协商函范文

导语：如何才能写好一篇协商函，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公文云整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

尊敬的x先生：

您好!

我公司十分感谢x先生所负责的 项目选择使用我们的产品，您的选择是对我们的信任，也是对我公司产品的一次检验。目前我公司在 项目由xx市xx区 xx商行负责销售和服务，在此先预祝我们此次合作愉快。同时我公司xxx总经理对您发出诚挚邀请，希望x先生来我公司进行考察指导，并对合作事宜进行协商。

xx市xx管业有限公司

xxxx年xx月xx日

篇2

2、汉代对商人的经商行为实行严格管制，商人社会地位低下，为了使商人和别的社会阶层区分开来，因此在服饰方面有着严格的要求。

3、例如商人上街穿鞋必须是一只黑一只白，以及在衣服的用料方面只许穿麻衣而不能穿丝绸锦袍。

4、扩展资料：

篇3

公司商务信函格式范文1中国科学院研究所关于建立全面协作关系的函

大学：

近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：

一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。(略)

二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。(略)

三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。(略)

四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。(略)

五、加强图书资料和情报的交流。

以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。

中国科学院研究所(盖章)

一xxx年月日

公司商务信函格式范文2XXXX技术开发总公司：

我司于X年X月X日去函给贵公司，联系我司在XX向贵公司购买二宗用地(7000平方米和3000平方米)的办证事宜，贵公司也根据当时实际情况向我司作出了回复。

近来，上级管理部门在检查我司工作时多次墩促我司着力解决上诉二宗用地的历史遗留问题，明晰权属，为企业改制创造必要条件。为此，我司特致函贵司，望尽快办出二宗用地国土规划两证或复函说明二宗用地的现状，提出比较具体解决问题的办法。

此函

盼复

二0xx年X月X日

公司商务信函格式范文3尊敬的XX：

非常荣幸能与贵所成为租赁关系，该租赁合同正式起租生效时间为X-X-X日(免租期为一个月)。

目前贵所还有如下几项事宜未按合同洽谈中的承诺兑现。入住贵所已经1个多月了，以下3个问题也多次找贵所相关人员进行交涉，但到目前为止以下3个问题还没有得到解决，为此特再次函请贵所为我司解决如下问题，以免继续延误我司正常工作运行。

目前需解决的事项如下：

一、电信光纤问题(该问题目前已经严重影响到我司员工正常工作，给我司带来了工作上的极大不便以及一定程度的损失)。

二、贵单位放养有狗并且没有栓住，可以在院子里面随意走动。考虑人身健康和安全，请务必采取措施对4条狗进行圈养或者栓住。(由于4只狗整日整夜的守在大门口，不但吓唬到来我司的访客，也多次吓唬到我司的女员工)。

三、大门关闭时间问题(当时在谈租赁合同期间，我司已经提出，有员工需要加班，夏天不超过晚上22：00，冬天不超过晚上20：30，可目前贵单位在傍晚17：00已经紧闭大门)，由于我司员工出去晚饭回来之后没有大门钥匙已经多次被锁在门外，只好电话叫里面的同事来帮忙开门，非常不方便。

以上3个问题敬请贵单位尽快解决，以免继续延误我司正常工作运行，并引发不必要的租赁纠纷。

敬请复涵

篇4

[关键词] 语言学 商务英语信函 语言特点 翻译

一、引言

如今,由于经济全球化的影响已深入各国,国际贸易对一国经济的发展越发起着至关重要的作用。在国际贸易往来中,贸易双方主要联系方式为外贸函电,通俗来讲即为商务英语信函。虽然由于电脑和网络的快速发展使E-mail交流不断增多,但这一趋势亦不能撼动商务英语信函在双方联系过程中的重要地位,因为商务信函可以作为法律依据而存在,同时可以把问题阐释的更为透彻详细,从而促进合作,可以说每一笔交易的促成都需要商务信函的辅助。因此,对于每个需要进行对外商务往来的公司来说,商务信函的作用便不可小视,因为好的商务信函可以增加公司的经济效益。因此,目前社会对商务信函的关注愈加明显。本文将初步从语言学的角度探索商务信函的总体特征,并分析具体商务英语信函中语言(包括词汇、语法、语气)的使用,同时与中文信函进行对比,从而提出翻译商务信函的原则及注意事项。

二、从语言学的角度看商务信函的总体特征

1.商务信函的语场

语场即话题,即言语交际的范围。对我们日常生活来说,交谈的语场可能涉及科技、宗教、法律等各个方面,具体到商务信函方面即为商务活动的整个流程,包括询盘、发盘、下单、付款方式、装运、保险、代办、申诉、仲裁等等环节。

2.商务信函的语旨

语旨即为言语交际中所涉及到的人及其关系以及交际意图。可进一步分为个人语旨与交际语旨。个人语旨牵扯交际的参与者及其社会关系,决定着交际的正式程度、熟悉程度及专业程度。功能语旨是用来描述在某一情境下使用的是何种语言的一种范畴。

商务信函的语旨即为交易双方,也称交易伙伴。要注意他们的关系不像亲朋好友而是生意之交。故写商务信函时多用语严肃、礼貌正式。

3.商务信函的语式

语式是指语言是如何在互动交流中发挥作用的,即语言的传递媒介,如书面或口头。商务信函为书面文体,语法结构完整,且措辞与句式皆十分准确。

三、商务信函语言特征及翻译注意事项

1.商务信函词汇特征

虽然随着网络的普及,商务信函有口语化和非正式化的趋势,但目前无论汉语还是英语在用词方面依然是庄重规范。在商务信函中,选词用语有如下特征:

(1)选词礼貌客气,多用书面语、谦辞、敬语。充分体现商务信函规范正式、公事公办的特点。例:Please kindly let us know whether you would like additional brochures or any of the materials that were handed out at the convention.

(2)商务信函中多用here、there和where加上after、by、under、to、with、from、in等复合副词及古体词。这些古体词虽在日常阅读及生活中很少使用,但因具有浓厚的法律语体和正式语体色彩,常在外贸信函中出现,从而显示其严肃性和法律意味。

(3)用词准确专业。英语词汇中同义词较多,在书写商务信函时要注意根据语境要求语义差别达到选词精确、用词得当。

例1:We shall cover TPND on your order.(TPND为Theft, Pilferage and Non-Delivery的缩写)。

例2:The credit shall be payable against presentation of draft drawn on the opening bank and the shipping documents specified in Article 13 hereof.中credit、draft、opening bank、shipping documents都是商贸术语,在汉语中要根据语境译为“信用证”、“汇票”、“开户行”和“装运单据”。如下表:

2.商务信函句式特征

(1)句式完整,多用复杂句。需要注意的是,英语句法为“葡萄型”,而汉语多为“竹竿型”,意思是英语修饰语多,多在主句之上附加从句,而汉语语句短小,用逗号相连,表意简洁。在翻译过程中,要注意两种语言的不同特点,分析英语句子结构,进行拆译,并调整语序使之符合汉语逻辑。

例:With the increase of the prices which becomes conspicuous this year, the next consignment will be much dearer, so we recommend you to take prompt advantage of this offer.随着今年价格明显上涨,下一批货品价格会更高,因此本公司建议贵方尽早利用这次报价。

(2)多用肯定句,少用否定句。肯定句使信函感觉更委婉,而否定句难免给人以生硬之感。在商务贸易中使收函方见信后心情愉悦可以很大程度上促进交易的进行。

例:

句1:We can’t fill your order because you failed to send your check.

句2:We shall be glad to fill your order as soon as we receive your check.

句2比句1语气更委婉,更符合商务信函的标准。因而在商务信函写作中要多使用肯定句。

(3)多用套语,固定表达。在商务信函的写作中,有写套语可以应用到不同信函之中,这一方面显示出信函的正式性,另一方面也不失礼貌。

例:We are pleased to inform you……

Regarding your letter of +date……

Referring to your letter of ……

As stated below.

3.商务信函语气特征

商务信函的语气要客气、礼貌、委婉,从而树立来函方的企业形象,员工素质,以达到促进贸易的效果。在书写商务信函时应尽量使用情态动词、被动语态和虚拟语气。

例:Would you please kindly advise us when our order will be shipped?

译:能否告知我方订货的发货时间?

相对于英语来说,汉语的客气礼貌语更多的表现在措辞上,如用“贵、尊、高、雅、惠、大”等词称呼对方公司,用“敝、贱、鄙、小”称呼自己的公司,还有“谨告、敬请、欣闻”等,在此多赘述。

四、商务信函翻译原则

商务信函翻译不同于散文翻译,其最大的区别即为不可借题发挥,应讲求精确。切不可望文生义,应对词的含义高度敏感,同时需要掌握一定的商务贸易知识。在翻译过程中应注意商务信函的7C原则,即courtesy礼貌、consideration体谅、conciseness简洁、concreteness明确、completeness完整、clarity清楚、correctness正确。

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同时要谨记,英语是结构性语言,而汉语是功能性语言,所以对信函中常出现的长句要尤其注意。通过以上对商务信函总体及语言的分析,得出翻译商务信函时必要遵循的四项原则。

1.使用书面语言,语言简洁规范,采用公文文体。因为商务信函是交易双方的联系渠道与成交依据,语言应当相对正式,不可过于日常。

同时要注意翻译时格式的变化,目前国际普遍采用的齐头式商务信函居多。

例:

注意在此案例中,译者并没有采用商务英语信函的常用齐头格式,而是采用了普通中文信函的格式,符合既目标语的阅信,又遵循了格式原则。

2.使用地道的商业用语,体现信函的商业风格。这就要求译者对专业术语有一定掌握,并了解商业的习惯表达。

例:Upon receipt of the seller’s delivery advice, the buyers shall, 15-20 days prior to the delivery date, open a transferable, irrevocable letter of credit in favor of the seller for an amount equivalent to the total amount of the shipment.

译:受到卖方的交货通知,买方应在交货期15～20天前,开具一个以卖方作为收益人的可转让的不可撤销的信用证,金额与原发票总额等值。

3.精确翻译事实细节,避免漏译。商务信函的目的在于建立商务关系或达成一定的需求,故在翻译过程中要对日期、数量、金额给予足够的重视,万不可错译或漏译。

例:before April 4th,应译成“在4月4日之前(含4月4日)”

4.语气诚恳礼貌。商务信函的翻译同写作相同,要考虑收函人的阅信心情,故在翻译时务必要留心原文的语气,对原文进行再现,万不可任凭自己的意思改造原文。

例:We should be obliged if you would give us a quotation per metric ton CFR Lagos, Nigeria.

译:如能报给我方每公吨尼日利亚拉格斯成本加运费价,当十分感谢。

五、结语

本文首先从语言学的角度出发,初步分析了商务信函的特点及其翻译,特别强调了中、英信函中不对等的语言现象,并提出了一些翻译的建议及注意事项。但是商务信函的写作与翻译不是一朝一夕便可熟练掌握的,需要阅读大量的商务信函以了解其不同格式,及不同情况下的变体。商务翻译难度则更高,不仅要求译者有良好的双语转换能力,同时还要熟练掌握贸易知识,要求译者不仅要注重语言因素,还要注重非语言因素,从而使信函的写作与翻译更加得体。

参考文献:

[1]彭萍.实用商务文体翻译.北京:中央编译出版社,2008.

[2]李明清.商务翻译标准多元论.长沙:湖南人民出版社,2009.

篇5

⒈　封面　通常会展活动商务邀请函的封面会显示此商务函的性质。普通的商务邀请函（信）封面以会展活名称、主题、主办机构、时间、地点五项内容为主；而特殊的商务邀请函（信）。则在封面上只注明会展活动组织者或项目的名称、收信机构或人员的相关信息并注明“通知、特函、”等字样。

⒉　标题　由会展活动名称和“邀请函（书）或（信）”组成。

会展活动名称可以分为三个部分：基本部分、限定部分和附属部分。其中基本部分和限定部分构成展览会名称的主体。例如：第十届中国家电产品博览会邀请函（信）、第十二届中国国际机床机电展览会邀请函（信）。

⒊　称呼　邀请函的发送对象有三类情况：

（1）发送到单位的邀请函，应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书，称呼中要用单称的写法，不宜用泛称（统称），以示礼貌和尊重。

（2）邀请函直接发给个人的，应当写个人姓名，前冠“尊敬的”敬语词，后缀“先生”、“女士”、“同志”等。

（3）网上或报刊上公开的邀请函，由于对象不确定，可省略称呼，或以“敬启者”统称。

⒋　正文　正文应逐项载明具体内容。

第一部分背景说明。写明举办会展活动的背景和目的；

第二部分组织说明。对会展活动组织结构的进行介绍，包括的主办者、协办者、承办者等；

第三部分是时间与地点。根据会展活动设定的举办日期、结束日期与举办城市、地点进行描述。

第四部分是会展活动的具体内容介绍。

主要包括了会展活动的展区划分、展品设定、同期活动、展示服务、会展活动的特点、会展活动的收费标准等相关内容；第五部分联络信息。写明联系联络信息和联络方式，包括传真、电话、邮箱、负责人等。结尾处也可写“此致”，再换行顶格写“敬礼”，亦可省略。

⒌　回执　回执是被邀请方根据需要和可能而给予的一种反馈信息。通常会展活动的回执内容格式统一的会展组织者进行制定。包括了：参与者单位信息、参与类型、具体展位或广告位、会议活动预定事项、参与人员信息、参与时报到信息说明等。

⒍　落款　会展活动邀请函的落款，通常是会展活动的组织机构名称加盖相关印章。如果是多家机构共同主办或承办，则由多家机构共同签名盖章。以证明此邀请函（信）的真实性与合法性。同时注明邀请函（信）的制作时间。

篇6

关键词：培养；学生；汉语；写作；兴趣

中图分类号：G633.34 文献标识码：A 文章编号：1671-0568（2012）

要想提高少数民族学生汉语写作能力，就要在培养写作兴趣和阅读、仿写等方面多下工夫，要把课堂交给学生，教师在课堂中要发挥好向导作用。

一、激发培养学生写作兴趣

在汉语写作方面，大部分少数民族学生感到写作困难，谈“文”色变，产生厌学情绪。如果我们汉语老师不及时医好这块心病，那么想提高少数民族学生写作教学将是一纸空文。学生厌恶写作，最根本的原因是不知道写什么，如何写。在以往的汉语教学中，我们汉语教师在课堂中只注重讲解词语和生字，不注重课文阅读；只限制在课本上，不要求学生读一些课外读物。建议向同学们推荐好的课外文章，读给大家听，或让大家自己去读；设立图书角，把与学生生活贴近的内容健康有趣的课外读物介绍给同学们，让他们有亲近感；创造机会让同学们自己把喜欢的课外阅读材料相互介绍。这样做有利于发挥他们的主动性，促进大家多读书，积累写作素材，激发写作兴趣。还可以借用活动课等时间，让学生通过朗读、背诵、讲故事、谈读后感、讲与课文相关的知识等形式汇报阅读的成果，以检验大家的阅读效果。这样，学生就可在阅读的质和量上协调发展，有助于激发学生的写作兴趣。

二、培养学生多读、多写、多练习

在汉语教学的听、说、读、写四项技能中，“写”是难度较大的一项技能，这不仅是因为书面语要求严密，需要字斟句酌，更主要的是少数民族学生需要掌握汉语的词语感彩、句法特点和不同的语体风格等。在实际教学中，我们发现即使是一些汉语说得不错的少数民族学生，在汉语写作上也有不少偏误。

“写”在一定程度上，影响了少数民族学生汉语水平的提高。这个问题之所以长期得不到很好的解决，是因为在教学中存在着两个问题：一个是认识上的模糊，一个是训练上的盲目。所谓“认识上的模糊”，指的是对少数民族学生汉语写作教学的性质和特点认识不清，把对少数民族学生的写作教学与母语写作教学等同起来，不符合第二语言教学规律，结果是无的放矢，收效甚微。“认识上的模糊”会带来“训练上的盲目”，即对少数民族学生的写作教学缺乏明确的训练要求、系统的训练内容、周密的训练计划和科学的训练方法。写作教学存在着相当大的随意性，结果也是费力不小，功效不大。所以一定要培养学生多读、多写、多练习的好习惯，以提高学生的写作水平。

三、提高学生写作能力的方法

1．看图写话。看图写话是练习书面表达简单有效的形式。图画形象直观，能激发学生的学习兴趣，是练习写话的好材料。经常看图写话，有利于培养学生的观察力和运用汉语进行思考、表达的能力。新编教材课本提供了很多组图，如：初中二年级上册的第二课“甘甜的不只是井水”；第三课“幸福是什么”；第十二课“翻过来一想”等课文的练习中都有看图写话。课堂中教师应首先引导学生仔细观察图画，弄清图画中事情发生的时间、地点、人物、人物间的关系，确定写作的主体时态。在对画面内容成竹在胸时，先让学生集体口头练，再个别口头说，最后方可动笔写。训练时，要求学生先看，并提示他们在画面里看到了什么，即学生对画面的感性认识，然后让学生看图说话。刚开始时是看到什么，联想到什么都可以说，说的越多越好，尽力让学生展开想象的翅膀。但随着学习深度、广度的增加，老师应当适当点拨，不能像初学那样看到什么就说什么，而是按一定的顺序或步骤来叙写图画内容，并且选用自己熟悉的词汇、句型来表达，使书面语少出语病，符合汉语表达习惯。

篇7

一、应用现状

推广葡萄埋土防寒机械后，防寒机械生产规模不断扩大，形成了以农机科研部门生产为主体的生产企业11家。2004年生产葡萄埋土防寒机械550台套，应用范围由村屯逐步扩大到乡镇，应用面积17599.5亩；2008年在全市大面积推广后，应用机械1120台套，应用面积达到36000亩；2013年底全市埋土防寒机械拥有量2200台套，每天每台机械完成作业31.95亩，总应用机械防寒面积已达15万亩，占全市葡萄栽培总面积的75%，基本改变了葡萄埋土防寒人工作业的历史。

二、技术要点

100PF-A型葡萄越冬埋土防寒机分两种类型：一是以325型四轮拖拉机为传动轴式一体型，二是以22型四轮拖拉机牵引携带柴油机为动力组合分离型，两种机型在作业过程中均可调解覆土厚度、开沟取土深浅度，可广泛应用于平地、坡地葡萄园，葡萄架距3.5～4米、5～8米均可使用，覆土厚度可调到20～25厘米，土质细无土块，可增强抗寒能力，解除防寒等方面均优于人工。

三、效益分析

篇8

各位老师、各位同学：

大家好!

本次活动达到了预期目的，搭建了学生展示自己能力的平台，引起了师生对汉字书写的重视，激发了师生学习汉字的积极性。

我真诚地希望选手们从容镇静，仔细听题，认真书写，完美展现自己的书写功底和语文素养。袁鹰说：“汉字是每一个中国人的精神家园。”让我们以此次大赛为契机，更加热爱汉字，热爱汉字文化。

但在活动中我们不难发现还存在以下问题：一是出现一些常用字词不会写，错别字，书写中基本形体不到位的现象；二是虽基本形体到位，笔顺却严重错误，影响汉字的造形美；三是在书写过程中由于胆怯、紧张等原因，造成会写的字没有写出来。

篇9

同或法律,向违约方提出赔偿要求。文章就索赔信函的写作步骤

及要求提出自己的看法。

关键词商务英语 信函写作 步骤 要求

AbstractClaim refers to the buyer who suffers damage requires the seller for compensation, who fails to carry out contract, according to the contract or law after the dispute happens. This article aims to the writing procedures and requirements of claim letter.

Key WordsBusiness English Letter writing Procedures Requirements

一、引言

在进出口贸易中,由于各种因素的影响如卖方不按合同规定的时间、地点交货;卖方提供的货物质量与合同中提供样品的质量不符;卖方提供的货物数量短缺或货物在装运过程中受损等,使得买方蒙受不该有的损失,贸易合同得不到履行时,往往生产争议,引起索赔和理赔的问题。所谓索赔,是指遭受损害的一方在争议后,根据合同或法律,向违约方提出赔偿要求。因此,就避免不了要写索赔信。写好索赔(类)信函是问题得到解决的第一步,首先向卖方陈述要求索赔的理由、数量等,希望问题得到尽快解决,否则只能诉诸于法律。但大家都知道并非所有的索赔要求都会得到满足,无论作者提出的理由是多么的合理。即使是最好的索赔信函,也不一定会取得所期望的效果,因为在很多情况下,准许买方的索赔,给卖方没有带来什么好处,只是建立一种美好的信誉罢

了。然而,好的索赔信函总比差的索赔信函容易达到效果。因此,写好这一类信函起到不可估量的作用。

二、写索赔信的步骤

进行进出口贸易的人或主管人最讲究的是效率,即在有效的时间内达到预期的目的和效果。因此在写索赔信的过程中,其步骤或格式,尤为重要。在写索赔信之前,必须注意,索赔必须在合同规定的有效期内提出(一般规定是在货到后三十天内提出),若超过有效期,则无权向对方提出索赔。写索赔信通常要遵循下列步骤:

1、信的开头应对提出的抱怨(complaints)或索赔(claims)表示遗憾。

2、说明定单日期、交货日期及所索赔的货物。

3、说明不满的原因。

4、提及由此而引起的不便,并要求予以解释。

5、提出如何纠正的建议。

索赔信的书写应简短、中肯、有力。 信的开头部分开门见山地提出原先规定的条件,提醒对方在正常情况下应如何操作,接着提出问题,最后提出解决的意见和方法。下面请看信例:

Dear Sirs:

This is to inform you 100 printers under contract NO. 3803 arrived at the port here yesterday.

While appreciating your prompt shipment, however, we are surprised to find three cases were broken with the result that 12 printers were damaged to various extents.

We believe the packing is not so strong as to protect the goods inside and the wooden materials should have been 8/9’’ thick.

We informed an authorized surveyor immediately at once. Who examined the goods in the presence of the shipping agents, and we are certain the enclosed surveyor’s report will prove our view to be right.

Under those circumstances, we shall have to dispose of the damaged printers at a greatly reduced price below 40% of their invoice cost. For these reasons, we suggest you make us an allowance to make up for the corresponding loss, say, US $80 for each damaged printer.

We are looking forward to your early reply.

Sincerely yours.

在以上的信函中,买方为蒙受的损失提出索赔。信函的第一句通知卖方(供货商),合同号为NO.3803的100台打印机于昨天到港,紧接着对卖方能及时装运到货表示感谢,然后陈述货物出现的问题,-----有12台打印机严重受损。第三、四段陈述问题出现的原因以及权威的验证材料,证明买方提出的要求是合理的。最后,指出买方所蒙受的损失,提出解决办法的建议,并且希望卖方尽快作出答复。其目的明确,用词准确,条理清晰,简明扼要,不失为索赔类信函的典范。

三、索赔类信函的写作要求

从以上的信例中,我们可以逐步摸索出索赔信函的写作步骤,那么此类信函的写作,具体有哪些要求呢?

1、目的明确,避免使用一些对阅信人有任何冒犯的言词。书写索赔信是希望问题得到尽快、令人满意的解决,并不是发泄买方对卖方的愤懑。这有别于投诉信或控告信。言词过激或措词不当,都可能冒犯阅信人。可想而知,阅信者即是此类事件的负责人或处理者。任何谩骂、威胁或污辱的言词,都不利于问题的解决。

2、准确、简洁地陈述存在的问题, 不要过于简单,也不要过多分析存在的问题。在国际货物买卖过程中,存在的问题有时是无法避免的。而买卖双方大都不愿意出现任何问题。作为买方,在蒙受损失时,不得不向卖方陈述问题存在的原因、程度等。过于简单的陈述,会使卖方认为问题不严重,不必急着处理。过多或夸大分析存在的问题,会使卖方认为买方在无理取闹。

3、尽量提供有效的证据。指出受损物品的数量、日期和名称,并且附上检验单订单、发票的复印件以及其它相关的材料。有时,权威机构的验证,更有利于问题的解决。

4、建议问题的解决方式。例如:告诉对方是希望得到退款或更换。提建议时,要坚定、合理。所谓坚定是指给对方一个明确的要求,不能三心两意,或模棱两可。所谓合理,是指根据合同和国际惯例,该赔多少就多少,不能漫天要价,得理不饶人。

5、相信问题会得到解决。调节指出问题的态度、受理方会更乐意接受。贸易双方是建立在信誉基础上的,有时还会保持长期的合作关系,不能因一次失误而影响双方的贸易往来,从而影响双方的利益。避免说: “You’ll never get any business from me again” (以后再也不和你们做生意了)。

此外,写好索赔类信函还应注意正式文体和非正式文体的用法,正式文体,念起来给人以一种严肃的气氛,非正式文体念起来比较亲切。应使用国际惯例中使用的英文格式以及商用词汇和句式,从而避免一些不必要的误解。例如:

(1) When opening the case, however, we found it contained twenty Model A-234 instead of twenty Model B-234 which we require, as you may see in the enclosed copy of our order NO.618.

(2) However, we found it contained twenty Model A-234 instead of twenty Model B-234 which we require when opening the case, as you may see in the enclosed copy of our order NO.618.

句(1)中采用了掉尾句(periodic sentence)修辞手法,将 “ when opening the case”放在句首,句子结构紧凑,读者只有读到句子的后半部分或句末,才能知道该句的主旨。这种修辞手法能制造悬念,很好地吸引对方的注意。而句(2)中只是将句(1)稍加调整,就成了松散句(loose sentence)由于该句的主句结构复杂,这样的调整使得句子结构松散很容易产生歧义。

总之,索赔类商务英语信函的写作,与一般商务信函格式上没有多大区别,只是写作的步骤与要求有所不同。只要认真研习,还是可以写好的。

参考书目:

[1] 许小平《21世纪国际商务英语写作---理论与实践》 [M] 华中理工大学出版社 2000.4

篇10

[关键词】礼貌原则商务英语信函写作

随着改革开放的深入和全球经济贸易一体化过程的不断推进，我国对外经济贸易得到了很大的发展，国际商务交往越来越频繁。在国际商务交往中，书信则是最重要的书面交往方式。在书信往来沟通中，双方极有可能不曾谋面，而只是以信传情达意。在以信传情达意中，双方应该努力塑造良好形象，争取并保住新老客户，以取得更好经济效益。礼貌是商务信函的重要语言特点。在礼貌原则指导下的信函能够给企业树立良好的形象．进而促进商务活动的顺利展开。

一、商务英语信函的写作原则

写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。一般地，商务信函有以下几个方面的写作原则：

1、礼貌原则(courtesy)

礼貌不仅仅是指有礼而已,并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以，它是从一个“您为重”(You-attitude)的角度考虑问题。为了使商务英语文书更具礼节,撰写者还应避免过激、冒犯和轻视的用词。

2、体谅原则(consideration)

体谅原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时,要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中,寻找最好的方式将信息传递给对方。

3、完整原则(completeness)：在信函写作中,信息完整很关键,所以商务信函中应包括所有必需的信息。

4、清楚原则(clarity)

清楚是商务英语信函写作最重要的原则.一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义，甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择正确、简练的词以及正确的句子结构。一般地，商务文书的撰写者必须将自己的意思清晰地表达出来,以便对方准确理解。

5、简洁原则(conciseness)：要求我们用最少的语言表达最丰富的内容。在写作中,我们应当用简短、易懂、直接、朴素的英语,要避免重复、罗嗦,不要将读者的时间浪费在你那难懂的字眼上。

6、具体原则(concreteness)：使所表达的内容准确而又生动。当涉及到数据或具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等等，尽可能做到具体。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

7、正确原则(correctness)：正确原则是指不仅是语法、停顿和拼写正确，也指语言标准、叙述恰当、数字精确、以及对商业惯用语的正确理解

二、礼貌原则在商务英语写作中的具体应用

1、运用礼貌语言

在商务英语书信交际中，经常使用的尊称语，亲呢语、祝颂语乃至含蓄委婉语等都体现了礼貌原则。礼貌语言的使用，不仅能传递给对方高兴、感激、愉悦等积极情感，同时还可以委婉的提出进一步的要求，这样可以对商务合作的成功起到积极的推动作用。

试比较：

a)YourorderNO．85forl00，000yardsofCottonPrintsArt．NO．1002isrejected．我们拒绝了你方85号关于订购货号1002号印花布十万码的订单。

b)WeregrettoinformyouthatwehavebeenunabletoacceptyourorderNO．85for100，000yardsofCottonPrintsArt．No．1002．我们遗憾地通知你方我们已不能接受你方85号关于订购货号1002号印花布十万码的订单。后一句比前一句恰当，因为后一句比较含蓄，前一句则比较直接、生硬。因此，后一句就是礼貌用语。

另外，我们还可以使用虚拟语气来使要表达的令人不快的意思显得间接委婉。试比较：

a)Ifanotherinstanceofthisdiscrepancybetweenthesampleandthegoodsreceivedoccurs,itwillbeveryembarrassing．如果订货样品与收到的货物不符的情况再发生的话，会令人十分b)Ifanotherinstanceofthisdiscrepancybetweenthesampleandthegoodsreceivedshouldoccur，itworldbeveryembarrassing．第二个句子比第一个句子更婉转，因此，它就较为礼貌。

2、突出对方本位(Youattitude)

在商务英语书信中，我们切记，无论是给谁写信，我们都应从对方的角度来看问题，考虑对方的处境，明白对方的难处，站在对方的立场上。采用你方观点（You-attitude）写信，说明我们理解对方、体谅对方。因此，为了体现礼貌原则，在商务英语信函写作中。人称尽量不使用I或we开头而应采用用第二人称you或其物主代词或者your．以突出Youattitude。译汉时多使用谦辞．称对方为“贵方”．而称自己为”本公司””我方等。例如：

(1)Ifyouareinterestedinanyoftheitems，pleasedon’t?hesiratetotelIUS如果贵方对任何产品感兴趣请告知我方。

(2)TomeetyourrequirementWearewilingtomakesomeconcessionstocut3％ofourpriceifthequantityofyourindividualpurchaseisnotlessthan50tons为满足贵方要求，如果贵方每次购买不少于5O吨的话，我方愿意做出一些让步，降价3％。从以上例子我们不难看出，不管你的目的是提供信息、说服别人还是增进友谊，最打动人的词就是”you”和”your。

3、使用委婉的语气

在商务交流中，双方难免会有分歧．为了不因直接话语而冒犯他人，建议在商务英文信函写作中尽量使用温和、委婉的语气。要想表达委婉的语气在商务英文信函写作中可以适当的使用语义模糊的词汇如Imafraid，Ithink，Ibelieve”或运用虚拟语气，疑问句等形式。例如：

(1)Imafraidwecantaccept”CashAgainstDocumentonarrivalofgoodsatdestination”．我方恐怕不能接受货到目的港后凭单付款的支付方式。

(2)CouldyoumakepaymentbyirrevocableL／C。贵方可否用不可撤消信用证付款。除了以上几种表答方式以外，情态动词、条件句、被动语态过去时的使用也可以起到缓和语气的作用。委婉的语气可以避免对对方的直接命令或指责，易被人接受，对商务沟通起到推动作用。

4、展示人情味

中国人很重感情，人们互相关心，互相理解。尤其当对方发生了不幸或不愉快的事情时往往会向对方表达亲切或同情之意，并且会表示一定的理解和美好的祝福，这种写信人向收信人表达关心、理解或同情的方式我们称作“展示人情味”策略。谚语说得好：“患难的朋友才是真正的朋友”。此话道出的真谛同样适用于商业伙伴之间的相处。当朋友遭遇不幸时，恐怕没有什么能比表示深切慰问的信更能让人感激，更彰显礼貌了。例：Weacknowledgereceiptofyourletterdatedthe3rdthismonthenclosingthereprographyoftheinsurancepolicy，weareregretforyourloss.(本月3日来函和保险单复印件已经收到，我们对贵公司所遭受的损失深表同情。)这是一封与遭受损失的公司就交货期限进行磋商的信函，信中表达了己方对对方遭受的损失的同情与关心，充分体现了写信人富有人情味的一面。

5、避免不和

避免不和在商务信函写作中，主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。

①Wesincerelyrecommendyoutoacceptourproposalasourstocksaregettinglowerandlowerdayandday,andweareafraidweshallbeunabletomeetyourrequirementsifyoufailtoletushaveyourconfirmationbyreturn.(我们真诚地劝告贵方接受我们的建议,因为我们的库存逐日减少。如果贵方不立即确定,我们恐怕将无法满足贵方需要。)在此句中，如果把recommend该为advise的话，就会不妥。因为advise有一种居高临下的涵义，好象非接受我们的建议不可，其实对方接不接受得由自己作主，别人无权干涉。

②Accordingtoourrecords,youhavenotyetsettledyouraccountforelectronicequipmentsuppliedtoyouon10thDecemberand20thJanuarythisyear.（根据我方存档，贵方尚未还清我方今年12月10日以及1月20日向贵方提供的电子设备货物的资金。）作者用Accordingtoourrecords这个间接缓和模糊限制语来缓和对方未付款的事实。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。