高级档案管理十篇

高级档案管理篇1

关键词：二级学院 档案 管理

0 引言

随着高等教育体制改革的不断深化，我校办学规模的不断扩大。二级学院档案管理工作也呈现了不少问题，本文根据我校二级学院档案管理中的问题，着重提出了一些具体的措施方法，以提高我校二级学院档案管理水平。

1 二级学院档案工作中存在的主要问题

1.1 对档案管理重视程度不够，档案意识薄弱，档案资料丢失严重。二级学院般都是在原有系的基础上建立起来的，长期处在教学的第一线，对档案的认识水平低水平，直接导致档案管理水平普遍偏低。不管领导，还是普通教职员工往往都只认识到教学、科研的重要性，而忽视对日常工作中形成的档案材料的管理，导致平时不注意档案材料的收集、整理，错误地认为档案工作就是对工作材料的简单整理、装订，把档案管理看作自己的额外工作，只有在上级机关检查时才临时突击，应付了事。部分教师甚至对档案的归档持抵触态度，有些人认为教学、科研成果属于自己，理应由自己保管，不应上交档案部门，有些人则为了查阅方便，常常将自己经手的文件材料据为己有不归档，给档案材料的收集增加了难度。有些二级学院档案管理职责不明确。有些兼职档案员总是强调客观原因，以在本部门承担着许多其它工作，难以抽出时间为由，把此项工作往后排，未及时将档案材料收集。有些二级学院没有配备专职档案员，管理人员忙于日常事务，容易错过了收集时间，导致档案的收集不全。

1.2 二级学院的档案管理过分依赖学校档案馆。一方面，目前高校档案工作还处于高度集中的管理体制，高校对二级学院档案工作过于集中管理。另一方面，二级学院自身管理制度不健全，档案员对于档案的管理在头脑中没有一个明确的概念。再由于档案员行政上受学院管理，业务上受高校档案馆的监督指导，相关的档案管理人员积极性不高。二级学院领导和工作人员对二级学院档案建设重要意义认识严重不足，认为档案管理和建设是学校的事，过分依赖学校的档案馆。

1.3 缺乏完善的规章制度。二级学院档案建设起步较晚，所以往往容易忽视工作的程序化、规范化，习惯于个案处理，按经验办事，没有制定相应的管理规章制度和具体的实施细则。①界限不清。二级学院产生的文件材料有的已列入学校档案室的收归档范围，有的则没有，因此，许多有保存价值的文件材料都处于散乱状态，被随意堆放，没有集中统一管理。②管理不细。对于已经收集起来的档案材料的管理混乱，不同类别、不同学年的材料被存放在处，不仅不便于查找利用，并且容易造成档案的丢失。③职责不明。二级学院虽都已配了档案管理员，但档案管理工的职责不明确。

1.4 二级学院档案管理人员索质不高。由于二级学院人员编制紧张，就产生了用人上的随意性，进而影响了其管理水平和效率的提高。二级学院的档案管理人员大多为兼职档案员，而兼职档案员往往身兼数职，难以全心投入档案管理工作。有的部门兼职档案员更是形同虑设，没能真正履行其职责。而二级学院兼职档案员变动频繁，新手不断，每个新到岗的兼职档案员对工作的热悉毕竟要有一段时间。二级学院的兼职档案员很少有机会接受档案专业培训，专业技术人员仅有极其微弱的比例，复合型的档案答人才极其贫乏。这客观上对二级学院档案归档工作造成很大影响，影响了归档进程及归档质量，制约了二级学院档案管理和建设工作顺利、有序进行。

2 二级学院档案管理的措施

2.1 采用科学的管理模式，提高档案管理水平。打破目前高度集中的管理体制，管理机构要由学校档案馆和二级学院档案室组成，可以根据学校和二级学院的条件，采用集中式管理模式或分散式管理模式。集中式管理模式是以高校档案馆为主体的集中管理与提供服务的模式。高校档案馆配置较高的网络服务器，建立专门的档案信息网站，通过internet供校内外利用。每年资料上传时间由学校档案馆定，或由学校档案馆与二级学院商量决定。二级学院的档案员将可以上传的档案资料上传到学校档案馆的服务器上，二级学院要保证文件的准确性，并要尊重文件作者隐私权和知识产权。上传完毕后，由学校档案馆负责维护、管理。分散式管理模式是充分利用现有的网络资源，通过校内发达的internet网络，把形成的档案信息，如博硕论文集、教学方法与经验等，通过网络向其它高校和社会各方面公布，以积极的姿态为利用者服务。二级学院每学年固定时间将收集完毕的电子版教学文件，经审查，上传至服务器上，并分门别类，定期更新维护。

2.2 提高档案意识、强化规范制度管理。加强对《档案法》的宣传和学习，对专兼职档案管理人员进行岗位培训，提高档案管理人员的业务水平，举办档案业务专题讲座，不断提二级学院领导和教职工整体的档案意识。要尽快建立健全收集档案资料的制度，特别是要对收集范围、收集程序、收集途径和奖惩等作出明确规定，以确保收集的准确、完整。要理顺内部管理关系，建立档案管理人员的岗位责任制，明确各档案员的分工，文件材料收集、整理和立卷归档工作责任到人。要加强对二级学院档案工作人员的监督检查工作，及时了解其归档文件的收集、整理和管理情况，使档案工作的规范化，从源头就把好关。。学院档案的现代化管理应纳入二级学院办公技术现代化的统一规划，通过计算机网络对学院档案实现完整、准确和动态、立体的管理。

2.3 充分发挥二级学院档案管理特色。在档案管理方面，二级学院要努力突出自身的特色，才能更具价值。首先，大量反映二级学院发展的具体材料都是由二级学院进行管理。这些材料对学校档案部门没有归档的价值，但它体现了二级学院各方面、各层次的工作，反映了二级学院发展、壮大的历程，对二级学院来说非常的珍贵。其次，各二级学院的专业、学科都各不相同，各有各的特色，这就决定了二级学院在档案管理上也存在着差异性。

2.4 提高管理人员索质，搞好二级学院档案工作。建立一支结构合理、索质精良的专兼职档案管理队伍是前提。领导要重视高校二级学院档案工作的人事安排，有条件的可以安排专职的档案工作人员，应针对档案员不稳定的特点，采用“短、勤、快”定期培训和平时业务指导相结合的方法，提高其业务索质。请档案专业的专家、教授讲授档案基础理论知识和相关法律法规，逐步提高档案员的专业水平；请兼职档案员分批到校档案馆观摩，由经验丰富的专职档案工作人员结合具体案卷进行讲解和操作辅导，使之对档案材料的形成过程、分类归档、管理利用等环节有更自观的认识，这可以提高二级学院档案员的立卷和归档工作的专业化水平。

参考文献：

[1]涂丛英.以校园网为依托.推进高校档案数字化建设[j].档案学研究.2005.(2).

[2]岑淑儿.高校二级学院档案管理初探[j].浙江档案.2005.(6).

高级档案管理篇2

关键词：高校档案；规范化；信息化

引言

社会已经进入信息化时代，在实施国家信息化战略过程中，档案管理信息化建设发挥着重要的作用，同时也是当代档案管理事业的发展需求，对此，高校二级学院要抓住机遇，做好档案管理工作，应用有效的管理措施来促进高校档案管理的信息化建设。

一、档案管理信息化建设概况

中国著名的档案学学者张照宇曾著有一书《档案信息化理论与实践》，在该书中曾对档案信息做出解释，档案信息化主要由国家档案行政管理部门统一组织和规划，将现代化信息技术应用到档案管理活动当中，从而对相关的信息资源实施有效的管理、处置。从客观的角度来说，档案信息化指的是档案管理机构应用现代化信息技术来对档案信息实施有效的利用、整理、开发以及收集工作，有效地促进了档案管理的现代化发展，将实质的档案和信息管理技术进行有效的融合。在进行档案信息化管理过程中，主要涵盖以下几方面内容，首先是档案信息安全保障体系和档案信息化人才队伍的建设；其次是档案信息化法规、标准以及管理应用系统的建设；最后是档案信息资源建设和档案信息化基础设施建设。

二、高校二级学院档案管理信息化建设存在的问题

（一）高校二级学院档案管理信息化基础设施配置有待提升

首先，大部分高校在进行档案管理过程中已经应用到了基本的信息处理设备，例如复印机、打印机以及计算机等，但是对专业的管理基础设备有待完善，比如数码相机、扫描仪以及档案管理专用服务器等，对管理设备的更新和维护效率较低。其次，大部分高校二级学院应用的档案管理软件比较落后，仍旧使用单机版的管理软件，尽管能够满足当前档案管理工作的基本需求，但是依旧达不到档案管理信息化的水平，特别是早期应用的软件缺少相应的网络接口，导致和OA系统难以进行数据互通。第三，很多高校二级学院没有设置档案管理的专用网络，尽管小部分建设了管理网络，但是得不到有效的完善和更新，难以适应现代化档案的信息化管理。

（二）高校二级学院档案信息资源数量和质量问题

首先，高校二级学院都设置有档案管理机构，但是大部分管理机构囊括的档案信息资源缺少档案全部数据，只有基本的档案目录数据库。其次，部分高校二级学院一味追求档案资源的数量，但是在引入资源过程中存在片面性，不加选择就扩大资源数量，对学院的实际需求没有进行探究，导致应用了大量的财力、物力、人力来扩充价值比较低的档案数据，占据了大量的储存空间，不仅不利于高校档案信息化管理，还为高校的发展带来了一定的负担。综合分析，在档案信息化建设中，高校二级学院对信息资源的数量和质量关注度较低，导致档案信息化建设发展缓慢。

（三）档案管理信息化缺乏有效的规范和标准

第一，因为档案管理信息化缺乏有效的规范和标准，导致大部分高校二级学院应用的档案管理系统不统一，档案数据库结构也缺乏通用性、兼容性。致使在进行档案数据交流过程中，不同学院之间的系统难以直接利用，导致数据资源识别出现问题。尽管有的管理软件已经可以对档案数据进行转换，但是依旧难以保障将原数据完整地转移到新的管理系统当中。第二，高校二级学院在实施管理过程中，相关的学生管理、教学管理、科研管理以及办公自动化等管理系统分别由不同的企业开发得来，甚至出现了各自管理的现象，导致管理系统生成的数据难以和档案管理系统进行对接，大大降低了档案资源管理的共享效率和利用效率，不仅不利于档案管理的信息化，同时也加大了高校档案管理信息化建设和维护成本。

（四）高校二级学院档案管理人员的专业素质有待提升

在进行高校二级学院的档案管理信息化建设过程中，需要专门的管理人员通过专业的硬件设备和软件来进行管理，但针对当前的实际情况来分析，部分高校二级学院的档案信息化管理人员专业素质不高。第一，尽管很多高校二级学院档案管理部门具有丰富的实践经验和档案管理理论基础，但是，管理人员的现代化信息管理技术水平较低，难以达到现代化档案管理信息建设的需求。第二，部分高校二级学院尽管有专业的信息技术人员，但是实践操作和档案管理知识水平较低，难以实施有效的档案管理信息化工作。所以，专业的档案管理人员是当前高校档案管理所面临的重要挑战之一，尤其是既懂计算机网络技术。又熟知档案管理业务的综合性人才非常少，导致档案管理信息化发展缓慢。

三、高校二级学院档案管理信息化建设改善措施

（一）加大档案管理信息化的资金投入

针对档案管理基础设施不足问题，主要从两个方面入手，首先，增加档案管理资金的投入，实行专款专用，依照学院的实际需求来购置稳定性高、性能高的专业设备，例如专用的扫描仪、计算机以及服务器等。其次，构建专业的档案管理系统，促进高校档案管理朝着信息化、网络化的方向发展，及时更新档案管理系统，保障管理系统的开放性、共享性。最后是依照学校档案管理建立专业的网站，依托校园网络系统来进行档案数据的共享、利用以及采集，从而提供专业的档案咨询服务和信息检索，实现档案管理的信息化建设。同时要及时更新管理系统，保障档案管理的高效稳定运行。

（二）构建统一的档案资源标准体系

在实施档案管理时，高效档案管理部门要树立全程管理理念，加强档案管理信息化建设的积极性。首先要依照档案电子文件的要求和标准来进行标准制定，比如数据传递标准、数据转换标准以及数据编码标准，同时要将管理标准和校园信息网络系统进行连接，从而保障档案资源符合管理标准。其次，学院档案管理工作人员要和系统开发人员建立有效的联系，对于档案资源的归档等问题，构建专业的系统接口，保障系统文件能够自动的实施归档，在经过档案管理人员的收集和筛选后再实施归档，从而提升数据输入的效率，提升档案信息化管理的效率。

（三）加强档案资源库的建设，培养专业化的档案管理人才

以档案目录数据库为基础，促进档案特色数据库和档案全文数据库的建设，保障档案信息应用效率的提升。首先，加强电子文件的收集力度。第一，在学院OA系统和教学系统文件办结后要及时进行归档。第二，对学院不同部门的电子文件要进行逻辑归档，如果是纸质文件，及时收集相关原版电子件，提升文件数字化的效率。第三，加大视频、声音以及图像等文件的收集力度，扩大档案信息资源的种类。其次，依照学院的实际需求来进行档案的数字化加工，可以引进专业的数字化公司来辅助学院完成档案数字化工作，不仅增加了档案管理部门的压力，同时也提高了管理设施的利用率。其次，加强高校二级学院档案管理人员的培训和教育工作，积极应用奖惩机制和考核机制来激发管理人员的工作积极性，稳定档案管理的人才数量，提升档案管理人员的专业素质，从而满足当下档案信息化建设的需要。

四、结束语

综上所述，高校二级学院在档案信息化建设过程中存在诸多问题，对此，要进行深入的探究和分析，依照高校的实际需求和要求，构建专业的档案信息化管理系统，组建专业的档案管理人才队伍，促进高校二级学院档案管理的科学化发展。

参考文献：

[1]郭靖.浅谈高校二级学院档案的建立与管理[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2010,(03):161.

[2]史巍.现代信息技术应用于档案管理工作可行性分析[J].中国科技信息,2008,(14):192,195.

高级档案管理篇3

【关键词】高校；研究生；档案特点；二级管理

随着我国高等教育的逐渐发展，高层次知识结构人材的培养工作越来越受到重视，自1978年我国恢复研究生教育以来，研究生教育取得了突飞猛进的发展，我国高校研究生教育驶入快速车道。各高校研究生招生人数、毕业人数和授予学位获得了空前高速的发展。随着我国研究生教育研究生人数均大幅增加，研究生档案作为教育资源也达到了前所未有的规模。研究生档案是研究生在学校培养期间，在学习和品德及在教学、科研活动中形成的具有保存价值的重要记录载体，也是研究生在校学习期间的各种社会实践及奖惩的真实历史记录材料的总体，是人事档案的重要组成部分，是今后研究生毕业就业及用人单位选择的重要参考信息来源。因此，严格管理好研究生档案，使之完整、规范和安全是每一位档案管理人员的职责，如何做根据研究生档案特点做好研究生档案管理工作实现二级管理，这是值得我们认真探讨研究。

1 研究生档案特点

1.1 独立性

从招生情况看，研究生比本科更复杂，本科召生是由国家在社会层面上统一进行的，其从考试与录取，都由各省教育厅的召生部门具体实施，学校录取主要参与自身招生计划完成即可，因此，这一过程所形成的需归档资料比较少，可不用单独归类。而研究生招生就不同了，首先研究生招生具有多样性，随着近年招生规模的扩大，国家从刚恢复招生制度时的计划内研究生，发展到现在的大规模，多样性的状况，不仅有计划内，还有计划外、委托培养，定向培养，在职攻读，推荐免考，公费、自费等形式。其次，研究生招生具有独立性，在招生工作中，如报名、考试，面试、录取等项工作，大多由召生学校自主完成，同时各学校之间在招生工作的流程与手续上均有不同与要求。再次，研究生招生具有很强的政策性。由于研究生招生不是在社会上统一进行的，它涉及到许多各省教育部门的文件规定与招生计划，同时也涉及到学校会为此专门制订各项具体措施与规定，情况比较复杂。

1.2 独特性

从高校的教学结构与人才培养来说，研究生教育与培养是在本科学习基础上发展起来的一种专业性教育，研究生教育更重学生自身科学研究与独立探索能力的培养与开发，因此，研究生在校期间，学校特别强调学生在学习过程中的独立申请完成科研课题能力及取得的科学研究成果，而这些在一定程度上体现着学位水平的成果，不仅对研究生自身有着重要的意义，同时也有着较强的社会意义与实际价值。许多科学家正是通过其读研究生、博士生培养的独立完成科研任务撰写科研论文，撰写不同阶段的毕业论文，而奠定了其一生的研究成果。

1.3 个性化

研究生学习不同于本科生，他们经历了大学本科、专科阶段的学习，有一定的专业知识与背景，具备了一定的独立分析问题和解决问题的能力，所以在高校都是由研究生自己选择导师，选课方面也根据自己的专业选择，有很大的自，学习方式方法体现出个性化特点。

1.4 多样性

研究生档案的多样性主要体现在（1）内容多样性，研究生从入学到完成学业、授予学位要经过几年的时间，其间有课程计划的制订与实施，有阶段性考核，还有开题报告，中期检查，到论文撰写及学位的取得，不同阶段形成不同材料，（2）是多样性，从入学到授予学位的全过程，它波及研究生、导师，学科负责人，论文评阅人，答辩委员会会委员和各级研究生管理部门，有的材料需要多方面的合作才能完成，经历的时间长，部门多。（3）是形式多样性，由于研究生档案材料内容涉及面广，且各自具有不同的特点和要求，使得其形式具有多样性。

1.5 科研性

研究生档案的科研性主要体现在研究生教育研究方面的科研性。首先，要实现硕士生“独立”性、博士生“创造”性要求的培养目标，每个学科、专业制定的培养方案、个人培养计划，都必须是根据每个研究生本人的不同要求和特点制订的，其中的课程计划是学科在教学与科研实践中不断完善和逐步发展的。它既是科研实践的证明，又是科研成果的展现。因此，研究生档案本身就具有一定的科研价值，一个良好培养方案与方式可以用来推广和应用，可以提高研究生培养的整体水平。其次，研究生大部分时间要在导师的指导下，撰写科研论文或参与导师的课题研究。其学位论文本身对所研究的课题提出的新见解或新内容加上所引参考文献，是重要的科研成果资源，优秀的学位论文可以反映研究领域的最新前沿及发展动态，是进行科技创新的重要信息来源，具有潜在的学术价值。

2 研究生档案归类与分级二级保管内容

在高校中普遍存在归类不统一，不规范现象，不少学校将研究生档案“一锅烩”，即将所有材料简单地归为一类进行组卷管理。这种归类方法不符合研究生教育的特性，没有体现个体的差异，有将多样管理简单化的倾向，不能完整的反映每个研究生在校期间的表现。为了便于研究档案管理与建设，我认为应根据研究生档案特点将研究生档案归为二类，并据此实行“统一领导，分级管理”的二级管理体制。这样更便于研究生档案的整理、归档与利用。

2.1 综合类

此类档案由档案馆保管，其可以全方位反映学校研究生的总体情况，具有年度性整体性与综合性，是档案管理工作的“纲”，“纲举瞠目张”，有了纲，更为细致的个性化的内容就好处理了。主要划分内容如下：

（1）文书类：上级下达的有关研究生教育工作的指导性、指令性文件（原件）；研究生教育规章制度等。

（2）招生管理类：新生录取名单；研究生入学试题及答案等。

（3）教学管理类：研究生培养方案；研究生课程教学大纲；教材、教学改革优秀材料；教学检查、教育质量评估材料等。

（4）学位管理类：主要包括校学位委员会授予各层次学位名单；博士、硕士生导师遴选材料及批复；博士、硕士生副导师资格认定材料；研究生（博士、硕士）学位授予档案材料及学位论文；学科建设与学位授权点申报评审材料等。

（5）学生管理类：主要包括研究生名册；研究生学籍变更材料；研究生奖惩材料；研究生思想政治工作典型调查材料和统计等。

2.2 学位档案

研究生学位档案是指培养和授予硕士学位、博士学位等活动中形成的具有保存和利用价值的文字、图表、声像等文件材料。高校研究生学位档案涵盖了高校研究生培养的整个过程，客观地反映了高校研究生培养的能力、水平及最终结果。档案的主体是研究生在校学习期间形成的具有保存价值的历史记录，因此学籍档案主要是以人物为特征的研究生管理档案，它以每个研究生个体为基本单位，以所学专业为基础的群体组合，进行单独立卷，这部分是高校研究生档案的重要组成部分，它反映了每一个研究生学习、培养的全过程，是研究生管理的工作成果。此部分由二级院系管理。其内容如下：

（1）研究生学籍总表、研究生学籍总表是研究生入学前的基本信息及在学期间的整个学籍记录，包括了所有学习课程的成绩及学分、必修环节内容及学分、毕业证书编号及毕业去向等。

（2）研究生中期筛选考核表：记录了研究生学习中期，学校对研究生的政治思想和道德品质、基础理论和专业知识、科研创新和实践能力及健康状况等方面的综合考核结果。

必修环节记录（包括研究生的学术活动记录表、科研实践及社会实践报告书等）。

（3）研究生个人培养计划：研究生入学后，导师与研究生共同制定的针对研究生个体在学期间学习、科研、实践活动等的一个全面的培养计划。

（4）研究生个人学位科研档案：学位论文开题报告、课题研究计划任务书、课题结题报告书，实验原始记录，学位论文评审书、在学期间的科研成果（包括正式发表的学术论文、著作及专利等）、论文答辩申批表、学位论文答辩记录、学位论文答辩决议、学校学位委员会通过决议，学位申请书、学位审批表等。

学位档案是高层次人才培养过程的结晶与最终成就，因此，它不仅反映了研究生个人的学习情况与教育经历，也反映了学校整个研究生教育与管理的基本情况与成就，而且在一定程度上反映了学校教学科研的水准，体现着某一领域创造性研究成果，具有一定的前瞻性。因此将研究生学位档案独立出来，按研究生所在院系与专业分门别类归档立卷，是非常必要的，是对学校研究生教育水平与成果的全面展示，检验与总结，是照顾全面，又突出重点的档案原则的正确体现。

3 完善研究生档案分级管理的措施

（1）加大经费投入，创造良好的档案工作条件。随着研究生教育规模的不断扩大， 以传统小工业作坊式来管理档案， 靠记忆办公、填报材料完全靠记忆和零散资料来应付。这远远不能适应这一研究生迅速扩招新局面的要求，因此学校或院（系）领导要高度重视二级单位档案室的建设。首先，配备充足的专用档案柜， 以便随时把有价值的档案资料井井有条地装进档案盒。其次，应对各院（系）档案室设备进行添置和更新，如购置计算机、扫描仪、刻录机、复印机、空调机、传真机、照相器材等先进设备， 使研究生生档案建立和管理不再停留在原始的手写笔录上， 档案建立和管理的形式也应由文字、图表发展到音像制品、光盘软件等。再次，安装温、湿度自动控制系统，实现温、湿度的自动测试、自动记录、自动调节。其次，还应配备灭火器、防盗等报警系统和防盗、防光、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温等防护设备。

（2）专人负责，专人管理。目前高校院（系）研究生文秘岗大多只设一个编制，但其职能范围相当宽泛，承担着研究生教学、科研、日常管理等其他繁重工作，致使研究生秘书身心疲惫，工作效率不高，因此，建议研究生档案工作人员列入学校事业编制，确定各二级档案管理单位从事档案工作的人员编制数，档案人员采取配备与聘任相结合的制度，并保持人员的相对稳定。同时，院（系）领导要高度重视档案管理的有关工作，经常关心、过问、定期检查档案立卷归档工作，在评优、职务晋升等方面给予倾斜。

（3）明确分工，强化管理监督。在学校主管校长的领导下，研究生院（部、处）为研究生档案的形成、立卷和归档工作的主管部门，负责研究生文件材料的统一制法和立卷归档的统一布置与验收分工。各院（系）分别为研究生档案的二级管理单位，应根据主管部门的统一布置和要求，采用专职档案管理人员全面负责档案的收集、整理、鉴定、保管、移交、利用、统计等工作。为确保研究生档案的完整、准确和系统性，各学院研究生办公室都应把文件的形成、积累、整理和归档纳入管理工作的程序和职责范围。对于各类重要的研究生档案，由各学院（系）按要求完成立卷后，填写移交目录，经教学主管部门负责人审核签字后，按期移交学校档案馆（室）。档案馆（室）应定期负责对立卷工作进行业务指导，配合主管部门对各学院（系）有关人员进行档案技术培训，确保案卷质量。所在学院（系）领导要对档案的存放、保管、防火、防潮、借阅制度等各个环节予以重视，并建立相应的管理程序，以保证档案的完整和完好。

（4）提高档案管理人员综合素质

档案管理工作人员作为档案管理的关键要素“要不断地提高自身素质”适应新形势下档案管理工作的新要求！首先“在思想上引起重视”改变旧的管理理念“要认识到档案管理的好坏直接反映高校管理水平的高低 要意识到档案是对学生个体的全面反映”是学生成长的重要记载！其次“由于档案管理工作具有较强的专业性”要加强专业管理人才的培养“开展各种培训活动”例如职业技能指导和岗前培训等！高校档案管理人才既要懂档案管理业务知识”又要懂现代技术知识“能将现代技术应用到档案管理工作中”实现档案管理的信息化！再者“提高服务意识！研究生档案管理工作其主要目的是便于人们的查阅和调阅”建立方便、快捷的查询系统是研究生档案管理工作努力的方向”如果做不到这一点“再完整的档案保存也没有实际意义”不能体现档案管理工作的价值！

（5）改革和完善档案管理体制

首先， 由学校档案馆（室）负责， 定期考核研究生各相关部门档案专兼职人员的业务工作， 并与该部门综合业绩挂钩， 这样才能强化档案馆（室） 的行业管理职能。其次， 档案管理干部的调动要征求档案馆（室）的意见。干部不流动， 不符合事物发展的规律，但调动过于频繁， 也不利于事业的科学发展。档案工作专业性较强， 业务上的熟悉和掌握不是一蹴而就的， 如果人员变动过于频繁， 就很难有效地开展工作。因此，研究生档案管理工作人员要保持相对的稳定， 不要轻易换岗， 确有其因时，要征求档案馆（室） 的意见， 并妥善办理交接手续。最后， 档案管理的制度化不仅包括对于研究生档案的收集、查询、借阅、整理制定相应的工作流程、规章准则，还包括建立档案管理人员的责任追究机制。

（6）加快学院（系）档案管理现代化建设步伐，促进研究生档案信息资源多重效益的实现。由于历史原因，我国档案信息化建设起步相对较晚，随着计算机网络的普及，近年来档案管理工作正处于由传统的纸质文件为主体的档案管理模式向纸质版与电子文件并存的管理模式过渡的转型期。

目前，许多高校的本科生的档案已经实现了网络管理，而研究生的档案材料却仍以手工操作的手段完成收集、整理、统计、检索。在档案管理现代化建设中，加快现代信息技术在档案信息管理中的应用步伐，重视档案信息资源的网络化建设，有条件地把研究生档案分类归档，以适应纸质文献、电子文献和网上信息的转换，实现档案信息资源共享，最大限度地满足社会各方面对档案利用的需求。在搞好传统载体档案数据库建设的同时，及时做好重要电子文件和数据档案的登记和备份工作，推广数据库加密技术，选择性开放数据库，设定访问权限，构建适应新形势要求的档案网络安全体系和监管服务体系。

总之，随着研究生教育的快速发展，研究生档案作为一项系统工程，面临着新的机遇和挑战。在研究生档案分级管理工作中，学校、研究生院（部、处）应对各学院（系）在业务上给予帮助和指导，同时根据国家有关文件的规定和要求，积极创造条件配齐必要的软硬件设施，加快各级分管单位档案室（馆）的建设，形成一个数量充分、质量优化、门类齐全、结构合理、数据安全的对国家和学校具有保存利用价值科研成果是对研究生科研活动、科研能力的综合反映。

【参考文献】

[1]蓝蕾.发挥研究生档案在素质教育中的作用[J].浙江档案，2004（9）：26-27.

[2]徐翠华，葛志芹.当代研究生培养管理的特征分析[J].扬州大学学报：高教研究版，2007，11（3）：90-93.

高级档案管理篇4

关键词：高校；档案；教务；院系

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）35-0010-02

一、引言

高等学校的中心工作是教学，学校的办学质量、教学秩序的稳定、教学活动的协调顺利，都离不开良好的教学管理工作。在国内高校“重心下移，权力下放、绩效职能考核”的大改革背景下，高校教务工作的工作重心普遍下移，很多具体的教务工作都由院系一级的专职教学秘书执行。其中，教务档案管理工作是学校整个教学管理工作的重要组成部分，也是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要指标之一。院系教务管理工作的效率和成效，对于顺利实现学校院系分级管理有着非常重要的作用。

二、现有院系教务档案管理的现状

重庆交通大学理学院作为学校的基础性院系，承担着全校的数学、物理、化学等公共基础课的教学，同时也设有信息与计算科学、数学与应用数学、应用化学、统计学等多个本科专业，教学任务繁重。在日常教学活动安排的过程中，存在年度教学计划制订、年度教学任务安排、年度教学教材征订、学期教学质量监控、学期课程考核、学期课程成绩统计上报、学生入学、毕业等一系列教学管理环节。在这一过程中，逐步形成的大量基础性教学文字、统计图表、教学课程资源、教师课程工作记录、相关教学活动照片等多种载体形式的汇编材料，真实地记录了理学院的日常教学内容、授课方法、教学途径、教学监控效果等全方位的教学信息。这些都是高校二级学院最原始、最重要的教务管理档案，也是院系进行教学管理活动时，不可或缺的参照依据和借鉴样本。

院系级教学秘书在日常工作中，都会对上述教务管理档案进行整理汇编，并妥善保管，以此作为后续提高教学工作效率和教学质量、完成各项教学评估、促进同行学术交流的信息资源基础。但在实际二级学院教务档案管理工作中，仍然存在三个方面需要改进和完善[1-2]：

1.对院系级教务档案的管理重要性认识不够。院系级教务档案存在记载内容繁杂、事务性、过程性强、总体量大、形式多样等特点，部分院系管理人员缺乏对教务档案基础性信息的重要性认识，往往会出现不按时保质整理归档，随意处置基础性纸质材料等严重问题。

2.院系级教务档案的管理制度不健全。院系级教务档案涉及整个学院教学进程的所有环节，但在现有的院系级教务档案管理制度中很大程度上没有得到健全或完整执行，在档案材料的利用过程中常常出现：乱翻乱抽院系级教务档案，不登记就擅自借阅或转阅档案，不及时归还甚至丢失等现象，缺乏对使用人和使用时间的有效约束。

3.院系级教务档案的管理方式缺乏专业性。院系级教务档案大都由学院教学秘书负责收集、整理、存档，但现有绝大多数的院系教学秘书并无专业的档案管理知识背景，也普遍缺乏相关的教务档案应如何管理的工作指导，往往会无意造成院系级教务档案搜集不全，未能及时存档等质量缺陷。

三、院系教务档案管理的规范化策略

基于上述分析认识，在院系教务档案管理中，可以进一步采用的主要规范化策略有[3-4]：

1.全面性策略。院系级教务档案范围非常广泛，覆盖了教学计划、教师课程、教学活动等基本教学的全过程。从院系级教学过程而言，凡是涉及教学各环节，符合教学活动规律，具有过程性、总结性、价值性、操作性的文字、图表、声像等载体材料原则上都应纳入院系级教务档案管理的范畴。

2.制度化策略。专门制定教务档案管理的各项规章制度，规范院系级教务人员在收集、保管、利用档案的实践工作中严格执行。常规制度内容应该包括：严格遵守档案工作规程；规范院系级教务档案收集的范畴；院系级教务档案建立后，应有专门的区域存放档案材料，加强其保密性，档案管理人员应将档案的出借、更换等利用情况记录在案；档案管理人员不得随意涂改、销毁教务档案等，杜绝院系级教务档案管理中的随意性。

3.专业化策略。学校档案馆要加强对院系级教务档案管理工作的经常性指导，档案馆专职档案员可每年对院系级教务档案管理的人员（兼职档案员）进行培训，学习必要的教务档案管理相关知识和技能。教务档案管理要坚持从高、从严、从细的要求，对于院系级教务档案的数据收集、统计汇总、信息填充要真实准确，编辑设计的教务档案项目、图表、展示要科学合理，展现院系级教学工作的真实性面貌。

四、院系教务档案管理的规范化方法

为了做好院系教务档案管理工作，可以采用的主要规范化方法有[5-6]：

1.院系级教务档案管理全面化。院系级教务档案来源丰富、内容繁杂，形式多样，这给基层教务档案的高效管理带来了一定的工作难度。因此，必须要建立操作性强、全面科学化的院系级教务档案管理方法，实现教学文档的一体化管理模式。围绕教学过程的各种环节，科学化建立院系级教学案卷的归档类别，可按照学年、学期、教学计划、教师课程等内容分门别类存放；要大力利用现有信息技术手段，试图构建专门的院系级教学档案管理系统，对各类教务档案条目、摘要和全文内容，进行电子化归档整理；建成各类目检索数据库，统一管理、查阅、检索原有分散、庞杂、多样的院系级教务档案，从而实现教务档案信息的资源共享，有效提高院二级学院教务档案的管理效率。

2.院系级教务档案管理制度化。完善的院系级教务资料是做好教务档案管理工作的基础，院系级教务档案管理制度建设的关键是管理制度的规范性、专业性、可执行性。必须围绕院系级教务档案管理具体工作目标，制定和完善院教务档案管理制度，做到“有章、有法、有序”，明确教务档案管理岗位的工作职责与范围。依据各项工作的目标要求和质量标准，健全院系级教务档案管理岗位责任制，明晰管理层次，合理分工、明确职责。教务档案管理目标、日常实施、工作指导等环节，不仅要求院系级教务档案的收集、整理、归档要符合一定的顺序和线索，也要求教务档案文件的文体格式、行文规则和语言规则，符合教务档案制度化标准，构成一个有序、封闭的院系级教务档案管理机制，从而在整体上提升院系级教务档案管理的制度化水平。

3.院系级教务档案管理专业化。现代档案管理工作对院系级教务档案管理人员提出了更高的要求，不仅要具有强烈的责任心，还要有一定的档案知识和处理技能，院系级教务档案管理人员的业务素质直接关系到教务档案工作质量的好坏。学校档案馆、教务处等相关部门可通过定期组织专门培训、讨论等活动，让二级学院教学秘书学习掌握院系级教务档案管理的专业理论与知识，深入探索教务档案管理的新方式；并需要多提供一些好的学习条件，让各院系教学秘书有机会走出校门，参观交流各地其他兄弟院校的教务档案管理先进经验，使院系级教务档案的管理工作更专业，更好地为教学服务。档案馆和相关部门领导定期检查，具体针对各个院系级教务档案管理情况，有针对性地提出工作改进意见，切实全面推动各学院教务秘书的档案管理工作能力的提高。同时，也需要对院系级教务档案管理业务水平高、工作业绩突出的人员进行奖励晋升，这样才能激发各学院从事这一工作的人员不断提高自身从事教务档案管理工作的业务素质，在该项工作中形成强大的工作动力。

五、结论

教学工作是高校的中心工作，院系作为承担基层教学任务的单位，对于保障高校教育教学质量起着关键作用，院系级教务档案、教学档案的收集、整理、保存和利用的规范化管理是基层教学管理工作的重要组成部分。在当前教育大变革、专业精细化发展的大背景下，各高校要改进自身的教学档案管理，就必须重视和加强院系级教务档案管理工作的全面化、制度化、专业化建设，从而更好地提高高校教育教学质量。

参考文献：

[1]陈蓉莉.浅议高职院校系级教学秘书的档案意识[J].杨凌职业技术学院学报，2012，11（6）：37-39.

[2]杜永莲，谢旭东.高校教务管理规范化探析[J].合作经济与科技，2012，（2）：112-113.

[3]邵丽丽，付万兴.高校教务档案管理常见问题及对策[J].中国电力教育，2010，（3）：51-52.

[4]申涛.浅析医科类院校教务管理档案的完善及管理[J].赤峰学院学报（自然科学版），2012，28（4）：100-101.

[5]刘俊.高校教学档案管理和利用策略[J].北京教育学院学报，2011，（6）：53-56.

高级档案管理篇5

[关键词] 高校 院系 学籍档案 规范化

学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视高校院系学籍档案质量，切实抓好和不断提高高校院系级学籍档案质量显得十分必要。

一、院系级学籍档案管理规范化面临问题

1.档案管理规范化存在的问题

（1）院系级学籍档案管理是一种事后行为，容易被人们所忽视。错过及时整理和归档的大好时机，造成资料的丢失，这种情况在许多高校中不同程度地存在着。

（2）院系级学籍档案管理是一种无形劳动，不被人们所重视。由于院系级教务办公室不是职能部门，是一种为教学和学生服务的管理行为，其档案管理也成为一种无形劳动，难以用固定形式加以评估，因此人们认为院系级学籍档案管理很轻松，谁都可以去做，这就导致了在用人上的随意性，进而影响了院系级学籍档案管理水平和效率的提高。

（3）院系级学籍档案管理是一种常规性工作，容易被其他行政事务所取代。由于机构设置方面的原因，院系机构一般都没有把办公室行政工作和档案管理工作分开来，有的院部系级办公室虽然有专职干事，但由于同在一个办公系统工作，其职责也经常混淆，常常被其他行政事务所取代，难以全心投入档案管理工作。因此，院系级学籍档案管理经常处于不规范的无序状态。

（4）档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等。

2.在档案管理手段方面，最突出的问题表现在管理手段缺乏科学性

按照办公自动化、管理科学化的要求，在学籍档案管理方面应当采取现代化手段，而目前有些高校在学籍档案管理规范化方面仍实行原始的手工劳动方式，特别是在编制目录索引的方法上，还没有很好地通过计算机这种现代化手段进行编制《档案目标索引》，在很大程度上影响了院系级学籍档案管理效率。

3.在学籍档案管理信息化方面，最突出的问题表现在

（1）高校由于长期受计划体制的影响，缺乏市场意识、服务意识和信息意识，在一定程度上导致了信息资源开发、服务与市场需求相互脱节的现象。近几年来，尽管有些名牌高校加大了管理信息化改革力度，但从整体上看，问题仍然比较突出，不少部门往往只重视设施、装备、技术的投入，很少关注管理信息化数据库的建设，使得对信息资源的开发和利用缺乏应有的力度。

（2）不能完全按照市场需求来开发索引信息资源领域，开发系统本身缺少应有的以用户为目标的价值尺度，更不能及时地掌握用户的需求及其变化，使管理信息化缺乏针对性和实用性，同时也造成信息资源开发和利用过程中的盲目性和浪费性。

（3）不能严格按照时间节约规律的要求，把握信息资源开发和服务的时效性，特别是不能真正地依据现代科技信息网络来及时、迅速、准确地开发信息资源，难以形成信息资源开发和服务功能的多元化、信息产品的规模化、组织系统的网络化、操作手段的自动化等立体型体系，难以全面显示管理信息化在高校管理中的作用。这样，高校管理在市场经济日益激烈的竞争中就难以掌握管理主动权，难以获取最新、最快、最准确的信息。

二、对加强院系级学籍档案管理规范化建设的几点建议

1.要提高对学籍与档案管理规范化关系的正确认识

从高校发展的实践看,建立和完善院系级学籍档案管理规范化,是保障教学工作中心地位、促使教学工作顺利开展、提高教学质量的根本保证。增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。

2.按教学环节的不同要求做好学籍档案收集、整理和归档工作

学生学籍有许多环节，都有资料需要收集、整理和归档。主要有：一是学生学籍档案管理。二是考试成绩档案管理。三是凡是归档的材料，要写明材料的目录，应做到书写优良，字迹工整，图样清晰。四是整理，要在积累的基础上按档案材料类型分类整理。建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。

3.要提高院系兼职管理人员的综合素质

目前,许多高校院系没有专职档案管理人员,一般都是由教师兼职,他们中绝大多数没有经过专门培训,档案管理常识缺乏。因此需要通过多种途径对他们进行专门培训，不断提高他们的综合素质。根据档案管理规范化的要求，确定兼职档案管理工作人员的职责：一是要认真学习、执行档案工作的政策法规，加强业务学习，增强工作责任性。二是坚持平时分类预立卷归档工作，每年初根据文件材料归档范围将本部门形成的不同内容与载体的文件材料，预立卷类目并编号，便于平时归卷时对号入座，方便查找利用。三是负责本部门文件的形成、积累、保管、整理、立卷、归档工作，保证归档文件材料齐全、完整、系统，反映本部门工作情况，维护本部门的历史真实面貌。四是应按“文件材料归档范围”收集完整的要求，及时做好文件的收发、登记工作。五是做好文件的催办工作，凡是经承办人员处理的文件要及时收集，并检查承办情况是否已经注明，搞好平时归卷，使文件材料管理有条不紊，便于查找利用。六是主动接受学校档案室的业务指导、督促与检查，提高档案的案卷质量。

4.要按照信息化档案检索系统的要求，建立院系级学籍档案管理信息化服务网络

学籍档案管理信息化服务网络的建立，不仅要充分利用现代信息技术来开发光盘、联网检索和信息查询服务，而且还要充分挖掘信息资源自身的累积性、综合性和数据性等优势，使现有的信息资源被激活、被利用，使相关信息重新得到优化组合，发挥出优势效益。

5.根据学籍档案管理规范化要求，建立院系级学籍档案资料索引的标准化和自动化

我国有关学籍档案资料索引标准几乎是空白。其他许多国家都非常重视适应高等教育管理需要的文献资料索引标准化工作，早就制定了一系列索引编制的出版标准。制定我国索引标准化，已是刻不容缓的问题。

总之，在高校办学过程中，要重视院系级学籍档案管理工作，正确分析院系在档案管理规范化方面存在的问题。同时，要针对问题制定加强院系级学籍档案管理规范化的若干对策。只有这样做，才能按学籍规律的要求做好院系级学籍档案管理工作，不断提高学籍管理水平和服务质量，从而为学校教学改革与发展提供基础性保证。

高级档案管理篇6

关键词：档案管理升级；巩固提高；策略

档案管理升级对于档案工作的开展发挥着积极的作用，但档案管理升级的作用与效果能否长久持续，是衡量档案管理升级成功与否的关键，做好档案管理升级后的巩固提高工作也成为了档案管理升级后档案部门及相关工作人员的重点工作任务之一。

1 高校档案的主要内容及特点

1、高校档案的主要内容

高校档案的内容十分丰富并具有一定的复杂性，单从高校档案的分类方面就包括十一大类，分别为：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类，当然其中因学校规模与实际条件的差异，部分分类并非所有学校档案中都具备，本文仅就教学类档案进行简单介绍。高校教学档案主要内容包括：（1）学校教务部门下达的指令性、指导性文件，教育改革，教学计划，各种教学制度、办法、规定、条例，教学工作各个环节的各种统计表等。（2）学习管理材料。（3）学生奖惩材料及实习材料。（4）毕业论文材料。（5）历届毕业生人数与成绩评定等材料。

2、高校档案的主要特点

单从高校的教学档案来分析就具有着以下四方面的特点：首先，档案来源具有分散性的特点，高校教学档案的来源包括学校教务部门、教师以及学生，由于教师与学生主体的分散性特征，也使得教学档案也具有着分散性的特点。其次，教学档案内容具有着丰富性的特征，主要是因为教学档案涉及了高校教学管理与教学实践的整个过程中与各项内容，所形成的教学档案内容也包含着各种各样的信息，内容极为丰富。再次，教学档案年度划分具有着一定的特殊性，这主要是由于我国高校采取的是秋季招生制度，教学档案不能够按照一般的公元年度来划分，须按照实际的学年、学期制进行划分。最后，档案形式上具有着复杂化与多样化的特点，这主要是由现代教育技术与档案管理技术的发展所致，现代教育技术的发展使得多媒体教学手段在高校教学活动中运用愈加普遍，而在教学管理中计算机技术的应用也不再罕见，所形成的大量多媒体形式的材料，包括图、文、声、像各种类型，在格式上也十分丰富，整体表现出复杂多样的特征，而现代档案管技术的发展与升级，也给形式复杂多样的档案材料的收集与管理提供了可能。

2 高校加强档案管理升级后的巩固提高工作的必要性

1、是高校不断提升教学水平，适应社会需求的必要条件

高校档案管理升级有利于发挥档案的积极作用，指导高校有效的提升教学水平，而如果高校档案管理升级后，未能及时进行巩固，将会导致档案管理升级的效用大大缩减，升级后的档案管理效率提升缓慢，发挥不出其应有的价值。随着社会的不断发展，对于高校人才培养也提出了新的要求，现代高校需要不断提升自身的教学水平才能适应社会对高校教育不断发展的需求，因此，在高校档案管理升级完成后，及时的巩固和提高来保障升级后的效应能够长期发挥，更好的指导高校教学实践的完善，提高高校的教学水平具有着很大的必要性。

2、是新时期高校教学改革与发展顺利推进的重要保障

随着我国高等教育的不断发展，现代高校尤其是职业技术类院校大都面临着激烈的竞争，高校如何突出自身的优势与特色，增强高校的知名度与吸引力，已经成为了高校发展的关键。积极进行教学改革，构建与新时期相适应的教学模式，创新教学手段，全面加强学生的素质培养，提升学生专业水平与就业能力，是现代高校发展过程中的重要任务，高校加强档案管理升级后的巩固提高工作能够充分发挥档案资料在高校教学改革中的作用，帮助高校总结以往教学工作中的经验与不足，并指导高校教学改革的方向与路径，使教学改革更具针对性与科学性，以此来保障高校教学改革与发展的顺利推进。

3、是指导高校教学管理改革，保障教学管理科学性的必然要求

高校教学档案是在高校的教学实践中获得的重要资料，涵盖了高校教学工作的各项内容，对其进行合理有效的利用能够帮助高校进一步的优化和完善教学管理制度，进而促进高校教学管理各项工作的顺利开展。在高校档案管理升级后，及时加强巩固提高工作能够更好的发挥出档案管理升级的优势作用，提高教学档案的利用效率，更好的指导高校进行教学管理的改革，提高教学管理的水平，也为高校教学工作的良好开展提供保障。

三、做好档案管理升级后的巩固提高工作的有效策略

1、认真总结档案管理升级过程中的经验，突出升级后的优势

要做好档案管理升级后的巩固提高工作，首先需要对档案管理升级过程中的经验进行充分的总结，充分了解档案管理升级后与升级前的改变，了解升级后所能到达的水平与效果，把握档案管理升级后的进步与优势所在，结合高校档案工作的实际情况，着重突出档案管理升级后的优势，充分发挥出档案管理升级的作用，并利用档案管理升级过程中所总结的经验，针对档案管理工作中存在的不足制定针对性的解决策略与方案，从而提高高校档案管理工作的水平。

2、进一步提高对档案管理工作的重视，强化巩固提高工作力度

高校档案管理工作对于高校其他工作具有着重要的指导作用，因此，在高校档案管理升级的同时，还需要全面提高高校上下所有成员对档案管理工作的重视，首先是校领导要提高对档案工作的重视，并给与大力支持，保障高校档案管理升级工作的顺利完成，并着力强化巩固提高工作的力度，为教职人员做出表率。其次，学校教职人员也要提高对档案管理工作的重视，配合档案管理人员完成好各项相关的管理工作，并在档案的使用时自觉遵守档案管理的相关规定，规范借阅，按时归还。以此来全面促进档案管理升级后的巩固提高工作的顺利开展。

3、扎实做好基础工作，提高档案收集整理工作的效率与质量

收集与整理是高校档案工作的最基础部分，在档案管理升级后依然需要扎实做好收集与整理的基础工作，才能保证其他档案管理工作的顺利开展，并确保档案价值的有效发挥，因此，要做好档案管理升级后的巩固提高工作，着力做好档案的收集与整理工作是十分必要的。档案管理人员应充分利用升级后档案管理的新技术、新手段所带来的便利条件，结合各部门的有效配合，提高档案收集整理工作的效率与质量，确保档案材料的及时完整归档归类，并做好重要材料的备份工作，为档案管理工作整体水平的巩固提高奠定良好的基础，并充分发挥档案的利用价值，促进高校的健康发展。

4、加速档案管理信息化进程，提高工作效率和服务水平

加速高校档案信息化进程，可以将档案管理人员从烦琐的归档、装订、手工劳动中解脱出来，集中精力做好档案信息的收集、开发和利用，逐步改善档案管理模式，变封闭式管理为有选择的开放式管理，以适应各项改革和社会发展的需要，不断提高档案管理工作效率和服务水平，最大限度地提供档案利用。

5、加强档案人员继续教育，强化档案管理队伍建设

随着知识的日新月异，新技术的层出不穷，档案管理升级后对管理人员提出了更多新的要求。为了适应新的要求，高校档案工作者应不断学习新知识、新技术，扩展自己的知识面，要钻研自己的基础理论和专业知识，充分利用现代管理信息技术，拓展档案工作空间，以有效开发和利用档案信息资源，增强运用现代科学技术进行档案管理的能力，提高个人素质，以便更好地适应高校档案管理工作的需要。

3 总结

高校教学档案来源分散、内容丰富、信息量庞大、形式复杂，管理起来具有一定难度，因此在档案管理升级后，高校应积极采取有效措施，从经验总结、提高重视、扎实基础工作、加速信息化进程、强化管理队伍建设等多方面着手，做好档案管理升级后的巩固提高工作，确保档案管理的优质高效，进而全面推动高校教学管理与教学实践水平的提升，为高校的改革与发展提供动力与保障。

参考文献

高级档案管理篇7

关键词：计算机高级语言；档案管理系统

中图分类号： G623.58文献标识码：A

档案管理工作，是各级党政机关和企事业单位人事工作的重要组成部分，是做好人事工作的基础。近年来，随着经济体制改革和人事制度改革的不断深入，档案管理在人事工作和社会主义现代化建设发挥着越来越重要的作用。然而，当前传统的档案管理模式效率低、查询难度大等一系列弊病也越来越突显，已不适应现代档案管理的需求。计算机高级语言作为“第三代”计算机语言，以其良好的交互性、独立性、通用性和可移植性，广泛应用于经济和社会各个领域，其开发的档案管理系统正成为提高现代档案管理水平新的应用工具。

一、高级语言开发的档案管理系统主要特点

高级语言开发的档案管理系统，是指汇集成功企业先进的人力资源管理理念、人力资源管理实践、人力资源信息化系统建设的经验，以信息技术实现对企业人力资源信息的高度集成化管理，为使用的人力资源管理解决方案。核心价值在于将人力资源工作者从繁重的日常琐碎事务中解放出来，将更多地精力用于人力资源职能管理和管理决策，保持人事档案工作的持续高效运营。

（一）网络化

因为档案管理系统涉及到的数据包括电子文件、多媒体数据，这些数据的管理相对于一般的数据管理要复杂的多。涉及到这些数据的压缩、保存、显示，同时这些功能必须在网络上实现。普遍具有在线升级功能，可以随时对系统进行升级，保证用户随时使用最新版本。同时，能够进行在线错误信息提交，系统的状态可以随时提交给软件技术人员，并且对用户提供特殊的、细致入微的服务。

（二）模拟化

当前，绝大多数档案管理系统还受传统管理模式限制，普遍是手工管理和计算机管理相结合的方式，而这种方式会长期存在，无法改变的。比如档案组卷，它的难点在于手工组卷可以看作是二维甚至是三维空间的操作过程，而计算机中的组卷一直是一维的数据库记录列表方式操作，与手工组卷完全不一样，计算机与手工的结合就会比较困难。但高级语言开发的虚拟现实的组卷功能，能够使用户使用计算机模拟手工组卷过程，并且利用计算机的自动分类及排序的特点，这样就大幅提高了档案管理效率。

（三）简易化

档案管理系统具有多种功能，操作简单，档案管理人员容易上手。当前流行的档案管理系统界面简洁，采用单窗口方式，避免用户纠缠在多窗口；管理权限控制可以精确到每个记录，直至每个字段，适合不同人员管理需求；按照国家标准进行年报统计，并且可以自动统计，不需手工填写；具有档案数字加工能力，并且可以制作光盘，光盘可以独立浏览；具有电子文件管理能力，支持任意格式文件，包括视频音像文件；具有档案借阅、销毁、移交、统计、鉴定等全部档案专业功能。

二、高级语言开发档案管理系统的基本框架

（一）系统功能设计

档案管理系统从工作要求上要求具有人事档案室基础设施管理、人员信息管理、组织机构管理、人事档案目录管理、人事档案的转递管理、人事档案的查（借）阅管理、零散材料收集管理、档案整理记录、缺失材料登记管理、相关统计查询管理等功能。人事档案管理系统必须有良好的界面，便于使用人员操作，各类功能能够比较直观的反映和标示，能够是操作使用人员很快的掌握，减少培训费用。在信息维护过程中，尽量使用代码维护，增加智能化操作，减少信息录入条数，解决部分人事档案管理人员信息录入较慢的问题，提高数据维护速度。尽量在界面上以菜单和按钮形式完成人事档案管理事物，使得烦琐的事务只需点一下鼠标即可完成，降低错误率，同时提高工作效率。人事档案在系统内部转递时，通过秘钥文件，只有系统能够自动解密，可以将人员信息直接加到转入单位，避免了信息的重复录入，达到资源的共享。同时也可以为双方交接留下了电子依据。人事档案管理系统的建立，使人事档案开始走向电子化管理，工作效率大大提高。

（二）基本模块构建

1、用户登录模块

此登录模块主要用于用户的身份验证，用户需要输入用户名和密码，只有合法权限才能登录，否则不能登录。档案部门主管享有最高权限，可以对档案打信息进行录入，修改和添加，并可以使用系统中所有的功能。档案管理人员享有业务权限，可以对档案进行查询的功能，但是不可以对档案信息进行录入，修改和添加。

2、档案类别管理模块

主要是对档案的类别信息，如档案的序号，类别名称，建档人员等进行搜索，录入和修改。

3、档案柜资料管理模块

这个模块主要实现的功能是对存放档案的档案柜的资料信息，如档案柜的名称，档案柜序号等进行检索，录入和修改。

4、档案信息管理模块

主要是对档案的基本及相关的信息如档案编号，名称，内容，状态等进行搜索，录入和修改。

5、档案借用管理模块

主要是对档案的借用信息如借用编号，档案编号，借用人员等等进行检索，录入和修改。

6、档案归还管理模块

主要是对档案的归还信息如归还编号，档案编号，归还人员，归还日期等进行检索，录入和修改。

7、档案查询管理模块

主要是根据不同的查询条件，对档案的基本信息及相关的信息，借阅信息，归还信息等进行查询。

模块构建示意图：

（三）语言编写与调试运行

高级语言根据功能模块编写是档案管理系统真正发挥作用的关键环节。下面以access为例，简单介绍档案管理系统的编写与运行。

个人档案信息部分源码：

Option Compare Database

Private Sub Form_Load()

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec

End Sub

Private Sub frame1_BeforeUpdate(Cancel As Integer)

'根据选定值判定显示的对象

If Me.frame1.Value = 1 Then '选项组的第一个选项

Me.职员家庭成员.Visible = False

Me.教育状况.Visible = False

Me.工作经历.Visible = True

ElseIf Me.frame1.Value = 2 Then

Me.工作经历.Visible = False

Me.职员家庭成员.Visible = False

Me.教育状况.Visible = True

Else

Me.工作经历.Visible = False

Me.教育状况.Visible = False

Me.职员家庭成员.Visible = True

End If

End Sub

Private Sub 命令51_Click()

On Error GoTo Err_命令51_Click

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec

Exit_命令51_Click:

Exit Sub

Err_命令51_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_命令51_Click

End Sub

Private Sub 命令53_Click()

On Error GoTo Err_命令53_Click

DoCmd.GoToRecord , , acPrevious

Exit_命令53_Click:

Exit Sub

Err_命令53_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_命令53_Click

End Sub

Private Sub 命令54_Click()

On Error GoTo Err_命令54_Click

DoCmd.GoToRecord , , acNext

Exit_命令54_Click:

Exit Sub

Err_命令54_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_命令54_Click

End Sub

运行效果例图：

编写完毕后，需要反复调试运行，直到到达相关要求为止。

三、档案管理系统应用中应把握的几个问题

（一）档案管理人员专业化水平需要提高

随着计算机技术在档案管理工作中的应用，对管理人员专业素质要求也在不断提高。但是现在档案管理部门并不具备专业的管理人员，存在一人多岗的现象，或者一些管理人员对计算机技术并不了解，并不能完成网络化、数字化管理工作。针对这一现象，首先可以组织员工培训，保证其具备一定的逻辑和数字思维能力，能够熟练使用计算机语言，可以将计算机技术真正应用到档案管理工作中。其次，档案管理人员必须要具备一定的语言文字功底，能够完成档案主体标引的原则和和方法学习。能够利用档案主题标引规则，正确选择主题标识，准确分析主题内容，学会如何将主题词进行合理的组配，并且学会对特殊状况的处理方式等。通过对专业知识的学习，来胜任档案管理工作。

（二）安全保密措施要更为严明

档案管理的安全不仅包括了档案管理系统软、硬件自身的安全，还包括人事档案信息传播过程中信息的安全。前一种问题主要需要通过技术手段来解决，后一种安全问题不仅要靠技术手段，还要依靠完备的规章制度，现在的防火墙等安全防护技术对专业技能比较高的黑客根本就起不到多大作用，而档案又具有凭证性以及真实性等特点，如果原始文件收到损坏或者更改，很难在进行修复，致使档案的安全性和可靠性受到威胁。针对档案安全管理问题，我国档案部门已经相应的在标准化以及科研方面作出大力度的支持，制定了一系列管理标准和安全防护技术措施来应对安全威胁，比如可以选择用网络限制和密码验证等方式来保障档案信息管理安全。

高级档案管理篇8

关键词：档案管理 疾控中心 问题 对策

疾控中心的档案具有种类多、内容多、范围广、周期长、不可复得性等特点，做好档案的收集、整理、归类工作，有利于提高档案的利用率，促进疾病的监控、分析、防治工作的顺利进行[1]。经过对我国各级各地疾控中心的档案管理进行调查发现，各级各地的疾控中心档案管理方法不一，管理标准不一致。有的疾控中心没有设置专门的档案管理部门，档案分散在各个科室中或是个人手中，几乎不存在档案管理的影子。有的疾控中心采用中心存目录、科室存档案的方式进行档案管理，档案管理效率低，经常出现档案的丢失、破损情况，这不利于疾控中心充分利用档案资料，做好卫生防疫工作。

一、疾控中心档案管理存在的问题

1.档案管理意识薄弱

档案管理工作是一项非常复杂又繁琐的工作，它要求工作人员要有默默无闻的无私奉献精神，工作人员细致、耐心的做好每一天的基础工作，做到当日事当日毕。疾控中心为广大人民群众提供卫生防疫服务，是公益性机构，其档案管理工作做得再好也无法创造一定的社会效益。这种情况就导致疾控中心的领导忽视了档案管理工作，档案管理意识薄弱。许多疾控中心的领导只是将档案管理工作作为各个科室的一项基本工作任务，没有设置专门的档案管理部门，聘请专业能力强的档案管理人员进行系统性的档案管理，进而也就导致了档案管理效率低下的问题，档案丢失、破损已不鲜见[2]。

2.档案管理能力弱化

有的疾控中心档案管理制度落后，不能适应新时期档案业务的发展要求。有的疾控中心缺乏对档案的整体把握能力，没能将档案集中起来管理，档案分散在各个科室中，许多档案没能及时归档整理，档案管理能力低，档案利用率低，档案的作用没能充分发挥出来。

3.档案管理规范性不强

档案管理缺乏规范性和科学性，疾控中心没有为档案管理制定出完善的工作制度和标准，没有明确规定各个类型档案的收集整理标准，这样就使得档案管理的规范性差。当需要查找档案资料或利用档案资料时，往往需要翻箱倒柜找很久，这样就降低了档案资料的利用率，档案资料的作用没有被充分发挥出来。

另外，档案的制作不规范。比如说，采用十六开的办公室用纸来进行规范的书写，并留出装订线，如果没有留出装订线，那么就给档案的装订带来一定的麻烦，不利于档案管理工作效率的提高。

4.档案管理信息化程度低

信息技术给人类社会带来了翻天覆地的变化，它也可以运用于疾控中心的档案管理中。运用信息技术可以提高档案利用率，可以更好的保存档案。虽然说许多疾控中心努力建立档案管理信息化系统，但是，系统的功能少、实用性不强，不利于档案利用率的提高，许多工作人员还是习惯性的查阅纸质的档案资料。所以说，还必须加紧档案管理信息系统的研究，提高档案管理的信息化水平。

二、提高疾控中心档案管理水平的对策

1.建立档案管理工作制度

疾控中心的档案具有不可复制性的特点，必须做好档案的收集整理工作，提高档案管理的规范性，从而有效提高档案的利用率。各地各级疾控中心应根据《档案法》的有关规定和本单位档案的特点建立完善的档案管理工作制度，明确档案收集、整理、归档标准。就拿档案的收集来说，应将随时收集、定时收集、跟踪收集和重点收集结合起来，确保档案、资料齐全、完整。同时，档案管理人员不仅要做好职责范围内档案的收集、整理、保管工作，还应定期、不定期指导督查本单位所属各科室档案资料的收集、整理，建立各类档案管理制度，提高档案管理的科学化和规范化水平。

2.优先聘用高素质人才从事档案管理工作

疾控中心首先要提高思想认识，设置专门的档案管理部门，并聘用高素质人员从事档案管理岗位工作。同时，还应在实际工作中加强档案人员的素质培训，加强复合型人才的培养，从而提高档案人员的业务素质和职业道德素养[3]。

由于疾控中心的档案管理工作具有保密性和服务性的特点，所以说，应开展政治素养培训，提高档案人员的政治觉悟，使其以高度责任心面对每一天的工作。强化档案管理及相关业务知识培训，提高自身综合技能，创造性的开展档案管理工作，不断提升档案管理水平，为本地区卫生防疫工作做出积极贡献。

3.提高档案管理的信息化水平

档案管理信息化系统建设是提高档案管理水平的重要措施，是减少档案管理工作量的重要方法，是提高档案利用率的重要方法[4]。疾控中心将档案信息化建设纳入本单位信息工作中，统筹规划，完善档案信息化管理系统，充分利用室藏档案资源，提高信息化系统的实用性，增加功能，增加档案资料的查询功能，将模糊查询、综合查询、分类查询等有机结合起来，提高档案利用率。

4.实行档案两级管理

实行档案的两级管理就是说：将档案管理工作分成中心级和科级的两级管理[5]。中心级的档案具有综合性、学术性的特点，比如说：档案管理工作标准、年度卫生检测报告、疫情流行病因分析报告等就属于中心级档案。而科级的档案则是在日常工作中产生的，这些档案资料要根据其服务对象的发展情况而变化，具有易变性，如疫情调查处理材料、工作人员的体检报告、公共卫生监测报告等就属于科级档案。

疾控中心可以根据自身业务的特点制定出明确的档案两级管理工作标准，明确区分中心级档案和科级档案。成立中心级档案管理部门和科级档案管理小组，由专业人员做好档案管理工作，逐步提高档案管理水平。

三、结束语

疾控中心档案管理效果的好坏直接关系到其卫生防疫水平，关系到老百姓的身心健康。其档案具有种类多、内容多、范围广、周期长、不可复得性等特点，档案管理工作难度大，这要求各级疾控中心认识到档案管理的重要性，加大资金投入，进行档案管理信息系统建设；创新管理体制，采用职责权清晰的两级管理体制；加强培训力度，提高档案管理人员的业务素质和职业道德修养；学习《档案法》，健全档案管理工作制度。

参考文献：

[1]尹福顺.浅议基层疾病预防控制中心档案管理与建议[J].华章，2013（22）

[2]李丹.浅谈疾控机构档案管理存在的问题和对策[J].医学信息（上旬刊），2011（7）

[3]刘俊秋.浅谈如何做好疾病预防控制档案管理工作[J].时代报告（学术版），2012（11）

[4]陈莉.新时期疾病预防控制中心档案管理工作[J].办公室业务，2012（9）

高级档案管理篇9

【摘要】随着市场经济不断完善，各项社会事业快速发展，县级医院档案管理工作的压力与日俱增，管理难度不断增大。医院档案管理人员的综合素质是做好档案工作的关键所在，档案管理人员综合素质的高低直接会影响着县级医院档案业务工作的效率、质量和水平。

【关键词】县级医院 档案管理队伍 方法 途径

医院档案管理人员的素质提高是时代的呼唤，县级医院档案管理工作者在档案管理岗位上必须具备的基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等。档案管理人员综合素质的高低直接会影响着医院档案业务工作的效率、质量和水平，档案管理是医院档案事业的重要组成部分，也是医院档案事业持续、稳定、健康发展的重要保证。而医院档案管理人员素质高低是做好档案工作的关键所在，在档案工作的创新过程中，要对县级医院档案管理人员的素质提新的要求，要改进县级医院档案工作，不断提高工作质量，就必须提高医院档案管理人员的素质。只有医院档案管理人员素质始终处于最佳状态，才能保证新时期县级医院档案系统有良好的服务效能，促进县级医院档案事业的发展。

一 当前县级医院档案管理人员现状

以我县为例，目前，我县医院档案管理专业人员队伍在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面参差不齐，部分医院档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足，或者满足于自己已掌握的知识，在接受新的技能后不懂得如何将其应用于实际工作中，或者缺乏应用的动力，不愿花费时间和精力来整合提高新的技能。对医院档案管理专业人员队伍的素质要求是由医院档案管理工作的性质、任务、目的和内容所决定的。我县有着许多的档桌工作人员队伍，其中不少人还停留在传统的专业知识和观念上，不能运用现代高新技术工具，缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识，这一现状极大地制约了我县医院档案管理工作的创新与发展。主要表现在于：

首先，部分县级档案管理人员文化程度较低，专业知识老化，知识面较窄，计算机及外语水平不高，思想观念和管理水平跟不上时代的发展。这一现状极大地制约了县级医院档案工作的创新与发展。与此同时，有些县级医院档案工作者事业心不强，职业情感淡薄，奉献意识与敬业精神欠缺，不注重职业道德修养，业务上不精益求精，缺乏知识更新的主动性与自觉性。

其次，有的县级医院领导的档案意识比较薄弱，对县级医院档案工作还没有给予足够的重视，从而也未能认识到提高医院档案管理人员素质的重要性。此外，他们忽视了对医院档案管理人员的学习与培训，对医院档案人员的培训教育没能纳入计划、没能给予足够的支持。

最后，县级医院档案管理工作资金的投入严重不足，医院档案管理的设备和技术工作十分落后。部分县级医院档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足，或者满足于自己已掌握的知识，在接受新的技能后不懂得如何将其应用于实际工作中，或者缺乏应用的动力，不愿花费时间和精力来整合提高新的技能。

二 加强县级医院档案管理人员队伍建设的途径与方法

随着县级医院档案事业规模的日益扩大，档案数量日益增多，档案内容日益丰富，县级医院档案信息载体日益多样，档案管理手段日益先进，档案资料的归集、管理和利用之间的矛盾日益突出。根据医院档案信息化建设的需要，培养和造就一批既懂计算机网络技术，又懂医院档案信息管理的高科技复合型人才，为县级医院档案事业持续发展提供技术支持和人才保证。

（一）完善保障机制。随着市场经济不断完善，各项社会事业快速发展，县级医院档案管理工作的压力与日俱增，管理难度不断增大。这就要求分管领导进一步加强对县级医院档案工作的重视程度，自觉更新县级医院档案意识，对新形势下高素质复合型县级医院档案人才的迫切需求有一介清醒、深刻的认识，给县级医院档案工作以人员、资金以及政策上的大力支持。在人员方面，一是通过专业培训、继续教育等方式提高县级医院档案人员的素质；二是通过学生分配、社会招聘等多种渠道积极吸引高层次县级医院档案专业人才到县级医院档案部门工作，为县级医院档案工作补充高素质人才。在政策方面，把县级医院档案工作纳入本单位的工作规划，不断建立和完善县级医院档案工作的各项规章制度，关心爱护县级医院档案人员，切实解决他们的实际困难，改善他们的工作环境和提高其工资待遇。在资金方面，加大投入力度，不断补充完善各项硬件设施。

（二）加强业务培训。培训内容要因需设计，将培训内容与实际工作相结合。在安排上，除加强专业理论知识学习外，应加大计算机知识的学习，重视网络知识教育，以适应新时期县级医院档案工作的需要。县级医院档案人员的继续教育水平在很大程度上决定他们的素质，县级医院档案工作者的素质又在很大程度上决定着医院档案事业的总体水平。要树立医院档案教育是终生教育的观念，广泛开展多种形式的教育培训，如县级医院档案基础理论与技能培训、信息技术培训、相关专业知识培训等。通过教育培训，完善县级医院档案管理人员的知识结构、培养敏锐的档案意识以及较强的档案技术能力。

（三）加强交流学习。县级医院档案工作者本身要不断努力，注意自身修养；要认清形势，端正思想，不断学习，注重积累。要把自学作为提高自身素质的一个重要途径。通过自我学习．与他人交流，扩大知识面，并注重学习过程中的积累与探索，把理论与实际工作有机结合起来。同时，注重加强县级医院档案工作者之间、相关专业工作者之间及医院档案管理单位之间的业务交流。通过交流，使他们尽快了解别人的先进经验，及时查找自己的不足，吸收好的经验应用于自己的实际工作中。

高级档案管理篇10

近年来，国家对各个阶层的企业提出了新的要求，将低能耗、高产量和高效益作为一个企业管理水平的重要指标。目前企业已经进入了新的建设阶段，国家规范了企业的档案管理工作，明确了其标准和内容。档案管理升级工作的顺利进行，对于企业的升级有着十分重要的作用。企业档案管理的升级应该促进企业的升级，在升级中，应该志于为企业服务。

1.升级地位

企业档案管理升级过程中，应该使其服从企业的升级，工作人员应该处理好两者之间的关系。单纯从范围上来看，档案管理升级囊括在企业升级中，两者的目标都是为了改善企业的管理现状，提高企业自身的素质。目前各个企业对于档案管理工作的认识程度不够深，阻碍了档案管理工作的顺利进行。档案管理的升级在企业升级中起着十分重要的作用，对企业的大局有着至关重要的影响。对于企业领导来说，应该在加强企业升级的时候落实好档案管理的升级，对于档案管理部门来说，应该追从企业升级的步伐，做好档案升级的相应工作。对于档案管理升级在企业升级中的地位应该明确，进而顺利的使企业升级。

2.升级作用

2.1启发、引导

企业各项基础工作的开展离不开档案管理的渗透作用，档案管理的渗透作用可以更好的启发引导企业各项工作的开展。档案管理存在于企业的科研、建设和生产各个环节中，并渗透在企业活动的整个过程中。企业的档案管理比企业的其他基础管理工作要重要，因为它融合了科学的方法和思维，对于其他各项基础工作有着模范作用，起着引导和启发的作用。档案管理的升级具有很大的能动性，可以保证企业各项管理工作的秩序，可以减少资源的浪费。

2.2提供条件

企业档案管理升级的一系列标准融合了多年企业文件归档的经验，对于档案信息的利用和开发提出了较高的要求。目前企业档案管理工作升级为定量和定性的标准。档案管理水平的度量为企业各项基础工作的管理水平提供了相应的依据。档案文件管理的标准化是档案升级的重要指标，企业的升级过程中应该加强档案管理的检查工作。不断的积累标准化的文件，进而提高档案管理的水平，进而为企业的升级提供依据。企业信息工作囊括了企业各项管理工作，应该把涉及生产经营的各项信息加以整合，进而健全信息系统。企业升级过程中，应该加重档案管理升级的标准审核，审核其是否符合相应的国家标准。企业应该将档案管理的标准作为企业管理的中心，积极的分析档案的相关信息。企业的档案部门是企业的信息资源库，不断的丰富信息资源库，对于建设有竞争力的企业有十分重要的作用。

2.3催化作用

档案管理工作在企业的各项基础管理工作中占有十分重要的地位。档案管理工作涉及了企业经营的各个方面，它主要是为了企业而服务。档案管理主要服务于企业的信息、科技开发、诉讼等服务。首先，企业的内外的信息载体是档案，对于企业的生产运营有着十分重要的引导和协调作用。第二，科技开发服务。企业的科技档案是知识形态的生产力。企业上等级最关紧要的，说到底还是提高生产力。从某种意义上说，科技档案就是打开生产力的一把钥匙。提供科技档案资料为提高产品质量服务，为降低物质消耗服务，以及为新产品开发、技术贮备、技术转让，为企业积极参加市场竞争服务等等，能够实现以极小的投入而获得巨大的产出。第三，为维护企业合法权益提供法律凭证，进行诉讼服务，等等。积极开展这些服务活动，对提高企业素质将起促进作用。

2.4监督保证

企业档案管理是企业管理中基础性和条件性的管理工作。它的素质的提高，一方面在一定程度上靠企业各项管理水平的提高，一方面也在于自身的积累和综合。但也正是由于这种积累和综合，就逐步使企业其他基础管理的成果和经验得以巩固和发展。譬如，基础管理中的定额管理，需要有明确的定额管理制度和各种各样先进、合理、配套的定额指标、定额的检查等，对定额管理工作的考核，可以说几乎全部靠档案资料。各种定额统计核算的原始记录、报表、台帐，定额的检查、分析、修订、报告、实绩的考核等等文件材料，构成了定额档案。定额档案的建立主要靠积累和综合。定额档案管理综合水平提高，就使定额管理更加科学化，并通过档案来巩固定额管理成果。由于档案具有原始凭证性，通过查阅定额档案，就可以证实企业定额管理水平的高低。档案管理和档案的利用，就对企业升级起了监督和保证作用。

3.档案升级的标准

在对档案管理升级时需要清楚两个问题，一是档案管理档次升级的同步问题，二是档案升级的档次问题。档案管理升级与企业升级是否一定要同步，不能单从理论上推断，而应该根据实际做出定论。档案管理升级的档次一般为四类，即地、市级，省级和国家一、二级。这四种档次标准囊括的范围过大，与企业的实际发展并不相符合，应将档次标准的范围制定更为具体，如建立县（市）级档案升级试行标准，合格即可发证，让企业在进行升级时的压力不会过高。对于部分已经达到地、市或省级的升级标准的企业，可经县（市）予以上报在检验后予以发证。调整档案管理升级档次的设置，可以更有效的督促企业的升级，符合企业的实际情况，较容易得到升级企业与工业部门的接受。