说明在话语内容上，主要包括产品介绍、产品功效、使用方法等，内容总体信息相对于汉语化妆品说明较少。并且，英文化妆品说明实质性内容突出，冗余话语不多，主要在于事实信息与具体信息的传达，较少使用华丽辞藻等夸大性描写。英文化妆品说明中常常使用缩略词，如“SPF”、“PEG-15”等，使语言更加简练。同时大量使用“calmer”、“Refines”等少音节词，让人读起来紧凑，又符合英语的简洁之美。

2.2 诉求手段对比

在诉求手段上，中英文化妆品说明都喜欢使用“肌底”、“平衡酸碱值”、“Hypoallergenic”、“non-comedogenic”等专用词汇，体现出产品的专业性。

中文化妆品说明喜欢诉诸权威，用具有权威性的公众话语，既能提升产品的知名度，又能吸引更多中国消费者，使得消费者更加信赖该产品，从而选购其产品。例如在欧莱雅清润葡萄籽精华膜力水的产品说明中还增加了“四大权威美容大赏评审团力荐”，该列举提高了产品的知名度，能吸引到更多的中国消费者。

英文化妆品说明则往往在消费者未察觉的情况下诉诸权威，语气比较平实，但具有鼓动性，打动消费者并促使其购买该产品。例如 “Clinically proven by over 300 studies to calm，soothe and soften the skin.”中的“clinically”一词告诉消费者，该产品是经过临床验证的，可以放心购买和使用，既达到了宣传目的，又增加了消费者的购买欲。

2.3 表现形式对比

因化妆品说明书是说明文的一种，具有祈使功能，所以说明书以祈使句句型为主。

在表现形式上，中文化妆品篇幅较长，说明内容详细，信息传达较为完整。大量使用四字格结构和并列结构，条理清楚，读来给人简洁、轻快的感觉。中文化妆品说明常出现具有美好意蕴的汉语词，如“白皙”、“亮泽”、“细腻”等，表达了对美的追求。中文说明讲究音韵，节奏的对称和谐，因此较多复音节词。并较常使用抒情式描写，常用四字结构有修饰语，如：“白皙润泽”、“水嫩透亮”等。四字格形式为汉语独有的结构，这些词汇出现在说明书体裁中，很符合说明书短句多的特点，并富于乐感，使原文显得结构紧凑，长而不赘。

英文化妆品说明为了让消费者能在短时间内了解产品的功效，大量使用祈使句，且动词使用讲究。英文化妆品说明中大量使用名词、形容词、形容词短语等，能体现出严整的英语句式结构、慎密的表达思维，和其强调用词简洁自然的特点。

2.4 美学手段对比

在美学手段上，化妆品说明旨在通过宣传美和推广美的意识来推销化妆品。因此，其文本不像一般的说明书那样正式和严谨，而是运用了大量的修辞格。

汉语重形象思维。而英语喜抽象思维。汉语通常辞藻华丽，而英语则直观明快。在中文化妆品说明中比喻、拟人、对偶等修辞随处可见，吸引了消费者的眼球，并激发了消费者购买欲。“[芍药]本草中的美白佳品，可去黯沉，令肤色如雪，容颜润泽。”中比喻的使用，把肤色比喻成雪，不仅突出了“芍药”的美白效果，还能坚定想要美白的消费者购买该产品的决心。

英文产品说明则较多采用较客观的口吻，具备遣词造句通俗易懂，产品服务描述简要、准确等特点。在英文化妆品说明中，虽然语言较为平实，但由于其受众大多为爱美的女性消费者，因此也常常使用头韵、尾韵等修辞格。英语文本里常通过形容词，修饰语等赢得一定的美感和优势并善用分词结构。

三、对翻译的启示

化妆品说明书像其他实用文体一样，在准确、充分传达产品信息的同时，要求语言简洁明了、重点突出、层次分明，体现一种简洁明快之美。但它又有别于其他实用文体，因为它既要求文字的准确精炼，还需要有艺术性，即通过语言文字本身的艺术性予人以美的感受。

所以在翻译时，译者要尽量使用具有美好内涵的汉语词汇，使译文保持原文的内容美。

其次，译文在保留内容美的同时，不可忽略形式美。我们在选择译文的语言形式时，应尽可能把原文形式美用相应形式保留下来。

再次，例如“凝脂”“出水芙蓉”、等文化意象虽很美，却无法让西方消费者产生共鸣，因此可删译。

最后，化妆品说明书既要语言典雅华丽，文体风格也要达到形式上的美观。汉语忌长，所以翻译时不妨把原文译成几个分句来表达。

总之，译者须从话语内容、诉求手段、表现形式、美学手段四个方面，把原文和译文进行比较和分析，能够帮助译者找到更加适当的和更地道的表达方式，并灵活地采取各种翻译方法，从而产出更加地道的译文，让译入语消费者更容易接受，激起他们的消费欲望。（作者单位：福州大学）

参考文献：

[1]吴帅，赵敬倩.平行文本在产品说明书翻译中的应用―以奥克斯空调使用说明书的英译为例[J].现代语文（语言研究），2013（7）：143.

英文书信格式篇8

关键词： 正式信函 英文公函 商业信函 信头 信内地址

英文信函分为私人信函和正式信函两种，其中正式信函包括英文公函和商业信函。英文公函和商业信函是政府间或企业间、企业与厂商以及企业与顾客间进行业务交往的重要途径之一。目前涉外活动中英文信函一般都要求用电脑整齐地打印。 因此从事涉外活动的人员必须熟悉英文公函和商业信函的格式和用语，对信件内容要精心安排，使格式整齐美观。在英文信函中信头和信内地址提供了发信人和收信人的详细信息，是英文公函和商业信函的重要组成部分，掌握它们的格式和用语就能对涉外工作起到良好的促进作用。

英文公函和商业书信通常有三种格式，分别是缩进式（Indented Style，英国人常用，现已渐不使用）、齐头式（Blocked Style，美国人常用）、混合式（Modified Style，使用频率较高）。采用不同格式，信头和信内地址的位置也有差异。下面便详细介绍公函和商业信函中信头和信内地址的格式和用语。

一、信头

信头的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，便于复信和查阅，包括机关或企业名称、地址、电话、传真、电传号码等，西方国家中有些信笺上的信头甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称等。

1.信笺。政府机关的公函和企业单位的业务信函一般都使用公用信笺，信头印在信笺的正上方居中或左对齐的位置。

（1）政府机关公函的信笺，一般指包括单位名称、地址和电话号码等。外交机构和政府高级官员信函的信笺通常还印有国徽。如：

（2）商业信函的信笺的信头内容较细，除单位名称、地址、电话、传真、电传号码和电挂等外，有时还包括董事长的姓名、使用密码和其他相关细节。如：

注意：一些企业还加印业务标志和业务范围。

2.普通信纸。如果不是用印有信头的信笺，用一般的信纸写信时，可将发信单位名称、地址和日期打在信件的右上角，有时也将发信人姓名打在发信单位名称的上面。若字数较多，可从信纸中间或偏右的地方写起。若字数较少，可适当多向右移一些，使整个信端的重心落在右上角。如：

注意：英文公函和商务信函只有第一页需要信头，其他续页只用与尺寸相同的空白笺上或一般信纸上， 打上收信单位名称或收信人姓名、页码和日期。如：

二、信内地址

英文书信一般除在信封上写明收信人姓名、地址外，信笺上仍要重复一遍上述收信人姓名和地址，打在信笺的左上角，一般低于写信日期的1―6行处，最多不能超过12行，从左边的边缘打起，第一行的长度不能超过信笺的中央。但有些政府机构特别是外交机构，多把信内地址放在信笺的左下角。

收信人的姓名应使用全名，前面加上适当的头衔或一般称呼语。收信人如系机关、企业，名称较长时，可分为两行，第二行缩进两格。

收信人地址必须完整精确，并必须按照收信国家惯用的次序排列。通常使用的英语国家地址的排列顺序为：门牌号、街名、城市名、邮区号(美国常打在州名后)、国名；给美国公司去信时，必须写上州名。如：

注意:

1.发信时信内收信人姓名和地址必须要与信封上收信人的姓名、地址保持一致。

若为复信，信内收信人姓名、地址应与来信的信头一致，不得任意更动，这是商务礼貌。

2.信内地址中收信人姓名前的称呼、职务和头衔也有一些规则可以遵循。

（1）称呼通常用缩写。Mr.，Esq.，Messrs.，Mrs.，Ms.，Prof.，Rev.等通常只用缩写，而不用全称；其中Mr. 与Esq.均为“先生”的意思，但用法不同。首先，两者不能同时并用，其次Mr. 用在姓名之前，如Mr. T. H. Ting; Esq.英国人常用，在姓名之后，如T. H. Ting，Esq.。称呼女士时，Mrs.和Ms.必须要慎重选择。 Miss（小姐）只用全称，不用缩写。

称呼缩写的结尾字母若与全写字母的结尾字母相同，则缩写后面可以不加点。如Mr.与Mister，Dr与Doctor的结尾都是r，Mrs.与Mistress的结尾都是s，所以Mr，Dr，和Mrs等可以不加点，即：Mr. 或Mr，Dr. 或Dr，Mrs. 或Mrs。

（2）职务和头衔不可缩写。如Chairman（主席 ）， Secretary （秘书），Manager（经理）等。即使使用职务或头衔，称呼也不可以省略，要放在姓名之前。如：Mr. James，President（总裁詹姆斯先生），而不可以写成President James（詹姆斯总裁）。如果职务或头衔很长，则放在称呼和姓名的下一行。如：

Mr.James E. Lambert――称呼+姓名 （信内地址的第一行）

Marketing Manager――职务（信内地址的第二行）

三、信头和信内地址的共同点

1.姓名、地址都有两种打法。

(1)并列式（Blocked Style）：每行均从左边边缘打起，上下呈左对齐。如：

上述两种打法中，以第二种打法较为常见。但请注意，信内收信人地址行末标点符号一定要与信头（即发信单位地址）保持一致。

结语

信头和信内地址在政府公函和商务信函中的地位显著。作为涉外工作人员，在写公函或商务信函时一定要注意，千万不能将信头和信内地址混淆，而且要根据与之来往的机构或公司所处国家，按照其写作习惯，选择恰当的信头和信内地址的格式和用语，使所写信函达到最佳的信息传递和沟通效果。

参考文献：

［1］谢恩娟.英文打字教程［M］.上海外语教育出版社，1984年9月第1版.

［2］陆墨珠.英语外贸应用文［M］.对外经济贸易大学出版社，1995年5月第1版.

［3］胡文仲，吴祯福.实用英语写作［M］.外语教学与研究出版社，1997年3月第1版.

英文书信格式篇9

关键词：“课证融通”；课程体系改革；职业能力资格证书

基金项目：本文系第三届（全国高职高专英语类专业教学改革课题）“构建‘课证融通’高职商务英语专业课程体系的研究”（项目编号：GZGZ7611-319）和江西省教学改革课题“基于‘课证融通’的高职商务英语专业课程体系的设置模式探索”（项目编号：JXJG-11-55-5）的部分研究成果。

2006年国家教育部以教高[2006]16号文件的形式颁发了《关于全面提高高等职业教育教学质量的若干意见》，在文件中提出：加强专业教学标准建设，逐步构建专业认证体系，推行“双证书”制度――学历证书和职业资格证书并重的制度。商务英语专业的人才培养方案和课程体系的设置应参照相关的职业资格标准，以职业能力和职业资格标准为核心，把职业资格证书内容融入课堂教学内容和课程体系，建立突出职业能力培养的课程体系，实现高职教育人才培养目标。

一：“课证融合”的含义

“课证融合”即融“证”入“课”，以“课”为主，将职业技能理论考核内容与相关课程的教学内容相融合，将职业技能操作考核内容与实习、实训教学内容相结合，实现学历证书与职业资格证书这两类证书内涵的衔接与对应， 实现 "一教双证"。

二：外贸函电课程传统教学模式的问题及课程教学改革建议

外贸英语函电是一门实践性和操作性很强的课程，旨在使学生掌握与外贸业务各个流程相关的信函的写法，而现实是该课程在教学中存在着理论和实践相脱节的现象。

1.函电课程传统教学模式的问题

（1）外贸英语函电教材五花八门，但内容大致相似，其中存在较严重的问题就是：内容陈旧，有些甚至是搬用一二十年前的出版物，不适合21 世纪外贸的新形势；教材范例多但不够系统。其次，很多教材的编撰者是英语老师，没有外贸工作背景，与外贸实际操作脱节。

（2）外贸英语函电这门课程的特点决定教师一要具备普通英语写作教学能力，二要精通熟悉外贸业务，而目前兼具这两种能力的教师可谓凤毛麟角。另外教师与从事外贸行业的毕业生或专业人士沟通甚少，这对教学工作很不利。

（3）外贸英语函电是英语写作和外贸业务知识相结合的一门综合性课程，但在传统教学中，教师只重视知识的连续性和陈述性，对范例的选择和使用以及学生对范例的理解及模仿因为缺乏具体的工作环境变得空洞、不够系统，结果导致职业能力缺失。

2.课程教学改革建议

（1）加大外贸英语函电教材和课程内容的改革力度

通过从实训基地和实习单位以及其它方式收集与教学内容相关的外贸业务往来信函等第一手资料，编写案例集，与外贸企业合作编写符合工作实际的工学结合校本教材，并运用到教学过程中，弥补当下许多外贸英语函电教材可操作性不强及范例不够连贯、系统的缺憾。

（2）培养“双师型”教学团队。坚持“走出去，请进来”的原则。定期选派教师到外贸公司参观学习，顶岗锻练，积累实际工作经验；邀请外贸专家来校讲座，聘请外贸从业人员与教师共同执教。

（3）加强双语教学。在教学中将涉及的商务专业词汇，合同条款、保险条款、信用证、单证等内容尽可能用英语表达，使学生尽可能多输入外贸商务知识，且英语阅读和口语能力也得到提高。

（4）教学手段多样化

使用多媒体教学手段。首先，可以演示部分函电素材，如电报、传真、电子邮件、单据、合同、信用证等，同时，教师示范起草、填写、修改等操作，以直观、生动的形式联系实际。如讲到电子邮件，教师可通过网络向学生介绍用MSN、网易等常用邮箱收发邮件；又如讲到装运一章时，可以上网搜索国内外海运公司网站，查阅真实素材，给予学生很强的感性认识，有助于推进学习者的认知过程。其次，教师可利用多媒体课件，展现丰富多彩的教学内容。再次，该课程涉及大量的需要将写好的函电通过网络传递到虚拟业务伙伴处。师生间可以通过答疑、网上讨论、网上习题等方式实现教师与学生之间以及学生与学生之间的互动。

三：课证融通的教学方案设计

1.设计的总体思路

贯彻能力本位、校企合作、工学结合、持续发展的高职教育理念，以发展学生岗位能力为目标，通过典型的工作任务分析确定课程内容。在教学生外贸函电基本知识的时候，创设工作情境要求学生在具体工作角色下分工合作，完成业务往来信函，强调信函之间的联系，每笔业务的连贯性。课程的教学内容与外贸企业业务员实际岗位及相关的职业考证相融合，体现“课证融通”的思想，努力培养外贸行业高素质应用型人才。

2.课程内容设计：

笔者分析了所在高职商务英语专业学生参加的全国国际商务英语考试的考核标准后尝试把考核标准纳入商务英语专业教学计划，将考试内容融入课程体系中。现以外贸函电这门商务英语专业核心课为例探讨如何在外贸函电教学中融入全国国际商务英语考试内容，让学生既获得了阅读、翻译和写作英语商务信函能力，又帮助学生完成了考证的培训，提高学生考证的通过率。

下面先让我们认识一下全国国际商务英语考试这种新兴的考试。全国国际商务英语考试是2007年由商务部中国国际贸易学会发起，“全国国际商务英语培训认证考试中心”认证，是对国际商务英语交际能力的测试，考试结果可作为相关企事业单位人员招聘的参考和国际商务从业人员英语能力的评价依据。该考试旨在统一测试标准和操作规范，促进相关的教育和培训工作，提高国际商务从业人员的职业英语水平。做为一种尺度参照性标准考试，该考试从听力、阅读、翻译与写作、口语四个模块客观地评价被测试者在国际商务环境中的英语应用能力。全国国际商务英语（一级）的考试范围涵盖语言和商务两方面的内容，商务方面涉及国际商务中的常见业务，突出国际贸易实务。考试要求：1.阅读模块能读懂商务信函、广告、备忘录、便条、通知、通用商务单证等商务材料，能运用有效的阅读技巧，掌握中心意思，理解主要事实和相关细节，并能够归纳推理。阅读速度不低于70词每分钟。2.翻译与写作模块能够在30分钟内完成不少于100词的商务写作任务。涉及简历、备忘录、商务信函、通知等应用文体。内容完整，格式正确，语言准确，语意连贯，能够运用基本的写作技巧。能够翻译简单的商务信函、产品说明等材料，译文正确。

根据全国国际商务英语（一级）考试要求，笔者将外贸函电教学内容与全国国际商务英语考核内容相整合。教师在讲授课本教材的时候，根据证书考试的内容和就业需求改变教学方法，以“动态”的方式有的放矢的把职业资格证书课程考试的内容纳入课堂教学。见下图：

外贸函电教学内容 全国国际商务英语考核内容 课证融通后的学习要求

建立业务关系

建立业务关系

掌握有关建立业务关系的常用语句，能书写一般性的建立业务关系的信函。

询盘、报盘、还盘 询盘、报盘、还盘 掌握常用有关询盘及答复的语句，询盘尤其是首次询盘及答复的信函书写要求和方法；

能写出简短、清楚、切题的询盘和答复信函；

掌握还盘信函的书写形式和要求，发盘及还盘的常用语句和常用谈价技巧，正确书写其信函。

订购与确认 订购与确认 掌握有关订单、支付的常用语句；

掌握定单、合同信函书写形式和要求。

支付 支付 了解外贸业务中的几种付款方式，信用证在外贸业务中的意义及其种类；

掌握不可撤消信用证和修改信用证的书写要求和方法以及常用语句；

掌握信用证付款方式来往信函的基本内容及写作。

包装 包装 了解包装的种类及作用；

掌握买卖双方就包装问题交换的信函内容及写作。

装运 装运 了解外贸业务的主要运输方式；

掌握买卖双方就货物装运来往信函的内容及写作；

掌握装船通知的业务思路以及信函的结构安排；

掌握催促发货的技巧和常用的表达方法；

保险 保险 了解外贸业务中的一般保险知识；

掌握买卖双方就保险问题交换的信函内容及写作。

索赔与仲裁 索赔与仲裁 了解索赔及仲裁程序、方式等知识；

掌握索赔及仲裁信函内容及写作。

参考文献：

[1] 林熔，工学结合下课证融通课程体系教学方案设计探究[J]，新课程研究，2009年8月（中旬）

[2] 边虹霞，商务英语专业课程设计研究，辽宁工业大学学报，2012年4月

英文书信格式篇10

关键词 正式 英文 电子邮件

中图分类号：H315 文献标识码：A

电子邮件在现代人生活中起着重要的作用。它是当今天人与人交往的简便而有效的交流工具。随着中国在国际社会上影响力越来越大，国人出国交流、学习、工作和旅行也越来越普遍。然而这一切离不开信息的交流。除了具备一定的英文阅读及听说能力，英文电子邮件可以说是与外国办事机构及个人交流的名片。一封书写格式正确、用词准确、语气恰当的电子邮件，会给人留下清新的印象，从而打开交流的大门。而一封错误百出、用词不当、语气生硬甚至让人产生误解的邮件无疑会使事情变得糟糕，很可能会石沉大海。那么如何正确地书写英文电子邮件？从广义的划分类别上讲，英文电子邮件一般分为两大类：正式体和非正式体。正式体邮件通常指商务信函和官方信函。非正式体邮件指与朋友和熟人之间的书信往来。两者在格式、称谓、用词、标点符号以及语气上有着很大的区别。本文将举例从电子邮件的标题、问候语、正文、祝福语及署名等几个方面介绍一下正式体电子邮件的书写要领。

Subject： Latest Bill of Connect Fiji

Dear Ms Kong，

I am the customer service representative of Connect Fiji.

Thank you for contacting us.

Your account has been adjusted accordingly for the time it was suspended. Please be advised that the Nomad Dongles are still out of stock. But once it is in， the customer service representative who served you will be in contact for you to come and collect your dongle.

Our sincerest apologies for the inconvenience.

Kind Regards，

Fanny Raboiliku

1标题

正式体电子邮件的标题基本上包含两个内容：写信人身份和写信目的。从例信标题可知这是一封斐济网络公司写给客户关于近期账单的邮件。正式体英文电子邮件的标题之所以如此安排，体现其简明扼要，一目了然。

2问候语

正式体英文电子邮件的问候语一般包括三部分：Dear，带收信人称谓的姓氏和逗号。如Dear Mr/ Madam Young，如果不大确定收信人姓氏，可直接问候Dear+ Sir/Madam。当然，如果是已经有过邮件往来的商业伙伴，在对方允许的情况下，也可以使用收信人的名字代替其称谓和姓氏，如Dear Mike。此外，如果是官方间的电子邮件，如证明信或介绍信，可以使用比较笼统的问候语To Whom It May Concern。

3正文

正式体电子邮件的正文通常以自我介绍开头。这种介绍一般为个人姓名及机构单位名称。之后表明写信目的。在正式体英文电子邮件中，要避免使用缩写式。如：“I am”不能写成 “I’m”。 当然，随着科技的进步，有些电子邮箱软件可以在信件最底部设置固定的签名，包括写信人姓名及单位名称和职务。在这种情况下，可以省去正文开头处的自我介绍。同样，在正文中也不宜使用缩略词。如“information”不可写成“info”， “address”不宜写成“add”。此外，首字母缩略语也属于正式体英文电子邮件需要回避的范畴。如“ASAP” and “BTW”不可代替 “as soon as possible” 和 “by the way”。除了用词上的讲究，正式体英文电子邮件的语气一般比较礼貌、委婉。如在上述例信中“please” “thank you” “sincere apologies” 等词体现了正式体英文电子邮件套用的客气。此外，正式体电子邮件应避免使用寒暄语。

4祝福语及署名

在正式体英文电子邮件中，常用“Thank you” 和 “Best/KindRegards”和逗号结束信件。此外，信件的底部要署上写信人的全名。

5结语

总之，正式体英文电子邮件之所以被称之为正式体，是因为它具有较强的约束性和书面性。因此在标题，问候语，甚至是标点符号上都有着相关的要求。正文语气委婉，讲究客气。而且回避使用缩写式、缩略词及首字母缩略短语。所有这些安排都是为了体现电子邮件的正式。掌握了正式体英文电子邮件的书写要领，将使您在与外国人书面交流时更加轻松愉快、挥洒自如。

参考文献