开放大学档案建设与校园文化传承途径

摘要：开放大学档案在校园文化建设发展中具有重要地位和作用。从最早的函授教育到广播电视大学再到如今的开放大学，档案传承着学校平民大学的文化和办学理念。在开放大学转型发展的新时代，把握好档案与文化传承的关系，是学校高质量可持续发展的重要抓手。以开放大学档案的主要特点及其与校园文化传承的内在关系切入，对开放大学档案服务校园文化传承的途径作出几点思考。

关键词：新时代；开放大学；档案；文化传承

一、开放大学档案的特点

开放大学档案是高等教育档案的一个重要组成部分，是伴随着时代变革和社会发展，以及人民大众对教育形式和内容的需求变化而变化的。从过去的广播电视教育到如今的开放教育，开放大学档案建设也经历了由广播电视大学阶段的曲折探索到现在发展转型为开放大学时代的快速发展。

（一）开放大学档案的多元性

开放大学的前身是邓小平同志于1978年倡导并批示创办的广播电视大学，当时的历史背景下，广播电视大学诞生，其在发展初期对教育形式进行了多种探索，例如采用广播、电视、印刷品和视听教材等媒体进行远距离教学，开办成人脱产班、普通专修科班、第二学历班、专业证书班，开发奥鹏网络教育等[3]；以及在各个行业百废待兴背景下，从省市到区县，建设形成的三级办学系统；另外，从政府机关到行业企业到部队，开办了各种专业教育需求的工作站和学习中心，为当时的中国培养了大量亟需的人才。随着信息技术的飞速发展，1999年，开放大学开始利用计算机网络有机联合的数字化、多媒体、交互式远程教学平台开展教学。这些曲折的历史背景和多样化的社会需求造就了开放大学档案的多元性。这也是不同于普通高校档案的一个很突出的特点。新时代开放大学的特点之一是开放，这就直接决定了开放大学档案的更加丰富和多元，而且开放大学的教育不局限于学历教育，还包括非学历教育、各种类型培训等；此外，系统区域的办学特色、行业企业的需求也是随着经济社会发展而不断变化。所以，无论从历史上还是今后，开放大学的档案也必将是一个包罗万象的多元化信息库。

（二）开放大学档案的文化性

开放大学是在新时代背景下应运而生的，有划时代的文化意义，特别是在广播电视大学到开放大学转型、高质量发展的历史进程中，档案发挥着重要载体作用。王冰教授研究认为，开放大学文化是开放大学主体在现代远程开放教育的实践活动中形成的物质成果和精神成果的总和[4]。而开放大学档案，正是与开放大学文化的概念意义不谋而合，档案本身就是文化，有文化属性。纸质档案和实物档案是开放大学发展的最真实的历史记录和见证，是学校的物质文化财富；电子档案、照片档案及档案编研成果则可视为开放大学的学校记忆和精神文化财富。例如在广播电视大学、开放大学校庆活动中，我们可充分利用校史档案，用照片档案串成学校发展记忆，将陈旧案卷和传统教学设备实物予以展示，将优秀校友名录故事编撰成册，让大家通过档案来了解学校的办学发展历史和一代代“电大人”“开大人”干事创业的印记。把档案作为开放大学文化建设的载体和底蕴，可以史为鉴，继往开来，让大家读懂档案与校史，传承发展开放大学文化。

二、开放大学档案与校园文化传承的内在相关性

（一）开放大学档案是校园文化建设的载体

开放大学档案是指广播电视大学及开放大学建设发展过程中形成的反映学校历史发展的各种文书、影像等有保存价值的重要记载资料。开放大学档案真实详细地反映了学校的历史发展全貌，是一代代“电大人”“开大人”艰苦奋斗、干事创业的历史见证。它随着学校的建立而产生，并随着学校的发展而不断积淀。一份上级的批复文件、一页毕业生成绩单、一幅教学楼建设项目施工图、一本会计账薄、一张校庆的老照片等每一件每一类档案，是学校发展宝贵的历史记录，也是所有开放大学师生智慧的结晶。无论是纸质档案，还是电子档案，都是开放大学校园文化的宝贵财富。而这些档案本身作为一种信息载体和存储形式，凝结着人的思想意识，也构筑着学校历史记忆。随着时间的推移，档案作为校园文化的载体，连接现在和未来的桥梁作用逐步得到展现。以天津开放大学为例，在2018年学校建校60周年校庆活动准备前夕，大家查询了有关当年学校最早成立状况的老文件，将老照片用现代媒体技术制作成学校发展影集宣传片，并将当年电大的老牌子和电视机、录音机等教学设备实物档案找出予以展示。学校各类档案作为信息和文化载体的作用就这样得到了最直接的体现。

（二）开放大学档案是校园文化育人的纽带

“三全育人”体现了育人工作在理念、方法和载体等方面的创新[5]，恰恰与开放大学人人皆学，时时能学，处处可学的理念相得益彰。开放大学因其特有的有教无类的平民大学文化，承担着全民终身教育、学习型社会建设和提升国民素质的重任。以天津开放大学为例，建校60多年来，天津开放大学累计开设9个学科门类80个本、专科专业，共培养本、专科毕业生近40万人，开展社会培训和终身学习服务5400万人次，为天津经济社会发展培养了大量的有用、好用、管用、实用的迎合市场需求的应用型人才。开放大学的学生年龄跨度大，从事的职业也各不相同，而开放大学的教师往往需要身兼数职，在招生、学生学习等各个环节，教师们针对学生全员进行全过程和全方位的学习支持服务，同时还需要充分挖掘开放大学各类档案的教育价值，汲取营养并输送给学生，让学生不断了解开放大学的发展历史、办学理念、文化精神等内容，让学生充分理解开放教育的精髓和这所没有围墙的大学在促进教育公平方面的特有价值，进而让学生认同并热爱开放大学，最终在开放大学的文化氛围中实现个人学习能力和职业境界的提升。

三、开放大学档案服务校园文化传承的实现途径

（一）完善制度人才建设，提升全员档案意识

目前，全国开放大学系统的档案管理工作职能大多隶属于学校办公室（少数兼有高职的学校除外），均未建立档案馆单独管理，很多学校档案管理人员可以说是身兼数职，既要面对并及时解决办公室各种繁杂的协调工作，还要精心耐心做好学校档案的收、管、用，档案工作人员严重不足。且不管是之前的电大系统还是现在的开放大学系统，一直以来，大家把主要精力均投入在改革方案、重点任务、政策支持等硬发展的路径上，并未将开放大学档案建设列入重点工作和议事日程，且大家在日常忙碌的工作中逐渐忽略了档案工作的重要性，长此以往，容易造成文件材料未及时归档收集、重要的活动未能形成历史记录，甚至人员变动导致工作断档等问题。档案工作有很强的连续性，档案是历史，历史中断很难修补。因此，面对这些问题，笔者建议开放大学系统要以此次更名转型为契机，将档案工作列入重点工作计划，完善更新档案管理制度，并配备专门、专业工作人员管理档案；另外，在全校、全系统各个层面，从校领导到中层干部，从普通教职工到离退休人员，提升全员对档案工作的重视程度[6]，切实做好广播电视大学成功转型开放大学的档案历史延续，并为将来开放大学档案建设发展做好铺垫。

（二）丰富馆（室）藏资源，加强档案文化宣传

第一，加强开放大学档案材料收集力度，丰富馆（室）藏是开放大学校园文化建设的坚实基础。档案工作人员应在日常工作中积极、主动了解、参与开放大学的各项重要活动，并于活动期间掌握第一手资料，以便及时、完整、准确、系统、高效地完成对不同载体的档案的收集，提高档案收集工作的广度与深度，使开放大学档案的内容更加全面饱满，文化底蕴更加丰富深厚[7]。第二，完善开放大学档案管理体制机制，建立健全校内及系统档案工作网络，通过采取定时、定向、专门、跟踪、补充收集等方法，确保收集档案资源全面和完整。同时注重围绕开放大学文化建设内容，做到有侧重点的收集档案。例如针对开放大学制度文化的建设，可重点收集文书档案，将学校在教学科研及管理中形成的规章制度汇总梳理，并进行分类管理和修订完善，形成制度汇编，对开放大学制度文化建设发挥积极的作用；针对开放大学物质文化建设，可以将收集基建设备档案、照片声像档案及实物档案作为重点，充分反映开放大学艰苦创业发展史及校园风貌、校址变迁历程，为学校物质文化建设提供珍贵档案资料；针对高校精神文化建设，可重点对学校办学过程中的重大活动档案的收集，如学校教代会、校庆及重要学术会议等反映学校主要办学及特色活动档案的收集，充分反映学校校训以及办学理念，传承、弘扬开放大学文化精神[8]。第三，档案工作人员要树立档案文化建设理念，充分挖掘和研究档案资源与学校文化建设的关系，并将学校档案资源与地方文化相结合，有效利用开放大学档案开展多种形式的宣传教育活动[9]。可以建立校史展览馆，编写、精炼校史内容，挑选具有代表性的展览实物，利用现代化手段进行设计展示，并可在每季开学初组织入学新生参观学习，使大家更好地了解学校历史发展及办学精神；还可以通过宣传栏以及网络、微博、微信等新媒体途径，将照片及声像档案制作成宣传影集，将无声的文字转化为声文并茂、贴近校园文化建设实际的鲜活宣传材料；另外，还可以定期请一些退休教师职工以及杰出校友分享交流其当年的工作学习经历，一方面，可以提供年轻教职工学习经验的机会，提升大家干事创业的热情；另一方面，通过聆听校友口述当年在学校学习的历史以及现在工作的情况，不仅展示了开放大学优秀校友风采，更重要的是可以加强学生对开放大学的了解，使学生在不知不觉中受到激励和熏陶，让学生在开放大学学习有归属感和获得感，从而发挥档案育人的文化功能，更好地提升档案的文化价值。

（三）加强信息化建设，创新档案利用服务

随着档案事业发展和档案信息化进程的加快，开放大学作为新时代远程开放教育的产物，其档案信息化建设水平理应更高，并且体现更多适合开放大学文化的鲜明特色。1.加强开放大学档案数字化建设，构建电子文件管理系统建设开放大学数字档案馆（室）是新时代开放大学档案建设高效服务校园文化传承的明智之举。充分利用档案系统软件进行档案管理，建立案卷级、文件级目录数据库，可为检索、统计、查档以及数字化建设提供便利。我们可将开放大学档案信息化建设纳入电子校务系统建设中，搭建电子文件平台管理系统，实行对电子文件从收集、保管到利用的全过程管理，实现实时归档和档案信息资源共享；并可建设先进的档案综合管理系统，将电子文件管理、档案信息存储、档案资源利用、档案信息采集、档案鉴定销毁、档案编研、档案统计等工作职能整合一体化[10]。2.建立开放大学档案网站，拓展档案文化宣传途径档案网站，是开放大学扩大档案文化影响力的重要宣传媒介，是学校档案馆（室）面向网络外界的直接窗口。我们可以从档案馆（室）及管理制度介绍、档案编研成果、校史照片等展示方面入手，丰富档案网站内容；另外，还可加强与档案利用者的沟通，从了解用户利用需求角度设计。例如，针对近年来开展的学历认证和干部人事档案专项审核工作，可以将此项需求加到档案网窗口，方便毕业生及时高效办理查档申请。这样以来，通过档案网站的窗口作用，不仅可以使大家更加直观的学习了解开放大学档案和文化，同时也拓展了档案利用途径和范围，将开放大学档案网站建设成为与开放大学“人人皆学、处处能学、时时可学”终身学习理念一致的“人人皆查、处处能查、时时可查”的开放大学档案宣传利用的普惠便民型平台。3.积极开展远程查询服务，创新档案利用方式多元化以天津开放大学为例，为方便学生查阅所需档案，学校开通了政务邮箱预约申请查档服务方式，每年受理700余人次远程查档服务，及时满足了大家查询档案材料、开具学历证明、补办毕业证明书等各种需求，切实高效地解决了学历认证、职称职务晋升、人事档案补充、资格证考试、入职政审等群众集中关注的切身实际问题，提升了大家的获得感和幸福感。天津开放大学还与天津市档案馆合作，开通了民生类学籍档案远程服务利用“一站式”平台，解决了因学校搬迁路途遥远，开放大学毕业生查档多跑路、不方便的问题。这些都是创新档案远程利用，服务大众的重要举措。

四、结语

开放大学是随着高等教育不断适应新形势、新任务、新要求而产生的，在它的发展历史中形成的档案是高等学校档案建设的重要组成部分和特色，开放大学档案是我国高等教育现代化、普及化的真切见证。从广播电视大学发展到开放大学，总结传承“电大文化”，塑造建设“开大文化”，均需要学校各个阶段发展的历史档案作为文化传承的基础和载体。

作者：赵宝磊 单位：天津开放大学