人事档案一般管理方法范文

导语：如何才能写好一篇人事档案一般管理方法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公文云整理的十篇范文，供你借鉴。

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1.电子化的档案载体

传统的人事档案管理资料主要为纸质的载体，档案管理人员需要花费大量的时间、精力考虑如何存储和保管人事档案资料，纸质化的档案载体需要耗费很大的存储空间。随着信息技术的发展，目前人事档案资料已经可以用电子化的方式实现。档案管理人员只要使用使用计算计，就能完成电子化文档的处理工作，只要拥有大容量硬盘，就能存储海量的人事档案资料。

2.数据化的档案管理

如果人们需要一份人事档案资料，档案管理人员需要花费大量的时间在档案的分类中查找。随着信息化的发展，人们可以使用数据化的方法管理电子人事档案资料。人们可以预先制作一套管理模板，然后轻松的为电子人事档案添加分类标签，需要人事档案资料时，人们只要输入查找命令，只花一、两秒钟的时间人们就查找到需要的资料。

3.分级化的查阅方式

随着信息技术的发展，企业或部门均有属于自己的门户网站，人们可以进入门户网站查阅自己需要的人事档案资料。然而，这些人事档案资料根据保密的程度具有分级性。比如说非企业或该部门的人员只能查阅已经对外开放的人事档案资料；企业人员可以根据自己的权限查阅一些较为保密的资料；企业单位或负责人可以查阅非常机密的人事档案管理资料。

4.网络化的共享平台

在信息化的时间，人事档案资料已经成为展现部门或企业实力的一种途径；也成为企业或部门里人与人之间相互了解的一种途径；同时也成为人们熟悉自己工作环境的一种途径。人事档案资料已经成为一种可供共享的资料，这种共享性给企业或部门工作的开展带来很多便利。

二、信息化的人事档案管理模式的革新

1.革新封闭性的服务对象

旧时代的人事档案，一般应某个单位、某个组织的需求而建立，它服务的对象为这个单位或这个组织的人，这种服务的对象影响人事档案的记录范围，即该人事档案记录的主要是与这个单位与组织有关的事。信息化的人事档案的共享性要求人事档案管理人员必须全方面的记录人事档案资料，这种人事档案资料比过去的资料具有更多的价值。

2.革新单一性的资料来源

旧时代的人事档案资料，一般由人事档案相关的当事人自行填写，或由管理人事部门的工作人员填写。由于个人因素，这使人事档案管理资料可能会出现偏差。在信息化时代，档案管理人员可用多种渠道采集档案资料，使用新的档案采集模式，能使人事档案资料更全面。

3.革新指定性的查阅人群

旧的人事档案资料由档案管理人员专门保管，只有指定的人群才能够向档案管理人员要求调阅人事档案。因为查阅的人群范围有限，所以旧的人事档案管理模式的利用率较低。在信息化的人事档案管理模式里，人们可以在自己权限的范围内自主的查阅人事档案管理资料，获得自己需要的信息。

4.革新被动性的管理方法

旧的人事档案的管理方法为由人事档案管理人员采集和管理人事档案资料，日后，档案管理人员会根据企业或组织活动的开展补充和更新资料，这种管理方法非常的被动。在信息化的时代，人们要求档案管理人员优化人事档案资料，使这些资料能位部门或企业创造更多的价值，人们的需求使档案管理人员必须主动的思考如何才能做好人事档案管理工作。

三、信息化的人事档案模式表现的形式

1.社会性的服务对象

过去的人事档案管理模式以封闭的方式为企业或部门提供资源服务。然而信息化的技术共享性的特点，使人事档案资料成为一种推动企业或部门工作的重要资源，人们从人事档案资料能了解到企业或部门工作的情况。这使人事档案管理要以整个社会成员为对象提供服务。广泛的服务对象是大人事档案管理的方向。

2.广泛性的资料来源

随着信息技术的发展，人们可以从多种渠道得到各种信息，这就使人事档案资料的来源变得多元化。人事档案的管理人员可以从人们的记录、相关部门的纪录、网络渠道、其它社会渠道得到人事档案资料，档案管理人员需要全面的收集这类资料，并合理的筛选与整理，才能使人事档案资料具有更多价值。

3.多样性的查阅人群

随着信息技术的发展，人们会根据自己的需要查阅人事档案管理资料。比如一部分企业或部门外的人员为了了解企业或部门的运作情况，需要查阅人事档案资料；企业或部门的人力资源管理部门为了作好人力资源的配置，需要查阅人事档案资料；部门或企业的工作人员在工作时，有时需要负责某项工作的人员与自己配合，他们也需要查阅人事档案资料。多样性的查阅人群要求人事档案资料更真实、更全面。

4.开放性的管理方法

由于过去人事档案管理模式的封闭性，使人事档案的管理由档案管理人员说了算，他们得不到有效的建议和帮助。随着人事档案共享化，人们在使用人事档案资料时能够了解到人事档案管理现有的弊端，他们能给人事档案管理人员更多建议，人事档案人员能根据诸多意见改变管理方法，使人事档案管理的水平进一步提高。

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关键词：流动人员 人事档案 档案管理 重要性 措施

近年来，我国改革的日益推进，经济的不断发展，极大地促进了人员的流动，随之产生了流动人员的档案管理问题。一般来说，人事档案主要是来自于人事管理过程之中，其中主要记载着一个人的基本情况，如学历、工作、政审、党团、奖惩、晋升等各方面内容。关于流动人员档案管理工作，国家颁布实施多项制度，明确提出有关部门应当高度重视这一项工作。对于流动人员档案管理单位来说，其应当选择各种有效方法，切实加强管理，充分发挥档案信息的作用，推动社会不断向前发展，并充分保证人才处于合理的流动状态之中。鉴于此，本文指出流动人员人事档案管理工作的重要性，提出相应的有效措施，希望能够与业界同人共同探讨这一个课题。

一、流动人员人事档案管理的重要性分析

人事档案与劳动者的利益息息相关，并且对人事档案工作体系的完整性具有一定的影响。因此，做好流动人员人事档案管理工作具有非常重要的意义。

（一）适应我国市场经济发展

做好流动人员人事档案管理是建立与完善社会主义市场经济发展的必要要求，故而只有建立以市场主导的人力资源配置体制，做好流动人员人事档案管理，方能有效地促进人才合理流动机制的完善。对此，笔者认为应注重做好人员人事档案的管理，更新传统的管理模式，促进单位人向社会人的转变，以此满足市场经济发展的需要。

（二）落实社会公平、政治民主、构建和谐社会的需求

有效地做好流动人员人事档案的管理工作，这是与构建和谐社会的要求相适应的，依法治档也是做好流动人员人事档案管理制度的重要途径。要构建一个和谐的社会，应将法治融入国家与社会生活中去，故而做好人员人事档案的管理也一定要向法治的道路上前进。由此，做好流动人员人事档案管理能够有效地满足促进落实社会公平、政治民主与构建和谐社会的需求。

（三）有助于人才资源的科学配置

利用开展流动人员的人事档案管理工作，能够保证人才资源不断趋向于科学配置，具体来说：能够促使单位贯彻用人的自，并能促使人才自主择业；同时，有助于进一步疏通人才进出渠道，将各种人才流动的体制扫清，促使单位不断改革用人制度，并且能够推动政府部门转变职责，使其服务空间不断拓宽。

（四）为企事业单位的选人用人提供指导

就企事业用人单位而言，利用人事档案能够帮助他们准确选用人才、评价人才，促使他们科学管理人才。同时，人事档案里面对流动人员的经历、表现以及工作状况等进行了记载，包括受教育程度、工作经历等等，同时其中的信息具有非常高的权威性。其一，流动人员和用人单位双方的合法权益往往能够利用人事档案来进行描述，其二，人事档案能够推动双方形成良好的人事关系。

（五）有助于人才从“单位人”转变为“社会人”

通过有效管理流动人员人事档案，能够营造一种良好的环境，利用该环境，人才能够顺利完成“单位人”转变为“社会人”这一个过程。由于受到传统体制的束缚，人才流动或多或少会受人事档案的影响，导致现实中“人走档不走”这一问题非常普遍，这样就使流动人员的生活、工作面临一系列的困难。流动人员在身份认定、就业、工龄计算等方面，均离不开人事档案为其提供证明。基于此，应当对流动人员的人事档案加强管理。

二、流动人员人事档案管理的有效措施

（一）完善管理体制

对于流动人员人事档案管理，应当推行集中统一、归口管理，人力资源社会保障部门属于该项工作的主管机构，同级党委组织机构对其具有指导和监督的职责。具体来说，流动人员人事档案应当通过县级及以上人力资源社会保障机构、人才服务与公共就业组织授权的机构负责代为开展管理，别的没有通过授权的单位，无权对流动人员人事档案进行管理。对个人保管档案的行为一律禁止。对于那些跨地区流动人员的人事档案，具体可以通过工作单位与户籍所在地的公共就业与人才服务组织进行管理。

（二）完善经费保障制度

国家相关部门明确指出，从今年1月1日开始，将人事关系档案相关费用取消，包括借阅费、传递费、保管费、证明费等。基于此，地方相关单位也应当将流动人员人事档案基本公共服务免费提供给相关人事部门。同时，各地必须把该项工作的经费纳入同级财政预算，经费数额具体应当根据所保管的流动人员人事档案数量而定。除此之外，还应当对相关基础设施加大资金投入力度，以充分确保该项工作顺利进行。

（三）认真做好档案收集工作，使其内容不断完善

流动人员人事档案管理中，档案材料能够为人事档案的利用提供前提条件。为充分发挥人事档案的作用，其中的材料一定要全面，同时要真实。一般来说，可以通过下面的措施来收集档案资料：构建收集网络并不断对其完善，在此基础上，来收集流动人员的档案材料，这个过程中，一般应当充分考虑档案材料形成的具体特点，通过各种收集方式（跟踪、定向、定时等）来收集；利用和用人单位或流动人员签订人事档案管理合同的方式，明确两者的权责，还应采取相应的有力措施，保证材料能够及时归档；对那些接收或流出的档案材料，无论谁都不能将其扣留，一定要保证其齐全性。

（四）努力提升档案管理工作者的素质

流动人员认识问题非常复杂，在管理其档案的过程中，具有很大的难度。对那些档案管理工作者而言，在平时的工作中，可以利用参加培训、自学等途径，使自身业务素养不断提升。对于档案管理单位来说，应当多为工作人员提供学习的机会，具体可以通过举办培训班、开展业务报告会、经验交流会等方式，调动员工的学习积极性，使他们综合素质不断提高。也可以通过引进优秀的档案管理人才的方式，注入新鲜血液，带动整体素质的提升。

（五）引入信息化管理方法

首先，档案资料电子化。为方便对档案进行管理，一般而言，可通过现代化设备技术，例如扫描仪、电脑等，把档案保存在电脑中，并通过有关技术来处理档案信息，把资料尽可能的转化为数据信息，然后对其实施信息化管理，这样应用计算机就能够实现对档案的查阅、利用等，同时还能够在很大程度上降低人员流动引起的伪造、涂改等不良现象。其次，档案库管理现代化。利用信息化技术来管理档案库，构建起人事档案数据库，并不断对其完善，利用internet构建起开放的数据库群。

（六）注重档案利用，全力开发人才资源

在一大批的流动人员之中，存在着许许多多的高学历、高职称的专业人才，而如何有效地开发这些人才资源亦成为一项较为重要的工作。而要做好流动人员人事档案管理，既要充分发挥档案信息，为人才的科学配置提供保障，又需提升科学的管理水平，以此建立流动人员基本信息数据库，为人才资源的大力开发作准备。

三、结束语

综上所述，为提高流动人员的档案管理的有效性，应当完善管理机制，完善经费保障制度，做好档案收集工作，不断提高档案管理人员的素质，应用信息化管理方法，只有这样，才能真正将流动人员人事档案管理工作做好，为人才合理流动奠定基础。

参考文献：

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关键词:人事档案;问题;管理体制;对策

中图分类号:F292.92 文献标识码:B 文章编号:1009-9166(2010)011(C)-0098-01

引言:人事档案是个人经历和实践的历史记录,是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照,也是历史地了解干部、选贤任能的重要依据,在社会发展的不同阶段和历史时期,人事档案都发挥了无可替代的作用。随着经济体制和人事制度改革的不断深入,人事档案工作面临着前所未有的挑战。为适应市场经济发展的需要,传统的人事档案管理体制必须进行改革。

一、现状分析

随着我国社会主义市场经济的逐步建立和发展,原有的人事档案管理的弊病日渐暴露,严重影响了人事档案管理和使用。当前企业人事档案管理工作中存在的问题有:

1、人事档案材料内容质量不高

由现状所述,当前企业许多人的人事档案质量不高,缺乏利用价值,其人事档案材料空洞的、形式的多,细致的、实际性的少;反映个人经历、学历、工资、政治面貌等一般情况的多,反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少;反映过去情况的多,反映当前情况的少。尤其是一些材料定性结论多,定量描述少;或者只讲优点,避免缺点;内容空乏,个人总结和组织意见尽是套话,无法全面、公正的评价和反映一个人的情况。

2、“无头档案”突出

随着人事制度改革的深化,人才流动日趋频繁,人档分离现象也日趋增多,其中最突出的表现是大量“无头档案”的出现。“无头档案”是指查不到当事人下落的人事档案,这种档案主要产生于下述情况:一、人员主管机关变动与档案的流动未同步进行。二、转递工作不准确。三、收进转出登记制度不严,有的人事档案管理部门不坚持定期的检查核对制度,对漏转、错收不易发现,随着时间的推移,这些档案也会成为“无头档案”。

3、传统的人事档案管理体制不适应新的形势

随着社会主义市场经济的建立和我国人事制度改革的不断深入,传统的人事档案管理体制在以下几方面都表现出明显的不适应。具体表现为管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大类管理、管理方法上实行“档随人走”、管理模式上实行封闭式管理,人力、物力、资金不到位,重复浪费极为严重。

二、问题形成的缘由

1、管理机制滞后

人事档案管理还是沿用长期以来形成的以“计划管理”为核心的各项制度,“计划”色彩浓厚,缺少应有的生机与活力,机制滞后,已不能适应档案工作发展的需要。一方面档案材料收集制度过分“行政”化。材料收集是人事档案工作的重点和难点,目前,主要是依赖于政府的行政手段,但随着政府职能的转变,这项工作的难度将越来越大。

2、整理不规范

对于企业人事档案工作来说也应如此。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提,许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱,甚至根本没有清理,有些单位档案随已立卷成册,但没按要求的格式进行分类处理,给档案利用带来了诸多不便。

3、人事档案意识淡薄

中新网曾经公布了一项调查数据:在2068名被调查者中,认为“工作中注重的是能力,档案没用”的占到被调查者人数的49.03%,另有12.33%的人表示“无所谓”,只有38.64%的人认为“择业自由,但档案不能遗弃”。这些数据将目前社会上人事档案意识淡薄的事实摆在我们面前,机制不适应或规定不合理等因素可以很快改进,但这种社会整体意识上的欠缺是非常严重的,这是导致大量弃档现象发生的最主要的原因。

三、完善的措施

1、完善企业人事档案内容制度

具体可从以下四个方面做起:第一,强调“个性化”与“辨识度”;第二,减少主观内容;第三,摈除冗余内容;第四,扩充新内容。

2、建立适时的人事档案管理体制

要打破各级部门条条块块都管人事档案的旧管理体制,实行相对集中统一管理的体制。县级机构的人事档案可由该县档案馆统一管理,不必分散在县直各机关,由专门的档案机构和人员管理,这样可防止部门、单位之间互相推诱扯皮,而且便于社会利用,提高利用效率。县级以上机构的人事档案不宜与县级机构一样完全实行集中管理,但应相对集中。一个规模较大且人数较多的企业、学校、机关的人事档案应集中管理,不应分散在各科室和部门。其次,应建立与现代人事政策制度相适应的人事档案管理制度,而不仅仅是单一的干部档案管理制度。此外,将人事档案管理真正纳入整个档案事业系统,接受国家档案行政管理机关的宏观指导,而不应将档案工作重要组成部分之一的人事档案管理独立于该系统之外。

3、加快实现人事档案管理的信息化

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［关键词］ 人事档案； 管理体制； 改革

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 18. 057

［中图分类号］ G275 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）18- 0100- 01

随着市场经济的发展、人事制度改革的不断深化，原有的人事档案管理体制已经越来越不适应人事工作发展的需要，改革势在必行。鉴于此，笔者对当前人事档案管理中遇到的问题进行了归纳分析，并结合当前的一些改革措施，对我国人事管理体制改革的方向进行了探索总结。

1 现行的人事管理体制

我国现行的人事档案管理工作实行集中统一和分级负责的管理体制。集中统一就是由专门的组织人事部门对人事档案进行集中管理，其他部门没有权利擅自管理人事档案，这就保证了人事档案的权威性。分级负责就是指全国的人事档案工作由各级组织人事部门根据各级的管理权限来管理每一级人员的档案工作，并对相关的人事档案工作进行指导和监督。如市委组织部负责管理市县处级干部的人事档案材料。

2 存在的弊端

现行的人事档案管理体制虽然集中统一，但是明显具有分散性，特别是县级以下的人事档案材料由多方参与管理，除组织人事部门正管之外，劳动、教育、卫生等部门还兼管人事档案，甚至每一个单位还管理一部分档案材料。再就是各级档案行政管理部门没有把人事档案管理列入业务指导的范围，管理人事档案的工作人员很少参与档案部门的业务活动，使人事档案工作变成了远离于国家档案工作之外的孤独个体。

这种家家都管人事档案的管理模式，让不具备保管条件的单位自行保管人事档案，几十人的人事档案材料随便存放在办公室的文件橱柜中，根本谈不上“六防”等保管条件。在这种状态下，人事档案材料真实性很难维护，一些虚假材料趁机混入档案中。另外档案的实体安全也存在危险，档案丢失、损毁现象经常发生。这种效率低的管理模式不利于人事档案工作的发展，人事档案的利用价值也很难发挥出来。

3 改革方向及措施

3.1 建立区域性的人事档案中心

构建区域性的人事档案中心是适应新的管理体制的需要。把本身应归国家和社会所有的人事档案，从单位解放出来，重归社会所有，从而实现对人事档案信息的开发利用。区域性的人事档案中心对人事档案进行集中统一管理，既扩大了人事档案管理的规模，又充分利用了人力、财力，实现了人事档案管理集约化，这样大幅降低了人事档案的管理费用，减轻了国家的负担。建立区域性的人事档案中心应采取试点基础、稳步过渡和全面推进的分层实施的原则。要在试点的基础上，逐步推行。

3.2 实施人事

人事是今后区域人事档案中心的重要内容之一。人事的优势表现在有利于深化事业单位人事制度的改革、促进人才资源的开发利用、优化配置人才资源。事业单位实行人事，单位可以减少内部人事管理事务，可以集中精力抓人才开发和人才培训。人事是事业单位人事制度改革的重要措施，在改革的初期，事业单位全员人事显然不切实际，但是可以采取逐步推行的方法，也就是新人新办法，老人老办法。

3.3 改革人事档案的整理方法

改革人事档案的整理方法是实行档案实体整理不装订。不装订不等于不整理，不装订的目的是为了更好地发挥档案的利用价值，这是符合档案工作基本原则的。人事档案实行不装订保存，是为了保持档案材料的原貌，是体现档案原始性特点的根本做法。现在的档案整理方法要把档案材料装订成册，必须要对原件进行适当的修剪取齐，这已经是对原始材料的人为破坏了。而人事档案不同于文书档案，一般每隔一两年就要充实材料，重新装订材料，如此反复几次，档案材料已经破烂不堪。这已经使材料的原始性难以实现。改革现行的人事档案整理方法还要注意平时归档，只需在每份档案材料加盖“类号页”档号章，整理材料时对号入座，排列好顺序即可。档案材料不装订，既省时、省工，又不损坏材料，有利于规范化管理。

3.4 深入开发人事档案信息

① 建立人事档案信息数据库是人事档案信息化建设的基础工作。信息库的内容要准确、详细，并且要随时维护和更新。人们利用数据库可以查询、统一人员信息，形成各种表格，极大地提高了人事档案利用工作的效率。② 在数据库的基础上，利用网络技术，建立人事档案信息服务网络，同时关键是加强网络的安全性。③ 人事档案工作要充分发挥人事档案在人才建设中的作用，把区域性人事档案中心建设成为人才开发的权威机构。

人事档案管理体制、管理方法的改革以及人事档案信息资源的开发利用，必能促进人事档案工作的发展。只有实行人事档案管理体制的改革，人事档案工作的路子才会越走越宽，人事档案工作才能焕发新的生机。

主要参考文献

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在过去的许多年里，无论是企业机构还是事业单位在自身建设与管理中忽略了人事档案管理的作用，人事档案记录了一个组织机构的所有成员详细信息，对单位内部人力资源结构优化、人员管理及内部控制起着重要作用，意识到人事档案管理的作用，并找到相应的对策加以解决，对单位建设及发展以及对社会的稳定都具有重要意义。

【关键词】

人事档案管理；内部控制建设；作用；对策

我国人事档案研究管理起步晚，相应的法律法规不完善，相关人员意识薄弱。在过去的几十年里，常常把档案管理作为一项规定的任务去完成，而不是为了单位内部更好地管理与控制而加强人事档案的建设与管理。随着社会的发展，各单位机构逐渐意识到档案管理的作用，继而出台了一些政策法规，例如《全国档案信息化建设实施纲要》的颁布。但目前，我国人事档案管理还存在许多不足之处，笔者就人事档案管理中存在的问题加以分析并找出相应的对策。

一、人事档案管理的作用分析

（一）人事档案管理有助于单位内部人力资源结构优化。

人事档案记录了单位中每个人的详细信息，例如学历、户籍、工作经验以及工作中获得的奖惩情况，根据人事档案单位就可以很好地对单位各人员进行绩效考评，使得考评过程显得有理有据，相关工作公平公正。同时，也为单位内部人员的升迁调离等提供依据，例如可以根据人员户籍将其调离到与其家庭较近的地方工作，根据人员工作时候的思想政治表现、工作态度以及工作中取得的各项成果决定其升迁等，也可以将内部很多年存在的工作态度不端正以及没有任何工作成果的人员进行处理。只有人事档案管理加强了，才能很好地进行单位内部人力资源结构优化。

（二）人事档案管理有助于单位内部控制建设。

单位内部控制建设包括单位财政控制管理、单位各项工作进程安排管理以及人员管理，从而保证其能够最大限度地发挥单位职能及作用，保证单位的可持续发展，但所有一切的控制都离不开对人员的管理，也就离不开对人事档案的管理。人事档案管理的加强，有利于单位其他方面档案的管理，保证档案管理和相关工作顺利进行。同时，对人事档案的管理，也就在一定程度上加强了对人员及相应工作的安排和管理，提高了人员工作的积极性，也加快了单位工作进度。人事档案的管理与单位内部控制建设密切相关，只有加强了人事档案管理，才能从根本上保障单位的可持续发展。

二、加强人事档案管理方法对策分析

（一）加强单位日常事宜中档案管理的内容。

必须将人事档案管理提上单位日常工作的议程当中，这样才能使得单位内部领导及工作人员更加重视人事档案的管理。在有关档案管理的规章制度中仔细规定人事档案管理的内容，并且单位领导层定期举行有关人事档案管理的会议，探讨单位内部近期人事档案管理中存在的问题并提出解决措施。同时，也要加强对单位内部工作人员有关人事档案管理的宣传，例如开展有关人事档案管理主题的有奖知识竞答活动等。

（二）建设专业化的管理队伍。

许多单位在进行档案管理时，一般招聘的都是没有档案管理的人员，许多档案管理经验人员是领导的亲属，不仅专业知识没有，并且文化素质也较低，导致了档案管理的落后。单位要加强人事档案管理首先要从高校高薪招聘与档案管理专业相关的专业人才，并且再进行严格的人事档案管理重要事项的培训。其次要制定严格的档案材料收集整理、存档以及使用制度，保证人事档案充分利用的同时也加强了其保密性能。只有打造一支专业化的人事档案管理队伍，档案管理工作才能得以顺利实行。

（三）加强档案信息化建设。

21世纪是信息化的时代，各个行业都在加强信息化建设，档案管理也不能落后。单位要实现纸质版人事档案与电子版人事档案并存的档案管理化模式，并且保证两者的同步性和真实性。单位相应的人事档案管理部门要及时更新每个人员的信息，并建立人事档案管理信息交流平台，单位领导要调阅相关工作人员的工作进度等情况，可以通过既定的合法程序及时地调阅，一方面可以评估员工工作能力，另外一方面可以及时地进行工作调整，加强内部控制。只有人事档案信息化加强，才能保证其时效性和实用性。（四）完善档案管理硬件设施配备。在档案管理时相应的硬件设备是建设的基础，例如办公区及网络设备等。据2014年某省对一些事业单位进行调查发现，在调查的单位内，有近90%的单位在档案建设时候没有足够的办公区域，办公室与档案储存室在一起，并缺乏相应的电脑设备，仅有的电脑设备一般都被用于来记录人员的名字和档案号，便于及时找出纸质版档案，并没有记录详细信息。所以单位要加强对硬件设施的配备，只有充足的办公区和电脑网络，人事档案的管理和信息化建设才能保证其可行性。

三、结语

人事档案是任何单位机构在工作中都必须重视的，只有重视人事档案管理，才能保证单位职能充分发挥，才能合理地加强内部控制。故而在新的形势环境下，单位都要打造一支专业化的人事档案管理队伍，大力投资硬件设施的配置，使得信息化管理技术发挥出其优势，为单位的可持续发展奠定良好基础。

作者：胡竞心 单位：国家新闻出版广电总局二〇二四台

【参考文献】

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关键词：学校；人事档案；管理

学校人事档案管理工作记录了学校教职工的工作履历、思想道德情况、奖励处分、教学成果等内容，不仅是教职工平时工作、生活的记录，更是学校合理调配人力资源、选拔优秀人才的重要依据。但是我国当前的学校中，对于人事档案管理工作不重视、管理手段落后、缺乏完善的管理规范和管理人员综合素质差等问题都制约着学校的发展。所以如何加强学校的人事档案管理是我们当前必须要思考的问题。

1 人事档案管理的定义及其重要性

1.1 人事档案管理的定义

人事档案管理是国家档案事业与组织人事工作的重要工作，它能够真实、客观的记录单位职工及其干部的个人社会经历、思想品格、业务能力、工作业绩等。就学校的人事档案管理工作来说，除了包括上述内容之外还包括对教师的个人履历、年度考核、教育经历、职称、学历等专业技术职务的记录，也包括对其聘用、奖励、处分、退休、工资变动表等其他组织参考材料的记录和整理。

1.2 学校人事档案工作的重要性

首先，人事档案管理工作可以说是教职工工作情况的重要体现，因为它清楚的记录了教职工们的详细信息。人事档案是通过组织认可的个人材料、更是一种对个人经验、思想素质、教学能力的详细记录，最能反映出一个人的真实水平。其次，学校人事档案管理有助于学校进行准确、科学的人动和选择，反映着组织对教职工的教育培训过程，所以也是学校用来考核干部、培养干部的重要依据，在学校的人力资源配置和人才培训过程中发挥着重要的作用。

2 学校人事档案管理中存在的问题

2.1 对人事档案管理工作不够重视

目前，大多数学校由于对人事档案管理工作缺乏重视，所以人事档案的管理人员多半为兼职，一般还兼带有其他学科的教学任务，所以将精力主要集中在了教学工作上，所谓的人事档案管理工作也就是简单的当一个档案室的保管员，偶尔到档案室查询一下需要的资料。对于人事档案管理的本职工作――人事档案的收集、分类、归档、整理无法做到及时完整，导致学校的人事档案资料短缺，无法为学校的人事考核和变动提供帮助。

2.2 人事档案的管理手段落后

目前，大多数学校的人事档案管理工作还在使用纸张对资料进行登记和管理，没有采用电子数据库管理。随着社会的发展，学校对人事档案管理工作的质量要求越来越高，如果不借助现代化的电子数据库管理，那么很难快速、准确的将全体职工的信息资料进行全面、完整的记录，所以目前以纸笔为主的人事档案管理手段相对比较落后，已经不能适应当今时代的需求，也不利于学校人事制度的改革和发展。

2.3 人事档案管理人员能力欠缺

人事档案管理工作具有较高的专业性，需要管理人员对档案材料具有一定的识别、分类、归纳、鉴别能力。很多学校由于人数不足，所以都选择的一些年龄比较大或者即将退休的老职工来对人事档案进行管理，后续也没有相应的培训，所以导致人事档案管理人员工作水平差、材料分类混乱等，无法为学校提供准确的数据支持。

2.4 缺乏详细的管理规范

当前众多学校人事档案管理的现状是缺乏一个详细的管理规范，导致收集档案材料不齐全、纸张规格不一致的情况时有发生。人事档案管理工作虽然难度不大，但是比较琐碎，像一些个人自传、思想报告、申请书、个人材料等这样琐碎的资料比较多，这些资料大多都是职工用手写的，大小、规格不一，在入档的时候，很容易造成遗失、缺页或者褶皱，不利于保管和查询。

3 如何做好学校的人事档案管理工作

3.1 加强人事组织部门对档案管理工作的重视

人事档案管理工作能够反映出学校的成长经历和发展情况，更是学校选贤举能、调动人事的重要依据，做好学校的人事档案管理工作对学校的人力资源开发和学校的全面发展具有非常重要的意义。因此，我们必须走出传统思想的误区，将人事档案管理工作提升到一定的高度，重视人事档案管理、提高人事档案管理的工作质量，才能最大限度的开发和利用学校的有效资源，促进学校的发展。

3.2 改进人事档案管理方法

电脑和互联网使我们进入了一个全新的网络时代，信息技术已经成为当今世界经济和社会发展的大趋势。学校作为一个教书育人、传授知识的地方，应该在各方面做到与时俱进，人事档案管理工作也不能例外。网络信息技术是当前最热门的技术，所以我们应该利用网络将人事档案管理工作和数字化技术相结合，比如说可以将零散的资料碎片经过扫描、打印上传至某一个网络数据库中，也可以将职工的个人履历、教学成绩、绩效考核通过网络的形式上传到网上，借助计算机技术和网络的帮助，实现人事档案的有效管理和充分利用，提高学校人事档案管理工作的效率和质量。

3.3 规范学校人事档案管理制度

要想使得学校的人事档案管理工作正常有序的进行，必须要有一个规范的人事档案管理制度。学校可以从《人事档案工作条例》入手，结合学校的实践制定出一套规范、完善的人事档案管理规范，对人事档案的接收、获取、转让、存储等步骤做出明确而严格的规定，进一步完善人事档案管理制度。

3.4 提高人事档案管理人员的综合素质

人事档案管理除了要学校的监督、网络的帮助之外，还必须要提高档案管理人员的综合素质，才能确保其正常有序的展开。首先要提高人事档案管理人员的业务素质，学校可以通过集训、培训、自主学习等多种方式，加强人事档案管理人员对专业知识和技能的学习，提高自身的档案管理能力；第二要提高档案管理人员的职业道德，确保管理人员在工作的过程中能够对自己的工作尽职尽责，富含责任心和耐心，才能够将学校的人事档案管理工作做好。

4 结论

学校的人事档案管理工作准确的记录了教职工的个人简历、工作经历、思想道德、业务能力、绩效考核等多项内容，在学校的人动和考核中发挥着重要的作用。学校只有加强人事组织部门对档案管理工作的重视；改进人事档案管理方法；规范学校人事档案管理制度；提高人事档案管理人员的综合素质，才能够切实有效的提高学校人事档案管理的质量。

参考文献

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[3]王晓云.浅谈中专学校人事档案管理中存在的问题及对策[J].黑河学刊，2013（05）

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【关键词】人事档案；人力资源；管理

人事档案管理工作作为每一个企业管理体系中的重要组成部分，能够发挥很大的作用，对人力资源管理的发展有着非常重要的影响。在人力资源管理体系不断发展的背景下，越来越多的人开始关注人事档案管理的问题。但是，现行制度下不论是政府机关、事业单位还是公共管理部门，在人事档案管理方面都存在不同程度的问题，不同的企业受到单位类型不同影响产生的问题也不尽相同。本文将从不同的方向对这些问题进行分析。

一、人事档案在不同单位中的常见问题

（一）政府机关及事业单位。在政府机关及事业单位中，人事档案主要存在的问题是：首先，内容单一不全面。人事档案一般是人事管理中长期形成并记载的，包括了员工个人及家庭的基本情况和信息，能够记录个人的特殊才能、工作表现、道德品行和主要经历等，通过所在单位集中保存以备后期查阅。人事档案中较为重要的内容就是个人才能和工作表现的内容，但是在很多政府机关及事业单位的人事档案中，往往缺失最重要的部分，只有简单的人员简历及自然情况。很多人事档案对人员的工作表现、个人特点、业绩情况等都没有详细的记录，无法从档案中看出个人特长和特点，这样的人事档案无法提供有效的信息，便不能成为单位后期选拔人才的依据。其次，人事档案的管理手段相对落后。在近些年现代化技术高速发展的背景下，人事档案也有着规范化和科学化的要求。但是很多单位现阶段对人事档案的管理仍然处在传统的管理方法中，档案收集和管理不当的问题时有发生，很多档案分散甚至丢失，对人事考察的整体性有严重的影响，这样的现状无疑降低了人力资源的使用效果，无法适应当前的人力资源管理发展现状。（二）中小企业。一是人事档案真实性差。与政府机关及事业单位不同的是，中小企业的人事档案存在严重的失真性。尤其是近些年，随着科技的发展，档案造假更为便利，个人信息内容伪造等问题更为严重。假学历、假工作经验、假年龄、假身份等问题在中小企业的人事档案中频频出现。造成这种失真情况的原因主要有两个，其一是中小企业的人事档案管理人员不够重视档案管理工作，工作态度存在问题，对审查不够细致和严格。其二是人事档案管理人员普遍工作经验少，管理水平有限，对信息的真伪程度难以有效辨认，面对虚假信息没有有效的渠道进行鉴定或验证，只能够被动的接收和录入信息。这类虚假信息的存在严重影响了中小企业人力资源管理工作，不仅影响员工评估工作，更给企业发展带来安全隐患。二是人事档案缺失。中小企业的人事档案缺失问题比较严重。受到市场经济的影响，终身雇佣制在中小企业中很少施行，频繁的人员流动使得员工用工时限缩短，对人事档案管理工作带来巨大的挑战，加重的档案管理难度也使得档案缺失更易出现。部分企业受到能力限制甚至干脆不为员工建立人事档案。这一现状使得企业在用才、选才、识才方面存在安全隐患，亟待改善。（三）大型国有企业。一是人事档案时效性较差。受到我国国情的影响，我国的大型国有企业中，人事档案管理方式与事业单位类似，管理内容往往集中在对人员经历的记录，这些档案大都3-5年才整理一次，每次整理时不再审核档案中已有的材料，而每次新加入的东西仅仅局限于一些工资变动表格和绩效考核表格，材料程式化严重，能够反映人员现状的材料较少，难以为企业管理者提供足够有价值的信息。二是人事档案管理技术水平相对落后。我国的大多数国有企业普遍沿用了传统的人事档案管理方法，以纸质的方式存放和管理，依然没有形成数字化的管理模式。这些企业受到其自身特点影响，全国各地的分公司较多，人员岗位变动较多，很多人员需要跨城市调配，当人员离开所在城市后档案却仍然留在原城市，人档分离的问题给档案的查找和存放带来严重困扰，也浪费了很多财力物力。（四）外资企业。一是忽视人事档案管理。外资企业也是当前各类企业中的庞大分支，外资企业与其他企业不同，其对人员的考核往往更注重绩效，因此更多的关注人员招聘和培训，对人员的人事档案没有给予足够的重视，仅存的档案大都以纸质为主，有些企业甚至没有纸质档案，直接将人员档案委托给有关机构保存。由此可见，外资企业的人力资源管理上存在忽视人事档案管理工作的问题。二是轻视人事档案管理人员。外资企业当前还普遍存在的问题是，尽管其对人才和人力资源比较重视，但是却对从事档案管理的人员没有足够的关注，在外资企业从事档案管理的人员大都职位和薪资较低，都是人力资源部门中最低层次的人员，在企业发生重组或重大变动时，会被最先裁减。因此，外资企业中从事人事档案管理的人员在不断减少，人员流动性对其工作积极性和整体工作水平产生了影响。

二、解决人事档案管理问题的策略

（一）改变观念，提高重视。从上文的分析中能够看出，各类企业中出现人事档案管理问题时，往往都是受到思想观念的影响，企业的领导者未能够重视人事档案管理人员及工作是主要原因。如果能将人事档案管理工作提升到战略层面上，便可以通过人事档案为企业决策者提供更加客观的依据，帮助管理者对员工能力、素质及特点进行更为综合的分析。（二）加强时效性和真实性。传统的人事档案普遍将重点放在对个人的历史记录上，每次整理档案的间隔时间较长，因此出现失真的可能性很大。现代档案管理应当彻底改变这一现状，缩短档案整理的时间间隔，不断增加个人近期情况和综合评定，合理拓展存档范围，将个人可公开的信息进行分类，存储并补充最新信息，确保档案得到及时的更新。同时，还应当尽可能保证档案内容的真实性，在进行档案录入时严格审核内容的可靠性，不能让档案形同虚设。（三）采取先进手段进行现代化管理。在信息技术高速发展的今天，陈旧的管理模式对人事档案管理工作产生着严重的影响，因此应当尽可能的采用最先进的科技手段，实现网络化、自动化和一体化，改变传统的纸质媒介人事档案，形成数据化的档案资料，在企业内部开发数据平台，形成资源共享。

三、结论

人事档案作为我国人才的重要信息来源，是整个社会公共信息的重要组成部分。它通过社会载体，对国家人才进行分门别类，是国家或企业知人善用、选拔人才的重要手段。人事档案为人力资源管理提供可靠的人才资源和信息，成为选拔人才和重用人才的依据，为人力资源管理的发展带来动力。在企业竞争日益激烈的今天，企业人事档案管理工作必须要转变观念，适应现代化管理的需要，把档案工作延伸到企业发展的最前沿，积极拓展服务职能，为人力资源开发提供强有力的保障，进而推动企业人力资源发展。

【参考文献】

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关键词：新时期；国有企业；干部人事档案；管理模式

在现阶段，企业或公司已经成为了社会发展的主流推动形式，对于国家而言，国有企业功能更强、作用更大。在国有企业改革后，虽然有了更新也有了新的发展，但是，由于计划经济的长期影响，也遗留了诸多问题，此类问题依然在国有企业之中有所表现。以干部人事档案管理为例，新的改革，引入了现代企业或公司制度中的人力资源管理方法，收效甚好；可是，伴随着这种新的革新措施的出台与执行，也有诸多问题。以下就从这个角度展开对新时期国有企业干部人事档案管理模式的具体解析。

1 国有企业干部人事档案管理

干部人事档案管理工作的价值在于提升国有企业内部生产能力，使其生产能力具体化、精准化、高效化。从人力资源的角度来讲，是降低成本、提高生产效果的一个重要途径。而人事档案管理模式主要以管理体制作为表现形式，具体包括了在《档案法》之规定之下的诸多内容，基本内容有管理体制、档案收集归档、保管、传递或应用。从另一个更为具体的层面分析，管理体制（如市场经济体制下的薪酬制度、绩效制度等）、各项机制（如激励机制、评估机制等）、具体的管理机构（如人事档案管理局、企业内部的人力资源管理部门等）。

尽管在新的发展时期，随着市场经济体制的不断完善，我国也相应的进行了诸多改革，并且取得了较为显著的成绩，但是，也渐渐的在比较中暴露了管理模式中的一些不足之处；比如，从管理方式来看，以单一性、淡化处理等为特征的表现就比较明显；根本原因在于触动了较大人群的利益，浅层的原因则集中于管理机构中的职能履行责任与执行力较差；加之，新时期的查询需求、社会舆论压力、研究水平的提升等，共同对其提出了疑问，所以，问题就比较凸显。

2 存在的问题分析

1、从思想认识层面分析

首先，对于国有企业而言，对于干部人事档案管理的认知依然存在一些问题，重点是不重视，对其价值认识不足，因而管理工作存在态度不端正，有懈怠现象；加上管理者的待遇一般而言，相对较低，业绩考核也不能得到完整体现，所以，整体上的工作认知度较低；在这种情况下，必然会影响到干部人事档案管理工作的内容与质量，甚至出现了网络摘抄、敷衍行事的不负责任的行为。

其次，对于干部人事档案管理缺少专业性的理解，如从人力资源角度的理解就比较少，所以，未能将档案的有效管理与可能得到的经济效益结合起来，因而造成了极大的资源闲置或者浪费，按照企业经济效益的原则，存在不科学、不合理之处。

2、从制度层面分析

首先，经过革新后，有了责任制度，因而起到了较好的约束作用，因而制度的执行也有效的提升了管理效果；然而，以审核制度为例，一些国有企业对于企业干部所填写的资料并不给予审核，也就是缺少实证环节，所以，填写错误信息类的低级错误时常出现；因为，对于国有企业干部而言，学历、年龄、学龄、工龄虽然均为基本信息，但却非常关键，因为它牵涉到人事调配等诸多事项，无疑会使工作难度加大，并引起一些不必要的麻烦。

其次，从存放、保管、传递方面看，统一存放得到了落实，但分类、标记、审阅、查询、转运或传递、应用等具体工作执行时，却存在档案缺损现象、丢失现象，甚至因为存放环境的问题而导致档案因受潮或其它因素造成字迹褪色、模糊。尽管属于基本的事项，却引发了一系列的问题。

3、从各项机制层面分析

各项机制的建立比较完全，问题在于对激励机制、评估机制、绩效制度间的联动不足，未能发挥到监督、管理、约束等具体作用；也就是说，制度趋于完善、机制走向了健全，但仅仅只是停留于形式之中。

另一方面，对于评估机制这个重要的核心要素把握不足，因为从管理模式或者管理学的效率角度来看，只有有效的评估，真实的数据采集，精确的指标复核与计算，才能通过评估机制来带动激励机制，才能更好的让绩效制度得到实事求是的应用；换句话讲，制度是干部人事档案管理模式的躯体，而机制则是使这个躯体得到运动的内在动力。

4、信息化程度较低

首先，信息化在国有企业干部人事档案管理中已经得到了应用，通过调查研究与相关资料显示，对于信息化的人事档案管理理解比较狭隘；比如，简单的将纸质数据变电子数据并不是真正意义上的信息化管理，仅仅停留于表皮；

其次，缺少专业化的信息化管理人员，大多通过“半路出家”式的进修完成培训课程，后继续进行工作；在应用信息化的过程中，对于数据管理缺少认识，不能透过大数据的理念来更新人事档案管理方法，提高档案数据的利用率，也缺少对于档案信息数据的保护措施，虽然未见信息泄露、窃取、恶意攻击程序等事件，然而，信息化必须提升保密工作与安全防护工作。

3 建议或解决措施

根据以上4个方面的突出表现，建议从深化管理模式与积极培育人才2个方面进行改善。

1、深化管理模式

所谓“深化”的意思，就是在现有改革的基础上，从表现的形式革新逐渐向着实质内容进行革新。

首先，对于计划经济所遗留下来的意识形态问题，可以通过思想政治教育与经济发展思想政策解读来加以淡化；对于因利益、惰性所产生的情绪化的抵触，则需要透过国有企业改革的政策分析来加以说明，并对其因人事档案管理工作所引起的利益冲突给予科学引导，具体可以通过激励制度、绩效制度、责任制度来进行一些约束与改观；而惰性也会随着此类制度的具体落实、各项机制的具体应用而达到改善。

其次，制度先行、机制联动；也就是说，应该对于国有企业干部人事档案管理工作的具体内容进行明确的归纳整理、科学划分与分类；然后，通过表格法，将各项考核的指标、内容一一罗列，利用评估机制实施具体的考核，这样在数据精准、考核有效、监督有力的情况下，推动各项机制间的联动，也地使执行力、管理效果逐渐提升。

2、积极引入或培育专业人才

首先，对于原有的档案管理工作人员，可以通过构建完善的人力资源管理培训制度，让此类员工得到科学、系统化的专业培训，从而满足岗位要求；另一方面，需要根据发展的阶段、具体的企业情况而进行一些专业人才引进工作；这样可以更好的让专业化带动效率化。

其次，要以培训为方法，建立起一个具备专业知识、熟练操作能力、素质全面的人事档案管理团队，这样更有利于在新时期应对国有企业干部人事档案管理工作中所遇到的一些阻碍，发挥出“人多力量大”、“团队效果强”的有益的一面；而信息化程度的提高，也会随着专业技术、大数据分析等得到深化。

4 结束语

总之，在新的时期社会的表现形式会有所不同，尤其是在全球一体化的大背景下，国家的发展依赖于军事手段之外的经济措施，而国有企业所占比重大，对于基础性的国民经济发展具有极大的推动作用，也是民生工程得以顺利拓展的主要要素之一；通过上面的分析可以认识到，在目前发展阶段，国有企业干部人事档案管理模式中依然遗留有计划经济体制所造成的一些影响，主要体现在意识形态与具体的管理体制之中，因此，要实现革新，一方面，应该从这两个地方着手，另一方面，还需要借助于信息技术手段，更新管理方法，提高管理效率，以图降低管理成本等。

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【关键词】企业；人事档案；信息化

1.前言

人事档案是个人经历、思想品德、学历、社会关系、业务能力、工作状况以及奖励、惩处等方面的原始记录，是个人参与社会活动的记载和个人自然情况的真实反映。人事档案是企业员工信息的重要载体，是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。为了充分发挥企业人事档案工作在信息社会中的重要作用，企业应积极地将计算机和网络技术应用于企业人事档案管理，促进企业人事档案的信息化建设，不断提高人事档案管理的工作效率，提高企业人事档案管理水平。人事档案信息化是把传统的纸质档案转变为电子化载体、网络化载体和数字化载体，是在保管好纸质档案的基础上，建立电子档案，同时把个人信息资源录入数据库，在丰富个人信息的同时，突出个人特色，达到档案的动态管理。

2.人事档案信息化的优势

2.1 有利于人事档案资料的收集，保证人事档案资料的完整性

人事档案信息化能够通过管理软件对人事档案的目录进行管理，便于档案管理人员及时地发现档案材料是否完整，及时提醒档案人员收集缺失的档案材料。同时，通过管理软件能够对日常需要归档的各类资料进行分类和登记，保证各种资料的及时归档。

2.2 有利于人事档案信息的查询，方便人事档案的使用

很多企业的领导在进行一些人事决策时，想要在短时间快速了解全面或个人的人事档案信息，往往是一件非常困难的事。人事档案信息化能够通过管理软件实现高效、精确的检索、查询。多种检索方式的综合查询，既可以高效、便捷的获取所需的纸质档案的存放情况，又可以快速、准确地获取人员的基本信息、工作简历及德能勤绩等方面的信息。

2.3 有利于纸质档案的保存，减轻档案保管的压力

人事档案的纸质资料形式多样，保存需要大量的空间且不易保存，容易遭受虫、鼠及其它有害生物的侵袭而损毁，容易因温度和湿度的变化而腐烂、变质。加上有很多原始的文稿、图片、照片很难长时间保存，随着时间的推移会变黄、老化。而通过电子化存入计算机中，可以永久性保存，有效地保留了文件的历史原貌，并且大大减轻了纸质档案保管的压力。

2.4 有利于减轻档案管理人员的劳动强度，提高工作效率

人事档案信息化能够帮助人事档案管理人员完成动态管理，及时对变动的人事信息进行记载，快捷的文档输入功能可以大大减轻人事档案人员的工作强度。人事档案信息化还能够帮助人事档案管理人员做好采集、验证、鉴定、归档、立卷、销毁等工作，将人事档案管理基础工作程序化、流程化、规范化，简化人事档案分类、排序、组卷、装订等工作，改变过去传统的以手工操作为主的繁重、琐碎的管理方式，把管理人员从手工劳动中解放出来，提高工作效率。

3.人事档案信息化的实施方法

3.1 做好人事档案原始资料的收集、鉴别和整理工作

人事档案信息化管理的有效性，很大程度上依赖于人事档案的基础工作。人事档案是人力资源管理和决策的重要依据，具有很强的严肃性。人事档案管理人员要从基础做起，定期跟踪收集最新材料，做好人事档案资料的分类、整理归档，从源头上做好人事档案材料的进场把关，从而保证资料的真实性、准确性与完整性。

3.2 配备计算机等硬件设施

要提高人事档案的信息化管理，首先要在硬件上投入。包括计算机、数码相机、扫描仪、光盘刻录机等。通过这些硬件设施，将纸质的人事档案进行电子化处理，转换成数据资料，使人事档案信息化、电子化。

3.3 建立个人电子档案

建立个人电子档案，人员的信息都可以在计算机上自由的浏览、下载，减少了工作人员与原始材料的接触，有利于人事档案纸制载体的保护。还可以有效地减少弃档、死档和无档现象，同时，还可以减轻档案工作的工作量，减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏，达到长期保存使用的目的。

3.4 采用专业管理软件，建立电子档案和信息数据库

人事档案信息化要充分利用计算机在人事档案管理工作中的作用，采用专业的管理软件，建立和完善人事档案数据库，及时更新，动态化管理人事档案信息，使档案信息的查阅、统计、分析等日常工作方面实行电子化操作。首先，人事信息数据库的建立离不开专业管理软件的支持，企业应自主开发或选用市场上比较成熟的软件，软件的功能应当包括：电子档案管理（建档管理、归档管理、档案综合检索、档案借出、借阅登记、档案盘点、档案转出处理等）；人事信息的管理（信息的输入、查询、修改、统计、对数据库的信息自动生成各种类型的干部花名册、打印表格等功能）。其次，数据库的建立离不开基础数据的支持，要根据数据库的特点设计动态信息收集的流程、规范收集的内容，保证数据的及时性和准确性。最后，人事信息数据库还要做好系统备份、数据备份，确保系统的不间断运行；档案数据要求做到物理归档，与其他业务系统的数据实行物理访问和存储的隔离。

3.5 建立人事档案信息网络化平台

为了使信息得到充分共享，提高劳动效率与工作质量，应通过网络技术建立人事档案信息网络化平台，通过网络使信息共享，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。根据人事档案信息的内容和相关要求，对各种信息资料的密级进行严格界定，按不同的用户、不同的数据和信息授予权限。

4.人事档案信息化应注意的问题

4.1 建立健全人事档案管理制度

实现人事档案信息化，建立规范的管理制度是前提。人事档案管理信息化工作内容多、要求高、难度大，企业应当坚持从实际出发，根据人事档案管理工作需要制定信息录入、信息分析、设备管理、网络维护等管理制度和规定，建立信息化工作自检自查制度，做到有章可循。

4.2 提高人事档案信息管理人员的素质

尽管技术进步对档案工作信息化建设起着至关重要的作用，但是人员的专业素质是决定因素。人事档案信息管理工作是一项专业性很强的工作，建设一支高素质的档案管理队伍，是提升档案管理水平的关键。实施档案人才培养建设的核心就在于帮助人事档案管理人员深刻转变角色定位，使他们由人事档案的实体管理者向信息管理及信息的驾驭者转变，由微观到宏观的转变、封闭到开放的转变，从而有效的提高各项管理工作的综合能力。随着信息时代的发展，对每位档案管理人员在业务素质上提出了更高的要求，管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，而且还要根据形势的需要熟练地掌握现代化的管理方法和先进的计算机及网络操作技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。同时，档案管理人员要提高政治素质。人事档案信息化管理对安全保密制度提出了新的要求。由于人事信息传送的特殊性，档案管理人员要有更为敏锐的安全意识，掌握必要的信息安全技术，才能有效完成档案信息化管理中的安全维护工作。

4.3 解决好电子档案的保存问题

要注意电子档案载体的使用和存放。电子档案保存采用光盘、硬盘等载体，虽然存储量大、读取方便，但相对于纸质来说，电子化档案载体的使用寿命较短，一般光盘6-8年，如使用频繁，则寿命更短。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，采用等距抽样或随机抽样和方式进行，样品数量以不少于10%为宜，发现有问题的载体，及时进行有效的修复。

4.4 注重人事档案信息的安全性

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。人事档案信息化将电子档案和网络相连，网络具有很强的开放性。无孔不入的电脑黑客、防不胜防的病毒和计算机的故障给我们电子档案的安全和保密工作带来了隐患，使得电子人事档案容易泄密、丢失、错码等。

我们要高度重视人事档案的安全保密工作，牢固树立安全保密意识，严格遵照国家有关安全保密的规定和要求，运用先进的安全保密技术，全面强化安全管理。因此，在管理中一定要认真研究人事档案管理的相关政策，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对电子数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系。同时，一旦发现有文件损坏或计算机感染病毒，要立即对该载体内存储的所有文件进行检验，及时采取措施修复损坏的文件。

5.小结

做好人事档案管理工作，是档案管理工作改革的需要，也是企业发展的需要，企业人力资源管理部门要充分认识人事档案信息化建设的重大意义，遵循人事档案管理工作的客观规律，充分利用计算机和网络技术促进人事档案信息资源的开发和利用，加强档案信息化管理，为企业在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面提供完整性、准确性、公正性的第一手资料。

参考文献：

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关键词：人才流动；人事档案管理；问题；应对策略

现如今，人才流动已成为社会经济发展的重要趋势，合理的人才流动不仅代表着社会对人才资源的合理分配，也是帮助人才获得更好的发展空间。然而，由于各类因素的影响，人才流动的问题日益明显，很大程度上为人事档案管理带来了诸多问题，从而严重影响了单位对于人才的培养、录用等工作。因此，详细分析人才流动问题，不断创新人事档案管理方法，对促进企业的健康发展，以及避免不必要的人才、经济损失具有重要意义。

一、分析传统人事档案管理的问题

具体体现在以下两个方面：⑴管理能力整体不高。在传统人事档案管理工作中主要以单位固有人员作为管理对象，一般适用于规模较小、工作人员较少且变化不大的情况下。然而，随着人才流动的频繁发生，促使工作岗位更新速度逐渐加快，同时使得用人企业随着人才流动逐步呈现混乱状态。另外，由于传统人事档案管理模式单一，已满足不了当前单位的发展需求，若想改变现状，则必须转变管理理念，利用现有资源改进人事档案管理工作模式。⑵部分管理人员积极性不高。传统人事档案管理人员水平整体积极性不高，并且管理手段极为落后，加上用人企业在对人事档案管理上投入的资金较低，因而促使部分管理人员积极性整体不高。从而导致管理人员缺乏正确的管理意识，并且综合能力相对较低，极不利于人事档案管理工作的顺利开展。

二、探析当前人才流动为人事档案管理带来的问题

1.重建档案现象越发增多，制约了市场经济的顺利发展。优秀的人才资源已成为单位发展的关键部分，而近几年由于人才的不规范流动，导致重建档案的现象越来越明显。另外，在人事档案管理中，档随人走是一项重要的管理制度，但当前因为市场经济的发展，该项制度受到严重的冲击。因此，为了经济可持续发展，各地政府、企业等加大力度吸引各方面的人才，甚至常打开绿色通道，允许人才仅提供个人证明材料进行档案重建。针对以上现象，若时有发生，便会形成严重的恶性竞争，从而使得人才流动不规范，进一步增加重建档案的现象，以及制约市场经济的健康发展。

2.档案相关材料移交不完整，出现缺失现象。一般来说，用人单位工作期限内全部员工的人事档案通常有人事部门进行保管。由于频繁的人才流动促使档案的流动性逐渐增大，但目前在人事档案管理中还没有规范、完善的材料移交制度，同时加上人事档案管理较大的复杂性，进而导致档案相关资料移交不完整，甚至出现缺失现象。所以，如果人事档案中证明材料一旦丢失，便会造成极为严重的后果，极不利于人才的调整和使用。

3.普遍存在弃档、死档、人档分离等现象。随着我国经济全球化的发展，进一步推进了外资、民营私企的发展步伐，同样的也使得用人机制与择业观念得到相应的创新，从而为人才发展提供了越来越多的就业机会。但因各单位企业择人标准制度导致弃档等现象更为严重，如企业在招聘人员时，较为重视其发展潜力及实际能力，只需要应聘者提供个人简历、学历学位证书、职称资格证明等复印件，然后评价其潜在发展能力后便决定是否录用，所以便无要求“人到档到”；再如事业单位和国有企业，对看好的人才也不再硬性要求其档案。以上措施虽然为人才发展提供了较多的机会，但实际上导致跳槽现象越来越明显，继而逐渐出现弃档情况，以致于弃档、死档、人档分离等现象越来越多，并且越来越严重。

三、探究人才流动下人事档案管理问题的有效解决措施

1.严格要求规范立档并依法管理。众所周知，档案与人是相互对应的关系，而重建档案的前提要么个人档案丢失，要么已被损毁。而当前一部分省、市为了解决不能档随人走这一问题开放绿色通道，并且建立重建档案的相关政策，这明显不符合国家档案管理的标准和要求。从而无法保障其真实性、可靠性，以致于诱发假文凭、假资历等不良事件的发生。为了杜绝以上情况，必须严格遵循《档案法》的相关规定，规范重建档案。对于档案材料造假人员，应给予其相应的法律制裁；对于档案管理人员，则必须相应的要求其遵守职业道德，具有高水平的专业业务能力及政治素养，并按照《档案法》的规定严格执行。进而促使人事档案管理工作的顺利进行，以及有效维护人事档案管理制度的严肃性，达到人事档案管理的最终目的。

2.合理解决人才去留问题。长久以来，人才作为人才市场上相对自由的主体，与用人单位企业逐步形成新型的契约关系，并且具有自由选择的权利。有数据显示，大部分流动人员选择适合自己发展的空间，是希望实现自身的价值以及体验生命的最高质量。新单位具有更加优厚的待遇，本身就是一种价值的体现，不仅能够带来较高的满意度，还能让应聘人员得到同事、领导的认同及尊重。依据马洛斯的需要层次理论来说，人的需求从低至高主要分为5层，包括生理需要、安全需要、归属需要、尊重需要、自我实现需要。每个人都希望得到尊重，通过努力实现自己的人生目标，若员工与用人企业或单位无法实现协调发展，定会出现跳槽现象，进而增加人事档案管理工作的难度。因此，用人企业或单位不应扣留员工，应予以其尊重，人性化处理其去留问题，只有这样才能保障人事档案管理工作的顺利进行，有效促进市场经济的稳定发展。

3.加强人事人员档案的管理工作。随着用人机制的灵活运用，一定程度上较大的增加了人事人员档案数量，同时也增加了人事档案管理工作的难度。因此，在展开人事档案管理工作时，首先必须加强用人单位企业及人事机构的沟通交流，其次根据具体情况，制定出相应的交流机制，以此强化两者之间的合作。另外，用人单位企业也应相应提高档案管理意识，并且做到以员工为中心，及时收集并整理被人的档案，随后将其档案材料交给机构，同时对机构进行有效监督。从而保证档案材料的真实性、完整性、合理性及科学性。除了积极完成以上工作之外，相关主管部门必须加强对人才流动服务机构的监督和指导，以此确保其各项工作的全面落实，以及保证人事档案管理工作的全面开展，继而有效促进社会经济的可持续发展。

4.顺应时代的发展，促进实体档案的有效改革。现如今，随着现代信息化时代的到来，用人单位企业已逐步建立电子档案，并且创建出人事档案管理数据库。由于实体档案存在较多的证明文件，所以与电子档案相互共存，但是因为人才流动的问题，用人单位企业之间可以移交电子档案，而实体档案则必须保存至地方政府等人才档案室当中。因此，用人单位企业需要针对实体档案的内容进行整理和优化，对于一些详细的内容可作出适当的删减。另一方面，在人事档案管理工作中，用人单位企业可以结合计算机技术对实体档案进行辅助管理，并利用计算机软件对实体档案进行分档，从而保证实体档案的真实性、可靠性，有效推进实体档案的改革。

四、结语

综上所述，随着市场经济的逐渐发展，使得人才流动现象频繁发生，因而较大地增加了人事档案管理工作的难度。因此，为了全面提高人事档案管理水平，用人单位企业必须及时发现并解决人才流动为人事档案管理带来的诸多问题，并结合自身的实际情况，不断改进和创新解决措施，从而推进社会经济的可持续发展。

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