退休人员人事档案管理范文

导语：如何才能写好一篇退休人员人事档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公文云整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】新时期；退休人员；人事档案；档案管理

0.引言

现在，社会老龄化速度加快，国有企业的体制不断改进，导致企业退休人员的数量越来越庞大。人事档案对于企业退休人员意义重大，部分企业对于退休人员的人事档案管理不规范，导致部分人事档案材料丢失，不仅对退休员工个人利益造成了损害，还造成了极其不良的社会影响。因此，研究新时期如何加强企业退休人员人事档案管理工作意义重大，不仅有助于完善我国的社会保障制度，而且可以为企业减轻负担，有助于企业的长期发展，退休人员将来的生活也更加可靠有保障。

1.新时期企业退休人员人事档案管理的现状

进入21世纪之后，我国的社会主义现代化建设迅速发展，人们生活质量提高的同时对社会保障、人身权益保障提出了更高的要求，但是，新时期的企业退休人员人事档案管理工作仍然存在以下几方面的问题，需要我们不断改进。

其一，在管理制度方面存在一些问题，主要是档案管理的发展不平衡、相应制度不完善。虽然全国各地都在开展社会保障档案工作，但是退休人员人事档案管理制度不完善，细节规定不明确，标准不统一。而且大城市、发达地区的状况明显优于不发达地区，而一些小城市、农村和落后地区几乎没有社保机构，没有建立相应的档案管理制度，这种不平衡直接影响着我国档案管理、社保工作的整体发展。

其二，企业退休人员人事档案的移交接收管理比较混乱，大部分企业的人事档案管理人员不够专业，甚至有些企业随便录用一些社会人员来进行管理，这些人员对于退休人员的人事档案材料、国家的相关法律规定、社会保险内容根本不了解，导致档案随意堆放，不能分类整理，人事档案缺少、材料不齐全的现象普遍。企业退休人员人事档案的移交接收管理混乱，结果导致了许多民事诉讼案件的发生。

其三，意识比较淡薄。企业更多的注重经济发展与财务管理，对于企业退休人员人事档案管理不够重视，甚至有些企业认为人事档案只是企业与员工雇佣关系的材料，对于退休人员不会耗费精力去管理，或者只是应付管理。而退休人员由于对自身权益不够了解，法律保护意识淡薄，没有把人事档案同自身利益关联，不了解它的价值，没有对企业的退休人员人事档案管理工作起到督促作用。

2.新时期加强企业退休人员人事档案管理的重要性

新时期加强企业退休人员人事档案管理是我国档案管理发展的需要，主要从以下几方面进行阐述：

一方面，对于国家来说，新时期国家出台的多项政策都表明了人事档案的重要性，体现了对于人身权益和社会保障的重视，企业退休人员的人事档案自然是其中不可分割的一部分。

另一方面，对于企业来说，加强企业退休人员人事档案管理十分有必要。退休人员人事档案是企业全面反映员工的文件材料，主要包括员工的个人经历、工作表现、思想政治以及业务范围等，是真实反映退休人员的材料依据。退休人员人事档案可以为企业以后的人事资源管理提供依据，同时退休人员的人事档案也是记录企业发展状况的一种凭证。

此外，对于退休人员个人来说，有助于维护自身的合法权益，更好的保障今后的生活。新时期，人事档案的重要性地位越来越突出，退休人员在退休之后参加社区养老保险，人事档案是很重要的凭证，关乎着退休人员今后如何享受劳动待遇和社会保障，为保障退休人员的合法权益提供了依据。同时，有利于退休人员今后生活的合理规划，例如，通过退休人员人事档案的社会化管理可以使退休员工在退休之后充分利用自身的才能再次工作，不但能够充实晚年的生活，还能在自己的岗位上更好的实现自我价值。

3.新时期完善退休人员人事档案管理的措施

3.1加大经费投入，加强退休人员档案管理科学体系建设

大部分的企业都比较注重成本投入，成本也主要投入在最关键的部门，档案管理方面的经费投入一般很少。在新形势下，企业应该设立退休人员人事档案管理的库房，并配备相应的设备。随着新世纪计算机技术和网络通讯技术的飞速发展，应该加快企业退休人员人事档案管理的信息化水平，一方面，对于退休人员人事档案的查询、编码、传递等采用计算机辅助管理，在节约人手的同时还可以提高工作效率。另一方面，可以将退休人员人事档案的内容信息化，新时期数据库技术已经发展的越来越成熟，并且广泛应用到生产生活的各个方面，将退休人员人事档案的内容编入计算机，此时可以充分利用扫描技术，将档案信息内容形成一个完整的数据库，实现档案资料的优化管理。

3.2组织好退休人员人事档案移交接收工作

社会迅速发展，市场竞争越来越激烈，必然会有许多企业倒闭、被淘汰，对于大型企业退休人员的数量有增无减，从而，退休人员的人事档案被频繁的移交接收。组织好企业退休人员人事档案移交接收工作，需要企业聘用专业的档案管理人员，具有良好的职业道德和专业技能，才能将人事档案管理工作做好。另外，要求原单位在移交退休人员人事档案的时候，根据规定将相关的材料补充完整，尤其是涉及到退休人员以后经济待遇、社会保险的相关材料要收集完整，对于一些缺失无法补充的材料，需要在《转移档案材料清单》中做详细的记录。

3.3加强宣传工作，提高退休人员对档案管理的认识

加强宣传工作，首先，要加强相关法律法规的宣传力度，例如，我国的《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国社会保险法》等，做到人人学习法律，人人懂法律，充分利用法律来保护自身权益。可以建立企业退休人员学习人事档案管理相关知识的长效机制，通过聘用一些有专业知识的档案管理人才为企业退休人员讲解实际的相关操作，也可以积极响应所在地区高校的一些科研活动，让退休人员了解到人事档案与自己切身利益息息相关。一些社区可以充分利用社区资源，开展公益活动，让退休人员在茶余饭后就能学习到人事档案管理、社会保险、养老保险等方面的知识。

4.总结

综上所述，企业退休人员人事档案管理同国家、企业、个人的利益息息相关，是加强社会管理、开展社会保障工作的基础。新时期，提倡以人为本，构建和谐社会，虽然新时期的档案管理工作还存在一些问题，但是通过建立完善的退休人员档案管理科学体系、提高档案管理人员素质、加强退休人员的保护意识，可以有效推动退休人员人事档案管理工作的发展。

【参考文献】

[1]王新亚.解析当前人事档案管理存在的问题[J].办公室业务，2011（10）.

[2]李桂汝.浅谈如何实现退休人员由企业化管理向社会化管理的转化[J].科学之友，2010（15）.

[3]陈颖.关于做好人事档案管理工作的思考探讨[J].时代教育（教育教学），2010（07）.

[4]叶美珍.企业退休人员档案管理的几点思考[J].引进与咨询，2006（09）.

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关键词：退休干部；人事档案；档案管理

我国各地制定的退休干部人事档案管理规范均是大相径庭，各大企业中的管理规定亦是不同的，退休干部人事档案管理工作与企业发展息息相关，但许多企业并不注重档案利用，退休干部档案利用率更低，各项档案管理工作均未落到实处。因此，探讨退休干部人事档案管理，对企业发展有着极大推动作用。

一、退休干部人事档案管理中存在的不足之处

1.退休干部人事档案管理意识弱

当下诸多企业仅注重经济利益追求，档案管理意识弱。企业领导仅将自己的精力与资金均投入于各项生产经营及产品销售，对档案管理工作并不关注，认为退休干部与企业仅是雇佣关系，无需将精力与资金投在人事档案管理工作上，导致企业退休干部档案管理工作十分被动，大多数情况下都难以应付全局，各项工作完成质量偏低，退休干部上访或是存在争议时则无原始资料查找。档案管理人员对此项工作的认识偏差，导致退休干部认识档案管理工作与企业发展脱节。

2.退休干部人事档案经费少

企业退休干部人事档案管理工作的落实，要为此设置专门的库房，派遣专业管理人员，建立相应的保障措施与制度。但这些工作的落实均需充足的经费，以确保退休干部人事档案管理工作有序展开。

3.退休干部人事档案管理欠缺

利益驱动导致有人想要获得企业退休干部原始档案，企业退休干部人事档案中的原始资料均是长时间保存，具有相应的商业价值与收藏价值，有人会由利益驱使而想方设法的获取相关原始档案资料。

二、退休干部人事档案管理工作相关建议

1.加强企业对退休干部人事档案管理的认识度

要不断加大宣传力度，引导企业深刻认识到退休干部人事档案管理工作的重要性。可根据实际情况开展各种活动，运用报纸、电视等媒体大力宣传档案相关法规与社会保障法规，引导各级领导深刻认识退休干部人事档案管理的重要性，并知道档案丢失或者缺损后的危害，督促其自觉将退休干部人事档案管理列入日程，真正重视退休干部人事档案工作，根据实际情况给予相应的经费支持，全面维护退休干部的合法权益。

2.加大经费投入

要根据企业实际情况加大资金投入，积极改善退休人员人事档案管理条件与环境，健全和完善各项基础设施建设，以确保企业退休干部人事档案管理工作有序开展。社会保险经办部门要积极争取并获得政府支持，加大资金投入，同时建立专门的退休干部人事档案管理库房，为其配备计算机、扫描仪等设备。库房要做好防火、防盗、防潮等方面工作，保证退休干部人事档案存放安全。

3.加强依法治档

要不断加强依法治档，持续加大退休干部人事档案管理力度。档案管理行政机构各项工作的开展务必遵循依法治档的原则，将退休干部人事档案管理工作列入国家档案管理内容中，根据《档案法》中的各项要求严格落实管理工作，强调标准严格、执法严格、监督严格。全面维护退休干部人事档案管理工作的严肃性、规范性，促使档案法制建设进一步发展。

4.加大队伍建设

为了能够有效提升退休干部人事档案管理效率与管理质量，在实际的管理工作中企业退休干部人事档案管理工作人员要不断加强自身素质，根据现代化社会发展需求，配备思想政治素质过硬、文化素质高，同时数量信息管理技术的人员，档案管理专业知识及文字水平亦应过硬，这样才能够保证在人力资源上保证退休干部人事档案管理工作的实际需求。综上所述，企业退休干部人事档案属极具保存价值的文件材料，干部退休时要以此为根据经劳动保障行政机构审批，亦是退休干部办理养老保障的原始资料。本文探讨了退休干部人事档案管理，分析了退休干部人事档案管理中存在的不足之处，包括退休干部人事档案管理意识弱与退休干部人事档案经费少、退休干部人事档案管理欠缺，并提出了适用于退休干部人事档案管理工作相关建议，通过加强企业对退休干部人事档案管理的认识度与加大经费投入和加强依法治档，同时加大队伍建设，为企业退休干部人事档案管理工作提供参考依据。

参考文献

[1]李瑞.做好企业退休人员工作与企业和谐问题关系之探析[J].人力资源管理,2015(3)

[2]宋秀杨.企业要着力经营好退休人员的“幸福生活”[J].办公室业务,2014(5)

[3]李喜昌.如何构建离退休管理服务人员与离退休职工之间的和谐关系[J].现代企业文化,2012(18)

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关健词： 健康档案 特殊流动人员情况登记表 档案信息资源

我国步入老龄社会以来，高校退休人群所占学校总人数比例越来越大，达在职人员的1/3甚至1/2，而在这部分人员中，大多是管理经验丰富的老干部、教学水平高的老教授、学术造诣深的老专家，他们堪称学校的宝贵财富，社会的珍贵资源。近年来，随着高校档案工作在申报考评高校的整体发展中所起到的重要作用，高校退休人员档案管理工作也逐步受到重视，很多高校的离退休工作处专门设置兼职档案员，并鼓励和组织他们参加系统培训。但其工作毕竟起步较晚，处于探索阶段，仍有许多需要研究和解决的新情况、新问题，笔者也在工作实践中积累并产生一些建议，与同行进行交流。

现阶段，高校中退休的老同志已不在职在编了，其管理服务工作虽由学校离退休工作处负责，但养老金实行社会化发放，医疗保险也交由社会保障局负责，特别是退休人员居住的城市街道和社区属地管理人员的介入，使得高校退休群体的管理尤其复杂。因此，笔者认为建立完善、系统的高校退休人员档案库，特别是除退休人员在职期间的人事档案以外的健康档案、专业技术人员资料档案、特殊流动人员情况登记表的系统建立，是沟通社会化管理的一座桥梁，也是利用现代化档案管理退休人员、服务退休人员、组织退休人员，充分发挥老同志身上蕴藏的能量的一种有效形式。

一、建立离退休人员人事档案

高校人事部门在办理新退休的老同志的退休手续时，离退休人员档案管理者同时从人事部门提供的该同志人事档案中拷贝资料，建立退休人员初始档案。

1.建档时应认真落实退休人员在职期间的所有相关档案资料，包括各基层档案形成部门的党团、任免、奖惩、职称评聘、工资、学历、业务考绩、科研成果及岗位的变动等等归档材料。

2.退休档案管理工作人员还应多方收集其余情况资料，建立包括：

A、退休人员退休履历表（含退休人员个人爱好、特长登记表、文体活动登记表），标注退休人员退休时归属单位，方便日后与各部门开展爱老敬老活动。

B、社保医保资料登记表（含社保卡号、家庭住址、联系方式，家属联络方式等）。

C、确认并建立老人的老年大学学员档案资料和老年科协会员档案资料。

以上资料应通过对退休人员原属部门和家访逐一了解、详细登记，以保证初始档案的完整性，为日后充分利用档案资源打下良好的基础。

3.短缺的档案材料要及时弥补，确保属归档范围的、关系退休老同志切身利益的、有价值的档案资料全部归档。

建立退休人员初始档案时，确认退休前职称待遇是相对关键的一项工作，这关系到老人的切身利益。

二、建立离退休人员健康档案

高校人事档案中，健康档案一直是一项空白。离退休人员的健康状况记录，其实是我们有组织、有计划地安排其中一些身体较好、有精力、有经验、有专长的老同志开展一些力所能及的科研活动、社会办学、关心下一代、某些管理工作、科技咨询等活动的重要依据。要想充分发挥离退休档案信息资源的效益，首先要以服务为建档的宗旨，建立记载离退休人员身体状况各项指标的健康档案：

1.包括全面的健康检查的内容：五官科、外科、内科、肝功能、找癌细胞化验、B超、心电图以及特殊检查等。

2.包括对患有特殊病症（癌症、高血压、恶性肿瘤、冠心病、糖尿病等）的离退休人员，建立特种病定期检查记载档，在首次建档时，检查应该全面细致，尽可能地把反映人体健康的资料有系统分层次地收录进去。

3.健康档案还应建立病情摘要及处治方案，应对离退休人员每一次住院的详细病情的简明摘要及处治方案的主要内容有较详细的记录，这对随访健康状况都有着极其重要的作用，是健康档案中必须具有的内容。

4.离退休人员的健康检查项目存在不固定性，健康检查获得的资料因而具有不连贯性、不完整性的特点。因此，档案管理人员在每次体检完毕后，应及时补充新增检查项目，特别包括高校所在地区不定期发起的各种疾病普查内容及结果入卷归档。

5.退休人群中，部分老人会因种种原因远居国外或者外省份，根据相关政策，档案管理人员应及时建立异地居住退休老人的异地就医情况登记卡，详细记载老人健康、就医、药费报销和联络方式等情况。

现阶段，各高校每年一度的体检结果都由体检医院出据完整系统的体检报告发给个人，档案管理人员只要及时收集整理，分类归档，健康档案就会为离退休人员社会化管理提供最直接有效的服务。

三、建立离退休专业技术人员档案

离退休人群中的许多老同志知识宽厚、专业性强，他们毕生从事教育事业和钻研专业，直至退休仍希望将未完成的科学研究继续下去，要充分发挥这些老教授、老专家的专业特长，搞好人才资源的二次利用，建立并补充这些离退休专业技术人员的档案显得越来越重要。

高校专业技术人员的档案相对比较完备，离退休档案管理者通过人事处、科研处等相关部门收集到离退休专业技术人员在职期间的档案资料，收集的原则是真实反映离退休专业技术人员在工作、学习中形成的，记录其一生经历和贡献的有价值的资料，同时通过联系本人收集补充退休后仍然从事科研工作的资料，包括：

(1)离退休前后作为高级专家时所从事的职务、科研活动的文章、报告、演讲稿、声像影音资料等。

(2)离退休前后从事的科研项目的取得成就的作品及重大科研成果的图片，以及各类获奖证书、专利审批复印件等。

(3)离退休前后获得的社会名人专家的评价、上级科研部门的表彰复印件等。

(4)部分离退休后聘用单位聘书复印件，以及所在单位的任职、科研情况等都是极有保存价值的档案资料。

高校离退休专业技术人员的档案既是学校的知识财富，又是社会的知识财富，这记录着专业技术人员智慧、经验和成果的资料档案，给后人查阅、借鉴和享用提供了便利平台。

四、建立离退休特殊流动人员情况登记表

近年来，离退休人员中，很多老人异地投靠子女，或随儿女侨居海外，不易联系。这些特殊流动群体的逐渐增多，给养老金的认证带来极大的困难，同时也给老人的社会医疗保障带来了很多不便。为了减少这些问题的发生，离退休档案管理者应及时与老人联络，争取掌握第一手资料，在第一时间里登记离退休人员流动人员详细情况，笔者结合自己的工作情况，特制订如下列表：

离退休特殊流动人员情况登记表

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【关键词】信息时代；深化改革；企业档案；管理工作

企业改制后人事档案由集团公司档案中心统一接管，无论民营化、股份制、集团控股企业或集团公司人事档案，仍由集团公司统一管理，这样保证了职工的合法权益，解决了职工档案后顾之忧。

在企业改制中利用人事档案是维护企业职工的合法权益的重要凭证：一是企业改制领取安置补偿金的重要依据；二是职工办理社会保险的重要依据；三是职工退休办理的重要依据；四是职工享受增量补贴、特殊津贴的重要依据。

企业改制后人事档案，打破了传统的干部和职工档案的区分，集团统一实行改制后职工档案分类方法，人事档案采取按姓氏笔画统一排列，划分为四部分：在职职工、离退休职工、辞职职工、死亡职工档案。档案在使用的过程中随着职工本身角色的变换，随时调整。

1.改制后存在的问题及原因

1.1人事档案管理的重要性认识不够

长期以来，相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区，认为人事档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。甚至有些领导认为档案工作只是档案部门的事，对档案工作不闻不问，不想管也不愿管。

1.2人事档案存在严重的断档和人档分离现象

在改制利用人事档案的过程中，存在部分职工档案有断档或缺档现象。有以下几类：

（1）随着人才流动性的增大，很大部分人的档案并没有随之流动，档案存于原工作单位，由于人才的流出，档案管理人员不再对此人的档案进行更新，流出后的工作经历一片空白。本人在整理人事档案的时候，就发现某些同志的档案不存在连续性，毕业分配后，有单位接收，但是接收后到来我单位之间这段时间档案就是空白，究其原因，就是在原单位辞职后，去了其他企业，应聘我单位后去原来单位把档案调出，就存在了断档现象。

（2）　企业将人才引进后，很少去查看求职者的档案，用人单位也基本是以个人在实际工作中的业绩来考评员工。人事档案挂在人才市场，没有及时提交单位而仍放在人才市场，但是档案没有更新，这也是造成断档的原因之一。

（3）　随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。并且由于许多公司、单位对档案没什么要求，导致了这种人档分离的情况愈加严重。

1.3人员配备不足

由于目前档案管理人员单位仅配备12人，负责集团公司文书、科研、基建、会计、人事等门类的档案管理工作，即要维持大量借阅、查询、日常维护工作，又要做好档案资料的收集、整理、分类、编目、排架、电脑输入、编研工作，导致了档案人员工作量过大；又因为大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，因此会严重影响了档案管理水平。

1.4人事档案管理的信息化程度不高

科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，这些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。

2.关于解决问题的对象

2.1人事档案的收集

为了便人事档案能够真实地全面反映个人全貌，人事档案管理要经常通过人事部门收集职工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确。完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。不属于归档范围的材料，不擅自归档，经过鉴别，可据情况予以处理。

2.2人事档案的整理

人事档案管理人员对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职职工档案、离退休人员、辞职人员及死亡档案进行整理、分类、编号、入柜。对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严：格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。。在整理装订人事档案材料时，凡不归档需处理的材料必须填写《处理人事档案材料清单》，并报请有关领导审查批准，由专人负责监毁。

2.3档案的转递

随着用人机制的改革，企业人员流动大，人事档案的转递量日益增大，档案，中心应在收到

2.4人事档案的鉴定与销毁

集团公司规模大、档案资料多，库房有限。大量档案资料充实着档案库房，给档案管理带来不便。特对档案材料的鉴定销毁做如下规定：凡是没有保存价值和属销毁处理的材料按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的领导批准。死亡、失踪人员的档案由档案中心保管15年后，可报集团领导审核同意后予以销毁。企业对国家、省和市级模范人物及有特殊贡献的人员死亡后，其档案仍有档案中心保管。若档案鉴定和销毁工作不及时，会影响了企业职工档案的管理工作，使工作人员造成繁重的工作量，也阻碍了档案工作现代化管理。

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        我们都知道青少年是祖国的未来和名族的希望，被人们称作祖国的花朵。可是我们更不能忘记另一股力量，我们的离退休人员。他们是党和国家的一支不容忽视的专业力量更是国家的“国宝”。这期间以企业的退休人员最为突出，他们都曾经为为国家的经济的建设做出过很大的贡献。对于他们档案的管理和服务真的不容我们忽视。

一、 企业离退休人员的档案管理现状

国家的发展离不开老一辈无产阶级的奋斗，同样企业的发展也同样离不开那些离退休人员。可以说没有他们的辛苦奋斗也就没有企业的今天。而然，在他们退休以后企业却不再重视他们，以至于对于他们的档案管理也没有引起足够的重视。主要表现在以下几个方面：

1、 与在职员工相比他们的档案被随处安放

今天的企业为了更好的生存竞争都非常激烈，似乎每天都有企业倒闭或者面临倒闭。对于这些企业的离退休人员档案几乎无人问津，甚至有些人的档案早已经不知去向，再加上国家政策的改变致使很多人都被迫退休，他们的档案也同样得不到合理的保护。

2、 环境简陋、材料缺失

由于在档案管理中经常出现资金不足的情况导致工作人员只能将离退休人员的档案放置在箱子里而无法为离退休人员建立一个专门的档案库来保管他们的档案。再加上企业的不重视导致档案管理人员拿到的档案材料残缺不全从而为这部分人的档案管理工作带来困难。

3、 管理人员不合格

无论是破产企业的档案管理人还是社区的档案管理人员，由于都没有进行档案管理方面的培训，所以管理能力相对较差甚至有些管理人员根本达不到管理的资格。

4、 企业离退休人员的档案仍然用最原始的方式进行管理

由于企业的不重视致使这部分人的档案依然采用手工方式进行管理，而没有考虑到这部分人的价值从而更好让他们为企业进行服务。

二、加强企业离退休人员的档案管理的重要性

1、 从民族传统方面看：中华民族从出现到今天已经走过了五千多年的发展历程，五千多年里形成了许多传统美德广为流传，其中尊重老人爱护老人就是非常重要的一条。企业离退休人员从年龄上讲都是老年人，而让老年人安度晚年正是我国一直倡导的目标。所以为了能够让他们度过一个安详的晚年必须要加强他们的档案管理和服务工作。

2、 在离退休的企业职工当中，有些可能是因为年龄或者身体方面的原因不能再继续胜任工作。另外还有大多数人员他们有实力也有能力更愿意为企业的建设贡献自己的一份力量。为了能够让这些老年人更好的为企业发展和建设服务也要加强他们的档案管理和服务工作。。

3、 与年轻的职工相比离退休人员更有经验和阅历，尤其是工作在一线的离退休人员技术水平更是毋庸置疑。对于这些人企业只要稍加指点他们就可以为企业创造价值，企业重新招用他们也可以在一定程度上缓解社会的压力。所以，加强对离退休人员的档案管理工作不论是对企业、离退休人员自身还是国家来说都是有利的。

三、 怎样加强企业离退休人员的档案管理

既然离退休人员对于企业的发展存在这么多好处那么应该怎样加强企业离退休人员的档案管理工作呢？笔者认为可以从以下几点入手;

1、 完善档案管理机构和体制

要想对离退休人员的档案进行管理首先要完善档案管理的机构。具体应该做到政府要建立一个专门的机构来管理离退休人员的档案，并且为每一位离退休人员建立专门的档案数据库。这样一来既防止了离退休人员的档案无故丢失也避免了材料不全而无法让这部分人更好的为企业进行服务的麻烦，同时也可以

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避免随意领取养老保险金等问题的几率，还可增进军民感情，真正实现离退休人员的档案管理与社会服务相连接。

2、 建立一支专门的队伍加强企业离退休人员的档案管理

可以采取内部选拨和社会招聘两种方式来寻找离退休人员档案管理方面的人才，争取从中挑选出一批思想觉悟高、专业技术强、文化程度相对达标并且喜欢档案管理工作的一群人员来加强档案管理工作。并且对这部分人定期进行考核并按照考核程度分配职务，从而真正把企业离退休人员的档案管理与社会服务结合起来。

四、 改变以往对待离退休人员的观念

要想真正做好企业离退休人员的档案管理工作必须要改变一下两种观念：

1、 离退休人员的档案已经没有用处了。社会上普遍存在着无视离退休人员的档案的现象，认为他们应经老了根本没有任何价值了对于他们的档案管理根本不用去加强管理。这是一种非常错误的想法，加强他们的档案管理首先对社会有用其次可以更好的体现党的政策。

2、 企业离退休人员的档案无法归类。现在普遍存在着离退休人员的档案不知道如何归类的情况，其实这种想法也是不对的。离退休人员的档案对于我们年轻人来讲是一笔很大的财富，他们的经验教训都可以对我们今后工作的正常开展起到不可替代的作用。因此我们一定要保护好企业离退休人员的档案。

五、 加强企业离退休人员档案社会化服务

档案的管理是为了更方便地服务于档案的利用，做好企业离退休人员的档案管理工作最终目的是为了更好地服务于广大离退休人员，更快地实现离退休人员社会化管理。所以，企业离退休人员的档案管理与服务是相辅相成、密不可分的一个整体。

企业离退休人员档案社会化服务内容：

1、退休人员购买公有住房时，根据人事档案对其工龄认定。

2、退休人员子女入党时，提供给单位（学校）政审情况。

3、退休人员异地定居迁入户口时，提供干部履历表或工人登记表复印件。

4、房屋过户时，退休人员亲属关系证明。

5、退休人员独生子女证丢失申领补助费时，提供独生子女审批表复印件。

6、退休人员的工龄工资、高级职称、劳模等相关待遇调整。

7、其他有关退休人员档案社会化服务事项。

总结：

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【关键词】人事档案规划管理；存在问题；措施

随着我国社会经济水平的逐步发展，我国社会制度也逐步发展，人事档案规划管理是国家对人才规划的重要管理措施，也是促进我国社会人才资源综合应用的重要措施，加强对我国人事档案规划管理的探究，有利于推进我国人事档案规划管理逐步实现科学化、专业化发展，为社会主义和谐社会发展提供源源不断的人才保障。

一、当前我国人事档案规划管理中存在的问题

（一）我国人事档案规划管理的管理机制不完善。我国人事档案管理体系随着社会管理体系的发展逐步完善，推进我国人才应用的规范性，但从目前我国社会人力资源应用管理的发展趋势来看，我国社会人事档案规划管理中依然存在一些问题，成为我国人力资源管理的阻碍。首先，我国人事档案规划管理机制不完善，我国事业单位人力资源管理中，人事档案经常出现调动过程中档案丢失，或者导致人事档案管理内容不明确或丢失，造成事业单位人才管理机制混乱，对我国人才资源的应用造成严重阻碍。

（二）人事档案规划管理的管理内容规范程度较低。其次，人事档案规划管理的管理内容规范程度较低，部分人事档案管理单位对档案管理的层次性不明确，事业单位人事档案内容体系庞大、种类繁杂，人事档案规划管理缺乏层次性，不仅使档案管理人员的管理难度增加，同时造成人事档案规划管理出现人事档案内容管理脱离实际或者人事档案不符的现象，为我国社会人才资源的合理分配造成影响。

（三）人事档案规划管理的管理技术手段较落后。现代互联网技术手段的应用促进社会信息的传播管理，但我国部分地区的事业单位人事档案规划管理依旧采用传统的人工管理，这种管理形式不仅制约了人事档案管理内容安排的规范性，工作效率较低，同时工作人员对大量的人事档案进行管理，容易产生人事档案管理信息核对不准确，人事信息保密性降低，对我国社会人才档案规划应用管理造成漏洞。

二、推进我国人事档案规划管理发展的措施

（一）逐步完善人事档案规划管理的机制。为了进一步推进我国人才应用水平的发展，引导人才管理机制实现多元化管理发展，应积极完善我国事业单位人事档案管理制度，推进我国人事档案规划管理的科学化发展。例如：积极对事业单位中人事档案规划管理中人事信息资源收集、整理、存储手段实现多元化管理，促进我国人事档案规划管理水平的科学化发展。

（二）实现人事档案规划管理内容层次化发展。事业单位人事档案规划管理是国家人力资源管理的重要渠道，为了促进我国现代社会发展中人才应用发展水平的进一步发展，实现我国人事档案管理内容层次化发展，我国人事档案管理主要分为学生、工作人员和退休人员三部分。人事档案管理部门可以依据各部分人事档案的特征进行分层次管理，大大提高了我国人才资源管理水平的发展，提高了人才应用、管理的效率。例如：某地区人事档案规划管理部门依据该地区人才发展特征对管理内容进行细致化规划，不仅提高了当地人才资源的实际应用能力，同时也为我国整体人力资源管理的发展提供了便捷的管理措施。

（三）将先进的互联网技术手段应用在人事档案规划管理中。现代互联网技术应用到人事档案规划中能够提高我国人力资源应用管理水平的科学化发展，互联网技术的应用能够改变传统人事档案规划管理中管理规模大、人员工作压力大的管理趋势，完善的计算机人事规划管理系统能够提高人事档案规划管理的工作效率，促进我国人事档案规划管理效率的逐步发展。例如：我国某地区将互联网虚拟空间应用到档案规划管理中，不仅提高了人事档案规划管理的准确性，同时节约了大量的纸张，实现了人事档案管理的节约化发展。

（四）提高人事档案规划管理人员的专业性。此外，事业单位进行人事档案规划管理的工作人员，应当以人事管理的本专业学生优先，实现我国人事档案规划管理在人员应用上的专业化发展，促进我国社会制度管理体系的专业化发展。例如：某地区人力资源与社会保障局一方面对人事档案规划管理人员进行档案管理专业知识的培训，另一方面，积极吸收专业的人事档案管理人员，引导该地区人事档案规划人员管理水平的逐步提高。

三、结语

现代社会中人才竞争已经成为社会竞争发展的趋势，积极做好人事档案规划管理能够促进我国人才管理、人才规划水平的专业化水平进一步提高，完善我国人才应用管理制度，促进社会人才应用管理体系的完善发展，为社会主义和谐社会建设提供源源不断的人才保障。

【参考文献】

[1]冷书君.高校人事制度实施效能的实证研究[D].沈阳师范大学，2014.

[2]黄燕.文化视野下的中美高校学生事务管理比较研究[D].华东师范大学，2013.

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关键词：社会保障；社会保险；档案管理；组织保障；法律保障；制度保障

社会保险档案是在社会保险实践中产生的。它存在于社会的各个角落,影响着千家万户，它与人类共生存同命运,为各级领导提供可靠的参考和法律依据,为平民百姓的需求提供服务。它浓缩了一个国家，一个城市的沧桑巨变。同时，社会保险档案又是开展社会保险工作的原始资料。随着社会保险制度改革的不断深入，社会保险体系正向全方位、多层次，一体化方向发展，社会保险档案越来越在社会保险制度建设和事业发展中起到重要的作用，在全面发展市场经济的今天，在新时期新形势下，社会保险档案工作的成否，直接关系到各单位的合法权益、关系到职工的切身利益、关系到社会大局的稳定，社会保险档案就必须适应社会保障制度的要求，加强社会保险档案管理工作，使之发挥在社保事业中的重要作用。信息资源更是筹划城市未来发展的可靠依据，社保档案信息也同样如此。即有人类就会有信息传递。信息是资本，市场是舞台。显而易见，最大限度地开发和利用档案信息资源，作为信息的重要组成部分,社保档案越来越受到重视,对我国社会主义市场经济建设具有十分重要的意义。社会保险工作有它的特殊性，社会保险档案工作也在探索和实践中逐步完善，社会保险档案既不是各门、类档案的分头管理、单向发展，也不能是多件门类的松散结合，要从根本上加强社会保险档案的管理，社会保险档案就要适应市场经济的需要，适应新的形势，就必须实行规范化管理。在新时期新形势下，社会保险档案工作的成败，直接关系到社会稳定大局，关系到各单位的合法权益，关系到职工的切身利益。社会保险制度要适应社会主义市场经济的发展，社会保险档案就必须适应社会保障制度的要求。随着我国社会保险事业的发展，社会保险档案和保险档案工作的强化成为亟待抓好的要事。笔者认为应该从三个方面着手。

一、加强社会保险档案管理的组织保障,开发社保档案的意义

社会保险档案工作是档案事业的重要组成部分。是社会保险事业管理的基础。重视和加强对社会保险档案工作的领导，是全市的档案部门和社保部门的一项重要任务。各级档案部门和社保部门要本着对职工负责、对企业负责、对社会负责、对历史和未来负责的态度，把管好、用好档案当作取信于社会和公民的大事来抓。要针对当前连云港市大批中小企业的兼并、拍卖、解体、破产后，大批离退休人员和带资分流职工的归属问题，而档案和社会保险事务管理还不尽完善的现状。目前连云港市社保档案所处的状况是五大保险分散管理。这样不但浪费一大批资源和技术人才，还给各企事业单位带来不少重复劳动的麻烦，社会上反映存在很多问题。因此我市社保功能还不十分健全，档案部门要加强行政管理，对社会保险档案工作要经常性的进行监督、检查和指导。具体经办各项社会保险事务的各级保险经办机构，要充分代表广大离退休人员、大批失业人员等职工的社会保险利益，为广大离退休人员和参加社会保险的职工提供更优质、高效的服务，加快构筑“独立于企业事业单位之外，资金来源多元化、保障制度规范化、管理服务社会化的社会保障体系”。要在进一步巩固规范离退休人员养老金社会化发放和按时足额发放的基础上，进一步为广大离退休人员和企业带资分流人员开展好以下社会化良好服务工作。为推进档案工作不断上档次，上水平提供了组织保证[1]。（1）代管退休人员档案。凡参加社会保险的企事业单位工人、个体工商户、自由职业者退休后，其人事档案和社会保险档案应由社会保险事业管理机构代管；对于破产企业离退休人员的档案，各级社会保险事业管理机构要认真清理，及时接管。（2）要为代管档案的离退休人员办理离退休人员养老金调整申报工作，负责填报养老金调整审批表，办理审批手续。防止在退休人员待遇调整时少调、漏调现象发生。（3）为企业一次性带资分流工人、自由职业者、个体户和各类参保人员代管社会保险档案和人事档案，代办社会保险缴费义务，为到达退休年龄的职工代办退休审批申报手续，保证其按时享受退休待遇。（4）为离退休人员和广大参保人员提供社会保障、劳动法律、法规政策的咨询服务[2]。

二、加强社会保险档案管理的法制保障坚持依法治档

大众的档案意识，代表一种历史意识、法律意识、科学意识，是一个社会文明程度和科学化素养的具体体现，在档案工作中，要不断提高档案工作人员的法律素质，强调对法律精神的正确掌握和运用；增强档案工作者档案法制意识，把自己日常行为自觉纳入法制轨道，用法的要求来规范自己言行，使档案管理工作在法制化的轨道上健康运行。要进一步建立健全档案法制工作机构，并充分发挥其在立法、普法、行政执法和执法监督等法制工作中的综合协调和职能作用。增强全员法律意识，提高全员法律素质，把依法治档化为全员的自觉行动，档案法律法规才能真正落到实处，档案法才能得到普遍遵守和贯彻实施，法制建设才能步入健康轨道，档案工作体现重要作用，从而为档案事业的健康发展打下坚实的基础[3]。社会保险档案有其自身的特点：情况复杂，门类繁多,面广量大。各级档案行政管理部门，应积极配合社保部门制定适合社会保险档案的业务规范，使这部分档案管理符合国家档案管理的规范化、标准化、科学化的要求。为了更好的开展档案利用工作，要进一步编制和完善档案搜索工具，做到查找迅速准确。通过利用档案为专用基金的移交，劳动关系的理顺、基金的追缴等诸多方面提供全方位、多方面的信息，维护企业和职工的合法利益，促进经济繁荣和社会稳定，为社会保险体系的全面发展奠定一个坚实的基础[4]。

三、加强社会保险档案管理的制度保障

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关键字：人事档案；信息化；医院

1 引言

现代各组织机构对于人员的管理重视程度空前提升，人员的档案信息作为录用及任免过程中作用越来越突出。特别是领导干部的人事档案，对于一个医院的发展具有重大的影响。现代社会信息化程度越来越高，推进信息化在人事档案中的应用，具有重大而深远的意义。

2 人事档案信息化建设研究

2.1 现阶段医院人事档案信息化建设的困难

（1）人事档案信息化管理人员专业水平不高

从事人事档案信息化建设和管理的工作人员不仅应具备较高档案管理技能，同时对于计算机及网络技术的要求较高。现实中从事医院档案管理的人员多数并不是档案管理相关主业出身，虽然在长期的档案管理过程中积累了一定的档案管理能力，但是计算机技术多数仅限于简单的应用，缺乏专业的技术支撑。由此导致在建设信息化的人事档案过程中，不能快速准确的完成信息的检索和录入，致使医院的人事档案信息化水平不高。

（2）人事档案信息化存在安全风险

信息化建设过程中的安全风险是难以规避的存在，这也是进行档案管理所必需承担的风险。在信息化人事档案的建设中，一旦发生信息泄露，将造成更为严重的后果。现阶段医院对于人事档案管理中的安全风险认识不足，存在的安全隐患较多。

（3）对于人事档案信息化建设的重视程度不高

绝大多数医院将资源投入到医疗、护理等可以为医院带来直接效益的部门的工作中，对于起到辅助作用的人事档案管理，长期不被重视。同时在人事档案建设与管理过程中存在重视收集，轻视利用的弊端。很多医院比较重视信息统计过程，一旦信息归档就认为万事大吉。医院管理层对于人事档案开发和使用所带来的效益没有正确的认识，对于人事档案信息化多能带来的巨大便利和经济利益认识不足。

（4）人事档案信息化建设制度不够完善

在制度建设层面，虽然《档案法》和《全国档案系统信息化建设实施纲要》已经颁布并实施了一段时间，但是在医院方面的落实不足，也没有相关的档案管理细则以供参考。因此医院系统内部并没有形成一套完整的成体系的制度，在没有具体实施细则指导的前提下，医院人事档案信息化建设长期停步不前，多数医院的人事档案信息化建设停留在口号中并没有落实在具体的实践。

2.2 实施人事档案信息化管理的优势

（1）提高医院人事档案的准确性

纸质档案管理是医院传统人事档案管理最主要的方式，显然这样的档案管理方式已经不能满足医院新时期发展的需要，纸质档案管理和保存难度大，而且更新不及时，医院人事调整，医护人员成果不能及时反映到纸质档案上，导致医院人事档案陈旧，信息准确性不高，而且难以对纸质人事档案进行全面监控管理，一些医护人员私自更改人事档案资料的现象难以杜绝。实现医院人事的信息化管理，不仅可以及时更新人事档案，提高人事档案的准确性，而且可以提高档案管理的安全性。

（2）提高人事档案管理工作效率

传统纸质档案查询、检索效率低，而且反复的查阅还会造成对纸质档案的损坏，增加了档案保管的难度。而实现医院人事档案信息化管理，建立相应的医院人事档案信息库及检索目录，不仅大大提高了医院人事档案管理工作效率，节省了人力、物力，而且延长了纸质档案的使用寿命。

（3）发挥人事档案在人力资配置中的作用

魍车闹街嗜耸碌蛋付杂诠ぷ魅嗽钡哪芰Ψ治鲎饔蒙跷，不能快速完成人员的比对与分析，因此，纸质档案的作用在医院人力资源的管理中经常被忽略。但是经过信息化建设的档案管理能有实现快速的信息筛选和分类对比，完成多个角度的工作人员能力分析，从而为医院人员工作岗位调整和人力资源配制提供依据。与此同时，在建立信息化的人事档案的过程中，通过人事部门和其他部门的协调工作可以有效的提高整体工作效率，对于提高医院资源的整合能力具有突出作用。

（4）人事档案信息化有理由节约资源

纸质档案占用大量的纸张资源，同时想要完整的保存档案信息，需要新建或者扩建库房，同时增加设备投入。在耗费大量人力财力资源的前提下，仍不能保证信息的完整性，霉变、氧化、火灾等都会对档案资源造成威胁。在实施人事档案信息化管理之后，海量资源只需要体积很小的硬盘就能装载，对其进行备份也能大大提高信息的安全性。

3 实施人事档案信息化建设的建议

3.1 增强安全管理

信息化人事档案的安全管理可以从以下几个方面入手：首先，严格控制档案信息的访问权限；其次，无关移动存储器不能与信息存储计算机链接；再次，安装杀毒软件并进行定期升级；最后，内部网络特别是存储管理网络不得与互联网链接，建立物理隔离。具体来看应制定详细的档案管理规章制度和惩罚手段，明确具体负责人的责任和义务，落实安全责任制。

3.2 重视系统的定期维护

人事档案的信息化管理是一个动态的过程，在此过程中需要对其进行定期的维护和更新，需要做到以下几点：首先，信息录入完整详细，数据的完整性是后期管理的基础；其次，培养数据定期更新意识，委派专职人员对数据库进行信息更新和系统维护，人员变动和成长都是一个不断变化的过程，只有将最新的信息录入系统才能保证系统在使用中的可靠性。

3.3 深度开发、充分利用

之所以要进行人事档案的信息化管理，就是要提高人事档案的利用效率，发挥人事档案资源的作用，因此必须充分认识并大力提高信息化人事档案的利用率。医院人事档案信息化建设主要包括以下几个部分：人事信息收集和统计、数据日常维护、信息检索和统计分析。在信息收集和统计过程中应对工作人员按照工作性质进行分类，并按照姓氏和编号分类，然后依据人事部门和组织部门在人员入职、培养和工作中的具体表现建立个人电子档案，主要包括学历、社会关系、业务能力和奖惩情况等。便于在后期的工作人员职称评定和升迁中进行比对、同时在离退休人员办理手续的过程中也能提供全面详尽的信息。

4 结语

综上所述，现代社会中信息化已经深入到生产生活的方方面面，医院应抓住信息化这一趋势，尽快推进人事档案信息化建设步伐，提高重视程度，在人员和资金两方面加大投入，同时做好信息资源的安全工作，最大程度利用好信息化人事档案，为医院发展助力。

参考文献

[1] 唐书怡. 人事档案信息化建设探析[J]. 黑龙江科技信息， 2015（22）.

[2] 钱峰. 医院人事档案信息化建设探析[J]. 医学信息旬刊， 2010， 23（11）：4167-4168.

[3] 刘涛. 高等学校人事档案信息化建设探析[J]. 陕西学前师范学院学报， 2007， 23（3）：101-102.

[4] 周艳. 高职院校人事档案信息化建设探析[J]. 中国科教创新导刊， 2013（35）：232-233.

[5] 李佩云. 医院人事档案的信息化建设要点分析[J]. 东方企业文化， 2014（13）.

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人力资源管理中人事档案管理工作非常重要，人事档案是一个能够反映事业单位招聘人才的信息显示资料库，能够将每个人的履历显示得清清楚楚，便于人力资源管理部门开展工作，将人员调配达到最优化。但是，在长期的工作过程中，人力资源管理工作在实施的过程中，人事档案的作用并没有最大化的体现出来，反而不受重视，对比当前的社会发展速度，对人才的利用是一个单位的长久发展的源泉，因此，人才的管理工作不能够忽视，所以人事档案必须受到各个领域和企业的重视才能够满足市场日益增长的需求量。

1、在事业单位中人事档案管理工作的现状以及作用

当前，事业单位为了提高员工的工作业绩，充分的调动大家对于工作的热忱，在人才选拔方面采取流动时的选择方式，这样的方式不同于过去传统的“铁饭碗”事业，认为只要进入了某些企业就能够一生不用在愁找工作的事情。这样的按岗取酬的方式，在一定程度上改善了当前由于稳定的人员在某岗位的以权谋私的现象发生，有效地促进了员工的调配制度，有助于形成新型的人事管理调配制度。此外，对事业单位来说，是一个全新的人才调配机制的再次改革，要求企业的人才聘用制度不断有新的突破，逐渐转变为以鼓励为先的人力资源选择模式。人力资源管理从根本上来说就是将人才进行合理调配，进行有效的管理机制，将人才的才能最大化、合理化的激发到最大的限度应用在实际的工作岗位上，为企业创造效益。人事档案是一个全面累积的过程，它是事业单位预测人才能力，评估企业人才能力的有效保障，也是事业单位对自身人力资源进行维护的有力依据。人事档案还能够为人力资源管理部门提供对人才再培养，再学习的提升过程，最大限度的将人才的潜能激发出来，不断提高工作人员的工作热情，更好地为企业创造收益。

面对当前知识大爆炸的时代，人力资源的最优化是一个企业长期发展的必修课。为了适应当前经济体制的改革，事业单位人力资源管理制度也随之发生变化。21世纪将是一个人才掌控的时期，以人才为主的人力资源管理模式才是成功之选。我们所要选择的是能够适应当前社会竞争激烈的人才，能够为企业出谋划策的人才，能够不断提高自我、突破自我的复合型员工，当然，对于这个聘用人才的市场而言，必定是择优录取，稀缺人才必然会受到企业的争相选择。今后，人力资源的发展必然是一个更加科学化智能化的过程，在评定一个人员是否有能力适应工作的前提就是人事档案中的资料显示，知识型、复合型的员工将是未来各个领域之间发展的人才选择的必然趋势。要想吸引更多有志之士，企业自身必须开始不断革新人才管理体制，要将吸纳有才干、有创新意识的、高素质的员工逐一招揽进来，成为后期公司发展的潜在动力。

面对事业单位各个岗位的竞争诱惑时，人力开发部门以及人力资源部门都将人事档案作为基本考察标准。在事业单位中，人事档案的类型主要有企业管理者的档案、从业人员档案、退休人员以及离职人员的档案和死亡人员的档案这四类。人事档案中的内容主要记录一个从业人员在实际的工作中的工作能力、业绩水平、素质水平等。人事档案对于一个员工今后升职加薪具有关键性的决定作用。在事业单位中相当于一个资源信息管理站。人才信息通过人事档案充分的展现出来，能够正确化、准确度较高的记录出人员的信息，是一个单位站在客观角度欣赏评估人才的有效保障。

但是对于目前的社会用人现状而言，人事档案管理过程存在很多的弊端，例如：工作效率低、准确性较差、考察不全面、对人员的能力评估水平不足等都是人事档案无法发挥功效的影响因素。具体表现在人事档案的管理制度不完善，使得很多的单位人事档案管理工作不能够正常有序的进行无法满足当前经济社会对人才发展的要求。经济社会不断向前发展，人才的来回调动十分常见，现在很多单位出现从业人员的不稳定性，大多数人员采取将档案提取后放置在人才市场中或者放置在原单位后一去不复返，导致弃档、废档以及死档的数量持续增多，在传递过程中，某些学校或者单位将学生的人事档案或者员工的人事档案弄丢，导致整个人才招聘过程秩序混乱，给人员招聘增加了不小的难度。其次，缺少专业的人事档案管理人员，普遍就职人事档案管理人的素质较低，大多数人都认为人事档案管理的工作不需要很高的技术含量，只需要一个认识字的人，能管事的人即可，这样的想法大错特错。人事档案管理工作信息化建设力度不足，管理水平较低，不能够引起各单位的高度重视是其发展应用的另一大问题，事业单位对人事档案管理工作的重视程度不够，导致整个人事档案管理工作效率较低，缺乏系统化的管理体制。最后存在弊端的地方是人事档案的信息内容采集不全面，从业人员对人事档案的信息管理理解不充分，从而降低了人事档案的参考价值，另一侧面严重的限定了人事档案对事业单位今后调配人员、考察员工业务水平时具体安排。

2、加大人事档案管理体系建设强度，不断完善人力资源管理制度

随着改革开放进程的不断加快，越来越多的人们重视到人事档案的关键性作用。人力资源是人事档案的展示平台，人事档案是人力资源发展的有力保障，因此，二者之间的关系密不可分。为了增强事业单位的人事调配的能力，就必须增强自身人才队伍的不断壮大，提高企业自身的发展潜力，以吸纳更多的专业化人才加入其中。

2.1完善人事档案管理体制，引进先进的管理设备

随着人力资源管理制度的不断变革，在国内实行全体聘用体制的环境下，事业单位的人才招聘机制也随之发生了巨大的转变。人事档案的变革势在必行，为了提高事业单位在人事档案管理工作方面的力度，加强对劳动关系的界定，明确人事档案管理制度化、合理化管理的发展要求，建立起属于事业单位的人事档案管理制度，增强事业单位档案材料的归纳整理工作，在具体的人事档案的管理工作执行过程中，管理人员需要依据事业单位规定的档案规整要求以及明确移交日期，强调档案保管的重要性，对不按时归还档案或者将档案遗失的管理人员制定严格的管理办法，对于新材料的规整要求，需要做到及时归纳入库、定期监察管理档案的存档情况，为了降低管理人员的工作压力，可以在管理过程中实现二次管理，管理责任下放到各个部门，每个部门各负其责，大家共同将人事档案工作做实做好。

为了适应当前经济社会的发展，档案管理设备需要定期的进行更新维护，在资金支持方面需要人力资源部门及时的与事业单位进行沟通。为了避免人事档案遭遇火宅或者水灾的影响，对于档案的安置地方应做好防火防潮的管理工作，在档案室内装设监控系统，能够时刻监管档案，保障档案的完整性，防止盗窃事件发生。对于人事档案管理工作的区域，应将档案工作人员的操作室、信息存档室以及阅览室划分开，从而保障档案的安全性，为了满足档案信息化的管理要求，事业单位需要定期的购进计算机等设备进行信息的录入和登记工作。

2.2核查档案内容的完整性，及时完成资料的整理工作

对于档案内容的核查，可以按照企业不同的职权将事业单位的人员档案划分开，依据以人为本的管理理念，把不断强化人事档案管理系统作为发展目标，把丰富档案信息作为长期的发展要求，在档案的信息采集过程中，注意各个部门人才的政治思想水平、业务水平、心理素质、知识体系、专业特长、科研成果、教学能力等，做好完善和整理工作。对于一些能够证明人员业绩成果变化以及各种社会实践活动、专业经历以及项目经验等资料做好登记记录，为后期表彰员工时有资料作为保障。在对员工的聘用合同，合作协议以及劳动合同的资料收集方面，必须予以重视，加强管理人员的技能素质提高，强调资料收集整理及时性的重要性。

2.3鼓励管理人员不断学习，促进人事档案管理工作建设

对于事业单位的从业人员而言，从业人员的业务水平和思想素质直接和事业单位的经济收益相联系，选择纪律性较强的人事档案管理人员能够加快单位建设人事档案体系的进程，选择责任感较强的管理人员能够时刻将从业人员的档案或者和企业利益相关的资料保障完整性作为使命一样去完成。事业单位要想提高人事档案的管理水平，就必须加强对管理人员的培训力度，不断鼓励更多的员工加入到维护档案信息安全的队伍建设中去，不断增强管理人员的知识水平，同时学习管理学、历史学以及人事科学等知识，不断地将自身的所见所学实践于人事档案管理的工作中去，从而提高事业单位人事档案管理水平。

2.4增强人事档案管理信息化建设，实现资源共享

人才流动的幅度越来越大，使得人事档案管理工作的难度随之加大。因此，人事档案管理工作必须要结合人力资源管理部门，将事业单位的人员信息不断完善，不断加强管理体系的建设力度。对于管理人员而言，事业单位应鼓励管理人员学习先进的管理技术，促进整个事业单位的人事档案管理水平。定期地开展教育培训，并且要求每一个管理人员都必须认真学习，不断累积学习经验，争取成功的应用到人事档案的管理工作中。加强人事档案科技含量的注入，例如引进国际先进的档案存贮设备将档案的文字信息转化为数字模式，保存到相应的磁盘中，便于企业领导或者员工进行核对。在资源共享方面，应积极利用互联网技术，尽快实现信息资源共享的最大化，采取高科技的建设手段将人事档案管理工作越做越好，不断完善人事档案的管理工作。

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一、社会保险档案的含义和归档范围

社会保险档案是国家档案的组成部分，是各机关、企业、事业单位和各社会团体为其员工办理社会保险、失业救济保险、医疗保险及生育保险、工伤保险等各类社会保险项目过程中形成的，记载和反映每个员工参加各项保险统筹时间长短、缴费多少、因工作变动而至保险统筹关系转接变动以及支用、计发养老待遇等情况，以一个单位、社会团体或以个人为单位分别集中整理保管起来，具有一定保存价值和实际工作查考利用价值的文件材料。

归档范围包括：

1. 政策依据类：国家、地方出台的有关社会保险制度及改革的政策法规，社会保险缴费、待遇支付办法以及经办机构工作方面的规范性文件。

2. 业务凭证类：各类社会保险费用的扣缴凭证、汇缴凭证、转接凭证、报销凭证、支用凭证、理赔给付凭证等。

3. 结算账卡类：各项社会保险费用汇缴账册、支用给付账册、缴费花名册、单位各项社会保险费用管理手册、参保人员保险手册以及保险统筹关系转接清册、转接变更登记卡和职工各项保险管理卡片等。为便于管理利用，此类材料中凡涉及参保人员的各类手册、资料、卡片等均应集中统一立卷，做到每人一份社会保险档案案卷。

4. 统计报表类：参保人员工资变动情况统计审核表、各类社会保险费用汇缴统计表以及支用给付统计表等。

5.离退休人员社会化管理类：离退休人员退休待遇、退休人员生存调查表采集的指纹存档资料、离退休人员人事档案管理、遗属待遇的通知书和待遇决定书、遗属待遇审批表， 调整养老待遇、遗属待遇的申报表。

6. 电子档案类：指社会保险工作实现办公自动化以后形成的各种数字信息档案等。

二、社会保险档案管理存在的主要问题

1. 重视不够。由于社会保险档案管理是一项新的工作，人们对其重要性普遍认识不到位。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案处于无序状态，作用无法充分发挥。

2. 管理制度不规范。从各地社会保险档案管理现状看，能够严格按照国家档案管理的有关规定管理社会保险档案的社保经办机构并不多，由于目前还没有制定统一的社会保险档案管理制度，缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全，丢失、涂改、损毁社会保险档案的现象时有发生，影响了社会保险档案管理的规范化、标准化。

3. 专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，严重影响社会保险档案的质量。

4. 保管条件差。由于场地限制和经费不足等问题，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的档案只能由经办人员分别保管。致使社会保险档案存在诸多安全隐患，也给日常工作带来不便。

三、完善社会保险档案管理的建议

1. 提高认识。社会保险部门要增强社会保险档案意识，把这项工作纳入本单位和本部门发展规划和年度工作计划，加大资金及人力投入，落实档案存放场所，建立起社会保险档案工作发展的长效机制，确保社会保险档案工作健康发展。

2. 加强业务建设，实现社会保险档案工作的规范化和系列化。社会保险业务具有政策性强、涉及面广、工作量大、专业性突出等特点，因此，其管理要统一规划，合理布局，统一标准，分步实施。就是要根据本单位社会保险档案构成、规模、特点以及与其他业务的联系，制定出社会保险档案业务规范标准，使社会保险档案业务工作有据可查，有章可循，并把这项工作总体目标分解到各职能部门的年度工作计划，纳入岗位责任制，以保证其顺利进行。

3. 建设专职队伍，提高管理水平。针对目前社会保险档案管理人员的业务素质偏低，不能适应当前的社会保险档案管理需要的事实，社保部门应采取通过引进档案专业人才，对现有社会保险档案人员进行专业培训的两步一起走的方式进行，促使社会保险经办机构队伍整体素质得到提高，实现社会保险档案标准化、规范化、精细化管理。

4. 社会保险档案要规范管理。对历年积累的纸质档案，可先按档案的特点和形成规律，确定归档范围，采用类别、年度和保管期限的分类方法进行科学分类和整理。对已破损的，需按要求进行裱糊，再根据国家档案管理办法，对应归档的资料进行标准化装订，填写卷面，设立档案全宗卷，按年度、按类别规范排列入柜。对历年形成的电子介质档案，也应按规范归档入室，并编制出各门类的检索目录，以便查找。