学校规范化管理方案十篇

学校规范化管理方案篇1

关键词：高等学校　档案工作　规范化　制度化　程序化　标准化

一、高校档案工作的地位及要求

高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划[1]。从1987年4月23日原国家教委、国家档案局的《关于加强高等学校档案工作的几点意见》（〔87〕教办字016号）[2]、1989年10月10日国家教育委员会令第6号的《普通高等学校档案管理办法》[3]，到现行的2008年8月20日的中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）等一系列直接针对高校档案工作的法规性文献，历来都重视高校档案管理工作。《办法》强调了高校档案工作的重要性并提出了明确的要求：档案工作作为高校工作的重要组成部分，是高校一项不可或缺的基础性工作，要与高校整体发展同步。

二、规范高校档案工作的意义

1、明确高校档案工作领导体制

《办法》在总则中明确规定：“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。”“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。”并首次指明了“高校档案工作由高等学校校长领导”，规范了高校档案工作行政领导和业务指导体系，健全了高校档案工作的领导体制，使高校档案工作的行政管理和业务指导都有了明确的主体：高校档案工作在行政管理上接受国家教育行政部门和省、自治区、直辖市教育行政部门的领导；业务上接受国家档案局和省、自治区、直辖市档案局的指导、监督和检查。教育和档案行政部门相互配合，共同组成和谐的行政主管、业务指导的管理体系，有利于高校档案工作的规范和发展。

2、保障高校档案机构建设

国家规范高校档案管理的重大举措，就是保障了高校档案机构设置，如《办法》明确了高校档案机构的设置条件，指出未设立档案馆的高校应当设立综合档案室，并规范其职责，为开展高校档案工作提供了组织保证。

3、促进高校档案人才队伍建设

专职档案工作人员，是高校档案工作的基本力量，高校档案馆（室）必须配备与本校档案数量和工作任务相适应的一定数量和较高素质的专职档案工作人员，保证档案工作正常有序的推进，保持档案工作不断发展的活力。针对高校档案工作人员学历职称层次偏低、专业结构不合理、队伍不稳定、缺乏掌握现代技术的管理人才等问题，《办法》规范了高校档案馆（室），应当配备具有档案专业知识、相应科学文化知识以及现代化管理技能的专职档案人员，并实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。这些相关条文，规范了高校档案人员配备的要求及待遇，反映出国家对高校专职档案人才队伍建设的关心和重视，为高校档案人才队伍的稳定和提高起到了至关重要的作用。

4、使高校档案管理有章可循

高校档案管理相关的规范性法规文件的颁布实施，适应高等教育发展的需要，符合高校档案工作实际，是推进依法治校、依法治档，规范新时期高校档案工作制度化、科学化发展的重要依据。如教育部和国家档案局为规范高等学校档案工作、提高档案管理水平、有效保护和利用档案出台的《办法》，四川省教育厅、四川省档案局制定的《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则（试行）》，为高校档案工作规范化管理提供了可靠的法律保障。

5、确保高校档案工作可持续发展

为了改善高校档案工作的发展环境，《办法》提高和强化了高校档案工作的地位与作用，主要从高校档案工作的定位、领导体制、管理体系、机构设置与人员配备、档案管理与利用以及档案工作经费、档案库房建设和档案设备配置等各方面强化了高校档案工作有效运行的条件保障。这些相关的法规文献，既适应了高等教育改革发展的需要，又符合高校档案工作建设发展的实际情况，有利于高校档案工作的规范化、档案管理现代化、档案资源信息化、档案利用知识化、档案传递网络化，能确保高校档案事业的健康和可持续发展。

三、高校档案工作规范化管理的有效途径

1、强化意识，更新观念——人性化是前提

要规范高校档案工作首先必须强化法制意识，牢固树立依法治档、依法管档观念，并以人性化理念管理高校档案工作。

高校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录[4]。高校档案的内涵，决定了高校档案工作具有长期性、连续性、持久性、系统性的特征。时间在流逝，历史在积淀，档案在递增，资源在积累，载体在变化，人员在更替，在这样一种动态工作过程中，如果没有合理的管理制度与政策法规来规范高校档案工作，其后果不堪设想。同时，规章制度的制定与实施必须以人为本，贯彻人才兴档、人才强馆理念：一方面，既要约束我们的档案管理者，规范档案管理行为，又要尊重知识、尊重人才，充分调动与激发档案人的主动性与积极性；另一方面，要对利用者提供人性化的服务，才有利于高校档案资源体系建设和档案服务体系建设。转贴于

2、专业培训，科学管理——现代化是手段

高校档案馆（室）是保存和提供利用学校档案的专门机构，《办法》明文规定应配备专职档案工作人员，且要具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能，实行专业技术职务聘任制。根据这一对高校档案机构及其人员的定位和要求，专职档案人员必须钻研档案学专业知识和科学文化知识，掌握现代化管理技能，如计算机技术、信息技术、网络技术、多媒体技术、数据处理技术，这样才能充分利用现代化管理手段，科学地管理档案和快速便捷地提供利用，推动高校档案工作从传统管理模式向现代化管理模式转变。科学化、现代化管理，是规范高校档案工作的重要手段。

要规范高校档案工作 ，实现档案工作的现代化管理，人才是核心。然而，根据教育部办公厅档案处对教育部直属高校档案工作状况的调查，全国72所教育部直属高校共有专职档案人员750名，其专业结构上，档案学专业毕业的459人，非档案专业毕业的291人，分别占总数的61.2%和38.2%；职称结构上，研究馆员19人，副研究馆员150人，馆员316人，助理馆员112人，管理员40人，无职称人员113人[5]。这种状况的人才队伍很难适应档案信息化建设和现代化管理的要求，优化专职档案人员队伍结构，既是时代的要求，也是高校档案工作自身发展的需要。因此，要通过多种渠道，如讲座、进修、函授、自学、培训、外派、引进，提高专职档案人员的专业知识、业务技能与综合素质。

3、健全规章，严格执行——制度化是保障

高校档案机构是国家档案事业的重要组成部分，一方面是负责保管本单位的档案与提供档案为高校和社会服务的职能，另一方面是负责对高校档案工作进行业务指导、监督和检查的管理职能，这两大方面职责的正确履行，首先要规范行为，明确岗位职责，强化责任意识，做到依法治档、依法管档。高校档案馆（室），要认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，并以国家相关法律法规为依据，结合本校档案工作实际，创新档案管理制度化建设，建立和不断完善本馆的档案管理规章制度，为档案工作提供可靠的制度保障，使高校档案工作有章可循、有法必依。因此，制度化建设是高校档案工作规范化管理的保障。

4、过程控制，监督检查——程序化是关键

高校档案工作规范化管理的有效手段是程序化。要对高校工作系统的各个工作环节进行有效监督和控制，每项工作要设计完整的工作过程，事前有依据、计划与布置，事中有检查与监督，事后有验收、总结、评价与反馈，这样才能规范整个档案工作过程，提高工作效率，从而保障档案工作系统有条不紊地高效地运行。

5、达标认定，不断提高——标准化是依据

要实现高校档案工作规范化管理，最有效的途径是进行高等学校档案规范化管理认定。如四川省档案局、四川省教育厅组织的“四川省高等学校档案规范化管理认定”工作，就是为认真贯彻执行《高等学校档案管理办法》、《四川省档案工作规范化管理办法》（川办函[2005]103号）和《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》（川教[2009]204号），全面提升我省高等学校档案工作整体水平，不继推动全省高等学校档案事业的改革和发展而进行的，其评定标准是《四川省高等学校档案工作规范化管理考核标准（试行）》，考核的主要内容包括组织管理、基础设施设备、基础业务建设、开发利用等四个部分，重点考核、评审其近三年（含当年）档案工作规范化管理的情况，以开展档案规范化管理认定工作为载体，使全省高等学校档案工作逐步达到规范化管理标准，切实提高高等学校档案管理和服务质量[6]。以上认定目的、指导思想、认定标准与考核内容表明， 四川省高等学校档案工作规范化管理认定的相关文件及其标准，是保障四川省高等学校档案工作规范化管理的主要依据。

6、数字存储，知识服务——信息化是动力

高校档案是高校科研、教育、教学和日常管理以及各项事业发展的重要凭据，是高校可持续发展不可缺少的信息资源。档案的本质是原始记录性，它是直接的、原始的历史记录，具有特殊的凭证价值。实体档案，一旦损毁不可再生，于是档案信息化建设被提上了议事日程。《办法》要求“将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”。档案信息化建设的内容，主要包括档案资源数字化建设、档案利用知识化建设、档案信息安全保障体系建设、档案管理应用系统建设、标准规范体系建设等方面，基本上覆盖了档案工作的各个环节和各门类档案管理业务。因此，档案信息化建设对高校档案工作的规范化管理具有强大的推动作用。

参考文献

[1]、[4]教育部 国家档案局 高等学校档案管理办法.中华人民共和国教育部令第27号，2008.8.20。

[2]国家教委 国家档案局 关于加强高等学校档案工作的几点意见〔87〕.教办字016号，1987.4.23。

[3]国家教育委员会 《普通高等学校档案管理办法》，中华人民共和国国家教育委员会令第6号，1989.10.10。

学校规范化管理方案篇2

一、学校档案信息化建设的制约因素

（一）对档案信息化建设的重要性认识不足，信息化意识薄弱。学校档案的信息化建设，可以是学校的档案资源得到有效利用，实现档案信息的共享和远程服务，有利于节省档案管理过程中的人力物力资源，节约档案管理成本。但是当前档案管理的信息化建设还没有引起足够的重视，特别是采取旧有的档案管理方法的工作人员，对档案管理的信息化建设还有排斥心理，无法充分认识到信息化建设的重要性，不能接受信息化的档案管理工作方法。档案管理部门，对档案信息管理安全性、高效性和信息资源的共享作用认识不足，信息化建设的意识淡薄。这些都造成学校档案信息化建设无法得到有效展开。（二）档案信息化建设的管理队伍薄弱，配套设施不齐全。档案管理的信息化建设需要有专业的信息化管理队伍，这是学校档案信息化建设的必要因素。同时，信息化建设需要有与档案信息化管理相配套的信息化设施，从而提高信息化水平和档案管理的效率。当前的学校档案管理的信息化建设过程中，往往会利用以往的档案管理人员进行档案的信息化操作，这些管理人员往往缺乏必要的信息化知识，无法对档案管理进行规范高效的信息化操作。现代的科学技术、计算机技术、互联网技术发展迅速，知识技术的更新快，而学校的配套设施往往难以跟上档案管理信息化建设的要求，设备老旧。这些都大大降低了档案信息化建设的建设水平。（三）档案信息化建设标准不规范。无论是传统的档案管理还是档案的信息化管理，管理标准的规范化都是档案管理的重要内容。特别是档案管理的信息化建设，涉及到相关的计算机技术和信息技术的使用，规范化的管理标准和操作规则更成为档案管理科学性、高效性的重要途径。当前的学校档案信息化建设过程中，对信息化建设标准还没有严格统一的规范，有些学校的建设水平甚至仅仅停留在利用电脑进行文字和数据的输入。档案信息化建设标准的不规范，使得档案信息的查阅、共享都很难实现。

二、学校档案信息化建设的对策

（一）加强对档案信息化建设的重要性认识，促进信息化意识的提高。学校档案管理部门要充分了解和认识到学校档案的信息化建设对提高学校档案管理水平，加强档案资源共享和学校之间的档案交流的重要性。档案管理的信息化建设，是提高学校教学水平和学生学习方法的重要措施，通过档案信息化建设，学生和老师对学校的教学活动和学习活动都可以通过更加便捷的方式获得。学校也可以通过信息的分享，加强学校之间的学习和交流，提高学校自身的建设水平。对档案管理人员的信息化认知要加强培训，促进档案管理人员信息化管理意识的提高和档案知识的更新换代。（二）加强信息化队伍建设和信息化设施的配置。学校要加强档案信息化建设的专业人才的培训和选拔以及档案管理人员的更新换代。信息化建设涉及到计算机、互联网和信息通信技术等先进的技术的应用，这些都需要专业的技术人才。学校可以利用自身的优势，在学校老师和学生中，选取专业的技术和管理人才，并通过对以往的管理人员的培训工作，加强信息化管理队伍的建设。同时，学校也要加强硬件设施的配置，促进信息化建设的安全、高效，加强计算机、扫描仪等硬件设施的采购和更换力度，建立稳定安全的学校局域网。对一些管理软件的技术性和安全性要有充分的认识，在使用过程中注意操作的规范性。（三）规范档案信息化标准体系。学校的档案管理信息化标准要严格符合国家《电子文件归档与管理规范》等相关标准规范的具体规定和要求，在具体的实施过程中，要注意加强电子文件的归档与管理工作规范，做到及时登记、整理、编目、归档，并要建立和完善电子文件的接收、采集、保管、保护和利用等措施。标准体系的建设，有利于学校之间和学校档案管理部门之间的有效沟通和良好的合作，有利于形成统一的档案信息的分享系统，促进我国整体档案管理信息化的建设发展。

三、结语

学校规范化管理方案篇3

【关键词】学校；档案工作；规范化；标准化

在学校的管理工作中，档案管理是一项重要的内容。从档案管理的作用来看，一方面是档案可以为学校的建设和发展提供有效的参考资料。另一方面是利用档案资料，可以对学校的各项建设进行科学合理的评估。总之，档案管理工作具有重要的价值，所以促进档案管理工作的规范化和标准化，对于提升档案管理的质量具有重要的意义。为了实现对学校档案工作的规范化和标准化管理，分析管理中的问题并进行针对性地解决作用巨大。而本文所探讨的，正是学校档案管理工作中存在的问题以及规范化和标准化管理的策略。

一、学校档案管理工作中存在的问题

（一）管理制度不健全。在目前的学校档案管理工作中，制度不健全是存在的一个主要问题。就管理现状而言，制度不健全主要体现在两个方面：第一是档案管理的责任制度存在缺陷，在实际管理的过程中往往会发生责任遗漏的情况。档案管理要想获得较高的效果，必须要对档案分门别类地进行处理，但是目前存在的分类混乱严重影响了责任的落实。第二是在管理档案的时候，级别划分存在问题。在一般管理中，根据档案的价值会进行不同等级地划分，而等级不同，采取的管理也会存在差异。目前，等级划分的衡量标准缺陷严重，所以档案价值的判断有失标准。

（二）管理标准不统一。管理标准不统一也是目前学校档案管理工作存在的主要问题。标准的不统一主要是因为档案管理缺乏执行统一标准的环境。就目前的管理现状而言，档案管理的流程和步骤划分模糊不清，所以在具体的管理中很难利用统一的标准进行管理。再者，档案管理的目标建设也缺乏先导性，所以在实际管理工作中缺乏统一的目标，目标缺失导致的管理混乱也是管理标准得不到统一的重要原因。简而言之，目前学校档案管理工作标准的不统一，基本来源于管理环境的混乱，所以要实现标准统一，需要从管理环境入手。

（三）管理人员队伍素质不高。管理人员队伍的素质不高，对于管理的标准化和规范化影响也非常巨大。由于管理人员素质不高，所以对待档案管理的态度存在着轻视，正是由于这种轻视使得档案管理的价值没有充分地发挥出来。再者，档案管理人员在实际工作中缺乏科学的管理理念和管理方法，也会存在档案分类或者分级的错误，更有甚者，会因为操作的问题造成档案资料的毁坏，这种现象的存在使得档案管理很难得到进一步的提高。

二、学校档案管理工作标准化、规范化的管理策略

（一）强化管理制度，实现制度规范化。要实现学校档案管理工作的标准化和规范化，必须建立规范化的制度，从目前的管理现状来看，规范化的制度需要从两方面来确立：第一，要建立健全管理责任制度。在管理中，要将工作进行分级和分类，然后根据工作人员的现状进行设置或者是部门的划分，通过这样的方式，使得工作人员有明确的管理范围，从而可以实现责任的全面落实。第二，要详细档案的分级制度。在管理实践中发现，档案的重要性存在着差别，所以在实际工作中要对档案进行分级处理，通过级别的统一，然后采取统一的管理方式，进而实现管理的标准化和规范化。

（二）打造统一的管理标准。打造统一的管理标准对于档案管理的标准化和规范化而言具有重要的作用。要实现管理标准的统一，需要做好两项工作：第一是对档案管理的流程和步骤进行明确地划分。在不同的管理阶段和管理层次，档案管理会存在差异，所以对档案管理的过程进行步骤划分，更有利于在各个过程中实现标准化和规范化。第二是在档案管理的过程中，要确定统一的管理目标。在管理目标确定的情况下，管理的标准更容易明确。简而言之，要实现管理标准的统一，需要强化管理目标。

（三）培养和建设具有标准化和专业性的管理队伍。要实现档案管理工作的规范化和标准化，专业的管理队伍打造不可缺少。而专业化的档案管理队伍打造需要进行两个方面的培养。第一是进行档案管理理论的培养，使管理人员对档案管理的重要意义和价值有更加深刻的认识，从而在工作中能够重视档案管理，认真对待管理工作。第二是对管理人员进行实际管理的培训，包括对档案资料的分级、分类、存储以及具体的实施方法等。通过专业化的操作，可以尽可能地避免操作失误带来的分类分级错误或者是档案资料损毁问题。总之，利用专业化队伍实施档案管理，其标准性和规范性必然会得到提升，管理的效率和质量也会得到提高。

三、结语

学校档案管理是校园管理工作的一项重要内容，通过提高档案管理的效率和质量，可以使得档案资料的价值得到更大的发挥，而档案价值发挥可以帮助学校进行更为合理的发展规划和建设。所以说，深入地分析校园档案管理工作存在的问题，然后进行标准化和规范化的策略研究，可以实现校园建设的科学化。

【参考文献】

[1]张丽娟.探究档案管理工作的规范化和标准化[J].世界最新医学信息文摘，2015（A5）：215-216.

[2]黄洁.浅谈中专学校档案工作的规范化、标准化管理[J].办公室业务，2016（03）：122.

学校规范化管理方案篇4

一、加强地方高校科技档案建设和管理的重要性

科技档案主要指在科研过程中形成的，以文字、影像、图表、数据等多种形式载体出现的具有保存价值的材料。它是科学技术研究活动的真实记录，是大学学科建设、专业建设、科学研究及管理经验的结晶，直接反映了一所大学的学术水平与实力及管理水平，对高校的教学、人才培养及科研工作的可持续性发展起着重要作用。

1.科技档案是大学科研管理活动的重要保证。科技档案是进行科研的重要依据，是科研活动的必要条件，建立完整的科研档案是科研管理规范化、科学化、信息化的重要标志。做好科研档案管理工作，加强科研档案管理的标准化、规范化建设，是不断提高科研管理水平的有效途径。

2.科技档案是高校科技创新的重要依据。科技档案是高校各种科研活动经验的结晶，它可以为科技创新提供依据。如科研档案中专家反馈的意见和建议有助于我们不断改进科技改革，从而不断提高科研实力；科技档案管理部门系统地整理本校已获得的研究成果， 科学准确地描述研究课题的分布情况和发展趋势，可使课题的后继研究人员在相关研究上避免重复劳动，为其深入研究提供切实的信息服务。

3.科技档案是高校教师科研能力提升的基础和支撑。加强高校科研档案管理，是高校教师科研能力提升强有力的支撑。有助于学校在学科、专业建设上形成特色。如在了解教师科研方向及重点后，可以组织、协调相关学科、相近学科的教师在某一个或几个领域内分工合作，在知识创新上、在新兴学科或边缘学科的发展上出成果，形成自己的特色。可以密切高校教师与社会各方面的联系，促进全社会更好地认识科技成果对推动社会生产力快速发展的巨大贡献，从而更加尊重科技人员创造性的劳动，并为科技进步、科研环境的改善、科技成果转化提供有力的支持。

二、地方高校科技档案建设和管理中存在的问题

目前有影响力高校的科技档案在学校科研工作中发挥了积极的作用，提升了科研的整体管理水平，推动了科技管理的改革，促进了科研水平的提高。但绝大部分地方高校对科技档案建设没有引起足够的重视，主要存在的问题有：

1.科技档案管理意识薄弱，科技档案的数量和质量不高。部分高校科技实力已积累了一定的水平，但科研档案管理工作并非是学校档案管理工作中重点，造成科技档案管理工作投入不够，大多停留在项目申报材料和结题材料的简单收集。科研水平的提高是一个长期渐进的积累过程，众多地方高校虽经过几十年的发展，但其科技活动并不多，尤其与地方经济发展相结合的科技成果较为缺乏，而且科研活动的质量偏低，使得形成科技档案数量较少且质量不高。

2.科技档案管理制度不健全，管理缺乏规范性。科技档案管理具有科研管理和档案管理的双重特点，但科技档案管理对科研管理部门来说并不是日常工作的重点，管理人员配备不足，而对于档案管理部门来说科技档案只是档案管理的一个组成部分，用于科技档案开发和管理上的精力不多，导致科技档案管理被边缘化。科技档案建设和管理的制度不够健全，归档的要求、时间、范围、内容及职责等不明确，科技档案建设和管理工作不够规范，随意性较大。

3.缺乏专业档案管理人员。由于人事编制不足的因素，地方高校的科研管理部门及学院、系等二层单位均没有设立专门的科研档案管理机构。绝大部分地方高校科技档案管理人员是兼职的非专业人员，一方面，管理人员没有经过专门培训，缺少档案管理学的专业知识，不能对资料进行规范地收集、归档；另一方面，兼职人员还承担着许多其他业务工作，难以抽出很多时间和精力潜心钻研档案建设和管理工作，导致档案管理不够规范。

4.档案管理信息化建设不足，科技档案的社会开放功能低效。大多地方高校虽推广应用档案管理软件，但只是限于档案目录信息化管理为主，科技档案还是以纸质为主，处于人工管理状态。科技档案的利用，目前还只停留在记录、保存阶段或仅局限于评职称或者项目结题时提供佐证材料等方面，重保管、轻利用，不能充分发挥地方高校科研档案服务社会经济发展的价值。

三、加强地方高校科技档案建设和管理的措施

1.加强科技档案的认识和领导，转变思想观念。正确认识科技档案的特征与作用是提高科技档案管理水平的前提。传统的管理理念往往把科技档案只作为一种历史材料保存，基本上只能发挥科技档案的借阅、查询、佐证等简单功能，没有对科技成果进行有效的归纳和后续整合，严重制约了科技成果转化与产学研的结合。要通过各种媒体做好宣传工作，使学校领导和各级科技管理人员牢固树立档案观念，充分认识科技档案工作的重要意义，加强领导，把科技档案建设和管理工作真正落到实处。

2.健全档案管理制度，明确管理职责。科技档案管理工作的顺利开展需要相应规章制度的规范和约束。学校要按照《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》和档案管理法规，并根据高校自身的实际工作情况，建立健全科技档案管理工作的各项规章制度，明确档案管理人员职责和分工， 使得在实际工作中有章可循，确保收集的材料客观准确、完整连续。此外，学校还应将科技档案工作纳入工作计划，引入科技档案管理制度及相关人员的职责范围的年度业绩考核机制。

3.加强档案管理的技术开发，提升科技档案的社会服务功能。要充分利用计算机、网络等技术，开发软件，建立科技档案数据库，使得档案管理工作更加科学化、规范化，提升科技档案管理的质量。实现科技档案管理的科学有效管理，有助于充分挖掘科技档案潜能，逐步开发科技档案的情报服务、专题服务、咨询证明服务等功能，更好地为地方高校教学改革和科学研究服务。强化社会服务意识，加强科研档案成果转化，有利促进科研转化和产学研的结合，提高高校核心竞争力。

4.加强科技档案人才队伍建设。科技档案管理队伍素质的高低成为档案事业高效发展的关键因素，高校科技档案信息化管理要求管理人员具备较强的档案专业素质和具备一定的信息技术知识。因此，要注重引进专业化的管理人才，加强科技档案工作者的继续教育，提高工作人员运用先进的管理手段的能力。

学校规范化管理方案篇5

关键词：二级学院；档案管理；现代化；规范化

基金项目：丽水学院教学研究项目：“二级学院档案管理的现代化与规范化对策研究”。项目编号：09JY03

中图分类号：G647.24 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2012）11-0106-02

一、问题的提出

近年来，我国在高等教育体制改革上取得了前所未有的成就，高等学校的办学规模不断扩大，越来越多的高校都成立了诸如文学院、理学院、工学院、农学院、医学院、商学院之类的二级学院。伴随着高校的升级、升格、合并和扩招，高等教育日益大众化，二级学院的规模越来越大，二级学院档案管理工作的重要性日益突显。

由于大部分高校二级学院成立的时间不长，一切从零开始，档案管理工作存在着诸多问题，如档案不全、材料散乱、分类混乱、案卷标题、目录不规范、电子设备陈旧、电子技术落后、缺乏专职管理人员或管理人员专业素质低下等等，这一切都直接影响了二级学院档案管理目标的实现。二级学院档案管理短期目标或最低目标，也是最直接、最现实的目标无疑就是迎接高校评估检查，长期目标或最终目标则是实现高效、科学、有序的档案管理。这两个目标都要求档案管理规范化与现代化。

二、相关的概念

我们有必要先界定“二级学院”的定义。“二级学院”的概念有广义狭义之分。狭义的二级学院是指我国近年来高等教育办学体制出现的一种新的办学形式，或者说是一种新型的高校，名曰国有民办二级学院，即指引进社会资金，由本科院校成立或帮助成立的独立核算、具有独立法人资格、独立校园校舍，进行独立教学管理并实施学历教育的学校。[1]或者称为“独立学院”，它是我国高等教育由精英教育向大众教育转变的产物。广义的二级学院，是指所有以“学院”二字为后缀名的高校下属的任何一个学院。本文中所论说的“二级学院”，应该是属于广义上的二级学院，但又不完全等于广义的二级学院，因为我们把国有民办的独立二级学院排除在外，严格的说是中义的二级学院，即指高校下属的以“学院”二字为后缀名的，从原来的系部发展而来的，没有独立法人资格的学院。

二级学院档案管理，是指用科学的原则和方法管理为高校教学科研服务的各类二级学院档案。二级学院档案管理规范化指二级学院根据国家有关法律、法规如《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等，按照高校档案分类方案标准和规范，对二级学院各类档案进行规范化系统管理。二级学院档案管理现代化是指利用计算机、通信、网络等现代数字化管理技术对二级学院各类档案进行记录、存贮、整理、保管、编目、检索、研究及其利用等。[2]

三、二级学院档案管理规范化与现代化之关系

要实现二级学院档案管理的现代化首先要做到档案管理规范化。二级学院档案管理的系统化、规范化，为档案管理的现代化打下了基础。二级学院档案管理要切实执行《高等学校档案实体分类法》，按照《高等学校档案实体分类法》的著录标准，从检索语言、目录著录、名词术语、信息代码、馆库建筑、技术设备、档案载体、档案分类整理、档案统计等方面全面实行标准化、规范化管理，这无疑为二级学院的档案管理的现代化打下了坚实的基础。在此基础上，二级学院的全部档案都可轻松地借助计算机辅助处理，借助于档案软件系统外在计算机的存储资料库上大量档案数据进行档案查询利用。输入计算机各种档案数据和有关内容特征信息，如文件题名、责任者、主题词或关键词、日期、保管期限等，都具备了用于机上检索的基本条件及功能要求，这就为档案信息网络的创建打下了一个良好的基础，促进了档案管理的现代化。

二级学院档案管理的现代化要求规范化。二级学院档案管理的现代化是按照档案管理的有关法规，主要通过计算机及其网络进行电子档案信息的搜集、整理与传输。档案管理现代化建设必须在统一规划的基础上，采取统一的数据格式、软件程序和技术标准。电子档案不标准规范，档案软件五花八门，档案管理没有统一标准、统一规范，没有建立科学规范的管理机制，就势必影响档案管理的现代化的进程。所以二级学院档案管理的现代化，也必须纠正各自为政的现状，认真贯彻实施《电子文件归档与管理规范》、《CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理规范》等国家标准，使用既符合档案信息化规律，又符合国家技术规范标准和档案部门业务工作实际的应用软件，才能最有效地使二级学院档案管理为教学科研服务。

四、实现二级学院档案管理规范化与现代化之对策

第一，增强意识，主要是增强二级学院档案管理的理论意识、人才意识、责任意识等。

首先是增强二级学院档案管理的理论意识。从高校领导到二级学院主管领导，再到专职档案管理人员都存在档案管理理论知识不足和档案管理现代化的意识不强的问题。正因为如此，所以不少二级学院领导都对档案管理重视不够，只是迫于评估检查的压力，走走过场，档案意识薄弱，没有真正的把二级学院的档案管理当作一件重要事情来抓，在领导的影响下，管理人员当然也没有动力去认真学习档案管理的理论知识，努力提高业务水平，这就严重影响了档案管理的现代化进程。所以，从学校领导到部门领导都应该增强档案理论意识，更新观念，树立与时俱进的档案理论意识，努力构建与我国现代化建设目标、规模和方法相适应、与高校发展相适应的档案管理规范化现代化体系。

其次是增强人才意识。二级学院档案管理存在较为严重的人才不足和管理人员素质低下的问题。大部分高校由于各个二级学院都有自身的困难，人员编制的确紧张， 很难抽调专职人员出来，所以二级学院的档案管理人员都是由行政秘书或教学秘书兼任，没有专门的档案管理人员，这样就很难全心全意投入档案管理工作。还有不少兼职档案员，身兼数职，既是教学或行政秘书，又兼档案管理员，又兼授课教学，还兼二级学院其他杂活，以致兼职档案员形同虚设，没法履行职责。用人上的随意性，频繁换人，也很大程度影响档案管理水平和效率的提高。二级学院很少有档案、文秘专业的教师管理档案，也很少对兼职的管理人员进行专业培训，复合型的档案管理人才更是贫乏，这无疑也制约档案管理规范化现代化建设。档案管理规范化、现代化的前提是人才现代化。要实现档案管理规范化、现代化，当务之急是努力培养或大力引进一批既有档案管理的理论素养，又有较高的计算机运用水平的档案管理人才。对现有的兼职档案管理人员除了减轻其兼职负担外，还要加强档案管理专业培训，增长其档案理论知识，提高其档案管理专业水平和计算机运用水平。只有这样，二级学院的档案管理规范化与现代化才能真正得以实现。

最后是增强责任意识。二级学院档案规范化、现代化建设人人有责，全院职工都有责任参与或协助做好档案的管理工作。但是二级学院档案工作是一项并不引人注目的工作，也仍有老师看不到这项工作的重要性，以为事不关己，高高挂起。这种思想是十分错误的，我们每个老师备课、上课、听课、考试等都与档案工作相关，所以我们每个人都应当清醒地认识这项工作的重要性和肩负的重任，牢记各自的责任，自觉地做好自己档案材料，及时上交各种档案资料，包括纸本、电子本都应做得规范，这样就可以减轻档案管理人员的一些负担，这也无疑有利于档案规范化现代化建设。档案管理人员责任感当然要更强，务必把档案工作真正作为一项崇高的事业，始终充满激情，脚踏实地，努力创新，在档案管理领域做出突出的成绩。

第二，提高水平，主要是提高档案管理专业水平和现代化科技水平。专业水平的提高我们前面已经论及，我们这里重点阐述现代化科技水平的提高。现代科技日新月异，计算机等现代化办公设备已经广泛应用，大量电子文件应运而生，无纸化办公的步伐日益加快，科学技术的发展对档案规范化、现代化管理不断提出了新的课题。自古以来，从甲骨、金石、木竹发展到纸张、录音带、录像带，以及到现在储存电子文件的磁盘、光盘，每次档案载体的变化都会给档案工作带来深刻的变革，电子文件的产生，改变了传统观念中对档案的理解，其形成、归档及其传送、存储、保存等管理均与传统的纸质档案所用技术、方法有质的不同，可以说是文件管理的一场革命。新世纪里的档案管理现代化将是计算机技术、网络技术、虚拟技术、数据库技术、多媒体技术、海量存储技术和自动控制技术开发利用的综合环境。其中计算机技术是档案管理规范化、现代化的最重要的技术基础，其他技术都必须与计算机技术结合起来，才能发挥真正的效用。如果我们对电子文件的归档及电子档案的管理没有足够的思想准备和物质准备，必将会给档案工作带来不可弥补的损失。二级学院普遍存在现在技术设备简陋、管理人员现代科技水平低下的问题，所以我们既要加大现代科技设备的投入，又要不断提高管理人员的现代科技水平，这样才有可能尽量减少档案工作的不必要的损失。以档案的维护为例，不少二级学院常常忽略这个问题，可是，档案资料具有唯一性和不可再生性等特点， 一旦遭到损坏将难以弥补，所以档案管理人员必须严格执行安全管理规章制度，熟练运用防火、防盗、防霉变、防磁化、防病毒攻击等软硬件设施和现代化技术手段，加强对档案资料的维护，加强对资料信息的备份，以保证档案资料安全和长期保存。

第三，恪守标准，依法依章办事，严格执行国家和上级部门制定档案规范标准。档案管理规范化、现代化实现的物质基础是计算机技术的应用，而计算机的高效率必须建立在档案管理业务和技术标准化的基础之上。[3]对于杂乱无章、没有一定规范的档案业务，计算机是无法进行管理的。档案存储也需要建立统一的标准，否则在存储系统的功能、存储介质的质量、还原性阅读、计算机检索等方面会造成许多困难。要实现网络化传递和交流，更需要标准化，没有相应的设备标准和语言标准、通信标准、联接标准，会使网络的联接大为复杂，甚至成为不可能。[4]所以二级学院的管理人员必须严格执行国家和上级部门制定档案规范标准，既包括档案管理业务标准，如《电子文件归档与管理规范》、《电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《磁性载体档案管理与保护规范》等；又包括档案著录标准、标引语言和标引规则标准、目录组织标准、档案编纂标准等档案信息处理标准，如我国颁布的《档案著录规则》、《档案分类标引规则》、《档案主题标引规则》等；还包括档案工作现代化技术与设备标准，如计算机数据库设计标准、磁记录交换标准、缩微复制品质量和规格标准、计算机硬件和软件通用标准、缩微复制设备和视听设备标准、档案术语与代号代码标准等等。这些标准对于二级学院档案管理的规范化、现代化有着极其重要的意义，二级学院的大多数管理人员因为没有系统的学习这些标准，因而没能很好的执行这些标准，这与档案管理的规范化、现代化是极不适应的。

五、小结

二级学院档案管理的规范化现代化是现代社会经济发展和高校日益大众化发展的客观要求，也是高校档案管理规范化、现代化与档案事业可持续发展动力。我国高校改革在今年取得了长足的进步，高校的教学评估也在如火如荼地进行，二级学院档案管理的规范化、现代化正是为了适应这一需要。不少高校二级学院的档案管理在规范化、现代化进程中取得了可喜的成就。

参考文献：

[1]傅荣校.档案管理现代化――档案管理中技术革命进程的动态审视[M].杭州：浙江大学出版社，2002：15.

[2]李晨生.档案管理现代化[M]. 北京：中国档案出版社，1994：28.

[3]赵中新.信息社会档案学理论与实践[M]. 北京：中国档案出版社，2006：19.

学校规范化管理方案篇6

高校档案管理作为学校日常管理的重要内容，主要服务于学生工作。档案作为高校发展的主要记录者和见证者，对于学生的发展尤为重要，它能够真实的反映学生在校期间的政治追求以及学业进步等情况，是学生行为的代表。但是随着我国高校教育改革的不断深化，各高校都在不断扩招，学生数量急剧增多，这就给档案管理工作提出了更高的要求。但是传统的管理方法具有一定的滞后性，无法满足现代高校档案管理的要求，所以高校应加强对档案管理方法的改革，采用规划化、标准化的管理理念，提高高校档案管理的质量。

一、高校档案管理规范化的必要性

随着高校对档案管理重视度的不断提升，档案管理的情况有所改善，利用率也有所提高，但是现行的管理条例仍存在较多的问题，管理规范化问题还没有得到有效解决，有关部门仍需加强改进，不断提升档案管理质量。高校档案采用规范化管理的原因主要有以下几点：

（一）没有规矩不成方圆

当前，涉及高校档案管理的制度主要有材料收集制度、鉴定制度、保密制度等，这些制度的建立主要为了保障各项工作的开展能够有据可依，但是在现有的高校档案管理人员体系中，制度的落实情况并不可观。[1]造成制度落实不佳的原因主要有以下几点：首先，制度的建设并不完善，现有的档案管理制度并没有形成完善的体系，管理内容也没有经过严谨的理论验证，导致制度与实践之间存在一定的差异，很多制度都无法落到实处；其次，现有的档案管理人员配置不合理，管理人员的素质也不能满足要求。高校在进行档案管理人员招聘时并没有建立明确的标准，很多工作人员的专业素养都不够，而且在?F有的条件下，要求管理人员不仅要具备扎实的档案管理知识体系，还要能够熟练操作计算机，善于利用现代技术实现档案管理的信息化；最后，管理人员工作的积极性有待加强。工作人员的态度和行动力会直接影响管理的效果，但是现有人员大部分都消极怠工，执行力不足，无法发挥制度的优势。

（二）只有严起来，才能落下去

档案管理制度的建立最主要的是为了规范管理人员的行为，制定严格的操作标准，从而建立标准化的管理准则，提高管理效率和质量。而要真正将制度落到实处，最主要的就是建立严格的落实政策，加强对管理人员日常行为的监督，只有从意识上加强对工作人员的要求，才能从根本上解决高校档案管理存在的问题。自《档案法》出台以来，各高校都逐步建立了与此相对应的制度和政策，但是人们并没有建立对系统的认知，在思想上也没有提高重视度，从而导致在操作上严不起来，进而出现档案管理混乱的现象。

二、加强高校档案管理规范化的措施

为了提高档案管理效率和服务质量，高校必须从以下几点加强对档案的规范化管理：

（一）优化档案管理的路径

随着现代科技的不断发展，社会各行各业都在向信息化、智能化方向转变，只有采用信息化的管理方法，加强对信息技术的使用，才能进一步提升管理效率，提高服务质量。在新时期的档案管理中，必须依靠高校领导层的力量，自上而下的推动档案管理工作的开展，逐步提升档案管理在高校管理中的地位，加快信息化建设。[2]首先，高校应加强对信息技术的引进，加强对管理人员的日常培训，建立开放的信息化环境，从而为信息化措施的落实提供积极的环境支持；其次，应制定完善的档案管理制度并加强对落实情况的监督，不断提升制度的使用率，充分做到档案的规整与接收同步，保证档案的完整性；最后，应引进优秀的档案管理人员，加强对网络技能的培训，从而全面提升工作人员的整体素质，实现信息化管理，不断提升管理人员的信息化操作水平。

（二）探索优化档案管理的对策

档案管理作为高校工作的重要组成部分，应作为校园建设的主要成分。首先，应建立档案管理的意识，提高对档案管理重要性的认识，逐步转变工作人员的态度，提高他们工作的积极性，加强其它部门对档案管理部门的配合，从而为档案管理工作的开展提供积极的环境支持；其次，应加大对档案管理工作的资金、技术及人才投入，各部门应积极响应领导层的号召并将政策落到实处，基层工作人员应加强对自身素质的建设，转变传统的管理思想，积极学习先进的管理方法，从而提高基层档案管理工作的规范化，进而实现高校档案管理规范化的目标。

（三）加强收集工作，使高校学生档案更加立体化、规范化

学生档案作为学生在校期间表现的主要记录者，其记录的内容将会伴随一个人的一生，所以要求在进行档案记录及管理的时候应尽可能全面的了解学生的情况，加强收集工作，从而使档案更能反映学生的全面发展。自2002年以来，国家档案局给各高校提出了档案信息化建设的目标，要求各高校充分利用信息化的手段，加强对现代信息技术的应用，不断提升档案管理的现代化水平。信息化技术的应用不仅能够加快信息传递的效率，还能拓宽档案的应用范围，另外，计算机的应用能够使档案管理更加规范化，同时具有数据记录准确、存储量大等优点。高校在对档案进行规范化管理时，要根据不同档案的特点制定相应的管理方针，例如：在对学生档案进行管理的时候，对于技能型的学生，应加强对学生专业能力、特长等内容的收集，从而使档案更能反映学生的特点。高校还可以对学生成长的数据进行整理、分类，为用人单位提供更加完整、准确的成长资料，突出学生的优点。

学校规范化管理方案篇7

高校是国家培养高级知识人才的重要基地，高校档案工作直接反映各高校培养人才的各个环节，真实地记录了高校发展的整个历程。所产生的各类档案，不仅是历史的镜鉴和宝贵的信息资源，也是学校一份丰厚的无形资产和学校权益的载体，是学校管理、教学、科研的必要条件和进行决策的参考和依据，是教学能力、科技储备的有力手段，更是国家档案资源的重要组成部分。作为新建高校，在学校的性质发生变化后，如何站在对历史负责、替未来着想、为现实服务的高度上，抓住机遇，以创新机制为动力，以依法治档、科教兴档为保障来提升档案管理水平，是我们必须认真面对和探讨的课题。

纵观新建高校，档案工作整体发展是不平衡的，尤其是职业技术学院的档案工作更薄弱。主要存在四个方面的问题：一是新建高校尤其是职业技术学院全员档案意识不强，档案机构不健全，人员配备不适应档案工作需求。档案工作水平整体滞后于本校的教学、科研、管理等工作，业务管理水平更是滞后于国家和省主管部门对档案业务管理的规范要求；二是档案管理机制运转不力，部分新建高校没有依法对学校的全部档案实现集中统一管理，归档材料的齐全、完整性较差；三是档案安全保管与规范管理水平较低，存在库房面积狭小、设计不规范，档案安全保管得不到有效保障；四是档案信息化建设滞后，很多新建高校尚未建立档案目录数据库；有的虽然配备了计算机，但未配置档案管理软件，只能实现单机下的档案检索；还有少数新建高校档案馆(室)，甚至连计算机、扫描仪等基础设施都未配置。这些问题对新建高校档案事业的发展至关重要，必须加以解决。认真回顾总结多年来的工作实践，笔者认为，要提升新建高校的档案管理水平应从以下五个方面着手并付诸努力。

一、校领导要加强对档案工作的支持

校领导作为学校各项工作中最高的决策者、指挥者和组织者，应高度重视档案在学校发展中的重要作用，严格按照中华人民共和国教育部与国家档案局在2008年9月1日正式施行的《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部第27号令)的规定，从五个方面人手，对档案工作加强领导：一是实行校长领导档案工作，分管校领导协助校长负责的高校档案工作体制，落实责任，加强管理；二是将档案工作纳入学校整体发展规划，认真研究和解决学校档案工作中的实际问题，建立健全与办学规模相适应的档案机构及管理体系；三是把档案的形成、管理和利用服务工作质量考核指标有机地纳入高校工作质量考核体系中，纳入各部门各单位工作计划，纳入有关的职责范围，将学校教学、科研、管理各项工作与归档工作同步布置、同步检查、同步总结、同步验收；四是加大对档案工作的经费投人。把发展档案事业所需经费列人学校预算，确保档案工作需求。要设立档案信息化专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行；五是关心档案工作人员的政治和生活待遇，努力解决他们的实际困难。对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规采取有效的防护措施，保障其依法享有工伤社会保险待遇及规定补贴。对专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。努力为学校档案管理工作的开展创造良好的环境和条件。

二、建立健全档案管理工作制度

搞好制度建设，是做好档案工作的关键。新建高校在严格执行档案法律、法规的基础上，结合本校各门类档案管理的具体情况，制定切合实际的档案管理工作制度。以德州学院校为例：档案管理规章制度大致可分为以下几类：一是学校档案管理办法，既是国家有关档案法规在学校的具体体现，又是学校档案工作能健康顺利开展的有力保证，二是各类档案文件材料的归档范围、归档办法保管期限表等业务性文件，这些文件不仅是各职能部门在归档工作上的指南，同时也是各部门审查立卷的依据。三是档案分类、保管、利用方面的文件，这是档案工作者分类、整理、立卷、库房管理和借阅利用工作的依据，是确保档案案卷质量和档案安全的法规性文件，四是档案人员岗位职责和职业道德规范方面的文件，这是规定档案人员的职责范围，规范档案工作者的行为准则，也是全校专、兼职档案人员年终考核的依据。

健全的规章制度和严格的工作程序，才能使学校档案的收集、整理、保管、保密、鉴定、统计、利用等各项工作得以顺利进行，使档案管理逐步规范化、标准化。

三、加强档案资源建设

1　抓好档案资源的源头建设

当今社会，谁拥有资源，谁就占领了竞争的制高点。档案资源作为档案工作的立业之本，是实现档案事业可持续发展的重要基础性工作。新建高校要严格按照《高等学校档案管理办法》规定，实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度，学校各机构应认真履行职责，按照档案收集整理归档要求，认真及时组织整理立卷工作，采取有效措施，切实把从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的，具有保存价值的各种类型、各种载体形式的11大类文件材料收集齐全完整，按照校档案管理标准规范分类、整理归档，切实做好档案资源的源头建设。

2　围绕学校中心工作，做好重大活动档案的收集

档案机构要牢固树立“围绕中心，服务大局”的观念，紧紧围绕学校党委行政中心工作，找准为学校中心工作的结合点和切人点。对学校的重要活动、重大事项、重要科研项目和重点建设项目，事前就积极做好相关档案收集保管法规知识宣传工作，事中要全程跟踪指导服务，事后认真做好专项档案的收集、整理、归档工作，确保重大活动档案的齐全。

3　建立名师、优秀学生档案，定期展览，彰显学校风采

在学校档案部门创建“本校名师、优秀学生档案库”，并制定印发《学校名师、优秀学生档案管理暂行办法》。积极征集自建校以来，长期工作在第一线并在某一领域、某一学科做出过贡献、影响巨大，得到学校和学术界认可的名师档案资料。以及在参加全国、全省举办的各种大学生竞赛中取得佳绩或有个人发明等优秀学生的档案资料。名师、优秀学生档案库的建立，不仅丰富了馆藏，有效地宣传了名师、优秀学生对学校进步、社会经济发展做出的卓越贡献，还弘扬了他们的精神风范，同时也会大大提升学校的知名度。要清醒的认识到，只有把档案资源建设摆在突出位置，把丰富馆藏资源作为档案资源建设的重中之重，才能在确保档案齐全完整的基础上，丰富馆藏，突出办学特色。

四、推进档案信息化建设

档案信息化建设是国家信息化的重要组成部分，是档案事业发展的必然趋势，是实现档案资源社会共享的根本途径。新建高校应高度重视档案信息化建设工作，把档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，与学校信息化建设同步发展。按照国家有关电子文件归档与管理规范的要求，结合本学校实际，科学制定发展规划和实施方案，尽量加大投入购进必备的计算机和其他先进的办公自动化设备，尽快建立一套现代化的信息管理网络系统，使档案信息化建设稳步推进。尚未开展档案信息化工作的新建高校，应力求三年内建成档案目录数据库，实现查阅检索档案目录的现代化。基础条件较好的新建高校应建成档案原文数据库和多媒体数据库，使馆(室)存档案全部或大部分数字化。同时在本校校园网上，开设档案信息查询利用窗口，提供可公开信息的公布、检索利用，以及公益性信息服务。实现公开档案信息的社会共享，更好的为学校、师生、社会服务。另外，档案实行信息化管理具有快捷、优质、高效的特性，但同时存在着安全问题。一方面，要利用当前各种技术手段的不断推出，升级更新来加以防范。包括加密技术、签署技术、防写措施、网络监控技术和防问权限控制技术等，都是有效手段，应充分综合运用，提高安全性。另一方面，档案部门应建立一整套科学、合理、严密的管理制度加以防范，对每份电子档案均实行“全过程管理”，从每一个环节解决信息失真的隐患。

五、提高档案管理人员的综合素质

国以才立，政以才治，业以才兴。档案事业的发展同样在于人才。目前新建高校档案干部队伍面对新形势新任务还有诸多不适应，充实相应数量的档案人才并不断提高其整体素质已成为当务之急。

1　建立科学、客观、公正的考核体系

通过培养、引进和人才流动等方式，真正把政治素质高，组织管理能力强，具有开拓创新意识，适应档案管理现代化、信息建设要求的专业人才，选配到档案管理岗位上来，改善新建高校档案系统人才结构。

2　建立不同层次的在职教育培训模式

加大培训力度、加快培训步伐，变一般性的号召为强制性要求。有针对性、实效性的对档案工作人员进行不同层次的业务文化知识和相关科学知识、现代化管理技术的培训和学习。并为他们提供学习深造、交流锻炼的机会，让档案工作人员在干中学，在学中干。

3　建立与工作成绩挂钩的奖励制度

用职业光荣感激励人心，用共同事业凝聚人心，用正确导向引导人心，坚持以成绩论英雄，让肯干事、能干事、干成事的人得到褒奖和重用。如：设立重点项目优秀奖，奖励承担完成档案重点工作和重大项目的主创人员。设立工作创新奖，奖励在档案工作中开拓创新，取得独创性成果并得到推广应用的人员等，可以设立多种奖励项目，激励人才的发展。奖励不仅限于奖金方面，也可以表现在外出学习、优先培训、破格晋升职称、优先提拔等方面。让不思进取、无所事事的人感到压力和危机，从而引导大家把心思都用到工作上，形成推动事业发展的强大合力。

学校规范化管理方案篇8

关键词:高校;档案;管理

高校档案管理工作是高校事业发展的重要组成部分,是高校履行人才培养、科学研究、社会服务功能和开展各项活动的直接记录。随着社会主义市场经济的发展和我国高等教育事业的不断发展,高校档案管理工作也进入了一个新的历史阶段,面临着许多新情况新问题,特别是随着高校办学规模的不断扩大,改革的不断深化,高校档案工作在高校管理中的地位和作用日益突出。新的形势要求高校档案工作要与时俱进,不断创新档案管理,努力把传统的、封闭的、静态的档案信息,开发成现代的、开放的、动态的信息资源,更好地服务于学校的建设和发展,服务于社会。本文就加强高校档案管理谈谈个人的认识,求教于专家学者和档案管理工作者。

1 高校档案管理工作的现状及问题

《中华人民共和国档案法》的颁布和《普通高等学校档案管理办法》的施行,为高校档案工作的依法开展提供了法律依据,奠定了坚实的基础,同时也创造了档案事业健康发展的良好氛围,高校的档案建设也因此取得了很大的成就。在档案管理工作上,学校的档案意识在增强,各部门对档案工作的重视程度有了较大提高;档案队伍在逐年壮大,素质也在不断提高。但从整体上看,目前高校档案管理工作无论是管理机制、管理手段、还是开发利用、人员素质都仍然存在着与高校事业发展不相适应的地方,需要不断加强和改进。集中表现在:

一是档案管理工作不规范。虽然部分高校按照档案法的要求,加强了对档案的领导和管理,并且按照国家档案馆建设标准,建立了规范的档案馆,是仍然有部分高校因各种原因,档案管理工作还没有完全规范,档案管理没纳入法制管理、科学管理轨道。档案大多分散到校内各单位多家管理,专兼职管理人员配备不到位,管理制度不健全;由于缺乏及时归档意识,导致一些基层单位档案长期不整理、不装订,管理水平低,收集渠道不通畅。

二是档案基础设施建设相对滞后。新时期档案工作的要求不断提高,对基础设施建设提出了新的更高要求。与发展的要求相比,部分高校档案基础设施建设投入不足,适宜安全保存档案的专门库房缺乏,防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施不足;适应档案现代化管理需要的技术设备配置不到位。库房面积较小、设备老化或损坏等现象仍然存在。

三是管理人员素质有待提高。首先人员数量不足,档案专业技术人员偏少。专职档案员中具有专业技术职务的人数占总人数的比例偏低。其次,档案管理人员队伍的专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要,高校现有的档案人员虽经过一定方式调整,改善了文化结构和职称结构,大都具有大专以上文化程度,高中级职称人员占有一定比例,但随着高校档案范围的拓展,现代化管理要求在不断提高,其人员素质不能满足工作需要的矛盾仍然存在。管理人员存在档案管理意识不明晰、专业知识不精通、知识结构不合理、创新意识不突出等诸多问题。特别是能进行档案信息深层次研究和开发的复合型的档案管理人才仍显得十分匮乏。档案人员素质制约了档案现代化管理,影响了档案的信息开发和编研工作。第三,基层管理人员多为兼职,且频繁更换,造成档案管理人员队伍不稳定,素质参差不齐,为规范档案管理工作增添了难度。

四是管理方式落后,信息化管理手段运用很少。目前许多高校的档案管理仍采用传统的手工管理方式,这种方式已经越来越显得无能为力,难以适应信息化的要求;现代信息技术手段,如高校数据库、校园网络等没有切实应用到高校档案管理工作中。档案管理难为学校的发展提供高质量、高水平的主动服务。有的学校尽管建立了档案信息数据库,但多仅限于简单的数据统计,还没有实现较高水平的数字化管理,难以开展整体信息资料的开发与利用。

高校档案工作存在的这些问题,究其原因是多方面的,但笔者以为最主要的原因有二。一是认识不到位,重视不够。表现在部分高校对档案在学校工作中的功能和作用认识不足,没有充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源,档案工作是办好学校的重要基础工作之一。因而档案意识不强,重视不够。二是档案建设投入不足,在高等教育快速发展的今天,各学校在发展过程中面临许多困难,需要经费投入的地方很多,对档案建设投入相对较少,致使档案建设中许多应该解决的问题,得不到及时解决,档案建设跟不上学校发展的步伐。

2 加强学校档案建设的建议及对策

做好新时期高校档案管理工作,需要进一步加强组织领导、夯实基础,强化队伍,规范管理,提升档次,努力使档案工作更好地服务于学校中心工作和建设发展。

(1)进一步加强领导,为档案管理工作提供组织保障。《普通高等学校档案管理办法》第三条明确指出:“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,各高校必然把档案工作纳入学校整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。”高校档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分。高校各级领导要充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源。作为信息资源的重要组成部分,档案信息资源对国家经济社会发展具有重要的、全方位的、不可替代的综合贡献力。高校档案资料对于学校来说,如同一面镜子,它详细真实地反映了一所学校逐步发展的整个历史过程,它以各种不同的形式真实而客观的记载着学校教学及管理过程中的每一个环节,它是广大师生员工劳动智慧和经验的结晶,是认识和把握高校发展客观规律的重要依据,是学校的宝贵财富。学校各级领导应该给予高度重视,加大人财物的投入,特别是要把档案现代化管理工作纳入工作计划和议事日程中,为档案部门提供良好的工作条件,支持档案部门参加学校的各项重要活动。同时,还要提高广大教职工对档案工作的思想认识。档案工作是一个专门的学问,涉及部门和范围极为广泛,必须引起广大教职工,特别是管理工作者对档案工作的重视,只有在思想上统一认识,才能增强大家的档案意识,使大家在各自的岗位上都对档案工作给予高度重视,人人参与,共同做好档案工作。

(2)进一步加强规范,完善管理体制和工作机制。做好高校档案工作,在工作方式上必须遵循科学规范的原则,理顺关系、健全制度,完善机制,规范管理。①工作体制上必须遵循集中统一、归口管理的原则,部门形成档案,学校集中管理,防止分散管理出现的弊端。②完善管理制度。建立健全学校、部门和单位的档案管理制度,从档案的鉴别整理、保管征集、分类归档、裁剪装订、建档定级到查看借阅直至责任追究都要有完善的规章制度,推进档案管理工作的制度化和规范化;特别要做好档案的收集、整理和归档工作。一是严把收集关。要明确收集范围,及时、准确、全面地收集学校教学科研和管理服务所形成的各类材料,对学校一些重要活动、重大事件要及时收集补充,确保档案的完整性;二是严把鉴别关。要对收集来的归档材料进行认真的鉴别审核,做到取之有据、舍之有理。三是严把整理关。收集来的归档材料,要严格按照规范进行整理立卷,做到分类准确,编排有序,目录清楚,纲目分明,装订整齐。四是创新工作机制,进一步提高服务水平。要创新档案材料的收集整理机制,改变基层单位档案长期不整理、不装订、管理水平低,收集渠道不通畅的问题。要适应管理信息化的需要,逐步转变档案管理职能。未来高校档案馆(室)的作用将由档案的保管基地和利用中心转化为档案信息控制管理中心,其管理对象将逐步由案卷管理实体转向信息内容管理。档案人员也不再是整天埋头守库房,而是通过网络来管理动态的档案信息,维护其在运转和利用中的安全性、完整性和可靠性,履行一个信息管理员的职责。四是实行责任追究。明确基层单位的主要负责人为档案管理工作的第一责任人,专(兼)职管理人员为直接责任人,把档案管理工作纳入单位年度目标考核和干部个人评优考核,实行责任追究。

学校规范化管理方案篇9

关键词：档案管理；职业院校；问题；对策

最近，广东省教育厅组织调查组，对省内14所高职院校、中职学校的档案管理工作进行调研。此次调研在各学校档案管理自查总结的基础上，重点调查了档案管理工作的组织领导、机构设置、制度建设、人员配备、保管条件、信息化建设等方面的内容。调研组本着“发现问题、解决问题”的原则，通过听取学校工作汇报、召开档案人员工作座谈会、实地察看档案工作场地和设施、查阅相关实体档案、现场咨询、反馈意见和建议等多种形式，对各职业院校档案工作进行了全面调研，旨在发现当前院校档案管理中存在的主要问题及困难，理清工作思路，采取有针对性的策略和措施，提高学校档案综合管理水平。

一、档案基本情况

职业院校档案工作非常重要，关系到学校的管理和发展。学校基本都成立了相关的管理机构，为档案管理提供了必要的保管场地、基础设施，配备了相关业务人员管理档案资料。大部分院校也制定了档案管理制度，建立了档案收集、整理分类、保管、保密、利用以及档案人员职责、考核等一系列管理办法，并能按制度将档案材料收集和保管，尤其是对上级来文、人事、学籍和财务档案都能重点保存。在保管档案的同时，提供基本的档案利用服务。

二、职业院校档案工作存在的问题

1.管理体制不健全

档案工作未纳入学校整体发展规划，与职业院校教育不能同步发展，档案发展的专项经费不到位。少有学校建立并明确档案科室的职能，专职专业的档案管理人员较少，基本上是一岗多职。档案人员不经过培训就上岗，缺乏档案管理业务知识，对档案工作的整理、分类、归档、保管、利用等没能很好掌握，实际工作中凭经验操作。另外，部分高职院校原属于不同的行业、企业或大学的二级学院，同民办职院和中职学校一样，档案处于“真空”监管状态，只有个别学校档案达标升级，但整体水平与本科院校差距较大。

2.档案实体保管分散

据调查，各职业院校教职工对档案实行集中统一管理普遍存在抵制情绪，认为集中保管不利于查阅利用。档案基本都是分散保管在各职能部门，财务部门保管财会档案，学籍部门保管学籍档案，基建部门保管基建档案，档案室只收集保存党群、行政类档案，且不齐全、不完整。

3.缺乏规范化管理

突出表现在：收集不齐全不完整；档案材料杂乱，不能及时完成年度整理归档任务；没有明晰的归档范围和保管期限，很多文件材料该不该归档，该划分什么期限，都没有明确；没有系统的分类方案，分类不准确，整理不规范；档案利用服务较少，借阅登记不严格；档案编研工作基本空白，少数学校收集保存了电子文件档案，整体缺乏规范管理。

4.设施设备难以满足需求

职业院校多采用一个人、一台微机、一套软件的档案管理模式，方式方法较落后，档案管理与提供利用远远适应不了档案信息化建设的需要。普遍没有合格的档案库房，现有的库房空间狭小；空调、抽湿机等基础设施严重不足，不能满足防火、防盗、防光、防潮、防高温、防尘、防虫和防霉等“八防”要求；档案材料随处散放，造成极大隐患；档案箱柜、档案盒等装具不合规定。

三、解决对策

1.加强档案工作的领导和宣传

职业院校领导要重视和支持档案工作，档案工作应列入学校工作的议事日程，加强领导，及时解决档案工作中遇到的实际困难，为档案管理提供必要的条件。建立综合档案管理机构，配置专职专业的档案人员，将档案工作所需经费单列，纳入学校经费预算，统筹解决。

通过各种途径和方式，学习和宣传档案法律法规和高校档案管理办法，提高全校教职工尤其是学院领导的档案意识。加强专兼职档案人员队伍培训，提升档案人员的业务能力和工作效率。

2.建立健全档案管理制度

按《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）的要求，规范各类档案的分类、归档范围和管理办法，使档案工作做到有法可依、有章可循。根据《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法规，制订和不断完善档案综合管理办法及各类档案业务制度，建立健全检查、考核、评估制度等。高标准、严要求做好档案工作，使档案工作科学化、专业化和制度化。

3.集中统一管理学校档案

“集中统一管理，维护档案的完整与安全，便于保管和利用”是档案工作的基本原则。学校先要统一管理思想，变无序分散管理为有序、集中统一管理，变多项分头管理为信息资源共享。综合档案室要集中统一管理全校的文书、教育教学、科研、设备、基建、财会、学籍、实物等各门类和载体的档案，有效地维护学校档案的完整与安全。

4.重视档案的形成积累

学校应把档案材料的归档工作列入岗位责任制，纳入教学、科研和各项管理人员的职责范围，做到每项重要的工作都有完整、准确、系统的文件材料保存。各项工作与档案工作“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。档案收集的重点是本校形成的有保存价值的各类档案材料以及上级针对本校制发的文件材料。

5.完善档案配套设施

学校必须为档案部门提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，并预留5-10年的存储空间，以满足档案不断增长的需要。库房配置铁门、铁窗、铁柜、空调、抽湿机、灭火器等设施，切实做好“八防”工作。有条件的学校可将档案库房、办公室、阅览室“三分开”，确保档案保管安全、利用方便和管理规范。

6.档案信息化建设与学校信息化建设同步

要把档案信息化建设纳入学校信息化整体规划，优化资源配置，实现档案资源共享。根据学校实际情况，档案部门先购置一套专业的档案管理系统软件，将档案目录数字化，再逐步实行数字化扫描、全文检索和档案系统与校内办公网络以及其他业务系统对接，完成数据的交换和电子文件的归档。

四、档案主管部门策略

1.组织培训，提升素质

档案主管部门应开展有针对性的档案业务培训，注重实用教学，突出操作性、技能性，使职业院校档案人员掌握较全面的应用技能，并具有熟练的动手能力，能进行文书处理、整理分类、检索利用、编研开发等基本业务工作，并逐步加深，提高职业院校档案人员的综合管理水平。

2.建立试点，推广经验

档案主管部门应以档案基础较好的职业院校为深化建档试点，先抓这些学校的档案规范管理，鼓励学校达标升级，再召开档案经验交流会，组织其他学校来参观学习，互帮互助，逐步提高职业院校档案工作的整体水平。

总之，档案管理是一项关系学校长远发展的大事，也是一项长期工作。职业院校应高度重视支持，切实做好档案工作，全面提升档案管理水平，发挥档案信息的作用，使档案工作更好地服务于职业院校的改革和发展。

参考文献：

[1] 许莉丹，梁建梅.齐抓共管，抓好高职院校档案工作[J].

新课程研究，2011，（4）：161-162.

[2] 薛景丽.浅析高等职业院校档案管理工作[J].快乐阅读，

2012，（5）：8.

学校规范化管理方案篇10

关键词：不在编人员 人事档案 构建

一、“不在编人员”概述及其人事档案现状

地方高校“不在编人员”，是指存在于高校事业编制以外的聘任制人员，地方高校不在编人员总体分为三大类：教学人员、管理人员和工勤人员。由于“不在编人员”身份各异、学历职称层次不一、签订的劳动合同期限不一、工作稳定性较差等诸多特点，因此，学校对他们的管理就成了临时、被动的管理。

目前，“不在编人员”的人事档案材料的管理现状主要是：一是管理不规范。“不在编人员”的人事档案没有纳入学校的正常人事档案管理，一般是由学校的劳资部门代管，更未按照在编人员的人事档案规范整理。二是档案材料不齐全。这类人员的人事档案资料仅是身份证、职称证，以及来学校后招工录用情况、劳动合同、工资发放资料等，而来校前的档案一般仍留在原单位或在人才交流中心，因其属于临时人员基本无档案材料。三是没有形成按人建档。这类人员的档案材料仅是简单存放，没有按照人事档案每人一档，仅仅是将材料分类存放，如：工资表一类、招工表一类、劳动合同一类等等。四是“不在编人员”存在“弃档”的情况。由于不在编人员在与学校合同到期后，人事档案资料仍然留在学校，个人一般不调转。甚至遇到诸如社保补缴、工龄连续、失业救济、养老退休等实际问题本人也不会来找回，形成所谓的“弃档材料”“死档材料”[1]40。

二、规范管理“不在编人员”人事档案的必要性

新形势下，如何通过规范管理“不在编人员”人事档案，以保障这类人员的切身利益，充分降低学校的用工风险，维护社会稳定，促进学校各项事业顺利发展，已成为地方高校人力资源管理的新课题。“不在编人员”作为学校事业编制的有益补充，工作在不同的岗位，也为学校的发展作出了贡献，特别是发展较快的地方高校，“不在编人员”队伍正逐步壮大。一方面，“不在编人员”人事档案的缺失，会直接导致他们在办理工资、退休、医疗、工伤、养老保险等事宜时，无法提供有效的依据，使自身利益受到损害；另一方面，这类人员人事档案的缺失，会导致非常严重的后果，如有些地方高校作为“被告”被告上法庭，也有的会因此背上沉重的经济负担。规范管理“不在编人员”人事档案工作， 不仅可以为学校领导、组织人事部门对“不在编人员”考察了解提供准确、可靠的信息和依据，更能为地方高校避免一些不必要的人事纠纷，有利于地方高校健康快速发展。

三、合理构建“不在编人员”人事档案的建议

（一）出台关于“不在编人员”人事档案管理的规章制度。

地方高校可以根据现行的《干部人事档案材料分类目录》，参照在编人员的人事档案管理办法，结合“不在编人员”的实际情况，将这类人员的人事档案收集范围、整理方法、存放档案的库房地址、专业的管理人员及人事档案管理的职能部门等都加以明确，对这些“不在编人员”，要建立相应的人事档案，并以“人”为单位进行归档，严格制定材料的归档范围，并由学校人事处统一规范管理[3]71。

（二）“不在编人员”人事档案的构建要方便实际应用。

这类人员人事档案的构建，要突出他们的岗位特点，不仅仅局限于普通人事档案材料，设计的人事档案的类目，要能真实反映“不在编人员”的个性信息，真正发挥人事档案的价值。并且，人事档案中要增加有个人参保、享受福利待遇等项目，最大限度地避免出现劳资纠纷等问题，做到有据可查。

（三）“不在编人员”人事档案材料的收集要个人和部门相互配合。

人事档案材料的收集离不开个人、用工部门和人事档案部门的配合，定期对“不在编人员”在具体工作中形成的档案材料进行收集，及时追补和不断补充新的材料。人事档案部门要对个人提供的材料进行审核甄别，提交的复印件必须对照原件，确认无误，并标明与原件相符字样，才可入档。用工部门提供的录用审批表、拟安排岗位工种情况表、劳动合同书等资料，也要是有盖章负责人签字等材料才能入档。

（四）“不在编人员”人事档案实现信息化管理。

“不在编人员”的人事档案的管理要实现信息化。采用合适的人事档案管理软件，设立具有针对性、完善的电子目录，在收集纸质文档的同时注重电子文档的收集，逐步实行信息化管理，最终使这类人员的人事档案管理也纳入地方高校办公自动化系统中。从而使相关部门的利用在符合相关手续的前提下更简便，从而最大限度地提高学校管理工作效率，也体现了这类人员档案的价值。

（五）“不在编人员”人事档案实行动态化管理。

“不在编人员”人事档案的管理应随着招录、聘用而构建，随着辞职、辞退而调转。地方高校在进行“不在编人员”档案管理时，一定要动态化地随劳动合同的续约或终止及时地确立人事档案归属，以避免出现劳动用工管理的问题。

四、保障“不在编人员”人事档案合理构建的基础

（一）建立健全完善的管理制度是“不在编人员”人事档案合理构建的前提。

依法治档是一切档案工作的前提，以《档案法》为基础，建立健全严密的切实可行的“不在编人员”的人事档案管理制度，规范归档、收集、整理等各环节的管理，使“不在编人员”人事档案管理走上规范化、制度化。

（二）领导重视是完成“不在编人员”人事档案合理构建的必要支撑。

领导重视是构建“不在编人员”人事档案工作的前提条件。学校领导要将“不在编人员”档案管理工作提到议事日程，对该项工作要给予重视和支持，并将其纳入整个人事档案工作计划之中。学校应配备足额的高素质档案管理人员、提供必要的“不在编人员”人事档案用房、配套设备、管理软件、经费等。

（三）高素质的档案管理人员是构建“不在编人员”人事档案质量的保证。

档案管理人员不仅具有一定的理论水平和政治素养，熟悉关于党和国家在档案工作方面的方针和政策，还要具备相应的专业知识和管理技能，要熟悉学校“不在编人员”用工及岗位分布情况，这样才能在工作中打破常规，创新工作，使“不在编人员”的人事档案管理更加规范、合理。

总之，在地方高校“不在编人员”人事档案构建中，一定要打破传统的档案管理误区，本着有利于促进地方高校人事制度的改革，有利于提高人事管理的专业化水平的宗旨， 主动承担新劳动合同法对档案管理工作提出的更高要求，对“不在编人员”档案材料采用科学规范的收集整理。在此基础上，对“不在编人员”档案进行合理开发利用，为地方高校提升管理水平、完善人力资源的配置、减少和避免劳资冲突、建立和谐的劳动关系起到积极的作用。

参考文献

[1]黄斌.论聘用制环境下地方高校人事档案管理的完善[J].兰台世界，2010（14）.

[2]叶丽宝.健全地方高校临时工档案管理促进档案服务民生[J].办公室业务，2011（12）.