法院档案管理办法范文
时间：2023-05-04 13:11:15
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篇1
第一条 为了加强对社区矫正人员档案的管理，准确执行刑罚，做好监督管理、教育和帮扶工作，根据《中华人民共和国档案法》、《社区矫正实施办法》等有关法律法规，结合我省社区矫正工作实际，制定本办法。
第二条 社区矫正人员档案是社区矫正机构对社区矫正人员实施社区矫正过程中形成的接收登记、考核奖惩、监管审批、解除矫正等具有保存价值的执法文书。
第三条 省及设区的市司法行政机关和各级档案行政管理部门负责对本行政区域内社区矫正人员档案管理工作的指导和监督。县级司法行政机关应确定专人负责社区矫正人员档案管理工作。
第四条 社区矫正档案管理人员必须严格遵守国家保密制度，不得泄露档案内容，确保档案实体和内容绝对安全。任何个人不得据为己有。
第二章 档案归档
第五条 县级司法行政机关应当为社区矫正人员建立社区矫正执行档案，司法所应当建立社区矫正工作档案，同时留存社区矫正执行档案副本。做到一人一档。
第六条 社区矫正人员执行档案应当包括以下内容： 结案登记表;
假释人员的原判法律文书、假释裁定书、假释证明书、罪犯出监鉴定表、执行通知书;
暂予监外执行人员的起诉书副本、判决(裁定)书、执行通知书、结案登记表、暂予监外执行审批表、暂予监外执行决定书、具保书;
(二)社区矫正人员基本信息表;
(三)社区矫正告知书、接受社区矫正保证书; (四)适用社区矫正社区影响调查评估意见书; (五)社区矫正人员进入特定区域(场所)审批表; (六)社区矫正人员外出(居住地变更)审批表; (七)对社区矫正人员给予警告等决定书;
(八)对社区矫正人员提出治安管理处罚、提出撤销缓刑、假释、收监执行、减刑等建议书和审核表; (九)解除社区矫正通知书;
(十)社区矫正人员死亡的，死亡证明、法医鉴定、社区矫正人员死亡通知书等有关材料; (十一)其他应当归档的重要材料。
第七条 社区矫正人员工作档案应当包括以下内容： (一)社区矫正执行档案副本; (二)社区矫正人员基本信息表; (三)社区矫正宣告书; (四)社区矫正责任书; (五)矫正方案;
(六)社区矫正人员日常报告记录; (七)社区矫正学习教育、社区服务记录; (八)社区矫正帮困扶助记录;
(九)社区矫正人员进入特定区域(场所)审批申报材料;
(十)社区矫正人员外出(居住地变更)审批申报材料; (十一)给予警告决定审核材料、审批表;
(十二)提出治安管理处罚、提出撤销缓刑、假释、收监执行、减刑等审核、审批表;
(十三)社区矫正人员月、季度、年度考察表;
(十四)社区矫正期满鉴定及上报材料; (十五)解除社区矫正宣告书; (十六)与安置帮教衔接记录; (十七)其他应当归档的重要材料。
第八条 社区矫正人员组卷档案的文书印刷格式和纸张使用，应按照《党政机关公文格式》(GB/T9704-20xx)的要求执行，用纸采用国际标准A4型;对于一式多份且需要加盖骑缝章的文件，采用A3型或A3拼接型，左侧装订。文件标题字体一般用2号小标宋体字，正文字体一般用3号仿宋体字。栏目较多的表格式文书，填写时可用小四号仿宋体字。
第三章 档案查阅
第九条 查阅社区矫正人员档案，必须履行登记手续。外来人员查阅，须持县级以上政府或政法机关外调介绍信和本人有效证件，经县级司法行政机关批准，在指定地点阅卷。社区矫正机构内部人员查阅，须经部门领导同意，涉密的须经单位领导批准。
第十条 查阅社区矫正人员档案时，不得遗失、涂改、拆散、裁剪、钩划、批注。
第十一条 归还档案时要当面查清，如发现损坏的情况，应及时追查责任，认真处理。阅卷人摘抄或复印的材料，经档案人员核对无误后，可签署意见，并经领导批准，加盖公章。
第十二条 社区矫正人员档案原则上不外借。如有特殊情况需外借的，需经县级司法行政机关主管领导批准。借出时要点交清楚，办理外借手续，并限期归还。
第十三条 未成年社区矫正人员相关犯罪纪录应当予以封存，不得向任何单位和个人提供。司法机关为办案需要或者有关单位根据国家规定进行查询的，应严格办理相关手续。
依法进行查询的单位，应当对被封存的犯罪纪录的情况予以保密。
第四章 档案移交和销毁
第十四条 社区矫正人员解除矫正、死亡、被收监执行或被判处监禁刑后，县级司法行政机关社区矫正机构及司法所应对其档案进行整理立卷，执行档案与工作档案合并，在1个月内将该社区矫正人员档案移交县级司法行政机关档案部门集中统一保管。
第十五条 社区矫正人员居住地变更的，县级司法行政机关应当自作出决定之日起三个工作日内，将有关法律文书和矫正档案移交新居住地县级司法行政机关。社区矫正人员重新犯罪，撤销缓刑、假释或者收监执行的，矫正档案应移交给侦查机关、监狱或者看守所。档案移交双方应做好交接登记手续。县级司法行政机关留存档案副本。
第十六条 县级司法行政机关应组织由档案部门、社区矫正工作机构等部门组成鉴定小组，定期对保管期限已满的档案进行鉴定和销毁。
第十七条 销毁的档案应将第六条第(一)项、第(九)项和第七条第(十四)项内容留下，并按年立卷永久保存。其余材料逐卷登记造册，经县级司法行政机关主管领导书面审批后，在符合保密的条件下，由二人监销，并报上级主管单位档案部门备案。
第五章 档案保管
第十八条 社区矫正机构档案室，应具备保密、防盗、防火、防渍、防有害生物等基本保管条件，室内应当保持清
洁、整齐、通风。应设立独立的档案库房，设置调阅室、档案管理人员办公室。严禁在档案库房内外存放易燃、易爆物品及其他杂物。
第十九条 档案管理人员每年应定期对档案进行检查和清点，发现破损、变质、字迹褪色和被虫蛀、鼠咬的档案应当及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现丢失的，应当立即报告，并负责查找。
第二十条 社区矫正人员档案管理应使用的独立的计算机，且不得与互联网等网络连接。
第二十一条 社区矫正人员档案保管期限，从解除社区矫正的当年算起不少于二十年。
第二十二条 各级司法行政部门应加强对社区矫正人员档案管理工作的领导，配置必要设施设备，确保档案安全，实现档案管理现代化。
第六章 附 则
第二十三条 在社区矫正人员档案形成和管理过程中，造成社区矫正人员档案损毁、丢失等情形的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予相应处分;构成犯罪的，依法追究刑事责任。
篇2
近年来，我院档案管理工作在上级法院和市档案局的指导下，认真贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》、《档案条例》、《人民法院档案管理办法》、《关于全国地方各级人民法院档案管理工作中若干规定的通知》和《河南省档案管理条例》，以实现档案管理的规范化、标准化和科学化为目标，狠抓档案管理质量，开拓进取，扎实工作，开创了法院档案管理的新局面，多次被评为全国、省、市级档案管理先进单位。去年，随着办公楼的投入使用，办公条件的不断改善，我院的档案工作也有了一个大的发展。目前，我院综合档案室现有高素质档案管理人员两名，档案专用房六间共计九十平方米，档案办公室二间，微机室一间，阅卷室一间。密集架108组，预计可容纳到年的各大门类全部档案。同时档案室还配备了微机一台、复印机一台，档案库房加装了金属防盗门、防盗窗，配备了空调机、去湿机、温湿计和灭火器等必要的办公设备，“六防措施”全部落实，保证了档案室的防光、防火、防盗、防鼠、防虫、防潮和防高温，确保了档案的完整和安全。下面我分三个部分向领导和同志们汇报我院的档案管理情况：
一、主要做法
（一）加强领导，提高对档案管理工作重要性的认识。加强组织领导，完善档案管理体制，是档案工作顺利进行的重要保证。院党组始终坚持把档案工作作为法院工作的一项重要内容，列入议事日程，给予充分的重视和支持。提出了档案工作“争创一流”的口号，无论是在物资装备还是人员配置上，都注意向档案管理工作倾斜。成立了以为组长，以为副组长，有关庭、处、室正职为成员的档案工作领导小组，并下发文件，明确规定领导小组的职责。并根据班子成员变动情况，及时调整领导小组成员，保证了档案管理工作的延续性。院领导经常深入档案室现场办公，解决工作中出现的困难和问题，在人力、物力上优先保障。每季度听取一次档案管理工作汇报，每半年讲评一次各庭室诉讼和行政文书归档情况。高起点、高标准地建设档案室及档案库房，购置了铁质密集架，配备了灭火器、专用微机、防磁柜等现代化档案管理设备，进一步优化了档案管理工作环境。建立了院长分管、办公室主任主管、档案员具体管的档案工作管理体制。同时，院党组还注重提高全院干警对档案管理工作在法院审判工作中重要性的认识，增强干警主动参与档案管理的积极性。重点在全院干警中抓了“三个克服，一个提高”。“三个克服”即克服档案管理是档案管理员的事，档案管理与已无关的思想；克服只要搞好审判，档案管理好坏无所谓的思想；克服档案管理员低人一等，不出成绩，干好干坏一个样的思想。“一个提高”就是提高对档案管理工作重要性的认识。目前，我院的档案工作真正做到了组织上有保证，职责上有分工，日常工作有人问，出现困难有人管，全院干警参与档案管理的积极性有了普遍的提高。
（二）明确责任，严格档案管理规程。从院领导到一般人员充分调动积极性，每人都理顺与档案管理工作的关系：专职保密员负责到上级法院和市委拿送文件、办公室人员负责印章管理、行政处负责诉讼文书及行政文档的排版印发、立案庭负责立案材料的入档、审判人员负责卷宗内容的审核和签发、院领导负责文件的签发，保证档案卷宗的正常流程管理。为使档案管理目标责任落实到每个人，规范档案卷宗的书写与装订，我院还先后组织开展了“书记员卷宗装订观摩评比”、“优秀法律文书评比”等活动，并由审判监督庭对案卷进行评查，定期通报存在的问题。使全院上下初步形成了人人重视档案，人人会管理档案的良好氛围。
（三）强化管理，实现档案管理的制度化。我院为使档案管理工作进一步规范化、标准化，按照最高法院关于诉讼档案立卷归档标准和《河南省档案管理条例》的有关规定并结合审判工作特点，先后制定了文件材料归档制度、档案保管制度、档案查阅利用制度、档案资料保密制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案设备维护使用制度以及重大活动档案登记制度等16项制度，实行案件流程管理，及时归档。严格按照制度办事，严把“三关”，即评查、归档和上架关。做到“细”，仔细查找档案管理上存在的薄弱环节，不放过“蛛丝马迹”，逐一整改和修正；“严”，请上级法院和市档案局专业人员逐件验收，不符合质量要求的，必须按要求整理，直至验收合格；“精”，对已归档的全部检查，按要求归类、装订，并更换卷盒。现在，我院档案室共有文书档案
卷，其中永久卷，长期卷，短期卷，业务档案卷，合计卷，全部达到和基本达到上级要求的归卷标准。
（四）严格保密制度，控制借阅范围。法院档案中的各类档案文件中，大部分需进行保密管理。面对借阅面较广的需要，做好档案的保密工作是摆在档案管理人员面前的一个重要课题。针对这种情况，我院认真履行有关保密工作规则，严格履行档案借阅程序、控制借阅范围、执行保密制度。对档案管理人员实行加强保密教育，并要求其严格做到“不该说的不说，不该看得不看”，使档案管理的保密工作有序进行。同时，根据法院工作的需要，积极做好档案资料的编研和开发，完善了检索体系，编制了多种检索工具和专题索引，分别编制了“全宗介绍”、“各类档案移交登记本”。对诉讼档案实行书本式和卡片式索引，文书档案的《案卷目录》和《案卷文件目录》中永久、长期索引实行两套制，在保证档案安全、不泄露国家秘密的前提下，为大量的申诉复查、审判质量评查及公安、检察司法机关侦破案件提供了及时的服务和可靠的依据，充分发挥了档案工作的效益。
（五）采取有效措施，加强业务指导。为了全面搞好档案的业务建设和管理工作，我院在加强自身建设的同时，还十分重视对基层法院档案管理工作的指导和帮助，了解和掌握基层法院档案工作的基本情况，采取有效措施，提高档案员的业务素质。一方面深入各基层法院档案室进行实地指导，发现问题，现场解决。二是引导各基层法院档案员相互参观，互相学习，取长补短，交流经验。同时组织他们参加地方档案局的培训，了解档案管理工作的最新信息和管理手段，三是加强同地方档案管理部门的联系，积极参加各级主各类的档案检查，并请他们到法院检查指导工作。四是及时准确地收集和报送档案统计报表，对全市法院档案管理工作的基本情况做到心中有数，为领导决策提供可靠的信息。
二、存在的问题和困难
我们虽然为档案工作的发展和进步做了一些工作，也取得了一定的成绩，但是离领导的要求、形势发展的需要及兄弟法院的工作相比，还有相当大的差距，还存在一些不可忽视的问题和困难。主要表现在一是专职档案员少，工作中只是疲于应付，难以在档案管理的高层次上出思想、求进步；二是基础设施还不够完善还有薄弱环节；三是基层法院的档案管理工作发展不够平衡。
三、今后工作打算
（一）继续深入贯彻执行《档案法》的有关精神，提高工作人员依法治档的意识。要经常组织全院档案工作人员认真学习《档案法》、《档案法实施办法》、《人民法院档案管理办法》、《关于全国地方各级人民法院档案管理工作中若干规定的通知》等法律法规，充分运用内部刊物大力宣传档案工作的法律、法规、政策，形成一个懂法、守法、共同关心档案工作的良好氛围。同时继续完善档案工作管理制度，做到有章可循，按制度办事。版权所有
（二）全面提高档案质量，达到标准化、规范化要求。在档案达标升级基础上,档案工作要进一步巩固和提高。一是档案形成的载体要符合国家标准，不得使用木质等粗糙纸张作档案书写材料，不准使用圆珠笔、蓝墨水笔及化学材料的色带打印文件，以确保档案字迹的耐久性；二是严格执行档案归档范围，档案收集要齐全、完整，档案能全面反映我院工作全貌，并按年度归档，防止积存文件；三是采取新的立卷方法，纸质档案和电子档案并存，档案分类、保管期限、编目、装盒要达到国家标准要求；四是档案要集中管理，由综合档案室统一保管，不得分散；五是建立档案工作台帐，做好档案统计和鉴定工作。
篇3
我院在接到政办发()号文件通知后，对档案执法工作检查非常重视，迅速组织相关人员按照通知要求的内容，开展档案执法自查工作，现将自查情况汇报如下：
一、自查基本情况汇报
(一)、领导重视，思想统一，任务明确
我院的档案工作由院长×直接分管，办公室主任×主管，×到×乡挂职后，又由院志办主任×主管，档案员负责的领导和管理体制。我院一直把学习、宣传、贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》和《云南省档案条例》贯穿于法院工作的始终。做到了年头布置时有任务，大小会议上经常讲，检查工作中对照查，年底总结时谈利弊。通过这一系列途径的学习、宣传、贯彻、实施“两法一条例”，增强了全体干警的法制观念、档案工作观念、保密观念，使我院的档案管理工作在年×月×日经考评验收已达省级标准的基础上，又有了新的进展。
(二)、增加经费投入，抓紧系统化的档案管理
我院于年月就设置了机关综合档案室，专职档案员在原有一人的基础上，于××××年又增加了一人。现有的两人中，其中一人已于××××年参加了云南省档案人员岗位资格考试，并取得了专业资格证书，改变了我院过去一直没有合格的专业人员管理档案的历史。我院现有各类库存档案近万卷，每年又新增近千卷。原有的库房和阅卷室只有平方米，已不能适应年年大量新增档案的发展要求。根据实际情况，××××年我院在经费非常困难的情况下，又投入了五万余元的经费，将新大楼二楼小法庭改扩建为新的档案室，总面积达平方米，比原来的档案室扩大了平方米。其中库房面积平方米，阅卷室平方米;新购置密集架列组，加上原来的列组，现有密集架列组;标准档案柜组个、灭火器个、电风扇一台、型电子计算机一台，改善了依法管理档案的条件。
经过不懈的努力，完成了年至××××年的诉讼档案、文书档案、会计档案、司法鉴定档案、声像档案、科技档案、实物档案的立卷归档工作，所有各种档案归档均符合要求，查找方便，利用效果好。××××年至××××年两年间各档案借阅卷次，利用档案卷次。档案更好地为各类立案、审判、执行、申诉复查工作提供了利用服务。
(三)、建立健全档案管理制度，强化档案管理工作
为使法院系统的档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化，更好地开展各项审判业务和审判理论研究。我院制定了《×市人民法院档案管理办法》、《×市人民法院诉讼文书立卷归档办法》、《×市人民法院行政文书立卷归档办法》、《归档制度》、《档案员职责》等办法、制度，建立健全和完善了档案管理的一整套制度。同时建立了各种检索体系，编制了总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录、专题目录等。制定了保密管理制度、库房管理制度、归档制度、借阅制度、鉴定及销毁制度，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。
(四)、做好归档工作，不断丰富库藏工作
做到归档时间早知道，每年月底前办公室就以文件通知的形式下达各庭、室、处、局、队告知归档的时间、顺序、要求等，使其做好归档的准备工作。截止××××年月底止，综合档案室共收集整理保管各类档案卷、册。其中，诉讼档案卷，册;行政文书档案卷;会计档案卷;司法鉴定档案卷;资料档案卷;科技档案卷;声像档案卷;实物档案件，归档后的档案门类齐全，库藏丰富，结构合理，为我院档案管理工作逐步走向正规化奠定了基础。
二、存在的问题
(一)在归档工作中重视诉讼档案、司法鉴定档案的归档，对行政文书、会计、声像、科技、实物、资料等档案的归档工作重视不够。
(二)没有过细地深入到各庭室检查、落实档案的收集、整理、装订等工作，因此出现诉讼档案有空号、重号及装订不太标准的情况;有的部门还存在不认真按时按质量归档的情况，特别是在行政文书、声像、科技档案归档工作上有不足。
(三)按档案管理正轨化、信息化的要求，该更换的设备没有更换，该配备安装的设备一直没有安装。如型电子计算机维修未跟上，因此档案管理处于手工操作的管理状态;库房的温控设备也没有配备。因此库房的温度大部分时间是处于正常温度(℃——℃)以上，但有时也超过度以下，不符合档案管理规定的要求。
(四)档案库房尽管加设防盗钢条，但保卫人员看不到其外围，保卫视角差，存在着安全隐患。
三、整改措施
(一)院领导要继续加强对档案工作的领导和重视，定期或不定期地检查档案管理工作，办公室、档案管理人员要经常向领导汇报档案管理工作，做到下情上传、上情下达、心中有数，不断总结经验，解决好存在的问题。
(二)从广度到深度进一步认真贯彻《档案法》、《云南省档案管理条例》，依法开展档案管理。
(三)加强全院干警的档案意识，以及业务学习和培训，特别是文秘人员、档案人员、内勤人员、书记员的业务学习和培训，努力提高工作质量、工作效率与管理水平。
(四)针对自查中存在的问题，不断完善各种规章制度，对存在的问题进行整改，该配备、更新的设备争取配备、更新齐全。
篇4
一、法院档案及其管理工作的特点
法院档案主要由行政文书档案、诉讼档案、会计档案、基建档案、照片档案、声像档案及实物档案七部分组成。其中数量最多且利用最频繁的是诉讼档案，这部分档案专业性强，较为分散，也是保管难度最大的一种档案类型。随着全国法院审判信息管理系统的启用，各地法院将案件信息录入电脑，实际上形成了纸质档与电子档双向保存的情况。因此，法院档案管理工作的重点即是处理好相关诉讼案卷纸质档保存利用及电子档收录统计的双重任务。具体管理环节中，法院档案与其他类型专门档案也存在较大不同。从案卷信息的归类方式到编排方法，从案卷实体的收集整理到入库存放，从档案资料的调取利用到归还反馈，都不同于其他类型档案。法院档案及其管理工作主要有以下几个特点：
(一)档案珍贵，且具有损坏不可逆转的特点
法院档案记录了法院诉讼活动的过程，大部分卷宗都是由独立诉讼材料装订而成，其中的法律文书及各种签名诉讼材料都是只有一份的珍贵材料，尤其是当事人提交的原始诉讼证据，都是孤本，这些材料都是反映诉讼活动的重要依据和证明。
(二)保管数量多而分散，分类方式复杂
随着法制建设的不断完善，诉讼活动要求的文书记录越发详细完整，导致诉讼档案数量不断增多，远超过其他系统的档案数量。同时诉讼案卷的装订是以案件为立卷单位的，案件与案件之间并无紧密联系，因此在档案保管上就相对分散。对于案卷的分类方式主要是采用多维度方法，包括案件类型、案号、年份等多个专业性很强的维度，使得档案分类方式及电子信息记录都比较复杂。
(三)档案保管期限长，且时间跨度不统一
根据《人民法院档案管理办法》的规定，诉讼卷宗大多保存期限为长期或永久。并且根据案件的不同性质，有不同的处理方式。这使得档案保管工作必，贞有时间针对性，以达到节约库存空间，准确把握库存信息的管理目的。
(四)档案存储形式多样化
法院档案不仅仅局限于纸质的档案形式，还有一部分是声像类档案及实物类档案。声像类档案易损易丢失，并且在不适当的环境下可能导致不可修复的严重后果。因此对于声像类档案的保存管理，就需要管理人员区别对待，及时做好备份工作，以免电脑、程序病毒等意外事故导致资料丢失。实物类档案具有品种繁多、性质各异的特点，对于此类档案就应具体对象具体分析。
(五)诉讼档案利用率高，使用频繁
一方面，国家公安、安全机关及检察机关在打击犯罪、维护社会治安和国家安全的工作中，需要经常查阅有关的刑事诉讼档案，以寻找破案的线索、证据材料及相关的法律依据。另一方面，当事人申请再审、申诉上访等，法院本系统在开展案卷评查、讲评分析、抽查等审判管理活动时，都需要从档案室重新调取案卷，往往涉及数量较多、规模较大。
(六)纸质档案与电子档案双重备份
随着全国法院审判工作信息化电子化的进程，各地法院将案件信息录入信息管理系统，形成了案件电子档案，是一个纸质档案和电子档案双重备份的格局。因此管理人员不仅耍确保这两种信息完整准确，更要关注两者之间是否对应无误。
二、法院档案管理的现状及问题
(一)档案管理工作人员的综合素质偏低
随着法院档案工作的信息化不断推进，档案工作人员的素质及技术水平与信息工作实际要求之间的矛盾越发凸显。人员素质参差不齐、整体素质低、工作适应性不强，很难适应档案管理的网络技术、信息化管理手段和方法的应用要求，对进一步研究和探索档案管理工作，促进档案管理工作发展形成了制约。
(二)资源共建共享机制缺乏，对档案的利用手段单一法院内部缺乏资源共建共享的电子平台，档案状态信息不详，往往借卷人和调档部门事先无法知晓所查阅档案的状态信息，一定要到档案室询问，档案工作人员查询系统后方知是否可借。该过程中就易产生操作上的无效劳动，造成调档工作的低效。另外，法院诉讼档案的利用手段单一，一般只负责借阅档案一项业务，属于被动档案管理；而整理、统计、开发、编研等工作几乎为空白，缺乏主动开展档案管理及服务的意识。
(三)案卷调卷操作信息滞后，对档案的利用未建立相应的反馈机制
法院的案卷调取基本都是临时紧急性质的调卷，因此存在实体操作先进行，后续再将借卷、归档信息输入信息系统的现象。这样操作的结果是信息处理滞后于实体操作，易产生实体操作与系统信息的不对应等问题，给后续的工作造成一定的困扰。同时，未建立相应的档案利用反馈机制，使得档案室对档案利用的情况不了解。只是单一的从事档案归档借出的操作，不利于档案价值的社会效益体现。(四)轻视文书档案的信息化处理由于以审判工作为主的单位性质和由此而长期形成的习惯，导致法院重诉讼档案、轻文书档案的现象较普遍。在保管、移交、清退、整理、归档等各个环节，诉讼卷宗都比文书资料受到礼遇，档案保管的重心也在诉讼档案上，对于文书档案归档工作重视不够，一些重要的文书档案、基建档案、照片档案、实物档案等缺乏系统规范的电子信息记录。
三、加强信息化建设的几点对策
(一)建立档案信息共享机制，开放部分档案查询信息
运用计算机网络技术，档案管理部门可以在自己的网站上提供已开放的档案信息数据库、档案卷宗、目录等档案信息资源。法院可以借鉴图书馆借阅信息平台的模式，建立专门的档案信息检索入口，在安全和保密的前提下，把丰富的档案资源放在网络上，便于调档部门自行查询和利用档案信息。计算机信息技术的介入使得档案数据能以更快的速度和更少的手续被法院相关部门获得，节省了以往在部门之间调取档案所耗费的人力、物力以及时间，提高了工作效率和管理水平。
(二)引入条形码射频技术，提高信息输入的效率与准确性
针对信息流与实物流不同步，存在滞后现象的问题，法院可以引入条形码射频技术，提高信息输入的效率与准确性。条形码技术最早产生于风声鹤唳的二+世纪二+年代，诞生于威斯汀豪斯的实验室里。条形码是迄今为止最经济、实用的一种自动识别技术。条形码技术具有以下几个方面的优点：①输入速度快：条形码输入的速度是键盘输入的5倍，能实现“即时数据输入”。②可靠性高：采用条形码技术误码率低于百万分之一。③采集信息量大：利用传统的一维条形码一次可采集几十位字符的信息，二维条形码更可以携带数干个字符的信息。④灵活实用：条形码标识可以和有关识别设备组成一个系统，实现自动化识别。因此，条形码是现代管理中不可或缺的电子信息工具。
篇5
【摘要】本文从婚姻档案查询中的困惑入手，继而提出关于完善婚姻档案查询的几点建议，希望能为维护婚姻档案当事人合法权益、维护社会稳定，贡献一份力量。
关键词 婚姻登记档案；查询；困惑
对婚姻档案查询工作不满意的群众，不是因为我们的服务态度不好、工作不认真、不尽责，而是因为普通群众对婚姻档案查询工作的非正确认识。婚姻档案虽然没有被国家机关认定为秘密文件，但也不是完全开放的文档，不是任何人或者机关可以随意查询的，这点是婚姻档案与其他普通文书、科技档案相区别的地方，也是大多数婚姻档案查询群众不满意我们工作的根本原因。
一、婚姻档案查询中的困惑
民政部和国家档案局联合的《婚姻登记档案管理办法》，明确规定了婚姻档案查询利用方面的内容。但是各民政部门对于该法律文件的理解和贯彻不同，造成了不同地方标准不同，给查询者造成了不好的印象。在多年的实践工作中，这些问题一直困扰着笔者，本文就下面几个方面问题和大家一起探讨。
（一）婚姻当事人授权委托他人代为查询婚姻档案。在日常生活中，婚姻当事人因故或者嫌麻烦，本人不亲自去民政机关查询婚姻档案，常常授权委托他人代为查询。这种情况下，被委托人通常为律师事务所律师，律师持婚姻当事人的授权委托书到民政机关查询或者利用婚姻档案。这几年的接待中存在这样一种现象：只要被委托人是律师，且他们持律师证和当事人的授权委托书，他们就认为民政机关就理所应当地为他们提供婚姻档案的查询或服务。通常情况下，他们的授权委托书都是没有经过公证的，但是查询的权利意识很强。《婚姻登记管理办法》对于这种情况既没有明确规定，也没有特别授权。但是根据该部法律第十五条相关规定，本文认为，婚姻当事人给律师出具的授权委托书只要是未经过公证机关公证，那么其就是无效的委托。
（二）案件尚未立案，婚姻当事人一方作为被告，原告方律师要求查阅被告方婚姻档案。根据《婚姻登记管理办法》第十五条相关规定，人民法院、人民检察院等国家公权力机关，因案件需要，须确认当事人婚姻关系的，持单位介绍信可以到民政部门查询婚姻档案；在诉讼过程中，律师等案件诉讼人持相关法院的证明材料及其本人相关有效证件可到民政部门查询与诉讼有关的婚姻登记档案。故案件尚未立案，无相关法院的证明材料且未在诉讼过程中，为了保护婚姻当事人的合法权益，原告方律师持起诉书和律师证查询被告方婚姻档案的，民政部门不提供查询服务。
（三）婚姻当事人一方为原告，向法院起诉离婚，委托律师查询婚姻档案。这种情况下，原告方委托的律师通常持起诉状、原告方的书面授权委托书、律师证、身份证，要求民政部门提供婚姻档案查询服务。此时，如果原告方的书面授权委托书是经过公证的，那么民政部门应该提供查询服务。如果没有经过公证，则按照《婚姻登记管理办法》第十五条第四项规定，不提供相关查询工作。如律师能够提供委托人的身份证原件，再加上其他必备证件和委托书，我们在实践中可以间接认定该份委托的真实性，为该律师提供婚姻档案的查询服务。
（四）婚姻当事人要求民政部门提供特定时间段的婚姻状况证明。在给当事人进行财产继承、财产确认公证时，公证机关通常需要当事人提供特定时间段内的婚姻状况的证明。本文认为，此种情况下，不应提供该证明。因为，有些婚姻档案资料因为历史原因，收集不完整，并未全部归档。有的群众，即使结婚了，也没有建立婚姻档案。不能因为没有婚姻档案的存档，就简单认为当事人没有结婚。
二、完善婚姻登记档案查询的建议
由于大家对《婚姻登记管理办法》的理解有差异，部分地区的民政部门对于上文提及的几种情况提供了查询服务或者相关证明。当遇到不给这些群众提供相关服务时，就会发生冲突。为保护婚姻档案当事人的合法权益，维护社会稳定，本文认为，相关领导机关应对如何贯彻执行好《婚姻登记管理办法》进行认真研究，制定一个在全市内可操作的、统一的实施办法。这样民政部门才能更好地为人民服务。
（一）统一《婚姻登记管理办法》第十五条第三、四项规定。在全市范围内，各民政部门统一《婚姻登记管理办法》第十五条第三、四项的操作标准并严格执行。对于被委托人的书面委托书没有经过公证但其持有委托人身份证原件的情形，明确其是否可以是婚姻档案查询的合法手续。
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关键词：房地产档案；法律；政府
一、前言
房地产作为国民经济的支柱产业，随着我国房地产市场的迅速发展，无论是征地、开发、拆迁、补偿，还是建设、安置、交易、管理等项工作日益频繁，交易手续日渐周密，交易管理日渐规范，都必须严格按照国家的方针政策进行操作，这种很强的政策性发映在房地产档案管理上，档案工作任务更加繁重。房地产的健康快步发离不开房地产档案的支持，房产档案是政府职能部门依照《中华人民共和国档案法》《城市房地产权属档案管理办法》及相关法律规定形成的一项专业性较强的工作，房地产档案是房地产产权界定的有利存证， 是房地产管理部门在开展房地产产权产籍管理工作，组织房地产交易活动的重要载体。房地产档案的形成，有其特殊的专业要求和独立的对象，为实施产权管理和产权保护提供了可靠的法律保障。在房地产档案管理中，工作的对象是房地产行业的全部档案，这些档案材料是证明权利人与房屋土地之间权利关系的原始凭证，具有法律凭证价值，是房地产纠纷中形成的产权证、契约、文件，图纸、表册、照片、电子计算机软盘等不同载体的历史记录，无论是租赁房屋、购买房产、抵押房地产借款等，因此，作为档案管理人员要对档案的质量负责，要确保档案的真实性、完整性、合法性。
二、房地产档案的法律作用具体体现
1、保障房产交易顺利进行
通过查阅房产档案确定谁是真正的业主和该房产是否有权利限制等情况，对于购房者而言，是保护自己合法权益的重要手段。根据《物权法》第十六条规定：“不动产登记簿是物权归属和内容的根据”。第十七条规定：“不动产权属证书是权利人享有该不动产物权的证明。不动产权属证书记载的事项，应当与不动产登记簿一致；记载不一致的，除有证据证明不动产登记簿确有错误外，以不动产登记簿为准”。不动产物权的归属和内容应以不动产登记簿为根据，而不动产物权证书只是不动产登记簿所记载内容的外在表现。限购令出台以来，房产管理部门提醒市民在购房前，一定要认真核实自身是否符合通知所规定的条件，对不符合上述规定条件者，市房地产主管部门将不予以办理备案和登记过户，由此造成的法律责任由买卖双方自行承担。市房地产登记部门在办理备案和登记过户时，要严格按照通知要求，核查购房人所提交的户籍、婚姻情况等证明材料，对不符合购房条件，不予办理备案及登记过户手续。如果房屋有被法院查封、房屋已列入拆迁范围等问题，一般不会在房产证上反映出来，只有查询房屋登记簿才能准确反映房屋所有相关信息。根据《房屋登记办法》第二十四条规定：“房屋登记簿应当记载房屋自然状况、权利状况以及其他依法应当登记的事项”。才能代表国家管理房地产在所有权及相关权利进行交易、登记、确权等管理活动中进行有效管理。
2、维护房地产市场诚信经营
在城镇住房体制改革及相关政策的推动下，中国住宅和房地产业持续快速发展，但也出现了很多不规范的问题，如房地产违规开发、广告虚假、面积“短斤缺两”、合同欺骗、中介市场鱼龙混杂、物业管理不规范等。产生这些问题的原因主要是社会诚实信用观念淡漠、信用管理体系和法律法规不健全、缺乏有效的失信惩戒机制。我们通过房地产信用档案的建立，将各类房地产企业和中介服务机构及相关人员的基本情况、经营业绩以及经营中的不良行为记录都将通过建设部的一个网上信用档案系统向社会公示，接受社会监督。房地产信用档案是覆盖房地产行业所有企业和执（从）业人员的信用信息管理系统，记录了房地产开发企业、中介服务机构、物业管理企业和房地产估价师、房地产经纪人、房地产经纪人协理等专业人员的信用信息。凡是可以判断信用状况的信息资料，包括房地产企业基本情况、业绩及良好行为记录、不良行为记录、公众投诉及处理等，在档案中都有记录。房地产信用档案的建立，可以提高房地产开发企业、中介服务机构、物业管理企业及执（从）业人员依法经营、诚实经营的水平，使失信者为其失信行为付出巨大代价，得不偿失，并且有利于规范房地产市场行为，维护消费者的合法权利。消费者要买房，可先上网了解企业信誉度和项目情况，做个基本判断，然后再决定是否购买。社会公众也可以在网上直接对房地产市场违规违纪行为进行投诉。
三、保障房地产档案法律作用的措施
1、贯穿依法治档的理念
房地产交易管理部门的档案工作必须遵循相关法律规定，在房地产档案管理过程中，应以《档案法》、《档案法实施办法》、《物权法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《房屋登记办法》等法律法规为依据。其中，《档案法》是我国档案管理的根本大法，连同地方制定和颁发的有关档案法规，国家建设部颁发的《城市房地产权属档案管理办法》及各地方为贯彻本法所出台的有关文件，明确了房地产交易管理部门实施的房地产权属档案管理工作的规范。严格执行部门建立的各项规章制度，将档案管理工作置于法律规范和部门制度的制约之下。
2、加强档案管理人员法律责任
房地产交易管理部门的档案管理人员应认真执行《档案法》、《城市房屋权属登记管理办法》等有关规定，需要接受法律和法规的约束，损毁、丢失房地产权属档案的；擅自提供、抄录、公布、销毁房地产权属档案的；涂改、伪造房地产权属档案的；擅自出卖或者转让房地产权属档案的；不按照规定归档的；档案管理工作人员，造成房地产权属档案损失的，将依法追究行政责任或刑事责任。从本岗位必须履行好的责任做起，夯实管理基础，做实档案管理工作，在自己的职责范围内绝不发生违法行政问题。
总之，房地产档案管理工作具有重要的法律作用，做好房地产档案管理工作是我国依法管档的重要体现。需要档案管理人员加强法制观点，依照法律规范要求做好档案管理工作。
参考文献：
1、肖爱娥.房地产产权档案管理探析[J].档案时空，2007.
2、曾旺辉，黎永索.房地产档案管理的问题及对策[J].全国商情（经济理论研究），2009，4.
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努力开创办公室工作新局面
今年石平顶山市龙区法院办公室在区委和院党组的领导下，在市中级法院和区委办、人大办的精心指导下，紧紧围绕“为领导决策服务、为审判服务”这两个工作重心，以内强素质、外树形象，争当文明办公室为目标，以调研、信息、法制宣传工作为突破口，不断提高全室人员的整体素质，以饱满的工作热情，坚韧不拔的工作毅力，认真负责的工作态度，实干进取的敬业精神，团结协作，与时俱进，争先创优，通过大家持之以恒的努力，圆满完成了各项工作任务，为全院各项工作的顺利开展提供有力的服务和保障，实现了“单项工作争先进，整体工作新突破”的目标。
一、搞好支持工作，当好院领导的参谋和助手。
在今年开展“先进性教育”活动和“规范司法行为，促进司法公正”活动中，活动办公室设在院办公室，以此活动为契机，办公室同志不断强化全室人员的政治意识、大局意识、服务意识，切实做到围绕工作大局认识，思考问题，从全局角度筹划、协调工作。办公室同志认真负责地做好各阶段活动的开展，草拟编写活动阶段方案、简报、信息、总结，筹备每次会议，搞好接待，确保两个活动的上情下达，下情上达，确保了活动的正常有序开展。活动简报有五期被区委办采纳予以转发，院活动办也被区委予以通报表彰。
文秘工作中，一是积极做好综合材料保障工作。办公室文秘人员在加强学习，进一步提高文字材料撰写能力，切实强化工作责任心，增强工作积极性上下功夫，竭尽全力，高标准、高质量完成院领导交办的各类文字材料的撰写工作。办公室从事文秘工作的同志不辞辛劳，加班加点工作，精益求精草拟领导讲话、文件，所有文件均提前交付领导审批、打印、发出；二是在信息、宣传工作中，加快编写速度，遇有重大事项等信息，都是当天编写，当天发出，确保快速传递。三是文印工作中，急件不过晌，一般文件不过天，并确保准确。四是院领导交办的事宜立即办理，不推不托，办后立即汇报。今年共协助院领导制订各项岗位职责、目标责任和工作制度50余项，确保院审判工作的顺利开展。
二、搞好信息、调研和法制宣传工作，确保“单项工作进位次，整体工作有突破”。
为开展好办公室工作，今年办公室研究出台了《争先创优意见》、《关于加强信息、调研、法制宣传、案例编报、司法统计等五项工作意见》予以指导规范，把信息、调研、法制宣传工作做为工作的突破口和侧重点。今年办公室共撰写各类稿件一百余篇，其中有40篇宣传稿件在市级以上媒体上发表，有10篇调研论文在国家、省、市级报刊、杂志上发表，有15篇以上信息被市级以上单位采用转发。在调研工作中，认真完成了市中院下达的重要调研课题，均超额完成，做到上报及时，其中有2篇被省级以上书刊采用，有2篇被市中院《调查与研究》第二、三期上采用。今年调研、信息、法制宣传工作均超额完成了年初签订的责任目标，办公室所分管的单项工作有望进入省、市先进行列。版权所有
三、加强办公室其它工作，确保办公室工作整体推进。
1、对办公室分管的机要保密和档案管理工作，我们进行了制度规范化建设，出台了《公文传阅管理办法》、《机要收发规定》、《档案员职责》、《档案归档制度》等十多项制度予以规范，做到件件收发及时准确，档案归档及时无误。在今年市中院组织的机要保密、档案管理检查评比中，办公室分管的档案工作继续保持省颁标准市县一级先进单位称号，机要保密工作也被市中院予以通报表彰。2、认真做好公文的起草、审核、印发、签收、批办、传阅、催办等各个环节的工作，继续保持法院公文处理工作先进单位称号。
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一、关于民政社会救助档案的概念及特点
1．社会救助工作及其管理体制
社会救助，是指国家对依靠自身努力难以满足其生存基本需求的公民给予的物质帮助和服务。社会救助以居民最低生活保障为基本内容，并根据实际情况实施专项救助(含医疗、教育、司法、住房救助)、自然灾害救助(含受灾人员应急生活救助、灾后灾民生活救助和灾区倒塌民房恢复重建救助)、临时救助以及国家确定的其他救助。社会救助工作的业务主管部门为民政部，财政、教育、卫生、住房和城乡建设等部门在各自职责范围内管理相应的社会救助工作。县级以上地方各级人民政府有关部门在各自职责范围内管理本行政区域的社会救助工作。乡镇人民政府和街道办事处负责社会救助的申请、调查和审核等工作；居(村)委会受委托，协助做好社会救助的申请、调查和审核工作，以及救助金发放和救助对象日常管理等工作。
2．民政社会救助档案的概念
广义上讲，民政社会救助档案指民政部门主管的各类救助工作中形成的各类文件材料，既包括文书档案、会计档案，也包括救助专业档案。本文从狭义上讲，民政社会救助档案专指救助专业档案。它是县级人民政府民政部门、乡镇人民政府和街道办事处以及居(村)委会(社区)在居民最低生活保障救助、低收入家庭医疗救助、贫困孤残人员供养救助、特殊困难人员临时救助、灾后灾民生活救助及灾区倒塌民房恢复重建救助的审核、审批、日常管理和服务工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录以及救助站(流浪未成年人保护机构和救助管理机构)在对求助的流浪乞讨人员实施救助过程中形成的、具有保存价值的、整理归档的各种文件材料。
3．民政社会救助档案的特点
种类多。按救助工作的性质，可分为基本生活救助、专项救助、临时救助档案等；按救助对象的特点，可分为城乡居民最低生活保障、农村五保供养、城乡医疗救助、灾后灾民生活救助和灾区倒塌民房恢复重建救助、临时生活救助、流浪乞讨人员救助档案。
来源广。民政社会救助档案来源于县级民政部门、乡镇政府、街道办事处、居(村)委会及救助站。
基础性、工具性强。民政社会救助档案是其形成单位开展各项救助工作的原始记录，这些记录包含了救助对象大量的基础信息，是各项救助工作延续的基础和工具。
文件材料在形成上有共性。除了流浪乞讨人员救助档案外，其他救助档案材料都包括申请审批材料、日常管理材料。
二、民政社会救助档案管理的管理体制和原则
1．管理体制
救助档案属于民政部门的专业档案，民政社会救助档案工作由民政部统一领导，业务上接受国家档案局的监督、指导。省级民政厅(局)和档案局负责本行政区域社会救助档案工作的指导，结合本地区的实际，共同制定相应的管理办法；县级人民政府民政部门、街道办事处、乡镇人民政府和救助站应有专(兼)职人员负责救助文件材料的归档和档案的管理；居(村)委会(社区)应协助做好职责范围内的救助档案工作。
2．管理原则
依法管理。救助档案属于专业档案，其管理无法可依，必须加强调研，由国家档案局和民政部共同制定各类救助档案的管理规定，规范救助档案的管理。
分类管理。农村五保供养档案、城乡医疗救助档案、临时生活救助档案、灾后灾民生活救助和灾区倒塌民房恢复重建救助在文件材料的形成上有共同的特点，都是待遇审批和待遇批准后救助金的一次性发放，形成的材料比较简单，这几类档案可以出台一个管理规定；对流浪乞讨人员的救助不实行审批制，其档案材料是救助站对求助对象进行甄别和实施救助过程的真实记录，所以这类档案应当单独搞一个管理规定；最低生活保障档案管理比较复杂，它是一个动态管理的过程，业务主管部门应当结合《关于加强最低生活保障档案管理的通知》实施过程中遇到的一些问题，制定具体的管理办法。
分级管理、基层为主、形成单位为主。根据救助工作的有关规定，各级民政部门和乡(镇)人民政府、街道办事处以及居(村)委会(社区)、救助站的救助工作职责范围不同，形成与其职能相关的救助档案也有区别。省市级民政部门负责制定救助档案管理的政策性文件和指导、监督、检查工作，县级民政都门、乡(镇)人民政府、街道办事处以及居(村)委会(社区)、救助站负责各自救助工作职能活动中形成的救助档案实体的管理。
三、民政救助档案的保管、利用与移交
1．保管。救助档案分散形成于县、乡(镇)街道、居(村)三级机构和救助站，虽然各单位的条件不同，但应积极创造条件，使救助档案的保管达到防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗的要求。
根据救助管理机关和救助对象以及社会利用的实际需求，救助档案应当短期保管。具体说，流浪乞讨人员救助档案的保管期限为5年；其他救助类档案中的审批类材料保管期限最低3年(低保审批材料的保管期限为低保户停保后不少于3年)，日常管理类档案的保管期限最低5年。
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（一）基于档案利用的会计档案保管期限
档案利用是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。我国著名档案学家吴宝康教授在《当代我国档案工作的重要文献》中曾指出：“档案必须利用，通过利用来充分发挥其作用，为社会服务并同社会的政治、经济、文化、科学、教育等各方面紧密联系起来，实现档案自身的社会价值。”会计档案作为档案实体的一个组成部分，也必须通过利用来实现自身价值。为了便于人们在日常经济活动中更科学保护和利用会计档案，财政部于1998年重新颁布（财会字[1998]32号）《会计档案管理办法》。《办法》中规定：会计档案的保管期限分为永久、定期两类；定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类；其中会计凭证15年（原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证）、会计账簿类15年 （现金和银行存款日记账保管25年）、财务报告类（年度财务报告（决算）永久， 月、季度财务报告 3年 ）。随着人们社会经济活动日益频繁及对会计档案利用需求度增大，超期的会计档案潜在价值越来越显现，人们对现行的会计档案保管期限的质疑越来越多。
（二）会计档案保管期限在实际利用过程中矛盾表现
1、会计档案保管期限的与文书档案保管期限不相协调
国家档案局局长杨冬权2006年12月18日签署国家档案局第8号令，对机关文书档案保管期限做了新的规定：凡涉及“职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料”由长期调整为永久保管。对本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料也定为永久保管。国家对文书档案保管期限科学界定，开创档案保管期限的先河，体现“以人为本”思想。而现行会计档案保管期限不能与时俱进。特别是对记录或证明经济业务的发生或完成情况的文字凭据的会计原始凭证保管期限一律为十五年，这与当前经济发展及不相称。
2.会计档案保管期限与法律时效矛盾
我国《刑法》第七十六条对追诉时效有明确具体的规定：“犯罪经过下列期限不再追诉：（一）法定最高刑为不满五年有期徒刑的，经过五年；（二）法定最高刑为五年以上不满十年有期徒刑的，经过十五年；（三）法定最高刑为十年以上有期徒刑的，经过十五年；（四）法定最高刑为无期徒刑、死刑的，经过二十年。”追诉时效最短五年，最长二十年。我国《民法通则》第一百三十七条对诉讼时效有明文规定：“诉讼时效期间从知道或者应当知道权利被侵害时起计。但是，从权利被侵害之日起超过二十年的，人民法院不予保护。”如果按现行会计档案管理办法规定，将期满十五年会计凭证、会计账簿都销毁。司法举证就会有一定难度，犯罪分子就有可能从容地逃避法律的制裁，权利人的合法权益就难以得到法律的保护。
3、会计档案保管期限与档案室室藏优化的矛盾
由于在实际工作中，一方面有许多超服役的会计档案的仍然经常发挥潜在价值；另一方面现行《会计档案管理办法》会计凭证保管期限为十五年这与中华人民共和国刑法的追诉时效相冲突的影响。许多单位对保管期满的会计档案销毁遵循“管理从严销毁从宽”原则，抱有的谨慎态度。顾虑重重，怕担当责任不敢销毁。使得有些没有利用价值的确实需要销毁的会计档案，也没有得到即使销毁。占据档案室库房，造成档案室库房紧张。这及不利于档案室室藏优化，也不利会计档案资源整合。
（三）协调档案利用与会计档案保管期限措施
1、加强会计凭证档案的前端控制
对涉及经济积案、土地房产、资产分配、大额经费收支、在建项目、未了债权债务、工资、福利、重要的合同协议等原始凭证会计档案在装订时，可按文书档案存档，档案部门和财务处进行协商，用盖有档案部门公章的复印件代替原件，作为凭证附件与凭证装订一起，原件做为文书档案保管；或在每卷会计凭证封底制作一个备考表，遇到上述等问题可以备考表中说明。以方便以后的会计档案保管期限的重新界定。
2、适当延长会计档案的保管期限
延长会计档案的保管期限就是对会计档案再鉴定的过程。这就要求从事会计档案鉴定的工作者，要用科学发展的眼光，以人为本的思想，高瞻远瞩的态度，对会计档案科学鉴定。根据档案界定“易长不易短”的原则（1）对涉及对未结清的债权债务、正在项目建设期间等方面会计凭证除在会计凭证封底备考表注明外，保存至结清债权债务及为止；（2）对大面额票据及工资、福利、房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等方面原始凭证保管期限的应有原来的十五定为70年以上或永久.这国家房屋所有权70年的规定相匹配。（3）对其他的原始凭证一律定为二十年，这与法律诉讼时效也不冲突。（4）对记录和反映本单位所有经济活动的总账应定为永久。（5）其他账簿应和现金、银行存款日记账保管期限相匹配均定为25年。
3、建立健全会计档案鉴定销毁制度
根据《会计法》、《中华人民共和国档案法》及相关法规规定，建立完善会计档案鉴定销毁制度。会计档案鉴定销毁是按照一定的原则、标准和方法，判定会计档案的保存价值，确定会计档案的保管期限，剔除失去保存价值的会计档案予以销毁。做好会计档案鉴定销毁工作，有利于优化会计档案库藏，节省储藏空间，减少人力物力财力的浪费，提高会计案的利用效率。
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为深入贯彻党的十七大精神，进一步健全城乡居民最低生活保障制度，规范最低生活保障档案的管理，促进基层低保规范化建设，现就加强最低生活保障档案管理工作通知如下：
一、提高认识，进一步加强最低生活保障档案管理工作
最低生活保障档案是指县级人民政府民政部门、乡镇人民政府和街道办事处以及居（村）民委员会（社区）在最低生活保障的审核、审批、日常管理和服务工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。各地在实施国务院《城市居民最低生活保障条例》过程中，积极探索建立城市居民最低生活保障档案，逐步完善规章制度，加强规范管理，在城市低保工作中发挥了重要作用。根据国务院《关于在全国建立农村最低生活保障制度的通知》要求，最低生活保障制度已经成为解决城乡困难群众基本生活问题、统筹协调城乡社会保障制度建设、构建社会主义和谐社会的重大举措。因此，建立和完善最低生活保障档案，既是加强以改善民生为重点的社会建设的客观要求，也是低保工作的内在需要。各级民政部门和档案部门要从贯彻落实党的十七大精神的高度，充分认识这项工作的重要性、紧迫性和艰巨性，切实将最低生活保障档案管理纳入低保工作内容，做到最低生活保障档案工作与低保工作同步布置、检查、验收，确保最低生活保障档案的全面建立和完善。
二、明确目标，落实分级负责、基层为主的管理原则
加强最低生活保障档案管理的目标是：低保对象全部建档，日常管理随时归档；档案整理统一规范，档案保管安全有序；规章制度建立健全，工作条件逐步改善，实现最低生活保障档案管理工作的稳定、持续和科学发展。
最低生活保障档案管理实行分级负责、基层为主的原则。各省、自治区、直辖市民政厅（局）和档案局要结合本地区的实际情况，共同制定相应的实施细则和管理办法，确保最低生活保障档案的管理既规范，又便于实施；县级人民政府民政部门、街道办事处、乡镇人民政府应有专（兼）职人员负责低保文件材料的归档和最低生活保障档案的管理；居（村）民委员会（社区）应协助做好职责范围内的最低生活保障档案工作。
各级民政部门的档案机构要高度重视最低生活保障档案管理工作，将其纳入档案基础业务建设范畴。各级档案行政管理部门要依法加强对最低生活保障档案工作的指导和监督，切实做好服务工作。
三、统一标准，规范最低生活保障档案管理流程
建立和完善最低生活保障档案，既要在总体上坚持统一标准，又要结合本地实际，做到在具体操作上简便易行。
（一）最低生活保障档案的分类和归档材料。
最低生活保障档案原则上分为审批类和日常管理类。
1.审批类：县级人民政府民政部门批准享受最低生活保障的审批表；有关部门的入户调查表；低保对象的申请书、居民户口簿或居民身份证复印件；低保管理机构要求提供的家庭收入证明以及其他应当归档的材料。
2.日常管理类：县级人民政府民政部门停发、增发、减发低保金的审批表和有关审核材料；低保对象参加公益活动记录；低保对象名册；日常入户调查材料等。
低保对象分类统计表、低保资金统计表等统计材料归入本单位的文书档案。
低保资金的预算和决算、划拨凭证、发放领取名册等材料归入本单位的会计档案。
低保信息系统、统计系统所形成的电子数据，应按国家有关规定归档，确保其可读可用。
（二）最低生活保障档案的整理和保管期限。
审批类档案以户为单位进行整理；日常管理类档案按文书档案的整理方法整理。各地可结合实际制定具体的整理方案。
审批类档案的保管期限为该低保户停保后不少于3年。日常管理类档案的保管期限不少于5年。
最低生活保障档案保管期满后，地方综合档案馆可将适当比例的档案抽样接收进馆。
（三）最低生活保障档案的管理和利用。
最低生活保障档案原则上由县级人民政府民政部门统一保管，因工作需要，确需由乡镇人民政府、街道办事处或低保经办机构保管的，县级人民政府民政部门应加强指导、检查。保管单位要配备必要的保管设备和防护设施，保证最低生活保障档案的安全。
最低生活保障档案主要供低保管理部门使用。上级单位、监察机关、审计机关、法院和检察院因工作或办案需要可以查阅最低生活保障档案。低保对象查阅最低生活保障档案的范围，由县级人民政府民政部门确定。利用者不得丢失、销毁、涂改档案。
四、加强组织协调，确保最低生活保障档案的规范管理
规范最低生活保障档案管理，涉及面广，工作量大，各级民政部门和档案行政管理部门要将这一工作纳入重要议事日程，加强指导，明确责任，密切配合，抓好落实。
