高级档案管理范文
时间：2023-04-26 08:16:51
导语：如何才能写好一篇高级档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公文云整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
前言
高级中学科研课题的档案管理是学校科研课题研究的重要组成部分，也是一所学校对档案工作重视与否的一个重要考查指标。它如实详细地记载了学校内科研课题开展的全部过程，包括从课题的构思策划、立项申报、过程研究到最后的结题工作。它不仅是课题成果的佐证材料和课题验收时的重要依据，并且更是能否顺利开展科研工作的有力保证，同时也是课题研究的基础和依据，是实践升华为理论的中介。课题材料的客观、真实、可靠程度直接关系到课题研究的结论和成果的质量，是课题能否顺利完成的重要因素和保证。因此，课题档案的建立和管理就突显得尤为重要。
1.加强与课题组的沟通联系、注重档案资料的收集与整理工作
1.1专人协助、专题负责
高级中学的学科较多，各课题组所研究的内容也非常丰富，如何加强与各课题组的沟通联系，及时有效地将课题资料进行收集与整理是我们要认真考虑的问题。我们在实际的操作中建立了一套完整的管理制度，从课题开始的策化、立项到实际研究和结题都有专人进行跟踪和协助，每一个课题都指定到专题专人负责，课题组的研究日程安排都要做到“心中要有数，文字、音像有记录”，在整个课题研究过程中，及时地把各种材料和信息收录在档，这样就避免了课题材料的遗漏、缺失和空洞。
1.2注重材料收集的真实性是全面性。
在学校课题研究的过程中，课题资料的占有量及资料的客观性和真实性决定了课题研究成果的最终质量。所以全面收集整理和保存课题研究资料，是课题档案管理的中心工作。
课题的研究资料一般包括事实资料、历史资料和文献资料。
课题的大量事实资料是通过在实际研究过程中逐渐积累起来的，是课题研究过程中的第一手材料，也是课题档案的主题部分。如：教案、个案调查、观察记录、研究课实录、学生心理测评资料、调查问卷、访谈记录、考察资料，各种统计数据等都属于事实资料。另外，如果对学生或被调查者进行了问卷调查，就需要对问卷进行认真系统的统计和分析，形成文字材料留档保存。在课题研究的过程中还会出现一些影像和图片、声音资料，我们统称为“多媒体资料”，这些资料的收集与保管也要做到及时和妥善。无论是什么资料，这里需要着重强调的是：收集事实资料必须做到原始、全面、完整和真实。而文献资料则是课题研究的理论依据，它重点收集与课题研究相关的理论资料，比如：教育行政部门的文件、教育教学理论专著、报刊文章和会议资料等。文献资料可以是原件，摘录，节选，网络下载、裁剪或文献索引等。历史资料则是指曾经在国内外教育史上发生过的与课题研究相关的材料，如对同类问题的观点、认识、经验、做法、教训等。
我们要对收集到的资料，进行认真整理，在大量的原始资料中筛选出真实、典型、有用的资料，为课题研究得出科学结论打下良好基础。
2.要细化课题档案建立的范围与类型
2.1细化课题研究的建档范围
对课题研究建档的细化可以提高课题档案管理的质量，加强和促进课题组对课题的研究工作。细化后的课题档案应至少包括以下六个方面：
①立项选题阶段（表1）、②实践研究阶段（表2）、③反思提高阶段（表3）、④总结鉴定阶段（表4）、⑤成果推广阶段（表5）⑥成果获奖材料（表6）。
2.2细化课题的建档类型
高中课题研究是属于教育科研的一部分，课题档案的建立具有其自身的特点，应该形成独立的档案体系，我校的基本做法是：
①独立建档，实施“一题一档”制。学科的不同决定了课题研究的范围和特点不同，而学校课题的建档应与学校其它教育教学工作档案区分开，实行独立建档，这是构建完整的教育课题档案体系的基础。
②分期建档，体现课题研究轨迹。我们根据课题研究的不同阶段，采用分期建档的形式，分别建立前期、中期、后期档案，便于通过课题档案能更好地呈现出课题研究的整个轨迹。
前期档案就是课题研究的准备阶段所形成的各种档案材料，主要包括：课题申报立项材料、开题论证材料、课题实施方案等。中期档案是在课题研究的过程中所形成的档案材料，它是课题研究过程中的真实材料，也是课题档案的核心部分，主要包括：实验记录、实验数据资料、教案、教学计划、撰写的论文、课堂实录、中期报告等阶段性成果等。后期档案是课题研究结题验收阶段形成的档案材料，主要包括：课题研究的总结、结题验收材料、成果鉴定及推广等。
③分卷建档，形成档案系列。在课题档案的管理上，为了使档案更加条理化、系统化，便于查阅和研究，我们将课题档案应分主卷和副卷进行存档保管。主卷是课题研究过程中的主要文件和阶段性反思及总结材料，是永久保存的课题档案。其中包括前期资料、中期资料和后期资料。副卷是课题研究过程中的形成的全部实验资料，是形成主卷中结论、文件的原始依据，是主卷的佐证材料。如：作业、会议记录、调查问卷、访谈纪实、备课笔记、实验课录像、学生试卷、考查记录、文献论文等等。
3.加强课题档案管理工作、提高档案对课题研究的促进作用
3.1课题档案由课题负责人建立，应有专人负责收集、整理和保管
定期进行检查，确保材料完整、准确、系统，凡归档的文字材料，要求格式统一，工整清晰、规范，便于保存和查阅，所有材料必须有纸质材料和电子文档。归档工作要及时，一般一个阶段结束后就要进行归档，待课题研究全部结束时，再一并综合调整，把全部课题资料完整无缺地归档保管好。
3.2挖掘课题档案潜能，提升课题档案价值
篇2
［关键词］ 高职院校； 学籍档案管理
近年来，随着我国职业教育的大力发展，高职院校担负着培养社会主义经济建设急需的技能型、应用型、实操型的高级专门人才的任务。要实现这一任务，必须加强和完善学生学籍管理工作，因为学生学籍管理工作在稳定教学秩序、提高教学效果、优化育人环境、保证办学目标的实现等方面有着十分重要的意义。本文认为，为加强高职院校学籍档案管理，可采取以下有效措施：
1. 提高重视程度， 健全规章制度
在竞争日益激烈的今天，各个企业、各个部门的竞争， 更是各类专业人才之间的竞争， 而在激烈的人才竞争中， 高职院校学籍档案发挥着重要的价值与作用， 直接关系到毕业生的就业与前途。高职院校领导、各职能部门以及学生本人， 都应提高对学籍档案的重视和认识， 自觉收集、更新、完善学籍档案。高职院校构成比较复杂，学籍档案种类多、形式多样，涉及的系、部、实训中心特别多，学生成分复杂， 时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作， 在人、财、物配备上给予支持， 挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作， 改善办公、管理环境， 加强关于学籍档案工作的宣传， 为高职院校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高职院校学籍档案形成的规律， 制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度， 规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。如制定 “学籍管理规定”、“学籍收集整理制度”、 “学籍管理人员岗位职责”等， 使学籍档案管理做到有章可循， 有据可依， 照章办事。
2. 搞好学籍档案的开发利用，做好档案信息的社会化服务
随着计算机技术和网络技术的发展，学籍档案管理也逐渐实现信息化。以往以保密和单纯保管为主的管理方式已逐渐不能适应社会的需要。高职院校学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。高职院校可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。
3. 加强档案管理队伍建设，提高学籍档案管理人员的素质
加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员素质，是学籍档案管理科学化、现代化的关键所在。高职院校必须采取切实措施，重视学籍档案管理人员的岗位培训和专题培训，不断提高他们的管理水平和业务素质。首先，在思想政治方面，档案人员要努力学习党的路线、方针、政策，树立正确的人生观和世界观，热爱档案事业，爱岗敬业，认真学习档案法律法规，维护学籍档案的真实面貌；其次，在业务方面，学籍档案管理人员不仅要熟悉掌握学籍档案管理方面的政策和规定，还要努力学习档案管理方面的专业知识和技能，熟练使用计算机等现代化管理设备，与时俱进，优化知识结构，在理论上和实践上成为学籍档案管理方面的行家里手；另外，还要保持学籍档案人员队伍的相对稳定，关心和激励学籍档案管理人员，使其安心本职工作，增强事业心和责任感。学校要努力创造条件，充分调动学籍档案管理人员的工作积极性、主动性和创造性，促进高职院校学籍档案管理工作逐步走向规范化、科学化和现代化。
总之，高职院校学籍档案管理工作是一项涉及学生个人、高校、社会机构等多方面利益的服务工作，学生就业、提干、晋级、考评、学历认证等都离不开学籍档案，只有充分运用科学的管理方法、现代的管理技术、合理的管理手段，健全和完善学籍档案的管理，加强学籍档案信息资源的开发和利用，才能使高职院校学籍档案的管理工作适应学校教学发展和社会发展的需要。
主要参考文献
［1］ 李玉萍． 高校学籍档案管理的问题与对策分析［J］． 齐齐哈尔医学院学报，2008，29（17）．
［2］ 黄锦旺． 谈谈高校学籍档案管理存在的问题及对策［J］． 广西大学学报：哲学社会科学版，2008（z2）．
［3］ 陶改兰． 浅谈技工学校学籍档案管理［J］． 数字与缩微影像，2008（1）．
篇3
关键词 高职院校；学籍档案；管理创新俗话说，教育使国家发展的根本，是民族进步的源泉。近年来，随着社会各方面的发展进步，我国对教育事业的工作重视程度越来越高，尤其是对于担负着我国技能型、应用型等具有专业操作技能的高级人才的培养的高职院校的建设工作，国家投入了极大的关注。学生的学籍管理工作是教学秩序稳定进行的有效保障，对于确保办学目标的实现、优化高职教学环境，以及提高教学质量等方面都具有非常积极的影响意义。
一、高职院校学生学籍档案在学校管理中的作用
学籍档案是由学生在校学习、实习、参加社会实践、毕业等方面的动态构成的，全面记录了学生在学习期间的德、智、体、美、劳等方面的实际情况。它是学校对学生活动情况的掌握途径，同时也是学校为实现合格人才培养目标，对学生进行规范化管理的主要依据。学籍档案作为学校管理的重要组成部分，对高职院校提高管理水平和管理质量，加强完善学籍管理工作有至关重要的作用。另外学籍档案还是社会用人单位对学生的能力、性格、优缺点等进行全面评价的重要依据。完备的学籍档案对高职院校的毕业生就业服务有很好的辅助作用。
二、现阶段高职院校学生学籍档案管理中存在的问题
纵观各大高职院校中的学籍档案管理工作，都还是处于很不完善的状态，在管理中也有非常多的漏洞和缺陷，究其原因主要表现为以下几个方面。
首先，高职院校的领导阶层对学生的学籍档案管理工作不够重视。学生的学籍档案在管理中和使用的时候具有潜在性和滞后性，再加上对它的投入往往不能够达到立竿见影的效果，因此很容易被管理者忽视。
其次，高职院校学籍档案管理工作人员的管理观念落后，专业素质较低。目前高职院校学籍档案管理还没有形成一个统一的、详细的规章制度，也没有统一的标准，每个院校基本上还是沿用老模式，老方法进行学籍档案的管理。另外，管理的不严格导致工作的随意性比较大，档案的保管保密性、信息利用和归档整理等工作都很不规范。随着现代网络信息技术的不断发展，档案管理也逐渐向网络化发展，但是大多数档案管理人员都没有受过专业的培训，对网络管理手段不熟悉，这些因素都对高职院校的学生档案管理工作带来了不便。
再次，学籍档案管理人员的队伍不稳定。大多数高职院校由于对学籍档案管理员的培训和管理不重视，往往会导致管理人员的频繁调动，再加上在管理的过程中又缺乏相应的规范制度，缺乏统一的标准，管理职责不清不楚，甚至还有一些部门只按照适合自己的方式进行学籍档案管理，使学籍档案管理出现脱节的现象。这些现象最终使学籍档案的完整性、准确性和可利用性都受到了极大的影响。
最后，学籍档案的开发利用还不够充分。
三、高职院校学生学籍档案管理模式进行创新的一些可行性措施
1.加强完善学籍档案管理制度的完善，对学籍档案进行规范化管理
高职院校学籍档案管理是一项复杂且系统的工作，各大院校要采取科学、合理的措施完善学籍档案管理有关的各项规章制度，实现管理的规范化和科学化。使学籍档案管理能够有章可循、有法可依。另外学籍档案管理制度还要与高职院校的实际情况有效的结合起来，改革以教务部门管理为主的管理模式，使其实现以各个教学系为主实行管理过程。
2.加强宣传力度，从学生、学校、管理人员等全方面加强学籍档案管理意识
学籍档案是学生在校学习情况的真实反映，同时也是教学水平的真实体现，对学校教学工作中有非常重要的作用。高职院校的领导要高度重视学籍档案管理工作，有效的利用学籍档案对学校的管理状况进行分析和改善。同时还要加强对学生有关学籍档案的重要性教育，使他们在进行档案填写的时候能够更加的慎重、认真，保障学籍档案的真实性和完整性。
3.加强档案管理队伍的建设工作，提高管理人员的专业素质
学籍档案管理工作不仅是一项具有技术性特点的工作，同时也是一项服务性的工作，是学校对学生切身利益进行保护的体现。档案管理队伍在学生的档案管理中起到关键作用。高职院校要通过对档案管理人员进行宣传和教育，使他们能够充分认识到档案管理工作的重要意义，树立良好的管理意识，在学籍资料的整理中能够认真、及时的对资料进行收集、归档和保管等工作，以确保学生学籍档案的准确性和完整性。另外，还要对他们进行计算机技术的培训，使他们能够熟练的操作电子信息系统，对学生的学籍档案进行更好的管理。
4.采用电子信息技术进行学籍档案的管理
高职院校在进行管理模式创新的时候尤其要注重将电子信息技术应用到学籍档案管理工作中，采用先进的软件管理系统，通过计算机网络建立学籍档案管理平台，并且通过教务管理等部门对学籍档案的查询和记录进行授权，从而能够实现档案资源的共享、保密和一定程度的开放性，增强学籍档案的利用率。学籍档案从形成到使用要经过很多个环节的处理，我们要在档案的登记和管理工作中对档案备份、密码设置、身份验证等方面进行有效的设置，以保证档案的真实性和原始性。
四、结语
总的来说，高职院校的学生学籍档案管理是一项需要得到高度重视的工作，随着社会的发展，电子信息技术渗透到各个领域，学生的档案管理也不能例外。另外，高职院校还要加强对学校领导、学生以及档案管理人员的教育工作，加强对档案管理重要性的认识，不仅能够有效的促进学校管理水平的提高，还对学生未来的就业提供了良好的保障。
参考文献：
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关键词：高职院校 档案管理 档案教学 课程教学
高职院校以培养技术性人才为主要目标，担负着培养面向生产、建设、服务、管理第一线需要的高技能、应用型专门人才的使命。档案管理是一门实践性、应用性较强的课程，旨在培养学生的档案管理能力，为档案用户提供有效服务。但是从目前的实际来看，高职院校档案管理课程的教学效果不甚理想，本文对其中的原因进行深入剖析，并就其改进方向提出了建议。
一、当前高职院校档案管理课程教学存在的问题
1.教学目的偏离，无法实现学生的培养目标。虽然按照教学大纲的安排，将档案管理课程的教学目标定位为“促使学生熟悉、掌握档案管理基本理论，并提升其胜任档案管理工作的能力”，但实际教学工作的开展却多是为了完成教学任务而进行教学，忽略了对学生实践能力的培养。
2.教学方法单一，无法调动学生的学习兴趣。当前，高职院校档案管理课程的教学主要依靠理论教学，即纯粹的课堂讲授，这是一种“填鸭”式的教学方法。根据心理学的研究，乏味的事务会导致厌烦感，长久累积下去，会造成学生的心理疲劳，甚至激生恶劣情绪，不仅会降低学生的学习效率，还会导致对此门课程的强烈抵触感。
3.教学条件落后，无法培养学生的动手能力。档案管理课程的实践性较强，如果没有实际的操作经验，当毕业生走上工作岗位初次面对成堆需要整理的文件时，会备感茫然，无从下手。
4.师资素质欠缺，无法满足学校的教学要求。当前，从事档案管理教学工作的教师主要有两个来源：一是高校档案专业毕业生，二是从事档案管理工作的人员。前者一般经历过硕士或者博士研究生阶段的系统学习，已经全面掌握了档案学专业课程知识，理论基础较为扎实，却缺少档案管理的实践能力；与之相反，从事档案管理的工作人员，少有档案专业出身的，他们较少接受过系统的档案知识学习，虽然具有丰富的实践经验，但是又缺少对档案基本理论知识进行系统阐述的能力。因此，这两种人员均无法满足教学的需要。
5.考核方式死板，无法形成学生的档案知识。目前，档案管理课程考核方式多为书面的闭卷方式，题目80%为书本上的知识点，在这种情况下，学生只要将档案理论熟背于心即可。这种考核方式使得学生从心理上卸下了心防，大大放松了对本门课程的重视，从而导致整门课程结束，学生的档案知识并没有明显提升的不良后果。
二、高职院校档案管理课程教学改进的方向
1.理顺教学目标，把握人才培养方向。高职院校培养的不是理论研究型的人才，档案管理课程的教学目标在于使学生除了掌握必要的档案理论基础知识，应该更注重档案知识的实际应用。因此，在教学过程中，一定要牢牢把握这一主线，着眼于学生未来的发展，在使学生掌握档案管理基础理论知识的同时，侧重加强学生职业技能的训练，力争合格地培养出“厚基础、宽口径、高素质、强能力”的创造性人才。
2.改变教学方法，增强学生档案素养。改变传统教师“重教”的课堂教学观念，转移到学生“重学”的轨道上来，按照“理论――参观――模拟――实践”的“四步教学法”，逐步加深学生对档案知识的吸收与消化能力，才能加强人才培养的效果。
第一步，课堂教学法。基础知识的讲授是前提，这是学生了解档案知识的入门课。教师应该深入浅出地为学生讲解什么是档案、档案的发展史、档案的类型、档案的整理原则等内容，辅以身边的真实案例，将扎实的理论寓教于乐，变成学生乐于接受且感觉趣味无穷的新知识。
第二步，参观教学法。任何一所高校都有自己的档案室（馆），为了加强学生对档案的直观性认识，教学系部或任课教师可以与学校档案室（馆）联系，在条件允许的范围内，将学生引领到档案（室）馆进行实地参观，使学生根据所学理论知识，对应了解什么是档案，什么是档案盒、档案柜、保密柜、消毒柜、温湿度计，让学生观看档案借阅登记表、移交登记表、馆藏统计表等直观性较强的实体。这样，经过“眼见为实”，学生自然加深了对档案与档案工作的了解，对于档案知识的消化吸收具有较强的促进作用。
第三步，模拟教学法。仅有参观的经验远远不够，因为无法满足学生动手的需求。鉴于此，模拟教学法显得极为重要。可选择档案管理的某些工作环节，如档案的查找过程，事先准备一些文件材料，借助学校的计算机机房，让学生现场模拟根据规定的著录条目对这些档案进行著录，然后根据多种检索途径演练查找档案的方法。学生有了切身体会，不仅深化了对档案基础知识的了解，而且初步具备了整理档案的能力。
第四步，实践教学法。在学生经过模拟阶段的操作后，可通过对其工作质量进行评判，针对其不合格的地方进行修正，使学生真正掌握档案管理的扎实本领。此时，要让其真正走上档案管理工作的舞台，在权限允许范围内，从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计到档案的提供利用，全程参与档案室（馆）的工作，为其以后走上工作岗位奠定扎实的实践基础。
3.改善教学条件，强化课程教学效果。高职院校要为档案实训实践环节的开展搭建良好的平台，如建立档案实训室，购置必要的物品如打孔装订机、装订锥子，制作修裱档案浆糊所用的面粉等等，供学生模拟操作使用；安排学校机房让学生练习档案的计算机化管理；协调学校档案室（馆）安排学生参观学习；通过校企合作建立校外实训基地，为学生创造顶岗实习的机会等等。
4.注重师资配备，提升教师专业水平。高职院校要注重档案管理课程教师的引进和培养工作。档案管理是一门专业性极强的课程，必须对任课教师的专业能力与综合素质进行考量。对于新引进的教师，应要求是档案专业出身，且最好亲自参加过档案管理工作的人员。这些人员具有扎实的理论功底，并具有一定的业务经验和动手能力，能够在教学过程中把抽象的理论知识与实际衔接起来并传递给学生。同时，要实施继续教育制度，不定期地邀请档案理论水平较高的校外专家或档案工作能力较强的高级人员来校对教师在教学、实践等方面给予针对性的指导与培训，并形成长效机制，不断提升教师的专业水平。
5.调整考核方式，实现预期教学目标。要改变以往僵硬的理论知识闭卷考试方式，采取“理论+实践”的灵活考查方法，既注重对学生基本理论知识掌握水平的考核，也要对其实际的动手能力进行现场测试。最可行的办法是在实际操作的过程中进行结构化提问，对操作中所涉及的知识点进行多面考核，这样就可以将理论与实践融会贯通，达到理实一体化的效果，最终实现预期的教学目标。
综上所述，为满足社会对档案管理人才的要求，高职院校档案管理课程的教学改革已经势在必行。这是一个逐步探索的过程，需要不断的创新，高职院校应引起足够重视，锐意进取， 突破传统理念与方法的束缚，以期实现档案管理课程的深入发展。
参考文献
[1]冯荣珍 高职院校文秘专业档案课程的教学教法研究.语文学刊，2011年，第12期，153、163页。
[2]常悦 试论高职文秘专业档案管理课程教学改革.黄河水利职业技术学院学报，2008，（7），第20卷，第3期，68―71页。
[3]许立莺 基于职业能力培养的档案管理课程改革探讨.长春教育学院学报，2010，（12），第26卷，第6期，135―136页。
篇5
1．1独立成套
学校发展过程中的基建档案应当单独整理立卷，而且各个基建项目的档案资料也应该是独立的。基建档案的整理对象是单位工程，应当包含工程各个阶段的依据性文件，具体包括准备、设计、施工以及竣工等各阶段，是一套完整的档案卷宗。
1．2来源广泛
高效基建档案的来源广泛主要是因为基建工程项目规模较大，且设计专业因素较多。工程项目的整个过程包括从工程项目筹划到竣工验收等各个阶段，档案材料来源涉及到各项工作的参与，包括设计部门论证、政府部门审批、材料设备单位供货、施工单位施工以及监理单位质检等。
1．3实用性
作为高效基础工程设施建设中最为原始的信息，基建档案所承载的是大量关于各种基础设施建设的真实性信息，因此具有很强的实用性，在学校的扩建、解决土地纠纷、新建以及维修等工作中意义重大。
2高校基建档案管理工作的问题
2．1缺乏档案管理意识和规范的归档方法
由于高校基建部门以及相关领导缺乏对高校基建管理工作的认识和重视，因此在很多高校基建档案部门往往存在着“重建设、轻归档”的问题。高校基建档案管理部门往往缺少专业的管理人员，很多管理人员在基建档案管理工作中往往存在不负责任等情况，造成许多基建档案资料不知去向。除此之外，许多高校在基建档案管理工作中，经常会出现图文不符、文档缺失，还有材料缺失导致文档无法正确分类和归档的问题，这些问题严重影响了档案管理工作的正常开展。
2．2档案管理缺乏准确性和完整性
高校基建项目从最初到竣工涉及到的领域较广泛、资料来源也比较复杂，而且工程周期也较长，不仅需要从高校内部获得基建档案的内容，往往与政府部门也有较深的联系。高校基建部门不主动对基本建设资料信息进行收集和归档，会丢失许多工程建设过程中形成的重要信息资料。在工程建设期间，由于相关档案管理人员缺乏一定的档案管理知识、较强的责任心以及专业的知识，往往会分不清一般资料和重要资料，造成对资料的盲目管理，使得资料的真实性和准确性有所缺失。
2．3缺乏科学的档案管理技术
高校基建档案管理的日常工作普遍存在被动、单一的特点，管理人员往往对基建档案进行按部就班地保管、归档和查阅，缺乏一定的热情和积极性，管理工作效率也不高。由于很多高校都将资金重点投放在教学设备和师资力量，而忽略了对高校基建档案管理工作的投入，因此，当前高校基建档案管理采用的是较为落后的管理方式，如人工翻阅模式，对现代化信息搜索、查询工具的应用还不够充分，直接导致耗时耗力、效率低的后果。
3强化新形势下高校基建档案管理工作的有效措施
3．1完善基建档案管理制度
确保高校基建档案管理规范化、标准化发展，就需要将档案管理工作纳入日常管理中，由此可见，做好基建档案管理工作的关键就是完善各种规章制度。实际操作过程中，由于基建档案形成周期较长、专业性较强、涉及单位较多，因此应当及时指导和约束档案管理工作的质量。承包单位在完成工程项目后，必须严格按照规范要求，同步进行基建档案管理、工程建设、竣工验收等工作。档案部门应当注重与基建部门的沟通和交流，明确基建档案管理中的职责，确保重要技术资料归位，如项目施工、安装以及竣工等技术。
3．2实施规范化、同步化
对基建档案进行管理的过程中，应当认真实施同步化和规范化，保证归档文件材料的准确性和真实性满足归档质量要求。具体需要注意的情况如下:需要长期保存的文件应当用耐久性较强的材料进行书写;保证竣工图纸编制的规范性和竣工材料的齐全性，重新绘制污染、磨损严重的竣工图;遵循工程文件的自然形成规律，根据文件之间的联系合理排列卷内文件。为确保基建档案材料的标准化与规范化，应及时掌握管理工作开展过程中的各准确文件资料。
3．3提升现代化、科学化管理水平
实现档案管理信息化的必要条件就是建设好基础设施，具体包括:操作系统、数据库管理系统、存储设备、信息安全系统以及网络设备等等。硬件设施建设是档案管理信息化建设的基础，信息化平台必须凭借网络、设备、计算机等硬件支持才能搭建成功。除了重视硬件设施，软件管理上也不能懈怠，需要积极开辟档案存储的新途径，做好档案管理的网络安全保卫工作。选择硬件和软件时，要想充分发挥档案信息化管理的整体效率，就不能以仅仅满足使用目标为标准，而要预留一定的升级空间即具备前瞻性。
3．4提升管理队伍业务素质
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[关键词]教学档案管理；二级学院；规范化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.119
[中图分类号]G647 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）14-0-02
1 教学档案概述
教学档案是指二级学院本科教学科研以及学生管理过程中所自然形成的具有存在价值的文字、图表等资料文档。这些最原始的具有保存价值的文档资料对学校甚至社会有一定的参考作用。档案是随着时间的推移，学院的发展，最终一点一滴累积得到的，真实地记录了二级学院的发展轨迹。
2 教学档案的作用
随着本科院校管理体制的不断改革，管理制度也不断深化，高校二级学院办学的自和管理权也随之加大，相关教学管理工作的范围也逐渐扩展。而教学档案的收集管理及保存工作，作为学院管理工作的重要组成之一，应该得到相关学校管理人员的重视。
随着学院管理范围的不断扩大，许多教学、行政相关文件及实施都由二级学院进行，原先的管理工作面临着很大的挑战和改变，二级学院的在档案管理工作出现很多亟待解决的问题。自我国进入21世纪以来，高等院校的格局组成发生了很大变化，二级学院成为我国高等院校的重要组成部分。而档案作为凭证和具有历史参考价值的资料文档，必须得到二级学院的高度重视。因为档案是回顾总结和评估教学的重要依据，而且通过研究学习档案能不断提高教学水平。这就是档案作为纸质资料的重要意义，要通过自身的优秀管理，严格按照档案建立和完善原则，逐步形成一个二级学院中完整的档案管理系统。并且还要引进现代化计算机工具，这样才能真正做好高校二级学院的档案的管理工作。
3 教学档案管理的工作内容
3.1 学院的管理类文档
管理类档案有学院教学相关资料、学院的管理机制、学院设施管理、各类学院会议的文字记录以及学院一些重大活动的资料，其中包括文字、影视等形式。
3.2 教学科研类档案
教学科研类档案作为学院教学工作的一个重要组成部分，包括教学中的成果与改革创新、研究课题申报立项的验证资料以及科研成果取得的证书等关于科研类的档案文档。
3.3 教学日常运行的管理类档案
主要包括教师的每日课程状态、课程教案、教学计划、教学事故等有关资料，同时也包括各个学科的专业建设材料、教学质量的管理材料、实践教学材料等。
3.4 学生学籍、毕业考核、毕业设计类的文档
其中存放有全部学生学籍及各类考试考核的原始试卷和成绩单、毕业设计的资料，以及四年的奖励和惩戒的材料。
4 教学档案管理的规范化措施
4.1 设备管理人员要配备齐全
本科教学档案资料库的构建，本身就是一项日常化的教学管理工作，需要长期进行归档存档。所以相关工作人员必须重视起来，由院长等相关领导带头监督管理，制定相关管理规则，成立独立的机构管理工作，要做到任务分工明确，落实好每个管理人员的任务，责任到人，长久地定期检查工作。
为了更好地管理二级学院本科的教学工作，加强学院教学档案管理，建议学院必须成立专门档案室，专门进行存档归档等工作，并要依据相关档案管理要求寻找合适的档案室，满足文档对温度、光线、湿度等的要求。因为档案资料大多是纸质文字档案资料，档案室要防止日光直射，消除紫外线对档案的伤害。不管外面的天气怎样，都要将档案室的温度保持在14℃～24℃，如果能提供相关的调节温度湿度的设备，则要把温度的变化控制在2℃之内，将湿度保持在45% RH～60% RH之间，湿度上下的变化幅度值不能超过5%。
4.2 建立并完善档案管理的相关制度
档案管理工作下放到二级学院后，相关工作便成了学院教职工教学工作必不可少的一部分内容，需得到相关领导的重视。二级学院自不断扩大，相关管理体系和制度也要进行适应性的改变。
从目前情况来看，大多数二级学院并未在此问题上进行改善，仍然存在诸多相关问题，学院领导要引起重视，加快完善相关管理制度。具体的着力点应该在二级学院档案的建立、工作人员的配备等方面。比如，在收集归档的工作上工作人员不负责，职责也不明确，教学档案没有进行及时整理，或者档案不完整等，这些问题在高校二级学校的档案管理工作中时有发生，降低了档案管理工作的意义。
建立健全的档案管理制度是档案管理工作走向规范化的基础。学院在拥有更多自的同时，应当抓住机遇面对挑战，真正做好学院档案管理工作，结合自身的实际情况和相关档案管理的规则要求，制定一套符合自身发展的制度规则。在管理机构的组织、工作人员配置、存档归档的资料范围自等方面下功夫，让工作更加有条理、有章可循，提高档案管理工作的专业性、规范性。
4.3 严格把控档案内容，明确教学档案收集入档的时间点
确定归存内容，建立“本学科教学基本原始资料库”目录，这是建设本科教学基本资料库的第一步。从各学院有第一届本科生的学期开始，二级学院本科教学资料库的资料收集工作也随之开始。资料的保存时间是由资料本身的存在价值所决定的，要对各类文档资料进行分类归档，划分不同的保存时间。对于那些关于学院发展和建设的资料要长期保存，如重大事件或者优秀的毕业设计论文；对于学生考卷或者一般类毕业设计论文，保存4年即可；对于学生日常的实习、实验等相关资料保存至学生毕业后两年；其他类别文档一般无特殊要求保存5年。
对于一些日常的教学资料文档，一般在学期末进行归档整理，但要注意对一些跨学期的事件文档要延缓归档。每年九月份开学季，学校都会对各学院本科的档案库进行检查和评价。在学期中，学院也会根据管理规定对各学院的教学工作进行检查，看其是否符合档案资料的记载，同时也会对相关的档案管理工作进行复查。因为学校对二级教学单位的年度考核很重要的依据便是本科教学基本的原始档案库的建设和维护情况。这样做能促使档案库相关工作人员积极工作，避免档案库建设完善工作却无人执行的现象。
5 结 语
教学档案工作作为一个本科二级学院对教学管理和发展轨迹的真实记录，是对高等学校教学水平和管理水平评价的重要指标和依据，也是高等学校档案工作的重点所在。它能真实记录整个教育过程，对高校的未来发展有很好的辅助作用，能为今后的教学工作提供借鉴。所以，要重视和发展高校二级学院教学档案工作，严格执行档案工作流程，及时建档归档，构筑高校二级学院教学档案的完整体系，并不断引进高科技的管理方式，应用计算机相关快捷便利的管理系统，真正做好档案管理工作。
主要参考文献
[1]皱琦.高校二级院系教学档案管理体系关键工作探析及对策[J].辽宁科技学院学报，2011（3）.
[2]熊跃萍，黄建平.高校二级教学档案管理数字化网络平台的构建[J].浙江理工大学学报，2008（6）.
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管理的具体建议。【关键词】档案室；人事档案；管理
现在机关事业单位的人事档案由具有人事权利的单位自己管理，没有采用现在社会上普遍使用的人事方式，实现对人事档案的集中化、科学化、规范化的管理。但是这种老的人事档案管理方式也有着它自己的优势，对于人事的档案，很多单位没有掌控权，放在人才交流中心的人事档案具有流动性，对于相对比较固定的机关事业单位，需要这种单位自主管理员工人事档案的方式，这样很多不必要的人员流动才能进一步被控制。
一、人事档案管理存在的问题
（一）管理的方式相对落后。一些单位的人事档案管理制度相对比较松散，没有明确的专人管理，对于人事档案一般职工可以轻松看到，甚至自己能拿到自己档案。这就造成了很多管理方面的隐患，很多单位利用档案的管理阻碍正常的人才流动。例如，明文规定允许事业单位人员参加的正常的公开招聘，很多时候就是由于原单位扣着其档案不放，阻碍了优秀人才的正常流动，这就是一种管理理念存在落后思想所造成的。
（二）管理的手段相对单一。很多单位由于办公条件的影响，造成了很多地方的人事档案管理缺乏手段，没有专门的人事档案管理的场所，甚至没有专门的密码柜。严重影响了人事档案的严肃性和保密性，由于办公条件所限，很多单位人员的档案甚至出现了丢失，很多管理人事档案的人员不是专业人员，对人事档案的管理缺乏手段和方法，造成很多不必要的错误和问题。很多单位的人事档案没有相对应的电子化管理，需要大量的人工操作完成每年一次的人事档案的常规管理。
二、利用搬迁机会 进一步提升单位人事档案管理
档案室的搬迁是提高人事档案管理的好机会，需要进一步提高管理的理念和思想。档案室条件的改善有利于人事档案的有序管理，有利于人事档案调阅、增减的规范化，有利于避免因为人事档案造成的管理纠纷，进一步维护了人事档案管理工作的严肃性，保障了人事档案的真实性、可靠性。
（一）进一步加大培训力度，提高管理人员的业务水平。人事档案管理具有很强的专业性，对管理人员的要求十分严格，不仅是业务能力方面，更是管理人员的政治性、党性的体现，需要进一步加大对管理人才的政治思想教育，要求其以对党、对单位高度负责的态度管理人事档案，不能因为与谁的关系好，就私自给谁看档案，甚至篡改档案。政治立场在保持高度的坚定的基础上，要进一步增加业务技能的学习，一个有着高度思想觉悟的人没有专业的管理方法和手段，人事档案还是会出现不必要问题的，加强系统内部的人事档案管理的培训，组织专业的教师开展培训，进一步开展人事档案互查活动，实现兄弟单位之间的取长补短。
（二）进一步加强规范化管理，促进人事档案管理的有序进行。随着档案室的搬迁，管理条件的改善，可以进一步促进人事档案管理相应规章制度的完善，原来没有条件的，现在有条件了，可以实现有序管理了。因此，可以以此为机会，进一步规范人事档案调阅增减等操作的流程，对于需求调阅人事档案的，需要有专门的文件，需要调出档案的，需要有调档函。需要查阅相应档案信息的，要有两个人在场方可调阅，这些管理制度都可以借助档案室条件的改善，进一步规范起来，从而实现人事档案的有序管理。
（三）进一步拓展管理手段，实现电子管理的可能。档案室的搬迁是一种硬件大环境的改善，由此可以进一步提出电子化人事档案管理的可行性方案，实现管理手段的进一步拓展。因为很多单位人员众多，各种身份人员档案管理有着不同要求，人工管理人事档案的难度很大，一旦将主要的人员档案信息电子化，将有利于人事档案的调取和查阅，大大降低了人员的工作量。
三、结语
由于各种原因，有历史遗留的问题、有人员管理更替的问题等等，造成了一些机关事业单位的人事档案管理出现很多问题，埋下了很多不必要的隐患。以档案室的搬迁为机会，进一步提升人事档案管理人员的政治敏感性、专业素养，不断增加规范化操作流程，有效拓展电子检索管理，将有利于单位科学、合理地管理人事档案。
参考文献：
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关键词： 高等师范学校 学籍档案 管理工作 服务意识 业务素质
一、引言
学籍档案管理作为学校档案管理的有机组成部分具有面临学生数量大、学情复杂等特点，因此，学校主管部门对学籍档案管理工作的重视和学籍档案管理者对本职工作的热忱是确保学籍档案管理工作良性发展的前提条件，我从以下两个方面谈谈对学校学籍档案管理工作的看法。
二、加强学校对学籍档案管理工作的领导
高等师范学校学生从入学进校到毕业离校是一个时间上的循环过程，体现了学生一个阶段的发展历程，如何准确无误地记载和反映这个过程中学生在校求学期间德、智、体、美等方面的表现情况对于学籍档案管理者而言是一项艰巨的任务，对于学校管理者而言更是一种挑战。
1.宏观上健全学籍档案管理机制
由于传统学校办学体制的影响和学校对学籍档案管理工作认识的模糊，学籍档案管理工作中存在的顽疾始终没有得到有效解决，诸如，学生信息搜集的滞后问题；学生信息采集的偏颇问题；学籍档案管理改进措施的不明朗问题，等等。这些问题追根究底在一定程度上都与学校对学籍档案管理工作的不力领导有着千丝万缕的联系，因此，加强学校对学籍档案管理工作的领导是确保此项工作健康发展的基石。结合学校学籍档案管理实践，我认为我们应该做好以下几个方面的工作。首先，完善领导小组。学校主管部门要体现学籍档案管理工作职能，建立学校学籍档案管理工作领导小组，把学校对学籍档案管理工作纳入学校常规工作中，体现学校对学籍档案管理工作领导的常态化和机制化；其次，明确工作要求。学校主管部门要明晰对学籍档案管理者的职责要求，通过制定完备的规章制度有效规范学籍档案管理者工作行为，只有在学校强有力的领导下，在学校严密制度的保证下，才能防止任何可能的人为因素或可控的外力因素给学籍档案管理工作造成的消极影响，真正杜绝学校学籍档案管理工作中经常出现的问题。学籍档案客观反映了学生从入学注册起一系列在校的动态发展过程，具有时间上的连续性、政策上的强效性，它对规范学校办学、改进学校育人途径都是一个重要的参考因素，学校对学籍档案管理工作的坚强领导将有助于保证学校学籍档案的完整性和系统性，从而发挥学籍档案在学校教育教学发展中应有的价值。因此，我们要善于把学籍档案管理工作纳入学校整体工作中，通过全盘权衡、周密计划，实现学校对学籍档案管理工作的有效领导。
2.微观上明确学籍档案管理事项
学校对学生信息的收集、整理和保存始终处于不间断状态中，因此，学校学籍档案反映着一个动态的发展过程，它形成并发展于学校教育教学活动中，它是对学生参与课程教学过程、接受学校教育、参与学校活动的最本真的记载，学校对学籍档案管理工作重视的意义和价值不言而喻。因此，一方面，学校要体现学籍档案管理工作以人为本的思想。另一方面，学校要明确学籍档案管理工作事项，确保学校对学籍档案管理工作的考量有章可循。根据学校学籍档案管理工作的特点，并结合学籍档案管理工作的实践，我们认为学校对学籍档案管理工作应明确如下几点。首先，真实可靠。真实可靠是学校学籍档案管理工作的出发点和落脚点，也是学校考核学籍档案管理工作的第一要素，因此，我们必须确保学籍档案如实客观地反映学生在校各方面的表现，包括真实记载学生在校的学习状况、思想动态、行为规范等方面的情况，对于任何需要变更的信息都要严格按照学校学籍档案管理规范和档案管理工作的要求进行修正，确保数据和信息的绝对可靠，杜绝任何弄虚作假行为，对于似是而非、模糊不清的材料要依照工作要求仔细核实，直至确定方可入档；其次，完整及时。一个完整的学籍档案无论是对于学校档案工作的可持续发展，还是对学生对求学经历的回忆、对将来用人单位对当事者的客观评判都有着举足轻重的意义，因此，我们要对学生在校学习的各种信息做完整的记载，细化档案项目，以形成项目齐全、内容完整的学籍档案，确保达到事无巨细都有记载、学习情况有据可查的目的，体现学校学籍档案的完整性，并按学籍档案管理工作要求对相关材料做到及时收集和保存。
三、重视学校对学籍档案管理队伍的建设
一支业务素质过硬、服务意识强烈的学籍档案管理队伍是做好学校学籍档案管理工作的保证，因此，学籍档案管理者要在充分认识学籍档案管理工作作用、价值和意义基础上，体现与时俱进的思想，要把主动有为、优质服务的精神贯穿于日常工作之中。
1.客观上提升档案管理者业务素质
学校学籍档案管理者是学籍档案管理工作的核心，他们业务素质的高低直接决定着学校学籍档案管理工作的成败，因此，提高学籍档案管理者的业务素质对于学校学籍档案管理工作的可持续发展有着不容置疑的作用。新时期下，学校学籍档案管理者要从以下三方面着手完善自己的业务素质：首先，提高工作认识。学校学籍档案管理者是学籍档案管理第一责任人，承担着学籍档案使用的校内与校外双重责任，所从事的是一项政策性极强的工作，学籍档案管理者必须体现高度责任感，要充分认识学籍档案管理过程中任何瑕疵问题，诸如材料的遗失问题、材料的受损问题、材料收回不力的问题等都会在学籍档案管理工作中造成无法挽回的损失；其次，夯实自身内功。学籍档案管理工作是一项专业性要求极高的工作，档案管理者必须具备相对完善的专业知识结构，要通过不断夯实自己专业技能，提高学籍档案管理水平，只有这样才能在工作中做到游刃有余；最后，跟紧时代步伐。随着计算机网络的日益发展，现代办公设备逐渐取代传统办公行为，学校学籍档案管理工作也迎来了新的发展机遇，学籍档案管理工作不能故步自封，不能以传统视野看待学籍档案管理工作，否则，学籍档案管理工作会止步不前，并将严重制约学校学籍档案的发展，相反，档案管理者要体现与时俱进的思想，通过建立和完善计算机网络平台实现对学籍档案工作的管理，实现学籍档案管理的现代化和数字化，只有这样，档案管理者才能适应不断发展的高等师范学校学籍档案管理工作对自己的要求，显然，这种从传统到现代跨越时空的档案管理新变化要求档案管理者必须熟悉以计算机为主要载体的现代档案管理工作方式，以不断适应学校档案管理工作的开展。
2.主观上培养档案管理者服务意识
高等师范学校学籍材料无论对于学校和社会而言都是一种极其重要的信息资源，因此，学籍档案整理和保存的最终目的在于利用，学籍档案管理者还必须增强服务意识，提高服务水平，优化学籍档案的使用率，这就要求学籍档案管理在满足学校教育教学功能的前提下，还要充分发挥其应有的社会价值，从而实现学籍档案学校与社会使用的双重目标，所以档案管理者必须体现良好的学籍档案服务学校、服务社会的大局意识，努力改变以往对学籍档案收存和保管责任心强，但是对学籍档案提供之用服务意识淡薄的问题，要在学校和社会对档案提出利用之时，准确、有效地提供档案材料，为学校发展和社会建设服务。诚然，学校学籍档案管理工作的重点在于对档案的收集、整理和保存方面，这也是学校学籍档案管理工作的基石，但是，学校内涵发展、可持续发展对学籍档案的依赖明显加强，因此，我们还要在立足传统学籍档案管理工作基本方式的前提下，加强对学籍档案的开发和研究工作，善于从学籍档案信息中归纳具有普遍意义的数据及资料为学校教学提供决策，为学校管理提供依据，为学校决策提供支撑。因此，我们要在对学籍档案科学研究基础上，充分尊重学生主体，发挥学籍档案对学校教学活动、对教育过程完善的促进作用，例如，通过对学籍档案的研究，对学生身上具有共性的优点在学校平时教育、教学过程中进行放大，以此激发全体学生积极向上的热情，体现学籍档案的引领和激发意义；通过对学籍档案的研究，对学生思想动态发展过程中具有普遍性的问题进行归纳和分析，以便在学校平常教育教学过程中有的放矢对学生进行教育。我们通过对学籍档案的研究和分析工作不仅丰富了学籍档案管理工作的内涵，而且真正体现了学籍档案管理工作的服务职能。
四、结语
高等师范学校既是培养合格师资的重要摇篮，又是传播文化知识的发源地，在如此双重光环照耀下，档案管理者应该表现出强烈的归属感，把自己心中的自豪和热情体现在平时工作之中，为学校学籍档案管理工作的开展作出自己应有的贡献。
参考文献：
［1］吴东升.基于网络平台下高校学籍管理工作的几点思考.宿州教育学院学报，2006.
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主要问题集中反映在以下几个方面：
1、大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。
2、档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。
3、组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。
4、案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。
5、案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。
6、许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。
从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
二、提高档案管理基础工作的建议
1、 结合实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。
2、 统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
3、全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
4、重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
5、规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
三、加快数据准备推进档案现代化管理进程
1、分门别类
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
2、分级次著录
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3、分清轻重缓急
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关键词：高职院校 学籍档案 管理对策
高职院校学籍档案是在教学、实践以及管理等活动中，由教师与学生的相互作用形成的，其记录了学生自入校起一直到毕业离校时，主要在德智体美等方面的表现。例如学生的学习成绩、品行、奖惩情况、活动与操作能力、兴趣爱好等内容，是对学生综合方面的评价。高职院校学籍档案管理具有周期性、分散性以及保密性三个特点。
一.高职院校学籍档案管理存在的问题
（一）缺少规范、科学的管理经验
当前，在高职院校学籍档案管理中，管理方法太随性，缺少科学管理方法，从而导致学生学籍档案材料的杂乱。其主要表现为：学籍档案的时间编排混乱，在编排中有的是按照入学年度编排、有的是按照学习专业，还有的是依照毕业年度进行编排。组卷缺少规定，未能划分学院、系别、年级、专业等层级，再就是一些组卷在装订过程中缺少规范性。
（二）学籍管理缺少完善、健全的规章制度
随着高职不断的扩招，学生规模日益壮大，但是学生学籍档案的管理，还是以教务处管理为主，这种管理体制不能够有效的发挥出高职中学院或者系部的管理优势，且由于任务重，极易出现差错，再就是造成了办事效率低的现状。
1.缺少先进的管理手段
高职学生学籍管理档案的管理手段相对落后，当前多数高职院校依然以手工为主，不仅管理效率低，而且管理人员的工作量大、任务繁重。这种缺少准确性与精确性的管理方式，不足以满足现代化教育的需求，最终不利于教育管理效果与作用的提升。
2.管理人员素质相对不高
在高职院校学生学籍管理人员队伍中，工作人员专业能力、管理素质不高，他们在上岗之前未经过专业培训，在工作中只能通过工作实践不断摸索学习，同时还缺少主动创新性。
二.高职院校学籍档案管理的对策
针对高职院校学籍档案管理中存在的一系列问题，我们主要从以下几方面给出相应的解决对策：
1.不断更新学籍档案管理理念
为适应今天快速发展的高职院校，应不断加强和完善学籍档案管理理念，倡导工作人员积极主动的开展管理工作，提供优质服务，从科学化、信息化着手，让学生认识到学籍档案管理的重要性。
完善学籍档案管理制度
学籍档案管理是一项繁重的工程，因此，只有健全的学籍档案管理制度，才能不断适应发展规模日益壮大的高职院校，并有效的监督学生学籍档案的管理，使学生学习情况、教学质量更加规范化，有效的提高教学管理效率和教学水平。
2.在高职院校学生学籍档案管理中加强现代化手段的运用。
为提高学籍档案管理的效率，最为重要的就是对计算机、校园网等现代化手段的应用，通过这些举措实现信息资源的共享，有效的提高管理效率，加强教学单位之间的信息的交流互动。在学籍档案管理中，对现代化科技手段的运用，将显著的促进和提高高职院校教学改革与发展。
3.加强工作人员综合素质的培养和提升
学籍档案管理质量的提高，关键还是提高管理质量，因而学籍管理工作人员须不断学习，提升自身的综合素质。在学籍档案管理中，工作人员除了掌握丰富的科学文化知识、教育理论知识等，而且还要具备超强的决策能力、组织能力、沟通能力、创新能力，而工作人员综合能力的提高，需要在日常工作中不断总结和学习。
三.结论
