项目档案管理方案范文
时间：2023-05-04 13:21:11
导语：如何才能写好一篇项目档案管理方案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公文云整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
电网建设项目档案是在工程建设过程中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，其具有专业多、范围广、不可再生的特点，是今后运行维护、技改大修、业务检查评优的重要凭证。做好电网建设项目档案工作，不仅能更加直观的发现电网建设和电网发展当中的各项问题，且有利于建设人员总结建设经验，为电网发展提供更为真实准确的信息资源。
1电网建设项目档案工作中的管理问题分析
（1）档案工作管理体系不完善，档案工作管理体系是档案管理工作有效开展的基础。档案管理体系不完善具体表现在管理标准不一致、管理工作效率低下和管理较为混乱等方面。为保障电网建设项目档案工作的标准性和系统性，我国相关部门颁布了《中华人民共和国档案法》，明确了电网建设项目的档案管理标准和基本准则，但在实际的档案管理活动中往往不能严格依据规定执行。例如，设计单位没有将历次的设计变更、施工变更内容在竣工图中体现，使竣工图内容不能真实反映项目竣工实际情况。监理单位对项目产生的文件材料注重技术层面的审核，忽略对归档文件材料的质量监督审核。施工单位现场文件管理凌乱，施工记录不完整，后补材料的现象严重，以上这些不按专业要求管理档案的行为，直接影响了档案管理工作的成效。（2）档案管理人员配备不足，档案管理网络不健全。在电网企业中，档案管理不是主营业务，档案管理人员多由非本专业人员转岗而来，并且身兼数职。综合素质参差不齐，工作变动频繁，难以全身心投入到档案管理工作中，档案队伍的稳定性受到影响。电网建设项目档案管理工作具有工程规模大、参建单位多、形成档案数量庞大、协调工作量大等特点，只有档案管理网络人员通力协同配合才能有效开展。目前很多企业已按要求建立了档案管理人员网络，但大都难以按照档案管理要求开展工作，以兼职的形式配置档案工作人员，显然已不能适应档案管理的新要求。（3）档案管理与项目建设不能同步进行。其中体现在项目经理不按要求及时组织档案部门开展项目档案中间检查，使档案人员无法随工程进度对项目文件进行过程管控，不能及时发现项目文件在整理过程中存在记录不规范、字迹不清晰、结论不准确、记录时间与项目建设时间逻辑不相符等通病问题，导致后补材料较多，延误整改时间。另外就是项目档案验收与项目文件归档审查在电网建设项目验收过程中没有得到同步实施，建设单位简化项目档案验收的步骤流程，使项目竣工文件在移交归档前没有切实得到各归口管理部门的严谨审核，尤其是一些重要数据的缺失，会为今后的生产运行、经营、管理、维护、事故、法律纠纷、责任认定留下隐患，造成不可估量的损失。（4）项目文件归档滞后，案卷整理不规范。归档滞后的原因之一是因为前期签订的合同协议中没有对项目文件的归档时间、归档数量、归档质量等档案方面相关要求进行明确。另一个原因是人员的归档意识淡薄造成，一些项目前期文件如可行性研究报告、初步设计说明书、合同（协议）、立项文件等，业务承办人在业务事项办结后没有即时移交归档。案卷整理不规范的主要原因是立卷人不熟悉电网建设项目档案的分类标准与整理质量要求。没有遵从项目文件的有机联系，分类不正确，保管期限设定不准确，案卷题名不能简明扼要的揭示卷内文件的主要内容和特征，卷内文件命名不规范等等，直接影响了档案的后续利用。（5）档案管理系统落后，不能体现档案信息化管理的优势。随着互联网+时代的来临，对档案信息化管理水平要求也越来越高。目前很多企业使用的档案信息管理系统仍采用单机和条目式录入的单一手段，没有将信息智能技术融入到档案管理系统当中去。档案系统与信息化管理无统一标准，系统平台的业务功能过于简单，信息化手段运用不足。档案系统数据库容量不能满足日益增加的电子文件上传需求。这些现状不能改善，档案信息化管理徒有其名，没有发挥出它的真正优势。
2提升电网建设项目档案管理水平的方法
（1）加强档案组织领导，建立健全项目档案管理体系。项目档案管理体系构成要以我国相关的法律法规作为根基，建立健全档案工作制度体系（包括工作规章、管理制度和业务标准规范等）和管理网络。通过明确档案管理规章制度使项目档案管理工作有章可循、有据可依。加强档案组织领导应将项目档案工作纳入到企业的工作计划，纳入到领导的议事日程，纳入到基建项目管理程序，纳入到企业有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制中。只有明确了工作职责，才能保证档案工作的质量。只有争取得到领导的重视和支持，才能真正解决项目档案管理中的实际问题，使项目档案管理工作开展更加顺畅。电网企业还应加大对项目档案管理工作的资金投入、设备投入，应构建统一集中的档案信息管理平台，以实现建设项目档案集中化、系统化、电子化管理，以此达到实现项目档案工作管理水平提升目的。（2）保障档案队伍稳定，加强档案人员业务培训。按照档案管理工作的需求，建立档案管理机构，配备适应工作需要的档案人员，建立以档案部门为核心，各职能部门或承办部门、各项目兼职档案人员为基础的档案管理网络，实现档案工作的综合管理。由于档案工作人员的业务素质直接影响到档案工作的质量，针对档案工作人员素质参差、基本功不扎实、专业人才缺乏的问题，电网企业应加强档案工作人员的业务培训。可以采用专业技术培训、业务交流学习、模仿优秀做法等方式进行培训和教育，不断提高档案工作人员的综合素质，还可以采用绩效激励机制，将档案工作人员的业绩与工资绩效、职称评定、评先评优等挂钩。充分调动档案工作人员的学习热情和工作积极性。（3）项目档案管理与项目建设做到“三同步”。电网建设项目档案管理应纳入电网建设管理程序、工作计划及合同管理。按照“统一领导，分级管理，谁主办、谁形成、谁归档”的原则。项目立项后档案管理人员应编制项目档案管理策划方案，对档案收集、整理、组卷、完成时限等要求向建设单位与参建单位进行档案工作交底。项目文件的形成、收集、整理、组卷必须与项目建设同步开始、同步进行、同步验收。即项目申请立项时，应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目建设过程中，应进行文件材料跟踪管理；项目竣工验收时，应完成文件材料的归档和验收工作。实现这一目标除了通过合同的法律约束，还必须建立相应的监督机制，应由建设单位与监理单位共同监督各参建单位的执行情况，制定项目档案管理里程碑计划，档案管理部门对建设单位与监理单位的档案管理进行再监督和指导。（4）加强档案过程管理，提高案卷整理质量。电网建设项目档案管理人员要参与指导工程各参建单位进行项目竣工文件的归档审查与项目档案验收。项目档案验收通过后各参建单位按照合同约定期限移交档案。对于滞后移交项目文件的参建单位，可以采用延期项目结算或抵扣风险抵押金等方法来牵制解决。为保证档案管理的规范化，所有涉及项目档案移交的相关单位都应按照统一的要求建档、归档，建设项目案卷整理应分类清楚，组卷合理，排列系统有序。卷内文件应格式规范，字迹清晰，填写完整准确，签章手续完备。同一建设项目的文字材料装订必须遵从统一标准，力求通过细节管控使案卷质量得到有效提升。（5）加强档案信息化建设，实现档案信息资源共享。档案信息化建设是指运用信息技术和网络资源提高档案工作现代化水平，实现档案信息化服务。具体可从几个方面着手：①基础设施建设，需加大资金投入建设档案大数据库存储系统，规划网络环境，购置如计算机、打印机、扫描仪、装订机等档案设备设施。②建立适用统一的信息化标准规范。③培养档案管理信息化人才队伍。④开展档案目录信息与档案全文信息的数字化。⑤加强数字档案馆建设，数字档案馆的特点是存取档案信息网络化，它是一种无形的信息组织与利用环境，它为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制。在数字化档案馆环境下，用户利用档案信息资源非常便利，真正实现档案信息资源共享。
3结语
电网建设项目档案是电网建设项目的重要组成部分，是电网企业的国有资产，是项目达标投产和优质工程考核、评选的指标之一。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目竣工验收。在电网建设发展的新形势下，为确保电网建设项目从立项开始直到竣工验收及试运行全过程的顺利进行，必须切实加强项目档案管理工作，加强对档案工作人员的培训力度和信息技术投入力度，实现项目档案管理的规范化、标准化、系统化，达到齐全、完整、准确的要求。
参考文献
[1]李小燕，赵宏志.电网建设项目工程档案管理方法的探讨[J].企业技术开发，2015，34（22）：116~118.
[2]罗兰.浅谈供电企业电网建设项目档案工作中存在的问题与对策[J].办公室业务，2013（09）：42~43.
[3]万丽娟.电网建设项目档案管理的探讨[J].贵州电力技术，2013，16（07）：92~94.
[4]郑洪华.电网建设项目档案管理新模式的探索与实践[A].档案事业改革与创新———2013年全国青年档案工作者研讨会论文集[C].国家档案局，2013：6.
篇2
信息化状态下，各行业都需要实时性的信息。企业在运转中，信息是不可忽视的。作为信息的载体，档案材料可用于保留信息。信息经过存档，被保存为某些文件或图片、录音视频等资料。完善信息档案项目，能够推进持久的企业进步，档案项目表现出必要的价值。但实际上，信息档案项目也会耗费成本，管理信息档案需要支出成本。针对信息档案项目，有必要解析成本管理的价值；结合企业的实际，优选最佳的成本管理方法。
【关键词】
信息档案项目；成本管理；方法探析
经济在快速进步，各行业都不可缺失保存的信息档案。信息档案被看作重要文件，随时可以调用并且查阅。企业在日常运转中，信息档案应能发挥必要的价值，体现出促进性。管理信息档案，就要衡量全方位的档案管理成本，有序调配这些成本。严格监督管控这些成本，才能减低信息档案耗费的总体成本，确保最优的实效性。企业要接纳新的认识，有序管理现有的信息档案，采纳成本管理的新思路进行全方位优化。
一、成本管理的必要性
各行业都要构建信息档案，尤其各类企业。在行业的内部，日常性的所有活动都配备了必要的档案，信息档案因而收录了多样的日常信息。信息档案可分成外部及内部这样两类，应能准确收录信息并且归档，制作出系统性的完整信息档案。从目前来看，信息档案含有技术类的资料、生产性的资料、其他相关资料。通常来看，信息档案有着可参照的价值，应当妥善保留[1]。同时，信息档案也呈现为综合性，是综合的信息。随着行业的完善，经营及生产的各环节都增设了档案。信息档案作为必要的项目，也会消耗掉某一比例的行业成本。唯有科学监督，才能杜绝不必要的额外浪费，减低总体的支出。信息档案设定的成本管理融汇了较多内涵，也涉及多样的监管环节。经过深入解析，设定了全面的档案成本管控。
二、成本管理现状
信息档案项目表现出系统性，信息档案保留下来的多样信息都反映着平日经营的具体状态，是珍贵的参照。从现存状态看，较多企业并没能拥有持久且稳定的信息档案，构建档案的时限也是较短。企业仍没能接纳更高层次的成本管理，存在各类的弊病。详细来看，成本管理表现出如下缺陷：首先，信息存档及监管配备的人员并没能拥有最优的水准，素质仍有待提升。成本管理包含着专门知识，表现为专业性。针对于成本监管，也需配备最合适的人才。但是从目前看，信息档案配备的成本管理人员倾向于忽视细微的成本监督，觉得无关紧要。某些人员缺失必备的责任意识，档案成本管理因而停滞，阻碍到持久的企业进步[2]。其次，从核算角度看，各阶段的核算并不精准，缺失了指引性。针对多样的项目，都需核算得出精准的成本。通常来看，企业都注重于平日内的生产成本，却忽视了隐含的档案管控成本。对于各项目配备的档案，企业并没能明确总体成本，经常造成浪费。信息档案收录了全面的行业发展现状，档案成本的核算也应涵盖全面的要素。但与此同时，核算档案也是有期限的，应当把核算的流程控制于给定的期限内，做好成本核算。某些情形下，为确保准时予以交付档案，经常选择压缩档案并且简化原本的核算流程。这样做之后，档案成本核算就趋向于形式，忽视了成本管控的真正价值。第三，在成本管理中，相关人员也没能提升必要的意识，经常忽视成本。时代在不停变更，但与之相应的成本监管意识却没能随之提升。在部分行业内，成本管理者仍秉持传统认识，没能拟定明确的职责。这样的状态下，信息档案消耗的某些成本没能被归入核算范围，造成额外浪费。在档案分类时，也没能采纳最适宜的标准，混同了各类档案，因此也没能划分详细的成本。
三、探析合适的管理方法
（一）提升综合水准。信息档案特定的成本管理应当确保精准，成本管理相关的职员就要拥有更优的综合水准，不断接纳新式的认识。详细来看，综合水准包含着责任意识、更高层次的专门核算知识、细致的耐心等。项目成本的调控及监管应被看成首要的，要设定适当的总体规划，依照拟定的流程予以监督。为此，企业应能增设日常性的培训，宣传成本管控的必要性[3]。在这种基础上，提升全面的监管水准，杜绝细微的成本偏差及漏洞。
（二）设定健全的机制。从目前来看，档案成本管理已被逐渐接纳，但仍没能配备健全的机制。若要优化成本、强化日常的监管，首要步骤应为增设全方位的机制。健全成本管理，完善现今的监管机制。唯有健全了机制，才能杜绝隐含的差错，规避额外成本的浪费。在健全机制时，企业也需结合实情，全方位解析并且探究。
（三）强化常态的成本监督。信息档案并非直接关系着平常的生产，管理人员常常觉得信息档案与经济收益并不相关，因而忽视监督。然而若能强化这一环节内的成本管控，将会为企业节省更多的资金，用于经营运转[4]。
结语
在现今阶段内，信息档案融汇了多样的资料及情报，是企业可参照的必要材料。在监管信息档案的进程中，唯有全面调控成本，才能从根本入手优化常规的档案管理。对于信息档案，应当增设全方位的成本管控，真正缩减档案开发及构建的成本。从现状看，信息档案项目配备的成本管理仍没能完善，有待持久的改进。应当归纳珍贵的成本管理经验，用最小成本创设最优的档案管理成效。
作者：李海艳 单位：吉林省四平市伊通满族自治县档案局
参考文献：
[1]杜登梅.高校档案信息系统项目成本估算探析[J].中国科技信息,2012(15):103-104+107.
[2]杜登梅.高校档案信息系统项目进度管理研究[J].科技资讯,2012(33):251-254.
篇3
关键词：水利工程；建设项目；档案管理
中图分类号：TV文献标识码：A
引言
随着社会进步和科技发展，城市规模日趋扩大，城市建设日新月异，尤其是水利工程建设也被提上了城市建设的重要议事日程。在水利工程项目建设过程中，工程的档案管理也就显得尤为重要。如何对工程档案进行规范化管理，采取有效的控制措施，确保工程档案归档完整、准确、系统，这就给档案工作者提出了新的要求。
1、水利工程建设项目档案管理的意义
水利工程建设项目所涉及的方面颇多，档案管理是水利工程建设的基础性工作，它贯穿于水利工程建设的整个流程中，主要包括记录两方面的内容。
1.1、水利工程建设中的资料
例如工程建设的流程、原材料的信息、质量分析、工程质量各阶段验收信息等。
1.2、在水利工程建设完成后试运行的资料
建立完善的档案，可以在人们需要查询相关信息时获得详细的资料，不仅在发生问题纠纷时有据可查，而且在水利工程的后续使用中遇到的维修和管理，原始档案也起着非常重要的作用。
2、水利工程建设项目档案管理存在的问题
我国的水利工程建设项目取得了较快的发展，虽然档案管理工作也取得了一定的成绩，不过仍然存在着许多的问题，下面对这些问题进行详细分析。
2.1、档案管理制度不健全
水利工程建设单位往往重视工程的施工建设工作，对文字的记录工作重视程度不够，因此在档案的管理过程中存在许多的问题，从而导致信息资料的内容不够详细，缺乏相应的重点项目，往往只是进行肤浅的描述，没有进行深入的分析，而且资料的整理也不够及时，最终使档案的管理在日常工作中表现出一定的滞后性，而这些问题的根本原因是由于管理制度不健全。
2.2、缺乏档案管理人才
在水利工程档案管理的人员构成方面，大致可以分为两类，一类是年龄较大的管理人员，通常是长期在水利工程建设中工作的人员，这部分人员专业知识水平更新较差，不擅长进行专业的档案管理，另一类是刚进入工作岗位的管理人员，这部分人员缺乏相关的经验，无法保证档案的管理质量。因此，由于水利工程建设单位缺乏相关的档案管理人才，使档案的管理工作没有很好地落实。
2.3、档案信息收集存在问题
水利工程建设项目涉及的方面很多，档案管理人员往往是利用工程负责人员送交的资料进行档案整理，没有亲自进行档案的收集，因此无法对档案信息的完整性和真实性进行辨别。
另外，档案信息收集的工作大多放在了工程的后期，在工程的施工前期和施工过程中对档案信息的收集不够重视，这种信息收集方式很容易使收集到的信息不够全面，漏掉相关重要的问题信息。
2.4、档案管理的方式落后
当前计算机与网络技术发展迅速，计算机在各领域得到了应用，不过在水利工程的档案管理工作中，计算机的应用水平仍然不高，许多水利工程建设单位仍然采取传统的文字资料存档的方式，而且在一些应用了计算机管理的水利工程建设单位中，也仅仅是将计算机作为一个记录的工具，没有形成利用计算机进行档案管理的模式，这种落后的档案管理方式无法适应当前快速发展的信息社会。、
3、进一步完善水利工程建设项目档案管理的对策
3.1、健全管理制度
从水利工程建设单位的管理方面考虑，要进一步健全档案的管理制度，以完善的制度来约束档案管理部门的工作，建立一定的约束和激励制度，将责任落实到各管理人员的岗位上，将档案管理的工作细致化、科学化，在发现问题时可以对岗位人员进行量化考核，从而使档案管理人员能够认真遵守制度，做好档案管理工作。
3.2、加强培训，提高水平
提高档案人员的业务水平是档案管理的基本保障，发展档案事业，必须牢固树立人才是第一资源的观念，坚持以人为本，不断提高档案管理者素质，全面加强队伍建设，培养出一批热爱档案事业、具有专门知识和技能的档案人才。通过不定期组织档案人员参加水利行业组织的档案学习班及学习各种档案法律、法规，学习水利工程档案工作所需要的各种新理论、新知识、新技能，从而优化档案管理人员的知识结构，提高档案人员的档案管理业务和管理水平。在工程建设和档案管理过程中，可通过开办各类培训班或举行座谈会等多种形式，加强对档案源头单位业务的指导和监督。
3.3、制定切实可行的项目档案分类方案
全宗是我国档案管理的基本理论。制定档案分类方案应树立全新的全宗理念，应以全宗为对象进行。为了保证一个重点工程项目档案资料的系统与完整，项目法人应对该项目建设的所有文件材料进行统收统发，实行封闭管理，不得与有关机关的文件材料交叉运行，以确保该项目工程档案的完整、准确、系统和安全。项目法人在项目划分完成后，要根据单位工程、分部工程及单元工程划分的具体情况，制定出整个项目工程文件材料的归档范围、保管期限和档案分类方案。确定工程项目档案的分类方案，应按照档案集中统一管理的要求，结合工程建设实际，按工程建设过程产生文件材料的性质、工程建设项目的专业、类别统一考虑。在确定分类方案时，要视整个项目工程为一个全宗，也就是说，工程项目的分类方案，应能包含这个工程建设项目的全部档案内容。既包括纸制载体，也包括声像档案。既包括工程建设管理方面的文件材料，也应包括工程可研、勘测、设计、施工、监理、竣工验收等建设过程中及建成后试运行等方面所产生的文件材料。每个工程项目档案的分类方案都因应其工程项目内容（大小）的不同而有所区别。同时还要考虑文件材料之间的从属关系，确保所有文件材料都能归入相应的类别中。
3.4、加强对档案管理的资金投入
在档案管理部门建立和完善健康档案的管理过程中，水利工程建设单位要进一步加强资金投入，增加相应的硬件和软件设施，使档案管理工作得以顺利开展，另外还可以设置专项资金用于奖励表现突出的人员，从而提高档案管理部门人员的工作积极性。
3.5、完善信息化管理体系，开发使用新的应用管理
软件完善信息化管理体系是当前档案管理的当务之急，实现“有体系可依，有体系必依”。当前档案管理软件使用范围比较广，但是软件通用性较差，数据的存储格式和存储形式各不相同，使用的数据库也是各不相同。虽然当前软件能够实现登陆、输入、查询、删除等主要功能，但是系统并没有解决数据交换的问题，难以将不同方面的数据统一到固定的平台实现数据共享。新型的应用管理软件应该有独立功能的数据模块实现数据之间的交流和互动，模块设计齐全，让档案管理软件和整个企业的自动化管理系统相互适应，充分利用网络技术，实现数据在以太网上面的管理。
结语
在水利工程不断发展的过程中，档案管理工作的地位将会不断加强。档案管理作为一项基础性的工作，也是水利工程建设单位最重要的工作之一，通过本文的分析可以看出，在解决各项基础性问题后，建立档案的信息化管理模式是完善档案管理的最有效途径，希望本文的分析能够对水利工程建设项目档案管理的进一步完善提供一些参考和借鉴。
参考文献：
篇4
关键词：成本管理；WBS方法；檔案管理
中图分类号：F47文献标志码：A文章编号：1673-291X（2017）29-0177-02
当前，我国已进入信息化时代，学籍档案涉及范围也越来越广泛，如出国、就业、教育、评职称等各个方面。因此，加强对学生学籍档案的数字化管理成为目前信息化背景下思考的重点。但是部分高校依旧使用落后的学籍档案管理方式，这种方式已经不能适应现如今学校的工作状态。为此，为改善学籍档案管理方式，结合成本管理理论，提出一种数字化档案管理项目，目的是充分发挥数字化档案管理的优势，以提高学籍管理工作的效率。
一、成本管理理论
1.定义
对成本管理来讲，就是保证项目在计划范围以内完成。其主要包括确定所需资源的种类及其具体的需求量、估计成本并具体分配、制定成本的预算表等。目前，成本管理理论主要包含两个内容，分别是作业成本管理和全面成本管理。
2.方法——WBS成本管理法
目前，针对项目建设的预算有很多种成本预算的方法。本文选择WBS工作分解法进行详细介绍。WBS法的应用有一定的前提要求，包括保证需求完全划分、拟定完整的步骤、绘制WBS表。在满足前提条件后，方可进行成本预算。WBS法要求先将工作结构合理分解到可以操作的程度，比如具体的某一环节需要哪些物料等，然后再进行具体到每个WBS要素的成本预算。
3.数字化档案管理项目成本预算
采用上述的WBS法进行成本预算，绘制成本预算表。其主要内容包括项目阶段、时间、成本构成以及成本预算。而结合数字化档案管理项目的实际，将其成本预算表设计为表1所示。
二、影响学籍档案数字化项目成本控制的因素
1.项目时间因素
学籍档案管理系统项目开展过程中，时间难以控制，时间的延长与过度减少都会增加项目的成本，因此学校为能尽量保证在合理范围内控制时间，这就需要了解项目成本与其开展的时间之间的关系，具体关系如下图所示：
由图1可知，T点（合理）所对应的是C点（合理）。通俗来说，当达到合理时间的最低点，此时成本最低。这个点也就是项目成本管理最合理的点。同时，观察可得，项目时间T延长时，项目成本也会因为人工费等各种费用的增加而增加；相反，项目时间压缩，导致工期紧张而不得不抢工，必然会产生更多不必要的抢工费等其他费用，这样当然会导致成本的增加。因此，应合理控制时间，这样才可以保证项目成本最低。
2.项目质量因素
学籍档案管理系统的时间因素会或多或少影响项目成本，但质量因素才是真正直接影响项目成本的因素。如果一味追求过高的质量，成本投入必然会增加；相反，如果质量不合格，无法达到要求，就需重新返工或者其他弥补的措施，这样也会导致成本增加。因此，质量过高或过低都会增加项目成本。具体情况见图2。
图2中通过鉴定成本、预防成本以及故障成本来综合反映成本与质量的变化。鉴定成本是指验收项目质量的费用，预防成本是指前期为了预防发生项目不合格或故障的情况产生的费用，而故障成本则是为解决项目不合格的费用，比如因项目质量不合格而导致返工的返工费，维修项目的维护费等等。从图2发现，当项目质量差或不合格时，即项目质量处于改进区时，为使项目质量合格，达到适应区或至善区，往往会选择对项目进行维护甚至是返工，这样故障成本就会大大增加，综合的成本也会增加；然而，如果一味过度追求项目质量，想达到至善区，在项目技术设计上就会投入更多的人力物力，也就是前期的预防成本会大幅度提高，这样也会导致项目综合成本的增加。因此，其实只需将项目质量控制在适应区即可，不必追求过高的质量要求，也不可降低质量，这样就可避免不必要的鉴定成本、预防成本或故障成本增加，从而更好地达到控制成本的效果。
3.项目技术方案因素
除了上述介绍的时间因素和质量因素，技术方案因素在控制成本时也是至关重要的。项目的技术方案不同，会导致项目质量不同，也会影响项目实施时间及进展。确定合适的技术方案，可以控制时间在合理范围内，同时保证项目质量达到适应区，以保证不会增加不必要的成本。若项目技术方案选择不当，则会产生各种问题，如时间增加或质量问题，这样都会导致项目成本的增加。需要注意的是，项目技术方案可以根据实际情况进行改变，以追求最好实施效果。
三、学籍档案数字化管理项目成本控制措施
在学籍档案管理系统中，结合高校实际情况，具体使用以下措施来保证成本的合理控制。
1.从技术方面采取措施
采取技术措施就是通过调动技术人员积极性，选择合理先进的技术方案、技术方式等达到节约成本的目的。首先，在对技术人员的管理上，要使用合适的管理制度及方式，充分发挥技术人员的主观能动性，以求达到更高的工作效率。其次，选择技术方案时，在满足质量要求的前提下，将时间控制在合理范围内，尽可能选择经济合理的技术方案，从而进一步降低成本；与此同时，因为在项目的具体实施中，物料费会占有很大比例，从这个角度来分析，可以广泛使用节能高效减耗的新技术方式，这样不仅可以提高效率，还可以有效控制成本。最后，为了降低故障成本、预防成本等，应在项目质量上严格把关，从而节约成本。
2.从经济措施上控制成本
采用经济措施包括人工费控制和物料成本控制两方面。首先分析人工费。应严格控制人工成本，因为人工费在项目成本中占很大的比重。其次，需要控制项目分包单价，参照地区的市场价格，进行分析来制定单价。再来谈物料成本的控制。对物料的控制主要分为两个方面，一是用量，二是价格。在物料的用量上，使用先进改良技术，杜绝浪费，坚持贯彻节约物料的技术手段；在采集购置、运输等过程中减少物料损耗；在满足项目质量要求的前提下，使用创新型环保材料，从而降低成本。在价格的控制上，在采购过程中充分调查物料市场，在不影响质量的情况下选择合理价格的物料。可以将物料进行分类，在主要物料的采购上可适当性地减少；同时在采购物料时需充分考虑运输费用，综合选择最经济合理的方式购买，从而降低运输成本，有效控制物料成本，对整个项目的成本和经济效益产生直接性的积极的作用。
3.完善项目成本管理体系
要建立完整规范的项目成本管理体系，分级管理，不同级别负责不同职责。具体实施应根据实际情况，划分所有的部门及其成员的工作职责，使其清楚自己的工作任务及权利。这样可以更好地管理部门成员，调动其工作积极性，从而提高工作效率，降低人工成本。同时，也要设立合理的奖惩制度，以促进员工更好完成工作。
结语
总之，对于高校数字化档案管理项目的开发中，要充分把握时间、质量等这些对成本管理有直接影响的要素，并从技术方案、经济措施和质量体系等角度，才能更好完善档案管理系统的开发，减少开发的成本。
作者：王炜
参考文献：
[1] 杨婷.高校档案管理数字化建设研究[J].内蒙古财经大学学报，2016，（2）：148-151.
篇5
【关键词】中小企业；档案管理；调查
企业档案是企业生产、经营和管理的全部过程记录文献、资料信息的留存。档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面都发挥着重要作用，对整个国家经济数据的统计分析、准确把握国家经济运行脉搏也具有十分重要的价值，因此做好企业档案工作是一项利于企业发展和国民经济整体事业的大事。笔者对滨州市111家中小企业进行了这方面工作的调查，发现在在不同的企业中，由于经营者承担着十分复杂繁重的工作，企业主对该项工作的认识问题，以及其他一些各种各样的原因，在档案工作存在一些不规范的地方。为了更好地促进滨州市中小企业档案管理工作，现把调查情况、发现的问题和几点建议提出，以期对增强滨州市中小企业的发展有所裨益。
1.调查情况
1.1 被调查的企业总体情况概述
滨州市现有各类中小企业3350余家，分属于纺织家纺服装产业链、油化工和盐化工产业链、现代服务业产业链、基础设施产业链和粮油果蔬加工产业链，企业总数约占全市企业的17.5%，投资额约占20.7%左右，其中纺织类企业又占75%的比重。采取五十分之一的比例，随机抽取调查企业，共抽取了67家企业，其中纺织类企业34家，化工类企业9家，服务业企业10家，粮油加工企业14家；企业规模从从业人数看25-240人不等，从营业收入看100-500万元。
1.2 企业档案管理工作情况
1.2.1 企业档案管理规范，诸如公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料齐全的企业，只有8家，占被调查企业总数的11.9%。在这些企业中，企业所有者全部都是原来在国有大中型企业担任过领导职务者，企业管理经验丰富，所建立的企业管理规范，经营效益好，有3家企业产品出口国外；这些企业全部通过了ISO9000认证。
1.2.2 企业档案管理比较规范的企业有19家，占28.4%。这些企业中，在诸如公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料中，主要文件建档和归档保存，而有些文件没有建档和归档保存，没有建档的文件多数是公司的规划、年度计划、会议记录、决定、委托书、协议、项目方案等，当然不是完全没有这些文件，其中的缺项和数目都各不相同，尤其公司的规划、年度计划、会议记录、决定等项，绝大多数企业缺少。这些企业中83%进行过ISO9000认证申请，42%的企业通过认证机构的认证。这些企业所有者，有73%的曾经在国有大中型企业参与过中层管理工作，而且有相当比例的企业主是40岁以下的年轻企业家。
1.2.3 档案管理欠规范的企业有26家，占38.8%。这些企业中，有基本的企业经营、管理文件，但很多文件缺失。像统计资料、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、委托书、协议、合同、项目方案等项目有文件存在，其他项缺少。这些企业的所有者，大部分有国有企业工作的经历，许多是过去的业务员出身。
1.2.4 档案管理不规范的企业有14家，占20.8%。这些企业中，往往有企业经营情况的记录簿，如原料购进、产品出厂记录，工资发放，资金来往账薄等等；其他像统计资料、财务审计、会计档案、人事档案、委托书等反映企业情况的文件基本没有，更不要说公司的规划、年度计划、委托书、协议、合同、项目方案等项目等企业发展和建设等特征文件存在。这些企业所有者绝大部分是从其他行业转移过来的，在其他行业积累了一定资金后，看到某一行业经济效益好，投资建厂，对本行业发展趋势不是十分的了解，普遍缺乏企业经营管理经验，多数没有长远的发展规划，甚至有部分企业所有者准备转行。
经过上述分析，可以看出，在滨州市中小企业中，档案管理工作不规范问题十分突出，有近60%左右的企业（不规范企业和欠规范企业综合为59.6%）需要特别加强企业档案管理工作，有28.4%的企业需要进一步完善企业档案工作。
2.造成中小企业档案管理工作不完善的原因
2.1 企业家的经营理念，管理经验和自身的素质在很大程度上影响着企业档案管理工作。从调查情况看，凡是有过在国有企业工作经历，尤其有参与管理工作的经验的企业家，在经营企业时，各方面工作包括档案工作，都比较规范。这些企业家对本行业和自己企业的发展有着十分清楚的目标，企业的规划、计划等思路清晰，企业的经营情况好，效益高。相反，那些缺乏国有企业工作经历，尤其企业管理经历的企业家，所经营的企业总是存在这样那样的各种问题，企业经营运行过程中，忙于应付和处理各种日常问题，在总体上的把握能力不强，不善于从数据分析入手，诊断自己企业发展、运行中发生问题的根本原因。
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【关键词】公路档案管理；工程建设；同步管理
近几年来，伴随社会经济的快速发展和稳步前进，城市化建设也呈现出突飞猛进的发展状态，档案公路管理工作在此阶段发挥出十分重要的地位。档案公路的管理工作不仅是详细记录工程的建立、审批以及招投标等前期问题。同时，还涵盖了施工、建立以及质量验收等各项环节的具体情况，是详细记录工程建设和最终成果的主要依据。因此，做好档案管理工作与工程建设的同步管理十分重要。
一、档案管理的重要性
公路工程在竣工后，将会形成工程档案和建筑实体两个部分，通常情况下，施工单位与其他建设单位将会注重施工项目的整体质量，但是，在此阶段将会严重忽视施工方案的收集和管理工作。因此，做好公路档案管理工作与整体工程之间的同步管理十分重要。近几年来，我国为了进一步极强对于重点项目的档案管理工作，通过发放《建筑法》《规划法》等法律条例，对于档案管理工作的操作原则做出了明确规定。为了能蚪一步规范我国公路建设的档案管理工作，积极发挥出公路工程档案建设和管理在我国城市化发展过程中的积极作用，并根据城市的实际发展状况，制定针对性的档案管理管理方案，对于档案管理与工程建设的同步管理十分重要。
二、同步管理的应对措施
1.落实管理办法
在公路工程的管理和建设过程中，施工单位和检验单位将会来自于公路、水利以及电力等不同工作部门，构成部分十分复杂和繁乱，施工单位对于公路建设的施工难点、重点以及相关行业规范工作难以做到统一规划和合理分布。因此，积极建立一系列符合公路工程以及国家规定的相关施工标准十分重要，可执行性的档案管理标准能够在一定程度上形成规范化的文件资料，并进行详细的收集和归档，进而形成规范性的管理工作。为了能够更好的做好公路工程的档案管理工作，需要确保档案在建设过程中的完整收集和总结，在公路工程建设前，需要基于《档案法》为参考依据，并按照相关验收标准，结合公路工程的管理特点，形成明确的档案收集资料和质量评定标准。同时，积极落实上述管理原则和模式，实现统一标准、合理划分的档案管理工作。
2.妥善保管资料
公路建设的档案管理工作是对公路整体施工和建设过程中真实情况的详细记录，包括：施工记录、隐藏记录、质量检验、施工测量等。将真实而又详细的施工资料记录在档，将会为整体施工质量的评定和查询提供可靠而又便捷的相关信息。档案管理的形成应该起始于公路施工的原始记录，将某一时间段、某一地点所发生工程和工序详细记录，充分体现出档案资料的真实性。档案中将会详细记录下分项工程以及跨度的时间分布，并对现场的施工情况进行详细记录，妥善保管，不得进行私自修改和涂抹。同时，还需要严格遵循公路建设的本身规律，充分结合施工项目的建设原则，并在具体的施工过程中，对于全新出现的工程项目进行及时补充和修正，进而满足施工建设的顺利执行。同时，使得竣工文件形成统一划分的形式。
3.加强法律构建
合同是具有法律效益、明确权利与义务之间明确分布的一种协议，在公路工程签署合同之际，应该充分明确各个施工范围的方案管理职责和任务，并按照相关的管理办法与竣工检验标准，明确各个施工单位的管理材料和归档文件，提出档案管理工作的质量标准，使得公路工程的承包商能够充分重视档案管理工作。想要积极发挥工程监管单位的职责和任务，需要将已经形成的验收工作再次进行检验和管理。在施工质量检验过程中，需要加强档案资料的查验，紧抓公路建设的重点内容，充分了解工程的施工进步和流程，派发监理人员深入到具体的施工现场中，进而加强每一阶段施工工作的监督和管理，做到及时发现问题，及时解决问题。
4.加强档案检验
档案资料的合格和验收是确保公路建设的重要指标，项目建设、和监督部门以及档案管理部门需要做好自身的验收工作。尤其是档案归档的工作阶段，应该加强管理工作的规范化和科学化，注重档案管理与公路工程建设的衔接问题，积极解决档案资料的收集和整理与相关规定的统一性。与此同时，需要针对日常工作中所出现的归档失误、资料缺乏真实性等问题，进行详细的补充和完善，进而形成统一而又规范的档案资料。尤其是在整个工程的竣工验收阶段，档案资料的验收人员与技术人员之间需要密切配合，严格按照施工规定检验施工竣工图以及施工报告，重点审查具有隐蔽性特点的施工工作，积极落实施工报告的和验收记录的真实性，特别是对于设计工程的变更部分，需要认真审查档案资料和竣工图的准确性和完整性，并指导档案工作编制人员进行资料的正确归档和整理，进而确保竣工档案的准确性。
三、结语
综上所述，伴随我国社会经济的快速发展和进步，公路项目所覆盖的专业性越来越广泛，档案数量逐渐增加，档案资料与其他项目资料存在一定差异，公路档案的管理工作将会直接影响整个工程项目的安全运行。通过将建设工程与档案资料的同步管理，将会在一定程度上为公路项目的维修、养护以及后期检查等工作提供最为有效的档案资料，利于我国现代经济的建设和发展。
参考文献：
[1]王刚.浅谈塔河综合治理项目档案与工程建设的同步管理[J].新疆水利，2015（04）.
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[摘 要]EPC模式作为风电场建设工程的总承包模式，对工程建设的发展和改革有着极为重要的作用。相比于分阶段承包工程的模式，EPC更注重档案的收集与管理，为竣工档案通过国家相关部门的审核提供了便利。在此基础上，本文对EPC总承包档案管理在风电场工程的具体应用进行了简单的总结。
[关键词]风电工程；总承包模式；档案管理；同步收集
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.111
[中图分类号]F426.61；G271 [文献标识码]A [文章号]1673-0194（2017）10-0-02
1 风电场工程中传统DBB模式与EPC模式的比较
1.1 风电场工程中的DBB模式
风电场的工程建设包括准备环节的设计、基础建材的采购；施工环节的项目建设、人员管理；项目后期的质量检测、试运行；完整文件提交等。传统的风电场工程建设承包方式以DBB（Design-Bid-Build）为主，使用多环节的分工模式，将设计、专业器材与建设材料等工程建设的各个环节，分散承包给不同的单位。业主只需要负责人员管理、施工现场建设流程的准确、有效等方面的工作。这在一方面扩大了业主对风电厂工程项目管理的自主程度、对工程承包项目单位的灵活选择性；另一方面，也使业主对工程项目的管理工作增加，导致工程各环节的衔接不紧密，对人力资源的调配不合理，造成了不必要的时间和精力损耗。
1.2 风电场工程中的EPC模式
针对DBB模式的不足，现阶段的风电厂工程建设更倾向于将工程建设进行整体承包，也就是EPC的承包方式。EPC总承包模式是当前国际工程承包中一种被普遍采用的承包模式，也是在当前国内建筑市场中，被我国政府和我国现行《建筑法》积极倡导、推广的一种承包模式。区别于DBB模式，总承包将风电场建设的工程准备阶段、施工进行阶段、工程后期的检验报告阶段都囊括其中，实现对工程项目建设的全面管理。EPC的优势除了对工程建设实行统筹规划，让项目的各环节联系更加紧密外，还在于其对项目各阶段的分段性报告文件和竣工后需要提交的竣工档案，实行了系统的整理、分类。确保竣工档案的完整，保证档案可通过国家相关单位的档案验收标准，对工程档案的综合性管理有着十分重要的作用。
2 EPC总承包建设项目档案归档范围
EPC工程建设档案的收集与处理，是风电场建设工程总承包较于传统DBB模式，对档案管理更为便利的技术手段之一。风电厂的项目建设档案贯穿于施工进行的始终，对工程的每个阶段实现分段记录，将工程建设准备过程的方案设计；施工过程的工期进度、人员管理、材料使用；工程后期的质量检测、调试运行、工程验收的全部过程详细记载成档，方便国家相关检验机关对档案进行审查。因此，承包单位对于风电场建设工程的档案必须实行科学、有效的管理。划分有效的收集范围是进行档案数据采集和记录的基础，也是EPC承包档案管理的先决条件。其具体收集范围包括方案设计、建设材料的购买、施工环节的工程进度及质量检验运行的具体过程等方面的数据记录，并以国家规定的大型项目的归档要求、档案整理的相关制度法规为依据，确定归档文件的收集范围。具体内容包括以下几个部分。
2.1 设计文件
设计文件是指在风电厂项目建设的准备过程中，对施工流程实现合理性规划，具体包括对场地的勘察、工程期限的设定、阶段性工程进度的计算、需要的技术手段和专业设备、建设材料的采购数量和标准规格等设计报告与工程相关的设计图纸，还包括施工过程中对设计方案进行的科学技术整改等数据记录和文字、图片等资料。
2.2 采购设备文件
设备的采购文件包括工程使用的基础建材、专业化设备、大型工程器械等设备的购买合同、使用操作说明、设备的制造图等文件，尤其需要注意的是，确定产品的质量符合国家质检标准，保证其产品的规格满足工程各阶段的使用要求。为防止采购出现误差，对采购的文件进行详细记录是十分必要的。
2.3 施工文件
在风电场项目的正式施工阶段，相关人员需要对施工过程中需要归档的文件、验收阶段文件、试生产阶段的文件、竣工验收阶段的文件、对工程建设的整体管理文件，进行收集、整理和归档。
在风电场工程施工的阶段承包单位，需要申请土地建设的施工许可文件，确保工程正常展开；在工程运行过程中，要对设计方案的整改次数、内容、使用设备和材料等需要进行档案记录；包括采购设备的操作许可、建设材料的使用文件，如电气管线的铺设、精密仪表和测量工具的使用等。
为保证风电场的阶段性工程质量，降低返工的频率，控制无效成本的投入，相关人员需要对工程进行阶段性验收。分段验收阶段的文件包括验收鉴定书、阶段性总结和工程进度清单等。
3 做好EPC总承包风电工程建设竣工资料管理的建议
3.1 实行归档责任制，明确归档责任人
（1）EPC总承包项目经理：项目经理是项目结束资料收集及归档工作的责任人，除了完成项目经理应整理归档的、属于项目管理类的技术资料外，其还应负责组织和监督设计经理、采购经理、施工经理和开车经理做好收集、整理、归档工作。
（2）项目专责经理：其负责文件的接收并分类整理项目设计、采购、施工、试车、投产各阶段形成的技术文件；项目完成后，其将所有材料交给EPC总承包项目组文控处。
（3）项目组文控秘书：其负责编写竣工资料编制大纲和工作计划，完成项目竣工资料的汇编和移交；按照公司《工程总成包项目归档范围和要求》，整理、汇编项目管理文件，并向公司档案管理中心移交。
（4）档案管理部门：其负责归档交工技术文件的接收、组卷、编目、保管、利用，并负责对各分包单位的档案工作进行业务指导和监督。相关人员要充分发挥档案部门的职能作用，以确保档案的完整、准确及系统性。
3.2 加强有效的管理监督体系，实现数据的有效采集
对风电场建设的数据收集一定要做到全面准确，尤其是竣工档案的归档要保证其完整性、全面性。实现档案的有效管理，是实现工程建设质量通过国建质检标准、完成工程建设的根本目标、确保风电场的运行安全、避免工程建设出现安全隐患的重要保证。为此，风电场建设承包方应将EPC的档案管理放在总承包建设的首要环节，确保整个工程运行阶段对数据的有效采集，建立健全管理小组，实现对工程进度的全面监督，从而保证工程竣工档案数据的全面归档。
3.3 积极跟进，坚持档案工作与工程建设同步
档案管理与工程建设同步，即档案管理与工程建设两手都要抓，在做好工程建设的同时做好档案工作。档案工作随工程开工而启动；在工程建设过程中，档案工作要积极跟进，工程建设中涉及的项目延伸到哪里，档案管理就要跟进到哪里，确保竣工资料收集的全面性、完整性。
3.4 建立健全管理体系，发挥制度作用
风电场建设工程由于工期漫长，总承包常常分为多个施工分包进行施工建设，所以存在各个部门档案资料不尽相同的状况。在这种情况下，需建立统一的档案管理制度，对各个部门进行统一管理，使档案信息真实完整，进而使档案资料充分发挥在风电工程中的作用。
3.5 实现自动化管理
EPC总承包模式下的风电工程建设档案管理，也需要充分借助计算机技术，实现自动化管理。因档案管理参与整个施工建设过程中，所以档案信息的内容较为广泛，这些信息在传输到档案管理部门之前，缺少专门负责保管的人员，所以在未交到档案管理部T之前，存在着遗漏或丢失的情况，同时由于档案管理部门与施工现场不在一起，所以信息不能及时送达档案管理部门，也就无法完成档案信息登记工作，但在采用信息系统管理后，这些问题就会迎刃而解。
3.6 提高档案管理小组的专业水平，注重共同参与
在工程施工中负责文件存放档案管理的工作人员，要注重专业知识水平的提升，保障档案数据的收集合理、科学。加强工程建设人员的参与度，发现问题时要对档案收集的办公人员进行及时反馈，在最大限度内保证消息的准确性。档案人员要确保工作执行的有效性，按照“四参加”的原则，对机械设备、工程进度、工程会议进行及时了解，并对相关信息进行收集整理，确保文件管理全面有效。
4 结 语
EPC总承包模式在档案的收集与管理上，较于传统的分段承包模式有着极为突出的优势，对风电场建设全过程的档案信息实现全面有效的收集与管理、为工程竣工项目顺利通过国家质检提供了技术支持。因此，相关部门应加强监督管理体系的建设，将工程进度与档案的记录管理同步，严格按照国家相关规定进行信息采集，提高档案管理小组的专业水平，从而促进项目工程中档案管理快速发展。
主要参考文献
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[2]狄小格，桂虎.湖北能源集团荆门象河风电场工程EPC建设管理模式的思考[J].水电与新能源，2017（1）.
篇8
关键词：农业基本建设项目；档案管理；对策
中图分类号：G271 文献标识码：A DOI编码：10.3969/j.issn.1006-6500.2014.02.011
Several Issues of the Archives Management for Agricultural Capital Construction Project
YI Ya-lan， LI Li-yin， ZHANG Chun
（Yangtze River Fisheries Research Institute， Chinese Academy of Fishery Sciences， Wuhan， Hubei 430223， China）
Abstract： Archives management of agricultural capital construction project is a very important part of the agricultural capital construction project management.This paper first analyzes the feature of archives management for agricultural capital construction project， then provides a series of problems that exist in archives management of agricultural capital construction project， and propose appropriate advices.
Key words： agricultural capital construction project；archives management； countermeasure
“十一五”以来，我国对“三农”的投资力度不断加大，农业基本建设也不断加强。以农业部归口管理的农业基本建设资金为例，“十一五”期间，国家安排农业基本建设投资830.97亿元，较“十五”增长了1.77倍，2010年投资总量是2005年的2.9倍。与此同时，国家对农业基本建设项目的管理力度也在不断加强，分别于2003年、2004年、2007年颁布了《农业部基本建设项目财务管理办法》、《农业基本建设项目管理办法》、《农业基本建设项目竣工验收管理规定》及《基本建设项目档案管理办法》、《建设电子文件与电子档案管理规范》等一系列管理办法。但是，农业基本建设项目的承担单位很大部分是科研事业单位，专业管理意识较差，重建设、轻管理的思想非常严重，尤其是对档案的管理缺乏重视，没有将档案管理提高到应有的层次上。
笔者拟就农业基本建设项目建设档案管理存在的问题进行分析，并结合自身单位在农业基本建设项目档案管理过程中的经验教训，提出相应的解决对策，力争对农业基本建设档案管理作出一定的贡献。
1 农业基本建设项目档案的概念
农业基本建设项目，是指全部或部分使用农业部管理的基本建设投资，以扩大生产（业务）能力或新增工程效益、增强农业发展后劲和事业发展能力为主要目的而实施的新建、改扩建、续建工程项目。 农业基本建设项目档案即指在整个农业基本建设项目建设过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表及声像等各种载体的文件材料。农业基本建设项目档案在工程建设阶段是农业基本建设项目的全过程真实记录和历史凭证，在利用中是国家发展和支持农业的凭证和依据，在农业决策中是国家农业建设项目投资的重要参考。
2 农业基本项目建设项目档案的特点
2.1 涉及主体多方位性
农业基本建设项目从提出项目方案到项目竣工验收，涉及主管单位审批、农业部及财政部审批、地方政府部门及设计、施工、监理、材料及仪器设备供应商等多方位的主体，这决定了农业基本建设项目档案材料来源具有广泛性。
2.2 涉及内容的整体性
农业基本建设项目的档案应是以该项目或者该项目的一个单项工程为单位形成的一整套资料，从内容上看是一个有机的整体，从项目方案的提出到项目的批复到施工到竣工验收，每个阶段是紧密相连、不可或缺的，这些构成一个整体。
2.3 涉及专业的复杂性
农业基本建设项目涉及勘察设计、环保、建安、结构、给排水、配变电、消防、仪器设备等众多专业领域，这些专业领域在整个项目建设过程中的有机结合，决定了项目档案管理所涉及专业内容的复杂性。
2.4 保存时间具有长久性
根据国家建设部《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328—2001）规定，建设项目档案资料的保管期分为永久、长期和短期三种，长期保管的基本建设项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。农业基本建设项目档案资料在项目竣工验收后相当长一段时间内仍发挥作用，仍具有较高的保存价值，在保存时间上具有长久性。
2.5 服务三农效益评价的重要性
农业基本建设项目的宗旨是服务三农，增强农业发展后劲和事业发展能力，因而项目建成之后的效益评价就显得十分重要。应从经济效益、社会效益及生态效益等方面来综合评价该农业基本建设项目的效益，能让建设单位对该项目公益能力做一个自我评估，从长远来看对建设单位的总体布局以及发展方向具有一定的指导意义，也能为上级主管单位投资决策作为一定的参考。
3 农业基本建设项目档案管理存在的主要问题
3.1 建设主体对档案管理意识不强
农业基本建设项目档案资料不齐全、整理不规范的现状，究其根源是建设主体对档案规范管理的意识不强，对档案管理的认识不到位，一味重视工程质量、进度和资金使用情况，没有意识到档案管理的重要性。由于建设单位对档案管理意识不强，从而施工单位、设计单位及监理单位等各相关单位都不会对规范化的档案管理有足够的重视，未按照建设项目档案管理的要求归档资料，或者未设置专业人员专门负责档案资料的收集、整理工作，从而造成部门资料缺失，影响档案的成套性和完整性。
3.2 档案资料收集整理缺乏规范性和实效性
部分农业基本建设项目的承担者是科研事业单位，这些单位的档案管理人员对农业基本建设项目的建设过程并不了解，对档案资料的来源认识不清，无法准确、及时地将搜集到的档案资料归类。部分具有法律效力的关键性资料原件丢失，仅留存复印件，或者重要文件签字、盖章不齐全，文件资料存在涂改痕迹等现象普遍存在，文件资料的整理缺乏规范性，使得归档资料的价值大打折扣，也给日后项目验收带来一定的隐患。
由于农业基本建设项目档案存在上述涉及主体多方位性及涉及专业复杂性的特点，从项目立项到竣工验收需要经历很长的一个周期，档案资料不能及时归档的现象非常普遍。往往某一建设工序完成，相应的档案资料归集并未到位，而项目建设却进入下个环节，档案资料后补的现象普遍存在，而这样留下的痕迹会对日后档案资料的查阅造成很大的误差，档案管理工作不能与建设工程同步发展的现象在项目竣工验收时常会遭到质疑，对建设单位造成不良影响。
3.3 系统化档案管理意识薄弱
鉴于农业基本建设项目档案管理存在涉及内容整体性的特点，项目建设的每个阶段是紧密相连、不可或缺的，是一个有机整体。因而项目各个阶段产生的档案资料也应是一个连续的、有迹可循的整体，应将各个阶段产生的档案资料进行系统化管理，不能只重视施工阶段的工程资料，而轻视项目立项、初步设计等阶段的资料，任何一个阶段的档案资料缺失或者不规范都会造成整体档案质量下降，建设单位应树立牢固的系统化档案管理意识。
3.4 档案管理的硬件投入不足
国家住房和城乡建设部于2007年颁布的《建设电子文件与电子档案管理规范》要求建设项目在形成纸质档案的同时，还应收集、积累、整理、鉴定、验收、移交电子文件，并加强电子档案管理。因而，在此基础上，农业基本建设项目实现信息化管理是十分必要的。在项目建设过程中产生的大量电子文件，须跟纸质文件一样，严格按照国家相应电子文件的归档要求，并与纸质版的同步录入。这较之前的管理理念、技术处理及设备方面都有了较大变革，而农业基本建设项目的承担单位绝大部分在这方面的投入是明显不足的。
3.5 档案管理人员的专业水平有待提高
建设项目档案管理人员的专业水平也是影响档案质量的关键因素，由于农业基本建设项目档案涉及内容的广泛性，大部分建设单位档案管理人员并不具备这方面的专业知识，甚至存在兼职人员管理档案的现象，加上基本建设项目档案管理方面的培训比较少，他们对档案的收集、鉴定、分类、归档等工作不熟悉，导致项目档案资料质量不高、流失严重。
4 加强农业基本建设项目档案管理的对策
4.1 增强档案管理意识，完善档案管理制度
首先应加强对建设项目档案管理规范及农业基本建设项目管理办法中相关档案管理规范的宣传力度，从上到下各级领导都要牢固树立重视档案管理意识，使建设单位及施工单位、监理单位、设计单位等相关单位都认识到档案管理工作的重要性，将档案管理工作放在与工程质量同等重要的位置，这是做好基本建设项目档案管理工作的有力保证。
4.2 竣工验收档案资料管理与工程建设同步进行
从项目的提出、方案的设计开始，随着项目建设的环环相扣，农业基本建设项目的档案资料的收集、整理，与建设项目的立项、勘察设计、建设施工、竣工验收同步进行，形成全过程化的管理体系，将档案管理的理念贯穿整个项目建成过程，保证档案资料的齐全、准确。
由于农业基本建设项目涉及主体的多方位性，参与建设的设计、施工、监理、仪器设备供应商等都是该项目档案管理的范围，因而对这个范围内主体的档案资料也必须管理到位。例如设计单位应向建设单位提交设计文件资料，监理单位应提供监理日志等一系列资料，施工单位应提供竣工图等，建设单位应及时做好这些文件资料的收集工作，也可由上述单位分阶段向建设单位档案管理人员移交上述资料，并认真检查档案内容是否齐全、质量是否符合归档要求，如不符合归档要求，应停止进入下一步建设程序，待该阶段的档案资料规整到位后方可进入下一步建设，这样从源头上对项目建设档案质量进行把关，确保档案资料管理与工程建设同步进行。
4.3 建立系统化、规范化的档案管理制度体系
建立系统化、规范化的档案管理制度体系是牢固树立档案管理意识的具体表现，只有健全档案管理制度，才能使农业基本建设项目档案管理有章可循、有法可依。首先，要力争将建设项目的一整套档案资料收集、积累、整理及归档落到实处，明确建设过程中建设主体与其他参与主体的职责，使档案管理意识贯穿于项目建设的每一阶段，形成从项目的筹划、立项、开工直至竣工验收首尾相接、全过程管理的系统化体系。其次，将档案资料的管理落实到人，通过制定档案资料归档标准，并将档案资料管理纳入合同管理范围，通过合同对档案资料的质量、完整程度、数量等作出规范，明确建设单位对档案资料的要求，以便对各参与主体形成一定的约束，确保档案资料规范化。对于不符合归档要求的资料，应及时与参与单位沟通、协调，并给予指导解决。
4.4 提高档案管理人员的专业素质
除了制度上对档案管理加以统筹规范外，档案管理人员的专业素质也是影响档案工作的重要因素。电子信息化的应用和普及，推动了档案管理的信息化，也给档案管理人员带来很大的挑战。面对档案管理新技术的挑战，档案人员应不断加强业务学习，积极主动参加档案管理相关理论培训和讲座，及时学习和掌握运用现代信息，与时俱进，以适应档案管理现代化的需要。
总之，农业基本建设项目档案管理是一门系统化工程，应不断探究其内在规律，加强对档案的系统化、规范化管理，有效利用档案管理成果，推进农业基本建设的发展。
参考文献：
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篇9
雨污分流工程档案管理的不利因素
1施工工期长、标段多且工程进度不一致
雨污分流工程是网状分布，施工区域大，经过许多大街区和居民小区。作为一个整体的系统工程，工程施工标段多且各个工区的进度也不一致。对于工程的建档工作带来相当大的监管困难，由于不同路段的工程进度不一致，各种物质、设备的投入统计也有很大的区别，归档程序是动态的，管理起来存在困难。而且，每个标段的验收也是分批独立进行，如果不能统一制定归档要求和提前介入监管，这些标段的档案材料可能会缺损。
2施工沿线覆盖区域大，地下管网设计复杂
雨污分流工程联系着城市街道地下空间和城市周围的湖泊、河流。施工区域主要在城市主干道和重要的城市街区，街道下面管网状况复杂，还有许多地下设施和人防工程，在施工中对原有管网的结构改造、设计图纸的修改，都会经常发生。施工单位如果不能及时将修改方案保存和及时归档，工程竣工后会为以后的施工和维护带来极大的不便，甚至还会留下各种隐患。目前，在一些城市的雨污分流工程中，许多标段由于施工质量问题，还发生了多次返工现象，施工方案多次修改，监理方与施工方多次发生矛盾，如果不能保管好这些设计和修改图纸，一旦以后发生事故追究责任时，就会十分困难。
3工程项目档案管理人员和管理场所过于分散
雨污分流工程项目的各个标段展开，不同于其他场馆和楼层建设。各个标段的档案管理人员和档案管理场所也存在极大的分散性。由于雨污分流工程在城市主要街区展开，工程项目部的办公场所一般较为简陋，简易房内的档案保管条件也不太好，都对档案材料的收集、整理、保管等环节存在相当大的不利影响。雨污分流工程指挥部应当对主要干道、施工区域大的重点路段，配置专门的档案人员和档案保管设备，加大对重点路段档案收集的监管力度。
雨污分流工程档案管理的必要措施
1建立健全项目档案管理的规章制度
在雨污分流工程项目正式施工前，项目管理方就应当制定专门的归档制度和确定项目过程中的档案管理流程、监管体制、档案工作体系。在具体管理中，雨污分流项目档案的归档可以分为一次性归档和分阶段归档。归档的具体方式主要根据项目建设的具体进度和项目档案管理制度而决定。管理方要制定专门的档案管理责任书，对归档材料的范围、人员、项目单位、归档时间做出具体的规定。无论是一次性全部归档还是分阶段归档，都要作好必要的记录，明确责任，确保项目建设归档工作的严肃性和材料的完整性。工程开展后，施工方、监理方都要按照制度和档案工作协调机制，确保项目过程中的各类档案材料在生成后就能纳入有效管理之中。在具体项目的开展中，确保档案人员参与项目施工的进度监管，确保各个阶段的档案材料不能丢失，及时由档案人员参与档案资料的收集和管理。项目工程指挥部在开工前就注意与施工方签订档案管理协议，制订保证金制度来约束施工方重视档案工作。
2提供人力、资金、设备及库房等条件保障
雨污分流工程项目建设中的档案材料很多，需要确定专人负责收集、整理、保管这些档案材料，档案人员还要对档案工作流程的下一个环节进行监管，这就需要确定专门人员来做好档案的整理和指导工作。同时项目管理方和施工方还要考虑到档案管理需要投入相应的资金、设备，这些费用应当纳入雨污分流工程管理的成本之中，最后还要指定条件较好的房间作为档案材料的管理库房，确保档案材料不能受到损害。项目管理方和施工方还应当为各个档案员配备相应的办公设备和计算机等存储载体，确保各类信息及时汇总和备份。
3建立工程建设和项目档案管理的协调机制
目前，雨污分流工程项目建设的建设周期长和单位分散问题，是城市雨污分流项目建设普遍存在的问题，项目管理方应当在项目建设之前，认真研讨存在的问题和已有建设项目中取得的相关经验，准确划分工程项目的进度节点、按照工程项目来做好任务分解、责任分解、安全责任、归档范围及归档要求的具体内容划分。必须针对施工方的现有管理机构、管理水平、单位职责来明确，做好雨污分流工程进度与责任相一致。不同城市的雨污分流工程项目建设的周期和建设单位存在着很大的差别，应根据不同的项目要求和时间进度做好规划。雨污分流项目涉及到多个部门，项目档案管理涉及到项目责任单位、档案单位、施工单位、供货物流方、监理部门、审计单位、设备管理单位等。雨污分流项目档案的完整性需要项目在不同的建设时期、不同环节中各个部门的相互配合。项目建设中的组织协调，对于项目档案形成起到非常重要的决定因素，项目档案形成的质量也是项目建设组织协调水平的重要体现。
4对项目全过程的档案资料进行跟踪管理
项目建设全过程必须认真考虑到每个环节，项目档案的归档和管理涉及多个部门，应根据各个标段的建设周期、建设进度确定每个节点的工程进度、直接责任人、项目档案管理员等内容。力争在协调中责任明确，编制归档跟踪手册。项目建设办公室在项目建设中，要督促项目管理方、施工单位、监理、审计部门的按照节点收集整理各种档案资料，各个工程项目的档案员要针对自己的工程项目节点，及时将有关归档资料进行归档和梳理，填写项目档案跟踪记录手册，对于不能归档的材料和责任人要及时向工程指挥部报告。
5确立雨污分流工程项目档案的提前验收制度
我国许多城市大型建设项目都推行了项目档案先于项目竣工验收制度，其具体做法就是在整个项目竣工验收前，针对项目档案单独提前验收。项目档案提前验收的做法，起到了很好的督促作用，许多城市的大型建筑项目在档案验收前，将各种档案材料整理，对于各种散失的档案材料采取了及时的补救，对于整个工程项目档案的归档和今后向城建档案馆或者国家综合档案馆移交奠定了良好的基础。目前，我国许多城市进行雨污分流整治工作，应当在项目建设中大力推行雨污分流工程项目档案的提前验收制度，这样在整个过程验收前，项目档案材料必须齐全才能实现竣工验收，即使有档案材料的缺损，也会在档案验收后，及时补救，从而有利于整个建设项目档案的完整归档。
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1.构建信息开放中心随着信息社会的日益发展，网络信息资源的日益丰富，以人力和传统的“实体保管”的档案管理方式已不适应今天档案资源的管理与服务构建基于WEB平台构建太钢档案管理服务模式，提供全方位开发利用开展企业档案的开发利用工作，是提高档案资源效率的重要手段针对档案资源的开放利用和回收，越来越多的企业通过构建信息开放中心的方式来推动企业适应时代的发展为优化传统档案服务方式，利用信息化手段发挥新的服务方式，企业档案开发可以积极地探索档案宣传的内容、重点和方式上的问题而实现信息开放的多元化有多种途径:首先，需要通过网络资源的形式建立支持用户通过登录系统的信息查询方式其次，针对客户的实际需要，企业在对档案信息管理的问题，可以通过电子邮件等多媒体方式进行远程服务与此同时，为延伸档案资料的服务时间和空间，企业应该适应时代的发展，建立高效的信息系统最后，为方便用户检索信息资料，利用资源网定期档案服务数据包、构建档案数据库当然，我们不能忽视对企业档案资源的编研与利用而针对这一方面所出现的问题，信息开放中心还可以在分析档案原始信息的基础之上，为形成信息含量高、具备针对性的档案产品，以保证企业得到充分发展，对档案原件的价值进行开发。
2.进行深化层次编研充分优化档案原始信息，是档案资料的编研工作的重要内容同时，我们必须要注意到的是档案资料主要是针对企业的日常工作以及实际的数据和运行需要等诸多方面，必须对原有数据进行整理，根据现实工作的实际需要，对所需信息进行处理而出来的工程是根据企业现有馆藏经所需信息根据实际工作种类和企业运行的各个阶段，进行分类处理但同时，要保证信息的真实性，对于有价值的信息进行汇总而这些步骤都是为保障企业的档案编研符合企业的利益需要可以为企业良好、稳定的发展提供有力的依据在实际操作中，企业倘若要想改善其档案信息资料管理必须要注意以下事项:第一，针对档案数量繁多，种类多样的信息的实际需求情况，档案资料的处理要以优先级的方式有序进行第二，因为企业档案资料对于企业自身利益密切相关，在其编研的工程中，我们必须请要具备丰富经验的档案专家来进行，以保证其档案资料处理的合理性与科学性第三，在档案资料内容处理上，对于来自企业管理部门或者国家行业协会的指导性文件档案，应定期编研汇总第四，档案资料处理的过程中，充分发挥档案资料的价值，必须保障编研资料能够及时提交，档案资料也必须按照周密的时间流程来进行，保证编研资料的全面性和概括性，而对于涉及企业生产具体细节的资料，则编研时更应注重其细致性和完整性。
3.强化规范化制度化建设，建立工程档案检查考核制度项目前期预知管理，项目开工统一档案管理标准，项目实施阶段实时监控，项目交工阶段总结反馈的各个阶段等都所属于企业项目工程全过程管理的主要内容针对项目档案的分散管理，制度不完善，业务监督、指导力度不足;工程档案残缺、不完整、不能准确地移交归档的现状首先，为保证归档资料及图纸的准确、完整，必须建立健全档案各项规章制度其次，建立健全档案资料保证金制度，在项目工程的初期阶段抓起，档案人员参加重要设备的开箱验收，及时做好传递和变更记录其次，大力推行对电子文件档案在工程档案中运用做到企业档案为企业文化建设服务，为企业的文化建设提供详实的素材同时，为保障基建档案管理工作流程与优化，文书档案管理工作流程与优化，会计档案管理工作流程与优化，经营档案管理工作流程与优化，必须建立工程档案检查考核制度针对档案管理的实际情况，对于有价值的信息资料，进行定期的汇总和检查对于那些对于企业发展没有借鉴意义的资料进行处理，合理分类和汇总。
二、结束语
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10项目验收报告