工程档案管理十篇

工程档案管理篇1

关键词： 档案；管理；信息；固化

中图分类号：G271 文献标识码： A

我国档案学界从20世纪50年代起，就一直在不断的探讨档案的定义，直到1987年9月5日公布、1988年1月1日实施的《中华人民共和国档案》诞生，才对档案的定义有了一个比较一致的认识基础。该法称：档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。”

档案的最新定义是：“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。”我就工程项目浅谈工程项目档案管理 。

1．文件材料的归档要求

1.1 项目在筹备、成立、经营及管理变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

1.2 项目各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。

1.3 归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

1.4 归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

1.5 归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

1.6 归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

1.7 归档的文件材料必须为正本，本项目编制的文件应附发文底稿。

1.8 归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

1.9 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

1.10比如科技论文：外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

1.11为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

2. 归档时间

管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档；凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档；外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档；工程项目在竣工验收后三个月内接收归档；每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档；电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致；荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档；声像档案在每次活动结束后整理归档；相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档；外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档；变更、修改、补充的文件材料随进归档；公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档；公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

3．档案查（借）阅制度

档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：

3.1 凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

3.2 本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。

3.3 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。

3.4 外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。

3.5 凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

4. 档案的保密制度

凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放；非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁；全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任；凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续；查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任；档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度；定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。

5．档案库房管理制度

5.1档案入库检查

档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制；入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒（袋）内；定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。

5.2 档案库房管理

档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入；档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷；库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期；避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害；库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%；库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备；库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能；档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘；对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理；每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。

6．档案鉴定、销毁制度

6.1 根据《档案法》及《江西省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。

6.2 保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。

6.3 从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

6.4 档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。

6.5 销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。

6.6 档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字

7.档案保管统计制度

档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整；档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火；建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐；做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。

8．档案工作人员岗位职责

8.1 认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。

8.2 负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。

8.3 积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。

8.4 做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。

8.5 严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。

8.6 负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。

结束语

建立健全适合本室的各项管理、服务制度，使每个员工都树立爱岗敬业的职业道德，切实提高档案管理职工的素质，树立档案系统的良好形象，积极开展档案的预测服务、咨询服务等多种形式的服务，方便查询。

参考文献：

[1]《中华人民共和国档案》

[2]冯惠玲《档案学概论》第二版

工程档案管理篇2

【关键词】工程设计；档案；管理

在设计中形成的工程档案和资料是一笔很大的财富，这些档案资料是设计院的命脉，具有极高的经济价值，对设计院今后的壮大及发展有着非常重要的参考价值。设计档案不仅服务于本企业的设计人员，同时也服务于业主和施工单位等，这类工程设计档案往往具有其自身的特点。档案种类繁多，包括设计前期资料、图纸、电子图档等；档案形成的周期长，工程设计档案有的设计周期长，周期能达到数十年；档案数量大，一个大型工程的图纸有成百上千张，档案的使用效率高等特点。规范设计档案管理工作，对于提高设计院的管理层次有着非常重要的指导作用。本文将围绕加大档案管理力度，增强档案意识；建立健全档案管理规章制度；强化档案管理人员的培训，提高档案管理人员的素质；推进工程设计档案信息化建设和加强档案开发利用，结合笔者实际工作经验，介绍如何在新形势下开展工程设计档案管理。

一、加大档案管理力度，增强档案意识

加大档案管理力度，确保档案工作与设计业务的开展同步进行，促进设计院档案工作的科学发展。明确各部室档案管理人员职责，加强过程监管，将档案工作纳入设计院管理体系，对档案工作从项目开始直至项目结束（或竣工）进行全程管理和前端控制，将归档职责纳入设计经理和专业负责人的考核中，促使档案工作顺利开展，保证档案的完整、齐全、准确。同时，强化宣传力度，通过档案知识培训、竞赛等活动，增强各级人员的档案意识，特别是增强院领导和咨询设计事业部总经理的档案意识。领导重视了，制度的执行，合理化的建议，档案设备的购置，人员的配备等问题才会迎刃而解。领导重视了，档案管理力度才会加强，才会真正把归档和员工绩效挂钩，进一步提升员工的档案意识，从而达到全面提高设计院档案管理的目的。

二、建立健全档案管理规章制度

建立健全档案管理制度是做好档案管理工作、发挥档案作用的基本保证。由于工程设计档案种类繁多，数量大，有的设计周期长，周期能达到数十年，甚至还需要多次的修改补充，这使得工程设计档案完整性很难得到有效的保证，因此，设计院应结合实际，建立健全档案管理制度如《档案管理办法》《项目文件收集归档控制程序》《归档电子文件管理规定》《档案保密规定》《档案销毁管理规定》，规范档案的收集、整理、移交、立卷、入库、保管、借阅、利用、保密和鉴定销毁等工作，确保工程设计档案的完整性，确保管理规范化，标准化，增强档案部门工作的缜密性，防止随意性。

三、强化档案管理人员的培训，提高档案管理人员的素质

随着工程设计档案管理向信息化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术。努力提高自己的业务素质和科学知识。工程设计档案不同于一般的文书档案，因此，工程设计档案管理涉及档案专业知识，还涉及到与工程设计相关的业务知识。在一套图纸中，需要档案管理人员能够分清其前后形成的过程，内在的联系，这样才能更准确地管理工程设计档案。培训是提高管理素质的最主要途径，在培训中讲解工程设计一般形成哪些文件材料、具体归档范围等，如化工项目中会形成什么文件资料、图纸，规定哪些是必须归档的资料等。工程设计档案管理人员还可以通过加强业务研究来探索工程设计档案的管理方法，以适应新形势下工程设计档案管理的工作需要。

四、推进工程设计档案信息化建设

推进档案信息资源管理标准化、规范化进程，是实现档案价值最大化的重要手段。专业人员在工程设计时，往往产生大量的电子文件，档案管理人员在接受纸质资料的同时也要接受和管理电子档案，这些电子档案是设计院重要的知识资产。只有推进档案信息化，才能管理好这些知识资产。因此，推进工程设计档案信息化建设势在必行。推进档案信息化建设要“以需求为导向，以应用促发展”，确保档案管理系统及相关标准规范体系建设，建成以数字资源为基础、安全管理为保障、网络利用为目标的信息化档案管理体系。推进信息化要制定档案管理系统建设计划，保证档案信息化建设与企业信息化建设同步，并健全档案信息安全管理体制。同时，要积极推进传统载体档案数字化。笔者所在公司根据“存量数字化、增量电子化”原则，结合档案馆藏实际，对利用率高、保存时间较久、载体面临损坏的2010年前的档案已优先实施数字化，目前图纸数字化已达10万余张，档案数字化率达到了85％，预计2016年可以使2013年前的图纸实现全部数字化。2013年，笔者所在公司将档案信息化建设与企业信息化建设工作同步规划、同步建设，针对档案管理的需求，购买开发了OA系统和图档管理系统，系统实现了档案的收集、验收、整理、借阅利用各个环节的功能需求，建立了档案信息资源数据库和档案网上查询功能，从而最大限度地促进了档案资源共享。

五、加强档案开发利用工作

档案管理最终的目的是为了利用，只用通过利用才能更好地实现档案的价值。加强档案开发利用工作，一要强化档案信息服务功能，主动开发档案资源，不断挖掘档案的价值，使档案更好地为设计院的决策、管理提供参考。二要创新档案利用方式，拓展服务渠道。档案管理人员要完善档案检索体系，编制档案全套目录索引，便于档案查找利用。加强对设计人员的培训和指导，做好档案的借阅服务和一般性的参考咨询服务。主动推送有价值的信息，从档案原件中提炼出让专业人员有用的信息，编写多方位、多种类的检索工具，这样加工出来的档案信息才能够使设计院的专业技术人员、管理者、业主更加快捷地查询到自己所需要的信息，使档案更好地发挥其价值。三要充分发挥信息系统的作用，使档案管理信息系统与设计管理系统、经营管理系统和办公自动化系统等融合，并在融合的基础上逐步升级，实现与互联网连接，实现档案信息的资源全球共享和社会价值，拓展服务渠道。

六、结语

工程设计档案是设计院不可或缺的信息资源和知识资产，对设计院的发展具有重要作用。工程设计档案管理是设计院管理的一项重要的基础性工作，应结合自身档案特点，做好工程设计档案工作，管好、用好这笔财富，充分发挥工程设计档案的价值，为设计院的发展作出应有的贡献。

【参考文献】

[1]赵静.综合设计院工程设计档案管理综述[J].城建档案.2014(8).

[2]朱媛.新时期设计院档案管理探析[J].中小企业管理与科技.2014(6)

工程档案管理篇3

关键词：水利工程；档案管理；问题；对策

中途分类号： G271文献标识码：A文章编号：

一、水利工程档案管理的现状

在水利工程当中，伴随着工程设计、实施、竣工验收、运行等阶段工作的开展，各参建单位之间的关系越来越复杂，最终在管理层上会形成一些具有保存价值的记录文件，它们的表现形式可以是多样的，并同时是水利工程建设与管理工作中的重要内容。但随着社会的进步以及工程不可预期的变化因素，比如说在计算机与网络技术的广泛运用下，大部分文件档案都可以通过电脑进行保存和传输，再不单纯地依赖原有的书面表达形式，而当前情势下，很多工程档案管理工作却没有适应这一点，表现出一定的落后性和低效性，很难满足时代所赋予的新要求。

二、水利工程档案管理存在的问题

1、档案管理意识淡薄

在水利工程的实施阶段，各单位往往将心思都放在工程的进度与质量控制上，很少问津工程档案的管理工作，资金投入方面更是不足，导致档案管理设备落后，大多情况下还处于手工作业的状态，很难实行电子文档与纸质文档两套管理模式。正是由于上级的这种不负责态度，导致档案管理人员疏忽大意，对档案管理工作的认识不够，甚至不知道哪些文件需要建档保存，无形当中也给档案的收集带来了麻烦。

2、管理制度、规范不完善

众所周知，我国水利事业起步比较晚，而且也缺乏一定的工业基础，未能形成完善的档案管理制度，这也造成了在水利工程档案管理工作中人员流动性大、资料严重缺失、资料交接不规范等一系列问题。再者，近几年来，国家、水利部及相关部门接二连三地出台与修订了一些水利工程档案管理规范，但在实践当中，它们的可操作性完全受到制约，还有待国家进一步完善。

3、资料归档质量较差

在水利工程施工中，大部分原始资料的格式与书写都很不规范，而且由于管理人员对资料的保护不善，致使资料破损严重，给资料的归档工作带来了很大困难，从而影响了档案归档质量。即便在资料立卷归档后，档案工作人员需对其进行再加工、调整与编目，劳动量大、耗时多、速度慢，档案管理工作大大滞后于其它工作，严重地影响了档案的利用率。

4、档案管理人员素质参差不齐

水利工程中的专职档案管理人员很少，大多数都是兼职工人，有些甚至是半路出家来做档案管理工作的，没有经过严格的培训，缺乏对工程技术知识的了解和掌握，在收集、整理、分编档案资料时十分不规范，导致档案的质量受到影响，还有些档案工作人员缺乏最起码的爱岗敬业精神，对深入收集和整理工作视而不见，导致档案资料长期堆压。更有甚者，在工程竣工验收的前几天，档案管理部门才集中人员进行“抱佛脚”式突击，甚至采取写回忆录、资料作假等极端手段，这对工程的竣工验收无疑是不利的。

三、做好水利工程档案管理工作的建议

1、加强宣传，提高对档案工作的认识和重视

领导重视是做好档案工作的前提， 也是做好档案工作的关键所在。针对领导对档案工作的不重视现状，档案人员应通过各种途径提供档案信息，如利用每年向《水利年鉴》、《水利志》提供图片、资料的机会，向领导介绍档案对服务水利工作的作用；围绕水利工作重点，提出做好档案管理的合理化建议。在领导重视的基础上，健全档案工作责任制，明确主管领导及直接负责的相关领导，逐步建立统一领导、逐级负责、条块结合的档案管理体制，将档案管理工作目标分解细化，层层加以落实，列入年度岗位目标责任制中，具体落实到有关人员的职责中。

2、建立完善的管理制度

想要实现水利工程档案管理信息化，除了要有一套先进的管理设备，还必须建立一套完善的管理机制，只有这样才能在水利工程档案管理信息化建设的过程中不会出现问题。所以，为了使水利工程档案管理人员明白相关制度规范，明确自己的责任，保障设备的安全运行，就必须根据实际情况出发，建立一套完善的档案管理机制。

（1）明确自己的职责，熟悉档案管理的业务流程和技术。

（2）制定出详细的管理条例，细化档案管理的工作环节和每个步骤。

（3）制定必要的安全管理措施，特别是对于一些已损坏的纸质文件档案，必须注意存放环境及拥有良好的保护意识，确保水利档案的安全性和完整性。

在完善管理机制的同时，还要注意对水利工程的档案管理实现统一的标准化管理，只有人人做到规范化，自觉地遵守，才能更好地实现信息化的水利工程档案管理。一般来说，水利工程的档案管理规范化一般包括：水利档案的整理规范、档案的统计规范、管理人员的服务规范、管理人员的技术规范等，实现水利工程档案管理的规范化，可以说是衡量一个管理人员工作效率高低的尺度。如果没有这些标准的规范，那么水利工程的档案数据将缺乏安全性，而且水利工程的档案管理部门如果不遵守标准的规范，那么实现信息化的档案管理将成为空谈。

3、培养档案管理人员的技术知识

想要实现水利工程档案管理的信息化，必须要培养专门的技术人才。人才培养，特别是水利工程档案管理方面的人才培养，首先要有良好的信息化意识和专业技能，因为信息时代背景下，需要接触的设备器材都是高新技术产品，比如在水利工程档案管理中，档案文件的自动登记、辅助立卷、归档、检索、信息网络传递等都是在计算机上实现的。这要求水利工程的档案管理人员不仅要熟悉计算机的错做，使电子档案文件能够实现规范化的管理，而且还要掌握计算机的系统和网络安全防护方面的知识，只有这样才能确保水利工程档案信息的完整性和安全性。

水利工程档案管理人员需要与时俱进，在立足本职工作的同时，还要不断的学习，强化自身的专业知识和素养，积极参与信息化教育培训，提高自身的管理水平和工作素质。

4、加强档案信息化建设

伴随现代化科学技术的飞速发展，计算机网络技术和新型载体的应用越来越广泛，这这种趋势下，传统的档案管理模式必将被淘汰，信息化的档案管理模式也就呼之欲出了。水利工程应该运用这点，充分利用先进的科学技术，开展档案的信息化管理工作，并建立工程档案数据库，加快档案信息化建设的节奏，全面提升工程的档案管理水平。

5、严格控制竣工验收关

一般而言，大中型水利工程在竣工验收前，都会对工程档案进行专项验收，一旦出现档案验收不合格的情况，是不可以进行竣工验收的。所以在工程竣工验收过程中，工程项目档案的各级管理部门与相关工作人员一定要严格控制竣工验收关，要仔细审查各类工程档案资料，保证竣工档案的真实性与可靠性，尽可能地将工程档案应有的作用发挥出来。

结束语

总之，我们应运用现代化手段提高档案管理水平，完善管理体制，做好档案的收集、保管和应用三方面工作，加快档案信息化进程,在充分发挥原有档案作用的同时,积极探索和尝试建立文档信息服务、检索中心现行文件利用中心,以及借助网络、电子传输等现代化手段, 借助档案平台，为水利提供信息资源，更好地服务于现代水利。

参考文献：

[1]王英.浅谈水利工程档案管理[J].电子信息与计算机科学，2013 (01)

[2]蒋云波.项目档案管理的现状与对策[J].云南档案，2010 (08)

[3]魏红.新时期水利工程竣工验收档案管理存在的问题及对策[J].科技致富向导，2012（07）

工程档案管理篇4

关键词:城建档案；档案管理

中图分类号：TL372+.3 文献标识码：A 文章编号：

一、工程档案概述

工程档案是指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料，它是基本建设项目管理工作的重要组成部分：建立与加强工程档案管理工作，是项目建设管理工作的需要，也是国家和建设部的共同要求。工程项目达不到规定要求的建设项目不能进行竣工验收。

如果没有建立相应的工程档案工作，工程档案就处于乏人管理状态，这对工程建设与维护及工程档案的收集、整理和管理工作都是十分不利的，其结果必然会影响工程的建设、整理与验收工作、建立工程档案工作的目的是为更好地完成现实与历史的重任。

二、当前城建工程档案管理模式的现状与问题分析

城建档案馆为了适应发展，一直十分注重运用现代化技术进行档案管理，致力于将最新的计算机技术运用于档案工作，无论是早期只能对馆藏档案进行目录管理的单机运行档案管理系统，还是对城建档案馆内各项工作和档案资料进行全方位、多层面管理的档案信息管理系统，都在很大程度上解决了档案管理上信息共享、自动化处理以及数字化档案的初步要求，但它仅仅是实现了一些新技术的运用，这些档案管理现代化的模式仍是计算机技术加上传统的档案管理模式，实质是传统档案管理模式运用新技术的改进，是对传统档案管理模式的数字模拟。并没从根本上真正改变管理方式。在这种管理模式中，管理仍是围绕纸质实体档案进行的，对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上，不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。主要体现在：

1、电子文件这一新型载体的产生，给传统管理模式带来了的极大冲击。 20世纪90年代以来，全球范围内掀起了新一轮的信息化浪潮，“数字地球”“数字城市”建设日新月异，信息技术在行政机关办公活动中，在城市规划管理建设过程中广泛应用，出现了新型载体文件-电子文件，整个社会信息流通的基础结构发生了变化。

2、电子政务的加快推行，对传统管理模式提出了挑战。

档案理论也冲破传统的档案学的束缚，摆脱了传统的“档案实体”的狭小的实践范围，进入到信息与信息系统领域。针对传统档案管理的“一元理论”，提出了档案实体管理和档案信息处理并行的“二元理论”，以及将城市建设记录、文件与档案集成化和一体化管理的“集成化理论”，这些崭新的现代档案学理论，为我们实际工作提供了指导方向。

3、纸质档案与电子档案并存的现状，对改变传统的管理模式提出了迫切的要求。

城建档案涉及行业众多，其信息技术手段应用水平参差不齐，而“存在了上千年的纸张已经作为一种传统，深深扎根与人类社会”，以其载体的稳定、信息的可靠等优势，不会轻易退出历史舞台。

现实与理论都向我们表明现有的档案管理模式已很难适应新的需求，面对实体档案、电子档案并存，面对社会需求多样化的现状，城建档案馆迫切需要建立一套新的管理模式来面对的重大挑战和发展机遇。从传统的管理模式到档案信息化管理是一场历史性的转变，是城建档案部门发展的必由之路。

三、新的管理模式的内涵与功能

新的管理模式要求我们从管理思想、管理方式、管理手段上进行变革，不在是老管理加新技术，而是新管理加新技术。我们认为新的管理模式应是一种以档案实体、及其相关信息为管理对象，采用文件、档案、信息一体化集成管理的方法，利用现代高新技术，实现对档案信息的多功能开发、利用，对档案实体达到有效保护的一种管理方式。新的管理模式是一种多元化的并行模式，它既是传统档案馆与数字档案馆的并行，又是档案实体与信息的并行，也是传统档案载体与电子载体的并行。

四、城建工程档案管理探索与实践：

城建档案馆从2000年开始，着手对这一管理模式的探索思考，并做了以下几方面尝试。

1、以法规、标准为依据，针对不同类别的城建档案实体、信息的接收，实行多种方法的前端控制。 档案接收是档案管理工作的源头，新管理模式的实施也必须从源头作起，确立实体与信息共同接收进馆原则。对新建工程的登记、规划、验收、备案做了明确的规定，并将其作为行政许可的条件之一纳入规划管理程序中。2004年成立塘沽区城建档案馆，为形成以市城建档案馆为中心的全市城建档案管理网络迈出了重要的一步。从法规建设、行政体制上充分保证档案接收进馆渠道畅通。 2004年承接并完成了市建委下达的《建设工程文件归档整编规程》。第一次以地方标准的形式，将建筑工程、市政工程、地下管线工程、及相关照片、录像档案的信息著录工作纳入建设单位归档整编要求之中。明确档案实体、档案信息必须同时进馆，使得新模式的实施从源头有了标准可依。

实行前端控制，电子文件档案一体化，建立远程电子文件归档系统，在目前受到各种管理体制、技术方法的制约，全面、统一实施这种管理体系，不是一躇而就的事。城建档案馆档案的来源主要是两种渠道，一是城市规划、建设等管理部门形成的管理类档案，二是新建工程档案。我馆根据不同类别城建档案形成、管理的不同特点，采用两种不同的前端控制手段。

另一方面针对形成新建工程档案的各个建设单位现代化技术应用情况各异，行业标准不同，实现电子文件、档案一体化管理时机不成熟的特点，以规范档案信息进馆标准为突破口，实行信息管理的提前介入。

2、信息处理的多元化。

对馆藏档案的信息处理采用提取原始信息，加工特色信息、编研专题信息的多元化处理方式。根据城建档案的特性，通过建立特色档案数据库，建立各类档案的关联，实现跨库查询的方式对特色档案、利用率高的档案进行信息加工。

3、服务方式的多元化

随着公众利用档案意识的增强，城建档案开放力度的加大，社会对城建档案需求呈多元化趋势，传统的档案利用服务模式面临新的挑战。到档案馆来翻阅档案原件以获取相关信息的方式，随着信息时代的到来，将被改变。档案馆不在是简单的实体保管员，而应成为概念、知识的提供者。为了应对档案信息多元化的挑战，更好地满足社会公众的档案信息的需求，实现档案馆的社会功能，档案的利用模式必须进行变革。

五、新的管理模式给城建档案工作带来的变化

1、观念的转变 新模式下，受到冲击的首先是我们的思想观念。“市场经济社会下，任何行业的发展必须从自身肩负的社会使命出发，通过有效的履行自身的社会职责换取自身发展所需的外部社会环境，与此同时从社会获取自身发展所需的外部动力。”因此只有从思想上正确认识城建档案馆自身的社会使命，确立正确的指导思想，实现观念的转变，才能适应新形势下的城建档案管理模式。

2、工作内容、目标的转变。 新的管理模式下，我们的工作中心从过去单一的建设传统纸质档案馆，转变为建立一个多元化的、适应现展需求的数字城建档案馆。建立一个具备数字化档案的管理能力，具备数字化信息的处理能力，具备数字化信息的传输能力的数字城建档案馆成为当前城建档案馆的一项主要工作。

3、人员需求的变化。 传统档案工作以纸张为工作对象，新模式下大量新技术、新设备的应用，信息系统开发，对人员素质的需要发生极大改变。尤其是存储介质的不断变化，在同等设备的情况下，其工作效率的高低取决于档案工作者的操作技术，每个环节的技术问题都会影响到工作的进度。综合性人才的需求，特别是计算机人才的需求更加强烈。人才匮乏成为新模式下档案馆面临的一个严峻的问题。

综上所述，城建档案馆必须树立“以人为本”的观念，从对档案馆人员需求的多样性，和变化性出发，培养一只高素质人才队伍。才能从更本上保证新的管理模式的顺利实施。 面对机遇与挑战，城建档案馆如何适应社会需求，开拓创新，是摆在我们面前的首要任务。

参考文献：

工程档案管理篇5

【关键词】电力工程；档案管理；改进措施

概述

众所周知，电力工程档案是工程建设过程、工程实体状况、工程建设质量的最真实、最全面、最原始的记录，日益成为一项维护企业经济效益、合法权益（工程变更、索赔动态依据）及反映企业历史真实面貌重要的基础工作，也是工程项目投产后运行、检修、改建、扩建及技术改造等工作的重要依据。在工程建设过程中，及时收集技术档案信息，准确鉴别工程文件材料，规范整理技术档案，确保档案的完整性和系统性，不仅是为当前在建工程中各项工作做好服务，也是为工程项目投产后开展各项工作做好服务。

1 电力工程档案管理存在问题

当前，电力档案在管理工作中存在着自动化水平不高、收集整理不规范、管理和深度、幅度不够等问题。

1.1电力企业的档案管理得不到高层应有的重视

许多领导对电力档案的管理认识不够，认为这只是文本范畴，和市场占有率、供电可靠率、电压质量等比起来简直是微不足道。由于领导的不重视，导致电力企业在档案管理方面投入甚少，出现档案室设施不全，储存条件和储存手段落后的情况，无法为企业提供高质量、高效能的服务。

1.2电力企业档案管理缺乏专业部门和专业人员

有些电力企业档案管理人事档案管理信息，仅是一个简单的收集和分类、存储，使企业档案归档不一样，很多该保存的资料没有得到保存，而大量没有价值的资料倒是被长期保存了起来，不仅不能推动企业经济的发展，还会在一定程度上增加企业的经营成本。

1.3电力企业的档案管理的信息化建设滞后

信息化是档案管理工作的最终发展方向，也是提高档案管理工作的有效途径。但是从目前的情况来看，很多电力企业没有把档案信息化纳入企业信息化的整体规划当中，管理档案的计算机配置相对落后，软件、硬件设备都亟待更新，高素质的档案信息化管理人才不足，档案管理工作的信息化程度还是相对滞后的。

2 改进电力工程档案管理的主要措施

2.1规范电力企业档案管理机制

加强制度建设，建立科学的企业档案管理体系，完善档案管理的规章制度，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与部门工作同步考核、同步发展。

2.2加强档案工作的组织领导

加强档案工作机构，配备档案专职人员，各业务部门和各专项工作配备兼职档案人员，形成系统的档案工作格局。在实际工作的开展中，争取企业领导的重视，支持档案管理工作。

2.3培养和选配高素质档案工作人员。

提高档案管理人员的业务素质，充实熟悉计算机技术，掌握业务工作流程的复合型人才从事档案工作，建立一支有理想、有道德、有知识、有素质的档案干部队伍，以适应新形势下档案工作的需要。

2.4加强档案管理数字化、信息化

通过计算机技术及档案管理软件在档案管理中的运用，系统地完成文件的登记、检索、打印、统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，提高工作效率，加速公文信息运转，实现办公及文件归档、检索自动化，业务档案信息实现实时查询、利用。

2.5开展档案人员全面业务培训

要对档案人员进行定期的教育培训，不断地激发和调动档案工作人员的积极性和自觉性，提高其工作能力。还可以通过招聘那些懂法律、会外语、精计算机的复合型人才，改变目前档案管理部门所显现的知识结构不合理，年龄结构老化的状况。

2.6实施工程项目全过程档案管理

2.6.1 从工程源头介入档案管理

坚持从档案材料形成的“源头”抓住，做提前控制。工程项目成立后，建设单位的工程档案管理部门管理档案披露，披露内容的项目和竣工验收资料的收集、整理、归档范围及要求。

工程项目开工后，建设单位项目管理和档案管理部门对设计、施工、监理等参建单位进行档案交底，档案交底的内容主要是建设过程中文件材料的形成、积累、整理、归档的要求。

各参建单位要以“建一流工程、创一流档案”为目标，认真分解档案工作目标任务。要根据规程规范要求，做好技术文件材料的形成、积累，并注重形成质量，技术文件材料的形成与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核，保证其真实可靠。

2.6.2 认真做好工程中期档案控制

工程开工后，档案管理部门要加强现场的检查和指导力度，全程参与，确保工程档案各个管理环节始终受控在控。档案管理部门要检查项目管理部门和各参建单位的工程技术文件的收集、整理情况，对不符合归档要求的文件提出意见，督促整改完成，形成闭环。

项目开工后，档案管理部门应加强现场的检查和监督，充分参与，以保证项目文件每个管理环节始终控制在控制。档案管理部门检查的项目管理的部门和单位参与的建设工程技术档案的收集、整理，对不符合归档要求的文件提出意见，督促整改完成，形成闭环。

在业务指导上，档案专职人员应勤跑工地，跟踪了解项目信息，随时检查指导。在具体工作中，要主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收，把工作做到现场，超前控制，把问题解决在档案提交之前。遇到档案资料收集确有难度的，要积极向本单位主管领导汇报，并及时与施工建设等相关单位沟通，争取对方理解、支持和配合。

2.6.3 严格实施工程后期档案检查

项目管理部门和各参建单位在阶段性工作完成后，要按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（ GB/T11822 - 2000） 的要求对本单位（ 部门） 涉及到的项目文件进行整理、立卷，编写移交目录清单。档案管理部门应加强督查，归档文件应完整、准确、系统，应真实记录和反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。检查验收发现不符合规范要求的，坚决退回整改。

在档案接收方面，要充分利用行政程序把关，建立工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制，保证工程档案的规范化、标准化，保证不出现擅自修改、伪造或事后补做的现象。参与工程建设的施工、安装、监理、调试等单位应在竣工验收后一个月内，向项目管理部门移交。设计单位在可研、初步设计、施工图设计、竣工图编制等阶段性工作完成后即归档，竣工图归档时间不得超过竣工验收后二个半月。竣工验收后两个半月内项目管理部门将项目的全部档案向本单位档案部门整体移交归档，在移交纸质档案的同时，还应移交相应的电子文件、工程重要活动的音像材料。

电力工程档案归档范围包括，建设项目前期文件、施工文件、监理文件及竣工验收文件。招投标文件由公司委托的招标单位归档，招标公司出具中标通知书给建设单位归档。项目管理和档案管理部门对各参建单位提交的竣工资料进行验收，保证归档文件的完整、准确。确认符合归档条件后，办理交接手续。

3 结束语

电力工程档案管理是一项长期性与复杂性共存的工作，需要以工程建设单位为主导、电力系统各相关单位通力配合才能达到满意效果。相信在今后不断实践的基础上，针对电力工程档案管理中不断出现的新问题，不断改进管理的方式方法，合理安排人力、物力，深入开展工程项目管理的全过程控制，一定会使电力工程档案管理水平迈上一个新台阶。

参考文献：

工程档案管理篇6

一、工程勘察档案的特点

（一）组成的成套性

勘察单位以一个独立的工程项目作为勘察工作对象，按照严格的、科学的勘察程序，一个环节紧扣一个环节有规律地开展勘察工作。一项工程勘察全部勘察技术资料，按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的档案，其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。工程勘察档案收集、整理、保管和利用等管理工作，都为这种成套性的特点所制约。

（二）形成的阶段性

根据勘察工作的基本程序，一项工程一般都要经过勘察准备（即前期）、初步勘察、勘察采样等几个阶段。前一阶段勘察工作没有完成，不得开展下一阶段的勘察工作。前后不同阶段的勘察活动之间，既有密不可分的有机联系，又有明显的严格的阶段区分，因此，每个勘察阶段各个专业的勘察活动分别组成各自互相联系的有机整体，并决定勘察技术资料形成的阶段性。

（三）内容的专业性

一项工程勘察是由多种专业技术人员按不同专业分别开展具体勘察作业，又相互配合共同完成，一项工程的勘察技术资料其形成过程是多学科、多专业的协同过程。因此，工程勘察档案在分类、编号、编制检索工作时，都要考虑勘察技术资料专业性，以及专业间的联系特点。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起，在确定分类、标号结构层次时，要考虑图纸文件所属专业与工程勘察之间的隶属关系。此外档案管理人员应学习勘察各专业的基础知识，了解各专业的业务范围，能识别和看懂各专业的图纸文件，不断提高管理业务水平。

（四）贮存的空间需求性

工程勘察具有唯一性的特点，每一个项目的勘察资料都是一个独立档案项目。因此，在勘察技术活动中形成图纸文件必然具有数量大、递增快的特点。所以，在管理上需要考虑有较大、较多的库房，要有足够的橱、柜、架、盒、夹等装具及设备；现在的自动检索及光盘技术现代管理手段，提高了贮存密度和检索效率。

（五）使用的效益性

工程勘察档案是从事工程勘察技术活动的成果和产品。首先它是为某具体工程项目提供勘察图纸文件，作为工程设计和施工必要条件，其次，它是可供利用的勘察技术资源，对内可参考借鉴，对外可供技术交流。在档案管理工作中必须克服技术封锁、保护主义，变封闭性为开放性，面向第一线的勘察技术人员，及时、准确、方便有效地提供档案资料，让工程勘察档案最大限度地发挥经济效益。

（六）使用价值的时效性

工程勘察档案用于工程项目第一次实现使用价值以后，还会多次利用并发挥作用。按照技术文件生命周期理论，工程勘察档案按其使用价值有它的活跃期和衰减的规律，在近期内的查阅率较高，时间越长其查阅率就越低。可见，工程勘察档案的使用价值具有一定的时效性。此外，还要根据保管、利用和库房、设备的状况，经常定期进行档案资料的清理鉴定，将使用价值不大，不常查用的档案置于“冷库”或适当减少库存份数。工程勘察档案的特点是由勘察活动的规律所决定的，认识并掌握这些特点，有利于不断改进档案管理，以便最大限度地发挥工程勘察档案的作用。

二、当前的勘察工程档案管理

当前，如何做好工程勘察档案管理工作，成为工程勘察的坚实后盾，是工程勘察档案管理工作人员所应深刻思考的问题和不可推卸的责任。

（一）标准化管理是工程勘察档案管理的首要基础

当前，对工程勘察档案管理提出标准化要求，有利于提高工程勘察档案的质量，有利于工程勘察档案的归档利用。同时，为工程监督管理人员对各设计、施工单位进行监督管理提供资料，提高工程建设的质量和效率。

（二）收集档案的内容要齐全

勘察档案管理人员要与工程勘察技术人员相配合，对已收集的档案资料进行鉴定、补充。工程勘察档案管理人员还要经常去施工现场，了解工程概况，配合勘察技术人员做好图纸资料的收集整理工作。在施工过程中形成的资料要做到心中有数，同时根据资料的形成规律，定期检查施工单位收集的资料是否齐全，与现场技术人员核对是否同施工现场相符，不相符的及时查明原因。如资料缺失不全，确实需要增补，应及时通知勘察技术人员。这样才能更好地保证工程档案资料在收集、整理上做到准确、完整。

（三）图纸、资料的标准化归档

当前，对工程勘察档案资料的归档，要摒弃旧有的过时的观念，要以高效、准确为前提，提高勘察工程档案管理水平，必须抓紧做好以下几个方面工作：

一是建立起以办公自动化为载体的档案管理系统。工程勘察档案管理单位必须开发完善工程勘察档案管理软件。档案管理人员必须熟练使用计算机，以便准确、迅速的录入与使用工程档案管理软件。

二是要对现有档案认真进行整理、完善。要结合工程勘察的特点，更加严格、科学地做好档案的分类和著录，在此基础上，对历史档案进行清理，对号入座。清理的同时要尽可能地进行完善，填补相关资料。

三是要不断丰富补充档案的存贮的内容。要结合工程特点，有意识地丰富档案的形式和内容，加大图片、声像档案归档的比重，逐步使呆板、单调的勘察工程档案生动化、形象化。

（四）建立勘察工程档案员岗位责任制

工程档案管理篇7

（一）对工程档案管理不够重视

档案的作用具有间接性、滞后性、潜在性等特点，决定了档案工作往往容易被忽视，成为工程项目管理中的薄弱环节。很多工程建设单位在项目成立初期，对档案的认识不够，忽视档案的重要性，认为档案工作只是在建设工程竣工后进行集中的整理资料，所以只是在工程投产或竣工之后，才依靠单位的档案管理部门对形成的大量资料进行突击整理、分类、归档。这样容易造成大量文件材料散失，收集不全;为工程施工过程中资料的收集和整理带来不便，导致工程资料的失真，工程竣工档案验收的延期。

（二）档案资料编制质量不高，完整性、系统性不足

许多施工单位不配备专职资料员，整理资料时不严格按照相关规范、标准执行，导致归档资料质量不高。有的单位在工程竣工交付使用后，项目建设全过程中的资料不能及时归档，严重影响了档案的完整性。由于项目建设人员对项目档案工作重视不够，加之档案形成的分散性和阶段性特点，极易造成文件材料不能保持有机联系，分类不科学，整理不规范，系统性得不到保证。

（三）归档时间长、环节多，影响档案归档的齐全性、完整性和准确性

工程竣工档案不仅包括施工文件和竣工图，而且还包括前期文件和竣工验收文件，这两部分资料积累都是源于公司各职能部门活动，从文件资料的产生到归档要经历相当长的时间，经过许多环节，每一个环节都会影响竣工资料质量，影响档案归档的齐全性、完整性和准确性。而且工程项目承建单位多，档案从形成到归档，需要多个单位共同配合完成，这样容易造成文件材料收集难、归档问题多。参与建设的各个单位的阶段性资料不能及时收集与整理，造成档案内容不准确、缺项，档案载体不符合要求，形成了大量缺签字、原件盖章手续不完备的无效文件。

二、提高工程档案管理质量的措施

（一）领导重视是做好工程项目档案管理的前提

工程项目档案管理需要各级领导的充分重视，并强化责任意识。首先，要根据工程量的大小，本着精干、高效、协调、有力的原则，合理设置基层工程项目档案管理机构和配备专职档案员，从机构和人员编制上保障工程项目档案工作有人抓、有人管，从宣传、经费等方面予以倾斜，形成施工现场工程管理人员自觉参与工程项目档案管理工作的良好氛围。其次，要建立工程项目档案管理领导责任制；将工程项目档案管理工作纳入企业管理工作的整体规划，明确责任主体，建立主要领导负总责，分管领导为第一责任人，现场专兼职档案人员抓落实的工作机制，做到层层有人抓，处处有人管，形成纵向逐级负责，横向联系紧密，工作协调一致的工程项目档案管理网络。

(二)制定和落实符合实际情况的档案管理规章制度

加强项目管理制度和管理建设，结合实际确定工作程序，制定明确的岗位责任制，进行考核并与奖惩挂钩。建设项目由于大规模、长工期、多资料、单位和环节众多，在档案管理工作中要想做到规范化、标准化，仅靠几个工作人员的力量是很难完成的。因此，依据不同项目特点制定档案管理组织，建立不同的方案，就成为做好项目档案管理工作的根本保障。可以以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作，即项目下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。

(三)定期开展技术文件整理的检查与指导

考虑到技术文件的琐碎性和施工现场的繁忙，工人都集中精力于施工，而对技术文件就是应付研究，或工程进行到一定阶段后补，这样就不能够真实的反应施工过程，如不认真进行督导检查，到最后很可能出现技术文件不全、不真实、不完整，甚至有大量文件资料流失的现象。所以档案工作者要有超前的工作思路，一切工作要在项目开工之前打好提前量，及早做好各类技术文件归档的准备，发放技术文件整理分类方案及规范表格，统一标准。对各施工单位技术文件的归档工作定期或不定期进行检查指导，发现问题及时纠正、解决。

(四)加强对有关人员的培训

工程档案管理篇8

引言

档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

一、档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

二、档案信息化建设与工程档案管理的措施

1、档案工作人员要树立档案信息意识

马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

2、确立工程档案发展的方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程，从工程立项开始，直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是在不同单位或部门来实施所形成的文字资料，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度。信息管理是提高工程档案管理效率与效益的最好方法。首先，工程项目从立项开始，主管领导就要指定专业资料员负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任。其次，加强对工程基础设施建设前期档案工作的组织领导。确定工程基础建设前期的主要工作人员，明确每个人的工作职责，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。

3、提高档案信息化水平技术

3.1配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

3.2档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

3.3对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

4、拓宽档案信息管理思路

档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从传统的档案管理方式转变过来，改变过去那种重保管轻利用，片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向；扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面；揭开档案神秘的外衣，将广大的社会公众迎进档案室的大门。

近些年来，档案管理的方式发生了很大的改变，从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变，这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能，从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才，不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门，更应该顺应时代所需，从现实出发，从长远考虑，实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。

5、制定纸质档案与电子文件的利用制度，并监督执行，搞好档案利用工作

档案最原始的形态就是构成记录性的介质，故在一个企业内部，形成的档案多为纸质档案，或者基于磁介质的录像带、磁带、磁盘等。纸质档案在做好电子数字化之后，按照档案整理办法进行整理、组卷、装订成册；数字化的档案上传到档案信息化系统中去。纸质档案利用时根据利用对象，档案室专职人员按照档案利用制度填写利用者信息，填报利用内容；电子档案借阅只能通过档案信息化系统利用，利用者需使用专用软件加密狗，只能打印不能下载（如果要下载需要办理特殊的下载利用手续），不能修改档案的原始信息，电子档案利用时，数据库自动通过软件加密狗识别利用者信息，系统自动记录和统计利用者操作记录。

电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求的防范对策。

6、制定档案专职人员与兼职人员的继续教育培训与考核工作

根据国家档案局相关法规规定，专职档案人员每年至少要进行两次集中的在职继续教育用以提高档案人员的档案工作素质和技能。继续教育包括国家档案协会会议，档案知识交流班等以提高档案人员技能。企业内部应每年集中开展一次档案培训会议，由行政部经理组织，档案主管主办，邀请1-2名档案学者给施工（监理）企业专兼职档案人员讲习档案技能培训课程，制定培训考核措施，考核培训效果。

7、采取集中领导、分级保存与监督管理相结合的原则来做好档案工作

针对集团型企业下属分公司及项目比较多，实际生产活动工作量大，产生文件资料与实物档案多的特点，集团档案工作者易采取集中领导、分级保存与监督管理相结合的原则来做好档案工作。

集团内部设置专职档案主管人员，直接上级为主管档案工作的副总经理；各分公司设一名专职档案主管负责所在公司档案工作，由分公司副总经理主抓；各项目设兼职档案员，负责监督办理项目档案归档。集团总部设档案室，负责集团本部档案资料保存；各分公司设档案室和档案库房，档案室和档案库房的规模设计时要根据公司发展状况考虑能存放10-15年数量档案；各施工（监理）项目设临时档案室，由兼职档案管理员负责项目文书档案与工程档案归档的监督和指导工作，项目竣工后档案交由分公司档案库房集中保存。建立一套集团档案主管监督指导、分公司档案管理人员密切配合、项目兼职档案人员严格执行的集团内部档案工作网络，加速企业档案（兼职）工作者业务能力培养，同时，企业在发展壮大中也要不断增加档案人员数量。

工程档案管理篇9

内容。

关键词：建筑工程；档案归档；管理措施

Abstract: The construction project archives construction technical data archiving management in general can be divided into: construction technology and management of data, general situation of the project, the construction organization design, construction project approval form, technical disclosure records, project completion report; engineering quality control data, drawing, design change, negotiate records summary, positioning, line acceptance record, record of concealed work and construction diary, raw materials, components and fittings certificate, construction project document filing and trial ( test ), the test report of construction project completion acceptance, test records, construction contract and discuss the design change content.

Key words: construction engineering; archive; management measures

中图分类号：G271文献标识码：A

引言：近年来，我国城市建筑事业的飞速发展，建筑工程项目的不断增加，在快速的发展中保持着良好的走势，与此同时，也形成了大量的工程档案。建筑工程档案是建筑过程中形成的原始有保存价值的真实记录和实际反映资料。它记载着建筑物、构筑物、地下管线等建设活动。是建设项目管理、设计、施工、使用、维修及改建扩建活动中形成的档案。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的需要，也是档案部门应有的职责。

一、工程档案的内容

1、前期文件资料。主要包括政府机关部门批准的立项、征地、拆迁安置等文件；工程勘探报告；测绘、设计文件等；规划、消防、抗震等有关部门的审批文件资料；工程勘探、施工、设计、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质呈鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件；工程有关的照片等。

2、工程施工阶段文件。桩基、土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底、定位测量、放线验收记录及材料出厂合格证及进场检验报告等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细雨则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零材料、零部件、半成品及成品的质量证时文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件；施工技术总结等。

3、竣工图。主要包括平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；室外给水、排水、热电等管网综合图；工程竣工图；电气（电力、电视系统等）综合竣工图；设计说明书、采暖通风空调节器工程竣工图、燃气工程竣工图、电梯工程竣工图、幕墙工程竣工图、结构竣工图、消防工程竣工图、智能化竣工图等。

二、建筑工程档案的特点

1、独立性。即一个工程竣工档案的整体性。这是工程档案最突出最重要的特点。

2、真实性。工程档案是该项目工程实体的一面镜子的真实写照。因为工程档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，档案材料就是工程质量标准，是建筑工程监督部门进行竣工验收的重要依据。

3、实用性。工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。

三、工程档案管理需解决的的问题

1、档案材料报送不完整。档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到90℅左右，较差的单位情况就不同了，很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有地下管线，园林绿化、道路等档案材料寥寥无几。

2、缺乏统一的管理。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理到位。有的单位则不然，工程档案由非档案员兼管，形成的档案材料五花八门。

四、工程档案管理的实施方法

1、在思想上在重视工程档案管理工作。建设工程中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将竣工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其中主要原因在于工程建设管理过程中，施工单位对工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。不认真进行督导检查及时按日记录施工过程中存在的问题，到最后施工单位建筑工程档案很有可能一塌涂，大量的缺资料使得工程竣工后无法归档备案缺乏真实性，所以工程档案资料 最好应定期或不定期检查，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。有鉴于此，建筑企业管理部门、档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。

2、建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时在明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料收集、整理，以保证工程自项目开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据。

3、把好竣工验收资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥作用。及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，严格把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。

4、加强对工程档案管理人员和相关技术人员的培训力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作中也发生了翻天覆地的变化，从而提高档案管理人员的素质水平也尤其重要。要提高档案管理人员的现代管理素质。档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员，真正树立“业务精通，爱档案如珍，维护历史服务现实”的理念。加强档案人员自身业务建设，一方面要注意档案人员的继续教育，积极组织他们参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，着力选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任专职档案管理员，运用现代化管理知识好先进技术设备，提高管理水平，使档案工作跟上办公自动化步伐，更好地服务于建筑工程档案管理工作，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。

5、加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，定期对施工技术人员加强编制档案材料的培训，不断提高编制工程档案材料的业务水平。施工单位应及时对档案管理人员进行督促，检查工程档案材料编制情况，按照标准编制档案材料，给后人留下宝贵的财富。

6、利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。大力推行对电子文件档案在工程档案中运用，各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（公司）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对档案利用，籍以提高工作效率。按照档案的性质好类型，收集整理的部门的档案资料，内容文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模版文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则）。

7、要加强信息汇总编研工作。改变过去那种看摊工业现状，拓宽服务渠道，改善服务功能，用前瞻的眼光研究院利用者的需要，积极主动地提供方便、快捷的优质信息服务。在充分了解室藏和用户需求的基础上通过纵向分析比较、专题跟踪服务等方式，要立足服务改革档案管理方式。一是要着眼发挥服务功能，健全和完善档案管理制度，对档案的收集、整理、归档、利用实行科学管理，使之规范化、制度化。二要利用现代化信息技术，提升管理水平，依托信息化建设，有重点、成体系、分步骤地开发利用计算机技术、复制技术、光盘技术等现代化信息技术，提高档案信息服务水平或效率，着力改变信息收集、加工、处理、存储、传播等方面的落后状况。三要及时收集资料信息，适时编排归档。

工程档案管理篇10

1．理顺关系，制定制度，强化电子档案的归档管理。2003年，档案管理部门开始接手电子档案的归档管理后，建立健全规章制度，制定了电子档案归档管理制度和有关规定，得到院领导的高度重视。以技术管理通报的形式，了《院工程CAD成品文件的归档流程实施办法》等一系列电子文件成品文件的归档规章制度和规定，做到责任落实到人。档案人员严格把关，认真核对。从源头上杜绝电子文件的丢失，保证了归档电子档案成套性、连续性、准确性、真实性、完整性、有效性，提高了电子档案的归档率。

2．重视电子文件归档后的检查验收和备份工作。档案人员在接收电子档案归档时，力求全面，发现问题及时与专业人沟通，有效地解决了电子档案归档后的相关工作。此外，档案部门还定期对电子档案进行了数据备份，实行异地保存，保证了电子档案数据和信息的安全。

3．奖罚分明，加大电子档案归档的文明考核力度。2004年8月，院印发《进一步加强规范CAD成品文件及文本电子文件的归档要求的通知》，进一步完善和明确了CAD电子文件及电子文本文件的归档工作。同时，对电子档案归档存放位置、字型、CAD成品文件的正确命名，以及已经出版的CAD正式成品文件和文本电子文件的管理作出新的规定。档案部门定期检查，并把检查结果纳入院月度双文明考核中，对违规者给予处罚，对执行好的设计人员给以奖励。4．严格保密制度，防止电子档案的流失。在CAD成品电子文件归档工作中，严格按照档案和安全保密条例去做，涉及电子成品文件的调用和转换、拷贝，采取事先填写CAD成品调用审批单，实行院领导逐级签字审批制度。通过一系列电子档案归档管理制度的完善，电力工程设计的电子档案管理工作，有了长足的的发展。

二、今后工作的对策

为了改进和加强电子档案归档工作的管理，更好地为专业设计工作服务，今后应做好以下几个方面的工作。

1．取得领导的重视和有关部门的配合。从电子档案形成的过程看，它既来源于工程设计部门和信息管理部门，也来源于上级领导机关等，其涉及面广、内容多、专业性强。因此，仅靠档案人员有难度，需要各级领导和相关部门的支持和通力协作。为此，各级领导要把电子档案工作同其它工作一起抓，将电子档案归档工作纳入领导工作日程，纳入工程计划管理，帮助协调好档案人员与有关部门的关系。

2．做好宣传教育工作，增强全员档案意识。为了更好地把电子文件的归档工作落到实处，档案部门应认真贯彻《科学技术档案工作条例》和《电子文件归档与管理规范》等有关规定，会同有关部门积极开展档案法规和安全保密条例知识的普及教育工作，使每个专业人员都能明确其在电子档案归档工作中所应承担的责任和义务，进而形成人人懂档案、人人管档案的局面，让更多的人配合我们搞好电子档案的归档工作。

3．加强岗位培训教育，提高档案人员的业务素质。通过培训，不但要学习档案专业知识，还要学习其他现代科学知识，使档案人员成为复合型的档案工作者。通过组织学习《档案法》，增强全体档案人员的法制观念，依法治档，是今后做好电子档案管理工作，促进档案事业全面发展的重要依据。