人事档案管理法范文

导语：如何才能写好一篇人事档案管理法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公文云整理的十篇范文，供你借鉴。

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人事档案是党政军群机关、企事业单位在管理所属人员时形成的以各个个人为单位集中保存的一种特殊的专门档案，是全面地历史地考察和了解一个人的依据，是党的组织工作、人事工作不可缺少的重要参考依据。人事档案管理又是人事管理的重要组成部分。因此，加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为我局选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，就显得更为重要。

二、人事档案管理与利用存在的问题

（一）历史遗留问题多，升级达标工作任务繁重。

体制调整前，局直单位的人事档案归地方人事部门管理，由于隶属关系、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐等问题。如人事档案盒（袋）破损不堪；人事档案材料残缺不全；档案材料没有进行规范整理，归档材料规格不一，有的甚至没有进行科学的分类和装订。体制调整后，我局面临1218份人事档案的重新整理，升级达标工作，除“三龄一历”需要审核准确外，仅技术加工，规范整理就有相当大的工作量。

（二）人事档案管理硬件不足。

我局由于办公条件限制，虽然管理1218份人事档案，但没有实现“三室”分开，即档案库房、阅档室、办公室分开，人事档案库房没有配置防盗门窗、去湿机、加湿器、温湿度表等硬件设备。

（三）专职档案管理人员缺乏。

我局主要是由人事部门配备兼职人员兼管人事档案管理工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对人事档案管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使我局人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。

（四）局直单位人事部门档案意识不强。

为规范我局人事档案管理工作，我局印发了《省长江河道管理局档案材料收集归档制度》和《省长江河道管理局档案材料借（调）阅制度和传递制度》，可是有些单位仍不能认真对照制度，及时将需要归档的人事档案材料报送省局，借（调）阅人事档案时也不能认真履行相关手续。这样，不利于档案资料的不断更新，从而影响人事档案材料的利用效果。

（五）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低。

人事档案管理绝不仅仅是单纯保管，而是有一系列服务内容，包括档案信息的开发利用等。目前，我局人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察、发展党员等方面，未能真正起到应有的作用。

（六）档案管理手段落后。

现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。计算机在人事档案管理中，只发挥了简单的档案材料目录的录入作用，人事档案管理信息化功能尚未开发。

三、解决人事档案的管理与利用问题的措施

（一）领导重视，组织得力。

单位领导，尤其是分管组织人事工作的领导，应进一步增强档案意识，充分认识到人事档案工作在我局人事管理工作中的重要地位和作用，重视人事档案管理工作，要将人事档案工作列入议事日程，定期听取工作汇报，切实解决人事档案工作中的实际问题；要对人事档案工作定期研究、部署，制定人事档案工作近期或远期规划和实施方案，做到有计划，有部署，有检查，有落实；要主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。

（二）为人事档案管理工作提供必要的物质条件。

要将人事档案工作所需经费列入单位财务计划，保证经费落实；要利用单位办公楼即将拆迁的机会，改善人事档案管理工作的基础设施，实现“三室”分开，即档案库房、阅档室、办公室分开；要为人事档案库房配置防盗门窗、去湿机、加湿器、温湿度表、复印机等硬件设备。

（三）要配备专职档案管理人员，提高档案管理人员素质。

为切实做好“三龄一历”审核工作，顺利实现人事档案升级达标任务，应当按照政策规定选好配足档案管理人员，这样可以保证人事档案工作的长效性，促进人事档案管理上水平；要不断提高人事档案管理人员的自身素质，对档案管理人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期长江河道管理事业发展对人事档案管理的新要求；同时，也要加强人事档案管理人员的思想素质教育，教育他们要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密、严谨认真、要能吃苦、耐劳，甘于奉献。

（四）完善、落实人事档案管理制度。

在我局现有收集归档制度、借（查）阅制度的基础上，根据单位人事档案工作实际情况，继续制定完善人事档案管理鉴别归档制度、转递制度、保管保密制度、检查核对制度等制度，努力形成一个完整的规章制度体系。

在制定制度的基础上，更要关注制度的贯彻落实情况。要按照规章制度要求，定期检查监督局直单位对档案制度的落实执行情况，督促局直单位按照制度要求，及时将归档文件报送我局，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实，保证人事档案工作逐步制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。

（五）提高人事档案管理的现代化水平。

要顺应时代的发展要求，把现代先进的科学技术手段如：存贮技术：微机、缩微照相；防护技术：原子能处理、空调器、吸尘器；复制技术：复印机、扫描机；装订技术；自动打眼机等应用到人事档案管理工作中，以提高档案管理的工作效率，延长人事档案寿命。

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【关键词】 干部人事档案 集中管理 发展现状 重要性思考

前 言

集中管理，是档案归档整理中的重要管理模式与方法之一，广泛应用于各个行业的人事档案管理工作。其中，干部人事档案，也不例外，主要采用了集中管理这一方式。虽然对于干部人事档案集中管理有相应准则，但在发展的过程中还是不免存在一些问题，如何有效的突破目前干部人事档案管理的发展桎梏，如何发展出更多高效、创新的管理方法与措施、如何保障干部人事档案集中管理的有效性等都是亟待解决的问题。基于这样的发展现状与研究目标，本文就干部人事档案集中管理发展从干部人事档案集中管理发展现状、干部人事档案集中管理的重要性以及干部人事档案集中管理发展的几点思考等方面展开论述与探究。

一、干部人事档案集中管理发展现状

1.1 干部人事档案集中管理内容与特点

干部人事档案集中管理，其目的是为了将干部的人事档案的信息进行集中化、统一化的存档、保管。而具体而言，干部人事档案集中管理的职责与内容主要涵盖了以下几点：（1）对干部的人事信息、档案材料进行记录、归档与保存，从而形成完整的干部人事信息档案；（2）对干部人事档案提供借阅、转递、调查、保护等作用。在任何合理需要干部人事档案信息的情况，负责干部人事档案集中管理的机构有义务提供支持。除此之外，干部人事档案的集中管理还具有开展干部人事档案业务建设、为国家积累档案史料等作用。而干部人事档案集中管理工作具有依照特定法律准则、依托专门机构以及保密性较强等特点。由此可见，干部人事档案集中管理是一项较为复杂的工作。

1.2 干部人事档案集中管理存在的问题

干部人事档案集中管理，虽然在过程的很长一段时间里，都基本完成了管理工作的职责与任务，但仍存在一些问题。第一，由于干部人事档案集中管理手段落后，使得档案信息存在不准确的现象，究其原因，是从纸质化管理走向信息化管理的转型发展环节中，不可避免的出现差错，这也要求我们在记录、归档管理中需要进一步优化管理模式；第二，许多干部人事档案信息不全，普遍存在缺材料的现象；第三，在干部人事档案制作方面不够统一化、规范化，给集中管理带来了不小的阻碍。干部人事档案集中管理的发展可谓是任重而道远。

二、干部人事档案集中管理的重要性

干部人事档案，是反映干部工作经历、表现等各方面情况的重要信息依据，也是维护一个干部合法权益的重要信证。由此可见，干部人事档案信息的管理意义重大。

首先，干部人事档案集中管理，有专门的机构负责，对记录了干部人事档案信息的材料进行有效妥善的保管，同时随着信息技术的深入发展以及应用到干部人事档案的集中管理工作中，干部人事档案集中管理进入了信息化管理时代，档案材料也开始出现了电子档案记录保存的管理方式，使得档案管理更加的长久且不容易损坏丢失等；其次，干部人事档案有效的集中管理，能够便于有关部门在人事调动过程中及时的获取干部的档案履历信息，有效的从这些材料中全面的了解一个干部的发展及各方面的基本情况，为干部的人事调动提供了有效的保障；除此之外，干部人事档案，是组织研究干部工作规律、反映客观基本情况的重要材料，进行集中管理，既可以保证人事档案信息的保密性与安全性，同时也组织随时可能需要使用时提供了便捷。由此可见，干部人事档案集中管理，是一项不可或缺的工作，需要我们在实践过程中深入探究，发展出更多有效的管理手段与措施。

三、干部人事档案集中管理发展的几点思考

基于干部人事n案集中管理发展中存在的问题，本文就如何做好干部人事档案集中管理工作，从而维持其发展的持续性与高效性，提出以下几点建议：

（1）重视干部人事档案集中管理，加大对管理工作的投入。人事档案管理，无论是对于干部的发展，还是对于史料的积累与保存，都意义重大；只有在思想上加强重视，在实践中加大投入，那么才能够更为高效的做好这一工作。

（2）完善干部人事档案管理机制，丰富管理工作手段与措施。人事档案管理，内容较复杂，积累归档工作量大，只有发展更多高效的管理机制与措施，那么才能够保障档案信息的万无一失。

（3）深化改革发展干部人事档案集中管理，大力推进信息化管理模式。有效应用信息化技术，优化管理流程，简化管理步骤，让人事档案集中管理更为便捷、高效、安全。

结 语

干部人事档案的集中管理，虽然在发展的过程中面临着一些问题，发展之路可谓是任重而道远。但只要在具体的管理实践中，我们只要能够正确的认识目前的发展现状，给予足够的重视，不断完善干部人事档案管理机制，丰富管理手段与方法，那么就一定能够有效的做好干部人事档案的管理。

【参考文献】

[1] 陆冬梅. 干部人事档案管理和利用存在的主要问题及对策分析[J]. 办公室业务， 2015（10）.

[2] 班炜炜. 探讨干部人事档案管理在干部任免中的重要性[J]. 经营者， 2015（9）：16-17

[3] 任春霞. 对干部人事档案专项清理的探讨[J]. 山西经济管理干部学院学报， 2014， 22（4）：16-18.

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关键词：基本情况；发展导则；办法；强化结合

1发展人事档案工作的基本情况

在管理人事的行为中产生的数据记载称为人事档案，从古至今，人事档案一直是关乎着人才信息的重要依据，并随着历史的不断发展逐渐细致化、实用化。演变至今它的存在已经与人们日常的工作、社会行为密不可分。在当下的时局中，伴随着工作特殊岗位的出现、以及各种保险待遇的出现还有人才流通加速、人才调度和高科技管理手段的诞生，人事档案工作已经得到了大部分单位及各部门的重视，其发展速度也随之加快。（1）本着深入以人为本的原则，要想做好人事档案管理工作其过程是非常繁琐的，若要将人事档案工作成效提成到更佳完美的程度也是一项耗时久、任务重的艰难旅程，本项工作不但要具备主观的整体模式，同时也要将细部繁琐的内容整理的越加完善。从而让人事档案发挥其基本存在的意义，能够更好的服务社会，服务人民。（2）现如今一批高素质、高业务水平的管理人员加入到了档案管理工作当中来，他们在人事档案管理工作中起到了关键性的作用。这些从业人员不但拥有娴熟的业务知识、良好的岗位责任心，同时还能利用灵活的头脑和高科技产品的结合创新出更加适合档案管理工作的工作手段。这样就体现了若要在一项工作中若要由突飞猛进的成绩，就要注重以人为本的理念，从而通过团队的每一份自完美的发挥来给团体递增更多的效益成果。通过改革的洗礼，现如今大部分从事人事档案管理工作人员，皆可拥有良好的职业道德、国强的业务素质、以及热情的爱岗精神。这些需要具备的素质与认识档案管理工作的发展前景是密不可分的。（3）随着高科技管理办法的诞生，人事档案管理工作成效已经得到了更佳的结果。高科技计算机及因特网的诞生，促进了人事档案管理工作的效率质量同时提升，其能够让人事档案的相关信息已网络的形式进行传递、备案等，加强了档案保存的安全性、和互相传递的方便性。

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关键词：人事档案管理；方法；问题与对策

随着社会的发展，企业以及事业等单位为了自身更好的发展，从而在市场占据有利的位置，对于人力资源的开发越来越全面，也因此，对于人事档案管理方法的研究也越来越深刻，但是不可否认的是，目前，人事档案管理方法仍然存在很多的问题，这不仅导致企业以及事业单位无法根据实际情况进行人员的调配，影响自身的发展，也会导致整个社会的人力资源开发不合理的情况发生，但是人事档案管理在社会发展中有着不可取代的位置，因此，必须采取一定的措施解决人事档案管理中所出现的问题。

1人事档案管理方法的现状

1.1认知意识不足虽然人事档案管理工作的重要性逐渐被整个社会所认可，但是由于人事档案的概念进入我国的时间较短，使得绝大多数的人员对人事档案管理工作认知不全，就会严重影响了单位的人员调度，而人事档案管理的认知不足最主要是由于人事档案管理工作属于服务型工作，而服务性工作使得档案管理人员无法认识到自己工作的重要性，从而使得人事档案管理工作流于表面，进而在阻碍人事档案管理工作开展的同时，也影响了人事档案管理工作的发展。1.2管理制度不健全由于人事档案管理人员对于自己工作的认知不全，重视度不够，就会严重影响工作态度，从而衍生管理制度不健全的情况发生，进一步的影响人事档案管理工作的开展并限制了人事档案工作的发展前景。换句话说，人事档案管理制度的不健全就会使得整体人事档案管理无序，混乱，严重影响人力资源的进一步的开发，也会使得人事档案管理工作的安全性极大的降低，从而导致人事部内的人事档案严重流失，这在一定程度上侵犯了个人的隐私。1.3管理人员专业素质较低正是由于人事档案管理工作属于服务性工作，这才使得工作人员的工作激情下降的同时，也会使得管理人员的素质逐渐降低，对自己的工作不重视，极易出现偷奸耍滑的情况，进而影响工作的进度以及人力资源工作的开发；再加上由于人事档案管理工作所需的技术不高，使得人事档案工作上手容易，从而导致从事人事档案管理工作的工作人员缺乏相应的专业素质，进而致使人事档案管理工作出现无序的情况，使得人事档案管理工作名存实亡。

2优化人事档案管理方法的对策

人事档案管理工作在当今社会有着十分重要的作用，但是由于目前人事档案管理工作出现了各种问题，限制了人事档案事业的发展，所以必须采取措施优化人事档案管理方法。2.1强化认知认知不全就会导致对工作不重视，进而影响一个新兴行业的发展，而对人事档案管理工作的认知不健全，不仅会影响人力资源的开啊发，也会衍生其他的问题，影响人事档案管理工作，所以为了人事档案能更好的发展，必须强化工作人员的认知意识，从而工作人员对自己工作的重视度，从而使得人事档案管理工作能落于实际，健全人事档案管理工作的整体机构，可以使得整个人事档案管理机构能够有序的开展工作，2.2健全管理制度健全的管理制度是保证管理工作有序开展的重要因素，而为了进一步优化人事档案管理工作，必须健全人事档案管理工作，人事档案管理工作十分重要，不仅体现在人员调度上，也体现在了人员的潜能开发上；从另一方面来说，人事档案管理工作是整个公司相对重要的工作，所以为了更大程度的规范人事档案工作，必须健全人事档案管理制度，除此之外，建立相应的监督环节就会最大程度的降低人事档案失窃的情况，进而保证管理工作有序开展。2.3培养管理人员的专业素质人员是一个工作开展的关键，因此工作人员的专业素质正是保障管理人员工作开展的关键，所以为了提高人事档案管理工作的效率，必须提高管理人员的专业素质。众所周知，人事档案管理工作十分的繁复，也十分重要，所以工作人员需要投入大量的人力、物力保证工作的开展，而其中也参杂着大量的专业知识，因此，必须加强人员的专业素质，培养专业的档案管理队伍，降低人员流动所带来的损失，从而保证人事档案能够发挥其应有的效用，进而提高人事档案管理质量以及管理效率。2.4其他解决措施除却加强社会对人事档案管理工作的认知，提高工作人员的专业素质，健全人事档案管理制度这三种方法来提高人事档案管理的工作效率，还可以通过建设现代化人事档案管理来提高人事档案管理的工作效率，近些年来，由于计算机以及网络技术的发展以及普及使得信息化建设的逐渐加快了步伐，所以必须将传统的人事档案管理方法转换成现代化计算机管理模式，从而适当的管理更加方便，加强管理效率，使得人事档案管理能够发挥相应的效用。

3优化人事档案管理方法的社会意义

人事档案记录着人的一生发展，而人事档案的管理更是便于对人员管理以及调度的最有效的措施，所以无论是为了人力资源最大程度的开发，还是市场的发展，人事档案管理都具有一定的重要作用，而从另一方面来说，为了实现中华民族伟大复兴的中国梦，就必须把力量都使到刀刃上，因此更需要人事档案管理工作的开展，所以优化人事档案管理方法可以为祖国的建设提供一定的助力。综上所述，当今社会正处于人口大爆发的时代，而为了更好的做好民生工作，人事档案至关重要，一般情况下，人事档案仅在企业以及事业单位中被广泛使用，但是实际上，无论在何处都有人事档案的踪迹，而在新的形势下，旧有的人事档案管理方法并不足以满足当前社会对人力资源开发的目的，这也就致使当前的人事档案管理方法逐渐与社会脱节，进而影响市场的发展，因此人事档案管理方法必须与时俱进，进而使得人事管理方法能为人力资源的开发做出一定的贡献，为国家稳定的发展做出一定的贡献。

参考文献

[1]吴正明.流动人员人事档案管理与改革研究[D].合肥：安徽大学，2013.

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1.管理机构

（1）公务员等档案管理。我国公务员等干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上（含县）机关、单位的干部档案实行由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理，不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。现职与非现职的公务员档案管理机构相同。美国公立系统的现职人员是集中管理模式，由人事管理总署负责管理。联邦政府各部门统一设置人事机构。州政府以及其他地方政府也设立人事档案的机构――人事办公室或人力资源办公室。美国公立系统的非现职人员，其人事档案由国家人事文件中心管理，它由军职人员文件中心和文职人员文件中心两部门组成。

（2）其他企业、私营组织人员档案管理机构。我国1992年颁布了《企业职工档案管理工作规定》，规定企业职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。1996年颁布了《流动人员人事档案管理规定》，流动人员人事档案的管理，按照人事管理权限，一律由市、区、县组织部、人事局所属的人才交流服务机构和劳动服务机构负责。美国这类人员的人事档案一般由本单位的人事部门保管，辞职、死亡或工作调动等情况后，其人事档案仍然保留在原供职单位。此外，美国的一些专业部门也保存着大量的个人数据，如社会保障署保存了所有成年人的社会保障号和信誉局发给所有人的社会安全号，通过社会保障号和社会安全号可以查询相关档案数据。

2.管理的开放性

我国《企业职工档案管理工作规定》第十七条规定，查阅档案应凭单位介绍信，档案除特殊情况下一般不借出查阅，任何个人不得查阅或借用，因工作需要从档案中取证的，须单位领导批准后才能复制办理。美国利用人事档案可以是本人或他人（经本人授权），一般需提交申请信、全名、出生日期、社会保障号、任职机构的名称，任职时间和离职时间、利用目的等。

3.档案的利用

我国当前的人事档案管理中重“管理”轻“利用”的现象普遍存在。首先人们总是认为人事档案是很神秘的东西，非常封闭。其次以往人事档案收集个人业绩、能力、信用等方面材料比较少，不能及时完全记载和反映一个人的现状或全貌。另外，有的用人单位只看现实能力，而不看个人档案。目前随着已经参加社会保险的人员，退休时当地社保部门需要审核人事档案，核对视同缴费年限，技术职称，特殊工种等，因此人们也越来越意识到人事档案的重要性，但其利用还相当局限。

美国早在上世纪90年代就建立了档案信息导航系统，成为世界上第一个实现档案信息网络一体化的国家。在美国，公民的人事档案除了为人力资源管理和社会保障服务外，还建立了个人信用系统。每个公民有社会安全号码和社会保障号（成年人），这个号码在其申请工作、支取工资、纳税、贷款时，都要使用这个号码，这些信用记录由专门的征信机构收集整理，形成信用报告，记入其个人信用档案。

二、中美人事档案管理不同带给我们的启示

第一，要采取多种措施增强社会公众对人事档案管理的了解，宣传人事档案管理知识，人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。从人力资源开发、管理的角度，人事档案为个人求职、单位求才提供了依据。另外，人事档案是办理社会保险和退休手续、提供出国政审和公证材料、出具报考研究生的相关材料主要依据等。如办理退休手续时，就需审核本人人事档案，核定出生时间、参加工作时间、高级职称等；遗产纠纷时也需查当事人的社会关系等。

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关键词：人事档案管理；信息化；趋向

一、人事档案管理现状分析

人事档案管理目前主要存在人事档案内容失真、材料不全、管理方式落后、利用范围狭窄等问题。为使人事档案的管理更加完善，我们要求通过改善人事档案管理制度、采用现代化管理手段、提高档案管理人员素质等措施，使人事档案管理更科学、更实用。

档案工作已从以为国家、为政府机构服务为己任的传统档案工作拓展为“以人为本”思想指导下的现代档案工作。这意味着随着社会文明程度的提高和对信息需求程度的深化，档案信息资源将成为普通公民信息来源和信息服务的重要组成部分。由传统的管理理念向现代管理理念转变，在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值，使档案管理工作发挥出应有的经济效益及社会效益。

面对海量的档案信息，其加工、整理与传输如果还停留在手工管理水平，必将为历史所淘汰。计算机技术的普及，为人事档案数字化建设奠定了良好的基础。目前，人事档案信息化建设工作已纳入政府电子政务建设工程，硬件设施建设有了一定基础，数据库建设已经开始进行，档案信息化建设工作刚刚起步，但还处于初级阶段，与其它行业信息化情况比较，人事档案信息化建设起步迟、发展缓慢。

人事档案信息化建设缺乏统一的技术标准。档案信息化建设的前提是基础工作的规范化和标准化，但目前，没有一个可用于档案信息化管理的计算机管理软件系统。档案自动化管理工作尚无统一标准，无法全面推广。同时，档案的技术标准、工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，现行的档案整理、分类方法、目录标准及有关规定已不能完全适应档案的信息化管理。特别是人事档案信息系统和网络建设形式层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，制约了人事档案信息化管理的进程。

人事档案信息化建设缺乏专业人才。要实现档案信息化，首先要有现代化的管理人才，档案管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，人事档案管理部门普遍缺乏现代信息技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更缺，大部分档案人员计算机水平偏低，甚至有机盲现象，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，更谈不上档案信息化。

二、新形势下人事档案管理信息化发展的必然趋向

（一）充分认识实行人事档案信息化发展的必然性。

1.人事档案信息化是现代科学技术发展的必然趋势。所谓信息化档案管理，就是在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行存储、管理和提供利用服务。也就是说把静态的信息转化为动态的管理过程，而这种转化不能只拘泥于形式，而是要达到根本转变的效果，因为有很多地方已经离不开信息技术的支持了，同时新的信息技术为档案工作实现新的发展和飞跃提供了可能。发展人事档案信息化是新时期档案工作缩小与其他行业信息化差距的迫切需要，也是国家信息化建设的必然要求。

2.人事档案信息化是信息规范化内在的要求。从档案管理的改革整体来看，信息化发展是总的方向，而信息化的核心内容就是要利用电子计算机和网络技术，对各类信息进行编辑和管理，达到存储、检索，实现档案资源共享的目的，从而提高人事管理的整体效率。

3.人事档案信息化可以实现资源共享。网络信息系统提供了全方位的信息资源，可以随时更换档案信息内容，可以得到最新的档案信息，从而获得第一手资料，大大提高信息的准确性和实效性。电子档案缩短了查询时间，能够在短时间内提供大量的信息，提高工作效率，降低工作强度。

4.人事档案信息化可以为大家提供更为全面的信息服务。当人事档案信息数据库及信息网络建立后，每一个上网者都可以利用这个网络在允许的范围内点击想要得信息，这样能够更好的克服对资料占有的不公平，实现从纸质媒介向信息电子媒介的飞跃。

（二）人事档案信息化发展趋向的现实可行性。

计算机和网络技术为平台的现代信息技术的广泛应用，从客观上改变了信息的存在方式，即从静态趋向动态。运动不仅凸现了信息的价值，更重要的是动态信息改变了社会的运行方式和生存质量，进一步促进了社会对信息的需求和依赖，从而进一步彰显了信息的价值和信息部门的社会地位。现实档案工作中，档案信息主体上仍以传统的静态方式存在着，客观上背离了信息化社会档案信息存在方式的内在要求。随着计算机技术的引入，建立人事档案的自动化系统，实现人事档案自动化管理，完成档案管理的信息化已成为可能。

通过建立人事档案信息网络中心，按照《干部档案工作条例》规定的十大类别和上级组织部门有关档案材料分类的具体要求，根据档案编号查询系统程序，对干部的“三龄一历”、职务职级、家庭信息、奖惩、考核、工资等资料，可以在设权条件下自由检索、任意提取、综合分析。积极推行人事档案信息管理工作标准化，对电子文档的采集、制作、分类、存储等各方面进行规范统一，有效地避免文件的混乱现象。在人事档案信息化基础上，形成以信息化为内容，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的新型人事档案，实现信息共享，由信息化人事档案系统完成查找和调阅档案信息，完全不受时间和地理条件的限制。现代科技及网络技术的进一步普及推动了人事档案办公自动化、档案库房保护技术现代化和档案管理信息化的实现。

（三）人事档案信息化建设具有更深刻的战略意义。

实现人事档案信息化、管理网络化是信息时展的必然要求，是电子政务发展的必然趋势。传统的人事档案管理方式已不适应新形势下人事工作的需要和信息技术发展的时代特征，尽快开展人事档案信息化工作是当前急需解决的问题。

首先，实行人事档案信息化可以解决传统的人事档案管理模式存在的一些矛盾和弊端。繁琐的手工劳动效率低；需求信息量大和难以形成综合性的信息资料的矛盾；传统的档案管理手段落后，使一些企图伪造、篡改档案材料的人有了可乘之机，影响了干部队伍纯洁性；传统管理模式使管理者以常规心态、常规思路分析问题，拘泥于用老办法解决新问题，不思进取，最终将使得档案管理工作打不开局面，提高不了层次。

其次，利用计算机管理人事信息将大大提高整个人事档案信息的开发与利用工作的全面性、准确性和时效性，可为人事管理现代化奠定基础，进而推进整个人事工作的大变革，这是历史发展的必然。

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改革开放以来，我国人事档案管理工作，经历许多考验，人才的流动受到档案工作的制约，使人才难以流动，也正因为这个理由，在不同的单位都留下了一些有档无人的现象，也使一些人的档案成为不完成的档案。但在高科技时代，人事档案的管理工作，在计算机和网络化的发展中，已经具备了一套完整、健全的档案管理理论、方法、工作经验，同时也形成了一个较强的、并且独立的档案管理系统，这些已经成为档案管理的基础，高科技的发展，加速了档案管理的创新发展。但在创新中也有一些问题。第一，是由于现实中的一些问题，阻碍了创新发展，虽然档案管理经过了半个世纪的发展，但直至今天，我们还应该说，档案工作还是处在一个发展阶段，所以，就会出现这样或那样的，各种各样的问题也不奇怪，例如，工作方法老旧、社会对档案管理的意识性不强、档案管理部门工作效率低下，还有由于指导力不足、档案管理事业专业人才较少等问题，凸现了人事档案后继无人的事实，当然，这些问题不是一朝一日能解决的，但一定程度上却阻碍了档案管理发展。第二，是学习不努力，在高科技时期，不学习就会落后，作为档案的管理者，本来就缺少专业档案管理人才，许多的管理者大多是换岗，或其它原因来到档案管理岗位上的，很多管理工作者都是以传统经验工作，没有更多的学习，也更没有思考，他们只是日复一日的工作，把学习新技术都忘在脑后。第三，是人事档案管理工作的实践过程单一，实践是检验真理最好的办法，可是在档案管理中，学到的是最新理论，到实践过程中，因为各种各样的原因让理论变的没有意义，使从业者从实践者又回到传统中。

2、高科技时期计算机在档案管理中的应用

在现代科技时期，必须要掌握计算机和网络应用。档案管理是社会发展的记录仪，也是社会信息的储存库，在大量的无序的信息，整理、归档、管理，是个反复而大工作量的工作，所以档案管理工作者就必须熟练掌握计算机和网络，有效利用现代科技提高工作效率。

2.1计算机技术与无纸化办公

无纸化办公，实现全无纸化办公在档案管理里，应该是一个必然的趋势，节能环保、高效办公，都可以完全的有计算机来实现。

2.2数字化管理与数字化技术

数字化管理，通过摄像及扫描设备，实现全数字化，将多年旧档案进行数字化管理。第一，节省空间，不用堆积档案。第二，方便查找和使用，在电脑里的档案可以方便的进行输出，供查阅者使用。

2.3信息化使用与网络化

信息化使用，在当今的信息时代里，网络已经基本普及，在网络的世界里已难以区分国界，信息达到全球共享，所以将档案管理加入到网络的世界里“足不出户，便知天下事”。利用网络传输，也非常方便而且速度快捷，这必将大大提高各部门的行政工作效率。

2.4档案管理与全能化查阅

将传统的纸质、照片等储存方式改变，以视频、录音等真实记录，辅以文字说明，便有效的使查阅达到使用者的使用效果，全方位、多视角的理解查阅内容。在文件归档的过程中，以省去了传统中大量的人力资源，完全体现以人为本的理念。

2.5市场化经营与档案管理

以传统的档案管理很难被社会熟知，更难为大多数公众所提供方便，这样就出现了资源的浪费，和多部门的重复工作，利用市场经营模式去进行档案管理，将多数资源面向大众，做到资源共享，还可以增加一定的利润效益，更好的发展本部门，这将达到双赢。

3、档案管理的创新发展之路的发展措施

中国经历了十之前的十年高速发展，面对档案管理，也迎来了高科技时期人事档案管理创新发展之路。

3.1人事档案管理与服务创新

要尽快建立、健全档案电子馆，实现单机客户上传、下载等，建立自己内部网络，建立等级查阅级别，将非保密性档案资材实行全面开放式查阅，建立在线服务，将传统的到档案室查找、复印等过程简化，实现信息零时间传递，更有效的保证了许多档案及文件的时效性。

3.2人事档案管理与现代电子科技

现代电子科技的使用，建立了多元化、全方位的档案管理模式，利用和完善现代电子科技产品，将档案管理从传统的方式中解脱出来，真正达到档案管理的意义，使档案管理与现代电子同步。

3.3人事档案管理与纵向横向系统

人事档案管理要建立纵向横向系统，所谓纵向系统就是上两级和下两级，建立同样模式和版式的上传、下载方式，建立联合目录统一格式和编排，防止资源、人力、资金等浪费，更好的使各档案管理单位使用专业、人才。所谓横向系统，就是达到资源共享，使横向的各部门能第一时间查阅到相关档案资料。

3.4人事档案管理与信息资源共享

人事档案管理要实行档案管理产业，将传统的档案管理里中档案管理人员的角色转变，从一个保管者变为一个信息的拥有者，将档案信息共享化，档案室也变成一个信息交流中心，完全体现出信息的重要性。建立反馈系统，在信息资源共享的时代里，建立、健全全方位、专业的信息是致关重要的，所以建立反馈系统，第一时间让从事档案管理人员，可以知道大众的需求，以便更好的整理、更新信息。

4、结语

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（一）提升事业单位人力资源管理效果。人事档案中往往包含了职工的一些基本信息及其履历，主要包括学历、工作经验、职称、行为表现等详细信息，而这些内容是事业单位对职工进行绩效考核和职位升迁的重要依据。通过对人事档案中一些信息的查阅可以对职工之前乃至最近一段时间的工作表现、绩效完成情况等有一个准确的把握，同时也可以对其诚信度、责任感等一些与工作相关的信息进行大致的了解，从而判断是否值得进一步培养与提拔。

（二）强化单位和职工的自我控制意识。人事档案作为一项常规的工作，是将职工一定时间段内与工作相关的信息进行搜集、整理和归档，供做相关决策时使用。通过将职工每个月的绩效考评和年度任务考核情况归入其个人档案，能够强化员工的自我管理意识，督促其在平时投入更多的时间和精力进行工作，在服务客户时能够以满腔的热情来搏得客户的满意和好评，而这些信息归入人事档案也为单位进行实际的人才选拔和任命提供了重要的依托，提升了人才使用的准确性。

二、人事档案管理的问题分析

人事档案作为事业单位人力资源管理过程中的重要资料和信息来源，在实际应用过程中的效果并不理想，档案对人力资源管理的促进作用并没有充分发挥出来。当前人事档案管理过程中存在的问题主要有以下几方面：

（一）人事档案管理意识薄弱。从当前事业单位的人事档案管理工作来看，普遍存在的一个共性问题就是档案意识不强，认为档案对自己工作的开展没有太大的作用，将档案视为资料的汇总、整理，因此，在档案信息的填写过程中存在敷衍甚至信息错误的情况。一些人员为了能够获得好的评价，在档案信息的报备过程中存在弄虚作假的情况，导致信息失真，影响相关的决策。而档案管理人员对档案管理工作重视度不高，档案丢失、重要信息泄露、资料归档错位等情况时有发生。这些充分说明当前的人事档案管理工作存在思想意识上的疏忽。

（二）人事档案管理方式落后。我国对于人事档案的管理经历了长期的纸质媒介时期，虽然近几年信息技术的发展使得一些单位采用电子化、数字化的方式来进行档案信息的管理，但是由于受到传统习惯的束缚以及一些单位出于管理成本的考虑，仍然采用传统的纸质档案管理方式，导致档案信息的调阅、整理以及保存等存在诸多的不便，影响了档案价值的发挥。

（三）人事档案利用程度低。人事档案作为一种资源，需要在实际的应用中体现出其存在的价值。从当前的实际情况来看，事业单位虽然能将职工的常规档案进行正常的归档整理，但是对这些信息背后所蕴藏的深层次的价值没有投入足够的时间和精力来研究。人事档案在辅助人力资源管理工作过程中并没有发挥其提供人员晋升信息、掌握人员考核绩效的功能。一些单位虽然拥有海量的人事档案，但是真正来调阅的人少之又少，导致档案成了一种长期的摆设甚至累赘。

三、发挥人事档案价值的路径

（一）强化人事档案管理意识。意识是行为的先导。要充分发挥人事档案辅助决策的价值，就要从档案管理的思想层面下手。首先，事业单位要对职工尤其是档案管理人员进行专业的人事档案管理知识培训，将档案信息和管理的重要性深化到其内心深处。其次，要对人事档案管理工作进行定期检查，对职工档案信息的真实性进行监督，发现问题及时核实纠正，防止不良影响的扩散。

（二）丰富人事档案管理方式。当前信息技术在人事档案管理中的功能日趋完善，并且促使互联网安全性提升，通过信息化手段实现人事档案的管理成为一种可能和发展趋势。因此，事业单位要对档案管理方式进行创新，通过对档案安全性、机密性的等级划分来灵活使用纸质与电子档案管理方式。对于那些安全性要求比较高的档案，则主要采用纸质管理方式，而对于那些安全性要求一般，并且常规性使用的档案信息，则宜采用电子化的管理方式，提升档案管理的效率和应用效果。

（三）挖掘人事档案价值。人事档案作为事业单位发展过程中的工作成果和产物，从某种程度上可以看出单位和职工工作的效率和价值。事业单位尤其是人力资源管理部门要定期对职工和单位的人事档案内容进行审阅和分析，把握单位在服务公众过程中所出现的一些问题或者职工在工作中的一些方法创新，为单位常规工作的开展提供优化方案。同时，在人事安排方面，要将人事档案中的关键信息纳入综合评价体系之中，充分发挥档案在人力资源管理中的信息支撑作用。

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（一）对人事档案管理工作进行强化

要想使医院人事档案的开发利用得到有效强化，便需要对医院人事档案管理工作进行强化。对于医院人事管理部门来说，便需要对人事档案管理给予充分重视，并构建系统化的人事档案管理制度。人事档案管理需将开发及利用人力资源信息作为一项远大目标，以档案资源的有效开发为依据，从而使档案的利用价值得到有效提升。除此之外，需要做好人力资源信息的收集工作，从而收集到有效资源，实现多方共享。对于通过收索所获取的人才信息，需及时向所需科室传递，以此使医院教学及临床的服务工作能够得到有效完善。

（二）利用现代科学技术，使人事档案管理的效率得到有效提升

一方面，要使医院档案管理部门对现代化管理的认识得到有效强化，学会对先进的科学技术加以利用，从而实现精细化管理。可以构建系统化的医院信息管理系统，以此使人力资源信息在该系统中能够实现有效传递。另一方面，由于人力资源信息存在完整性及原始性的特点，可以对计算机网络分系统进行构建。从而对医院财务及医疗保健等进行完善，保障医院医疗服务的优化及全面。除此之外，通过多个系统的构建，还需掌握行政管理系统与人事信息系统之间的关联性，以此使行政管理系统得到有效强化，进一步为医院医务科、后勤处及临床教学科等获得有效信息提供保障依据。

（三）以学习及培训为途径，使医院档案管理人员综合素质得到有效提升

要想使医院人事档案管理得到有效开发及利用，还需要不断提升医院档案管理人员的综合素质。一方面，需对档案管理人员的思想政治教育进行强化，做好医院档案管理人员的学习及培训工作，以此使档案管理人员的知识水平、专业技能及业务能力均能够得到有效提升。另一方面，档案管理人员需积极参与培训教育，在不影响工作的情况下，学习档案管理工作的新技术，掌握医院人事档案管理流程，在提升档案管理人员综合素质的前提下，使医院的人事档案开发及利用得到有效强化。除此之外，医院方面还需要对激励机制进行完善，对表现优异的档案管理人员给予奖励，以此使医院档案管理人员的工作积极性得到有效提升，进一步为医院人事档案的利用效率及质量的提升奠定良机。

二、结语

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关键词：高校人事档案管理 ABC管理法 计算机信息网络系统

1、利用ABC管理法管理人事档案

随着市场经济的建立和发展，我国的户籍制度和人事制度都相继进行了改革。与此同时，相关的人事档案管理工作若继续沿用党政机关管理干部人事档案的一种模式来管理所有类别的档案，已经不能适应当今社会发展的要求。就高校来说，多数高校最近10多年来都进行了合并或升格，有的强强联合，有的弱弱联合，甚至有的本科院校与中等专业学校合并，人员来自不同层次的学校，原来人事档案管理的水平差异较大。由于管理模式不统一，尤其是一些原来层次较低的学校普遍存在人事档案材料收集不全、归类不准确、整理不规范等问题，急需用新标准来统一。

合并高校人事档案管理可以尝试采用ABC管理法。ABC管理法最早源于巴雷特曲线图，美国通用公司的狄凯于1951年将其应用于库存管理，并命名为ABC管理法。这种管理法是运用数理统计的分法，对构成事物的影响因素按主次进行分类排列，以抓住事物的主要矛盾进而对它们实行分别控制的一种科学分类管理技术。它是按照分析的需要，将事物或管理对象的影响因素或所占比重的大小划分为A、B、C三部分，并对其分别进行“重点“”次要”和“一般”3种不同程度的控制和管理，以便最经济、最有效地使用人力、物力、财力获得最大的经济效益。正因为如此，半个多世纪以来，该分法被广泛地应用于企业的各项管理工作中，如今在图书、档案等文献资料管理领域也得到了应用［2］。所以，合并高校人事档案无论原来隶属于那所学校，只要按照组织人事部门统一的新要求，根据ABC管理法，将在职的干部教师档案作为“重点”，将在职的工人档案作为“次要”，将离休、退休、离职和死亡的职工档案作为“一般”，进行分类管理，就能收到事半功倍的效果。

根据有关规定，人事档案可以建立正本、副本。正本内容丰富，能全面反映员工的情况；副本内容比较概括，是正本材料的备份或复制件，主要在领导干部档案中建立，一般人事档案只建立正本。正本由一个员工的历史和现实情况的材料所构成，包括履历、自传、鉴定、学历、职称、政审、奖励以及职务、工资等方面的10类材料。根据ABC管理法，应重点加强在职人员材料的收集与鉴定工作；应建立学校各单位、各部门专人负责的收集制度，定期收集、定向收集、随时收集、追踪收集，并根据事实准确、材料完整、手续完备的要求，对各类人员的材料进行统一的甄别和审核，根据其真伪和价值决定取舍。工人档案内容应突出评定岗位技能和学历、劳动合同、工资、保险福利待遇等重点部分，对政审和参加党团材料可从简处置。而离职和死亡人员档案可以先收集、不整理，以后根据需要再整理。

2、建立人事档案计算机信息网络系统

随着人事档案管理制度的改革，弱化了人事档案政治化、神秘化的程度。与此同时，信息技术和因特网的飞速发展改变了人事档案管理和服务方式，通过计算机网络进行信息共享和信息交换，从传播学的角度讲，彻底改变了空间对人的约束。档案计算机管理网络化、档案信息数字化或电子化是高校档案工作高效发展的必然趋势。南京大学档案馆目前已经能够提供网上信息检索“南京大学、院士简介、中青年专家简介、南大学籍、中大学籍、教授简介、校友档案、职称评聘、研究生论文、科研成果”等内容，使人事档案管理更加社会化，成为一个透明、适度开放的个人社会公信平台。南京大学档案馆的做法值得学习和推广。

建立干部人事档案多媒体信息网络系统是国家信息化和新时期组织的迫切需要。采用先进的电子信息技术来构建整个人事档案信息网络系统要涉及很多先进的技术，主要包括数据库技术、多媒体技术、网络技术等，因此，要采用先进的应用软件。目前，高校干部档案适宜采用中央组织部《信息结构体系》，它是为实现干部信息的标准化及大范围信息共享、按照人员管理机构及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。

高校在人事档案信息计算机检索系统中采用现代网络通信技术，可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索发展为智能检索及网络检索，实现检索信息传递网络化。人事档案通过计算机管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，可以直接提高档案工作的效益，提高劳动效率与工作质量，使人事档案管理更加科学化。并且，与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询和修改，而且可以通过网络快速传递，提高档案的利用率，降低了档案管理的成本。当然，由于电子文件保存中存在着更新版本的不兼容性和不可识读性，所以，储存材料及载体的易损问题都不能忽视，处理不当会造成宝贵的人事档案信息资源丢失。另外，还要正确运用加密功能，在严格界定档案材料密级的基础上对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，防止信息丢失泄密，给单位和个人造成不应有的损失。

3、重视人事档案信息资源的开发与利用

人事档案工作是人事工作的重要组成部分，也是国家档案工作的一个方面。档案是人们在各种实践活动及思维活动中自然形成的历史记录，一般说来，其内容比较真实，誉者不过其实，抑者不损其真。正因为如此，档案的凭证作用和参考作用在各种文献中居于首位，这是我们应大力开发和利用人事档案的主要原因。

现在许多高校正在或准备采用计算机信息网络技术管理人事档案，在人事档案信息系统建设和应用过程中要重视信息资料的采集、开发与利用，不能为了购置先进的硬件设备而忽略信息资源及系统的应用。当前高校可以将不属于个人隐私部分的内容材料上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流由单一的途径变为开放式的交流模式。只有坚持以人为本，适度开放个人社会公信平台，才能保障当事人的知情权，使现有制度的既得利益者在公共平台上实现共赢，为大学研究性学习服务，促进高校教学的改革和发展，促进社会主义和谐社会建设。这是高校人事档案管理政策的必然趋势。

参考文献：

［1］王云庆，苗壮.现代档案管理学［M］.青岛：青岛出版社，2002.