计算机在档案信息化进程中的应用

摘要：科技在飞速发展，计算机信息处理技术已被应用在众多领域中，在档案信息化进程中应用计算机信息处理技术，不仅能够提升档案管理的工作效率，缩短了整体的工作时间，让档案管理工作能够迅速、有效进行，还提高了档案的利用率。基于此，笔者对计算机信息处理技术在档案信息化进程中的应用展开研究。

关键词：计算机信息处理技术；档案信息化；档案管理

从21世纪开始，信息化的步伐正在不断加快，计算机信息处理技术已得到了广泛的应用，如今的社会中，计算机信息处理技术已成为了大众所使用的工具了。在档案信息化进程中也离不开计算机信息处理技术的应用，其让原本十分繁杂的档案管理工作变得更加高效且简单化。

1档案信息化建设的意义

档案信息化建设是适应现代化科技水平的必要手段，是档案管理部门对内部信息进行科学化管理的重要方式，因此，要加快档案信息化的建设进程，从而更好地为档案形成单位提供有效的保障。在档案信息化建设过程中，档案管理人员、档案管理部门以及档案形成单位都是档案信息化建设过程中必不可少的因素。

1.1减少档案管理人员的工作量

对档案管理人员来说，档案信息化建设能够从根本上减少档案管理人员的工作量，档案管理人员运用计算机信息处理技术来收集、查询档案信息，大大提升了工作效率，避免浪费不必要的时间，提升档案管理工作的效率[1]。1.2简化部门服务流程档案信息化建设能够帮助档案管理部门有力调整整体的组织结构以及管理模式，从而将部门服务流程简单化，提升部门对档案信息的管理水平，同时能够为部门领导决策提供信息参考[2]。

1.3帮助档案形成单位建立档案网络

档案形信息化的建设，能够帮助档案形成单位建立行之有效、规范完整的档案网络，更好对档案形成单位的信息进行有效的管理，通过档案网络，单位的领导还可以了解网络的现状以及档案的管理情况，成为确定单位发展方向及动力的重要依据。

2档案信息化进程中存在的安全隐患

2.1物理隐患

档案信息系统需要以计算机作为媒介来操作，由于档案信息系统需要长时间的运作，因此，会存在一些安全隐患，同时，例如事故、自然灾害等都会给档案信息系统带来不可挽回的损失，日常的工作当中，计算机硬件设备的故障、损毁等问题，都会影响档案信息化进程[3]。

2.2传输介质的隐患

档案信息化系统在传输数据时，以网络作为传输介质进行传输，然而网络具有开放性，易受到他人入侵以及受到植入病毒或木马等的攻击，导致信息资源被窃取、泄露以及丢失。

2.3计算机操作系统的隐患

档案信息系统是在计算机系统下运行的，由于计算机操作系统开发商设计系统时会存在漏洞的问题，许多不法人员会针对计算机操作系统的漏洞以植入病毒等方式进行攻击。一旦攻击成功，将会给档案信息系统带来非常严重的损失。

2.4管理工作的隐患

除了以上的安全隐患，最根本的安全隐患是在档案管理工作过程中的隐患。对工作人员的安全教育力度不足，导致管理工作人员行为散漫、工作经常出现纰漏，缺乏安全意识，同时，档案管理部门的规章制度不完善且落实不到位，导致了档案信息系统经常出现安全隐患。

3计算机信息处理技术概述

3.1计算机信息处理技术的定义

计算机信息处理技术是将数据信息传输、处理以及分析等技术结合应用，从而实现对数据资源的高效管理，在办公自动化以及企业管理等领域应用极为广泛[4]。在当今社会的企业管理过程中，办公自动化已得到了普遍使用，将人、硬件以及软件三者进行有机的结合，大大提升了工作效率，为开展日常的工作节省了很多时间。计算机信息处理技术必不可少的两个因素为数据库与计算机。产生数据后，利用数据处理系统，能够改变传统的工作模式。

3.2计算机信息处理技术的机遇与挑战

3.2.1创造并挖掘产业价值

随着信息化时代的来临，困扰企业的问题就是数据量较大，不利于管理，只是通过数据库管理信息，往往作用很小。若数据量较大，数据库的相应操作就会变慢，严重影响了工作效率，且常规的数据库只能适应大多数的数据类型及特征，而计算机信息处理技术能够适应所有的数据特征，施行不同解决方案，满足不同的用户需求。

3.2.2信息安全要求更高

如今是科技高度发达的时代，网络已深入人们的生活，信息安全问题不断出现。由于网络环境十分复杂，人们判断网络信息的真假需要具有较强的鉴别意识，树立良好的信息安全意识，掌握更多的计算机信息技术，从而为企业和个人的信息安全提供保障。

3.2.3专门人才培养需求

在当前时代下，技术型人才非常炙手可热，然而，市场环境下技术型人才的需求量较大，但实际人才量却与需求量不成正比，因此，培养技术型人才成为了企业不断考虑的事情。然而，人才的培养需要周期，特别是新兴产业更是出现人才严重短缺的情况。

3.2.4数据价值分析更重要

数据的真正价值是在详细的分析后产生的。人们分析数据的主要目的是通过分析帮助企业或个人在现实的生产与生活当中进行有效的决策、管理等，在分析的同时也鉴别那些虚假的信息。因此，在整个信息化高度发达的时代，利用计算机信息处理技术进行数据价值的分析是一个非常巨大的工程，需要一定时间才能够完成。在当前时代，挖掘大量数据的价值也是一种挑战。

4计算机信息处理技术在档案信息化进程中的应用

4.1档案信息化系统的运用

在信息化时代中，每天都会产生大量数据，随着数据量的逐日增加，档案管理工作变得特别繁重，除了必要的档案信息外，还需要对一些文本、图像、音频及视频等相关文件进行整理归档，致使档案信息的收录范围不断发生变化，长此以往，通过人工的方式来进行档案管理是无法满足当下发展需要的。使用档案信息化系统能够从根本上帮助档案管理工作人员提升管理工作效率，降低工作时间，减轻档案管理人员工作压力的同时，也能够将更多的信息资源充分地利用起来，实现信息资源的共享，从而提高了信息资源的利用率。

4.2专网专用，专人管理

档案管理部门进行日常管理工作中，同一单位所使用的管理软件必须一致，统一档案的录入、查询以及数据的录入格式，便于与其他部门进行交流与共享。也要尽量减少数据不能正确读取、修改以及查询检索等问题的出现。对档案管理部门的员工进行不定期的培训，使他们各司其职、尽其所能。针对于不同的档案类别采取建立不同管理系统的方式，例如对党政机关、媒体影响、会计等不同类别，建立不同类别的管理与归档制度，并由专门的人员负责管理，对于不同系统中的访问权限、操作口令、数据备份等方面的内容要进行统一化管理，保证在审阅资料库时能够畅通，不同类别的档案系统之间可以有效的相互调用。

4.3为档案信息化系统提供数据完整性保护

在档案信息化工作中，信息之间并非独立，而是存在相应的逻辑关系，当数据录入到计算机后，就会进入数据库中，形成数据库与数据库、数据表、数据字段之间的管理，通过利用档案信息化系统程序能够将这些逻辑关系迅速调动起来，因此，档案管理人员要了解数据的不同逻辑关系，以便于在软件出现问题时，及时检查并处理问题。由于计算机软件也存在漏洞，因此，当计算机病毒、木马等破坏性程序攻击软件时，往往会导致档案信息化系统的处理过程发生中断，出现数据不完整或偏移的情况，如果档案管理人员不了解软件设计结构与数据库间的关系，无法对软件进行有效的维护并及时处理故障。

4.4对数据进行定期防护与监控，避免重大事故产生

由于网络具有开放性，因此，面对纷繁复杂的网络环境，信息数据非常脆弱，在众多外界不法分子的攻击和破坏之下，要定期对当前数据采取保护措施，并对档案信息化系统进行实时的监控。定期的数据保护可以通过对档案信息化系统的数据进行及时的复制、备份等操作，并且通过档案信息化系统来定时备份，保证档案信息化系统的数据能够及时得到保存，或通过磁盘、U盘或者是云盘等方式将备份好的数据上传以备不时之需。另外，也可以在日常的档案信息管理工作过程当中，利用计算机信息处理技术监控档案信息化系统的运行状态，保证档案信息化系统正常运行，例如定期修改加密密码、设置杀毒软件、防火墙等方式。

5结语

档案信息化进程中离不开计算机信息处理技术的应用，它能够推动档案管理工作现代化，为档案信息化系统提供了更深层次的保障，同时也能够促进并提高档案管理员的职业素养以及归档电子档案的意识，推动档案信息化进程。

作者:许勇 单位:六合区卫计局

参考文献

[1]陈震燕.计算机信息处理技术在档案信息化进程中的应用[J].科技展望,2015(16):13.

[2]李明.实现档案信息化进程的问题及对策[J].城建档案,2015(8):17-18.

[3]崔玉礼.计算机应用技术对企业信息化进程及信息安全的影响[J].网络安全技术与应用,2016(4):104.

[4]王晓燕.新媒体技术在推动档案管理信息化进程中的应用分析[J].中国培训,2016(18).