阅读次数:人次

档案管理信息技术论文

一、高职院校档案管理基本原则

对于高职院校来讲,在进行档案管理工作时,需要坚持按照以下三项原则进行,以保证档案管理工作的有序进行,同时实现与现代科技有效结合,在发挥信息技术作为价值的同时,促进高校档案管理的持续发展。第一,真实性,在档案管理过程,其工作基础为保证档案数据的真实可靠,属于各项活动的重要保障。当进行档案管理时,应该以档案资料真实性为基础,如果出现部分档案资料的虚假情况,需要及时对其进行纠正,避免后续工作无法有序进行。对此,高职院校档案管理工作中,档案是否具有真实性,往往和档案管理工作效率存在直接联系,同时表现为管理过程技术与方案的应用情况。从某种程度上来讲,档案管理真实性的原则除了应该将事实作为基本,还属于技术水准,直接关系到科技人员、管理人员整体技术水平。第二,便捷性,和传统档案管理进行对比发现,将信息技术运用于高职院校的档案管理工作,其管理模式随之出现较大变化,从传统纸质与手工保存形式,逐渐转变为计算机系统的管理,为日后进行查阅提供较大便利,具体表现为便捷性原则。当高职院校进行档案管理时,针对不同地域人、时间段进行信息浏览时,均不会对其造成不利影响,以实现高效浏览的目的。第三,安全性,高职院校在档案管理中应用信息技术,需要坚持按照安全性的原则进行,以保证档案信息具有安全性特点,从而避免档案管理受到其他不利影响。在高职院校的档案管理中,其安全性原则具体包括:一方面,工作人员能够对档案信息进行妥善保管,避免出现遗失、泄密情况;另一方面,可以预防档案信息管理系统硬件与软件出现人为、非人为破坏,如黑客恶意损坏、自然灾害遗失等。综上所述,在高职院校进行档案管理时,坚持按照真实性、编辑性、安全性原则,能够确保档案信息得到有效运用,在实现档案管理有效运用的同时,以促进高职院校的长远发展。

二、信息技术在高职院校档案管理中的作用

(一)管理人员技术水平的提升。伴随高职院校信息建设要求持续提升,使管理人员技术水平得到显著提高,具体表现为:首先,高职院校为了保证信息技术的运用,会强化管理人员的应用能力,通过相关培训和教育,使其正确了解信息技术。其次,管理人员创新显著提升,在对信息技术进行应用后,管理人员逐渐认识到信息建设的重要性,因此,在现实因素深入研究的基础上,其综合素质会随之不断提高。(二)切实档案信息化目标。伴随我国科学技术逐渐完善,在进行档案管理时,将信息技术运用其中,能够有效提升其效益,确保高职院校可以加强信息技术的应用。而信息技术应用于档案管理中,其发展表现为:其一,档案信息化管理系统各项功能逐渐完善。目前,在高职院校进行档案信息管理时,其管理系统内存已经得到明显扩大,能够有效避免系统由于储存量多大出现运行过慢情况。其二,高职院校网络系统的不断优化。高职院校进行校园网络系统的建设时,其存在的问题已经得到及时解决,从而向档案管理的信息化管理提供重要保障。其三,高职院校相关信息资源实现共享的目的,并推动高职院校档案管理的信息化发展。

三、当前高职院校档案管理存在的问题

(一)资金投入严重不足。现阶段,多数高职院校进行档案管理时,信息化建设相对比较滞后,且基础设施呈现老旧的现状,并不具备完整硬件设施,其主要原因为:单位领导缺少档案信息建设的正确认识,即认为档案工作需要在短期内完成,并不会对单位发展带来影响;因政府财政缺少相关支持,导致高职院校出现举步维艰的现象。(二)管理人员综合素质较低。根据高职院校档案管理现状发现,在进行档案管理团队的建设时,并未满足良好素质与科学高效等要求,使其整体缺少科学性特点,多数档案管理人员更是身兼数职,普遍未进行相关专业培训,同时不具备专业技术培训,使其信息化水平较低,不仅会影响档案管理工作的展开,而且还会阻碍信息化建设,使管理人员呈现基本知识、技能交差的现状。(三)管理制度尚未完善。在信息技术逐渐完善的背景下,多数高职院校已经实现了信息化档案管理,对管理工作质量进行全面提升,通过对先进技术、管理方法的合理应用,以发挥其最大价值。但是,在传统管理理念的影响下,使其并未形成完整管理制度,仍然是以实践、经验积累同步进行的方式为主,并不具备完善的工作流程,从而造成管理问题的出现。

四、高职院校档案管理中信息技术的应用途径

(一)强化档案管理的信息化建设意识。高职院校档案管理过程,对于信息技术的应用,需要将传统管理模式的转变作为前提条件,正确树立档案管理意识,同时加大管理人员信息化建设重视力度。另外,高职院校还应该加强宣传,使其宣传得以落实,具体措施包括:首先,高职院校与档案的管理人员需要予以正确认识,除了需要将其作为重点管理内容之外,还属于高职院校持续发展的关键。其次,加强高职院校建设的资金投入,其原因为:档案管理的信息化建设通常需要花费较多资金,尤其是后期维护,所以,高职院校应该根据档案管理信息化建设需求,以实现专项资金的设立。最后,管理的贯彻落实,应该利用管理流程的规范建立、管理人员工作职责的确定等方式,对相关工作内容进行具体落实,确保档案管理工作更加规范化。(二)提升管理人员信息技术应用能力。为了实现信息技术有效应用,在进行高职院校的档案管理时,应该将提升管理人员信息技术能力作为基础,若是管理人员缺少较强技术能力,则会直接影响管理系统发挥其效应。对此,高职院校档案管理人员需要不断加强自身综合能力,积极参加相关技能培训与宣传活动,以此提高管理人员的计算机技术能力。除此之外,高职院校还应该加强高素质、高能力人才的选拔,通过有计划的纳入优秀人才,且满足应用型与复合型需求,从而做好自身档案管理工作,同时实现信息技术的高效运用。(三)强化档案信息的安全保障。档案管理过程中,由于信息技术具备高效性与快捷性特点,同时存在安全漏洞与问题,例如:在构建信息化档案管理系统时,经常会发生档案信息丢失、泄密等现象;版本更新不可读或不兼容等,均会导致其出现损坏,并对高职院校造成较大损失。因此,在实际档案管理工作中,高职院校需要针对可能出现意外情况做好相应准备,针对计算机加密功能进行档案资料的针对性加密,同时进行档案使用权限合理设置,以此提高其安全性。另外,在对档案资料进行使用和保密时,需要严格按照相关标准进行,除了需要保证安全性要求之外,还应该为其操作、使用提供便利,从而实现信息技术在高职档案管理中的应用。

总而言之,信息技术持续发展的背景下,高职院校需要对信息技术予以高度重视,尤其是在其档案管理中的应用,只有将信息技术合理应用于档案管理工作,加强物、人与财的投入,并对其管理制度进行优化和完善,才能充分发挥其信息技术的作用,进而提高档案管理整体水平。对此,高职院校发展过程,对档案管理予以重视,通过强化档案管理的信息化建设意识、提升管理人员信息技术应用能力等措施,以实现信息技术的有效运用,从而推动高职院校持续发展。

参考文献:

[1]朱金花.信息技术在高职院校档案管理中的应用[J].中小企业管理与科技旬刊,2015(3):34-35.

[2]喻念念.浅析信息技术在高职院校档案管理工作中的应用[J].人才资源开发,2016(16):182-182.

[3]李云霞.高职院校人事档案管理的信息技术应用研究[J].办公室业务,2014(15):167-167.

[4]刘晓丽.信息化环境下如何提高高职院校档案管理工作[J].兰台内外,2016(1):62-62.

[5]张艳.高职院校档案管理工作的发展与前景[J].中国教育技术装备,2016(6):62-63.

[6]史晓红.新时期提高高职院校档案管理人员素质的几点思考[J].时代农机,2017(1):203-204.

作者:张兆红 单位:湖南高速铁路职业技术学院

关于本站:中国最大的权威的公务员门户网站-公务员之家创建历经7年多的发展与广大会员的积极参与,现已成为全国会员最多(95.4万名会员)、文章最多、口碑最好的公务员日常网站。荣膺搜狐、新浪等门户网站与权威媒体推荐,荣登最具商业价值网站排行榜第六位,深受广大会员好评。

公务员之家VIP会员俱乐部

在公务员之家您可以分享到最新,最具有时事和代表性的各类文章,帮助你更加方便的学习和了解公文写作技巧,我们愿与您一同锐意进取,不懈的追求卓越。

如何加入公务员之家VIP会员
第一步:先了解公务员之家,查看VIP会员特权
第二步:银行汇款或在线支付,汇款即时到帐
第三步:汇款后立刻联系我们,将您的汇款金额和流水号告诉客服老师,3分钟内系统核查完毕并发送VIP会员帐号到您的手机中,直接登陆即可。

网站首页 | 关于我们 | 文秘服务 | 发表服务 | 支付方式 | 常见问题 | 联系我们