档案信息化建设及档案管理思考

摘要：在经济迅速发展的基础上，信息化覆盖范围逐渐扩大，档案管理也面临着信息化革新要求，积极在档案管理中融入信息化技术，从而不断提高档案管理的基本效率，促进档案管理的顺利发展，是档案管理行业面临的一大机遇。档案管理是存储信息、整理信息、查询信息的重要方式，因此需要积极对档案管理进行信息化建设改革，革新档案管理措施。

关键词：档案；信息化；档案管理

1引言

伴随信息化技术和其管理理念方式的应用愈加广泛和普遍，档案管理工作在融入新型管理模式和技术方法的同时，管理理念发生了很大的转变，管理人员也开始认识到现阶段乃至未来很长时期内，档案管理工作的发展和进步是离不开信息化技术和其应用体系的。因此要积极面对和解决现行档案管理制度和具体工作中存在的缺陷和问题，不断强化信息化技术的应用能力，加大各方面投入，逐步完善信息化条件下的档案管理体系和机制。

2档案信息化建设的具体内容概述

（1）硬件设施。档案管理信息化建设，首要应从硬件设备等方面进行改革。硬件设施是开展档案管理工作的基本保障，若硬件设施不到位，将会严重影响档案管理的质量。所谓档案管理的硬件设施，主要包含计算机、存储空间、局域网、数据库等，正是这些硬件设施组成档案管理的支撑平台。（2）服务意识。档案管理人员的服务意识也是档案信息化建设的重要内容。档案管理是推动社会进步、文化发展的重要资源动力，档案管理人员需要具备一定的服务意识，才能够真正做到服务于社会、大众。档案信息化建设中，需要改变传统档案单一、狭隘的管理模式，在深度、广度上要均衡拓展以满足档案管理发展的需求，加强档案管理人员的专业学习，提升理论水平与专业技，从整体上来提高档案管理人员的综合素质，以此来激发档案管理工作的活力。（3）管理水平。档案管理水平的提升是档案信息化建设内容的重中之重。档案管理水平的提升是信息化建设的重要体现，在科学技术发展迅速的今天，各种高新技术逐渐出现在档案管理中，电子化档案管理模式的实施，是适应经济社会飞速进步的必经之路，同时也对档案管理提出更高的要求。提高档案管理工作的管理水平，对社会发展、经济进步等贡献档案管理的价值。

3实现档案管理高度信息化的具体策略

优化档案信息化建设与档案管理的措施加大档案管理信息资源的整合力度。档案信息资源的工作在档案工作中占据着巨大的优势，同时其也是实现资源共享的基础和前提，然而我国各企业在此方面的认知还不够。信息资源整合应做到将企业的发展历史、现状以及未来规划的相关信息做出汇总，以便于企业领导者以及工作人员随时调用。（1）强化档案管理人员的服务意识。档案管理工作最终的目的是为了给其他人员提供帮助和服务，因此档案管理人员要不断提升自我服务意识，将原本的重保管轻利用的思想摒弃，并树立起重利用轻保管意识。此外，档案管理人员也要不断丰富自身能力和见识，最好能够在工作中实现创新，逐渐揭开档案信息管理的神秘面纱，提高对大众服务的意识，这对于提升单位整体竞争力和社会影响力方面也具有重要作用。为了能够充分实现这一目的，今后应为档案从业人员提供专门的培训服务。（2）提高档案信息管理水平。鉴于各个城市的经济发展情况不同，各个单位的设备配置也存在一定差异，导致我国档案信息管理水平有着巨大的差异。除此之外，部分单位尚未意识到实现档案信息化建设对于档案管理工作的重要性，其未能够积极采购高性能的档案管理设备，也没有充分提升管理人员的个人素质和能力，导致整体档案信息管理水平难以提升。今后企业必须加强对此方面的重视，积极引进新技术、新设备，并且壮大人才队伍，从各个方面综合提升档案信息管理水平。（3）实现档案信息共享。在大数据时代下，若要充分发挥档案的作用，则必须使其实现资源共享，档案管理人员要根据时展特点来改变管理模式和服务态度，将陈旧的思想从工作中移除。如今能够实现资源共享的技术有很多，如计算机技术、网络技术以及数据化技术等，相关人员必须充分掌握此类技术的应用技能，最好能够将各个技术的优势综合到一起，更好地促进信息资源共享。（4）提升档案管理人员的服务意识。对档案进行管理的最终目的是为了更好地服务社会广大群众，因此，在进行档案管理时，一定要立足于大众，在实际的档案管理工作中，要不断开阔思路，打破传统的档案管理模式，将其与现代社会的先进文化进行整合，改变传统的重保管、轻利用的模式。档案管理人员在学习全新的档案管理方式时，一定要掌握档案的专业基础理论及实践技能，要掌握新式的档案管理方法，与先进技术手段相结合，使档案管理工作更便捷。我们还要不断提升档案管理人员的综合素质及技能水平，培养高水平、高素质的复合型档案管理人才，不断提高档案应用效率，大力推广档案信息化建设工作。（5）注重档案数字化建设。实现档案资源共享之所以要对档案进行信息化建设，主要目的是实现资源共享，提高档案的利用效率。新形势下，档案信息化建设重点就是数字化建设。数字化建设步骤如下：建设工作者应该推进数字化建设工作，依照相应的建设原则，制定合理有序的工作计划，在建设过程中，还需要注重监督管理，以此保证每一个建设步骤都能够落实到位；建设者需要对用户的使用需求进行了解，在此基础上。

4结束语

档案管理人员应该对当前的档案信息化管理工作的具体发展模式进行深入的思考和分析，信息化技术的应用在短期内确实提升了档案管理的效率和质量，但是从长远来看，信息化体系的制度性缺陷和不足之处还长期存在，信息化技术和相应的应用方法也在不断创新发展之中。因此管理人员要与时俱进，在完善信息化管理体系的同时，注重各类新技术和新理念的融合与科学应用。

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作者:陈刚 单位:吉林省四平市城市建设档案馆