数字化档案室建设方案十篇

数字化档案室建设方案篇1

摘 要：本文从国家信息化建设、高校档案事业现代化发展、档案工作者的社会地位三个方面分析了高校档案室档案数字化的必要性及其意义；并从完善软硬件设施、数据库建设和提高档案室工作人员素质等方面论述了高校档案室档案数字化建设的基本思路。

关键字：高校档案室；数字化建设 ；档案

随着经济社会的发展、技术的进步，高校正迈入数字化管理时代。档案数字化是指将不同载体形式、不同记录方式的档案信息通过计算机录入转化成计算机可以识别的数字形式，形成可供保管与利用的数字信息资源库。[1]对档案室档案进行数字化建设，有利于保护档案实体、方便档案借阅查询。笔者认为高校的档案室数字化迫在眉睫。

一、 高校档案室档案数字化的必要性和意义

1.高校档案室档案数字化是国家信息化建设的必然要求

国家档案局于1996年把电子文件研究项目列入科技计划，1999年完成了《电子文件归档与归档电子文件管理规范》，同时要求各级档案部门积极地开展档案数字化建设的研究和实践。[2]因此，高校档案室必须做好档案数字化建设的工作，以迎合国家信息化建设的方针政策。

2.高校档案室档案数字化有利于推动高校档案事业现代化发展

在传统的档案文件管理时代，档案室的工作主要以接收、保管、查阅纸质档案为主。这一工作方式有极大的封闭性，容易产生“重保管、轻利用”的工作思想。随着数字化时代的到来，通过利用计算机和档案管理软件对文件进行收发、归档、鉴定、销毁、利用，使整个过程快捷、准确，节省了大量的人力物力财力，大大提高了档案室的工作效率，从而推动档案事业的进一步发展。[3]

3.高校档案室档案数字化有利于提高档案工作者的社会地位

传统的档案工作者，大多从事于比较机械的手工劳动，档案工作者的效率比较底下，这在一定程度上影响了公众对档案工作人员的评价。档案部门要想提高自己的社会地位，必须提高自身的数字化水平。此外，档案工作者必须更新利用档案管理理念，有效利用和共享技术手段和方法，发挥其增值作用，从而提高档案工作者的社会地位、实现档案事业的跨越式发展。

二、高校档案室档案数字化的条件

1.信息时代的发展为档案室档案数字化奠定了坚实的基础

随着经济技术的发展、计算机网络的普遍使用，我们已生活在信息时代。这一时代为人们的生活、工作等各个方面提供了便利，在一定程度上打破了时空的限制，提高了人们的生活水平。正是由于计算机和扫描仪、复印机等各种软硬件的使用，才使档案室档案数字化成为可能。同时，在社会信息化的背景下，对档案室档案进行数字化的改革，正是顺应时代的潮流而必须实现的转变。

2.高校档案室档案的增多使其数字化迫在眉睫

近年来，各高校为培养更多的人才都在实施扩招政策。一方面，它使更多的学生能够迈入高等学府享受更高的教育；另一方面，它给学校各方面带来了竞争压力。原有的档案库房已不能满足逐年增多的档案文件，这促使档案室工作人员作出相应的更改。档案室档案数字化通过对档案内容的数字化扫描，在提供利用时，以查找电子档案为主，这样可以改变原有档案的存放方式，能够节省档案存放空间，容纳更多的档案文件。

3.档案室纸质档案的存在是数字化的必要准备

档案室纸质档案的存在是数字化的前提，任何需要进行数字化处理的信息都要以传统文件为载体。在数字化处理过程中，对文字、图片等用扫描仪将其转化成BPM图像文件格式存储于计算机中，然后制作成可永久保存的光盘，建立数字档案管理体系，也就是“双套制”管理的模式。这样既保证了原始档案的原始生态和永久保存，又方便了科研人员的查阅与研究的需求，也为今后的资源共享打下了基础。[4]

三、高校档案室档案数字化建设的内容

1.完善相应的软硬件设施

建立档案室档案数字化，首先需要完善相应的软硬件设施。这主要包括三类：一类是数字档案信息采集设备，实现纸质档案、图纸档案等的数字化转换工作，包括扫描仪和计算机等设备；一类是数字档案信息存储设备，实现数字档案信息的存储与管理，包括服务器、磁盘阵列、关盘等设备；一类是档案综合管理系统软件，实现数字档案信息的管理与利用功能，包括档案著录、档案统计、档案检索、档案信息等功能。[5]其中，在数字化信息采集过程中，要根据不同信息载体形式，选择通用性好、存储容量大、存储质量好的存储格式，这有利于信息的流通，同时减少信息的流失。在数字档案信息存储过程中，制作成可永久保存的CD-R光盘，便于对档案文件的长久查阅利用。在实现档案信息的管理与利用时，应选择合适的档案综合管理系统软件。在服务器软件领域，存在着以各种版本的UNIX 和LINUX为代表的优秀者，它们既有稳定性、安全性的特点，又具有价格低廉的特点，因此可以作为档案综合管理系统软件的首选。

2.档案数据库建设

在数字化过程中，对档案室档案进行分类，整理成学籍、成绩、论文、科研成果等数据库，更方便用户的查阅利用。

学生学籍档案数据库。档案室工作人员可以根据网上招生的录取数据，收录每届学生的基本情况，形成学生学籍档案数据库。这一数据库的建设，有利于高校和用人单位鉴别学生的毕业证和学位证。

学位论文和科研成果档案数据库。结合每年毕业生提交学位论文电子版机会，将纸质论文和电子论文数据库一并归档，并及时采用扫描等方式补录以往学位论文全文，建立齐全的学位论文数据库。

学生成绩档案数据库。学生在每学期都有期末考试，待学校收录期末考试成绩时，档案室可借机汇总建立学生成绩档案库。

3.提高档案室工作人员的专业素质

为提高档案室工作人员的专业素质，可定期对档案室工作人员进行培训，并实施定期考核适度。另外，可有计划地分期分批选送档案业务骨干到高等院校进修。同时，在招聘档案人才时，除考虑档案文书知识外，更要注重具备软件开发能力的人才，调整档案人员专业知识结构组成，更好地为高校档案数字化服务。

四、结语

高校档案室档案数字化已成为高校档案发展的必然趋势。面对这一机遇，我们必须不断改革和创新，遵循合理的原则、设立科学的目标、采取正确的方法、逐步走向完善，尽早实现档案室档案管理的现代化，使档案室工作的各个环节以更高的效率为学校的教学、科研管理和其它各项工作服务。

参考文献：

[1]沙敏.高校档案数字化建设的认识与思考[J].科教导刊，2011，（2）：171-172.

[2]饶永.简论高校档案数字化建设[J].电子科技大学学报社科版，2004，（6）:88-91.

[3]林丽群.高校档案数字化建设的思考[J].数字兰台，2008，（2）：12-13.

[4]孙莹.“满族说部”档案室数字化管理初探[J].兰台内外，2005，（6）:65.

数字化档案室建设方案篇2

南京市住建委以电子政务的全面建设与深入应用为契机，将数字档案室建设作为一项系统工程，全盘考虑，统一部署，既重系统开发又重档案信息资源基础建设，既重建设成果又重利用效果，探索了一条电子政务日益纵深的新形势下政府部门民生档案资源管理与利用的新途径。

建设背景

近年来，随着南京市城乡建设的突飞猛进和房地产市场的蓬勃发展，随着大部制改革和行政职能的优化整合，南京市住建委承担了统筹城乡建设、落实住房保障和推进建筑及房产行业发展的重要职责，积累了大量行政文书档案及城建、住房保障、房产等民生档案资料，档案年累积量达20余万件，住建委档案管理的工作与任务日益繁重。而随着信息化技术在南京住建委办行政办公及业务审批等领域的不断渗入，工作人员对档案信息利用的时间、空间和手段等观念也发生了根本的转变，利用者越来越要求不受时间和空间的限制而快速获取所需要的档案信息。

建立数字档案室正是改变过去“原始保管，手工检索，上门利用”的落后局面，使工作人员可以足不出户就能从网上利用档案，是实现档案信息资源高度共享的有效途径之一，是实现住建委档案信息资源共享的必然要求。“十一五”以来，南京市住建委不断加大信息化资金投入，大力开展“数字房产”、“数字城建”建设，建成了全委共享共用的0胁公自动化平台和电子政务综合平台，实现了住建委机关及33家委属事业单位行政公文、业务流程审批的网上电子化运转，实现了单位部门及相关业务间的协同办公，为数字档案室的建设提供了必要的基础平台和数据支撑。

技术路线

南京市住建委数字档案室基于前端控制的建设理念，秉承文档一体、馆室一体的宗旨，将数字档案室的建设纳入到南京市住建委电子政务规划及建设的总体格局之中，把数字档案室作为全委电子政务建设中一个必不可少的数据归集利用环节，紧密围绕档案资源整合与共享、异构档案数据信息管理、档案信息规范与安全、档案信息化技术应用等问题开展，以确保数字档案室的可持续扩展及应用，同时，数字档案室全方位考虑南京市住建系统行政及业务档案管理及利用等多方面需求，借助文档管理的最新技术和概念，充分发挥住建委自动化办公的软硬件优势，有效整合全委各类散落的档案信息资源，建成了南京市住建委统一的行政业务档案管理平台。

1　技术架构

为便于与OA平台、各业务应用系统实现无缝集成，充分保护住建委现有信息化建设投资，数字档案室完全基于B／S模式及业界领先的J2E E架构，采用了JAVA、JSP、Servlet、Web Service、XML等编程技术，技术模式非常易于系统升级和向今后的先进技术实现迁移。

整个数字档案室参照MVC进行设计，将存储层、数据逻辑层、业务层、表现层分离，不仅在功能上容易扩充，在系统实施时也可以根据用户的实际情况进行灵活部署，技术架构图示如图1。

2　应用架构

数字档案室应用架构通用灵活，可满足不同层面各类管理及使用人员的需求，图示如图2。

3　异构数据整合

数字档案室通过Web Service标准接口对非结构化档案信息及来自不同业务系统的异构数据库档案资源进行整合，将住建委机关及33家委属事业单位的各类行政办公档案、业务审批档案、多媒体档案、实物档案等全部纳入统一管理，实现了各类档案信息资源整合及异构分布式档案数据的管理如图3。

4　插件式开发模式

数字档案室采用组件插拔式开发模式，可根据用户要求进行定制挂接，增加或减少功能模块时只需进行适当的配置即可，不需对系统程序进行任何调整。组件插拔式开发模式使整个数字档案室成为一个开放平台，当增加新的业务功能时，只需对新增功能进行测试，新增模块的运行不会影响到系统其他模块，使开发周期大大缩短。插件式开发模式示意图如图4所示。

5　安全保障体系

为确保数字档案信息的安全，建立了住建委数字档案N,g安全保障体系，通过权限控制、加密存储、网络控制等实现对档案数据的使用、存储及传输安全的有效控制，同时，系统可通过日志管理、在线监控、介质预警等技术手段充分保障对档案调阅人员的有效监管。系统安全保障体系如图5所示。

6　CA身份认证

根据南京市政府办公厅2009年《关于加快我市网络信任体系建设的实施意见的通知》精神，为确保网络和信息安全，有效避免密码篡改及恶意攻击等行为，南京市住建委数字档案管理平台于2009年12月正式启用了CA身份认证，实现了数字档案管理平台与江苏省电子政务CA认证中心的对接，有效加强了档案室使用人员的安全控制，避免了密码篡改及恶意攻击等行为。CA身份认证示意图如图6所示。

7　全文检索引擎

数字档案室内置全文检索引擎，以Unicode编码为索引核心，具有多国语言处理能力，通过信息索引相关算法，将异质信息源进行整合，对非结构化文件、结构与半结构化的信息提供快速检索服务，全文检索引擎支持词索引、同义词检索、中英文容错等特性，支持HTM、HTML、TXT,DOC、PDK PPT,XLS、WPS等格式文件的全文检索。

成果与成效

数字档案室自2007年实施上线以来，运行正常，各使用部门反映良好，所取得的各项阶段性成果也得到了各级部门领导的认可和肯定：数字档案室有效整合了原有散落在各单位部门的档案资料，提供了便捷高效的数字档案查询利用平台，切实提高了查档效率和档案管理人员的服务水平与质量；大大降低了档案信息的维护成本，保证了档案数据的准确性、有效性和安全性；档案信息化技术的应用扩大和丰富了档案管理的范围与界限，使档案管理系统逐渐发展成为南京市住建委电子政务综合平台的数据存储中心，使全委的电子政务向全面纵深发展更近了一步。

截至目前，数字档案室已归档案资料已达165万余件，各部门07年以来业务档案巳及时归档并进行了规范整理，机关05年以来行政档案已归档入库并进行了规范整理，委属单位08年以来行政档案已归档入库并基本整理完毕。数字档案室应用成效如下：

1　实现了“文档一体，馆室一体”

数字档案室与OA办公自动化系统及住建委各类业务系统无缝集成，使行政及业务数据可自动归档，实现了文档一体，且可对已归档的行政文书及业务档案资料依照现行档案管理、著录、移交规范进行整理并形成报送数据，通过网络或载体移交等方式向同级国家综合档案馆移交，实现了馆室一体。

2　实现了档案资源的整合与共享

有效整合了原有散落在各单位部门的档案资料，建立了涵盖住建委行政办公、城建、房地产市场、房屋拆迁、物业管理、房屋安全鉴定、住房保障、白蚁防治管理、公房管理、危旧房改造等各类档案的专题目录数据库，并将与住建委有关的各类音频、影像、实物等档案资料统一纳入数字化管理，实现了行政办公、业务、实物等各类档案资源的整合与共享。

3　实现了异构档案数据信息的管理

数字档案室通过标准接口的方式对各类非结构化档案信息和来自不同业务信息系统的异构数据库档案信息进行整合，纳入统一管理，实现了各单位部门对其所分管各类档案资料从生成、采集、加工、利用，到归档、整理、编目、借阅、鉴定、销毁等整个生命周期的管理。

4　确保了档案数据的规范与安全

数字档案室符合国家档案局、江苏省档案局及南京市档案局各项规范标准的要求，并通过各种技术手段建立了住建委数字档案信息安全保障体系，保证了档案数据的准确性、有效性和安全性，扩大了档案管理的范围，实现了对档案数据的使用、存储及传输安全的有效控制及监管。

5　促进了政府政务信息的公开

数字档案室实时接收来自办公平台及业务系统的大量第一手的新鲜档案资料，工作人员足不出户便可调阅相关档案资料，改变了原有手工被动的查档方式，为及时公开与公布涉及城建及房产等民生信息奠定了坚实的基础，政府工作人员可随时调阅相关档案卷宗，群众百姓也可依据依申请公开目录查阅所需档案资料，切实做到了信息公开、有据可查。

创新点

1　前端控制，全程自动化管理

数字档案室将系统、协调和前端控制的思想贯穿于档案系统设计、运行全过程，采用业界主流的技术架构与软件技术，实现了数字档案室与OA平台、电子政务平台及其他各类业务信息系统的无缝集成，使档案工作超前介人行政公文及业务信息的形成阶段，变被动为主动，实现了电子文件与电子档案的全程自动化管理。

2　用户分级，全生命周期管理

数字档案室分别面向普通用户、档案管理人员及系统管理人员提供多层面的、全方位操作平台，面向普通用户提供方便的档案信息检索利用平台，面向档案管理人员提供档案信息整理编研平台，面向系统管理人员提供维护监管与权限控制的平台。数字档案室灵活便捷，可根据不同用户的操作习惯定制相应的操作界面，大大减轻了不同层次档案管理及利用人员的工作量，实现了档案信息从收集、整理、利用、监管等全生命周期的数字化管理。

3　安全灵活，建立强大保障体系

数字档案室通过集成全文检索、加密存储、cA身份认证、授权控制、文件控制、日志跟踪、在线监控等先进的信息化技术，使数字档案的安全性与灵活性提升到一个新的层次，建立了数字档案信息的强大安全保障体系，充分确保了数字化档案资料的安全和保密要求，实现了对档案信息利用、存储及传输的有效安全控制。

4　文档馆室一体，永久真实保存

数字档案室以电子政务的纵深应用为依托，在确保与传统档案管理模式的有机衔接下，充分发挥现代化信息技术的优势，实现了“文档一体，馆室一体”，档案目录与档案内容可随时查询与移交，且移交后原档案产生部门仍可在数字档案室中随时调阅其所有电子档案资料，突破了传统档案管理的模式，实现了海量电子档案信息的集中管理及电子档案的永久真实保存，探索了一条新形势下政府部门民生档案信息管理与利用的途径与方法，为档案信息的深度开发利用及政务公开奠定了良好的基础。

问题与展望

经过近年来的探索与实践，南京市住建委的数字档案室建设虽然取得一定的成绩，但在建设及应用过程中仍然遇到诸多问题与困惑，传统体制的惯性及前瞻性规范制度的缺失都为数字档案室的进一步深化与扩展带来了―定阻力。

1　进一步提升与其他信息系统的集成度

数字档案室建设及应用水准有赖于O.A办公系统及其他各类业务系统的信息化程度，数字档案室的持久的生命力亦源于各类信息系统实时不断的数据支撑，如何进一步提升数字档案室与各类信息化应用系统的集成度是今后档案信息化的重点，在今后的信息化建设过程中，务必要将各类新建信息系统与数字档案室有机融合确保数字档案室成为有源之活水。

2　继续拓展深化民生档案资源的开发利用

民生档案信息的采集与管理最终目的是为了更好地服务社会与公众，虽然南京市住建委数字档案室建设取得了初步成效，但目前数字档案信息的使用与利用仍主要集中在单位内部，并没有真正扩大到社会与公众，在数字档案深度综合开发利用方面尚有较大提升空间，今后的工作中，要不断拓展深化档案资源的开发利用，使各类域建及房产民生档案资源充分发挥其应有的作用。

数字化档案室建设方案篇3

为推进档案管理现代化进程，全面提高我市档案管理现代化水平，促进档案事业的健康、持续发展，更好地为经济建设和社会发展服务，根据省、市档案局有关档案管理现代化工作要求，结合我市实际情况，特制订本计划。

一、总体要求

按照档案工作管理现代化、检索科学化的要求，规范机关档案室实施《归档文件整理规则》，实行电子文件管理；档案馆自身要按照省、市“数字”的建设要求，逐步完成各项档案管理现代化建设工作；继续加紧局（馆）档案文件目录数据库建设，丰富数据库内容；继续强化现行文件查阅服务中心的数据库建设，实现全文查阅功能；继续强化局域网及办公自动化的实际应用；继续加强档案网站建设。

二、目标任务

⑴抓紧做好数字档案馆项目的有关前期准备工作，对部分全宗进行档案数字化加工，积极推动数字档案馆建设。⑵馆内档案文件目录数据库建设方面，完成馆藏企事业档案的文件录入。⑶现行文件数据库建设方面，继续加强馆内全文查阅。⑷网站建设方面，继续充实网页内容，加快信息更新速度，适时对网站进行页面、栏目调整。⑸基层档案室档案现代化管理建设方面，继续深化档案管理软件的应用，实施档案进馆与档案电子文件目录进馆相结合的新的进馆要求，加强电子目录中心的建设；试点档案登记备份。⑹局馆内办公自动化方面，深化、完善办公自动化，配合市“数字”的政务信息化工作。

三、主要措施

⑴借用省、市档案局的软硬件力量，购买一定的数字化档案馆管理软件和硬件，起步搭起数字档案馆的框架，对部分档案实施数字化扫描加工。⑵临聘1-2名打字员开展档案条目输录，定期对打字员输录的条目进行质量抽查，同时，严把档案管理关、档案进出库登记关，做到安全、优质、高效；做好数据库安全管理工作，随时进行备份，定期将数据库内容刻录成光盘。⑶对新产生的现行文件进行全文数字化转换工作，确保现行文件的全文数据库的完整性；加强现行文件中心的报送要求，原文与电子报送相结合，提高报送质量；完善现行文件的网上查阅。⑷完善网站建设，定期更换网页内容，新的信息（各科室提供最新工作信息、动态）；充分挖潜馆藏资源，充实栏目内容和开辟切实可行的新栏目。⑸进一步推进基层档案室档案管理软件的应用；定期对基层档案人员进行档案管理软件应用培训；督促进馆单位及时把每年新增的电子文件目录报送市档案局。试点档案数字备份，相关科室加强对试点单位的业务指导。⑹完善局内局域网的建设；对局域网定期维护，确保网络安全、网络顺畅，积极配合市信息中心对“数字”的建设要求。

数字化档案室建设方案篇4

突出一个重点，加快数字档案馆建设步伐

数字档案馆（室）建设是信息化背景下整合档案信息资源、保护档案原件、实现资源共享、创新管理与服务模式的平台。近年来，河南在数字档案馆建设方面做了一些工作，取得了一定成绩：省档案馆建立了档案信息管理系统，对民国档案、革命历史档案以及“建国”后重点全宗纸质档案进行了数字化，完成了馆藏声像、照片档案的数字化，建立了全省革命历史档案、民国档案文件级目录数据库，与陕西省档案馆互为异地备份；郑州市、洛阳市、济源市初步建成了数字档案馆；各省辖市档案馆互结对子，开展了异地备份；省档案局把各级综合档案馆数字化数量和电子档案接收数量纳入了全省档案工作目标考核体系，落实到2020年数字化数量比2012年翻两番的目标任务。河南省数字档案馆建设虽然取得了一定进展，但与先进省份相比，数字档案馆（室）建设在经费投入、基础设施建设、数字化数量等方面还有很大差距。加快河南档案事业发展就要以数字档案馆（室）建设为重点、为龙头，依据《数字档案馆（室）建设指南》要求整体规划，循序渐进，把各级综合档案馆（室）建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案馆（室）体系。下一步，要把数字档案馆（室）建设作为深化河南档案改革的重要内容，成立河南省数字档案馆建设领导小组，研究制订数字档案馆（室）建设方案，把各级数字档案馆（室）建设纳入政府信息化、电子政务、智慧城市建设工程。同时要陆续制定相关标准，为数字档案馆（室）规范建设提供保障。

夯实两个基础，推进档案馆舍和档案资源建设

档案馆库是档案事业发展和档案永久安全保存的重要条件和基础。河南档案馆库建设基础薄弱，还存在面积不足、标准不高、设施落后等问题。要抓住国家实施《中西部地区县级综合档案馆建设规划》战略发展机遇，认真落实纳入中央财政“十二五”扶持规划的县级档案馆建设任务，尽快消除“无库馆”、“危房馆”现象；未列入中央扶持规划、已难以适应发展需要的县级档案馆，要积极争取当地政府的支持，加快新馆建设步伐，扭转馆舍建筑老化、库房面积不足和功能设施落后的局面，加快河南省档案馆新馆建设步伐。省档案馆现在馆库面积约1万平方米，已难以满足日益增长的档案数量的需求。省档案馆新馆已列入河南省政府重点建设工程项目，目前已完成了选址、征地与规划设计，即将开工建设，预计“十二五”期间主体工程完工。届时，一批符合《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求，设施齐全、功能完善、布局合理，体现文化性、开放性和时代性特点的档案馆舍的落成，必将有力地推动河南档案事业更好更快地发展。

档案资源建设是档案事业的立身之本，要大力整合民生档案资源，建立与河南人口大省、经济大省、文化资源大省地位相适应的，数量充足、内容丰富、结构合理、主题多元、富有特色、覆盖民生的档案资源体系。全省各级档案部门要“以民生需求为导向，以服务民生为重点”，积极采取有效措施，扩大档案收集范围，加大对不同门类、不同载体档案的接收、征集和整合力度，不断丰富馆藏资源，优化馆藏结构。在依法接收文书档案的同时，面向社会和民间征集珍贵档案资料，积极参与本地区各类重大活动的档案收集，实现档案资源在数量上有明显突破，内容上形成特色。

找准三个着力，服务改革发展大局

全省各级档案部门要把服务中心工作与业务工作相结合，找准工作的结合点和着力点，创新服务机制，提高服务水平，做到“经济社会发展到哪里，档案工作就延伸到哪里”。一是着力服务经济建设。指导各类企业深入贯彻落实《企业档案工作规范》，不断推进档案工作规范化管理，为企业生产经营提供积极有效的服务；依法开展重点建设项目档案登记，加强项目档案监管与指导，参与项目竣工验收；积极为民营企业建档提供指导和帮助，使更多民营企业通过建立健全档案管理体制机制，创造更大的经济效益和社会效益。二是着力服务社会民生。把解决人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题作为档案工作的出发点和落脚点，积极整合开发馆藏民生档案资源，为广大人民群众提供“一站式”的民生服务。进一步简化利用手续，不折不扣地执行利用档案零收费，最大限度地满足社会各方面利用民生档案资源的需要。三是着力服务文化建设。近年来，充分挖掘利用馆藏档案资源，编辑出版了《走进河南档案》丛书和《省委、省政府重要文件汇编》；结合时代主题，先后举办了“建党90周年成就展”、“中原经济区诞生过程展”、“焦裕禄精神展”等一系列档案专题展览。今年，继续围绕“建党”93周年、“建国”65周年等重大节庆日，适时举办一些专题展览，进一步传播档案文化，扩大档案工作的社会影响力。同时，利用电视广播、网络媒体等各种形式和手段，提供多样化、个性化、常态化的档案文化服务。

数字化档案室建设方案篇5

【关键词】 高职院校 档案数字化建设 问题 对策

近年来，伴随着国家高等职业教育大发展，广西的50多所高职院校的发展也进入了快速发展阶段，办学规模、办学质量、综合实力都在不断提升。随着信息技术高速发展、网络技术的广泛应用，各高职院校也越来越重视校园信息化建设。档案数字化建设是校园信息化建设工程的一个重要组成部分，如何加快档案信息数字化建设的步伐，推进高职院校档案信息化建设的进程，已成为各高职院校档案工作所面临的一项重要课题。

一、高校档案数字化建设的内涵及其重要性

（一）档案数字化是校园信息化建设的重要组成部分。随着科技的发展，广西高职院校也正逐步开展校园信息化建设，纷纷使用办公自动化（OA）系统、网络教学平台、学生信息管理系统等先进管理平台。高职院校档案室是为学校教职员工、学生提供重要服务的窗口，必须得跟得上学校发展的脚步。档案信息化是校园信息化建设的重要组成部分，只有加快档案信息数字化建设，才能更好地为学校各项工作提供高质量的档案信息服务。

（二）提高档案提供利用的效率。传统的档案资料查找方式是先经过手工或者的档案管理系统进行目录检索再到库房查找，有时候要往返几次库房才能查到利用者所需档案资料，花费较长时间。档案数字化后就可以直接在计算机上轻松查找，节省了时间，提高了工作效率。同时，将档案信息经过校园网络传输，就可以提供给校内外相关人员利用，利用者不受时间、空间的限制就可以进入档案管理系统查找相关档案信息。

（三）有效提高档案的科学管理水平。传统的档案管理模式以纸质档案管理模式为主，占用空间大；对纸质档案的频繁翻阅容易造成损坏、字迹褪色。目前，广西大部分高职院校的档案库房面积仅能容纳3-5年的库藏量，随着档案的逐年递增，现有库房很难容纳庞大的档案。实施档案数字化建设，不仅可以大大节省档案存储空间，还有利于延长档案的使用寿命。

二、广西高职院校档案数字化建设存在的问题和困难

（一）档案工作经费投入不足。教育部颁布的《高等学校档案管理办法》中规定：“建校历史在50以上或全日制在校生规模在1万人以上或已集中保管的档案、资料在3万卷以上，都需要设立档案馆。”根据规定，目前广西大部分的高职院校已符合成立档案馆，但是由于各方面的原因还没有一所高职院校成立档案馆，仅仅是成立了档案室，隶属于学校办公室。档案室仅配备1名专职档案员，虽然少数院校配有2名专职档案员，但常常还要兼顾学校办公室的日常工作。档案数字化建设需要投入大量的人力、物力和财力，需要配备相应的软件和硬件设施。大部分高职院校正处于建设发展阶段，主要将经费投入基建、教学和科研上，不可能对档案工作投入太多。

（二）以传统管理模式为主。目前，广西的高职院校档案管理仍以传统管理模式为主，主要采用纸质、录音、录像等载体保存档案；以案卷归档和保管的方式，开展档案的收集、整理、鉴定、利用等工作；提供查阅的方式以手工翻本，费事费力。虽然统一使用了GD2000档案管理系统，但仅局限于档案目录数字化，档案全文数字化仍然是空白。更没有实现档案资源在校园网共享，无法满足多用户的同时需求。

（三）档案数字化建设步伐缓慢。2002年国家档案局《国家档案信息化建设实施纲要》颁布，自此我国全国各地、各高校档案信息化建设逐步开展。但是2002年广西的大部分高职院校刚刚从中专、技校升格为高职高专，学校工作的重心是整合办学资源、扩大办学规模，把精力集中在教学和科研工作上，根本无暇顾及信息化建设，因此档案数字化建设是非常滞后的。

（四）数字化档案信息安全存在问题。档案数字化为我们提供了方便快捷的服务，但是档案信息安全问题也成为档案管理中不可忽视的问题。一是将纸质档案原件数字化过程中，拆分、扫描、数码相机拍摄时容易造成档案原件的丢失或者字迹、数据不清晰。二是档案信息网络化后，面临着计算机“病毒”、“黑客”等安全问题。高职院校档案内容涉及范围广、信息量大，尤其是科研类档案具备非常高的科技含量。如果不加以安全保护，将造成重大损失。

三、广西高职院校档案数字化建设的对策

（一）加大对档案数字化建设经费的投入。要提高对档案管理工作的重视，加大经费投入。首先要配备档案专职人员，对档案人员进行定期培训，档案人员除具备档案业务知识外，还要掌握计算机操作、网络管理、数据库建设、图像处理等专业知识。其次还要配备档案数字化建设所需相关设施，如计算机、数码照相机、扫描仪等。

（二）制定完善的数字化建设的标准和制度。在开展数字化建设前期，按照国家制定的统一标准和规范，结合高职院校的实际情况，建立一套完善的档案数字化建设制度，确保学校档案数字化建设的质量，从而使档案管理朝着系统化、标准化和规范化方向迈进。

（三）做好前期调查研究工作。档案信息数字化是一项系统性工程，不可操之过急。高职院校档案信息量庞大，短时间内不可能将全部材料数字化。在进行档案数字化建设前，要做好调查研究工作，可到区内外先进的高校或者企业学习了解档案信息化建设的先进经验，避免盲目建设。根据本校近几年档案的利用情况，制定科学合理、切实可行的计划，要按照先新后老、先重点后一般的原则，分步骤对档案信息进行数字化。

（四）加强数字化档案信息安全。档案信息安全保护涉及的主要内容包括：信息安全规范、信息加密、信息认证、防治计算机病毒、信息备份、网络安全和档案信息长期可存取技术等。一是档案信息数字化工作中要注意档案材料的完整性，不能在数字化过程中造成原始档案的丢失、破损，在扫描或相机拍摄过程中要注意使字迹清晰不模糊。二是做好档案信息备份，购买先进的存储设备，避免档案管理系统的软、硬件更新换代后导致档案信息无法读取。三是档案信息数字化后，要维护好档案管理系统的稳定性和可靠性，给档案信息一个可靠安全的存储环境。

参考文献：

数字化档案室建设方案篇6

论文摘要：档案信息化、信息化建设一直是新时代档案管理追求的目标，上个世纪末开始的计算机信息技术的高速发展是我国档案信息化管理的契机。本文对档案信息化、信息化建设进行了一些讨论。

在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求，到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和信息化建设势在必行。自2000年全国档案工作会议上正式提出了档案信息化的概念后档案信息化建设在全国各类档案馆（室）中蓬勃开展起来。对于档案信息化及档案信息化建设以前我是知之甚少的，在这几年的工作实践及学习中逐步有了一些认识，现将我的一些拙识浅见拿来与大家一起探讨。

一、究竟什么是档案信息化？什么是档案信息化建设？档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

档案信息化和档案信息化建设各遵循什么原则呢？

档案信息化应遵循以下三个原则：

1、规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规，如：字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准（包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式）及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

2、安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略；（如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。）信息加密策略；网络安全管理策略等。

3、效益性原则：由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆（室）藏档案的特色选择这些档案进行数字化，提供独具优势的服务。因为从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，做到按“需”数字化。

以我单位为例：我单位现保管着管理类档案、产品档案、科学技术研究档案、基本建设档案、实物档案、照片档案、地质档案等多种类别的档案。但其中以地质档案的利用率最高。地质档案中详细的记录着每一口油水井的动、静态资料以及每口井从投产到目前的生产数据，油水井演变过程，能给我们提供初始条件下地下储层的情况，是原油生产建设的主要依据，是科学决策的基础条件。有效利用地质档案为油田的高效开发和稳产提供了强有力的保障。因此我室就将地质档案做为档案数字化工作的重点，集中投入大量的人力、物力、财力率先对二十一万余份地质档案进行了档案信息数字化工作。

那么档案信息化建设又需要遵循什么原则呢？在进行档案信息化建设时，应遵循的基本原则是：

1、文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。

2、归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深化档案社会化服务的必然要求。它是一项耗资大、要求技术含量高的业务建设。作为企业内部的档案馆（室）要想在信息化建设中有所建树，使档案工作适应社会和时展的需要，并能将档案信息化建设落到实处还应该坚持前瞻、协作、实用、人才储备四项原则。

1、前瞻原则：档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆，将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行，是一项耗资巨大、复杂的系统工程。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入，都需要高昂的费用。因此，在信息化实施过程中，作为企业内部的档案馆（室）在极其有限的财力前提下，一定要审时度势，深入调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性，将有限的财力用在信息化建设的关键部位，保证软硬件资源的可继承性，使其既能适应当前信息业的特点和要求，还能符合今后发展和应用的趋势，尽可能避免资源的浪费。

2、协作原则：档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设，在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆（室）来说，独立完成这些项目存在相当大的难度，这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此，只有坚持协作的原则，加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合，主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。

3、实用原则：档案信息化建设不仅在量，更在于质，在档案信息化建设中，档案馆应坚持实用的原则。不仅要对馆藏档案目录进行数字化处理，更应有选择地对馆藏档案进行全文数字化，在信息服务的特色内容和独特形式上做文章。用自己的特色信息服务满足社会需求，使自己的信息具备"惟一性"，从而让利用者面对庞大的信息体系，而选择点击你的网址；根据利用者的需求，将馆藏信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息，有机地将它们连接成一个整体，为利用者提供优质、高效的服务。

4、人才储备原则：由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。

参考文献：

杨公之：《档案信息化建设导论》

数字化档案室建设方案篇7

【摘要】本文阐述了信息化建设发展现状，从信息资源、人力资源管理、内部管理以及安全信息管理等方面分析了基层档案室信息化建设中存在的问题，初步探讨了加快基层档案室信息化建设的对策与建议，供各级推进基层档案室信息化建设时参考。

关键词 基层档案室；信息化建设；初探

信息时代背景下，数字新技术深刻影响了世界政治、经济、科教、文化等社会生活的各个领域，给我国档案事业带来了蓬勃发展的机遇和前所未有的巨大挑战。加强档案信息化建设工作已成为加快我国档案事业发展的必然要求，基层档案室作为档案事业发展的基础单位。笔者认为，必须顺应时代潮流，抓住基层档案室信息化建设这一关键环节，从而推动我国档案事业信息化建设进程。

一、基层档案室信息化建设现状

（一）信息化建设的定义与主要任务。档案是信息资源的一种，也是社会信息的一部分。从档案的属性看来，档案具有信息属性。基层档案机构在国家信息化建设中也担当着重要角色。在知识经济时代下，数字信息技术日新月异，传统的信息记录方式、传播途径逐渐被弱化，在档案的社会意识被加快步调“拾起”的过程中，基层档案室过去“重管轻用”的理念越发被驱逐，因此，在此时代背景下我国基层档案室的功能也应有所拓展。笔者认为，基层档案室在发挥其传统功能的同时，其功能也应该与时俱进，有所拓展和延伸。为满足社会对档案信息的广泛需求，基层档案室信息化建设的主要任务是通过完善基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、人才队伍建设这五个方面工作，采用电子计算机技术、现代通信与网络技术等方法来实现档案信息转化、开发和利用的现代化。

（二）基层档案室的信息化建设现状。目前我国基层档案室信息化建设处于自发、自主状态，单位的档案信息化系统基本依靠各自开发或购买建成的；档案信息化建设缺乏宏观层面的有效的协调和指导。随着社会信息化的发展，大多数基层档案室已从本世纪初仅简单利用档案管理软件开展档案目录录入、编辑、查询、利用等的阶段，开始向对库藏档案进行全部内容的数字化转化阶段发展。在档案数据库建设方面更是由以往的档案单机版数据库应用逐步向网络化、多媒体技术支持的局面发展。在公文办理和档案归档管理领域，越来越多的单位也已实现协同办公系统与档案管理系统的无缝衔接。基层档案室的信息化建设正通过观念、理论、方法、制度、体制的创新，朝着全面推进科学发展的方向快速发展。此外，一些企业、事业单位的档案室通过开展信息化建设，逐步打造数字基层档案室，构建了档案室网站，介绍档案管理工作流程、基层档案室新闻动态等；用户足不出户就可以利用计算机网络系统，查找基层档案室的库藏目录等；引进了档案的专业管理软件，逐步实现“双轨制”管理。

二、基层档案室信息化建设存在的问题

（一）档案信息化建设的规划、管理和指导工作有待改进。

我国档案行政管理部门对档案信息化建设工作十分重视，在管理制度、管理程序、技术标准层面为基层档案信息化建设提供可遵循的技术环境支持，国家档案局先后了《档案管理软件功能要求暂行规定》《电子公文归档管理暂行办法》等一系列规章制度，各省也相继出台了一系列地方配套管理文件，如上海市档案局印发《上海市电子档案和数字化档案备份办法》。但是由于缺乏指导基层档案室信息化建设的整体规划、相关标准等顶层设计，各单位在档案信息化开发工作上，主要靠单位领导对档案信息化工作的重视程度，信息化建设存在随意性、任意性，各地发展水平不平衡，总体覆盖率低，使用的信息技术水平不高，影响了我国档案信息化工作总体上的有效性。此外，各地区、各单位在档案信息化建设工作中的自我摸索、闭门造车不仅人为提高了工作成本，而且大都处于较低水平阶段。档案管理系统研发的不统一、不规范、档案资源数字化转化过程的费时费力，信息化技术力量的薄弱，使得基层档案室信息化工作开展往往力不从心，进程缓慢。电子档案作为社会性极强的信息载体与交流工具，连结着复杂的社会关系，协调和解决与之相关的问题，要做好此项工作仅依靠社会组织、机构的低层努力，实在勉为其难，难以奏效。

（二）基层档案室的基础设备陈旧，经费不足。优质、高效、经济的档案信息网络化服务是建立在先进的电子计算机技术、现代通信技术、海量信息多媒体存储技术、档案信息数据库组织技术之上的，纸质档案信息必须转化为可机读语言才能通过现代通信网络传播并向用户提供服务，但是事实上基层档案室的基础设备相对陈旧，信息资源的整合不到位，导致“信息孤岛”现象出现。基层单位每年投入档案工作的经费极其有限，用于信息化建设的更是杯水车薪。没有足够的现代化管理系统，就谈不上档案管理的现代化。所以，经费问题一直都是档案管理工作的大问题。

（三）人才结构失衡，缺乏档案信息化专业人才。基层档案室信息化建设急需复合型专业人才，但长期以来，由于档案学属于冷门专业，社会认同度不高，导致基层档案室的人员队伍中专业人才甚少，学识普遍偏低，缺乏先进的信息化知识技能，档案电子化管理水平不高。特别是严重欠缺档案信息化专业人才，例如档案软件开发、运行、维护都需要计算机人才，档案信息化建设的规划、计划设计等工作也需要计算机专业人才积极参与。

（四）安全隐患有待解决。常言道：道高一尺，魔高一丈。

在信息技术、互联网传输给基层档案室带来方便快捷的同时也埋下了导致档案信息损失的安全隐患。尽管基层档案室在此方面采用了设置防火墙、安装防病毒软件、用户权限进行设置等等一系列措施，但是目前基层档案室的安全问题形势严峻。设备老化、系统升级、自然灾害、员工信息化水平低、日常管理操作失误等等因素给基层档案室的档案信息安全性增加了风险。

三、加强基层档案室信息化建设的对策与建议

（一）加强基层档案室信息化建设的整体规划设计。国家各级档案行政管理部门以及各行业档案主管部门应着手开展基层档案室信息化建设的整体规划的顶层设计工作，比如出台建设标准、技术方案、操作指南，促进综合性通用档案管理系统的开发、推广运用及更新升级。组织相关技能的培训、学习为基层档案室开展信息化建设工作提供技术指导、技术支撑，在不增加基层负担的前提下，可适当开展基层档案室信息化建设的考核评估工作。

（二）优化档案室信息化建设的内部环境。基层档案室信息化建设离不开基层单位领导的大力支持，应积极开发单位领导档案意识，提高对档案信息化建设工作的重视程度，只有在人员、设备、经费上给予相关保障，才能营造良好的内部环境，做好档案信息化建设工作。基层档案室要将档案信息化建设纳入本单位的综合管理建设规划中，通过与单位局域网、OA 办公系统的无缝衔接，实现各类数据的接收、整合、利用，为电子文件管理、数字化档案室的建立提供有效平台。档案管理人员在加强档案意识的同时，更要增强信息意识，增强使命感和责任感，这是新时期新形势对档案信息开发利用工作提出的新要求。

（三）加强人力资源培训。毫无疑问，首先应该加强档案工作人员的培养，尤其是档案工作人员的业务技能和服务理念。更重要的是，伴随着图档一体化和图书馆、基层档案室、博物馆等机构之间融合的进程推进，档案信息工作人员的培养不能仅限制于传统的档案学专业领域，更多的需要向跨学科、多背景、国际接轨方向努力，因此，作为培养档案工作人才的高等院校等教育机构，在开设档案学体系课程时，不仅加强档案学的专业知识理论培训，更应该重视多学科知识概念传授、操作技术提升等，做到专业知识、能力和素质并重，努力塑造“博古通今”“专家化”“全能型”的档案精英人才。单位可以通过公开招聘的形式吸纳基层档案室需要的领导管理岗、专业技术岗和工勤操作岗位的人才。

同时，根据供求关系，在档案信息的开发与利用时呈对应关系。从档案信息供方讲打造档案信息人才至关重要，但是档案信息的需求方——档案信息用户的培训也不容忽视，要注重强化用户的档案信息理念和档案信息能力。

（四）加强档案信息安全内控建设。基层档案室的档案信息安全不仅仅是被动的杀毒软件防护、权限设置，或者IT 技术人员紧急的事后补救，基层档案室是一个整体，需要基层档案室的管理层、业务层、技术层等人员上下一致，增强安全意识，主动严格把关涉密的档案信息，养成良好的网络操作习惯。同时，应该定期对电子档案的保存介质进行升级更新，并在数据的备份上面积极推进实施异地异质备份。此外，面对网络领域内流动的参差不齐的海量信息，基层档案室应该不断更新鉴定标准，努力保证档案信息在真实完整的基础上的积极向上效应。

四、总结

信息时代下的基层档案室应借助信息高速媒体，以信息技术为支撑，努力实现档案信息的无纸化办公，开展档案的收集、整理、统计、鉴定、保管和提供利用环节的全程网络化、共享化，让基层档案室信息的触角触及社会的各个角落，才能使得基层档案室顺应“文化大发展大繁荣”的社会大环境，适应知识信息时代的大浪潮。同时，鉴于信息时代的信息移动化特征，以及如今手机越来越成为人们获取信息的最普及工具，如果让“三网”和“三机”( 手机、电视、电脑) 强强联手，让数字化档案信息在“三网”中无障碍地传输，在“三机”上精彩地展示，就能较好地解决档案信息传播的瓶颈，满足人们不断增长的物质和精神需求，并激发起广大民众的档案文化需求，对档案事业发展产生不可估量的影响。

参考文献：

[1] 杨公之. 档案信息化建设导论[M]. 中国档案出版社,2011

[2] 孙兆伟. 关于档案信息化建设的两点宏观思考[DN/OL].上海档案信息网archives.sh.cn

[3] 刘丽丽. 科研单位档案信息化建设存在问题与对策研究[J].兰台世界,2013(Z4).

[4] 潘鑫. 档案信息化安全体系构建之我见[J]. 黑龙江档案,2011(5).

数字化档案室建设方案篇8

1.加强档案资料收集贯彻国家档案局8号令,制定《江苏省农科院文件材料归档范围和保管期限表》,并通过编入兼职档案员手册、院办网站公布等方式,要求各单位、各部门和全体兼职档案员认真学习,并随时检查执行情况。实际工[！]作中,我们通过三方面措施加强档案收集工作。

(1)注重常规归档文件的收集。年初将《江苏省农科院文件材料归档范围和保管期限表》分发到每个单位部门、并规定归档时间,档案室按照时间进度及时催交,确保各职能部门的文件材料及时归档。

(2)加强过程性文件材料的收集。对大型会议、活动,档案人员“勤问、勤找、勤要”,做到及时联系,跟踪收集,随即归档。科研档案从项目立项就要求到档案室领取带有编号的档案盒,项目执行中档案科会同科研处对在研课题档案进行检查,项目验收后对形成档案暂存项目组保管,项目形成成果后将所有档案收归档案室保管,做到“立项建档、过程管档,验收存档,成果归档”;对基建档案,建立基建档案员立卷制度,按照《江苏省农业科学院工程建设管理规定》执行,工程档案不移交,档案室拒绝在工程申请支付报批会签单上签字,保证了基建档案的完整性。

(3)留意各类图书资料的收集。目前档案室内部存有各类图书、画册、史志、照片等多种纸质资料以及电子资料。2012年借院庆80周年契机,收集整理了中央农业实验所时期的地契、领价证等673份,其中不乏珍贵史料,这些是成立中央农业实验所时的原始资料。这些图书资料为我院各项业务工作开展提供了丰富的信息资源。

2.强化档案管理保护

(1)近年来,鉴于我院承担国家、部、省中心重点实验室、工程中心、种质资源圃等多个科研基础设施项目,实验仪器越来越多,档案室相继制定了《科技基础设施项目档案管理的办法》和《江苏省农科院实验仪器档案管理办法》,加强对科研基础设施项目和实验仪器档案材料的收集和管理。

(2)注重档案安全保管。多种措施保证档案的安全。目前库房面积80平方米,装有防盗窗、铜锁、防盗门等防盗措施;配有抽湿机2台,中央空调、温湿度记录仪,保证库房的温湿度控制在档案保护范围之内;定期更换防霉防虫剂,有效控制档案虫蛀和霉变;严格执行档案保管规定,归档档案采用无酸纸装具,结合院文化建设要求,定制专门档案盒,保证纸质档案的安全保管;配有防磁柜2台,专门用于存放电子档案,保证电子档案的安全保管。

3.注重档案鉴定统计院设有档案鉴定工作领导小组,制定了鉴定工作制度。2002年4月,对已到期的1484卷短期科技档案进行了鉴定,销毁了1103卷,保存381卷。为保证库房的容量,下一批鉴定将对已经进行数字化的到期档案先行鉴定,以后鉴定将采取先数字化,再鉴定的方式。进行档案收进、移出登记,建立档案统计台账,各类数据统计准确,并按照省档案局要求报送档案统计报表。

二、加强档案信息化建设,提高档案管理水平

院十分重视档案信息化建设,一次性投入40万元,将档案信息化建设列入单位信息化建设规划,并作为年度重点工作推进实施。档案信息化的实现和推进,有效地提高了档案管理水平和档案工作效率。

1.档案软件投入使用2009年,院通过招投标方式,选定一家软件公司承担我院档案信息化建设工作。该公司根据我院科研工作实际开发了“江苏省农业科学院档案信息管理系统”软件,实现网上档案归档、检索、统计、浏览以及原文阅读。

2.档案数字化成效显着采取外包的形式,根据“轻重缓急,急用常用优先”原则,有序安排库藏各类档案文件进行数字化加工,共完成30837卷(件),合计933507页档案的数字化加工,建立完成72818条文件级目录。2010年后归档档案采用档案室自行数字化方式,每年约完成2万页的档案扫描。在档案数字化的基础上,档案室建立了文件级目录数据库,对利用频繁、重要的纸质档案建立全文数据库,同时建立了照片、音频、视频等多媒体数据库。

3.档案信息化设备齐全院档案信息化管理设施、设备、平台齐全。档案室配备高配电脑3台,均自带刻录机;A4高速扫描仪和A3平板扫描仪各2台,档案管理系统配有专用服务器,由院网络中心专业托管和安全维护;数码相机1台,设专业摄像和摄影人员,定期将影像和照片资料移交档案室。在院办公室网站设立档案工作专栏,提供档案各项规章制度、档案工作网络情况等,及时宣传档案工作相关情况,使兼职档案员和全院职工能够随时浏览了解院档案工作慨况和动态。

三、重视档案开发利用,盘活档案信息资源

1.编制档案检索工具在日常档案管理中,农科院按照《全宗指南编制规范》编制了全宗指南,文书档案编有案卷目录、全引目录、归档文件目录。科技档案、会计档案、音像档案、实物档案等编有案卷目录、分类目录、专题目录等不同形式、功能互补的检索工具。

2.拓宽档案利用方式为了进一步开发档案信息资源,更好地服务于农业科研工作,根据工作的实际需要,依托丰 富的室藏,不断拓宽档案利用方式。

(1)创新思路,拓展编研新形式。在编研上,近年来,除《2001~2012年江苏省农业科学院组织机构沿革》《年鉴》《规章制度汇编》等常规编研外,档案室创新思路,与科研处、科技服务处联合编研了《科技成果汇编》《江苏省农业科学院现代农业产业技术体系专家录》《江苏省农业科学院自主创新成果品种和技术》《江苏省农业科学院100项新品种、新技术推荐》等一大批成果。与各研究所、处室联合编写制作《江苏省农业科学院建院80周年》系列书籍,画册,宣传DVD。这些编研材料在平时方便查阅、对外宣传、成果推广应用、扩大我院影响力等方面发挥了重要作用。

数字化档案室建设方案篇9

关键词:信息安全;档案;因素;对策近年来，信息技术的运用

在高校档案管理中发挥日益显著的作用，打破了传统纸质档案的管理模式，由档案实体管理向数字化管理模式转变，这一创新举措大大提高了档案资源开发和利用的效率，但数字化管理中的安全问题亦不容忽视，只有不断强化数字化档案的安全管理，建立健全档案安全工作保障体系，才能真正确保数字化档案的安全。

1问题及影响因素

首先，高校数字化档案信息安全管理缺少顶层设计。目前安徽省高校档案管理软件多种类型并存，彼此孤立，有网络版的也有单机版的，横向之间不联，上下之间不通，各自为政，追求小而全，未能形成网络大平台上的协调沟通运行机制，既影响了网络功能的发挥，又造成了重复建设，浪费了人力、物力。其根本原因在于顶层设计滞后，缺乏统一的功能和具体执行标准。其次，档案信息安全管理制度不完善。按照国家保密局《涉及国家秘密的信息系统审批管理规定》，现在大部分高校信息利用安全无法保证。具体表现为:一是没有统一的利用平台，其利用环境的安全完全依赖于自身网络建设;二是局域网、政务网、公众网的内容界定不规范，在协调处理多方关系上存在着随意性;三是档案馆(室)在外包安全协议中没有明确注明保密的形式和内容，当事者所应承担的责任和义务，缺少相应的监管标准和奖惩措施，这些毋庸置疑将对档案信息利用安全造成威胁。然而，究其根本原因在于缺乏建立相配套的系统安全管理规章制度［1－2］。最后，对系统功能的安全监管不到位。据调查表明，目前我省高校大部分电子档案系统的权限设置，身份认证识别鉴定功能、CA认证以及数字签名等技术功能均达不到相关要求，随时可能发生文件丢失、泄密的危险。在信息采集、硬件防护等方面，相关技术部门之间未能及时有效地沟通与协调，管理措施的制定缺少系统性和科学性，如此等等［3－4］，都是因缺乏严格的监存管机制，从而导致安全建设存在诸多隐患和漏洞。

2档案数字化安全管理应遵循的原则

责任规范原则。安全责任规范是档案信息系统规划、设计、实现、运行的必然要求，各档案馆(室)应根据安全标准化规定制定适合本单位的安全政策，不能无依据、无标准、随意开发、盲目设计、违规操作、无人监管，而应根据实际情况，具体问题具体分析，采用正确的安全功能和设备。预防原则。将预防为主的意识贯穿整个安全系统管理的全过程，包括规划、采购、安装、设计等各个环节。不同的地理条件、不同的人文环境，各馆(室)藏对安全设施的配备及安全功能的实现程度也迥异，应因地制宜，将安全防范意识摆在首位，加强薄弱环节的防护，最大限度地减少人为和自然灾难所造成的损失。实效原则。目标的制定和规划应与安全功能的实现程度相匹配，不应盲目追求高目标或投资过大的项目，要实事求是，使投入与需要的安全功能相适应，才能真正提高安全管理效率。分权制约原则。分散重要环节的管理权限，使其各部门之间的权利相互制约，避免全线崩溃，提高安全性。对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，并了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。应急原则。安全防护要防患于未然。建立健全应急管理机制，开展各类突发事件应急演练，遇到突发事件及时采用应急预案，多方联动，采取积极有效的防护措施。灾难恢复原则。全盘优化灾难恢复策略，合理划分容灾等级，严格执行数据恢复流程并采取有效的技术恢复手段，保持原数据中心和备份中心数据的一致性。

3高校数字化档案信息安全管理的对策

3．1加强信息安全技术管理，提高信息化管理水平

设备层的安全管理。设备层的安全管理包含软硬件系统的管理，是档案信息安全管理的基础。硬件系统的安全又称为物理安全。由于应用软件自身存在弊端，使其很容易受到攻击，各种各样的防黑客技术、软件恢复技术以及安全操作系统的实现将是软件系统安全管理的重点。采用先进的病毒防范技术定期对服务器和客户端查毒、杀毒，对防毒软件适时升级，档案管理人员要依据病毒类型构建病毒防范机制，充分了解病毒知识，做好主动防范工作，增强杀毒的敏感性，以全面提高网络防范能力。网络层的安全管理。网络层的安全管理主要针对网络协议和结构及其所导致的安全问题应采取的安全措施。主要包括:网络安全告警，内部流量和活动模型分析，网络入侵恢复，网络结构数据保护，内部加密与密钥管理等。各个子网的出入口设备的安全管理是其管理的关键点，由于嵌入式操作系统作为网络安全管理的核心技术比通用的操作系统更易实现，因而不可避免地成为整个信息产业发展的重点之一。应用层的安全管理。采取数据加密等技术确保安全，使用签名芯片及时实现加密技术的有效应用。严格控制访问权限，通过设置口令、密钥、指纹、声音等方式进行身份鉴别和访问控制，并防止越权操作。对数字化设备、存储介质应进行安全保密技术处理，数字化加工设备不得外送维修，对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。做好日常的系统维护工作，确保数据的安全存储、转移和备份恢复。

3．2创新信息安全管理机制，全面提高防范意识

制度层的安全管理。强化制度建设，形成有效的安全管理机制，为信息安全建设提供制度保障。为确保数字化档案信息安全，高校档案馆(室)要建立健全各项安全管理制度和责任制度，在面临突发灾害时，紧急启动应急预案，形成联动机制，因地制宜，妥善处理影响档案安全的各类突发事件。对档案要强化监督和管理，认真进行档案密级鉴定，做好档案数字化的各项安全保密工作，对密级档案严格审核，做出是否变更或解除的决定，对控制知悉、使用范围的档案进行划控，密级档案以及控制知悉、使用范围的档案，须在安全保密的场所由其单位工作人员负责人加工处理;对特殊载体档案采取特殊保护，对珍贵、频繁利用的纸质档案优先保护、定期消毒。其次要制定数字化档案安全权利清单和责任清单，将数字化档案信息安全建设作为日常工作运行的重点，实行领导责任制，明确在信息安全建设中各个环节的责任程序和责任人，科学界定工作职责，完善安全隐患定期排查制度，规范细化档案数字化工作流程，强化对权利运行的制约和监督，严格按照任务清单要求，全面落实好安全主体责任，不断加大问责力度，建立健全安全问题通报制度，确保安全权利清单制度落地见效。不仅如此，高校档案馆(室)也应加强数字化加工场所和设备实施的安全监管。加工场所应设置在符合保密要求且相对独立的区域，安装视频监控系统、实施全程监控，严格核查出入人员身份，无关人员不得进入场所。工作人员不得在场所内吸烟、饮水、进食，严禁携带照相机、摄像机、手机等信息设备及其他与工作无关的物品入场，禁止以拍摄方式获取档案信息或携带实体档案及电子档案外出。用于档案数字化的设备系统必须与其他网络物理隔离，禁止安装使用无线网卡等具有无线互联功能的硬件和设备，对设备输入、输出接口进行封闭处理，并进行检查登记。此外，若采取数字化委托加工方式，应设有专人负责安全保密工作，无安全事故、泄密事件等违法记录。数字化加工单位应与受委托的专业公司签订保密协议，确保数字化加工场地的安全管理。以制度有效运行作保障，积极为档案信息安全铸造坚固的防护体系。组织层的安全管理。各高校要因地制宜，把数字化档案安全体系建设摆上议事日程，制定适合本学校的数字化档案信息安全建设规划和实施方案，将档案信息安全体系建设纳入单位(部门)年度考核、目标管理等工作的重要内容，加强日常的监督、检查和指导，定期听取档案安全工作汇报，研究部署年度工作计划，领导要亲自过问，在经费投入、技术保障、处室配合、人员使用等方面给予大力支持，各高校档案(馆)室要加快建立数字化档案信息安全领导小组，充分调动专职档案人员工作的主动性和积极性，并根据学校机构设置和人员变动情况，适时调整充实领导组成员，明确各部门分管档案信息安全工作的领导，逐步细化完善档案信息安全工作岗位职责，做到档案信息安全工作人员职责清晰、分工明确，确保档案安全工作顺利有序开展。

3．3加大人才培养力度，打造复合型数字化安全管理专业人才

高校档案馆(室)要加大数字化档案信息安全专业技术人才的培养力度，积极开展档案信息化知识技能培训和数字化安全岗前教育培训。制定科学合理的人才规划，数字化档案安全的核心在于人，人是保证数字化档案安全的关键，一切安全技术的实施都离不开专业技术人员，努力建设一支素质优良，结构合理，队伍稳定，既通晓档案网络技术知识又能熟练掌握安全管理技能的综合型人才，不断探索培养优秀档案信息化人才的新途径。

3．4加快法律法规体系建设进程，营造良好的依法治档环境和氛围

建立健全数字化档案安全法律法规，真正落实依法治档。档案管理人员要严格遵守档案安全法规和保密规定，采取综合防范策略，建立科学合理的操作规范，积极防御，不断提升防护水平，净化网络安全环境。加大安全执法力度，严加惩处盗取、篡改信息的机构和个人，并依法追究相关责任。重视安全法律法规宣传工作，利用校园网，宣传安全知识以及学校关于档案安全工作的规章制度。通过档案网站，及时国家颁布实施的档案安全法律法规，认真学习并贯彻落实上级档案主管部门关于档案安全管理的文件精神，让广大师生不断强化安全和保护意识，充分认识学校档案安全工作的重要性。

4结论

高校数字化档案信息的安全管理是一项漫长而艰巨的任务，涉及技术、法律、制度、意识、人员等方方面面，随着社会信息化的飞速发展和科技的日新月异，影响数字化档案信息安全的因素也日益繁多，高校档案安全工作将面临新的挑战，各高校档案馆(室)应高度重视，通力合作，使数字化档案信息的安全管理逐步迈上规范化、科学化的轨道，为档案的永久安全保管和历史文化的传承做出应有的贡献。

参考文献:

［1］种金成，何祖华．高校馆藏档案数字化实施方案及安全策略研究［J］．黑龙江档案，2014(1):44－45．

［2］赵鹏．从档案安全体系建设的角度看档案保护［J］．中国档案，2010(6):25－27．

［3］杨冬权．建立完善的档案安全体系确保档案安全［J］．兰台世界，2010(6):1－2．

数字化档案室建设方案篇10

1、实施档案目标管理,档案管理水平不断提升。

档案工作每年列入全区经济建设和社会建设工作目标,为全面推进档案工作奠定了坚实基础。区档案局结合自身实际,结合全区发展大局和省市业务要求,研究确定工作任务,在目标实施中强化管理、定期研究目标进度完成情况,分析目标实施中的困难原因,寻找解决问题的办法,制定措施,确保各级各类档案目标任务的完成。实施档案目标管理,不但突出了档案工作的方向和重点,还使档案工作成效明显提升,档案工作的作用与影响日益增强,档案工作执行力得到加强。

2、档案事业经费、基础设施建设与设备投入逐年增多。

档案事业连续多年列入区政府国民经济和社会发展奋斗目标,档案事业经费逐年递增。“十二五”期间区财政拨款300多万元投入档案事业建设,专项用于区档案局(馆)馆库安全、档案软件开发与应用、人员培训、信息化、爱国主义教育基地以及现行文件服务中心等方面的建设。

3、档案信息化建设取得新进展。

一是成功创建南京市区级首家“江苏省AAAAA级数字档案馆”,在全省率先取得突破。

二是在全区范围内积极开展江苏省4A级数字档案室创建工作,已成功创建紫东国际创意园、区检察院、尧化街道等多家省4A级数字档案室。

三是实现档案信息化服务手段重大突破,远程自助查档终端在____x区政府政务大厅正式开通启用,历史性地实现了无需到区档案馆,直接到区政府政务大厅档案远程查档终端服务窗口即可完成对开放档案和个人档案的查阅出证。

四是数字档案管理平台不断升级,目前已实现区政府智慧云平台向区数字档案综合管理系统的公文自动归档和单点登录,并可通过政务网实现馆室数据的实时交互、即时更新、定时备份、在线接收和资源共享。

五是区档案局积极融入“智慧____x”建设总规划,进一步在全区推广传统载体档案和数字档案双建设、双归档,实现各立档单位存量档案数字化,当年增量档案电子化,机关部门、街道室藏档案数字化率达50%以上,电子档案当年归档率达95%。建成了覆盖全区的面向局域网、政务网、互联网的数字档案馆系统,涵盖区档案馆、部门(街道)档案室,可向基层站所(社区、村)档案室延伸的三级档案信息联动机制与交流通道。

六是积极推进馆内档案信息化建设步伐,截至2014年底,区档案馆馆藏实物档案、照片档案、视频档案、音频档案的数字化率均达到100%,馆藏纸质档案已完成包括文书档案在内的涉及婚姻、独生子女、招工、建房等专题109个全宗的共407万页馆藏存量档案数字化,数字化率达95%。馆内涉及全区政治、经济、社会、文化等各类照片档案共5万张,视频档案13798条近6万分钟,各类目录数据共计140.7万条,各类电子档案容量突破6TB。

4、强化依法治档,档案法制建设不断推进

一是档案执法检查和档案年检验收已成惯例。区档案局坚持以《档案法》、《南京市档案条例》和《国家档案局9号令》等法律法规为准绳,积极开展档案执法检查和年检验收,依法推进档案事业发展,并专门就年度档案执法检查和年检情况进行《通报》。通过开展执法检查,进一步增强了全社会的档案意识,推进了档案工作规范化、制度化、科学化和档案信息化进程,为全区档案工作创造了良好的法治氛围和环境。

二是规范建档,创建省星级单位。区档案局不断加强建档单位的规范化建档工作,并把规范化建档作为服务经济发展,加强社会管理,构建和谐社会的基础性工作来抓,重视加强了财

政所、土地所、人社所和社区(村)的规范化建档。目前,全区省星级规范化建档单位达75个;区国土分局所属6个国土所档案规范化管理均达到省四星级标准;区财政局所属9个财政所档案规范化管理均达到省三星级及以上标准,其中____x街道财政所为全省首家五星级标准基层财政所;区人社局下辖9个人社所均达到省档案工作二星级以上标准,其中5个已达省三星级标准;全区9个街道及112个社区(村)100%设立档案室,其中有40个社区(村)达省星级标准,29个社区(村)达到省三星级标准。5、拓宽服务领域,夯实档案业务基础 。

一是加强对机关档案工作的监督和业务指导咨询服务工作。根据我区档案工作的实际情况,我们采取分类指导的方法,有针对性的根据各单位不同的基础条件开展工作。

二是加强经济建设领域的档案、重点建设项目的管理,如对____x建设股份公司、三宝科技等单位加强服务指导,抓好档案工作规范化管理。

三是民生领域的档案建设初见成效。率先在全市启动人社局人事档案、劳保所社保档案、低保档案规范化试点任务,以及开展家庭档案建档活动。

四是把合作社、宗教档案建设纳入到档案建设的重点工作中来。2014年区档案局选定了2个农业合作社进行农村土地确权档案规范化管理、24个宗教场所档案工作达星级标准。其中重点完成了____x古寺五星级档案室建设工作,并于12月成功创建为南京市首家宗教活动场所省五星级档案室。

6、档案资源建设进一步丰富优化。

区档案馆每年编制档案接收计划,并严格实施,使档案接收进馆工作成为一种常态。“十二五”期间接收文书档案96800多卷(件)、目录126591万条,公证档案5661卷、目录5661条,婚姻档案26693件、目录26693条,建筑许可证档案1256卷、目录6548条,独生子女档案11802件、目录11802条,残疾人档案5092件、目录5092条,拆迁档案1600卷、目录7206条,照片档案14652张。《王氏宗谱》21册、《曹氏家谱》16册,不仅丰富了馆藏内容,同时又有效地调整和改善了馆藏结构。目前,馆藏档案全宗118个,案卷目录和文件级目录146万条,现行文件386件,政府信息公开目录260条,照片档案26454张,光盘1202张,各类图书资料2864余册,现已完成全部进馆档案的整理、编目、录入工作。

7、档案利用成效明显。

“十二五”期间共接待利用者26630多人次,利用档案资料98700卷次,出具各类证明15760件,其中,民生档案利用达24500人次,利用档案资料65630卷次。在解决拆迁安置、低保救助、工龄认定、社会保险、变更婚姻关系、房产交易、民事纠纷、贷款、出国、公证等民生问题方面提供了依据,对维护公民的合法权益,保障社会稳定,起到了积极的作用。

8、档案保管条件逐步改善。

“十二五”期间,区档案馆的保管条件进一步改善,在现有查档室、现行文件中心、爱国主义教育基地等的基础上,设立数字化室、电子档案中心、电子档案备份中心、计算机房等。馆藏档案存放均采用统一规格密集架、防磁柜和底图柜,库房全部配备了空调和除湿机,并达到库房内温湿度自动控制与记录的要求,确保了馆藏档案安全与保管,档案馆的管理条件进一步完善,提升了档案馆服务功能,最大限度地实现了馆藏资源共享。

9、档案宣传工作不断创新

区档案局馆以创新的思路统领宣传工作,实行业务工作和宣传工作的“一岗双责”,坚持档案宣传工作全面融入、主动服务第一要务的原则,努力提高档案宣传工作水平。

一是以“6·9国际档案日”、国家公祭日等重大主题为契机,开展新颖多样的系列宣传教育活动,切实增强各级领导干部及全社会的档案意识和档案法制观念。

二是不断拓宽宣传渠道,升级改版____x档案门户网站,开通政务微博——“南京____x档案-方志”和公众微信,普及档案知识,宣传档案工作,传播档案文化,进一步增强全社会的档案意识,营造有利于档案事业科学发展的良好社会氛围。在2014年全市档案宣传工作会议上,区档案局馆获得了2013-2014年全市档案宣传工作先进集体的光荣称号,受到了市局的表彰。

10、档案人员素质明显提高,编研工作进一步拓展。

全区现有档案人员115人,文化程度均为大专以上,其中专业技术职称23名,95%的档案工作人员都通过了岗位培训,获得上岗证书。“十二五”期间编研资料5种,约240万字,其中《民国南京边城—龙潭》、《原罪—判研集》、《____x山景观大全》图文集分别获得江苏省档案文化精品二等奖、三等奖和优秀奖,得到社会各界关注与好评。

(一)指导思想

坚持以邓小平理论、“三个代表”、科学发展观为指导,全面贯彻落实中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发〔2014〕15号)、省委、省政府两办《关于加强和改进新形势下全省档案工作的意见》(苏办发〔2014〕35号)和市委、市政府两办《关于进一步加强和改进新形势下全市档案工作的实施意见》(宁委办发〔2015〕8号)精神,区委提出的“建设经济强、百姓富、环境美、社会文明程度高的新____x”的战略部署,以改革创新为动力,以构建“三个体系”为主线,以提升档案公共服务能力为立足点,不断夯实档案业务基础;不断提高档案馆的安全保障能力;不断增强档案服务的主动性、开放性和有效性,提升档案工作管理和服务水平,促进档案事业与经济、社会协调发展,为实现全区经济社会发展目标提供更加全面系统的档案信息资源和服务。

(二)总体目标

以建成“三个体系”为目标,丰富馆藏、提高档案安全保障能力和公共服务能力,不断加大对档案事业的投入力度,争取新建档案馆投入使用,且建筑规范、设施完备、功能完善、技术先进、馆藏丰富、服务周到;着力实现“两个转变”,加快推进向社会公共档案馆和数字档案馆转型的步伐,在服务全区科学发展上取得新进展,在提高档案行政管理水平上取得新突破,在加强档案资源建设上取得新成效,在推进档案信息化建设上取得新成绩,在提升全区档案干部素质上取得新进步,努力把档案馆建设成为档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心“五位一体”的公共档案馆,实现全区档案事业的跨越式发展,

三、“十三五”时期档案事业发展的主要任务和保障

措施(一)主要任务

1、档案开发利用工作

(1)进一步加强对各街道、机关、企事业单位档案工作的监督和指导,督促其按时完成年度归档任务,指导各单位编制本单位的归档范围及保管期限表,编写组织沿革、全宗介绍、大事记、档案利用事例汇编等材料,不断规范机关档案室建设。“十三五”末,机关档案室省星级标准达到70%。

(2)不断完善档案开放、利用制度,改善利用设施,创新服务形式,把档案利用服务向基层延伸、向群众倾斜,突出服务主题,从全区实际出发,积极主动、扎实稳妥地做好档案服务工作。

(3)进一步完善馆藏民生档案信息的开发利用工作。积极做好涉及民生的婚姻、公证、执照、招工、知青、会计、独生子女、收养、生育等专题数据库的建设。

(4)进一步创新编研形式,拓宽编研领域,提升编研质量,在“十三五”期间,要编辑出版《____x区档案馆指南》、《____x区“十三五” 档案利用效果汇编》等汇编材料,不断提升工作质量。

(5)加强农业农村档案工作,为社会主义新农村建设服好务。加强对街道、行政村(社区)档案工作的监督指导,重点规范村级财务档案、农经档案、农村土地确权档案的管理,努力建立与我区农村改革发展和新农村建设需要相适应的、覆盖新农村建设各个方面和全体农民的农村档案工作体系。“十三五”末,行政村(社区)档案室规范化标准达到100%。

(6)加强重点建设项目、民营企业、社会保险、合作医疗、社会救助等档案的管理、指导工作,推动档案服务水平进一步提高。

(7)加强现行文件利用中心的建设,认真做好文件的收集、整理、保管工作,把已公开现行文件中心利用工作做细、做深、做实,切实把区档案馆建设成为政府指定的公开信息利用的场所,充分发挥桥梁和窗口的作用。

(8)加强档案馆爱国主义教育基地建设,拓展档案馆服务功能, 配合形势和社会需要,举办各种形式的档案展览、陈列,突出时代精神、地方特色和文化品味。

2、档案资源建设

档案资源是档案工作的基础,进一步丰富档案资源,优化馆藏结构,建立覆盖人民群众的档案资源体系,坚决贯彻以人为本的科学发展观。

(1)档案的接收工作。一是依法征集到期档案,加大档案接收力度,加强对各类有参考和凭证价值档案、地方特色档案的收集,进一步丰富和优化馆藏,形成基本满足社会各方面利用需求的档案资源;二是以服务民生为重点,丰富馆藏档案门类。涉及人民群众权益的婚姻档案、土地确权、医疗保险档案等专门档案不低于30%。

(2)进一步加大馆藏满30年档案的鉴定工作,依法做到应开放的档案资料全部开放。“十三五”末,区档案馆应开放档案率达到50%以上,以多种形式推进档案资源的社会共享。

(3)档案的征集工作,要通过征集、主动记录等方式,继续加快对散存在民间的具有保存价值的重要档案资料的征集步伐,鼓励个人向国家综合档案馆捐赠或寄存档案;以“十三五”期间大事为线索,开展各种主题征集活动;主动拍摄、记录全区的重大活动、重要事件,城乡发展的重大变迁等资料。

3、档案安全建设

(1)把档案馆(室)列入重点安全保护范围,建立档案安全应急管理制度,制定应急预案,完善档案安全责任制,把档案安全责任落实到位,确保档案安全受到危害时得到优先抢救和妥善处置,把损失降到最低限度。

(2)把“安全第一”作为档案工作的生命线,建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全保障体系。严格按照有关规范和标准建设、改造档案库房,进一步提高档案库房的安全防灾标准,改善档案保管保密条件。按照国家规定建立档案信息管理系统及安全保密防护体系,推进档案信息系统安全等级保护和分级保护工作。加强对信息系统、计算机和载体的安全保密管理,严防文件、档案在传输过程中失密泄密。对重要档案实行异地异质备份管理,确保重要档案绝对安全。积极开展档案修复抢救及技术保护工作,确保档案实体安全。强化对档案开放利用和档案数字化加工过程中的安全保密管控,确保档案信息安全。

4、档案法制建设

(1)坚持依法开展档案工作,依法做好档案服务,依法管理档案事业;进一步完善档案法律法规和各项规章制度,构建法制统一、依法行政、有效监督、高效服务的档案法制工作体系;进一步加大档案行政执法的力度,加强档案行政执法干部队伍建设,做到有法必依、执法必严、违法必究。

(2)档案法制宣传工作要以“六五”普法为基础,根据工作实际,每年至少组织一次档案法制宣传活动,利用电视、报刊、网络等媒体手段开展档案法律法规和专业知识宣传,增强社会档案法制意识。

(3)每年开展一次档案行政执法检查,结合全区重点工作,适时开展专项档案行政执法检查,加大监督整改力度,依法查处各种违法案件,推动档案行政执法检查的可持续性发展。

5、档案信息化建设

(1)积极争取把档案信息化建设纳入区政府电子政务建设工程,加强多形式、多层次共享平台建设,加快档案信息资源的公开、共享和再利用,促进档案资源信息开发利用水平和能力的全面提升。

(2)全面推进档案信息化建设,将全区各街道、机关部门、园区平台的电子文件归档管理纳入档案信息化建设的总体规划,整体设计、同步实施。进一步推进远程查档终端的部署,力争在“十三五”末,实现终端延伸至全区各个社区,居民不出社区,就能实现档案查询。

(3)着力加强数字档案馆(室)建设。按照“自愿、引导”的原则,加强全区数字档案馆(室)建设力度,加快馆(室)藏档案数字化工作,推进数字档案馆、室评估,力争数字档案室建设形成规模。同时区档案馆在江苏省5A级数字档案馆的基础上,继续改进,积极争取纳入国家数字档案馆测评体系。

6、档案宣传建设

(1)增强档案馆的社会宣传教育功能,充分利用档案资源,举办反

映在党的领导下取得的辉煌成就和地方历史文化等方面的陈列展览,紧扣社会热点问题、重大活动及历史纪念日等,开展相关宣传教育活动,使区档案馆成为党员干部、青少年教育基地和____x历史文化展示场所。积极送档案信息进农村、进企业、进社区等,努力增强档案信息的社会宣传教育和利民惠民功能。(2)加大档案工作宣传力度,充分运用各类媒体特别是新媒体,普及档案知识,宣传档案法规,传播档案文化,进一步增强全社会的档案意识,营造有利于档案事业科学发展的良好社会氛围。积极扩大和同行业的合作交流,努力拓宽档案工作视野,提升档案工作的社会影响力,促进我区档案工作更好地服务经济社会发展大局。

7、档案队伍建设

进一步加强档案干部队伍建设,强化档案教育培训,建立一支学习型、实干型、创新型的档案专业队伍。

(1)广泛开展学习交流活动。采取请进来,派出去等形式来提高档案人员理论研究和创新能力等业务素质,紧密结合档案工作的实践开展档案工作发展趋势和难点问题的学习交流,使档案工作能更好地体现时代性、把握规律性、富于创造性。

(2)抓好档案人员的继续教育和技能培训。“十三五”期间,全区档案业务人员继续接受技能培训,以提高档案专业实际操作技能,计算机应用技能和现代化科学知识掌握为重点,对不同岗位,不同年龄的档案人员进行培训、考核,提高现有档案队伍人员的专业知识水平。

(3)加强政治思想建设。从政治、思想、业务、作风、品德等各个方面切实加强干部队伍教育,让广大档案工作者把政治意识、大局意识、责任意识、奉献意识、廉洁意识融入自身修养的全过程,贯穿于档案工作的各方面,做到内化于心、外化于行,全面提高档案干部素质。

(二)保障措施

1、服务大局,突出重点。结合我区档案工作实际,将档案工作与区委、区政府工作相联系,围绕我区经济发展大局,努力抓住档案工作发展机遇,突出重点,强化落实,促进经济建设、社会和人的全面发展,提高档案服务的针对性和时效性。牢固树立服务是根本的观念,优化服务、全面服务,以服务促发展,在服务中实现工作突破和提高,建设档案事业,做好档案事业,充分发挥档案信息资源的作用。

2、突出主题,改革创新。加速档案事业建设进程,加快档案信息化、现代化步伐,加大工作创新力度,适应新形势,选准切入点,在工作上创新,在创新中发展。

3、加强领导,积极组织。积极争取区委、区政府对档案工作的关心与支持,为推进档案事业跨越式发展提供保障。继续将档案事业列入区政府国民经济和社会发展奋斗目标,做到统筹安排,逐年增加档案事业经费。