事业单位档案规范化管理十篇

事业单位档案规范化管理篇1

一、目前我国事业单位人事档案管理中存在的问题

（一）事业单位忽视了人事档案管理的重要性

目前，人事档案管理工作被轻视的现象在众多的事业单位中普遍的存在，很大一部分的单位领导认为人事档案管理工作只是附属性质的工作，而不是单位主要工作任务，只要保证人事档案安全的储存于档案中心，不会被窃取和盗用，必要时可以查阅到所需信息就可以。同时，进行人事档案管理的工作人员对档案管理工作也没有给予高度的重视，他们只是做一些收集、整理、装订、保管等最为基础的工作，没有真正认识到档案管理的意义所在，从而导致目前事业单位的人事档案质量严重不达标。

（二）人事档案管理的管理思想、管理手段落后

随着现代化的发展，人事档案管理的理念和手段都有了较大的改进，但是，在我国事业单位的实际人事档案管理工作中所采用的管理思想和管理模式却仍然较为传统，不符合现代化的要求。首先，从管理方法上看，许多事业单位还在运用手工操作的模式，使得工作量较大的同时，出错率也较高，尽管有一部分的单位使用了计算机管理，其进行的也只是简单的目录管理，对实际的效率提升并无大用。其次，从档案内容上看，所收集的信息依旧是传统陈旧的那一些，例如个人简介、家庭情况、社会关系等，而现代社会所重视的信用状况、道德水平、所学技能等内容却毫无涉及，从而根本无法全面判断一个人的综合素质。

（三）人事档案部门的人员专业素质较低

由于现代社会的不断进步，相应的，对人事档案管理工作人员的专业素质水平也应该提出更高的要求，以满足社会发展的需求。但是，事业单位的人事档案部门中，兼职人员占据很大比例，甚至还有一些是退休人员，他们不熟悉进行人事档案管理的科学手段，对档案管理也没有全面、专业的认知，因此，很难做好人事档案的管理工作，不能保证档案的质量，同时也阻碍了人事档案规范化管理的进程。

（四）人事档案管理的管理体制不完善

人事档案管理不仅仅是一项简单的归纳整理工作，而是具有很多流程的系统性工作，因而需要有完善的人事档案管理制度做支撑。然而，在我国大多的事业单位中，并没有建立健全的人事档案管理体制，即使一些建立的制度中也存在了较多的漏洞。正是由于制度的缺失，使得人事档案管理工作较为混乱，工作人员也相对比较散漫，不注重档案信息的有效性和完整性，类似于收集不及时、记录不准确、保管不科学等不利于档案管理的行为十分普遍。

二、关于加强我国事业单位人事档案规范化管理的建议

（一）更新人事档案管理的理念，引入先进的管理手段

为促进事业单位人事档案的规范化管理，我们应该积极的去学习先进的档案管理理念，对其有一个全面的认知，给予高度的重视，并将一些现代化的管理手段应用到实际工作中，丰富和规范档案内容，根据现代社会的需求去收集人事信息，按照相关规定的要求进行分类整理，保证档案的真实性、准确性。

（二）建立健全的人事档案管理体制

由于档案管理包含了较多的工作流程，他们大多会分由不同的人员进行，因而通过完善的管理体制对人员行为、工作内容进行规范十分重要。在管理体制中，应该包括以下几项基本内容：人事档案管理流程的详细规定，人员行为规范，明确的奖惩机制，工作考核制度以及工作人员选聘机制等。

（三）加强对人事档案管理工作人员的素质培养

工作人员的专业素质直接决定了人事档案管理的工作质量，要进行人事档案规范化管理，必须提升档案管理人员的素质水平，具体可以通过严格的招聘机制来选拔合格的工作人员，并举行定期的人员培训，使其了解最先进的档案管理手段，熟悉档案管理技能，掌握科学的档案管理知识。（四）注重人事档案的实际利用功能档案的建立就是为了查询利用，如果仅仅是保存，档案就失去了存在的意义。如果能够真正重视对人事档案的使用，提高档案使用率，那么就能够很自然的进一步重视对档案的规范化管理，加大对档案管理工作的实施力度。

三、结语

事业单位档案规范化管理篇2

一、强化文书档案管理的宣传力度

事业单位的文书档案管理过程中，要实现规范化的管理效果，就需要提高对文书档案管理的认识，强化文书档案管理的宣传力度，积极推广规范化管理理念，使得事业单位的内部管理以及工作人员能够对档案管理工作有更加客观、准确的认识。事业单位的管理者要提高对档案管理的重视程度，将其纳入到事业单位的日常管理工作中，及时发现文书档案管理工作中的不足，完善档案管理的软环境以及硬环境，使得文书档案管理更加规范、科学。事业单位的管理者要做好部门间的协调组织工作，各部门要共同努力，解决文书档案规范化管理中的不足。

二、完善文书档案管理的制度建设

要使得事业单位文书档案管理取得好的效果，就需要有完善的管理制度作保障。要提高对事业单位管理者对文书档案规范化管理的认识，明确事业单位工作人员的职责，保证每一个人的责任都能够落到实处，充分发挥人的价值，使文书档案管理能够为事业单位的发展提供支持。完善文书档案管理制度，提高工作人员的工作积极性，给予优秀员工一定的激励，将物质与精神激励将结合，使员工更加主动的参与到工作中。对于工作不积极、不认真的员工，要进行批评教育，使员工能够端正工作态度，更好的投入到工作中。

三、利用信息化手段实现文书档案的规范化管理

要使文书档案实现规范化管理，还需要依靠信息化的手段，事业单位的档案管理人员要使用计算机、扫描仪等信息化手段对文书档案进行管理，提高工作效率，保证文书档案管理更加有效、直观，能够在一定程度上减轻档案管理人员的工作任务和压力，提高文书档案管理的水平和质量，更好地为事业单位发展服务。

四、强化文书档案管理人员的培训

为了提高事业单位文书档案规范化管理的效果，要对档案管理人员进行教育培训，提高其专业素质和素养，保证事业单位文书档案管理更加顺利、有效。选择事业单位文书档案管理人才时，需要考虑管理人才的专业性，具有较强的专业知识能力，并且有责任意识，能够积极主动地投入到文书档案管理工作中。事业单位要对文书档案管理人员进行教育培训，使其掌握文书档案管理的专业知识，强化其专业技能，全面提高档案管理人员的素质能力，使档案管理人员的作用得到充分的发挥。此外还需要提高档案管理人员的职业道德水平，在工作中能够认真负责，及时发现文书档案管理中的问题，采取有效措施进行处理和解决，更好地对事业单位文书档案进行规范化管理，为事业单位的发展与进步奠定坚实的基础。

五、结束语

在事业单位的档案管理过程中，文书档案管理是极为重要的内容，文书档案管理是综合性比较强的工作，要做好文书档案管理工作需要长期进行。当前社会不断发展，时代进步，档案管理工作也需要与时展相适应，明确文书档案管理的标准，完善文书档案管理的制度，使得事业单位文书档案的管理更加规范。对文书档案进行规范化的保管、借阅以及统计，由专门的人才对文书档案进行管理，进而满足事业单位各项工作的发展与进步。

作者:于月 单位:山东省滨州市保密技术检查中心

参考文献:

[1]陈美珍.基于新形势下事业单位文书档案管理工作研究[J].城建档案,2015(04):66-68.

[2]周丽丽.如何做好新形势下事业单位文书档案管理工作[J].经营管理者,2015(36):333.

[3]王明,席彪,胡炜,吕秀英,王聪慧.新时期政府机关档案管理工作实践思考[J].兰台世界,2015(03):25-26.

事业单位档案规范化管理篇3

一、我国当前事业单位文书档案管理工作的开展现状

（一）文书档案未实现集中管理。当前事业单位文书档案管理中存在的首要问题就是没有实现档案的集中管理，相应的档案由对口部门集中处理，各部门之间的联系不畅，档案管理效率底下。以某地事业单位的档案管理工作为例，该事业单位共有13个下属事业单位，每个事业单位都有一个档案室，分管医疗档案、养老保险档案、大学生档案、劳动监督档案等，由于我国人口基数非常庞大，所涉及到的工作量和工作范围都极为庞杂，如就业档案管理处掌管着全市7万份事业档案，其他的就业档案更是数不胜数，因此工作量非常庞大，需要更多更加专业的人才从事该工作。另外，各部门之间没有建立统一的共享机制，且各部门之间由于职能、对象等不同，相互之间的交流互动不强，工作效率也无法令人满意。

（二）库房分散、档案存储成本过高。上面已经提到，我国人口基数较大，相应的各类文书档案数量也十分庞大，这就需要更多的库房档案进行存放。纵观我国各地事业单位档案存储现状，所有的档案被分散存储在几个不同的仓库中，且由于档案的材质对存储环境有较为严苛的要求，各个存储仓库都安装有空调、电脑、空气干燥机以及其他必备的办公用品，造成了资源浪费，也使得存储成本持续居高不下。另外，由于一些事业单位的建筑面积有限，没有充足的库房用于存储档案，只能向外界租赁，无疑又增加了存储成本。还有，一些档案管理人员工作中存在粗心大意的毛病，没有严格按照管理制度进行档案的分类管理工作，往往会造成一些关键档案的损坏、遗失等，且档案的安全状况比较堪忧。

（三）文书档案管理人员不足、人才素质不强。事业单位文书档案管理工作的复杂性和专业性决定了从事档案管理人员必须具备较好的专业素质和档案管理技术，也对其组织能力、协调能力和综合实践能力提出了更高的要求。反观我国各地区的事业单位档案管理工作，由于主要工作人员有限且他们还要应对其他各种日常琐碎事务，没有充足的精力投入档案管理工作，很多需要在一定时间内完成的工作中都需要突击完成，难免会忙中出错，甚至会给民众带来切身的利益伤害。一些工作人员的专业素质不强，很多需要分类归档、存储并建立统一的档案目录的档案没有落到实处，工作中效率无法令民众满意。

（四）文案档案管理模式落后。目前很多事业单位的文案管理模式中存在一定的问题，这就在根本上限制了文案管理工作的进一步发展。当前计算机技术与数字档案管理技术已经应用到了社会的各个领域，但是事业单位文书档案管理工作还没有真正实现数字化和自动化，档案管理质量不能满足社会经济技术的发展要求，也进一步影响了服务质量。即使实现了文书档案管理中引进数字技术和计算机技术的事业单位，其在实际管理中也存在诸多不合理之处，没有根据本部门的工作性质和文书档案管理的特点开发个性化的软件挂管理系统，仍然沿用已经淘汰的技术和设备，甚至一些事业单位购置的计算机档案管理系统被闲置，仍然沿用传统的人工管理模式，使得文书档案管理具有一定的封闭性，长此以往必然不利于档案管理工作的长久发展。

二、提升事业单位文书档案管理水平的有效建议

（一）提起对文书档案管理工作的高度重视。大量的分析取证表明，造成事业单位文书档案管理工作效率和质量低下的一个根本原因就是相关领导者缺乏对该工作的高度重视。凡是成绩突出、进展顺利的工作无不与领导的重视与关心息息相关，文书档案管理工作也不例外。因此事业单位档案管理部门领导应该首先从自身角度出发，端正工作态度，摆正工作方法，充分认识到档案管理工作的重要性，摒弃传统的工作理念与工作态度，将完成档案管理工作与服务大众紧密联系起来，并要求下级工作人员努力完成本职工作，做到身先士卒。另外，还应该加强对档案管理工作的宣传力度，让全社会都认识到档案管理工作的重要性，同时积极向上级领导部门和财政部门申请，争取更多的政策和财务支持，切实解决好档案管理工作中人员匮乏、资金短缺、档案管理混乱、人员责任心不强的问题，争取早日建立一个综合性的、性能更加完备的、工作效率更高的大型综合档案室。

（二）落实基本政策。如果说领导重视是前提，那么落实基本政策就是核心与保障。首先，事业单位要从完善人员配置入手，编制部门要根据不同部门的工作性质与工作强度合理分配不同工作能力和数量的人员参与档案管理工作，明确分工，落实责任终身制度。其次，要努力实现公共资源的共享。事业?挝坏蛋缚葡率舻墓ぷ鞯ノ恢诙啵?若每个单位都配置同样的一套办公设备、档案用具及档案信息系统，必将造成档案管理资源的极大浪费。因此必须将这些资源进行统筹规划，建立完善的办公用品共享系统，合理配置办公设备、避免出现资源浪费的问题。最后，应该逐步实现档案管理系统的更新换代，增强档案管理的效率性、安全性以及系统性。事业单位要设置专项资金用于引进国内外先进的数字化管理系统，逐步淘汰旧有的以纸质档案为主的档案系统，建立更加完备的社会保障档案管理体系。

（三）逐步完善档案管理制度。一套科学、合理的文书档案管理制度是保障档案管理工作高效开展的关键。一方面，事业单位要针对当前文书档案管理工作中存在的主要问题进行系统的探究，针对其中不合理之处出台合理的整改措施，逐步弥补文书档案管理制度中的漏洞，从而在制度上规范文书档案管理工作的高效运行。另一方面，要大力加强工作人员的工作能力和综合素质，提升其专业能力，并定期对档案管理人员进行技能培训，提升其对于数字档案管理工作的认识和实际操作能力，并加强工作人员的保密意识，定期对档案管理人员的工作能力和业务表现进行评测，并逐步完善奖罚机制，促使文书档案管理走向规范化和正规化。

事业单位档案规范化管理篇4

关键词：机关事业单位；档案管理；规范化标准化

新时期机关事业单位内部工作体制与现行管理模式基于社会经济发展的影响，而不断的改进完善。档案管理问题已经成为了当前机关事业单位管理工作中亟待解决的问题。档案管理制度欠缺、管理队伍素质偏低、过多积压陈旧的历史档案以及档案管理技术落后、档案室环境较差等都是影响档案管理质量的主要存在因素。为此在实际管理中采取积极有效的手段，将档案管理专业水平及工作效率进行不断提升，促使机关事业单位档案管理工作得以安全、稳定的运行。

1 当前机关事业单位档案管理工作现状

1.1 科学规范的档案管理及利用制度较为缺失

新时期机关事业单位若想高效的开展档案管理工作，需要充分借助科学化的规章制度以及完善的工作管理流程来进行。目前，各个部门自行处理内部事宜是大部分机关事业单位档案管理工作主要现状，各个部门依照实际所需资料自行进行查阅与相应管理，致使档案管理非但没有被充分的集中起来，还在各个科室中分散开来，实际管理中缺乏可以直接利用的高效制度作为主要实施依据。另外，信袋式管理模式依据在存在于部分机关事业单位档案管理阶段中，实际采集、提取及有效利用信息的效率并不高，这也严重阻碍了档案管理工作不能科学、规范的开展。

1.2 硬件设施在实际档案管理中还不齐全

当前影响机关事业单位档案管理工作流程顺利开展的主要因素之一便是管理经费投入力度不够导致的。部门事业单位没有及时的更新与经费投入对于之前构建的档案管理库房与管理系统，长期下去严重导致新时期档案更新与各项管理工作远远超过现有档案硬件设施运行水平。部分机关事业单位所建立的档案室内部环境较差，且基础设施相对不完善，如铁质结构的档案柜在长期使用用出现老化、生锈现象，没有较好的通风性，档案室管理中因缺少健全的防霉、防虫等安全管理措施，使得档案管理工作质量一直无法提升上去。

2 新时期机关事业单位档案管理工作规范化、标准化的实施策略

2.1 构建完善的档案管理体系，将档案管理职责进行明确

一套健全的档案管理体系需立足于本单位档案管理发展现状上来进行积极构建，将各个管理岗位人员自身的职责M行明确划分，所开展的各项档案管理工作必须严格的依照建立的制度体系进行，这样可以确保在实际的档案管理中，违法乱纪行为有效降低；严格遵循统一管理、管理分级化的原则来做好实际的机关事业单位档案管理工作，分级管理档案管理内部现存的各类信息，在具体实施分级管理中要依照规章制度进行，这样有助于档案管理的规范化与标准化。在机关事业单位日常管理工作中，需将档案管理划定为一项重要的管理工作内容，依据实际情况将档案管理日常工作计划详细的制定出来，并将规范管理小组在档案管理内部积极成立起来，这样在专业化的小组团队中依照所制定出的管理计划来按部就班的针对档案管理的各项事宜进行详细管理，促使档案管理工作更加的规范标准。

2.2 加强档案管理方式的改革升级

新形势下我国各地机关事业单位在档案管理当中，都会因检查各项数据信息以及不定期开展的治理、检查程序导致工作量增加，工作压力急剧上升，这样所采用的陈旧管理方式不能从根本上提升管理效率，还会致使管理人员的工作热情丧失。例如：针对机关事业单位就要其生产方式及各项管理工作内容的整改大检查中，会调取档案资料，为了提升工作效率，可以运用现代化的档案管理方式，将重要的档案信息内容都录入到电脑中，构建完善的档案共享平台，在档案管理信息系统中，实现对档案分门别类的加以管理，当需要时可以及时的对以往数据信息进行查找及调取，并且可以促使监管质量所有提升。与此同时，为了增强档案信息的搜索效率，将档案信息记录的更加全面且完善，需积极借助计算机、互联网等新型设备软件工具，将档案信息赋予图像、文字及影音等效果，便于档案管理人员进行及时查找，促使档案信息内容更加的丰富、生动，由此可以改进以往管理形式及方式，使单一的管理模式变得更具多样化，提升了管理质量。另外要定期的对各式各样的档案材料展开维护工作。基于目前各机关事业单位都开展信息化档案管理，构建了档案管理信息系统，为此需采取数字化扫描、病毒查杀及在线病毒检测的方式进行统一维护管理，做好重要档案文件的备份工作，并予以妥善保存，这样既确保档案信息管理的安全性，由此节省了大量维护管理时间，促使档案管理工作更为标准化、效率性。

2.3 档案案卷全面的实施精细化普查

当前的档案管理工作中，经常会涉及到一些陈旧、没有使用价值的档案，一些早先纸质的档案制作较为粗糙，这样在实际管理中既占用了管理人员大量的处理时间，同时也占据了一定的档案管理资源。基于此，新时期档案管理工作中，可将有价值的档案内容进行保存，清理出一些无用的档案，若是机关事业单位已经构建了信息化管理平台，可直接在网上查出存放年限较长，且没有使用价值的档案直接删除，若没有及时备案，还存有纸质档案，则需分门别类的对档案进行清查，将没有任何存储价值的档案资料予以销毁，随后再对档案管理信息系统进行完善补充。

2.4 档案管理队伍构建

大部分机关事业单位档案管理人员更多都是从其他岗位下来直接上岗的，因此其自身对于档案管理专业知识还十分欠缺，影响到档案管理工作质量。为此新时期档案管理人才队伍构建中，不光要求在岗人员档案管理专业知识掌握牢固，自身的服务精神及档案管理能力也要有所提升。所外聘的档案管理人员要善于迎接新问题、新挑战，勇于摒弃传统管理思想，在实际管理中要同社会发展形式相看齐，管理理念要与时俱进，针对档案业务管理需不断的创新完善，要有质的突破；机关事业单位要定期对在职的档案管理人员进行业务及专业知识的培训，结合单位经济实力及档案管理现状，聘请社会上一些档案管理专家就目前存在的档案管理现状进行有效讲解。根据市场化档案管理模式，将引进来、走出去的新型管理方式积极应用到现行档案管理模式中，促使档案管理人员可以对工作流程尽快的掌握，熟练的操作各项档案业务管理；在档案收集和管理工作中，要切实的遵循完整、统一、效率原则，对于各项归档档案内容加紧完善；档案管理人员知识再教育培训模式要所有增强，在培训过程中促使其自身的档案专业知识及应用技术水平得以不断提升，全面了解档案管理工作中的内容、数量、资料价值以及各种类别等专业知识，促使机关事业单位日后的档案管理工作效率得以全面提升。

3 结束语

总之，当前机关事业单位内部管理中，档案管理作为重要的组成部分，其实际管理质量及效率直接影响到机关事业单位管理内部管理运行的实质效果。这就需要单位相关领导者依据档案管理现状，将健全的档案管理模式予以积极构建，针对现行档案管理过程中存在的问题，采取及时有效的解决策略，将档案管理队伍进行有效整改，由此来不断地推动机关事业单位档案管理工作得以按照规范化、标准化的方向发展。

参考文献

[1]魏淑芹.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].建筑工程技术与设计，2016（22）.

事业单位档案规范化管理篇5

【关键词】规范化；专业化；真实、准确、完整；经济资源集体采集利用

《会计法》明确规定：“国家机关、社会团体、公司、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位），须依照本法办理会计事务。”各单位必须依法设置会计账簿，并保证其真实、完整。会计机构、会计人员依照本法规定进行会计核算、实行会计监督。会计机构、会计人员依法真实、完整地办理了会计事务，也就是说，会计人员生产出合格“产品”了。那么，如何把这一合格“产品”—即会计档案保管好、使用好，是各单位普遍存在的问题。本文就拟把会计档案管理规范化和管理专业化结合统一方面进行探讨。

财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知，自1999年1月1日起执行，对会计档案管理有了明确规定。但是目前的状况是：有的单位会计档案管理比较规范，有的单位会计档案管理的随意性比较大，有的单位在会计核算年度终了，把会计档案往库里一堆了事。没有专职档案人员进行管理，也没有配备兼职人员进行管理，谁需要资料谁都可以查找，严重违反了会计档案管理办法。

随着我国社会主义市场经济的发展，会计工作越来越重要。会计记录的经济活动信息都归集在会计档案中。会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是各级政府经济信息统计基础性资料，是微观和宏观经济规划的重要依据，也是单位负责人是否廉洁施政的重要证据，会计档案是经济活动综合的反映。

1.会计档案管理的专业化

会计档案管理的专业化，包括两个层面的含义：既包括了会计档案管理需要有专业化的队伍承担管理工作，有包括了管理会计档案的工作人员的专业化工作水平。

县团级以上企事业单位，会计业务量大的，应配备专职会计档案管理人员。事业单位会计档案管理人员应给出编制。国有大型企业配备专职会计档案管理人员，应从会计人员选拔产生。县团级以上企事业单位，会计业务量比较小的，应当在会计机构内部指定专人保管。只有专业化，才能规范化。专业化是会计档案管理规范化的前提和基础。只有专业化和规范化有机结合，才能达到会计档案管理规范的有序统一。

一个单位内部，有不同的会计主体：即一级法人单位，还有二级会计核算单位（即非法人分支机构或二级报账制单位）。不论什么样的会计主体，都有大量的会计档案需归档。单位内部还有不同的行业，会计核算、会计监督对象也不同，客观上也要求会计档案管理的规范化和专业化。不能简单地把会计档案一归档就了事。造成经济信息资源永久沉淀，得不到及时开发和利用。

无论是上述何种会计档案的管理方式，都需要对从业人员进行专业化知识的培训，提高管理人员的档案管理水平。需要做到以下几个方面：首先，从领导层面上要增强对会计档案管理工作的重要性认识，意识会计档案对于本单位开展工作的重要意义和潜在的经济利益；第二，给予一定的物质、经济支持，会计档案的收藏与保管需要一定的物理场地，保证会计档案的安全完整也是提高会计档案馆里专业化水平的重要指标之一；第三，对档案管理人员提供培训的支持，目前很多从事会计档案管理的人员对档案管理知识较为缺乏，或者是对专业性质较强的会计档案的管理缺乏一定的认识，所以对管理人员进行专业化的培训，既有利于提高会计档案的信息质量和保存价值，又有利于提高对会计档案中蕴藏的信息的开发与使用。

2.会计档案管理的规范化

《会计档案管理办法》明确规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管，有序存放，方便查阅，严禁毁损，散失和泄密。”明确了会计档案保管期限和目的，就是要及时对会计档案信息资源有效开发利用。一定时期经济信息资源及时采集利用，可能会对经济社会有极大地推动作用和促进作用；过了保管期限，随着经济的发展，经济和社会工作中的新情况、新问题不断出现，原经济信息资源开发利用价值也就随之终结。及时开发利用会计档案信息资源是关键，把握时代脉搏，需要不断学习型人才，才能有效开发利用会计档案经济信息资源。从开发利用角度看，也需要会计档案管理规范化和专业化。

会计档案管理的规范化需要从制度上进行建设。《会计档案管理办法》是各个单位对会计档案管理制度建设的基本原则，在此基础上对会计档案的立案归档、管理利用、编纂开发和鉴定销毁形成规章制度。实施的细则需要包括以下的几个方面：第一，要建立制度保证会计档案的安全完整，这是会计档案发挥作用的基本前提；第二，要建立档案制度的保管制度，会计档案的主要作用就是为了日后的对于账目的清查鉴定的作用，因此需要建立制度对会计档案的归档期限、范围、种类和使用人员的范围有明确的制度规定；第三，要建立会计档案的鉴定与销毁制度，虽然建立会计档案是为了防止财会人员，但是会计档案还是存在着一定保管规律，要对会计档案的要建立完整的鉴定制度，及时对超过保管期限的档案进行销毁，同时也要对销毁档案的流程和方法进行制度建设，即建立起销毁制度。

会计档案管理规范化和专业化的统一，着重加大对会计档案管理规范化检查的力度。对各单位会计档案是否建档和归档，依据《会计档案管理办法》进行一次大检查，对没有按《会计档案管理办法》管理会计档案的单位进行整顿，限期改正；经过整顿，仍没有按管理制度执行的，给予处罚。同时应把会计档案管理规范化，纳入单位年终考核体系，使之制度化、规范化、专业化、经常化。使用多种手段和措施，促进各单位会计档案管理升级，：开展会计档案管理创先争优活动；会计档案管理知识有奖抢答赛活动；开展会计档案管理学术活动等等。依法促使本单位负责人对本单位的会计工作和会计资料的真实性、完整性、合法性负责。

事业单位档案规范化管理篇6

一、提升公文处理现代化手段，提高档案管理水平

国家档案局于2017年颁布了DA/T31—2017《纸质档案数字化规范》，对纸质档案的有效保护和利用做出了详细规范，使档案工作正式步入系统的信息化管理。使用新型档案管理技术，通过建设信息化档案平台，梳理档案管理流程，规范档案管理系统的完整性和统一性、合理划分档案的门类，确保目录著录的准确性，将使档案管理工作更加优化。例如机关事业单位中“OA”“钉钉”等无纸化办公系统的使用越来越普遍，通过权限的分配、分级与控制，就可以优化办公流程和公文处理效率，明确各方职责。有利于各方对工作的监督与审核，加快了公文流转和规范归档的速度。档案工作作为对事业单位决策、发展历史的最完整记录，涵盖了党建、事业发展、民主决策、制度建设、职能履行、保障服务等领域有重要价值的信息的存储和利用，是事业单位管理的重要基础性工作。随着“互联网+”时代来临，档案资源的充分利用变得越来越重要、越来越频繁，信息化的档案在档案总量中所占的比重也越来越高。档案信息化水平的提升，有利于进一步提高档案工作制度化、规范化、科学化水平，使档案的整理、著录标引、数据的输入和分类、保存和利用、备份和销毁进入现代化模式，系统地提升事业单位档案整体管理水平。

二、加大投入强化基础，改善信息处理能力

随着信息技术的发展，档案信息化建设有待进一步细化和完善。尤其需要与事业单位应用的办公系统新技术、新应用对接，充分挖掘出档案信息资源的潜力，实现文件、档案一体化管理模式。因此事业单位管理层必须加大对档案管理信息平台的重视程度，要时刻关注档案管理的发展趋势与新型档案管理技术，并为电子档案管理发展提供有利条件，制定专业的长远规划，尽量避免短期行为，拿出专项资金和资源，加大对质量过硬的信息化设备，例如扫描仪、电脑、档案管理系统、大容量加密储存设备等适合于档案开发和利用的硬件和信息安全的资金投入，另外还需要拓展配套的存储、检索、展示的场所，来建设高效、合理、科学的档案信息化平台。以符合定位的数据库作为基础，发挥高效整合作用，结合单位实际，建立和执行严格、规范的质量管理体系，为提高档案使用效益提供保障。把档案人员从繁杂的档案处理工作解放出来，有充分的精力和时间，变被动为主动，深入发掘各部门产生的有价值的档案资源，随时归档存储，便于相关工作的快速查询与获取，提高档案利用水平。

三、确立严格的标准规范，保障各项工作的运转执行

（一）建设合理流畅，安全便捷的一体化系统平台

是档案信息化的“软要求”依托长远规划，探索实体、非实体档案归档和管理的一体化可行模式，完善档案系统信息化水平。档案管理的信息化是以数字档案室为核心的系统工程，它包括档案的整理、著录标引、数据输入和分类等基础工作，2016年国家档案局颁布《电子文件归档与电子档案管理规范》对电子文件归档范围、收集与整理、归档方式和格式等方面进行了规定，解决了电子文件管理和纸质档案数字化标准等基本问题，为事业单位档案的办理、归档、保管、利用等一系列流程完成档案数据化的规范管理，提供了政策保障。通过质量控制对档案逐卷、逐件检查勘误，保证信息准确、规范、格式统一，内容完整，保证档案存储与检索的正确率。充分调查研究，合理规划，建立以符合事业单位工作性质为原则的数据库和高度兼容、高度整合的操作管理系统，达到自动化归类储存能力，促进档案管理自动化的实现。

（二）事业单位档案信息化管理的规范和制度是档案管理工作的“硬指标”

根据《档案法》等法律法规和有关档案管理规定，从档案的收集归档、保管利用、鉴定收录等方面入手，进一步制定与完善档案管理制度，为事业单位开展档案信息化建设提供制度保障。落实各级工作人员的职责，规范优化工作程序，订立本单位文件材料归档范围和档案保管期限制度，以及其他的开发、销毁、移交的程序流程和检索、查阅、保存的权限规范等，提高每一个工作环节的严谨性，有效提升档案信息化管理工作成效。档案管理人员从职权范围出发，对档案进行务实管理，并承担自己的职业行为责任；在日常管理操作中严格把握档案的保密与利用之间的关系，不讲人际情面、遵循规章办事、做好数据加密，细致确定档案的开放范围和时限，做好身份权限分级认证的权限管理。

四、在档案信息化建设中增强安全意识

事业单位档案规范化管理篇7

关键词：事业单位 人事档案 信息化

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2013）08-0082-01

人事档案是人才信息的重要载体，它能充分反映出历史背景、个人履历、德才表现、工作业绩、奖惩情况及其经历的重大事件，科学管理和应用人事档案，对人才资源的开发起着重要作用。事业单位人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要基础，是全面考察了解、正确评价人才和使用人才的重要依据。做好人事档案管理工作，不仅可以挖掘员工的最大工作潜能，还可以提高单位绩效，对事业单位的发展有着巨大的推动作用。

1 事业单位人事档案管理信息化建设中存在的问题

1.1 软硬件基础参差不齐

由于各级、各地、各部门对人事档案信息化的需求各异，各事业单位人事档案管理软件的开发各自为政，开发的软件不能互通，造成规范、通用管理软件开发落后，同时实现人事档案的信息化管理所需要的基础设备，如计算机、扫描仪、以及网络等硬件设备等，当前不少单位尚未配备齐全，仍然采用以“手动模式为主、计算机为辅”的管理模式，一定程度上限制了事业单位人事档案管理的信息化发展。

1.2 缺乏统一规范的信息化管理标准

事业单位人事档案管理信息化建设的前提是基础工作的规范化和标准化，要有一定的信息化建设标准作为参考和依据，来保证事业单位人事档案管理信息化建设的质量和效率。但是，在实际的人事档案管理工作中，各个单位都是从单位自身管理特点和利益出发进行管理，并没有形成统一规范的管理标准，无法实现档案数据的共享。

1.3 人事档案利用水平较低

人事档案的管理工作主要是服务于人事部门人事工作，在提供基本信息的基础上为人事决策提供参考依据，其目的在于利用。当时当前的事业单位人事档案管理工作还存在着重保密、轻利用的现象，人事档案的服务开发意识较差。可提供公开查阅的部分内容是自然情况、基本履历、职称、工资等，而且只有需要者找上门来才提供利用，利用范围有限，仍处于被动服务的状态。这种管理方式使人事档案的利用价值低，无法发挥人事档案的最大价值。

1.4 管理的方式相对落后

时至今日，多数事业单位的人事档案管理工作仍处于传统的手工、半手工操作阶段，即使存在电子档案，也仅仅停留在基本信息的记录上，缺乏系统的管理与操作，对于提高人事档案的管理水平和工作效率并未有真正的提高。而且现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能很好适应事业单位人事档案数字化的要求。

1.5 人事档案管理人员的素质有待提高

进行人事档案信息化管理，需要有较高知识层次和先进技术水平的管理人员，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多单位和部门缺乏高素质人才大多数基层单位的人事档案管理员是“半路出家”，业务水平不高，既懂档案管理又懂信息技术的复合型人才就更加缺乏。

2 事业单位人事档案管理信息化的对策建议

人事档案管理信息化建设是事业单位人事档案事业发展的必然趋势，针对事业单位人事档案管理信息化发展存在的问题，提出以下几方面建议。

2.1 建立健全人事档案信息化的管理机制

应结合人事档案管理工作的实际和信息化需要，进一步完善人事档案管理工作制度与流程，建立人事档案计算机辅助管理制度，并在抓落实上下功夫。对人事档案材料收集归档和档案的转进转出管理制度要进一步规范，应建立完善的内控制度和责任追究制度，保证档案整理及使用过程中的安全可靠。另外，随着人事档案管理要求的提高和信息管理技术的发展，要及时创新现行的管理机制与管理制度，实现人事档案信息化管理的科学性和实用性。

2.2 重视人事档案信息入档及修复工作

人事档案管理工作需要严肃认真对待档案生成、收集、验证、归档及利用的每一个过程，人事档案管理的信息化建设工作同样需要重视人事档案形成的整个过程。同时，需重视人事档案入档后档案核查与修复工作，工作人员需要定期对归档档案进行核查与修复工作，出现问题是及时修复或恢复数据，必要时，要与原始纸质档案进行对比修复，以保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

2.3 做好人事档案管理信息化的数据库建设

入库前要做好人事档案的鉴别工作，处理好方便利用和入库成本的关系。建立数据库时要严格遵守人事档案行政管理部门有关建立档案数据库的各种规定，努力建立起科学的、规范的企业人事档案内容数据库。做好人事档案数据库的权限管理工作，确保人事档案的安全、有效利用。

2.4 加强人事档案信息化管理的安全性

首先，要从制度上保证安全。建立人事档案信息化管理的制度法规和安全标准，不断完善信息安全的保障体系。建立人事档案数据备份和恢复机制，规范借阅机制，保证档案信息的存储安全与使用安全。其次，从人员上保证安全。加强人事档案信息化管理工作人员的安全性教育和安全技术培训，增强信息保密安全意识及安全使用技能。最后，存储上保证安全。数字档案和纸质档案要在物理上分开存储，数字档案的存储和档案的使用也尽量在物理上分开。

2.5 建立人事档案管理信息化的人才机制

事业单位人事档案管理信息化是一个不断优化的动态过程，要真正的实现事业单位人事档案信息化建设，高素质人事档案管理人员必不可少，必须重视专业人才的培养，培养具有档案管理知识与信息技术知识的复合型人才。同时要加强对现有人事档案管理人员的继续教育与再教育工作，以适应事业单位人事档案管理信息化的发展的新需要。

3 结语

目前我国事业单位的改革步伐迅速加快，对人事档案管理带来了挑战。事业单位人员的流动也不断增加，人事档案数量和复杂度逐渐增大，对人事档案管理工作提出了更高的要求，利用现代科技和信息技术，加强人事档案管理的信息化建设，已经成为事业单位人事档案管理的一个主要趋势和重要途径。

参考文献

[1]李连梅.交通运输部门人事档案管理的信息化建设探析[J].办公室业务，2012，08.

[2]李长江.档案信息化建设研究[J].长治学院学报，2007，01.

事业单位档案规范化管理篇8

关键词：项目档案　事前介入　事中控制　事后验收

中图分类号：F270　文献标识码：A　文章编号：1007-3973(2011)006-144-02

随着经济的发展，企业在工程项目从立项、设计、施工到最后验收过程中，必然形成大量的工程项目档案材料。2006年6月14日，国家档案局，国家发改委下发了《重大建设项目验收办法》，从项目档案的形成到验收提出规范操作流程。对于企业来讲，保证工程项目档案的管理质量，是保证今后企业长期发展的重要技术性和管理性措施，为此，建立企业工程项目档案质量管理体系势在必行。

1　建立工程项目档案管理体系的重要性

长期以来，虽然档案部门要求对工程技术档案实行制度化、规范化管理，但由于有些企业的个别领导和工程技术人员档案质量管理意识淡薄、工程项目档案建立的各种规章制度不够完善、档案业务人员专业水平不够规范，从而使工程项目档案的管理一直不够规范和细致，并由此造成工程项目档案收集不够齐全，管理不够规范，保管不够完善，缺乏长效性、规范性和实用性，给企业的发展带来了不少麻烦。为此，只有建立程序明晰、制度完备的管理体系，使工程项目档案的管理由“人治”向“法治”的轨道过渡，才能确保工程项目档案管理的质量。

2　工程项目档案管理体系的构成

工程项目的实施过程时间跨度一般较长，参与的单位也较多。因此，对工程项目档案的管理必须实施事前介入，事中控制，事后验收的全过程管理体系，并应由档案管理部门、专业主管部门及项目建设、设计、施工和管理部门共同参与实施。

2.1　提前介入机制

对工程项目档案的管理必须在工程立项时就提前介入，并对今后项目实施过程中的档案工作计划和方案，以及可能出现的问题作提前准备，防止“亡羊补牢”。

(1)建立健全组织和制度。作为建设单位，必须将档案工作作为整个工程项目建设的一个组成部分列入议事日程，并开展档案材料的收集，同时应根据工程项目的特点，明确档案工作的管理体制、归档范围、质量和进度要求，组织和经费保障等。健全工程档案管理制度，制定工程项目峻工资料的编制和移交办法、档案分类编号方案、文件材料的归档范围和保管期限表等规范性文件。

(2)工程招标内容应包括文件材料形成、归档等管理要求、峻工文件材料的编制水平应做为选择施工、监理单位的依据之一。在进行勘测、设计、施工、管理以及设备采购时，也应有工程项目档案移交的明确要求。

(3)加强对建设单位、施工单位、监理单位的工程文件管理人员的培训、教育、监督。

建设单位、施工单位、监理单位方面的档案工作人员要落实到位，明确责任。建设单位档案员一般负责收集工程前期资料、工程管理资料，并对施工单位、监理单位的档案工作进行指导和监督；施工单位、监理单位，负责本单位工作范围内档案工作；建设单位应在施工合同和管理合同中对工程项目档案的管理作出明确规定，并辅之以经济手段加以保障。管理单位应负责监督施工档案的管理情况，审查竣工档案的质量。

2.2　事中控制机制

在工程项目的建设过程中，应将档案工作与工程实体的建设同等重视。

(1)开工时应明确各参建单位档案员，建立档案管理网络。印发有关工作标准，召开专项会议，举办业务培训，提高全员档案意识，统一档案管理标准，规范档案员业务素质，明确施工、监理等单位工作职责。

(2)档案工作应贯彻建设过程始终。建设单位在检查工程进度、质量时，应同步检查档案工作情况，对已产生的档案资料的形成、管理进行监管，对现场的资料管理人员进行业务指导。在进行单项工程验收时，应验收归档文件材料的完整度和整理质量。最好利用现代化手段，通过网络化的项目管理系统或档案管理系统监控施工单位、监理单位档案的形成与管理情况，还应将档案工作与经济责任结合起来，在工程计量支付时，考核施工原始记录和质量评定资料的形成与管理情况，对于未能按要求完成竣工文件编制和整理工作的，扣发其工程质量保证金。

施工单位现场资料管理人员应严格规范各种施工记录的填写，并经有关责任人确认。有关责任人在确认时应仔细核对记录的真实性、准确性、规范性，无误后方可签字。

(3)监理单位须将档案工作纳入监理工作范围。监理单位应对在施工过程中出现的施工文件资料不完整、不准确、不规范的情况及时指出。改进后，方可进入下一阶段施工。在进行单位、分部、分项工程质量评定时，同时评定文件资料的形成质量和完整程度。监理单位作为项目建设全过程的控制者，必须明确其对档案工作的监督职责，这是建立工程项目档案工作质量管理体系的关键。

(4)重视视听档案的收集和归档。随着社会的进步，各种新技术手段的应用，势必带来档案载体的变化。因此在施工阶段，各单位的资料管理人员一定要重视录音、录像、照片、光盘、磁盘等特殊载体的视听档案的收集，因为它们更简单、直观，记录更真实、迅速，具有较强的客观性、透明性和不可替代性。

2.3　竣工档案的编制与验收

工程完工时，建设单位、施工单位、设计单位一定要编制好竣工档案。如果设计单位不再出具竣工图，有关人员要依据实际施工情况对施工图加以修改、并加盖工图章。此时，各种工程资料已全部形成，档案管理部门和人员要依据国家有关规定，对工程资料进行归档审核。审核的内容通常包括：

(1)审核文件、资料的有效性。文件、资料必须是原件，这是由档案的凭证性决定的；同时要看文件上签名、盖章是否完整有效。这是工程文件合法性、有效性的标志。同时审核视听档案是否能有效使用。并标明存储格式。

(2)审核文件资料的形式与内容。资料用纸、用墨必须规范。纸张过脆、过薄、酸度过大，或用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等字迹不耐久工具书写，或用不合格金属器装订，都不利于档案的保存。不能出现随意涂改的现象。各项内容填写完整，并能够反映工程项目施工过程的详细情况。工程项目建设的承建单位须根据国家标准要求，使用统一的资料格式和标准图纸格式，实现资料标准化、规范化。

(3)审核竣工图与实际的一致性。竣工图是今后工程的管理、使用、维护、维修、扩建等的重要依据，必须与实际竣工后的工程相符。要审核签字、盖章手续是否完备，是否规范。必要时需有工程技术人员参与。

审核完毕后，最好将平时同步归档的项目档案系统汇总，全面审核一遍，发现问题，及时调整。最后由档案行政管理部门和专业主管部门组织档案专项验收，并将验收中出现的问题和专业主管部门组织档案专项验收，并将验收中出现的问题，进一步整改，完善档案的质量，确保顺利移交。

事业单位档案规范化管理篇9

随着我国事业单位的不断发展，单位内部的档案资料也随之增多，档案资料的整理、归档与保管工作就变得越发重要起来，怎样才能提高档案管理的效率，对事业单位的发展有着非常重要的意义。科学技术的发展，计算机数字化被广泛用在各行各业，当然，事业单位档案管理也不例外。本文主要是对事业单位档案的数字化管理进行简单的介绍，提出了提高档案管理工作数字化管理的一些措施，希望本文能够为事业单位档案管理工作的发展提供帮助和建议。

关键词：

事业单位；档案管理；数字化管理

事业单位档案的内容主要包括:事业单位内部的组织结构发展、财务状况以及单位内部的人员变动情况等这些资料的保管。事业单位的档案管理其主要职责是为单位的发展规划提供第一手的参考资料，档案管理工作的进一步发展是目前最重要的一项内容，随着计算机数字化逐渐被应用在档案管理中，档案管理工作由传统模式朝着数字化模式发展，档案管理的数字化建设，使得档案管理更加高效、便捷。

1事业单位档案数字化管理的现状?

不只是事业单位，每个单位都有档案管理。一般来说从事档案管理人员都是由有一定管理工作经验的人来担任的，然而，目前我国事业单位档案管理数字化的发展中还有许多问题，事业单位不怎么重视档案管理的数字化建设，主要是因为档案数字化管理才刚刚引入事业单位，单位的领导还没有体会到数字化档案管理带来的好处，因此常常出现管理不够严谨的现场发生。有些事业单位还有一个问题，就是没有专门的档案管理工作人员，档案管理工作没有人才选拔机制，很多人没有意识到这个岗位的重要性。因此，很多事业单位并没有专门的档案管理人员。还有部分事业单位的档案管理工作人员的专业技能不强，也没有学习的热情。档案管理工作人员要想向数据化发展，那么我们的档案管理人员就要认真的学习并掌握数字化的知识。

2事业单位档案管理数字化的发展

2．1档案的形式

传统的档案一般是纸质，单单员工个人资料就会用很大的空间，而且查找起来非常困难，计算机数字化技术的应用，我国档案管理的形式有了进一步的发展，使用计算机数字网络系统档案资料就可以通过数字信息存入到电脑的数据库中，可以随时查找，非常便捷方便，对于那些比较重要的档案也可以录视频或者音频来保存。

2．2档案管理的模式

现如今事业单位的档案不再仅仅是用来记录单位的发展历史了，已经成为资料库了，为事业单位的发展规划提供一手资料。所以，档案管理的模式也发生了很大的变化。数字化的档案管理模式不单单提高了档案管理的效率，也提高了档案管理的功能，使得档案管理工作更加方便、快捷。

3事业单位档案数字化管理的具体措施

3．1建立档案管理系统

数字化档案管理就是通过使用计算机网络来对事业单位的档案进行管理，就是说要把以前的档案资料用数字化的形式储存到数据库中、新档案经过收集整理也保存到计算机内，所有的档案分类保存。用计算机来管理档案资源在调取的时候非常方便、快捷。事业单位在建立数字化管理系统的时候，一定要结合本单位自身的实际情况，来选择适合的设备与系统。建立档案管理系统档案数字化管理的基础，也就是说在事业单位的内部建立一个局域网，一个联网性质的档案存储数据库，把所有的档案资料都储存到数据库中统一管理。

3．2档案管理工作的责任划分

事业单位的档案管理工作由传统的纸质档案转化为现如今的数字化档案管理，这个过程是非常复杂的，并且事业单位中的每项工作都在不停的进行，档案资料也越来越多，档案的划分也越来越明细。按照传统的工作形式，由档案管理人员来收取档案的数据信息并且整理保存，其工作量会非常大。所以，档案管理工作的责任一定要合理分配，档案管理人员在数字化管理的过程中，所有的环节都要由工作人员快速的完成，并且能够及时的解决工作中出现的问题。例如:档案资料的收集工作，事业单位可以由一到二个人来专职干这项工作，该岗位的工作人员能够对档案资料的类型进行编辑、分类，还可以协助单位中其他部门的工作人员整理档案资料，使得上交的档案资料规范整齐便于管理。

3．3完善档案管理工作的规章制度

事业单位的数字化档案管理工作是非常重要的，要扫描事业单位现有的档案资料，并且还要制作出各种表格，会计部门的档案也要记录在案，单位员工的档案资料，单位的会议记录与发展规划等等，这些都需要输入数据库进行归档保存。还要根据事业单位的情况，对档案的类型进行划分，档案格式都要有一定的规范。所以，档案管理工作的管理规范一定要完善，也就是说要按照档案资料的类型、来源等等，来制定档案资料的范本，并且把范本分发到事业单位的每个部门，所有部门一定要严格按照范本的格式来提交档案资料。档案资料的调取也要有一定的程序，比如:员工的档案资料设置账号与密码。

3．4事业单位档案资料的安全管理

数字化的档案管理不仅仅只是在档案资料存储形式上与传统的方式不一样，在档案资料的安全管理上也不相同。档案资料的安全管理是数字化档案管理中非常重要的一部分，是我们必须做好的一项工作。事业单位在建立数据库的时候，一定要选择适合的生产厂家与供应商，对设备的选择一定要严格把关，严格按照设计标准来挑选适合的计算机设备，并且还要为以后功能升级做好准备。还要按照档案资料的重要程度来选择级别不同的保护设施，使得档案的使用者的处理效果最佳。

3．5数字化档案管理的注意事项

事业单位的数字化档案管理，可以使得档案管理工作快速的发展起来，档案资料的数字化管理需要一步一步的进行，不是一朝一夕就可以完成的，档案数字化管理需要注意的事项有:

(1)档案管理工作人员的专业技能与职业素质要不断的提升，事业单位要定期开展业务培训工作，并且进行业务竞赛，来提升档案管理工作人员的专业技能与职业素质，进而使得事业单位档案管理工作健康的发展下去。

(2)及时更新添置数字化档案管理硬件设施，随着科学技术的不断发展，计算机技术的不断革新，我们要更新添置档案管理部门的硬件设施，为档案管理工作顺利的发展下去。

4结语

总而言之，事业单位的档案管理工作数字化建设是科技发展与时代进步的必然结果，提高事业单位档案数字化管理工作，是事业单位中一项重要的工作。事业单位重视这项工作，一定要意识到这项工作的重要性。事业单位要加强档案管理部门人才培训工作，提高档案管理工作人员的专业技能与职业素质。数字化的档案管理可以促进事业单位不断进步，使得事业单位更好的服务社会。

参考文献:

［1］孙文兴．浅析事业单位档案的数字化管理［J］档案管理，2014，23(02):216～218．

［2］赵小曼．加强人事档案管理的几点思考［J］．武汉建筑，2014，17(11):138～139．

事业单位档案规范化管理篇10

一、事业单位档案工作的现状

1.档案工作的重视程度不够

事业单位对档案管理不够重视，监督力度不强，没有树立良好的档案管理意识。未能对档案工作所需的资源给予充分的保证，虽然各部门把档案工作列入年度工作计划，但没有真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓。

2.档案室保管条件还比较差

档案管理的要求是整齐、规范、统一，多数单位还有一定的差距。少数单位综合档案室变成了杂物室，设施设备老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜也不统一，比较零乱。而且个别单位档案室设防意识不强，设施设备不完善，管理体制不到位，使部分档案信息泄露，缺失等问题。

3.档案人员业务素质还相对薄弱

档案管理工作不仅要求政策性很强，还要求专业性技术性很强，档案人员必须具备较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。部分单位档案人员因业务不精，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够精确，出现档案不能按时立卷归档或未及时移交综合档案室等情况。同时个别档案人员对档案的责任性认识还不够，存在随意应付了事现象，其原因是各科室对整理归档监督指导力度不够，思想上存在着为难情绪。

二、事业单位档案制度建设的原则

首先，统一化与差异化兼顾。事业单位档案工作制度的制定必须要按照国家规定的标准来执行。这使得制度执行更加标准化、规范化。但这意味着所有事业单位的档案工作制度都是一样的，规模，工作特点都是事业单位所存在的差异，其管理方式与制度规范自然不能一样。档案部门应依靠自身特点不断地实践、探索和总结，建立一套以国家档案管理制度为基础，符合单位自身的档案管理制度。

其次，明确档案管理人的职责与权益。档案管理员是事业单位档案管理工作的主要执行者。所以档案管理员的积极性影响着档案管理工作。在制定制度时，要主要把“职责”调整到岗位标准中，明确职责范围及权限。在明确责任时，应注意保护工作人员的合法权益，使档案管理员能够在履行职责的基础上，明确自身的合法权益。

再次，制定与执行并重。制度建设根据单位档案部门的实际需要，制定一系列系统、科学、合理的档案管理规章制度。但是，如果只注重制度的制订，那么档案管理制度就会成为空谈。所以要想适合于单位的发展、有效调动工作人员积极性，更为关键的是制度的有效执行。单位领导在管理单位时要注重制度的落实并强化监督制度、奖惩制度。此外还要在实践检验的基础上不断完善，使制度更加合理化、规范化。

最后，动态与静态相结合。制度一经形成，便在一定时期内保持不变，具有相对的稳定性，这是事业稳定发展的前提。但是，制度并不是一成不变的。随着时代的发展，事业单位的各项制度当然也要随之改变。特别是我国各项事业逐步和世界接轨，事业单位也逐步走上国际化道路。对档案部门而言，应当积极学习国外的一些先进的档案管理办法，取其精华，并结合自身情况，不断完善现有的档案工作制度。

三、事业单位档案管理的创新思考

1.创新档案管理制度

随着我国经济体制的不断变革，事业单位?n案管理制度也要顺应时代的要求，创新管理体制。事业单位档案管理过程中需要不断完善自己的档案管理制度。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应事业单位档案管理的需要。尽可能的在减少人力物力的基础上是信息档案更加规范化。

2.提高认识，加强组织领导

对于档案管理工作要大力宣传，对档案管理责任要加以明确。各级事业单位要提高对档案管理工作的重视程度，建立档案管理工作的领导机构。通过不断的宣传，让相关的领导和职员充分认识到档案管理的重要性。建立起档案管理达标升级考核机制，对档案工作实行定性、定量考核。同时应参考国家档案建设的有关标准，建立起以国家为标准适应各单位自身的档案管理体系。

3.开展现代化和信息化建设，提高人事档案利用效率

实现档案管理现代化，是档案服务于事业单位制度改革与发展的需要，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。当今社会高科技越来越应用于我们的生活中，对于档案管理同样应该重视吧高科技应用于工作中来，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。各级事业单位档案管理部门要提高信息管理的时效性，准确、及时地传输信息。同时要充分利用计算机网络技术来进行档案管理创新，通过网络，可以实行档案信息的社会共享，向社会提供优质的档案信息服务，以实现档案信息资源共享。

4.加强事业单位档案保密工作

首先，要改善保管方式，档案的库房管理是档案保密的重点，库房不宜设在办公楼的最底层，以防盗窃。库房应该与办公室和阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，借阅档案需要审批，无关人员一律禁止入内。